Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài Chính Hà Nội

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:100

Thêm vào BST

Báo xấu

55
lượt xem 19
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu đề tài là nhằm làm rõ công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác văn thư lưu trữ Sở Tài Chính Hà Nội nói riêng từ đó giúp đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan. Nhìn nhận thực tế của quá trình thực hiện công tác văn thư lưu trữ làm rõ từng vấn đề rồi đưa ra phương pháp, cách thức giải quyết và giải pháp cụ thể nhằm thực hiện tốt tạo điều kiện cho cơ quan khi tra tìm.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài Chính Hà Nội

B I VỤ TRƢỜ G ĐẠI HỌC N I VỤ HÀ ÔI KHOA QUẢN TRỊ VĂ PHÒ G ---------- H U T T GHI P Â G C O HI U QUẢ QUẢ Ý CÔ G TÁC VĂ THƢ ƢU TRỮ TẠI SỞ TÀI CHÍ H HÀ I h lu n tốt nghi p ng nh : H G g ih ng n : THS. NGUYỄN HỮU DANH inh vi n th hi n : TỐNG TH GÁ số sinh vi n : 1405QTVC036 h : 2014 – 2018 p : ĐH. 14C HÀ ỘI, 2018
LỜI CẢM Ơ V i v i trò l một sinh vi n, bản thân tôi nh n thấy rằng, ông tá văn th l u trữ l ông vi nhiều nội dung phức tạp, m ng tính kho họ v kỹ thu t o, đòi hỏi ng i án bộ văn th – l u trữ phải nắm vững đ ợ trình độ huy n môn nghi p vụ m phải phẩm chất hính trị tốt. Đối v i bản thân tôi, s u quá trình học t p đ giúp tôi vững v ng hơn trong trình độ huy n môn, kiến thứ ông vi ũng nh kỹ năng mềm. ôi đ lĩnh hội đ ợc nhiều kiến thức m i ũng nh t uy m i, mở rộng v phát huy những gì m mình đ đ ợc học ở tr ng qua thầy ô, bạn bè, học hỏi đ ợc nhiều kinh nghi m qua những ng i đi tr , rèn luy n đ ợ đứ tính ần thiết cho một án bộ văn phòng trong t ơng l i. u đây, tôi xin ảm ơn tr ng Đại học Nội vụ H ội n i hung v khoa Quản trị văn phòng n i ri ng đ tạo điều ki n ho tôi đ ợc tiếp xú v i ông vu c th c tế để tôi thể học hỏi v tr u ồi th m kiến thứ . Đồng th i, tôi ảm ơn á ô hú, nh hị trong ơ qu n đ giúp tôi ho n th nh b i báo áo n y. Đặc bi t tôi xin hân th nh ảm ơn thầy ThS. Nguyễn Hữu Danh – giảng vi n h ng d n kh lu n tốt nghi p v á thầy ô giáo tr ng Đại học Nội vụ H ội đ truyền đạt kiến thứ ơ bản để tôi thể ho n th nh tốt đề t i kh lu n tốt nghi p. tôi ũng gửi l i cảm ơn đến ô hú, nh hị tại sở i Chính đ tr c tiếp chỉ dạy v giúp đỡ trong th i gian qua. ôi xin hân th nh ảm ơn./. Hà Nội, ngày 05 tháng 3 năm 2018 inh vi n th c t p Tống Thị gát
LỜI C M ĐO ôi xin m đo n kh lu n tốt nghi p ủ mình v i đề t i “Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài Chính Hà Nội”, l đề t i củ ri ng tôi. ôi xin hịu mọi trá h nhi m về ông trình nghi n ứu ủ ri ng mình! H ội, ng y 05 tháng 3 năm 2018
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Nội dung viết tắt Chữ viết tắt Công ngh thông tin CNTT ăn th l u trữ VTLT Cán bộ, ông hức CBCC Ủy b n nhân ân UBND
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU ...................................................................................... 1 1. ý do chọn đề tài ...................................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu ................................................................................ 2 3. Lịch sử nghiên cứu đề tài ........................................................................ 3 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 5 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................ 5 6. Giả thuyết khoa học ................................................................................. 6 7. Kết cấu khóa luận .................................................................................... 