Sáng kiến kinh nghiệm Mầm non: Một số kinh nghiệm về quản lý, chứng từ sổ sách kế toán

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:14

Thêm vào BST

Báo xấu

26
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu sáng kiến "Một số kinh nghiệm về quản lý, chứng từ sổ sách kế toán" nhằm giúp cho việc bảo quản, quản lý sổ sách chứng từ tài chính của các đơn vị trường học được hiệu quả, khoa học hơn, việc tìm kiếm lấy các số liệu, minh chứng sẽ thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sáng kiến kinh nghiệm Mầm non: Một số kinh nghiệm về quản lý, chứng từ sổ sách kế toán

A- PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài: Trong bất kỳ các cơ quan đơn vị nào, cơ quan Nhà nước hay doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh thương mại....thì kế toán là một bộ phận rất quan trọng và cần thiết, công tác kế toán phản ánh toàn bộ hoạt động về tài chính của mỗi đơn vị, góp phần vào sự tồn tại và phát triển của đơn vị đó. Trong khi đó, kế toán là một công việc khá vất vả và đòi hỏi sự tinh tế trong quản lý sắp xếp. Bởi đặc thù của ngành phải làm việc với rất nhiều loại giấy tờ và hồ sơ khác nhau. Đối với tất cả các cơ quan hành chính sự nghiệp nói chung đơn vị trường học nói riêng thì yếu tố quan trọng để đảm bảo mọi hoạt động cho cơ quan đơn vị phát triển chính là nguồn kinh phí, là phương tiện, là động lực để đơn vị hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình. Để quản lý có hiệu quả nguồn kinh phí, công tác kế toán phải tỉ mỉ, cẩn thận, rõ ràng và độ chính xác cao. Vì vậy, cần phải có sự thay đổi về mọi mặt để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn, phù hợp với sự phát triển của xã hội. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, cơ chế quản lý tài chính có sự thay đổi sâu sắc, tác động lớn đến hoạt động trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Các đơn vị hành chính sự nghiệp đã được giao quyền tự chủ trong hạch toán khoán kinh phí. Muốn thực hiện được điều đó có hiệu quả cao nhất thì cần phải có cơ chế quản lý một cách khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp khác nhau. Để giúp các đơn vị thực hiện quyền tự chủ quản lý tốt nguồn kinh phí Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm không gây lãng phí, thấy thoát và giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát trong từng lĩnh vực từng loại hình hoạt động. Trong quá trình thanh toán, quyết toán tài chính thì chứng từ, sổ sách kế toán là thành phần không thể thiếu làm cơ sở để chứng minh cho việc thu - chi tài chính của đơn vị, chỉ nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán chúng ta sẽ biết được thực trạng hoạt động của đơn vị, là yếu tố tác động đến quá trình thu – chi của đơn vị, nó góp phần quyết định hiệu quả khách quan và trung thực của một đơn vị. Vậy nên, công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán tốt là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công tác quản
2 lý tài chính ở các cơ quan hành chính sự nghiệp nói chung và đơn vị trường học nói riêng, hồ sơ kế toán phải được bảo quản lâu dài tối thiểu 5 năm, 10 năm, trên 10 năm hoặc lâu hơn nữa tuỳ thuộc vào từng loại tài liệu kế toán. 2. Cơ sở lý luận: Hàng năm, Sở Giáo Dục và Đào Tạo, Phòng Giáo dục và Đào tạo tổ chức nhiều đoàn kiểm tra về các đơn vị để kiểm tra tài chính, đoàn kiểm toán có thể đi kiểm tra đột xuất về tài chính ở một đơn vị nào đó. Nếu như ở các đơn vị trường học mà không làm tốt việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán thì rất khó khăn trong việc kiểm tra đánh giá vấn đề tài chính tại đơn vị được kiểm tra. Việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán tốt giúp cho thủ trưởng đơn vị và kế toán tại đơn vị trường học trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành quản lý về kinh tế. Nó phản ánh đầy đủ kết quả quản lý về công tác tài chính của một cơ quan, đơn vị và phục vụ kịp thời cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công tác tài chính có hiệu lực, hiệu quả. Ngược lại làm không tốt sẽ hạn chế hiệu quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành ngân sách, ảnh hưởng đến hiệu quả công tác tài chính của cơ quan tổ chức bộ máy nhà nước nói chung. Qua đó cho thấy công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán thật tốt không thể thiếu trong mọi lĩnh vực, mọi loại hình hoạt động,việc sắp xếp quản lý hồ sơ chứng từ, sổ sách kế toán tốt, khoa học sẽ nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính tại đơn vị, cơ quan Nhà nước nói chung và đơn vị trường học nói riêng góp phần thực hiện tốt luật ngân sách Nhà nước. Với thực trạng hiện nay, dưới sự phát triển của khoa học tiên tiến thì đa phần chứng từ, sổ sách kế toán được quản lý bằng công nghệ tin học, song bên cạnh đó cũng không thể thiếu công tác sắp xếp quản lý chứng từ, sổ sách kế toán bằng phương pháp thủ công. Như kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh các tài liệu bị thất lạc và sử dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp, quản lý một cách khoa học. Tôi nhận thấy việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán là một vấn đề rất quan trọng mà bản thân tôi hết sức quan tâm, tìm hiểu, nghiên cứu và đề ra
3 những giải pháp thúc đẩy nhằm tạo điều kiện tốt cho việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán đạt được hiệu quả cao nhất. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên nên tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “Một số kinh nghiệm về quản lý, chứng từ sổ sách kế toán” thực hiện tại trường mầm non Tản Hồng để làm sáng kiến kinh nghiệm của bản thân mình. 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài: Tôi chọn đề tài: “Một số kinh nghiệm về quản lý, chứng từ sổ sách kế toán” thực hiện tại trường mầm non Tản Hồng để làm sáng kiến kinh nghiệm của bản thân mình. 4. Đối tượng nghiên cứu. - Trường mầm non Tản Hồng 5. Đối tượng khảo sát thực nghiệm: - Trường mầm non Tản Hồng 6. Phương pháp nghiên cứu: 7. Phạm vi và kế hoạch nghiên cứu: - Từ tháng 9/2022 đến tháng 3/2023
4 B- PHẦN II: NHỮNG BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 1. Tên đề tài: “Một số kinh nghiệm về quản lý, chứng từ sổ sách kế toán” 2. Nội dung lý luận liên quan trực tiếp đến đề tài: Để quản lý tốt hồ sơ sổ sách kế toán chúng ta phải hiểu rõ và nắm được các nguyên tắc đặc trưng cơ bản, tuân theo quy định cụ thể về các hình thức sổ kế toán ( Hình thức sổ kế toán nhật ký chung hay hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái). Nhà trường áp dụng hình thức ghi chép theo sổ kế toán nhật ký chung, một số nét cơ bản về hình thức sổ kế toán nhật ký chung được áp dụng là: - Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản có liên quan đến từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức nhật ký chung bao gồm các loại sổ (Nhật ký chung; Sổ Cái; Các sổ kế toán chi tiết). - Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung: + Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các sổ kế toán chi tiết có liên quan. + Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khoá Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết. Từ các sổ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính. + Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
