Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:88

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm giúp nhà quản trị văn phòng nâng cao hoạt động quản lí, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá các công tác văn phòng. Xây dựng mô hình văn phòng điện tử. Nhằm nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc của nghiệp vụ hành chính văn phòng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA I Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ THU HIỀN Mã số sinh viên : 1405QTVC015 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH QTVP 14C HÀ NỘI - 2018
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, em đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ của cơ quan, các cá nhân. Với tình cảm chân thành này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới các cá nhân, cơ quan đã tạo điều kiện giúp đỡ em nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã quan tâm dạy dỗ, chỉ bảo em tận tình để em có thể thực hiện bài khóa luận “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I”. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới thầy giáo Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt đã quan tâm, hướng dẫn em trong quá trình tìm hiểu, triển khai và hoàn thiện đề tài khóa luận tốt nghiệp. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các phòng ban đã trực tiếp, gián tiếp giúp đỡ em trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài. Em xin gửi lời cảm ơn Ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và các anh/chị phòng Hành chính – Tổ chức đã nhiệt tình, tạo điều kiện giúp em tìm hiểu khai thác đề tài của mình. Do kiến thức của bản thân còn hạn chế, nên thiếu xót là điều không thể tránh khỏi, kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô để em có thể hoàn thiện được bài khóa luận của mình. Em xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của em dưới sự hướng dẫn của Ths. Nguyễn Đăng Việt. Nội dung nghiên cứu, cũng như kết quả của đề tài này là trung thực và chưa được công bố trên bất kì hình thức nào. Những số liệu, sơ đồ, nhận xét, đánh giá liên quan đều được trích dẫn nguồn trong phần tài liệu tham khảo. Nếu có bất kì sai xót, gian lận nào tôi xin chịu trách nhiệm về kết quả bài nghiên cứu của mình.
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................... 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4 6. Giả thiết nghiên cứu ................................................................................ 5 7. Cấu trúc đề tài ......................................................................................... 5 NỘI DUNG....................................................................................................... 6 CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÕNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG ............................................................................................................ 6 1.1. Một số lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, CNTT ........ 6 1.1.1. Văn phòng ......................................................................................... 6 1.1.1.1. Khái niệm ....................................................................................... 6 1.1.1.2. Vị trí và vai trò ............................................................................... 7 1.1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ ................................................................. 9 1.1.2. Công tác văn phòng ........................................................................ 10 1.1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng .................................................... 10 1.1.2.2. Ý nghĩa ......................................................................................... 10 1.1.3. Công nghệ thông tin ........................................................................ 11 1.1.3.1. Khái niệm thông tin ..................................................................... 11 1.1.3.2. Khái niệm công nghệ thông tin .................................................... 12 1.1.3.3. Điều kiện phát triển công nghệ thông tin .................................... 14