6 B. PHẦN N I DUNG ..................................................................................... 7 CHƢƠ G 1: CƠ SỞ Ý U N CHUNG VỀ CÔ G TÁC VĂ THƢ ƢU TRỮ ........................................................................................................ 7 1.1. hững vấn đề chung về công tác văn thƣ ........................................... 7 1.1.1. hái niệm ...................................................................................... 7 1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thƣ...................................................... 7 1.1.3. Vị trí, ý nghĩa ................................................................................ 8 1.1.4. ội dung của công tác văn thƣ .................................................... 9 1.2. hững vấn đề chung về công tác lƣu trữ .......................................... 13 1.2.1. hái niệm tài liệu lƣu trữ, công tác lƣu trữ ............................... 13 1.2.2. Tính chất của công tác lƣu trữ .................................................... 14 1.2.3. Mục đich, ý nghĩa của công tác lƣu trữ.................................... 14 1.2.4. Nội dung của công tác lƣu trữ ................................................... 16 1.3. Nội dung quản lý công tác Văn thƣ lƣu trữ ..................................... 17 1.3.1. hái niệm....................................................................................... 17 1.3.2. Trách nhiệm quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ .......................... 17 1.3.3. Ý nghĩa của quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ ........................... 18 1.3.4. Nội dung quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ ................................ 19
CHƢƠ G 2: HÁI QUÁT VỀ SỞ TÀI CHÍ H HÀ I VÀ THỰC TRẠNG QUẢ Ý CÔ G TÁC VĂ THƢ ƢU TRỮ TẠI SỞ TÀI CHÍ H HÀ I ............................................................................................ 28 2.1. hái quát về Sở Tài Chính Hà ội ................................................... 28 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Sở Tài Chính Hà ội ....... 28 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Tài chính ....... 31 2.2. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ tại Sở Tài chính Hà ội ............................................................................................... 34 2.2.1. Bộ máy làm công tác văn thƣ lƣu trữ ......................................... 34 2.2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản của Sở Tài chính Hà ội ....... 35 2.2.3. Về việc quản lý văn bản của Sở Tài chính.................................. 38 2.2.4. Việc quản lý con dấu của Sở Tài chính ....................................... 40 2.2.5. Lập hồ sơ và gia nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan ........................ 41 2.2.6. Quản lý công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lƣu trữ cơ quan và lƣu trữ lịch sử ..................................................................................... 42 2.2.7. Chỉnh lý, xác đinh giá trị tài liệu ................................................. 46 2.2.8. Bảo quản hồ sơ, tài liệu vào kho lƣu trữ..................................... 51 2.2.9. Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu .............................................. 52 2.2.10. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thƣ lƣu trữ ..................................................... 