Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:90

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm làm sáng tỏ thực trạng về công tác văn thư tại công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí. Từ đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN UÔNG BÍ Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. HOÀNG VĂN THANH Sinh viên thực hiện : ĐỖ THỊ THANH HIỀN Mã số sinh viên, khoá, lớp : 1305QTVD014, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13D HÀ NỘI – 2017
LỜI CAM ĐOAN Tên tôi là Đỗ Thị Thanh Hiền, tôi thực hiện luận văn tốt nghiệp với tên đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí”. Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài nghiên cứu này. Hà Nội, tháng 3 năm 2017
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng, cán bộ Trung tâm thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cán bộ, nhân viên trong Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí. Nhân đây, cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn chân thành với các thầy cô. Đặc biệt, đối với ThS. Hoàng Văn Thanh bởi thầy đã hướng dẫn, giúp đỡ tận tình trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi đã gặp khá nhiều khó khăn, bên cạnh đó, do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song để tài của tôi không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cũng như các bạn đọc. Những đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế và qua đó tôi có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này.
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT CP SX & TM Cổ phần Sản xuất và Thương mại HĐQT Hội đồng quản trị SXKD Sản xuất kinh doanh TCHC Tổ chức hành chính TNHH Trách nhiệm hữu hạn TP Thành phố
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................ 1 LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................... 2 DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT .................................................................. 3 PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ....................... 6 1.1. Khái niệm công tác văn thư ................................................................... 6 1.2. Nội dung của công tác văn thư............................................................... 6 1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản ........................................... 6 1.2.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản.............................................. 7 1.2.3. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan................ 14 1.2.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu ............................................... 18 1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư ............................................................... 18 1.3.1. Cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản để phục vụ cho hoạt động quản lý.............................................................................. 18 1.3.2. Kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, tổ chức .................. 19 1.3.3. Góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên .................................................................................................... 20 1.3.4. Góp phần bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản ............................. 20 1.3.5. Giữ gìn bằng chứng cho hoạt động của cơ quan, tổ chức................ 21 1.3.6. Tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ ....................................... 21 1.4. Yêu cầu của công tác văn thư .............................................................. 22 1.4.1. Nhanh chóng ..................................................................................... 22 1.4.2. Chính xác .......................................................................................... 22 1.4.3. Bí mật ................................................................................................ 23
1.4.4. Hiện đại ............................................................................................. 23 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN UÔNG BÍ .......................... 25 2.1. Khái quát về công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí…. ........................................................................................................ 25 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty ........................... 26 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng TCHC ................. 29 2.2. Các quy định của công ty về công tác văn thư ................................... 36 2.3. Khảo sát công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí ................................................................................. 36 2.3.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản ......................................... 36 2.3.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản............................................ 42 2.3.3. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.............. 47 2.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu ............................................... 49 2.3.5. Nhận xét chung về công tác văn thư ................................................. 51 2.4. Nguyên nhân những hạn chế trong công tác văn thư tại công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí.................................... 54 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN UÔNG BÍ ............................................................................................... 59 3.1. Hoàn thiện thể chế về công tác văn thư .............................................. 59 3.2. Nâng cao nhận thức về công tác văn thư ............................................ 61 3.3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên trong công ty ......................... 63 3.4. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của bộ phận văn thư .. 65 3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư ..................... 65