1.1.3.4. Ý nghĩa của công nghệ thông tin ................................................. 15 1.2. Lí luận chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng......................................................................................................... 15 1.2.1. Một số khái niệm ............................................................................ 15 1.2.1.1. Ứng dụng công nghệ thông tin .................................................... 15 1.2.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .......... 16 1.2.2. Sự cần thiết của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng......................................................................................................... 16 1.2.3. Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.. 17 1.2.3.1. Cơ chế - chính sách ...................................................................... 17 1.2.3.2. Nguồn nhân lực ............................................................................ 18 1.2.3.3. Cơ sở vật chất .............................................................................. 18 1.2.4. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .. 21 1.2.4.1. Công tác tổ chức cán bộ ............................................................... 21 1.2.4.2. Công tác văn thư lưu trữ .............................................................. 21 1.2.4.3. Công tác xây dựng và thực hiện chương trình kế hoạch ............. 21 1.2.4.4. Công tác tổng hợp thông tin ........................................................ 22 1.2.4.5. Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế ...................... 22 1.2.4.6. Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện ..................................... 22 1.2.4.7. Công tác tổ chức chuyến đi công tác ........................................... 23 1.2.4.8. Công tác quản lí tài sản và trang thiết bị ..................................... 23 1.2.4.9. Công tác tổ chức thi đua - khen thưởng....................................... 23 CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA I .................................................................................................. 24 2.1. Khái quát chung về Trung tâm Lưu trữ quốc gia I ............................ 24 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan .. 24
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ phòng Hành chính – Tổ chức ..................................................................................................... 26 2.2. Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I ..................................................................................... 28 2.2.1. Hệ thống trang thiết bị kĩ thuật phục vụ yêu cầu ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng .......................................................................... 28 2.2.2. Thực trạng đội ngũ cán bộ trong ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .......................................................................... 31 2.2.3. Thực trạng công tác quản lí ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng ................................................................................... 34 2.2.4. Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .................................................................................................. 36 2.2.4.1. Công tác tổ chức cán bộ ............................................................... 36 2.2.4.2. Công tác văn thư lưu trữ .............................................................. 38 2.2.4.3. Công tác xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch ............ 47 2.2.4.4. Công tác tổng hợp thông tin ........................................................ 48 2.2.4.5. Công tác xây dựng và thực hiện nội quy, quy chế ...................... 50 2.2.4.6. Công tác tổ chức hội họp và các sự kiện ..................................... 51 2.2.4.7. Công tác tổ chức các chuyến đi công tác ..................................... 54 2.2.4.8. Công tác quản lí tài sản ................................................................ 55 2.2.4.9. Công tác tổ chức thi đua – khen thưởng ...................................... 56 2.3. Nhận xét, đánh giá ............................................................................. 57 2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................... 57 2.3.2. Hạn chế ........................................................................................... 58 2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 60
CHƢƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA I .................................................... 62 3.1. Giải pháp về nhận thức ...................................................................... 62 3.1.1. Nâng cao nhận thức về vai trò của cán bộ, công chức và viên chức . 62 3.1.2. Nâng cao nhận thức về công tác đào tạo, bỗi dưỡng ...................... 63 3.1.3. Nâng cao nhận thức về hoạt động thanh tra, kiểm tra .................... 66 3.2. Giải pháp về thể chế........................................................................... 67 3.3. Giải pháp về công nghệ ..................................................................... 68 3.3.1. Trang thiết bị kĩ thuật...................................................................... 68 3.3.2. Trong công tác tổ chức cán bộ ........................................................ 70 3.3.3. Trong công tác văn thư lưu trữ ....................................................... 72 3.3.4. Trong công tác tổng hợp thông tin.................................................. 73 KẾT LUẬN .................................................................................................... 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 76 PHỤ LỤC
BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT CNTT Công nghệ thông tin HC-TC Hành chính – Tổ chức BHYT, BHXH Bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội CB,CC và VC Cán bộ, công chức và viên chức VT-LT Văn thƣ lƣu trữ STT Số thứ tự ĐVT Đơn vị tính
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Thế kỉ XXI, thế kỉ của nền kinh tế tri thức với những sản phẩm ưu biệt giúp con người cải thiện hiệu suất làm việc. Một trong những sản phẩm mang tính vượt trội đó là ngành công nghiệp công nghệ thông tin. Sự bùng nổ về các ngành công nghiệp thông tin (mạng internet) với các phần mềm tiện ích như google, gmail, facebook,… cùng với sự hội nhập của nền kinh tế đa quốc gia, đã đặt ra một vấn đề cấp thiết, mỗi cơ quan, doanh nghiệp hay các chủ thể cần chủ động học hỏi nắm bắt xu hướng mới nhằm có thể gắn kết, cùng nhau nâng cao chất lượng cuộc sống. Sống trong thời đại tự động hóa cùng với sự đẩy mạnh xu hướng toàn cầu hóa đã đặt các quốc gia, tổ chức, cá nhân trước cơ hội và thách thức mới. Điều này đòi hỏi, các nhà lãnh đạo phải nhạy bén, linh hoạt trong việc nắm bắt và thích ứng kịp thời để hoàn thành sứ mệnh của tổ chức. Để làm được điều này, mỗi nhà lãnh đạo cần xây dựng cho mình “một cánh tay” đắc lực giúp giải quyết các công việc sự vụ, giấy tờ và không một bộ phận nào khác có thể đảm nhiệm tốt hơn ngoài bộ phận văn phòng. Văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với mỗi một tổ chức, đó là bộ phận được hình thành đầu tiên khi tổ chức đi vào hoạt động. Đây là cơ quan đầu não của thông tin, là “cánh tay phải” đắc lực của nhà lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định, hướng đi đúng đắn cho tổ chức, đồng thời cũng là mắt xích quan trọng, là cầu nối giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa các bộ phận với nhau. Bởi lẽ vậy, để có thể thực hiện tốt vai trò của mình, công tác văn phòng phải được quan tâm hàng đầu, phải luôn được chú trọng trong việc cập nhập cái mới và được trang bị và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào nghiệp vụ của mình. Mặc khác, sự ra đời và phát triển của công nghệ thông tin phần nào có những đóng góp không nhỏ đến mọi mặt của đời sống. Là một trong sáu ngành công nghệ cao, công nghệ thông tin được coi là người cầm lái vĩ đại trên con tàu xúc tiến công nghiệp của thế kỉ XXI. Với vai trò, sức mạnh chi phối các hoạt động của con người, công nghệ thông tin là trợ lí đắc lực cho hoạt động quản lí, đặc biệt là đối với công tác văn phòng tại cơ quan hành chính từ tư nhân đến nhà nước. Sự góp mặt của công nghệ thông tin đã làm các công tác văn phòng trở nên chuyên 1
nghiệp, giải quyết công việc nhanh chóng, đạt hiệu quả cao, đồng thời, đáp ứng được yêu cầu của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin là vô cùng cấp thiết đối với các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, hiện nay, ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc hành chính vẫn mang tính nhỏ lẻ chưa có tính đồng bộ, đặc biệt là trong các cơ quan hành chính nhà nước. Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, em nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng vẫn còn nhiều hạn chế, chỉ áp dụng nhỏ lẻ chưa mang tính đồng bộ. Xét thực tế trên, em nhận thấy cần phải nghiên cứu, đưa ra những giải pháp góp phần phát triển mô hình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại cơ quan. Bởi vậy, em sẽ nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I”. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nhận thấy được giá trị của việc ứng dụng công nghệ thông tin mang lại, cũng như những hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin của các nước trên thế giới trong các công việc hành chính, ở nước ta trong thời gian gần đây cũng có nhiều đề tài nghiên cứu về các nội dung liên quan đến hoạt động hành chính văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính văn phòng như: Đầu tiên phải kể đến đề tài “Phát triển Chính phủ điện tử ở một số nước và bài học kinh nghiệm đối với Việt Nam” của tác giả Trần Thị Liên. Đề tài này đã chỉ ra sự phát triển và cách thức hoạt động của mô hình chính phủ điện tử ở một số nước phát triển như Mĩ, Singapo, Autralia và chỉ ra thực trạng, đưa ra định hướng trong ứng dụng chính phủ điện tử ở Việt Nam. Mặc dù, có phân tích và đưa ra hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lí hành chính tại các cơ quan nhà nước nhưng đề tài mang tính vĩ mô, chưa đi sâu vào công việc cụ thể của các hoạt động hành chính. Để tài “Ứng dụng tin học trong quản trị văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của tác giả Nguyễn Thị Lan trong Khóa luận tốt nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra thực trạng và giải pháp sử dụng tin học trong hoạt động quản trị văn phòng. 2
Đề tài “Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lí và điều hành văn phòng tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nằng” của tác giả Nguyễn Thị Mơ trong khóa luận tốt nghiệp 2012-2016 đã chỉ ra hiện trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng, tuy nhiên, tác giả vẫn chưa đề cập đến thực trạng nguồn nhân lực của tổ chức. Các công trình nghiên cứu trên đã tiếp cận một phần nào đó về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lí, vận hành các công tác văn phòng. Mặc dù, mỗi tác giả có quan điểm riêng và phạm vi nghiên cứu khác nhưng những công trình này có ý nghĩa nhất định trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các công tác văn phòng của từng cơ quan, tổ chức cụ thể. Tuy nhiên, đây là một vấn đề mới, khá đa dạng và hơi phức tạp nên tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I vẫn chưa có đề tài nghiên cứu về vấn đề này. Chính vì thế, cơ quan cần có những nghiên cứu sâu hơn trong việc xây dựng và ứng dụng công nghệ thông vào từng công tác của văn phòng từ đó nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu a) Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm: - Nhằm giúp nhà quản trị văn phòng nâng cao hoạt động quản lí, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá các công tác văn phòng. - Xây dựng mô hình văn phòng điện tử. - Nhằm nâng cao hiệu suất và năng suất làm việc của nghiệp vụ hành chính văn phòng. b) Nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu cơ sở lí luận về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. - Phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. - Đưa ra giải pháp nâng cao ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. 3
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu a) Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về công tác văn phòng, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng và thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, cụ thể: - Các khái niệm liên quan tới công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I và phòng Hành chính – Tổ chức. - Thực trạng của các trang thiết bị, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. - Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng từ đó chỉ ra ưu, nhược điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tỉn. Đồng thời, đưa ra nguyên nhân của chúng. - Đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. b) Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi thời gian: 2017 - 2018 - Phạm vi không gian: Trung tâm Lưu trữ quốc gia I - Phạm vi nội dung: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I 5. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp điều tra, quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp so sánh đối chiếu - Phương pháp đọc tài liệu 4
6. Giả thiết nghiên cứu Nếu bài khóa luận được hoàn thành sẽ nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. Đồng thời, cải thiện hiệu suất và năng suất là việc của các nghiệp vụ và hướng tới xu hướng văn phòng điện tử. 7. Cấu trúc đề tài Chƣơng I: Cơ sở lí luận về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng Nội dung chính được trình bày của chương này là tất cả những lí luận về văn phòng, công tác văn phòng, ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng và các nội dung cơ bản của ứng dụng CNTT. Chƣơng II: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I. Trong chương II trình bày vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, phòng HC-TC và thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của cơ quan. Từ những phân đó sẽ đưa ra nhận xét đánh giá làm cơ sở cho chương III. Chƣơng III: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia I. Từ phần lí luận và khảo sát thực trạng ứng dụng CNTT, em xin mạnh dạn đề xuất giải phải khắc phục hạn chế và nâng cao tính ứng dụng của CNTT trong công tác văn phòng tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia I. 5
