Sáng kiến kinh nghiệm THPT: Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:54

Thêm vào BST

Báo xấu

9
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu sáng kiến "Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5" nhằm nghiên cứu, phân tích đặc điểm và giá trị của hồ sơ hình thành trong hoạt động đang được bảo quản tại phòng văn thư tại trường THPT Nghi Lộc 5.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sáng kiến kinh nghiệm THPT: Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ VÀ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5 LĨNH VỰC: QUẢN LÝ
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGHỆ AN TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5 _________________________________________________________ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ VÀ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5 LĨNH VỰC: QUẢN LÝ Người thực hiện: Lê Thị Khánh - Trường THPT Nghi Lộc 5 Nguyễn Thị Linh Sa - Trường THPT Nghi Lộc 4 Số điện thoại : 0978801293 Nhóm : Văn phòng Năm thực hiện : 2021 - 2022 Năm học: 2021-2022
MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ....................................................................... 5 PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ. .......................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài: ................................................................................................. 1 2. Mục tiêu chọn đề tài: ........................................................................................... 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: ........................................................................... 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: .......................................................................................... 2 5. Lịch sử nghiên cứu: .............................................................................................. 2 PHẦN II. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU. ................................................................... 4 I. Cơ sở lý luận và thực tiễn. ..................................................................................... 4 1. Cơ sở lý luận. ....................................................................................................... 4 2. Cơ sở thực tiễn: .................................................................................................... 5 II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC BIỆN PHÁP. ...................................................... 6 1. Giải pháp 1: .......................................................................................................... 6 2. Giải pháp 2: .......................................................................................................... 6 3. Giải pháp 3: .......................................................................................................... 7 A. ĐỐI VỚI CÔNG VĂN ĐẾN. .............................................................................. 7 1. Trình tự theo dõi công văn đến. ............................................................................ 7 2. Phân loại văn bản đến: .......................................................................................... 8 3. Bóc bì văn bản đến: .............................................................................................. 8 4. Đóng dấu đến: ...................................................................................................... 9 5. Đăng ký văn bản đến: ........................................................................................... 9 6. Trình tự văn bản đến.......................................................................................... 13 7. Sao văn bản đến. ................................................................................................ 14 8. Chuyển giao văn bản đến.................................................................................... 14 9. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến............................... 15 B. ĐỐI VỚI CÔNG VĂN ĐI: ................................................................................ 17 1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng văn bản. . 17 2. Đóng dấu văn bản đi (gồm dấu cơ quan và các loại dấu khác). .......................... 20 3. Đăng ký văn bản đi:............................................................................................ 20
4. Chuyển giao văn bản đi. ..................................................................................... 22 5. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu................................................... 27 C. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TẠI NHÀ TRƯỜNG.....29 1. Lập danh mục hồ sơ. .......................................................................................... 29 2. Căn cứ lập danh mục hồ sơ. ................................................................................ 29 3. Nội dung lập danh mục hồ sơ. ............................................................................ 29 4. Tổ chức lập danh mục hồ sơ. .............................................................................. 30 5. Mở hồ sơ. ........................................................................................................... 30 6. Thu thập, cập nhất văn bản, tài liệu vào hồ sơ. ................................................... 31 7. Kết thúc hồ sơ. ................................................................................................... 31 8. Kiểm tra, điều chỉnh việc lập hồ sơ..................................................................... 33 9. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu. ...................................... 34 D. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU. ............................................................ 