Quản lý dự án

Chia sẻ: Phan Thi Ngoc Giau | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:185

Thêm vào BST

Báo xấu

312
lượt xem 137
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo 1 phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo ra một sản phẩm mới

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quản lý dự án

H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG QU N LÝ D ÁN (Dùng cho sinh viên h ÿào t o ÿ i h c t xa) L u hành n i b HÀ N I - 2007
H C VI N CÔNG NGH B U CHÍNH VI N THÔNG QU N LÝ D ÁN Biên so n : THS. NGUY N H U QU C
M CL C CH NG 1: M T S KI N TH C C S ............................................................. 3 M C ÍCH .............................................................................................................................................3 GI I THI U CHUNG.............................................................................................................................3 N I DUNG..............................................................................................................................................3 1. CÁC KHÁI NI M C B N: D ÁN, D ÁN CNTT, QU N LÝ D ÁN ................................3 2. CAC GIAI DO N C A M T D AN, VONG D I D AN (CAC LINH V C QU N LÝ TRONG D AN)...........................................................................................................................................6 3. CÁC BÊN THAM GIA TRONG M T D ÁN ............................................................................9 4. NH H NG C A MÔI TR NG N CÔNG TÁC T CH C, QU N LÝ D ÁN ........11 5. CÁC KI N TH C, K N NG C N THI T TRONG QU N LÝ D ÁN...............................12 TÓM T T N I DUNG CH NG.......................................................................................................13 BÀI T P K T THÚC CH NG .........................................................................................................14 CH NG 2: TÍNH CH NH TH C A D ÁN....................................................... 16 M C ÍCH ...........................................................................................................................................16 GI I THI U CHUNG...........................................................................................................................16 N I DUNG............................................................................................................................................18 1. TRI N KHAI K HO CH D ÁN.............................................................................................18 2. TH C THI K HO CH ..............................................................................................................28 3. KI M SOÁT CÁC THAY I T NG TH ...............................................................................32 TÓM T T N I DUNG CH NG.......................................................................................................36 BÀI T P K T THÚC CH NG .........................................................................................................37 CH NG 3. PH M VI HO T NG C A D ÁN .............................................. 41 M C ÍCH ...........................................................................................................................................41 GI I THI U CHUNG...........................................................................................................................41 N I DUNG............................................................................................................................................41 1. KH I TH O ................................................................................................................................41 2. L P K HO CH .........................................................................................................................46 3. QUY NH VÀ KI M SOÁT PH M VI....................................................................................54 TÓM T T N I DUNG CH NG.......................................................................................................57 BÀI T P K T THÚC CH NG .........................................................................................................58 CH NG 4. TH I GIAN TH C HI N D ÁN ..................................................... 62 M C ÍCH ...........................................................................................................................................62 GI I THI U CHUNG...........................................................................................................................62 N I DUNG............................................................................................................................................62 1. XÁC NH CÁC HÀNH NG.................................................................................................62 2. CL NG TH I GIAN CHO CÁC HÀNH NG (XÂY D NG C L NG TH I GIAN) ..........................................................................................................................................................67 3. TRI N KHAI L CH TRÌNH ........................................................................................................73 4. KI M SOÁT L CH TRÌNH .........................................................................................................76 TÓM T T N I DUNG CH NG.......................................................................................................77 BÀI T P K T THÚC CH NG .........................................................................................................77 CH NG 5. CHI PHÍ C A D ÁN.......................................................................... 81 M C ÍCH ...........................................................................................................................................81 GI I THI U CHUNG...........................................................................................................................81 N I DUNG............................................................................................................................................81 1. L P K HO CH V NGU N TÀI NGUYÊN ..........................................................................81 2. C TÍNH CHI PHÍ ....................................................................................................................83 3. D TOÁN NGÂN SÁCH CHO CÁC CHI PHÍ (K TOÁN D ÁN)........................................91 220