NỘI DUNG CHƢƠNG I: CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TÁC VĂN PHÕNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1. Một số lí luận chung về văn phòng, công tác văn phòng, CNTT 1.1.1. Văn phòng 1.1.1.1. Khái niệm Văn phòng là một thuật ngữ xuất hiện rất lâu trong lịch sử hình thành và phát triển của xã hội loài người. Từ thời La Mã cổ đại, con người bắt đầu xây dựng các văn phòng của những “Người biện hộ”, có những chức năng, nhiệm vụ như một văn phòng hiện đại ngày nay. Trong ngôn ngữ Anh, thuật ngữ “Văn phòng” được gọi là Office, đã được sử dụng rộng rãi trong những năm 70 của thế kỉ XVIII của các nước Châu Âu cùng với các thuật ngữ “cơ quan” và “công sở”. Theo Từ điển tiếng Việt, của Nhà xuất bản Đà Nẵng, năm 1997, do Viện Ngôn ngữ chủ biên, có giải thích định nghĩa về văn phòng là: "Bộ phận phụ trách công việc, giấy tờ, hành chính trong một cơ quan" [21;121]. Tuy nhiên, đây chỉ là cách hiểu thông thường, trên thực tế, thuật ngữ "văn phòng" được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Theo tác giả cuốn sách “Nghiệp vụ văn phòng” - PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri thuật ngữ văn phòng được tiếp cận khá toàn diện, văn phòng được xét ở hai trạng thái động và tĩnh. Xét ở trạng thái tĩnh, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí địa lí nhất định – nó có thể là phòng làm việc của lãnh đạo, thủ trưởng hay “cá nhân” quan trọng hoặc là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức. Ở trạng thái động, văn phòng là các hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm duy trì hoạt động của tổ chức – công việc của văn phòng thường liên quan tới các thủ tục hành chính như văn bản, văn thư – lưu trữ, tổng hợp thông tin,... Tác giả của cuốn sách “ Quản trị hành chính Văn phòng” - Nguyễn Hữu Thân cho rằng : “Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát, nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức hồ sơ, công văn, giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả”.[9;10] 6
Từ những quan điểm trên, văn phòng được hiểu theo bốn khía cạnh (nguồn Luận văn cơ sở lý luận và thực tiễn đổi mới tổ chức bộ máy văn phòng tỉnh U Đôm Xay Công hòa Dân chủ nhân dân Lào)[6;12] Thứ nhất, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho điều hành của lãnh đạo, các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành văn phòng. Thủ hai, Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đó. Thứ ba, Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc... Thứ tư, Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. Tuy nhiên, các quan niệm trên vẫn chưa mang tính khái quát, nó chỉ phản ánh một khía cạnh riêng rẽ. Bởi vậy, để có định nghĩa cụ thể mà bao quát về “văn phòng” thì cần phải xem xét một cách toàn diện các hoạt động diễn ra tại bộ phận này ở các cơ quan, tổ chức. Tóm lại, ta có thể hiểu “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lí, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lí; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị”. (Nguồn giáo trình Quản trị văn phòng GS.TS Nguyễn Thành Độ) [8;9]. 1.1.1.2. Vị trí và vai trò a) Vị trí Văn phòng là trung tâm đầu não thông tin, là bộ phận kết nối các mối quan hệ trong tổ chức. Đó là các mối quan hệ theo chiều dọc và chiều ngang. Đối với lãnh đạo, văn phòng là cánh tay đắc lực, trực tiếp giúp lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định, tổ chức bộ máy,… Ngoài ra, còn là nơi cung cấp nguồn thông tin kịp thời và thường xuyên để phục vụ cho các công tác quản lí, điều hành. 7
Đối với lãnh đạo, các bộ phận và nhân viên trong cơ quan, văn phòng có chức năng gắn kết họ với nhau thông qua hoạt động tổng hợp, phân tích và truyền đạt thông tin. Qua văn phòng, mà người lãnh đạo có thể quan tâm đến nhân viên của mình nhiều hơn, còn nhân viên thấu hiểu hơn các công việc của lãnh đạo từ đó tự nâng cao ý thức làm việc. Với các cơ quan tổ chức khác, văn phòng chịu trách nhiệm trực tiếp trong hoạt động đón tiếp, tiếp đãi hay liên hệ công tác. Sự chuyên nghiệp của văn phòng sẽ là tiền đề thúc đẩy sự phát triển của các mối quan hệ về sau. b) Vai trò Một thực thể muốn tồn tại lâu dài sẽ luôn mang cho mình những giá trị riêng, nó mang đến cho chủ thể của mình những lợi ích tối ưu mà không có bộ phận nào khác có thể đảm nhiệm được. Với những giá trị của mình văn phòng có vai trò vô cùng lớn tới hoạt động quản lí, tổ chức và điều hành các công việc thường nhật của mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng có những vai trò sau: Thứ nhất, văn phòng là nơi thu thập, xử lí, và truyền