5 Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ kế toán chi tiết Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối SPS Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu số liệu: Đối với kế toán trường thì chỉ cần mở các loại sổ sau: Nhật ký - Sổ cái hoặc nhật ký chung; Sổ quỹ tiền mặt; Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc; Sổ tài sản cố định; Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng; Sổ chi tiết các tài khoản; Sổ theo dõi dự toán; Sổ theo dõi sử dụng nguồn kinh phí; Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí; Sổ chi tiết các khoản thu; Sổ chi tiết chi hoạt động; Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh; Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc. Tất cả các loại sổ này được tôi nhập thông tin, ghi chép theo từng mảng công việc đã thực hiện. Nội dung chủ yếu của các loại sổ là phản ánh chi tiết hoạt động thu chi của nhà trường, khi cần lấy số liệu phục vụ cho công tác kế toán chỉ cần mở sổ là có thể lấy được số liệu, thông tin cần thiết phục vụ cho công việc. Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp các thông tin kế toán tài chính cần thiết thuận lợi cho vịêc kiểm tra, kiểm soát các khoản thu – chi quản lý tài chính của nhà trường được tốt cần xếp
6 loại chứng từ theo từng mảng, từng nội dung mà nhân viên kế toán đã thực hiện để đảm bảo kịp thời đầy đủ chính xác và khoa học. Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách ra các tiểu mục và kẹp giấy ghi nhớ ở phần đầu góc trái chứng từ của mỗi mục chi đã tổng hợp. Làm như vậy sẽ giúp chúng ta kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ khi lên biểu mẫu báo cáo quyết toán không bị bỏ sót chứng từ, sau khi báo cáo quyết toán được duyệt ta dùng sơ mi nút kẹp lại theo từng quý, năm. 3. Cơ sở thực tiễn: Hiện nay công nghệ thông tin đã có những bước tiến vượt bậc giúp cho con người thực hiện mọi công việc đều được dễ dàng và thuận lợi. Qua đó việc ứng dụng công nghệ thông tin là điều cần thiết để giúp cho công việc kế toán hiệu quả hơn, chính xác hơn. Hiện nay các đơn vị trường học trên địa bàn huyện Tản Hồng đã được cấp bản quyển sử dụng phần mềm chuyên dụng MISA cho công tác kế toán. Nhờ sử dụng phần mềm này đã giúp cho công tác hạch toán tài chính, chi lương, chi các chế độ cho cán bộ giáo viên, học sinh và chi khác trong nhà trường được thuận lợi hơn nhanh chóng hơn. Khi sử dụng phần mềm MISA và ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc tôi thấy chất lượng công việc được nâng cao hơn so với trước rất nhiều. Việc làm lương và kiểm soát việc sử dụng ngân sách được tiến hành thuận lợi nhanh chóng chính xác, đúng mẫu theo quy định. Việc tính toán được nhanh chóng chính xác do các công thức tính toán đã được cài đặt sẵn trong phần mềm qua đó tránh được việc sai số do làm không đúng công thức. Qua đó việc quản lý hồ sơ chứng từ tài chính cũng được nhanh chóng thuận lợi chính xác hơn. Trước khi các hồ sơ kế toán đó được lưu thì nhân viên kế toán phải kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các chứng từ, sổ sách đó. Đối với các công việc thực hiện trên máy tính và các phần mềm thì phải in ra có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và của thủ trưởng đơn vị, có dấu đỏ của nhà trường, kho bạc. Tránh tình trạng làm trên máy tính và phần mềm không in ra giấy mà lưu luôn trên máy, khi xảy ra mất máy tính hoặc hỏng máy tính phần mềm thì sẽ không có các chứng cứ chứng minh cho việc thu chi, mua bán. Khi làm việc trên máy tính cũng cần phải tránh việc bị Virut làm mất các thông tin số liệu, do đó trên máy tính của tôi cài đặt phần mềm diệt virut có bản quyền và thường xuyên diệt vi rút, đảm bảo cho máy tính tránh được sự xâm nhập và phá hủy dữ liệu của virut một cách tối đa.