4. KI M SOÁT CHI PHÍ ................................................................................................................. 92 TÓM T T N I DUNG CH NG....................................................................................................... 95 BÀI T P K T THÚC CH NG......................................................................................................... 96 CH NG 6. CH T L NG D ÁN ...................................................................... 100 M C ÍCH ......................................................................................................................................... 100 GI I THI U CHUNG ........................................................................................................................ 100 N I DUNG ......................................................................................................................................... 102 1. XÁC NH CH T L NG C A D ÁN............................................................................... 102 2. M B O CH T L NG ...................................................................................................... 104 3. KI M SOÁT CH T L NG D ÁN ...................................................................................... 110 TÓM T T N I DUNG CH NG..................................................................................................... 114 BÀI T P K T THÚC CH NG....................................................................................................... 114 CH NG 7: NGU N NHÂN L C C A D ÁN .................................................. 119 M C ÍCH ......................................................................................................................................... 119 GI I THI U CHUNG ........................................................................................................................ 119 N I DUNG ......................................................................................................................................... 119 1. XÁC NH C C U T CH C .............................................................................................. 119 2. T CH C I D ÁN............................................................................................................. 123 3. TRI N KHAI I HÌNH .......................................................................................................... 128 TÓM T T N I DUNG CH NG..................................................................................................... 132 BÀI T P K T THÚC CH NG....................................................................................................... 133 CH NG 8. PH I H P V M T THÔNG TIN................................................... 137 M C ÍCH ......................................................................................................................................... 137 GI I THI U CHUNG ........................................................................................................................ 137 N I DUNG ......................................................................................................................................... 137 1. XÁC NH THÔNG TIN – THI T K K HO CH TRAO I THÔNG TIN..................... 137 2. PHÂN PH I THÔNG TIN - XÁC NH CÁC KÊNH TRAO I THÔNG TIN .................. 141 3. BÁO CÁO HI U QU D ÁN................................................................................................. 145 4. T NG H P THÔNG TIN QU N LÝ....................................................................................... 145 TÓM T T N I DUNG CH NG..................................................................................................... 148 BÀI T P K T THÚC CH NG....................................................................................................... 149 CH NG 9. CÁC R I RO C A D ÁN................................................................ 152 M C ÍCH ......................................................................................................................................... 152 GI I THI U CHUNG ........................................................................................................................ 152 N I DUNG ......................................................................................................................................... 153 1. XÁC NH R I RO .................................................................................................................. 153 2. NH L NG R I RO............................................................................................................. 158 3. GI M THI U R I RO (K HO CH I PHÓ R I RO)....................................................... 164 4. KI M SOÁT R I RO ................................................................................................................ 166 TÓM T T N I DUNG CH NG..................................................................................................... 166 BÀI T P K T THÚC CH NG....................................................................................................... 167 CH NG 10. VI C MUA S M TRONG D ÁN ................................................. 169 M C ÍCH ......................................................................................................................................... 169 GI I THI U CHUNG ........................................................................................................................ 169 N I DUNG ......................................................................................................................................... 171 1. XÁC NH DANH M C MUA S M (L P K HO CH MUA S M) .................................. 171 2. TH T C MUA S M (L P K HO CH U TH U)......................................................... 172 3. L A CH N NHÀ CUNG C P................................................................................................. 173 4. QU N LÝ H P NG CUNG C P........................................................................................ 178 221