đạt thông tin. Với vai trò này, văn phòng được coi như một “chiếc phin cà phê” của mỗi cơ quan, tổ chức. Tất cả thông tin được tập hợp tại văn phòng, qua quá trình xử lí thì các thông tin ấy được hệ thống và xử lí thành các văn bản, được thông báo trên từng bộ phận, cá nhân liên quan. Thứ hai, văn phòng là trung tâm quản lí và điều hành các hoạt động của tổ chức, cơ quan. Văn phòng trực tiếp quản lí lịch làm việc, các chế độ chính sách của nhân viên toàn công ty, đồng thời, quản lí toàn bộ các trang thiết bị được sử dụng tại cơ quan. Thứ ba, văn phòng là chủ thể gắn kết giữa đối tượng quản lí với đối tượng bị quản lí và cơ quan, tổ chức ngoài cơ quan. Cuối cùng, văn phòng là trợ lí đắc lực của lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan trong hoạt động ra quyết định. Với những vai trò to lớn của mình, văn phòng luôn được các cơ quan tổ chức quan tâm, xây dựng theo mô hình hiện đại. Ở nước ta, Chính phủ là chọn ngày 28 tháng 8 hằng năm là Ngày truyền thống của văn phòng. 8
1.1.1.3. Chức năng và nhiệm vụ a) Chức năng Dựa trên các thuật ngữ, khái niệm, cũng như các hoạt động của văn phòng mà chia chức năng của văn phòng thành 3 chức năng chính đó là: Chức năng tham mưu – tổng hợp, đây là một trong những chức năng chuyên biệt tạo nên sự khác biệt giữa văn phòng với các bộ phận khác. Trong công tác này, văn phòng thực hiện chủ yếu hai nhiệm vụ trợ giúp lãnh đạo, thủ trưởng để tìm ra quyết định tối ưu và sàng lọc, phân tích và tổng hợp thông tin để có thể tham vấn cho lãnh đạo. Thực chất vấn đề ở đây là, tổng hợp có vai trò hỗ trợ cho các hoạt động tham mưu. Chức năng hậu cần, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lí sự dụng các trang thiết bị, các phương tiện và cơ sở vật chất nhằm hỗ trợ các hoạt động của văn phòng ngày một hiệu quả hơn. Chức năng trợ giúp điều hành được thể hiện qua các công việc: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tiếp đón khách, hội họp,… Mặc dù các chức năng này mang tính độc lập nhưng chúng cũng hỗ trợ, bổ sung cho nhau để khẳng định tính tất yếu của văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức. b) Nhiệm vụ Từ những chức năng được nêu ở trên, văn phòng được chia thành các nhiệm vụ sau: - Tổ chức bộ máy của văn phòng - Tổ chức xây dựng và theo dõi chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan và của bộ phận văn phòng - Tổ chức thu thập, xử lí và đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lí - Tổ chức xây dựng các quy chế hoạt động của cơ quan và văn phòng - Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức hội họp - Tổ chức quản lí nhân sự thuộc biên chế văn phòng - Tổ chức và quản lí công tác văn thư lưu trữ - Tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo - Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần, y tế, sức khỏe vệ sinh môi trường và an 9
toàn lao động trong cơ quan. - Tổ chức đảm bảo công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết - Tổ chức đảm bảo công tác an ninh trật tự, phòng chống thiên tai, cháy nổ - Tổ chức công tác thi đua khen thưởng - Thực hiện kiểm tra, giám sát theo sự phân cấp của lãnh đạo - Tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ khác theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan. 1.1.2. Công tác văn phòng 1.1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng Từ những thuật ngữ, khái niệm nêu trên ta có thể khái quát công tác văn phòng được duy trì bởi hai hệ thống: Thứ nhất là hệ thống đầu vào, công tác văn phòng bao gồm các hoạt động: thu thập, xử lí và tổng hợp thông tin; xây dựng các chương trình, kế hoạch về tổ chức bộ máy, tổ chức hội họp, khen thưởng, sử dụng tài sản, trang thiết bị,… bằng cách thức khác nhau nhằm đưa ra quyết sách giúp tổ chức của mình hoạt động ngày càng vững mạnh. Thứ hai là hệ thống đầu ra, tại hệ thống này các hoạt động truyền tải thông tin được tiến hành cả nội bộ đến bên ngoài tổ chức dựa trên ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan tổ chức. Nhờ hoạt động truyền phát thông tin mà các bộ phận, cá nhân trong cơ quan có thể hiểu được mục tiêu sứ mệnh của tổ chức từ đó có gắng hoàn thành mục tiêu đó. Như vậy, công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm các hoạt động tổng hợp, xử lí và truyền đạt thông tin, dữ liệu nhằm duy trì hoạt hành chính của cơ quan, tổ chức bất kì để đạt được sứ mệnh mục tiêu của tổ chức. 1.1.2.2. Ý nghĩa Qua việc phân tích chức, năng nhiệm vụ của văn phòng, ta có thể thấy rằng văn phòng có vị trí quan trọng không thể thiếu trong mỗi tổ chức. Văn phòng (hay còn gọi là phòng Hành chính – Nhân sự, Hành chính – Tổ chức) được coi là tai, mắt của nhà lãnh đạo. Các công việc văn phòng giúp cơ quan, tổ chức hoạt động một cách thống nhất theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang. Bởi vậy, nếu văn phòng làm 10