53 2.2.11. Quản lý đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thƣ lƣu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thƣởng trong công tác văn thƣ lƣu trữ ............................................................................................... 54 2.2.12. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thƣ lƣu trữ ........................................ 56 2.3. Nhận xét ............................................................................................... 56 2.3.1. Ƣu điểm .......................................................................................... 57 2.3.2. hƣợc điểm.................................................................................... 59
2.4. guyên nhân ........................................................................................ 61 CHƢƠ G 3: NH XÉT VÀ GIẢI PHÁP Â G C O HI U QUẢ QUẢ Ý CÔ G TÁC VĂ THƢ ƢU TRỮ TẠI SỞ TÀI CHÍ H HÀ N I ................................................................................................................. 63 3.1. Giải pháp .............................................................................................. 63 3.1.1. Phƣơng hƣớng nhiệm vụ của lãnh đạo Sở về quản lý công tác văn thƣ lƣu trữ ........................................................................................ 63 3.1.2. Đổi mới nhận thức về quản lý công tác văn thƣ- lƣƣ trữ tại Sở phục vụ yêu cầu cải cách hành chính hiện nay. ................................... 65 3.1.3. Hoàn thiện công tác tổ chức và xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên............................................................................................................ 66 3.1.4. Tăng cƣờng cơ sở vật chất phƣơng tiện, trang thiết bị trong công tác văn thƣ-lƣu trữ tại văn phòng Sở Tài chính Hà ội. ........... 68 3.1.5. Hoàn thiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thƣ - lƣu trữ. ..... 69 3.1.6. Ứng dụng C TT vào trong công tác văn thƣ-lƣu trữ tại Sở Tài chính ......................................................................................................... 73 C. PHẦN KẾT LU N ................................................................................... 75 DANH MỤC TÀI LI U THAM KHẢO ..................................................... 76 PHỤ LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. ý do chọn đề tài Hi n n y, đất n t đ ng tiến h nh ông uộ đổi m i đất n ng y ng phát triển. Chính vì v y vấn đề soạn thảo, quản lý văn bản v ông tá văn th - l u trữ trong hoạt động quản lý ý nghĩ rất quan trọng. Bởi đây l ông tá đ ợc c p nh t hằng ng y, th ng xuy n vừ đòi hỏi s tổng hợp t duy khoa học khi soạn thảo b n h nh một văn bản củ ơ qu n h nh hính nh n … nhằm phục vụ tốt cho mọi tổ chứ . rong á vấn đề đ , vi c tổ chức quản lý ông tá văn th l u trữ l rất quan trọng củ ơ qu n. Đây l nơi thu th p, xử lý á thông tin, văn bản hoạt động củ ơ qu n đ . i c sắp xếp một á h kho họ v l u trữ v o kho l u trữ ơ qu n đ ợc tốt sẽ g p phần l m ho ông tá hoạt động củ ơ qu n đ ợc hi u quả. Công tá văn th l u trữ l một lĩnh v c hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý ủa tất cả á ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p nhằm đảm bảo tính hính xá , bảo m t trong á hoạt động củ ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p. Công tá văn th l u trữ v i trò tr c tiếp trong quá trình hoạt động, l nơi thu th p, xử lý thông tin ủ ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p. Công tá văn th l u trữ l một lĩnh v c hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý ủa tất cả á ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p nhằm đảm bảo tính hính xá , bảo m t trong á hoạt động củ ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p. Công tá văn th l u trữ v i trò tr c tiếp trong quá trình hoạt động, l nơi thu th p, xử lý thông tin ủ ơ qu n, tổ chức, doanh nghi p. uy nhi n, nhiều ơ qu n h nh hính h n v o nh nghi p v n h l m tốt hoạt động n y, ảnh h ởng đến nhiều vấn đề trong quá trình l m vi c. S chồng chất củ á văn bản m không đ ợc xử lý kịp th i, những văn bản h phân loại rõ th i hạn bảo quản, s sắp xếp thiếu khoa họ gây n n tình trạng kh tìm văn bản t i li u,… 1