TÓM T T N I DUNG CH NG.....................................................................................................180 BÀI T P K T THÚC CH NG .......................................................................................................181 BÀI T P TH C HÀNH ............................................................................................ 183 CÁCH TI N HÀNH BÀI T P NÀY..................................................................................................183 A. GI I THI U...................................................................................................................................183 B. TI N NM TH P NG XÂY D NG H TH NG............................................................184 C. T RA M C TIÊU CHO D ÁN...............................................................................................184 D. B T U TRI N KHAI D ÁN .................................................................................................185 E. CÂU H I ........................................................................................................................................185 PH L C 1. M U CÁC T KHAI VÀ TH T C H I QUAN ......................................................186 PH L C 2. C C U T CH C C A M T CÔNG TY FORWARDER ......................................205 PH L C 3: PHÂN TÍCH YÊU C U................................................................................................206 T P D LI U: PHAM VI MAU.DOC...............................................................................................212 TÀI LI U THAM KH O.......................................................................................... 219 M C L C ................................................................................................................... 220 222
CH NG 1: M T S KI N TH C C S M C ÍCH - Hi u ÿ c các Khái ni m v : D án là gì, Qu n lý d án nh th nào? - N mÿ c các n i dung trong qu n lý d án. - Ki n th c, k n ng c n thi t cho Qu n lý d án. GI I THI U CHUNG Qu n lý d án là m t trong nh ng l nh v c ki n th c mang tính kinh nghi m, có ý ngh a quan tr ng trong các nhi m v hàng ngày c a b t k m t nhà qu n lý hay m t cá nhân có tham v ng tr thành nhà qu n lý. hi u rõ và làm ch ÿ c nh ng ki n th c, n i dung xung quanh nhi m v , ho t ÿông qu n lý d án, c th là các d án công ngh th ng tin - CNTT, tr c tiên, các b n c n ph i trang b nh ng ki n th c c b n nh m khai thông khái ni m, thu t ng v qu n lý d án CNTT. N I DUNG 1. CÁC KHÁI NI M C B N: D ÁN, D ÁN CNTT, QU N LÝ D ÁN a) D án là gì? Theo quan ÿi m chung d án là m t l nh v c ho t ÿ ng ÿ c thù, m t nhi m v c n ph i th c hi n theo m t ph ng pháp riêng, trong khuôn kh ngu n l c riêng, k ho ch ti n ÿ c th nh m t o ra m t s n ph m m i. T ÿó cho th y, d án có tính c th , m c tiêu rõ ràng xác ÿ nh ÿ t o ra m t s n ph m m i. Theo PMBOK® Guide 2000, p. 4, d án là “m t n l c t m th i ÿ c cam k t ÿ t o ra m t s n ph m ho c d ch v duy nh t”. Theo cách ÿ nh ngh a này, ho t ÿ ng d án t p trung vào 2 ÿ c tính: - N l c t m th i: m i d án ÿ u có ÿi m b t ÿ u và k t thúc c th . D án ch k t thúc khi ÿã ÿ t ÿ c m c tiêu d án ho c d án th t b i. - S n ph m và d ch v là duy nh t: ÿi u này th hi n có s khác bi t so v i nh ng s n ph m, d ch v t ng t ÿã có ho c k t qu c a d án khác. Tóm l i có th ÿ nh ngh a b ng m t câu: D án là m t chu i các công vi c (nhi m v , ho t ÿ ng), ÿ c th c hi n nh m ÿ t ÿ c m c tiêu ÿ ra trong ÿi u ki n ràng bu c v ph m vi, th i gian và ngân sách. b) Các thu c tính c a d án - D án có m c ÿích, k t qu rõ ràng: T t c các d án thành công ÿ u ph i có k t qu ÿ c xác ÿ nh rõ ràng nh m t toà nhà chung c , m t h th ng m ng c quan b n, m t h th ng m ng cáp truy n hình, … M i d án bao g m t p h p các nhi m v c n th c hi n, m i nhi m v c th này khi th c hi n s thu ÿ c k t qu ÿ c l p và t p h p các k t qu ÿó t o thành k t qu chung c a d án. Các k t qu này có th theo dõi, ÿánh giá b ng h th ng các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, d án bao g m nhi u h p ph n khác nhau ÿ c 3
qu n lý, th c hi n trên c s ÿ m b o th ng nh t các ch tiêu v th i gian, ngu n l c (chi phí) và ch t l ng. - Th i gian t n t i c a d án có tính h u h n: d án là m t s sáng t o. Gi ng nh các th c th s ng, d án c ng tr i qua các giai ÿo n: hình thành, phát tri n và k t thúc hoàn thành. Nó không kéo dài mãi mãi, khi d án k t thúc hoàn thành, k t qu d án ÿ c chuy n giao, ÿ a vào khai thác s d ng, t ch c d án gi i tán. - S n ph m, k t qu c a d án mang tính ÿ c ÿáo, m i l : Khác v i các quá trình s n xu t liên t c, có tính dây chuy n, l p ÿi l p l i, k t qu c a d án không ph i là s n ph m s n xu t hàng lo t, mà có tính m i, th hi n s c sáng t o c a con ng i. Do ÿó, s n ph m và d ch v thu ÿ c t d án là duy nh t, h u nh khác bi t so v i các s n ph m cùng lo i. Tuy nhiên, trong nhi u d án, tính duy nh t th ng khó nh n ra. Vì v y, m i d án c n ph i t o ra nh ng giá tr m i ch ng h n thi t k khác nhau, môi tr ng tri n khai khác nhau, ÿ i t ng s d ng khác nhau … T ÿó cho th y n u 2 d án hoàn toàn gi ng nhau và không t o ÿ c giá tr nào m i, nó th hi n có s ÿ u t trùng l p, gây lãng phí, ÿây là tình tr ng ph bi n c a các d án nói chung, d án Công ngh thông tin (CNTT) nói riêng. - D án liên quan ÿ n nhi u bên: D án nào c ng có s tham gia c a nhi u bên h u quan nh nhà tài tr (ch ÿ u t ), khách hàng (ÿ n v th h ng), các nhà t v n, nhà th u (ÿ n v thi công, xây d ng) và trong nhi u tr ng h p có c c quan qu n lý nhà n c ÿ i v i các d án s d ng ngu n v n có ngu n g c t ngân sách nhà n c. Tu theo tính ch t c a d án và yêu c u c a nhà tài tr mà s tham gia c a các thành ph n trên có s khác nhau. th c hi n thành công m c tiêu c a d án, các nhà qu n lý d án c n duy trì th ng xuyên m i quan h v i các b ph n qu n lý khác. - D án th ng mang tính không ch c ch n: H u h t các d án ÿòi h i quy mô ti n v n, v t li u và lao ÿ ng r t l n ÿ th c hi n trong m t kho ng