việc có kỉ cương, nề nếp, khoa học thì các hoạt động của cơ quan sẽ được thông suốt và có hiệu quả. Thế kỉ XXI, thế kỉ của “bùng nổ thông tin”, các cơ quan chính trị, kinh tế, xã hội đều quan tâm đến việc cập nhập, xử lí và sử dụng thông tin để có thể đưa ra được quyết định nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Trong hoạt động chính trị, kinh tế thông tin có mối quan hệ sống còn đối với mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị. Lợi thế về thông tin sẽ giúp cơ quan, tổ chức nắm bắt được tình hình hoạt động, cũng như chiến sự phòng ngự với các thách thức, đe dọa từ vấn đề bên ngoài tổ chức. Thực tế, công tác văn phòng luôn gắn liền với các hoạt động thông tin, bởi lẽ vậy mà văn phòng có một vị trí vô cùng đặc biệt đối với bất kì cơ quan tổ chức nào. Tuy nhiên, việc phát huy vai trò của công tác văn phòng luôn đòi hỏi nhà lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức phải nhạy bén, linh hoạt và có cách tổ chức công việc một cách khoa học. Việc kiện toàn bộ máy văn phòng, xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công chức là việc làm cần thiết đòi hỏi thủ trưởng, lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức cần trực tiếp “chăm lo” một cách thường xuyên. Để có thể nâng cao công tác văn phòng thì cần có Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưởng, Phó trưởng phòng hành chính (đối với các cơ quan không có văn phòng) hỗ trợ lãnh đạo, thủ trưởng trong việc tổ chức các hoạt động của văn phòng. Song song với công việc tham mưu, tổ chức và triển khai các công tác văn phòng thì chính những trợ thủ đắc lực này cũng sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lí về những sai xót của mình nếu gây ra hậu quả nghiêm trọng như thất thoát thông tin mật, gian lận trong chi tiêu tài chính,… 1.1.3. Công nghệ thông tin 1.1.3.1. Khái niệm thông tin Ngày nay, sống trong thời đại hội nhập, ở đâu ta cùng nghe thấy thuật ngữ thông tin. Thông tin là nguồn lực của sự hình thành, phát triển và tồn vong của bất cứ tổ chức hay xã hội nào. Mọi quan hệ, hành động của con người đều dựa trên hình thức trao đổi thông tin. Thực tế, mọi tri thức mà chúng ta có được đều bắt nguồn từ các thông tin liên quan đến sự kiện hiện tượng đã từng diễn ra, những cái mà con người đã từng biết, từng nói, từng làm. Ngoài ra, nó còn là sự dự đoán về những gì 11
sắp xảy ra. Nhờ thông tin mà con người có thể xây dựng cho mình được những kế hoạch hoạt động để giúp hoàn thành công việc của mình tốt hơn. Với những giá trị mang lại đối với cuộc sống của con người mà thông tin đã trở thành khái niệm trung tâm của xã hội trong thời đại hội nhập nền kinh tế tri thức. Thuật ngữ “thông tin” có rất nhiều cách tiếp cận khác nhau. Theo ngôn ngữ Latin, thông tin được gọi là “Informatio”, còn theo ngôn ngữ phổ biến hiện nay, nó được gọi là “information”. Từ điển được biết đến là hệ thống các từ ngữ được giải thích theo một cách thống nhất, tuy nhiên, trong các cuốn từ điển, thuật ngữ này cũng không có sự thống nhất. Trong cuốn từ điển Oxford English Dictionary, thông tin được định nghĩa là "điều mà người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức"[19;132]. Các nhà kinh tế học thì khẳng định “Thông tin là những tín hiệu được thu nhận, được hiểu, được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định”. Theo quan điểm của triết học “Thông tin là phạm trù triết học phản ánh sự vận động và tương tác của các sự vật, hiện tượng và các quá trình tư duy”. Sự đa dạng về hướng tiếp cận của các thuật ngữ là do tính trừu tượng của thông tin. Con người bắt gặp thông tin trong quá trình họa động và các tác động gián tiếp của nó. Tuy nhiên, dù hiểu theo nghĩa nào thì thông tin có thể hiểu một cách khái quát như sau: Thông tin là vật chứa đựng tin tức, nội dung, đặc điểm, tính chất của sự vật, hiện tượng. 1.1.3.2. Khái niệm công nghệ thông tin Công nghệ thông tin (tên viết tắt trong tiếng anh Information technology) là một từ khóa quen thuộc trong một xã hội thông minh ngày nay. Xung quanh cuộc sống của chúng ta, các thiết bị thông minh ngày càng trở nên phổ biến. Những chiếc điện thoại thông minh, máy tính thông minh, ti vi thông minh,… nhờ chúng mà cuộc sống của chúng ta cũng trở nên “thông minh” hơn. Thay vì phải viết thư chờ đợi hàng tuần, chúng ta chỉ cần gửi một tin nhắn, email, hay một cuộc gọi là có thể liên lạc đối với đối tượng cần gặp. Bởi vậy, CNTT đang là một ngành công nghiệp mũi nhọn mà mỗi quốc gia hướng tới nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cuộc sống. 12