Sở i hính l ơ qu n huy n môn thuộc Ủy b n nhân ân th nh phố H ội, th c hi n chứ năng th m m u, giúp Ủy b n nhân ân th nh phố H Nội quản lý nh n c về t i hính; ngân sá h nh n c; thuế, phí, l phí v thu khá ủ ngân sá h nh n ; t i sản nh n ; á quỹ t i hính nh n ; đầu t t i hính; t i hính o nh nghi p; kế toán; kiểm toán độc l p; lĩnh v giá v á hoạt động dịch vụ t i hính tại đị ph ơng theo quy định củ pháp lu t. Sở i hính t á h pháp nhân, on ấu v t i khoản ri ng; hịu s chỉ đạo, quản lý về tổ chứ v hoạt động của Ủy b n nhân ân th nh phố H ội; đồng th i chịu s chỉ đạo, h ng d n, thanh tra, kiểm tra về huy n môn, nghi p vụ của Bộ i hính. ăn phòng tại Sở i hính l đầu mối qu n trong ho á vấn đề li n qu n đến giấy t , văn bản. V i những th nh t u m ở đạt đ ợc, v n òn nhiều v ng mắ kh khăn trong vấn đề giải quyết văn bản v á thủ tục cần thiết nh á tr ng thiết bị, quy trình th c hi n,… Từ những vấn đề đ tôi đ nghi n ứu v quyết định chọn đề t i: “ Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài Chính Hà Nội” để nhằm đ r những giải pháp nâng o hất l ợng hoạt động tổ chức củ án bộ l m văn th l u trữ. 2. Mục tiêu nghiên cứu Mụ ti u nghi n ứu đề t i l nhằm l m rõ ông tá văn th l u trữ n i hung v ông tá văn th l u trữ Sở i Chính H ội n i ri ng từ đ giúp đẩy mạnh v nâng o hi u quả ông tá văn th l u trữ tại ơ qu n. hìn nh n từ th c tế của quá trình th c hi n ông tá văn th l u trữ l m rõ từng vấn đề rồi đ r ph ơng pháp, á h thức giải quyết v giải pháp ụ thể nhằm th c hi n tốt tạo điều ki n thu n lợi ho ơ qu n khi tr tìm. Đ r những vấn đề rồi phân tí h những u điểm, hạn chế của từng vấn đề đ , để thể thấy rõ hơn vi c th c hi n ông tá văn th l u trữ tại Sở i Chính. ừ đ , đ r những giải pháp ho từng vấn đề hạn chế nhằm nâng o hi u quả 2
quản lý ông tá văn th l u trữ trong hoạt động văn phòng. Đề t i nghi n cứu sẽ c đ ng g p to l n cho Sở i Chính nhằm quản lý v th c hi n ông tá văn th l u trữ đ ợc tốt hơn. Đồng th i, giúp ho mỗi á nhân ái nhìn đúng đắn về ông tá văn th l u trữ, nâng o ý thức bảo quản v bảo m t của Sở, xây ng ơ sở v t chất hi n đại, đặc bi t ứng dụng á kho học ông ngh v o ông tá l u trữ khi tr tìm t i li u. 3. Lịch sử nghiên cứu đề tài Cùng v i s phát triển củ đất n , quá trình hội nh p thế gi i qu á th i kỳ, ông tá văn th l u trữ đ v đ ng ng y ng đ ợc củng cố, giữ một vị trí rất qu n trong không hỉ trong ơ qu n nh n m òn trong á doanh nghi p. Cùng v i vi c tiến h nh á ông uộ đổi m i, trong những năm qu h n t đ không ngừng đổi m i v ho n thi n ông tá văn th l u trữ. r n th c tế rất nhiều đề t i nghi n ứu, những b i th m lu n đ ng g p nhằm nâng o hi u quả ông tá văn th l u trữ. C thể kể đến á đề t i nghi n ứu của lu n văn thạc sỹ, đề t i nghi n ứu kh lu n tốt nghi p, báo áo th c th p về ông tá văn th l u trữ trong á đơn vị doanh nghi p nh : h lu n tốt nghi p: Một số giải pháp nâng o hi u quả ông tá văn th tại Công ty Cổ phần Giấy An Hò – tá giả: Nhữ i hung ĐH QTVPK13A; Báo áo th c t p tốt nghi p: ìm hiểu ông tá văn th ở Bộ Nội vụ, th c trạng v giải pháp; Đề t i nghi n ứu về ông tá văn th l u trữ ở ăn phòng Ủy b n ân tộc; Đề t i ông tá văn th ở trung tâm nghi n ứu v phát triển vùng Bộ khoa họ v ông ngh ; Lu n văn: ột số bi n pháp nâng o hi u quả ông tá ăn th – u trữ trong ăn phòng Công ty Cơ đi n v phát triển nông thôn… một số b i viết đăng tr n báo, ạp hí ăn th l u trữ nh : 3