7 4. Thực trạng của vấn đề nghiên cứu: Chứng từ, sổ sách kế toán là những loại giấy có giá trị tương đương như tiền, là các số liệu thực tế được phản ánh ghi chép lại trong quá trình thu - chi tài chính của đơn vị nhà trường, là những chứng cứ để lưu trữ hàng chục năm sau nó phản ánh toàn bộ các hoạt động của đơn vị như: Tiền lương, các khoản phụ cấp, cho cán bộ, giáo viên, nhân viên theo chế độ hiện hành của nhà nước, chi mua sắm tài sản cố định và trang thiết bị phục vụ cho dạy và học, chi sửa chữa nâng cấp cơ sở vật chất, chi mua văn phòng phẩm, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi cho công tác thi đua khen thưởng của nhà trường và các khoản chi khác... để thanh quyết toán với cơ quan tài chính. Chứng từ sổ, sách kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng các cấp thanh tra, kiểm tra, kiểm toán khi cần thiết. Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật tốt không cho thất thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài. Khi thực hiện đề tài tôi thấy một số thuận lợi và khó khăn như sau: a.Thuận lợi: - Được sự quan tâm của Phòng Giáo dục và Đào tạo Huyện Ba Vì, - Được sự quan tâm Ban giám hiệu trường Mầm non Tản Hồng và Chi bộ nhà trường đã trang bị cho kế toán máy móc, thiết bị, tủ đựng chứng từ, sổ sách kế toán riêng và một số đồ dùng phụ kiện cho việc quản lý và sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán đạt được hiệu quả cao. Qua đó giúp cho kế toán có điều kiện và thuận lợi cho việc sắp xếp, bố trí, bảo quản lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán dược ngăn nắp, tỷ mỉ, khoa học hơn, đem lại hiệu quả cao hơn. Mặc dù có những thuận lợi cơ bản tuy nhiên trong quý trình thực hiện đề tài này tôi vẫn thấy còn một số khó khăn sau: b. Khó khăn: Cơ sở vật chất thiết bị để phục vụ cho bảo quản, lưu trữ hồ sơ chứng từ, sổ sách do thời gian sử dụng đã lâu nên hay phải sửa chữa. Dẫn đến việc quản lý lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán gặp khó khăn, không đáp ứng được nhu cầu phát triển cao hơn trong quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. Từ đó còn nhiều mặt 5. Biện pháp thực hiện từng phần: 5.1. Giải pháp 1: Công tác tuyên truyền:
8 - Trước hết, là phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, giáo viên, nhân viên biết, làm tốt công tác phối kết hợp với Ban giám hiệu và các ban ngành khác trong nhà trường nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong việc bảo quản, quản lý chứng từ, sổ sách kế toán trong trường học phù hợp và có hiệu quả. Cụ thể, khi bắt đầu năm học mới trong buổi họp hội đồng sư phạm tôi đều thông qua rất chi tiết về các quy định của Nhà nước và kế hoạch thực hiện bản thân đã xây dựng trong việc bảo quản, quản lý, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán để toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên cùng hiểu rõ nội dung công việc quản lý hồ sơ, tài liệu kế toán. Để từ đó, mỗi cá nhân cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường đều tự có ý thức bảo quản, giữ gìn những giấy tờ, tài liệu có phát sinh liên quan đến công việc kế toán thực hiện. Ví dụ: Khi phát sinh làm các chế độ nâng lương, phụ cấp cho giáo viên và chế độ cho học sinh thì các cô giáo được yêu cầu chuẩn bị các quyết định nâng lương, phụ cấp gần nhất và làm tờ khai.... hoặc thu các giấy chứng nhận chế độ, giấy khai sinh bản sao, sổ hộ khẩu của học sinh thuộc diện hộ nghèo, cận nghèo, dân tộc thiểu số rất ít người từ phụ huynh để nộp cho kế toán làm chế độ. Trong quá trình đó, mọi giấy tờ, tài liệu liên quan để làm chế