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………..71 PHỤ LỤC……………………………………………………………………...73
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết nghiên cứu đề tài Đất nước ta đang đi trên con đường công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cơ hội và thách thức đều mở ra cho hầu hết các ngành, các lĩnh vực như: kinh tế, văn hóa, chính trị, xã hội,…. Cùng với sự điều tiết của Nhà nước thì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực trong xã hội phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa để tiến tới hòa nhập thế giới, đi cùng thời đại. Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường phát triển nhanh, mạnh là sự ra đời của các doanh nhiệp với quy mô lớn, nhỏ khác nhau, cách thức tổ chức bộ máy cũng rất đa dạng, phong phú. Nhưng trong bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào cũng đều sản sinh không ngừng các loại văn bản, giấy tờ. Văn bản trong các doanh nhiệp nói riêng và trong các cơ quan, tổ chức nói chung có vai trò vô cùng quan trọng. Nó mang thông tin quản lý, điều hành, văn bản hóa các hoạt động của doanh nghiệp, là cầu nối giữa Nhà nước với doanh nghiệp, giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa doanh nghiệp với khách hàng. Vậy nên, công tác văn thư có vai trò hết sức quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Bởi mọi văn bản, giấy tờ đều phải được tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Mọi công việc liên quan đến văn bản chính là nội dung của công tác văn thư. Có thể nói, công tác văn thư hay bộ phận văn thư là cánh tay đắc lực giúp lãnh đạo cơ quan kiểm soát được hoạt động của doanh nghiệp mình. Công tác văn thư được thực hiện tốt, đạt hiệu quả cao sẽ góp phần không nhỏ giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu, nâng cao hiệu suất làm việc. Nhưng thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện tốt công tác văn thư. Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí là loại hình công ty cổ phần có vốn đầu tư của Nhà nước. Công ty có nhiều tiềm năng đang trên đà phát triển do ngành nghề kinh doanh rất đa dạng, trong khi đó, công việc ngày càng nhiều đòi hỏi phòng Tổ chức-Hành chính của công ty phải làm việc hiệu quả hơn, yêu cầu này ảnh hưởng trực tiếp đến công tác văn thư. Hiện nay, 1
công tác văn thư của công ty còn một số tồn tại, hạn chế trong nghiệp vụ soạn thảo, ban hành văn bản và nghiệp vụ quản lý, giải quyết văn bản. Xuất phát từ lý do trên cùng với việc để tìm hiểu rõ hơn công tác văn thư của công ty trong giai đoạn hiện nay, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư của công ty và chính đó làm động lực giúp tôi thực hiện đề tài này. Chính vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài Dưới đây, tôi xin được trích dẫn một số công trình nghiên cứu tiêu biểu có liên quan đến đề tài. Trước hết là các giáo trình, tập bài giảng có liên quan như: - “Văn bản và lưu trữ học đại cương” của Vương Đình Quyền, NXB Giáo dục, Hà Nội (1996). - “Phương pháp soạn thảo văn bản hành chính” của Lê Văn In và Phạm Hưng, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội (1998). - “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vương Đình Quyền, NXB Đại học quốc gia Hà Nội (2005). - “Giáo trình văn bản” của Triệu Văn Cường, Nguyễn Mạnh Cường, NXB Giao thông vận tải (2009). - “Nghiệp vụ công tác văn thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội (2009). Bên cạnh đó là các bài khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học như: - “Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của sinh viên Nguyễn Thị Quyên lớp Quản trị Văn phòng K1B trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 2
- “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam” của sinh viên Trần Thị Huyền, lớp QT901P. - Báo cáo thực tập tốt nghiệp “Công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Đông Sơn” của sinh viên Lương Thị Hiền lớp Lưu trữ học và Quản trị văn phòng K53. - Khóa luận tốt nghiệp “Công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Tổng Công ty Điện lực Việt Nam” của sinh viên Nguyễn Thị Trang Nhung, khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. - “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận Ba Đình của sinh viên Nguyễn Hoài An, Học viện Hành chính. Các công trình trên đều đã chỉ ra được thực trạng về công tác văn thư hiện nay, mỗi công trình lại đưa ra những giải pháp về công tác văn thư riêng đi liền với thực tế hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong đề tài của tôi, sẽ có sự kế thừa, phản ánh thực trạng về công tác văn thư và đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty CP SX&TM Than Uông Bí. 3. Mục tiêu nghiên cứu Làm sáng tỏ thực trạng về công tác văn thư tại công ty cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí. Từ đó, đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Làm rõ cơ sở lý luận về công tác văn thư, tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Công ty CP SX & TM Than Uông Bí, đề xuất các giải pháp cụ thể cho công ty, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí. 3
- Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý công tác văn thư của Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí từ năm 2010 đến năm 2017. 6. Giả thuyết nghiên cứu Nếu công tác văn thư của công ty được nâng cao dựa trên những giải pháp được kiến nghị trong khóa luận này thì mọi hoạt động của công ty sẽ được giám đốc nắm bắt dễ dàng hơn, công tác văn thư sẽ đi vào nề nếp, trình tự, khuôn mẫu hợp lý. Các nghiệp vụ trong công tác văn thư sẽ thực hiện có hiệu quả hơn, đúng với quy định của Nhà nước và tình hình thực tế của công ty. 7. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu khoa học như: - Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu: tôi đã tìm hiểu, thu thập tài liệu từ các nguồn khác nhau như: trên mạng Internet, sách báo, các văn bản tài liệu của công ty. Qua đó, tiến hành tổng hợp, phân tích, chọn lọc tài liệu cho phù hợp với các nội dung từng phần của khóa luận. - Phương pháp khảo sát thực tiễn: trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã có cơ hội khảo sát thực tiễn, có cái nhìn chân thực về công tác văn thư của công ty để từ đó áp dụng trong phần khảo sát thực trạng về công tác văn thư của công ty. - Phương pháp phỏng vấn:phương pháp này được áp dụng để phỏng vấn các cán bộ, nhân viên trong Công ty, chủ yếu nhân viên văn thư bằng cách đặt những câu hỏi liên quan đến các nghiệp vụ của công tác văn thư và đội ngũ nhân sự của phòng TCHC. 8. Kết cấu khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, khóa luận kết cấu làm 3 chương gồm: Chương I: Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4
Chương II: Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí 5
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. [9;8] Hoặc có thể hiểu cụ thể hơn, những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư. Thuật ngữ này đã khá quen thuộc đối với các cán bộ, nhân viên trong văn phòng của các cơ quan, tổ chức. Ngay cả các cán bộ, nhân viên trong các phòng ban khác cũng thường xuyên tiếp xúc với một số công việc liên quan đến công tác văn thư. Có thể nói, công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức từ lâu đã không còn xa lạ. Những công việc như đã nói ở trên cũng chính là nội dung của công tác văn thư. 1.2. Nội dung của công tác văn thư 1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản Công tác soạn thảo và ban hành văn bản là toàn bộ những công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành. Các bước để soạn thảo bao gồm:  Thảo văn bản (thuộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn), để soạn thảo phải xác định được mục đích, yêu cầu, những thông tin liên quan đến văn bản cần soạn thảo.  Duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo (thuộc trách nhiệm của trưởng đơn vị). 6
 Đánh máy, in văn bản (thuộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn, cán bộ văn thư, bộ phận đánh máy, tùy thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức).  Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (thuộc trách nhiệm của chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính.  Ký ban hành văn bản (thuộc trách nhiệm của người có thẩm quyền). 1.2.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản “Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức”[9;302]. Văn bản đi hay văn bản đến cơ quan, tổ chức đều phải quản lý để đảm bảo văn bản không thất thoát, xử lý công việc được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, bí mật. Văn bản đi được hiểu là tất cả những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, gửi cho các đối tượng có thể là trong hoặc ngoài cơ quan. Nó là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành. Còn văn bản đến được hiểu là tất cả các văn bản được gửi đến cơ quan bao gồm các văn bản kể trên kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng. Việc quản lý văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau:  Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản  Ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản  Đăng kí văn bản đi  Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật khẩn (nếu có)  Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản  Lưu văn bản đi Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là kiểm tra cụ thể về cỡ chữ, kiểu chữ, lề trang, các quy định của Nhà nước về các thành phần thể thức 7