B i viết củ tá giả Hồng Minh – Đăng ký v quản lý văn bản đi đến th c tế ở một số ơ qu n ấp tỉnh, huy n (trang 168 – Tạp hí ăn th l u trữ Vi t Nam số 6 – háng 12/2003; B i viết củ tá giả D ơng ạnh Hùng – Một v i ý kiến về vi xây d ng danh mục hồ sơ, hồ sơ v t p l u ông văn đi n tử (trang 3 – Tạp hí ăn th l u trữ Vi t Nam số 10- háng 10/2007); B i viết củ tá giả Quốc Thắng – Đổi m i v nâng o hất l ợng ông tá văn th một y u ầu cấp bá h trong ải á h h nh hính ở n c ta trang 7 – Tạp hí ăn th l u trữ Vi t Nam – háng 6/ 2008); B i viết củ tá giả Nguyễn Trọng Bi n – Một số vấn đề về sử dụng con dấu trong ơ qu n, tổ chức ở ng c ta hi n nay (trang 12 – Tạp hí ăn th l u trữ Vi t Nam số 11 – háng 11/2008); B i viết củ tá giả ũ hị Phụng – Thu th p t i li u củ á đơn vị sản xút kinh o nh v o l u trữ th c trạng v giải pháp (tr ng 127 – Tạp hí ăn th l u trữ Vi t Nam số 5 – háng 10/2004); Cá b i viết đ n u r một á h rõ nét về th trạng ông tá văn th l u trữ n i hung đồng thơi đ r những giải pháp nhăm nâng o hi u quả ông tá văn th l u trữ trong hỉ trong á ơ qu n nh n m òn đối v i doanh nghi p. h húng t thấy, ăn th l u trữ luôn l đề t i nhiều sứ hút để á tá giả nghi n ứu v kh i thá không hỉ trong á ơ qu n nh n m òn ả trong á o nh nghi p t nhân… uy nhi n, tại ở i Chính H ội h đề t i nghi n ứu n o về vấn đề n y, nắm bắt đ ợ tình hình đ tôi đ tiến h nh nghi n ứu đề t i “ âng o hi u quả quản lý ông tá văn th l u trữ tại Sở i Chính H ội” l một đề t i không quá m i về ông tá văn th l u trữ tại ơ qu n cụ thể. Để từ đ những giải pháp ụ thể v thí h hợp nhằm ho n thi n hơn về quản lý ông tá văn th l u trữ. Lợi í h ủ đề t i mạng lại l nhằm nâng o hi u quả v i trò ủ ông tá văn th l u trữ, đồng 4
th i giúp ho mọi ng i nâng o ý thứ , trá h nhi m khi th c hi n ông vi , đ l b đ m tạo thu n lợi ho ông tá văn th l u trữ s u n y. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối t ợng m đề t i nghi n ứu đ l hoạt động quản lý ông tá văn th l u trữ nh về chỉ đạo, kiểm tr giám sát… ừ th c trạng đ nghi n ứu về ông tá văn th l u trữ tại Sở i Chính H ội d tr n kết quả phân tí h những u điểm, hạn chế về ông tá văn th l u trữ. Từ đây, đ r những giải pháp đề nâng o hi u quả quản lý ông tá văn th l u trữ củ Cơ qu n Sở. Phạm vi nghi n ứu củ đề t i l th c trạng hoạt động quản lý ông tá văn th l u trữ của Sở i hính những vấn đề gì v đ r á giải pháp nâng o hi u quả quản lý ông tá văn th l u trữ tại Sở i Chính H ội. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu h ơng pháp khảo sát: l một ph ơng pháp thu th p thông tin từ một số á nhân (gọi l một m u) để tìm hiểu về s phổ biến l n hơn m m u đ đ ra. Mặ ù á uộc khảo sát nhiều dạng, phục vụ cho nhiều mụ đí h khá nhau, họ chia sẻ những đặ tr ng nhất định nh khảo sát tr c tuyến, khảo sát bằng bảng hỏi,... h ơng pháp tìm thông tin: l ph ơng pháp tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khá nh u nh tr n internet, tr n báo, tạp hí, tr n truyền hình,… Đây l á h tiếp c n nhanh nhất v tìm đ ợc nhiều nguồn thông tin bổ í h ho vi c tìm kiếm thông tin ho đề t i nghi n ứu. h ơng pháp phỏng vấn: l ph ơng pháp thu th p thông tin tr n ơ sở quá trình gi o tiếp bằng l i n i tính đến mụ đí h đặt ra. Trong cuộc phỏng vấn, ng i phỏng vấn n u những âu hỏi theo một h ơng trình đ ợc định sẵn d tr n những ơ sở lu t số l n củ toán học. h ơng pháp phân tí h tổng hợp: l ph ơng pháp phân tí h lý thuyết th nh những mặt, những bộ ph n, những mối quan h theo lịch sử th i gian 5