độ phải được các cô giáo chuẩn bị, thu hồ sơ đầy đủ, giữ gìn sạch sẽ không để rách nát, hư hỏng và thất thoát trước khi nộp cho kế toán. - Đồng thời phối hợp tham mưu, đề xuất với Ban giám hiệu thay thế, sửa chữa các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản, lưu trữ hồ sơ, sổ sách kế toán đã cũ và bị hư hỏng để công việc có hiệu quả cao hơn. 5.2. Giải pháp 2: Công tác xây dựng kế hoạch: - Đầu năm bản thân tôi xây dựng kế hoạch thực hiện mang tên “ Kế hoạch quản lý chứng từ, sổ sách kế toán”, sau đó trình Lãnh đạo phê duyệt. Trong kế hoạch, tôi nêu rõ nội dung thực hiện cụ thể, từng biện pháp, phương thức thực hiện, những khó khăn gặp phải và cách giải quyết vấn đề...Để từ đó thực hiện theo kế hoạch như đã đề ra, để làm tốt các công việc ghi chép sổ sách, chứng từ kế toán không để tồn đọng và từ đó có thể bảo quản, quản lý và lưu trữ hồ sơ sổ sách, chứng từ kế toán theo đúng thời gian quy định. - Đồng thời kế toán phải là người năng động, sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỹ luật cao, có lề lối làm việc khoa học là người cẩn
9 trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu đặt ra, luôn ý thức trước được công việc của mình. 5.3 . Giải pháp 3: Công tác sắp xếp, phân loại, lưu trữ: - Muốn làm tốt được công tác quản lý chứng từ, sổ sách kế toán lâu dài thì trước hết kế toán phải sắp xếp, phân loại chứng từ, một cách khoa học gọn gàng, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống danh mục, mục lục rõ ràng những chứng từ sổ sách kế toán do quỹ cha mẹ học sinh đóng góp và chứng từ sổ sách kế toán ngân sách Nhà nước cấp. Sau đó niêm phong theo thứ tự từng tháng, từng quí, từng năm (Theo năm học đối với các loại quỹ theo quy định, thỏa thuận, thu hộ, thu hộ - chi hộ, vận động tài trợ do cha mẹ học sinh đóng góp trong năm học và theo năm tài chính đối với các loại quỹ do ngân sách nhà nước cấp), ngoài bìa ghi mã nguồn, chương, loại, khoản, để dễ phân biệt và tiện lợi khi ta cần đến chứng từ nào đó ta dễ dàng lấy ra nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Tủ hồ sơ có các ngăn, được phân loại, sắp xếp theo thứ tự hàng quý, hàng năm gọn gàng, ngăn lắp và dùng các ký hiệu cho các ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào chúng ta dễ nhận biết, nhanh chóng lấy được hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không mất thời gian tìm kiếm. Cụ thể, công việc tôi tiến hành làm như sau: a. Đối với sổ sách, báo cáo: - Các loại sổ mở cho kế toán trường học như tôi đã nêu ở phần thực trạng bên trên được tôi làm trên máy vi tính cho khoa học, sạch sẽ sau đó tôi in ra đóng quyển trình Hiệu trưởng ký đóng dấu của nhà trường cùng với dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối. Sau khi hết tháng hoặc hết quý tôi sẽ sắp xếp vào hồ sơ lưu trữ và làm nhãn tên hồ sơ dán lên bìa hồ sơ, sau đó cất vào tủ hồ sơ. - Các loại báo cáo liên quan đến công tác tài chính kế toán: Hàng tháng tôi phải làm báo cáo liên quan điến việc tăng giảm bảo hiểm xã hội khi có người nghỉ ốm đau, thai sản, nghỉ không hưởng lương hoặc có người nâng lương và phụ cấp. Báo cáo này cũng được tôi tập hợp theo từng tháng từng quý. Báo cáo tài chính được tôi lập định kỳ theo năm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/12/2017 của Bộ tài chính. Trong báo cáo tôi sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin, số liệu minh chứng cho việc sử dụng, quản lý các khoản thu, chi ngân sách Nhà nước. Qua đó giúp cho nhà trường nắm được tình hình sử dụng ngân sách, giúp cho việc lập kế hoạch thu chi sử dụng ngân sách trong những thời gian tiếp