trình bày trong văn bản. Việc làm này nhằm đảm bảo văn bản không có sai sót, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, thống nhất trong việc soạn thảo văn bản. Sau khi cán bộ, nhân viên văn thư kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày sẽ tiến hành ghi số, ngày tháng năm ban hành văn bản. Công việc này phải thực hiện ngay sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền ký duyệt văn bản. Tất cả các văn bản trước khi phát hành đều phải tập trung tại văn thư cơ quan để lấy theo một hệ thống số chung để có thể thống nhất trong quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thì “Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. số của văn bản được ghi bằng chữ sốẢ-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.” Việc ghi số cho văn bản có tác dụng nhất định. Nó giúp ích cho việc quản lý số lượng, trích dẫn, thống kê, tra tìm văn bản được dễ dàng. Tiếp theo là đăng ký văn bản đi. Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép các thông tin cần thiết về văn bản mà cơ quan, tổ chức ban hành. Đó là những thông tin như: số, kí hiệu văn bản; ngày tháng năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản; nơi nhận, nơi lưu văn bản; số lượng;… Những thông tin này sẽ được đưa vào sổ đăng ký văn bản hoặc vào máy vi tính, tùy vào tình hình thực tế và cách thức quản lý của cơ quan, tổ chức. Việc đăng ký văn bản nói chung tạo nhiều điều kiện thuận lợi trong công tác thống kê, tra tìm, kiểm tra, giám sát ngăn ngừa các trường hợp không mong muốn xảy ra. Việc nhân bản phải đủ số lượng được biểu hiện ở phần thể thức nơi nhận của văn bản. Thành phần thể thức nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Những nơi nhận ghi trong văn bản phải trực tiếp liên quan. Đó là những cơ quan, tổ chức có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản, không vượt cấp, chỉ gửi một bản cho một đối tượng,không nhân bản để gửi cho đối tượng chỉ để biết, 8
để tham khảo. Việc nhân bản còn đòi hỏi cán bộ, nhân viên phải giữ bí mật, nhân bản theo đúng thời gian quy định. Nếu nhân bản thừa phải có biện pháp tiêu hủy nhằm đảm bảo yêu cầu bí mật của công tác văn thư. Việc nhân bản hay tiêu hủy văn bản mật đã có Pháp lệnh quy định riêng. Con dấu của cơ quan đóng lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý, đảm bảo thủ tục hành chính trong các mối quan hệ của cơ quan, tổ chức với các đối tượng khác. Việc đóng dấu lên văn bản phải tuân thủ các quy định sau:  Cán bộ, nhân viên văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức  Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức. những văn bản do văn phòng hoặc đơn vị ban hành phải đóng dấu của văn phòng, đơn vị đó.  Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền  Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng lên các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền. Tuyệt đối không đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống chỉ).  Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều bằng màu mực đỏ tươi.  Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng dấu trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái  Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo bản chính do người ký văn bản quyết định và đóng dấu lên trang đầu trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục (đóng dấu treo).  Bên cạnh đó, còn có dấu giáp lai. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản, phụ lục văn bản chùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản. Mục đích của việc đóng dấu giáp lai là cố định vị trí trật tự các tờ, tránh việc sai lệch thông tin. 9
Sau khi đã đóng dấu của cơ quan, cán bộ, nhân viên văn thư làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục phát hành. Văn bản phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Thủ tục phát hành văn bản thực hiện theo các bước:  Lựa chọn bì  Trình bày bì và viết bì  Vào bì và dán bì  Đóng dấu mức độ mật, khẩn và dấu khác lên bì (nếu có) Với những văn bản được chuyển giao trực tiếp cho các cá nhân, đơn vị nội bộ cơ quan, văn bản được chuyển đi nhiều thì cán bộ, nhân viên phải lập sổ chuyển giao văn bản đi riêng. Nếu văn bản chuyển đi nội bộ ít thì có thể dùng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và ký nhận văn bản. Còn đối với các cơ quan, tổ chức bên ngoài thì bắt buộc phải có sổ chuyển giao văn bản. Tương tự với việc chuyển văn bản qua bưu điện bắt buộc phải có sổ gửi văn bản đi bưu điện riêng. Người nhận văn bản có nhiệm vụ ký nhận văn bản mình đã được nhận vào sổ, trường hợp chuyển qua bưu điện thì nhân viên bưu điện kiểm tra và ký xác nhận vào sổ. Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản được chuyển bằng máy fax hoặc qua mạng nhưng sau đó phải gửi cho nơi nhận bản chính. Sau khi đã chuyển phát văn bản, cán bộ, nhân viên văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản mà cơ quan ban hành. Cụ thể là các công việc như lập phiếu gửi (tùy từng trường hợp mà cá nhân, đơn vị soạn thảo đề xuất), theo dõi, thu hồi tài liệu đúng hạn đối với những tài liệu có dấu “Tài liệu thu hồi” để đảm bảo không bị mất văn bản. Trong một số trường hợp, văn bản gửi đi bưu điện bị gửi trả lại thì phải chuyển văn bản cho cá nhân, đơn vị soạn thảo văn bản đó và ghi chú vào sổ theo dõi. Với các trường hợp thất lạc văn bản, cán bộ, nhân viên văn thư cần báo ngay cho người có trách nhiệm để giải quyết. 10