th i gian gi i h n. c bi t ÿ i v i các d án CNTT, n i mà công ngh thay ÿ i c sau 18 tháng (quy lu t Moore), th i gian ÿ u t và v n hành kéo dài th ng xu t hi n nguy c r i ro r t cao. - Môi tr ng t ch c, th c hi n: Quan h gi a các d án trong m t t ch c là quan h chia s cùng m t ngu n l c khan hi m nh ÿ i ng l p yêu c u h th ng, ki n trúc s , l p trình, ki m ÿ nh ch t l ng, ÿào t o - chuy n giao … ng th i, d án c nh tranh l n nhau v c ti n v n, thi t b . c bi t, trong m t s tr ng h p thành viên ban qu n lý d án có “2 th tr ng” nên không bi t ph i th c hi n m nh l nh c a c a c p trên tr c ti p nào khi mà hai m nh l nh có tính mâu thu n. T ÿó, có th th y r ng, môi tr ng qu n lý d án có nhi u m i quan h ph c t p nh ng h t s c n ng ÿ ng. c) D án CNTT. - CNTT = Ph n c ng + Ph n m m, s tích h p ph n c ng, Ph n m m và con ng i - D án CNTT = DA liên quan ÿ n ph n c ng, ph n m m, và m ng - Thí d DA CNTT: D án xây d ng h th ng tính c c và ch m sóc khách hàng t i các B u ÿi n T nh/Thành, ph c v ho t ÿ ng s n xu t kinh doanh. d) Qu n lý D án là gì? Ph ng pháp qu n lý d án l n ÿ u ÿ c áp d ng trong l nh v c quân s c a M vào nh ng n m 50 c a th k tr c. Các l c l ng c b n thúc ÿ y s phát tri n ph ng pháp qu n lý d án là: 4
- Nhu c u th c t cho th y khách hàng ngày càng “kh t khe, khó tính” v i các hàng hoá, d ch v , d n t i s gia t ng ÿ ph c t p trong quy trình t ch c, qu n lý s n xu t và ch t l ng s n ph m, d ch v . - Ki n th c c a con ng i không ng ng phát tri n v t nhiên, xã h i, kinh t , k thu t … Qu n lý d án là “ ng d ng ki n th c, k n ng, công c và k thu t vào các ho t ÿ ng d án ÿ th a mãn các yêu c u c a d án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p.6). Xét theo khía c nh khác, qu n lý d án là m t quá trình l p k ho ch, ÿi u ph i th i gian, ngu n l c và giám sát quá trình phát tri n c a d án nh m ÿ m b o cho d án hoàn thành ÿúng th i h n, trong ph m vi ngân sách ÿ c duy t và ÿ t ÿ c các yêu c u ÿã ÿ nh v k thu t, ch t l ng c a s n ph m, d ch v , b ng các ph ng pháp và ÿi u ki n t t nh t cho phép. e) M c tiêu c a qu n lý d án M c tiêu c b n c a qu n lý d án nói chung là hoàn thành các công vi c d án theo ÿúng yêu c u k thu t và ch t l ng, trong ph m vi ngân sách ÿ c duy t và theo ÿúng ti n ÿ th i gian cho phép. Ba y u t : th i gian, ngu n l c (c th là chi phí, ngu n nhân l c …) và ch t l ng có quan h ch t ch v i nhau. T m quan tr ng c a t ng m c tiêu có th khác nhau gi a các d án, gi a các th i k ÿ i v i t ng d án, nh ng t u chung, ÿ t ÿ c t t ÿ i v i m c tiêu này th ng ph i “hy sinh”, m t trong hai m c tiêu kia. C th , trong quá trình qu n lý d án th ng di n ra các ho t ÿ ng ÿánh ÿ i m c tiêu. ánh ÿ i m c tiêu d án là vi c hy sinh m t m c tiêu nào ÿó ÿ th c hi n t t h n các m c tiêu kia trong ràng bu c không gian và th i gian. N u công vi c d án di n ra theo ÿúng k ho ch thì không ph i ÿánh ÿ i m c tiêu. Tuy nhiên, do nhi u nguyên nhân khách quan, c ng nh ch quan công vi c d án th ng có nhi u thay ÿ i nên ÿánh ÿ i là m t k n ng quan tr ng c a nhà qu n lý d án. f) Tác d ng c a qu n lý d án Ph ng pháp qu n lý d án là s ÿi u ph i n l c cá nhân, t p th ; ÿòi h i s h p tác ch t ch , k t h p hài hoà gi a các ngu n l c h n h p nên b n ch t c a nó là: - Liên k t t t c các ho t ÿ ng, các công vi c c a d án - T o ÿi u ki n thu n l i cho vi c liên h th ng xuyên, g n bó gi a các nhóm qu n lý d án v i khách hàng và các nhà cung c p ÿ u vào cho d án - T ng c ng s h p tác gi a các thành viên và ch rõ trách nhi m c a các thành viên tham gia d án - T o ÿi u ki n s m phát hi n nh ng khó kh n, v ng m c phát sinh và ÿi u ch nh k p th i tr c nh ng thay ÿ i ho c ÿi u ki n không d ÿoán ÿ c. T o ÿi u ki n cho vi c ÿàm phán gi a các bên liên quan trong vi c gi i quy t b t ÿ ng c c b . - T o ra s n ph m và d ch v có ch t l ng cao. Tuy nhiên, ph ng pháp qu n lý d án c ng có m t h n ch c a nó. Nh ng mâu thu n do cùng chia nhau m t ngu n l c c a ÿ n v ; quy n l c và trách nhi m c a các nhà qu n lý d án trong m t s tr ng h p không ÿ c th c hi n ÿ y ÿ ; v n ÿ h u d án là nh ng ÿi m c n ÿ c kh c ph c v i ph ng pháp qu n lý các d án CNTT. 5
2. CAC GIAI DO N C A M T D AN, VONG D I D AN (CAC LINH V C QU N LÝ TRONG D AN) D án là m t th c th th ng nh t, th i gian th c hi n xác ÿ nh và có ÿ b t ÿ nh nh t ÿ nh nên các t ch c, ÿ n v th ng chia d án thành m t s giai ÿo n ÿ qu n lý th c hi n. M i gian ÿo n ÿ c ÿánh d u b ng vi c th c hi n m t hay nhi u công vi c. T ng h p các giai ÿo n này ÿ c g i là chu k hay vòng ÿ i c a d án. Chu k c a d án xác ÿ nh th i ÿi m b t ÿ u, th i ÿi m k t thúc và th i gian th c hi n d án. Chu k d án xác ÿ nh nh ng công vi c nào s ÿ c th c hi n trong t ng giai ÿo n và ai s tham gia th c hi n. Nó c ng ch ra nh ng công vi c nào còn l i giai ÿo n cu i s thu c v ho c không thu c v ph m vi c a d án. Thông qua chu k d án có th nh n th y m t s ÿ c ÿi m: - M c chi phí và yêu c u nhân l c th ng là th p khi m i b t ÿ u d án, t ng cao h n vào th i k phát tri n, nh ng gi m nhanh khi d án b c vào giai ÿo n k t thúc. - Xác su t hoàn thành d án thành công th p nh t và do ÿó m c ÿ r i ro là cao nh t khi d án b t ÿ u th c hi n. Xác su t thành công s t ng lên khi d án b c qua các giai ÿo n sau. - Kh n ng nh h ng c a nhà tài tr t i ÿ c tính cu i cùng c a s n ph m d án và do ÿó t i chi phí là cao nh t vào th i k b t ÿ u và gi m m nh khi d án ti p t c trong các giai ÿo n sau. Vòng ÿ i d án xác ÿ nh các giai ÿo n mà m t d án ph i tr i qua tính t lúc b t ÿ u cho t i khi k t thúc d án. Các giai ÿo n th ng có c ch t hoàn thi n ki m soát qu n lý thông qua các công vi c giám sát, ÿánh giá. i n hình, s chuy n ti p gi a các giai ÿo n th ng có ÿi m m c ÿánh d u và m t k t qu chuy n giao c th , kèm theo nh ng phê duy t, tán thành c a nhà tài tr tr c khi b c sang giai ÿo n ti p theo. Vòng ÿ i phát tri n d án (Systems Development Life Cycle - SDLC) là khung làm vi c dùng ÿ mô t các giai ÿo n trong quá trình phát tri n và duy trì h th ng. SDLC c b n là nhóm các giai ÿo n c a d án. Các giai ÿo n c a d án thay ÿ i tùy theo d án, t ch c ho c lãnh v c kinh doanh, th ng ÿ c chia thành 4 giai ÿo n nh sau: - Giai ÿo n xây d ng ý t ng: Xây d ng ý t ng là vi c xác ÿ nh b c tranh toàn c nh v m c tiêu, k t qu cu i cùng c a d án và ph ng pháp th c hi n d n t i k t qu