để nh n thứ , phát hi n v kh i thá á khí ạnh khá nh u ủ lý thuyết từ đ họn lọc những thông tin ần thiết phục vụ ho đề t i nghi n ứu. uđ , tổng hợp thông tin đ phân tí h th nh những vấn đề chung nhất để đ r một t i li u nội dung thống nhất. 6. Giả thuyết khoa học rong quá trình hoạt động củ ơ qu n đều sinh ra giấy t li n qu n v những giấy t giá trị đều đ ợ l u giữ lại để tra cứu khi cần thiết. ì v y, vi nâng o hi u quả ông tá văn th l u trữ l rất quan trọng đến ông vi c tại Sở, g p phần v o vi l u trữ t i li u một á h hi u quả. 7. Kết cấu khóa luận Chương 1: Cơ sở lý luận chung về Công tác Văn thư lưu trữ khái quát về Sở Tài chính Hà Nội Chương 2: Khái quát về Sở Tài chính Hà Nội và thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội. Chương 3: Nhận xét và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Sở Tài chính Hà Nội. 6
B. PHẦN N I DUNG CHƢƠ G 1: CƠ SỞ Ý U N CHUNG VỀ CÔ G TÁC VĂ THƢ ƢU TRỮ 1.1. hững vấn đề chung về công tác văn thƣ 1.1.1. hái niệm Những ông vi nh soạn thảo, duy t ký b n h nh văn bản, chuyển giao, tiếp nh n, đăng ký v o sổ, quản lý văn bản, l p hồ sơ,… đ ợc gọi chung l ông tá văn th v đ trở th nh một thu t ngữ quen thuộ đối v i án bộ, vi n hức mọi ơ qu n, tổ chức. Hoạt động n y trở th nh hoạt động th ng xuy n ở ơ qu n, g p phần không nhỏ trong vi nâng o hất l ợng l nh đạo, chỉ đạo v hi u quả hoạt động của cấp ủy, củ á ơ qu n Đảng, á tổ chứ hính trị-x hội từ trung ơng t i đị ph ơng. hông những v y òn rất quan trọng trong á ơ qu n o nh nghi p. C thể định nghĩ ông tá văn th nh s u: Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư. 1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thƣ rong quá trình th hi n nội ung ông tá văn th ở á ơ qu n, tổ hứ ần đảm bảo những y u ầu s u: hứ nhất, tính nh nh h ng trong tất ả á khâu từ xây ng văn bản, truyền đ t thông tin, tổ hứ quản lý văn bản, kiểm tr v tiếp nh n giải quyết văn bản. i xử lý văn bản đều phải đ ợ nh nh h ng tất ả á khâu. hứ h i, tính hính xá ở nội ung, thể thứ trong th hi n nghi p vụ. ội ung văn bản phải đúng v i thẩm quyền b n h nh, không đ ợ trái v i hiến pháp pháp lu t v hứ năng, nhi m vụ, quyền hạn ủ ơ qu n b n 7
h nh. Cá số li u n hứng phải huẩn xá rõ r ng. ề thể thứ đ ợ trình b y phải đảm bảo đúng theo m u ủ h n qu á văn bản h nh hính, vi đánh máy văn bản đúng quy định v kỹ thu t trình b y; vi huyển gi o văn bản v in ấn văn bản phải đ ợ quy điịnh đảm bảo bởi nh n , đặ bi t l văn bản bí m t. hứ b , tính bí m t trong nội ung văn bản những vấn đề thuộ phạm vi bí m t. Do đ trong quá trình xây ng giải quyết văn bản phải đảm bảo đ ợ á y u ầu đ ợ quy định trong pháp l nh bảo v bí m t. i bố trí phòng l m vi đến vi l họn án bộ l m ông tá văn th phải đảm bảo tính bí m t. hứ t , tính hi n đại trong vi ứng ụng ông ngh thông tin v o ông tá soạn thảo văn bản v o vi quản lý, tr tìm văn bản; l p hồ sơ; sử ụng hữ ký đi n tử, on ấu đi n tử. Đ tr ng thiết bị hi n đại v o ông tá văn th . 1.1.3. Vị trí, ý nghĩa 1.1.3.1. Vị trí Công tá văn th l một hoạt động ủ bộ máy quản lý n i hung v ủ từng ơ qu n n i ri ng. rong văn phòng, ông tá văn th không thể thiếu v l nội ung qu n trọng hiếm một phần l n hoạt động ủ văn phòng. h v y ông tá văn th gắn liền v i hoạt động ủ ơ qu n v đ ợ xem nh l một bộ ph n ủ hoạt động quản lý, ảnh h ởng tr tiếp đến hất l ợng quản lý. rong hoạt động quản lý ần phải thông tin m nguồn thông tin hủ yếu m hính xá nhất l nguồn thông tin bằng văn bản. Do đ ông tá văn th đ ng v i trò qu n trọng, tá động tr tiếp đến hoạt động quản lý ủ ơ quan đơn vị. ì v y ông tá văn th luôn luôn tồn tại song song v i hoạt động ủ ơ qu n, tổ hứ , đ l mắt xí h qu n trọng trong guồng máy hoạt động quản lý. 8