10 theo. Sau khi kết thúc công việc tôi tập hợp các tài liệu liên quan sắp xếp gọn gàng khoa học đúng thứ tự, đóng quyển cho vào tủ hồ sơ từng ngăn riêng để lưu trữ lâu dài. b. Đối với chứng từ: - Các loại chứng từ lên quan đến công việc của kế toán có rất nhiều nên tôi phân loại thành các mục chi tiết hơn như sau sẽ giúp cho việc quản lý được thuận lợi. * Quyết định giao dự toán và bổ sung, điểu chỉnh dự toán cho nhà trường: Vào tháng một hằng năm, Uỷ ban nhân dân huyện Tản Hồng sẽ ra quyết định giao dự toán ngân sách cho trường tôi, ngoài ra trong năm tài chính sẽ có những quyết định bổ sung, thay đổi phát sinh thêm. Tôi sẽ tập hợp quyết định này cùng các quyết định bổ sung theo thứ tự từ quyết định đầu tiên đến quyết định cuối cùng, lập bảng tổng hợp các quyết định rồi cho lên trên các quyết định, sau đó đóng quyển và được bảo quản lưu trữ theo từng năm trong tủ hồ sơ. * Chứng từ thu của nhà trường: + Các chứng từ thu của trường tôi chính là các khoản thu tiền mặt của phụ huynh học sinh đóng góp và các phiếu rút tiền mặt từ ngân sách Nhà nước phục vụ chi trả chế độ cho học sinh và cho các hoạt động của đơn vị. Các loại quỹ thu của phụ huynh học sinh (Tiền đồ dùng phục vụ bán trú, tiền nước uống, tiền ăn... ) sau khi thu tiền của phụ huynh chúng tôi viết phiếu thu đầy đủ và tập hợp các chứng từ của từng quỹ đóng thành quyển riêng. Đối với quỹ học phí, đơn vị có hai lần thu học phí của học sinh trong năm học vào học kỳ I và học kỳ II, sau khi thu tiền của phụ huynh và viết phiếu thu thì thủ quỹ sẽ mang nộp cho kho bạc vào tài khoản tiền gửi học phí của nhà trường, rồi tập hợp các chứng từ này đóng quyển. + Sau khi kết thúc quý tôi sẽ đóng quyển và ghi sổ theo từng quý I, II, III, IV. Khi hết năm tài chính tôi sẽ tổng hợp thành bảng xem trong năm đó đã rút tiền mặt hết bao nhiêu tiền, từ nguồn nào, còn bao nhiêu tiền để cân đối ngân sách. Cuối cùng tôi sẽ lưu vào tủ hồ sơ để bảo quản lâu dài. * Chứng từ chi bằng tiền mặt của nhà trường:
11 + Chứng từ chi bằng tiền mặt trong đơn vị chúng tôi chính là các phiếu chi phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị và sau khi rút tiền mặt từ kho bạc nhà nước + Chúng tôi sẽ tiến hành chi trả tiền mặt cho các đơn vị cung cấp khi đã có đầy đủ hồ sơ mua bán ( Hóa đơn, hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý...) và cho người nhận tiền ký đầy đủ vào phiếu chi, các giấy tờ có liên quan và có xác nhận của chủ tài khoản và các bộ phận liên quan. * Chứng từ chi bằng chuyển khoản của nhà trường: + Trường tôi nhận lương và các chế độ bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của Agribank Tản Hồng, qua đó giúp cho việc chi trả lương và các chế độ được nhanh chóng chính xác thuận tiện hơn, tránh sai sót, nhầm lẫn so với hình thức chi trả bằng tiền mặt trước đây. Nhân viên thủ quỹ không còn phải lo lắng mỗi khi giữ một số tiền rất lớn để chi trả cho giáo viên và nhân viên. Ngoài việc chi trả lương bằng hình thức chuyển khoản trong năm đơn vị chúng tôi còn chuyển khoản cho hoạt động chuyên môn và các hoạt động khác như: Chuyển tiền chi ngày lễ khai giảng, tổng kết năm học; Chuyển tiền chi trang trí môi trường lớp học; Chuyển tiền sử dụng điện, nước; Chuyển tiền mua sắm công cụ, dụng cụ, tài sản khác; Chuyển tiền mua văn phòng phẩm; Chuyển tiền thuê mướn; Chuyển tiền bảo hiểm, kinh phí công đoàn...Tuy chi trả bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng nhưng trước khi chuyển khoản tất cả các chứng từ này đều được tôi kiểm tra kỹ xin xác nhận của chủ tài khoản. Đối với chuyển