ÿó. Xây d ng ý t ng d án b t ÿ u ngay khi hình thành d án. Kh o sát-t p h p s li u, xác ÿ nh yêu c u, ÿánh giá r i ro, d tính ngu n l c, so sánh l a ch n d án, … là nh ng công vi c tri n khai và c n ÿ c qu n lý trong gian ÿo n này. Quy t ÿ nh l a ch n d án là nh ng quy t ÿ nh chi n l c d a trên m c ÿích, nhu c u và các m c tiêu lâu dài c a t ch c, doanh nghi p. Trong giai ÿo n này nh ng n i dung ÿ c xét ÿ n là m c ÿích yêu c u c a d án, tính kh thi, l i nhu n ti m n ng, m c ÿ chi phí, m c ÿ r i ro và c l ng các ngu n l c c n thi t. ng th i c ng c n làm rõ h n n a ý t ng d án b ng cách phác th o nh ng k t qu và ph ng pháp th c hi n trong ÿi u ki n h n ch v ngu n l c. Phát tri n ý t ng d án không c n thi t ph i l ng hoá h t b ng các ch tiêu nh ng nó ph i ng n g n, ÿ c di n ÿ t trên c s th c t . i v i các d án CNTT, tính h th ng và kh n ng t ng h p có vai trò quan tr ng, d a trên n n t ng m t ki n trúc CNTT do nhà n c quy ÿ nh. Ki n trúc này có vai trò h ng d n vi c xây d ng các d án sao cho chúng có th k t n i, t ng h p v i nhau, t o ra m t m ng qu c gia liên thông, th ng nh t c ch k t n i, chia s và cung c p d ch v . K t thúc giai ÿo n này là s phê duy t v ch tr ng th c hi n d án (ý t ng). 6
- Giai ÿo n phát tri n: Là giai ÿo n chi ti t xem d án c n ÿ c th c hi n nh th nào, n i dung ch y u c a giai ÿo n này t p trung vào công tác thi t k và l p k ho ch. ây là giai ÿo n ch a ÿ ng nh ng công vi c ph c t p nh t c a d án. N i dung ch y u bao g m: o Thành l p nhóm d án, xác ÿ nh c u trúc t ch c. o L p k ho ch t ng th o Phân tích, l p b ng chi ti t công vi c – WBS o L p k ho ch ti n ÿ th i gian o L p k ho ch ngân sách o L p k ho ch ngu n l c c n thi t o L p k ho ch chi phí o Xin phê chu n th c hi n ti p K t thúc giai ÿo n này, ti n trình d án có th b t ÿ u. Thành công c a d án ph thu c r t l n vào ch t l ng và s chu n b k l ng c a các k ho ch trong giai ÿo n này. - Giai ÿo n th c hi n: Là giai ÿo n qu n lý t ch c tri n khai các ngu n l c bao g m các công vi c c n thi t nh xây d ng phòng c, h th ng, l a ch n công c , mua s m trang thi t b , l p ÿ t … ây là giai ÿo n chi m nhi u th i gian và n l c nh t. Nh ng v n ÿ c n xem xét trong giai ÿo n này là nh ng yêu c u k thu t c th nh m so sánh, ÿánh giá l a ch n công c thi t b , k thu t l p ráp, mua thi t b chính, phát tri n h th ng. K t thúc giai ÿo n này, các h th ng ÿ c xây d ng và ki m ÿ nh, h th ng có th chuy n sang giai ÿo n v n hành, ÿ a vào khai thác th nghi m. - Giai ÿo n k t thúc: Trong giai ÿo n k t thúc c a chu k d án, c n th c hi n nh ng công vi c còn l i nh hoàn thành s n ph m, bàn giao h th ng, công trình và nh ng tài li u liên quan; ÿánh giá d án, gi i phóng các ngu n l c. D i ÿây là m t s các vi c c th : o Hoàn ch nh và l p k ho ch l u tr h s liên quan ÿ n d án o Ki m tra l i s sách k toán, ti n hành bàn giao và báo cáo o Thanh quy t toán o i v i phát tri n, xây d ng h th ng c n chu n b và bàn giao s tay h ng d n l p ÿ t, qu n tr và s d ng o Bàn giao d án, l y ch ký c a khách hàng v vi c hoàn thành o B trí lao ÿ ng, gi i quy t công n vi c làm cho nh ng ng i t ng tham gia d án o Gi i phóng và b trí l i thi t b Các d án th ng bao g m m t s quy trình liên k t v i nhau. Các quy trình này l p ÿi l p l i và di n ra trong t ng giai ÿo n c a vòng ÿ i d án và tác ÿ ng l n nhau. Hình 1-1 mô t các m i quan h gi a các quy trình. C 5 quy trình qu n lý d án ÿ u ho t ÿ ng t i t ng giai ÿo n vòng ÿ i d án, nh ng m i quy trình ho t ÿ ng có m c ÿ khác nhau tu theo m i giai ÿo n. Ch ng h n nh s l p l i c a quá trình kh i t o ti n hành ph n ÿ u c a m i gian ÿo n nh m t p trung vào các yêu c u và m c tiêu nghi p v trong giai ÿo n ÿó. Các quy trình này là: - Kh i t o: S c p phép cho d án hay giai ÿo n nào ÿó - L p k ho ch: Sàng l c các m c tiêu c a d án và l a ch n ph ng án hành ÿ ng t t nh t ÿ ÿ t ÿ c các m c tiêu ÿó - Th c thi k ho ch: Qu n lý, phân b các ngu n l c ÿ th c hi n k ho ch 7
- Ki m soát: Là giai ÿo n giám sát và xem xét m c ÿ ti n hành trên c s nguyên t c nh m xác ÿ nh nh ng ÿi m khác bi t so v i k ho ch ÿã ÿ ra ÿ th c hi n các ho t ÿ ng c n thi t nh m hi u ch nh, ÿ m b o d án ÿang ÿi ÿúng h ng, ÿáp ng các m c tiêu c a d án ban ÿ u. - K t thúc: t ÿ c ký k t hoàn t t t nhà tài tr và ÿ a d án ho c giai ÿo n ÿó ÿ n m t k t thúc theo th t L pk Kh i t o ho ch Ki m soát Th c hi n K t thúc Hình 1-1. Các quy trình trong m i giai ÿo n phát tri n d án M c ÿích Các ho t ÿ ng trong Ti n hành Tài li u và các m c ÿi m t ng giai ÿo n Tìm hi u ÿ M c ÿích, m c tiêu Qu n Lý Ý t ng v DA XÁC có ÿánh giá Trình bày v n ÿ . DA. NH (NDùng Thông qua) Yêu kh i ÿ u. áng giá r i ro. c u Ndùng. K ho ch & c tính. B ng các R i ro. K ho ch Kh i ÿ u. (Các Thành viên thông qua) Hi n ch ng DA (NDùng thông qua) H th ng s Giao di n ng i dùng. Xem xét, c t Ch c n ng (Ndùng PHÂN làm gì thông qua) TÍCH Các ÿi u kho n h p ÿ ng. K ho ch cu i cùng Thi t k ban ÿ u. xu t th c hi n(Ndùng thông qua) 8
Các ph n c a Quy t ÿ nh xây Báo cáo c t Thi t k (Thông qua THI T H th ng, H d ng/Mua. KT) K Tình hình. th ng s làm Thi t k Xem xét k K ho ch ki m th Ch p l ng. nh n vi c nh th c tính ÿã ÿ c xem xét nào. l i. (Thông qua v Ch t l ng) L p ráp các L p trình. Thi t k các Thành ph n. TH C thành ph n HI N Xây d ng/Mua. (Thông qua KT) Khách hàng hóa. K ho ch Ki m th H th ng. Ki m th t ng ph n. (Thông qua KT) Các Thành ph n ÿã ÿ c ki m th . (Thông qua KT). Tài li u s d ng Làm vi c, H Tích h p. H th ng làm vi c KI M th ng hi u Ki m tra ch t l TH ng k Ki m th H th ng. ch nh nh ng càng. H Báo cáo (Thông qua v sai sót. TH NG Ch t l ng) S ch p nh n Qui trình Ch p nh n Ki m th Ch p nh n KI M ca khach (Ndùng thông TH hàng. CH P qua) NH N Báo cáo (NDùng thông qua) Cài ÿ t r ng Cài ÿ t r ng rãi. H th ng m i có ÿ c VN rãi và hoàn Chuy n ÿ i. dùng?( Ndùng) HÀNH thành. Báo cáo ào t o ào t o, H tr , Xem xét. K ho ch H tr . (Ndùng thông qua) Xem xét. Báo cáo hoàn thành DA. B ng 1-1. Các công vi c trong t ng giai ÿo n vòng ÿ i d án 3. CÁC BÊN THAM GIA TRONG M T D ÁN Các bên tham gia (liên quan) là t t c nh ng ai có liên quan ho c b nh h ng b i các ho t ÿ ng c a d án, c th : - Có l i ích nghi p v trong k t qu d án - Liên quan tr c ti p t i d án - óng góp các ngu n l c cho d án 9