1.1.3.2. Ý nghĩa hứ nhất, ông tá văn th g p phần ung ấp kịp th i đầy đủ nguồn thông tin văn bản hoạt động quản lý. rong hoạt động quản lý ủ ơ qu n từ khâu đề r hủ h ơng hính sá h đến xây ng h ơng trình kế hoạ h v giải quyết vấn đề ụ thể ttrong ông tá quản lý ủ ơ qu n n i hung đều phải v o nguồn thông tin li n qu n. hứ h i, ông tá văn th ý nghĩ g p phần kiểm soát quyền l ủ ơ qu n, tổ hứ , o nh nghi p. ăn bản hồ sơ t i li u l minh hứng khá h quan phản ánh quá trình giải quyết ông vi . Bởi trong quá trình theo rõi giải quyết ông vi ơ qu n tổ hứ phải b n h nh văn bản để phụ vụ ho ông tá l nh đạo, hỉ đạo quản lý ông vi . hứ b , G p phần nâng o hi u suất v hất l ợng ông tá . ăn bản l ăn ứ giải quyết ông vi nhằm th hi n hứ năng, nhi m vụ ủ mỗi án bộ nhân vi n. Do đ hi u xuất hất l ợng ông tá ủ ơ qu n n i hung v ủ án bộ n i ri ng qu n h hặt hẽ v i ông tá văn th . hứ t , ông tá văn th g p phần bảo v bí m t thông tin trong văn bản. hông tin thuộ bí m t ơ qu n đều đ ợ phản ánh trong đ . i bảo v bí m t ơ qu n li n qu n đến ông tá văn th . ì á bí m t n y đều đ ợ văn bản h trong quá trình th hi n ông tá văn th . hứ năm, l m tốt ông tá văn th tạo điều ki n thu n lợi ho ông tá l u trữ. i li u hình th nh trong hoạt động ủ ơ qu n l nguồn bổ sung th ng xuy n, hủ yếu ho l u trữ hi n h nh. 1.1.4. ội dung của công tác văn thƣ 1.1.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản . oạn thảo văn bản Cán bộ huy n môn trá h nhi m soạn thảo văn bản. Căn ứ v o mụ đí h y u ầu ủ văn bản ần soạn thảo. g i soạn thảo văn bản tiến h nh thu th p thông tin li n qu n đến văn bản ần soạn thảo; xá định t n loại ho 9
văn bản; xây ng đề ơng sơ bộ, hi tiết để tiến h nh soạn thảo văn bản. Đối v i những văn bản nội ung qu n trọng thì phải xin ý kiến đ ng g p ủ đơn vị á nhân li n qu n. Cán bộ huy n môn s u khi soạn thảo văn bản thì sẽ trình l n ho tr ởng đơn vị li n qu n xem xét. b. Duy t, sử hữ bổ sung bản thảo r ởng đơn vị trá h nhi m uy t, xem xét, sử hữ nội ung bản thảo v hịu trá h nhi m đối v i nội ung ủ bản thảo. . Đánh máy v in ấn văn bản ùy theo th tế ủ từng ơ qu đơn vị, vi đánh máy thể gi o ho án bộ huy n môn văn th th hi n. Đánh máy v in ấn phải đảm bảo đúng kỹ thu t, tránh s i lỗi hính tả v nhân bản đúng số l ợng quy định. . iểm tr văn bản tr khi trình ký Chánh ăn phòng, r ởng phòng h nh hính trá h nhi m kiểm tr về thể thứ , hình thứ ủ văn bản tr khi trình ký. e. ý, b n h nh văn bản ý b n h nh văn bản h i hình thứ ký: ý đí h nh v h thủ tr ởng, r ởng đơn vị, ng i đ ợ ủy quyền ký b n h nh. 1.1.4.2. Quản lý và giải quyết văn bản u khi tất ả á văn bản hữ ký phải huyển đến á ơ qu n để l m thủ tụ phát h nh. . ổ hứ quản lý văn bản đi uy trình văn bản đi gồm : - iểm tr thể thứ , thể loại, thẩm quyền b n h nh văn bản v kỹ thu t trình b y; ho số , ký hi u v ng y, tháng, năm ủ văn bản; - rình ký văn bản; - Đ ng ấu ơ qu n, ấu hỉ mứ độ khẩn, m t (nếu ); - Đăng ký, nhân s o văn bản đi; - m thủ tụ huyển phát v theo õi vi huyển phát văn bản đi; 10