Công việc cuối cùng của việc quản lý văn bản đi là lưu văn bản. Mỗi văn bản đi của cơ quan đều phải lưu thành hai bản. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký để đưa vào lưu trữ. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung, được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. Bản chính gửi lại cá nhân,đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. Việc lưu trữ các văn bản mật có quy định riêng. Cán bộ, nhân viên văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của cơ quan và của nhà nước. Cũng giống như việc quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến cũng có quy định riêng phải thực hiện theo các bước:  Tiếp nhận văn bản đến  Đăng ký văn bản đến  Trình, chuyển giao văn bản đến  Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến Tất cả các văn bản đến từ các nguồn khác nhau đều phải tập trung tại văn thư cơ quan. Việc quản lý thống nhất văn bản đến tại cơ quan sẽ giúp lãnh đạo quản lý, điều hành công việc một cách thuận lợi, thống nhất, khoa học, nắm bắt và phân loại được tầm quan trọng của từng công việc. Khi tiếp nhận cán bộ, nhân viên văn thư phải kiểm tra tình trạng bì, số lượng văn bản và đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện bì không còn nguyên vẹn, không đủ số lượng, đến muộn (đối với văn bản đóng dấu hỏa tốc hẹn giờ) thì cán bộ, nhân viên văn thư phải báo ngay cho nơi gửi hoặc người có trách nhiệm, có thẩm quyền để giải quyết. Trường hợp cần thiết có thể lập biên bản đối với người chuyển văn bản. Tương tự với những văn bản chuyển qua fax, qua mạng cũng phải kiểm tra số trang, số lượng văn bản và báo cáo lại sai sót nếu có sự cố xảy ra. 11
Sau khi kiểm tra sơ bộ, cán bộ, nhân viên văn thư cần phân loại và bóc bì những văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức và không bóc bì những văn bản gửi đích danh cá nhân, tổ chức đoàn thể trong cơ quan mà phải chuyển những văn bản đó đến đối tượng nhận. Ưu tiên bóc bì những văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn. Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định riêng của nhà nước. Việc bóc bì phải đảm bảo yêu cầu:  Không gây hư hại, bỏ sót văn bản trong bì. Không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện. Trường hợp cần thiết, có thể giữ lại bì để làm bằng chứng.  Số, ký hiệu ghi ngoài bì và số, ký hiệu ghi trong bì phải trùng khớp. Nếu văn bản gửi kèm phiếu gửi thì phải đối chiếu phiếu gửi, ký nhận, đóng dấu phiếu gửi và gửi về nơi gửi. Công đoạn cuối của việc tiếp nhận văn bản là đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến. Các văn bản thuộc diện đăng ký tại văn thư đều phải thực hiện công đoạn này. Với văn bản chuyển qua fax, qua mạng, trong trường hợp cần thiết cán bộ, nhân viên văn thư cần sao chụp lại, in ra giấy rồi đóng dấu đến. Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn, vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (với những văn bản có tên loại) và dưới phần trích yếu nội dung (với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Dấu đến được đóng lên văn bản để xác nhận văn bản đã được tập trung và quản lý tại văn thư. Căn cứ vào dấu đến có thể biết được thời gian, số thứ tự của văn bản, văn bản chuyển đi đâu và biết được người cho ý kiến chỉ đạo giải quyết công việc và số của hồ sơ lưu văn bản. Giống như đăng ký văn bản đi, văn bản đến cũng phải được đăng ký. Đăng ký văn bản đến chính là việc ghi chép, cập nhật thông tin cần thiết của văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc đăng ký trên cơ sở dữ liệu phần mềm máy vi tính. Tùy vào số lượng văn bản đến hàng năm mà cơ quan, tổ chức quyết định lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp với tình hình thực tế. Trường hợp mỗi năm cơ quan tiếp nhận dưới 2000 văn bản thì nên lập hai sổ (một sổ đăng ký tất cả 12
các văn bản, một sổ đăng ký văn bản mật đến). Trường hợp từ 2000 đến 5000 văn bản đến mỗi năm nên lập ba sổ. Trên 5000 văn bản thì nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo các nhóm nhất định. Tùy vào lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức sẽ lập các sổ đăng ký khác để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành. Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo một số yêu cầu nhất định. Tất cả các văn bản đến đều phải được qua văn thư đăng ký, việc đăng ký phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác, thống nhất theo mẫu quy định, không được viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, những cụm từ không thông dụng. Việc lập sổ đăng ký văn bản đến hay đăng ký văn bản trên máy vi tính phải thực hiện theo đúng quy định của nhà nước. Sau khi văn bản đã được đăng ký vào sổ, cán bộ, nhân viên văn thư trình văn bản lên người đứng đầu cơ quan hoặc người được giao trách nhiệm để xem xét, cho ý kiến chỉ đạo đối với văn bản gửi đến và đưa ra thời hạn giải quyết (nếu cần). Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu đến. Ý kiến chỉ đạo và thời hạn giải quyết (nếu có) được ghi vào phiếu riêng do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể. Sau đó, cán bộ, nhân viên văn thư nhận lại văn bản đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo của người có thẩm quyền để tiến hành bổ sung các thông tin còn thiếu vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu trên máy vi tính. Công việc tiếp theo là chuyển giao văn bản đến các đơn vị, cá nhân được người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo. Căn cứ vào số lượng văn bản hằng năm để lập sổ chuyển giao văn bản. Trường hợp cơ quan có dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao. Còn trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ chuyển giao văn bản đến riêng. Khi nhận được văn bản, các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản dựa trên ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền và chịu sự theo dõi, đôn đốc của Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc người được giao nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Cán bộ, nhân viên văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu để báo cáo việc giải quyết văn bản đến. Trong trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng 13