Các bên liên quan d án có nh ng l i ích, nhu c u và u tiên khác nhau. H có th có nh ng quan ÿi m khác nhau v vi c d án c g ng hoàn thành nh ng gì. Do ÿó, vi c xác ÿ nh ÿ c các bên liên quan trong d án càng s m càng t t, ÿ c bi t trong giai ÿo n xây d ng ý t ng. Xem qua các bên liên quan còn ch a l di n s là m t r i ro r t l n ÿ n vi c t ch c th c hi n d án. Thông th ng, trong m t d án, các bên tham gia bao g m: - Nhà tài tr : o Ch u trách nhi m cu i cùng ÿ i v i s thành công c a d án. Nhà tài tr có trách nhi m ký k t hoàn t t các tài li u l p k ho ch và các yêu c u thay ÿ i. o ng th i cho phép nhóm qu n lý d án s d ng các ngu n l c, b o v và c v n cho nhóm qu n lý d án. o Trong quá trình th c hi n d án, nhà tài tr có thêm các trách nhi m xem xét l i các ti n trình và ch t l ng, c t b ng khai tr ng, khánh thành, ký và công b tôn ch d án. - Nhà qu n lý d án (giám ÿ c d án): o Làm vi c v i các ÿ i t ng liên quan ÿ ÿ nh ngh a d án o L p k ho ch, s p x p l ch trình và d th o ngân sách các ho t ÿ ng c a d án v i ÿ i ng ban ÿ u; chi huy nhóm d án th c thi k ho ch o Giám sát hi u qu ho t ÿ ng và th c hi n các ho t ÿ ng hi u ch nh. o Th ng xuyên thông báo cho nhà tài tr và các ÿ i t ng liên quan d án: ÿ a ra yêu c u và trình bày nh ng thay ÿ i v ph m vi o óng vai trò là ng i trung gian gi a nhóm d án và các ÿ i t ng liên quan - Nhà qu n lý ch c n ng: Các nhà qu n lý này ch u nh h ng b i các ho t ÿ ng hay k t qu c a d án. o Ki m soát và ÿóng góp ngu n l c cho d án (con ng i, trang thi t b …) o Có th có nh ng yêu c u trái ng c v i k t qu d án o Trong m t s tr ng h p là c p trên c a nhà qu n lý d án - Khách hàng: Trong tr ng h p nhà tài tr không ph i là ÿ n v tri n khai s n ph m c a d án thì nhà tài tr chính là khách hàng. i t ng này có nhi m v nh sau: o Nh n ÿ u ra c a d án o Thanh toán cho ÿ u ra d án o Xác ÿ nh nhu c u cho ÿ u ra d án o Có th là nhi u công ty hay cá nhân v i nh ng ÿ c ÿi m và yêu c u trái ng c nhau - Nhà cung c p: m t d án th ng bao g m nhi u h ng m c khác nhau, trong ÿó có nh ng h ng m c khi xem xét yêu t kh thi, nhà tài tr quy t ÿ nh mua. Nhà cung c p có trách nhi m cung c p các thi t b , s n ph m hay d ch v c n thi t ph c v cho ho t ÿông c a d án thông qua hình th c h p ÿ ng, ÿ ÿ m b o d án ÿ t ÿ c m c tiêu ÿã ÿ ra. 10
4. NH H NG C A MÔI TR NG N CÔNG TÁC T CH C, QU N LÝ D ÁN a) Qu n lý v mô Qu n lý v mô còn ÿ c g i là qu n lý nhà n c ÿ i v i các d án bao g m t ng th các bi n pháp v mô tác ÿ ng ÿ n các y u t c a quá trình hình thành, th c hi n và k t thúc d án. Trong quá trình tri n khai d án, nhà n c luôn theo dõi ch t ch , ÿ nh h ng và chi ph i ho t ÿ ng c a d án nh m ÿ m b o cho d án ÿóng góp tích c c gián ti p hay tr c ti p vào phát tri n kinh t -xã h i. Nh ng công c qu n lý v mô c a nhà n c bao g m chính sách, k ha ch, quy ho ch nh chính sách v tài chính, ti n t , t giá, lãi su t, chính sách ÿ u t , chính sách thu , … b) Qu n lý vi mô ÿ i v i các ho t ÿ ng d án Qu n lý d án t m vi mô là qu n lý các ho t ÿ ng c th c a d án. Nó bao g m nhi u khâu công vi c nh l p k ho ch, ÿi u ph i, ki m soát, … các ho t ÿ ng c a d án. Qu n lý d án bao g m hàng lo t các v n ÿ nh qu n lý th i gian, chi phí, ngu n nhân l c, ch t l ng, r i ro, qu n ly ho t ÿ ng mua bán, … Quá trình qu n lý ÿ c th c hi n trong su t các giai ÿo n t chu n b ÿ u t ÿ n giai ÿo n v n hành các k t qu c a d án. Theo ÿ i t ng qu n lý, qu n lý d án bao g m 9 l nh v c chính c n ÿ c xem xét, nghiên c u là: - L p k ho ch t ng th : l p k ho ch cho d án là quá trình t ch c d án theo m t trình t lô gích, chi ti t hoá các m c tiêu c a d án thành nh ng công vi c c th và ho ch ÿ nh m t ch ng trình th c hi n nh ng công vi c ÿó nh m ÿ m b o các l nh v c qu n lý khác nhau c a d án ÿã ÿ c k t h p m t cách chính xác và ÿ y ÿ . - Qu n lý ph m vi: Là vi c xác ÿ nh ph m vi, giám sát vi c th c hi n m c ÿích, m c tiêu c a d án, xác ÿ nh công vi c nào thu c v d án và c n ph i th c hi n, công vi c nào n m ngoài ph m vi c a d án. - Qu n lý th i gian: Là vi c l p k ho ch, phân ph i và giám sát ti n ÿ th i gian nh m ÿ m b o th i h n hoàn thành d án. Nó ch rõ m i công vi c ph i kéo dài bao lâu, khi nào thì b t ÿ u, khi nào thì k t thúc và toàn b d án kéo dài bao lâu, ph i hoàn thành khi nào. - Qu n lý chi phí: Là quá trình d toán kinh phí, giám sát th c hi n chi phí theo ti n ÿ cho t ng công vi c và toàn b d án. C th là t ch c, phân tích s li u, báo cáo nh ng thông tin v chi phí. - Qu n lý ch t l ng: Là quá trình tri n khai giám sát nh ng tiêu chu n ch t l ng cho vi c th c hi n d án, ÿ m b o ch t l ng k t qu c a d án ph i ÿáp ng mong mu n c a nhà tài tr (ch ÿ u t ). - Qu n lý nhân l c: Là quá trình h ng d n, ph i h p nh ng n l c c a m i thành viên tham gia d án vào vi c hoàn thành m c tiêu c a d án. Nó cho th y vi c s d ng l c l ng lao ÿ ng c a d án hi u qu ÿ n ÿâu? - Qu n lý thông tin (truy n thông): Là quá trình b o ÿ m các dòng thông tin thông su t, nhanh chóng và chính xác gi a các thành viên d án và v i các c p qu n lý, gi a các t nhóm qu n lý d án. Thông qua qu n lý thông tin có th tr l i các câu h i: ai c n thông tin v d án? m c ÿ chi ti t? các nhà qu n lý d án c n báo cáo cho h b ng cách nào? 11
- Qu n lý r i ro: Là vi c nh n di n các nhân t r i ro trong d án, s d ng các ph ng pháp ÿ nh tính, ÿ nh l ng ÿ xác ÿinh tính ch t, m c ÿ r i ro và có k ho ch ÿ i phó c ng nh qu n lý t ng lo i r i ro. - Qu n lý h p ÿ ng và các ho t ÿ ng mua s m: Là quá trình l a ch n nhà cung c p hàng hoá và d ch v ; th ng l ng v i h , qu n lý các h p ÿ ng và ÿi u hành vi c mua bán nguyên v t li u, trang thi t b , d ch v nh m gi i quy t cácv n ÿ : b ng cách nào cung c p các hàng hoá, v t li u c n thi t cho d án? ti n ÿ cung c p, ch t l ng cung c p ÿ n ÿâu? Qu n lý ph m vi: Qu n lý th i gian: L p k ho ch t ng - Xác ÿ nh ph m vi d án - Xác ÿ nh công vi c th : - L p k ho ch ph m vi - D tính th i gian - L p k ho ch - Q/lý ph m vi thay ÿ i - Q/lý ti n ÿ - Th c hi n k ho ch - Qu n lý nh ng thay ÿ i Qu n lý chi phí: Qu n lý ch t l ng: Qu n lý nhân l c: - L p k ho ch ngu n l c - L p k ho ch ch t l ng - L p k ho ch nhân l c, - Tính toán chi phí, l p d - m b o ch t l ng ti n l ng toán - Tuy n d ng, ÿào t o - Qu n lý ch t l ng - Qu n lý chi phí - Phát tri n nhóm Qu n lý r i ro: Qu n lý thông tin: Qu n lý ho t ÿ ng - Xác ÿ nh r i ro - L p k ho ch qu n lý cung ng, mua bán: - ánh giá m c ÿ r i ro thông tin - K ho ch cung ng - Xây d ng k ho ch qu n - Xây d ng kênh và quy - L a ch n nhà cung c p, lý, phòng ng a ch chia s thông tin t ch c ÿ u th u - Qu n lý h p ÿ ng, ti n - Báo cáo ti n ÿ ÿ cung ng Hình 1-2. 