- l u văn bản đi. b. ổ hứ quản lý văn bản đến - iếp nh n, đăng ký văn bản đến; - rình, xin ý kiến phân phối văn bản đến; - Chuyển gi o văn bản đến; - Giải quyết v theo õi, đôn đố v giải quyết văn bản đến. 1.1.4.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu và lưu trữ cơ quan . p hồ sơ - Xá định trá h nhi m ủ l nh đạo, án bộ, ông hứ trong ơ qu n, tổ hứ đối v i vi l p hồ sơ. - Xây ng v b n h nh nh mụ hồ sơ ủ ơ qu n, tổ hứ . - ội ung vi l p hồ sơ gồm : + ở hồ sơ: Căn ứ v o D nh mụ hồ sơ ủ ơ qu n, tổ hứ v th tế ông vi đ ợ gi o, án bộ, ông hứ , vi n hứ phải huẩn bị bì hồ sơ, ghi ti u đề hồ sơ l n bì hồ sơ. Cán bộ, ông hứ , vi n hứ trong quá trình giải quyết ông vi ủ mình sẽ tiếp tụ đ á văn bản hình th nh li n qu n v o hồ sơ. + hu th p văn bản v o hồ sơ hu th p, p nh t văn bản, t i li u hình th nh trong quá trình theo õi, giải quyết ông vi v o hồ sơ. hân định đơn vị bảo quản. ắp xếp văn bản, t i li u trong đơn vị bảo quản. + ết thú v bi n mụ hồ sơ. hi ông vi giải quyết xong thì ông vi ũng kết thú . Cán bộ, ông hứ , vi n hứ trá h nhi m l p hồ sơ phải kiểm tr , xem xét, bổ sung những văn bản, giấy t òn thiếu v loại r văn bản trùng thừ , bản nháp, á t li u, sá h báo không ần để trong hồ sơ. 11
Đối v i hồ sơ th i hạn bảo quản vĩnh viễn, án bộ, ông hứ , vi n hứ phải kiểm tr bi n mụ hồ sơ. b. Gi o nộp hồ sơ v o l u trữ ơ qu n - Xá định trá h nhi m ủ á đơn vị, á nhân trong ơ qu n, tổ hứ trong vi gi o nộp hồ sơ t i li u v o l u trữ ơ qu n: Cán bộ, ông hứ , vi n hứ phải gi o nộp hồ sơ, t i li u v o u trữ ơ qu n, tổ hứ theo th i hạn đ ợ quy định. r ng hợp ần giữ lại hồ sơ, t i li u đến hạn nộp l u phải thông báo bằng văn bản ho u trữ ơ qu n, tổ hứ biết v phải đ ợ s đồng ý ủ nh đạo ơ qu n, tổ hứ nh ng th i hạn giữ lại không quá 02 năm. - Xá định th i hạn gi o nộp hồ sơ t i li u v o l u trữ ơ qu n: rong th i hạn 01 năm kể từ ng y ông vi kết thú ; u 03 tháng kể từ ng y ông trình đ ợ quyết toán đối v i t i li u xây ng ơ bản. - Xá định á loại hình hồ sơ t i li u gi o nộp v o l u trữu ơ qu n. - hủ tụ gi o, nh n hồ sơ, t i li u v o l u trữ ơ qu n: hi gi o nộp hồ sơ, t i li u đơn vị, án bộ, ông hứ , vi n hứ phải l p 02 bản ụ lụ hồ sơ, t i li u nộp l u v 02 bản Bi n bản gi o nh n t i li u. u trữ ơ qu n, tổ hứ v b n gi o t i li u mỗi b n giữ mỗi loại một bản. 1.1.4.4. Quản lý và sử dụng con dấu hủ tr ởng ơ qu n trá h nhi m quản lý on ấu. Căn ứ v o văn bản quy phạm pháp lu t quy định về vi quản lý v sử ụng on ấu thì ơ qu n tổ hứ phải b n h nh á quy định v sử ụng on ấu. hủ tr ởng ơ qu n tiến h nh vi hỉ đạo kiểm tr sử ụng on ấu theo quy định. ăn th ơ qu n trá h nhi m giúp thủ tr ởng ơ qu n giữ ấu v đ ng ấu v o văn bản giấy t . Con ấu phải đ ợ bảo quản tại ơ qu n không 12
đ ợ đem r khỏi ơ qu n khi h s đồng ý ủ ng i thẩm quyền. 1.2. hững vấn đề chung về công tác lƣu trữ 1.2.1. hái niệm tài liệu lƣu trữ, công tác lƣu trữ 1.2.1.1. Tài liệu lưu trữ heo á h hiểu thông th ng, t i li u l u trữ l những t i li u giá trị đ ợ l u lại, giữ lại để áp ứng nhu ầu kh i thá thông tin quá khứ, phụ vụ đ i sống x hội. h v y, qu n điểm t i li u l u trữ rất nhiều v theo nghĩ huy n ng nh t i li u l u trữ đ ợ định nghĩ nh s u: i li u l u trữ l bản hính, bản gố ủ những t i li u giá trị đ ợ l họn từ trong to n bộ khối t i li u hình th nh trong quá trình hoạt động ủ á ơ qu n, tổ hứ v á nhân, đ ợ bảo quản trong á kho l u trữ để kh i thá phụ vụ ho á m đí h hính trị, kinh tế, văn h kho họ , lị h sử… ủ to n x hội. i li u l u trữ l bản hính, bản gố ủ t i li u đ ợ in tr n giấy, phim ảnh, băng hình, băng âm th nh… trong tr ng hợp không òn bản hính, bản gố thì đ ợ th y thế bằng bản s o hợp pháp. 1.2.1.2. Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tá l u trữ r đ i đòi hỏi khá h qu n ủ vi quản lý, bảo quản v tổ hứ sử ụng t i li u để phụ vụ x hội. ì v y, ông tá l u trữ đ ợ tổ hứ ở tất ả á quố gi tr n thế gi i v l một trong những hoạt động đ ợ á nh n qu n tâm. 13