lương thì sẽ yêu cầu cán bộ, giáo viên nhân viên ký nhận đầy đủ vào bảng lương sau đó xin chữ ký xác nhận và dấu của nhà trường. Sau khi thực hiện chi trả bằng hình thức chuyển khoản tôi sẽ kiểm tra các phiếu chứng từ, sắp xếp theo thứ tự thời gian sau đó đóng quyển sắp xếp theo từng quý I, II, III, IV ghi sổ và để lưu trữ. 5.4. Giải pháp 4: Công tác vệ sinh bảo quản: - Trong thực tế việc bảo quản sổ sách kế toán đa phần bằng công nghệ khoa học hiện đại song cũng cũng không hẳn được tuyệt đối, chúng ta phải thường xuyên diệt virus để nó không phá huỷ hồ sơ…Công tác này rất cần thiết nhưng chúng ta cũng không thể bỏ qua công tác vệ sinh và bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán thủ công. Nếu chúng ta chỉ sắp xếp quản lý tốt không thì chưa
12 đủ mà chúng ta cần phải giữ gìn cho chứng từ, sổ sách luôn mới, sạch, khoa học nên tôi thường xuyên phải vệ sinh hồ sơ như: Lau chùi bụi bẩn sạch sẽ, chứng từ mỗi quý sau khi báo cáo quyết toán đã được duyệt cho vào sơ mi kẹp lại theo quý, năm. - Hàng tháng, quý, năm tôi phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt tài liệu nào không. Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện pháp xử lý kịp thời. Nếu không thì niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại như cũ. - Thường xuyên dùng thuốc diệt công trùng xịt vào trong tủ đựng chứng từ, sổ sách kế toán của mình không để mối mọt, côn trùng cắn rách hồ sơ và khóa cửa tủ cẩn thận. Qua đó chứng từ, sổ sách được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp, sạch đẹp, có khoa học, không bị mối mọt, không bị rách, bẩn, không bị thất lạc, công tác bảo quản luôn được tốt, tài liệu không bị thất thoát, mất mát, không bị hư hỏng rất an toàn trong nhiều năm.
13 C- PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 1. Một số kết luận. Qua nhiều năm làm công tác kế toán tại trường Mầm non Tản Hồng, bản thân tôi đã tìm tòi nghiên cứu vừa làm, vừa học nên đã đúc kết, rút ra được một vài kinh nghiệm trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán như đã trình bày ở trên. Từ kinh nghiệm này đã đem lại một số kết quả nhất định như sau: - Khi áp dụng đề tài này sẽ giúp cho việc bảo quản, quản lý sổ sách chứng từ tài chính của các đơn vị trường học được hiệu quả, khoa học hơn, việc tìm kiếm lấy các số liệu, minh chứng sẽ thuận lợi, nhanh chóng, dễ dàng hơn. Nâng cao năng xuất hiệu quả công việc. Nếu làm tốt công tác này thì việc luân chuyển kế toán sẽ không rắc rối khi bàn giao công tác cũng như hết niên độ kế toán mà vẫn có một số trường chưa quyết toán ngân sách của năm trước. - Ban giám hiệu nhà trường thấy rõ được nguồn chi qua việc phân loại chứng từ theo nguồn. Số liệu chặt chẽ chính xác trên các báo cáo tạo ra nguyên tắc dân chủ công khai về tài chính trong nhà trường. Qua đó các cán bộ, công chức, viên chức luôn tin tưởng về khả năng xây dựng tài chính tại đơn vị và yên tâm công tác. - Bản thân không còn vất vả trong việc tìm kiếm khi lãnh đạo cần một chứng từ kế toán nào đó để tra cứu trong việc chi một hoạt động nào đó giữa năm này và năm khác, khi cán bộ giáo viên thắc mắc về vấn đề lương và phụ cấp ở một năm nào đó. Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, phù hợp với tất cả các đơn vị trường học. 2. Khuyến nghị và đề xuất: * Đối với nhà trường: - Tôi mong rằng nhà trường tạo được điều kiện, sắp xếp để giáo viên đi tham quan, học hỏi nhiều nơi. Từ đó rút kinh nghiêm cho bản thân. Tôi xin chân thành cảm ơn! Tôi xin cam đoan bài viết này là của tôi, không sao chép nội dung của ai. Ba vì ngày tháng năm 2023
14