9 L nh v c c b n trong qu n lý d án 5. CÁC KI N TH C, K N NG C N THI T TRONG QU N LÝ D ÁN Ph n l n ki n th c c n thi t ÿ qu n lý d án là ki n th c riêng c a ngành QLDA. Ngoài ra, Ng i qu n tr d án còn ph i có ki n th c và kinh nghi m trong: - Qu n lý t ng quát - Lãnh v c ng d ng c a d án Các k n ng c n thi t c a nhà qu n lý d án: - K n ng lãnh ÿ o: Lãnh ÿ o là k n ng c b n ÿ nhà qu n lý d án ch ÿ o, ÿ nh h ng, khuy n khích và ph i h p các thành viên trong nhóm cùng th c hi n d án. ây là k n ng quan tr ng nh t. Nó ÿòi h i các nhà qu n lý d án có nh ng ph m ch t c n thi t, có quy n l c nh t ÿ nh ÿ th c hi n thành công m c tiêu d án. - K n ng l p k ho ch và ki m soát d án: Nhà qu n lý d án ph i là ng i ch u trách nhi m v k ho ch t ng th tr c nhà tài tr và khách hàng. Vì v y, nhà qu n lý d án 12
ph i có k n ng l p l ch trình d án và xác ÿ nh các tiêu chí ÿ ÿánh giá công vi c hoàn thành. ng th i, nàh qu n lý d án ph i bi t thi t l p các quy trình h th ng ÿ ÿánh giá và ki m soát m c ÿ thành công c a b ng k ho ch. - K n ng giao ti p và thông tin trong qu n lý d án: Nhà qu n lý d án có trách nhi m ph i h p, th ng nh t các ho t ÿ ng gi a các b ph n ch c n ng và nh ng c quan liên quan ÿ th c hi n các công vi c c a d án nên b t bu c ph i thành th o k n ng giao ti p. Nhà qu n lý d án ph i có ki n th c, hi u bi t các công vi c c a các phòng ch c n ng, có ki n th c r ng v m t s l nh v c k thu t. Nhà qu n lý d án c ng c n gi i k n ng thông tin, truy n thông, k n ng chia s thông tin gi a các thành viên d án và nh ng ng i liên quan trong quá trình tri n khai d án. - K n ng th ng l ng và gi i quy t khó kh n v ng m c: Nhà qu n lý d án trong quá trình th c hi n tr ng trách c a mình có quan h v i r t nhi u nhóm. ng th i, cùng v i s phát tri n t ch c c a d án, trách nhi m c a nhà qu n lý d án ngày càng t ng nh ng quy n l c c a h ÿ c c p không t ng x ng. Do thi u quy n l c, b t bu c các nhà qu n lý ph i có k n ng th ng l ng gi i v i các nhà qu n lý c p trên và nh ng ng i ÿ ng ÿ u các b ph n ch c n ng chuyên môn nh m tranh th t i ÿa s quan tâm, ng h c a c p trên, ng i ÿ ng ÿ u trong vi c giành ÿ ngu n l c c n thi t cho ho t ÿ ng c a d án. - K n ng ti p th và quan h khách hàng: M t trong nh ng nhi m v quan tr ng nh t c a nhà qu n lý d án là tr giúp các ÿ n v , doanh nghi p trong ho t ÿ ng Marketing. Làm t t công tác ti p th s giúp ÿ n v gi ÿ c khách hàng hi n t i, t ng thêm khách hàng ti n n ng. - K n ng ra quy t ÿ nh: L a ch n ph ng án và cách th c th c hi n các công vi c d án là nh ng quy t ÿ nh r t quan tr ng, ÿ c bi t trong nh ng ÿi u ki n thi u thông tin và có nhi u thay ÿ i, bi n ÿ ng. ra ÿ c quy t ÿ nh ÿúng và k p th i c n nhi u k n ng t ng h p c a nhà qu n lý nh : k n ng t ch c bao g m l p k ho ch, xác ÿ nh m c tiêu, phân tích; k n ng xây d ng nhóm nh th u hi u, thúc ÿ y, tinh th n ÿ ng ÿ i và k n ng công ngh liên quan ÿ n kinh nghi m, ki n th c v d án. TÓM T T N I DUNG CH NG Ch ng này ÿã trang b các ki n th c c b n v t ch c, qu n lý các d án nh : 1. Các khái ni m c b n: d án, d án CNTT, qu n lý d án - D án là gì - Các thu c tính c a d án - Phân bi t d án CNTT - Khái ni m qu n lý d án - M c tiêu qu n lý d án - Tác d ng c a qu n lý d án 2. Các giai ÿo n c a m t d án, vòng ÿ i d án - 4 giai ÿo n c b n trong qu n lý d án - 5 quy trình ÿ c t ch c th c hi n l p ÿi l p l i trong t ng giai ÿo n d án 3. Các bên tham gia trong m t d án 4. nh h ng c a môi tr ng ÿ n công tác t ch c, qu n lý d án 13
5. Các ki n th c, k n ng c n thi t trong qu n lý d án BÀI T P K T THÚC CH NG 1. B n là giám ÿ c d án cho m t d án l n ÿã ti n hành m t vài l n. B n v a hoàn t t giai ÿo n thi t k giao di n ng i dùng c a d án và ÿang ti n hành công vi c trong giai ÿo n tri n khai. T i th i ÿi m này, ba thay ÿ i nào có th x y ra mà không có r i ro ti n hành l i công vi c toàn b d án? (Ch n 3) A. Ph m vi B. Ngu n tài chính C. Thi t k d li u D. Ngày chuy n giao 2. Các nhà tài tr d án có nh h ng l n nh t ÿ n ph m vi, ch t l ng, th i ÿo n và chi phí c a d án trong su t giai ÿo n nào? A. Giai ÿo n l p k ho ch B. Giai ÿo n th c thi C. Giai ÿo n hoàn thi n D. Giai ÿo n xây d ng 3. Các nhóm nào sau ÿây xác ÿ nh rõ nh t ai là các ÿ i t ng liên quan trong d án? A. i ng thành viên d án, nhân viên ÿi u hành công ty b n, nhân viên ÿi u hành c a khách hàng và các tr ng b ph n ch c n ng c a công ty b n. B. i ng thành viên d án, các nhà tài tr , nhân viên ÿi u hành c a công ty b n và nhân viên ÿi u hành c a khách hàng. C. i ng thành viên d án, các nhà cung c p, ÿ i di n t công ty c a khách hàng là ng i s s d ng ph n có th chuy n giao. D. i ng thành viên d án, nhà tài tr , nhà cung c p, ÿ i di n t công ty c a khách hàng là ng i s s d ng ph n có th chuy n giao và các tr ng b ph n ch c n ng c a công ty b n. 4. M t nhi m v c a ban qu n lý d án là gì? A. Cung c p h tr qu n lý d án B. Cung c p s tr giúp v i vi c hoàn t t các nhi m v C. Cung c p s giám sát và ch ÿ o D. a ra phân tích l i nhu n chi phí cho giám ÿ c d án 5. M t giám ÿ c d án thành công v a là m t giám ÿ c v a là m t: A. Chuyên gia v k thu t. B. it ng liên quan d án. C. Nhà lãnh ÿ o. D. Nhà tài tr . 6. Nhà tài tr d án ch u trách nhi m v : A. C ngu n tài chính và k t qu d án. B. Không ph i ngu n tài chính c ng không ph i k t qu d án. 14
C. Ngu n tài chính ch không ph i k t qu . D. K t qu d án ch không ph i ngu n tài chính. 7. B n ÿ i t ng liên quan chính trong m i d án? A. Giám ÿ c d án, ÿ i d án, các giám ÿ c cao c p và khách hàng. B. Giám ÿ c cao c p, giám ÿ c ch c n ng, khách hàng và nhà tài tr . C. Giám ÿ c d án, khách hàng, t ch c th c hi n và các nhà tài tr . D. Giám ÿ c d án, giám ÿ c ch c n ng, khách hàng và giám ÿ c cao c p. 8. Qu n lý d án là ph ng pháp ti p c n qu n lý ÿ c a u tiên h n ngo i tr ÿ i v i. A. Môi tr ng s n xu t s n ph m. B. Các nhi m v ÿa ch c n ng. C. Các ho t ÿ ng duy nh t. D. Các ph n có th chuy n giao b ràng bu c th i gian. 9. B n ÿ c b nhi m là giám ÿ c d án c a m t d án hi n t i. B n ÿã t ng công ty m t vài n m nh ng không n m trong ph m vi d án này ÿang di n ra. K ho ch qu n lý d án ÿ c ÿ t ÿúng ch . D án không v t quá m t vài ng ng c a thay ÿ i nào ÿó. Khách hàng không vui v i tr ng thái d án. Trong các hành ÿ ng sau ÿây thì hành ÿ ng ban ÿ u t t nh t là gì? A. Xác nh n h th ng qu n lý thay ÿ i ÿang v n hành thích h p. B. Ti n hành xây d ng ÿ i ng v i t t c các ÿ i t ng liên quan d án. C. Xác nh n các nhu c u và k v ng c a khách hàng. D. Chu n b k ho ch hành ÿ ng hi u ch nh. 10. Vai trò c a giám ÿ c d án trong d án là gì? A. Cung c p ngu n l c cho d án. B. Qu n lý m i quan h gi a các thành viên trong ÿ i. C. Hoàn t t nhi m v ÿ c giao. D. Xác ÿ nh toàn b u tiên c a d án trong t ch c. 15
CH NG 2: TÍNH CH NH TH C A D ÁN M C ÍCH - Hi u ÿ c tính ch nh th c a d án thông qua công tác l p k ho ch, t ÿó th y ÿ c t m quan tr ng c a công tác l p k ho ch toàn di n nh h ng sâu s c ÿ n tính ch nh th , h th ng c a d án. - Nhìn nh n toàn b d án t k ho ch t ng th ÿ n t ng k ho ch b ph n; hi u ÿ c cách th c l p k ho ch d án. - N mÿ c các n i dung v giám sát vi c th c hi n k ho ch - Xác ÿ nh ÿ c v trí c a công vi c ki m soát thay ÿ i k ho ch, t ÿó áp d ng các k thu t ÿ ki m soát thay ÿ i GI I THI U CHUNG Theo m t nghiên c u m i ti n hành n n 1998 thì có t i 51% s d án công ngh thông tin (CNTT) quy mô l n ÿã v t qua ngân sách trung bình kho ng 189% ( Gartner 2000.107 ).Có m t s nhân t nh h ng ÿ n th c t này. Tr c ÿây chúng ta ÿã xác ÿ nh ÿ c m t trong s các nhân t này liên quan tr c ti p ÿ n các yêu c u v ch c n ng, yêu c u k thu t ÿ c xây d ng không ÿ y ÿ . N u nh quá trình l p k ho ch không ÿ c th c hi n ÿúng cách thì nh h ng c a nó có th s là m t th m h a. Ng c l i, n u quá trình l p k ho ch d án ÿ c th c hi n t t, thì nh ng l i trong yêu c u k thu t có th ÿ c xác ÿ nh s m và d án có th ÿ c ÿ a tr v m t n n t ng v ng ch c. Trong bài h c này b n s h c cách ÿ t n n t ng cho m t d án. B n ch t ÿ ng và s ph c t p c a các d án công ngh thông tin ÿòi h i m t giám ÿ c d án xu t s c ph i thi t l p ÿ c m t n n t ng v ng ch c. Thi t l p ÿ c n n t ng nh v y ÿòi h i ph i có s hi u bi t v ng ch c v phân tích m t c u trúc chi ti t công vi c ( Work Breakdown Structure, vi t t t WBS ) và cách s d ng các s ÿ m ng ( Network Diagram ), ph ng pháp ÿ ng t i h n ( Critical Path Method ), l ch trình d án ( Project Schedules) và ngân sách d án. Không n m v ng ÿ c nh ng v n ÿ này th ng d n t i vi c d án ho t ÿ ng v i hi u qu không n ÿ nh th m chí có th th t b i. Tuy nhiên, n u b n n m v ng nh ng công c này, b n s d n th y mình có m t c s v ng ch c b t k b n ÿang làm cho D án CNTT nào. 1. K v ng cho quy trình l p k ho ch t nh ng k v ng có tính th c t cho quy trình l p k ho ch và th o lu n v các ph ng pháp truy n t i nh ng k v ng này tr c khi b t ÿ u công vi c l p k ho ch d án. Là m t giám ÿ c d án CNTT, b n ÿ c ÿánh giá ch y u trên c s thành công hay th t b i c a các d án mà b n ÿang tham gia, tuy nhiên b n l i có th ÿ c giao m t chút th i gian quý giá ho c ngu n l c ÿ l p k ho ch. Do các d án CNTT r t ph c t p và luôn bi n ÿ ng nên chúng ÿòi h i quá trình l p k ho ch t ng th ph i thành công. N u mu n d án c a mình hoàn thành ÿúng th i h n, ÿúng ngân sách và ÿúng yêu c u k thu t thì b n ph i ÿ m b o ban qu n lý d án có nh ng k v ng h p lý v th i gian và tài nguyên ÿ hoàn thành công vi c. a. L p k ho ch Xác ÿ nh các ph ng pháp, tài nguyên và công vi c c n thi t ÿ ÿ t ÿ c m c tiêu. 16
nh ngh a: L p k ho ch là m t ph ng th c ti p c n có h th ng, cách nhìn ch nh th , toàn di n d án nh m xác ÿ nh các ph ng pháp, tài nguyên và các công vi c c n thi t ÿ ÿ t ÿ c m c tiêu. M c tiêu c a các D án CNTT là hoàn thành ÿúng th i h n, ÿúng ngân sách, cung c p hi u qu ho t ÿ ng mong mu n v m t k thu t ÿ c ch p nh n c a nhà tài tr /khách hàng. Quá trình l p k ho ch xác ÿ nh c n ph i làm gì? Làm nh th nào? Ai là ng i th c hi n và th c hi n khi nào? M c ÿích chính c a quá trình l p k ho ch v ch ra ph ng h ng, quan tr ng h n ÿ tránh các v n ÿ r c r i, r i ro. L ng th i gian và ti n b c dành cho quá trình l p k ho ch c n ph i t l tr c ti p v i chi phí ti m n ng t các l i g p ph i do thi u quá trình l p k ho ch. M c tiêu là chi ÿ tài nguyên trong quá trình l p k ho ch nh m thúc ÿ y th c hi n thành công d án ch không ph i là chi phí quá nhi u tài nguyên ÿ n m c không còn ÿ cho quá trình th c hi n d án. L p k ho ch d án là m t quá trình l p di n ra b t c khi nào có nh ng thay ÿ i quan tr ng trong d án. Ví d : Khi các nhà tài tr giao cho th c hi n m t d án phát tri n Web, Giám ÿ c d án Phong ÿã r t ph n kh i nh ng anh c ng bi t r ng có r t nhi u vi c ÿang phía tr c b i vì anh v n còn ch a quen v i các ng d ng theo mô hình ch khách 3 t ng. Anh ÿã tìm th y m t tài nguyên r t quý ÿó là m t SME v Web làm cho m t công ty t v n có m i quan h r t t t v i công ty anh và anh ÿã dùng ng i này vào vi c xây d ng các yêu c u k thu t. Anh ÿã b ra m t s ti n trong c tính v chi phí ÿ có ÿ c s giúp ÿ t bên ngoài. Bây gi là lúc lên l ch cho chuyên gia t v n giúp anh tách c u trúc chi ti t ÿ anh có th ÿ nh ngh a các gói công vi c, l p h s m ng, lên l ch trình d án và ngân sách chính xác. b. K ho ch d án công ngh thông tin - M c ÿích giám sát vi c th c hi n d án - Các thành ph n c a b n k ho ch d án - K ho ch chi ti t cho nh ng l nh v c c th N u b n g p m t Giám ÿ c D án CNTT và h i “ Ông có k ho ch không? ” “ B n ngh r ng câu tr l i s ra sao? ” “ T i sao ch , ÿ ng nhiên r i! ”. M i ng i ÿ u có m t k ho ch cho dù ÿôi khi nó ch ng khác gì nh ng dòng ch vi t v i vàng trên m t chi c kh n n. Cái gì t o nên m t b n k ho ch d án? M t b n k ho ch d án th c s bao g m nh ng gì? Hi u bi t rõ ràng m t b n k ho ch d án ph i bao g m nh ng gì có th là vô giá trong vi c thi t l p k v ng ÿ i v i ban qu n lý d án. nh ngh a: K ho ch d án CNTT ( IT Project Plan ) là m t tài li u d án chính th c do giám ÿ c d án, nhà tài tr , các ÿ i t ng liên quan ÿ n d án và các thành viên ÿ i d án xây d ng v i m c ÿích giám sát vi c th c hi n d án. Kích th c và m c ÿ chi ti t c a b n k ho ch d án ph i t ng ng v i lo i d án. M t b n k ho ch d án t i thi u ph i có nh ng thành ph n quan tr ng sau: - Tôn ch d án ( Project Charter ) - Báo cáo ph m vi ( Scope Statement ) - C u trúc chi ti t công vi c (Work Breakdown Structure) - Ma tr n trách nhi m ( Responsibility Matrix ) ÿ i v i k t qu chuy n giao chính. 17