36 1.Quản lý và sử dụng con dấu. ............................................................................... 36 2. Về đóng dấu. ...................................................................................................... 36 E. QUẢN LÝ HỌC BẠ, SỔ ĐĂNG BỘ, HỒ SƠ CHUYỂN ĐI- CHUYỂN ĐẾN (HỒ SƠ HỌC SINH), HỒ SƠ CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC. ................................ 37 1. Học bạ: ............................................................................................................... 37 2. Sổ đăng bộ. ......................................................................................................... 40 3. Hồ sơ chuyển trường (chuyển đi- chuyển đến). .................................................. 41 4. Hồ sơ cấp phát văn bằng, chứng chỉ. .................................................................. 41 5. Hồ sơ công chức, viên chức. ............................................................................... 44 F. VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ THEO CÔNG NGHỆ THÔNG TIN. ......................... 45 G. VĂN PHÒNG PHẨM. ...................................................................................... 45 III. KẾT QUẢ: ....................................................................................................... 46 PHẦN III. KẾT LUẬN .......................................................................................... 47 1. Những bài học kinh nghiệm: .............................................................................. 47 2. Ý nghĩa của sáng kiếm kinh nghiệm: .................................................................. 47 3. Khả năng ứng dụng triển khai: ........................................................................... 47 4. Những kiến nghị đề xuất: ................................................................................... 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 49
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết Chữ đầy đủ tắt 1 GD&ĐT Giáo dục và đào tạo 2 THPT Trung học phổ thông 3 NĐ-CP Nghị định – Chính Phủ 4 THCS Trung học cơ cở 5 BGD&ĐT Bộ Giáo dục và đào tạo 6 TT-BNV Thông tư- Bộ Nội vụ 7 QH Quốc hội 8 TT-BCA Thông tư- Bộ Công an 9 CV Công văn 10 HD- Hướng dẫn- Văn thư lưu trữ VTLTNN Nhà nước 11 KH- Kế hoạch- Trung học phổ THPTNL5 thông Nghi Lộc 5 12 TTr Tờ trình 13 GVCN Giáo viên chủ nhiệm
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ. Công tác Văn thư-Lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiêm cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Nội dung của công tác văn thư bao gồm: Quản lý văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý học bạ, sổ đăng bộ, cấp phát văn bằng chứng chỉ, hồ sơ công chức, hồ sơ của cán bộ giáo viên….. Được sự đồng ý của Sở GD&ĐT Nghệ An, tôi về trường THPT Nghi Lộc 5 nhận nhiệm vụ công tác đầu năm học 2009-2010. Với số lượng hồ sơ bàn giao tùy không lớn lắm nhưng chưa khoa học, rất khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể công văn đi- công văn đến, học bạ, sổ đăng bộ cán bộ- giáo viên, sổ đăng bộ học sinh, sổ điểm các năm, lịch báo giảng, sổ đầu bài….Khi quy mô nhà trường càng nhiều và hiện đại, quan hệ xã hội càng nhiều và hiện đại, quan hệ xã hội ngày càng rộng và chặt chẽ, công tác hành chính văn thư nói chung, công tác học vụ nói riêng cũng không ngừng tăng lên về khối lượng, về phạm vi và càng đòi hỏi phải có chất lượng, tiêu tốn ít thời gian của cán bộ quản lý cho nên việc tạo điều kiện để Hiệu trưởng có những hiểu biết về công tác này là cần thiết. 1. Lý do chọn đề tài: Những năm gần đây, nghiệp vụ công tác văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước. Từ khi có Nghị định 30/2020/NĐ-CP của chính phủ ra đời, công tác văn thư đã dần dần đi vào nề nềp, nội dung nghiệp vụ đã được Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước- Bộ nội vụ từng bước triển khai hướng dẫn ngày càng hoàn thiện hơn. Việc sưu tầm, tuyển chọn và hệ thống hóa các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Đảng và Nhà nước về công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ viên chức đang làm công tác văn phòng, công tác chuyên môn ngành Văn thư- Lưu trữ nói riêng. Qua quá trình công tác trong nhà trường, việc tổ chức quản lý và giải quyết các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy định chung của nhà nước. Tôi nhận thấy công tác hành chính văn thư nói chung, công tác học vụ nói riêng nên tôi quyết định chọn đề tài “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5”. Làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ sổ sách, quản lý công văn đi-công văn đến được tốt hơn. 1
2. Mục tiêu chọn đề tài: Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau: Một là:Nghiên cứu, phân tích đặc điểm và giá trị của hồ sơ hình thành trong hoạt động đang được bảo quản tại phòng văn thư tại trường THPT Nghi Lộc 5. Hai là:Qua khảo sát: Thực tế, phân tích thực trạng, những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhân của công tác bảo quản hồ sơ tại phòng văn thư trường THPT Nghi Lộc 5. Do đó việc xác định giá trị hồ sơ phải được tiến hành một cách thận trọng, đảm bảo những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định về quản lý tốt hồ sơ, đó là tầm quan trọng mà chúng tôi chọn đề tài “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5”. 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: * Đối tượng nghiên cứu: - Công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ ở trường THPT Nghi Lộc 5. - Cơ sở hạ tầng, kho tàng, các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản các loại hồ sơ lưu trữ. * Phạm vi nghiêm cứu: - Phạm vi đề tài được nghiêm cứu tại phòng văn thư của trường THPT Nghi Lộc 5. - Nghiên cứu phương pháp bảo quản của một số phòng ban để so sánh, đối chiếu, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với đặc thù của khối hồ sơ tại phòng văn thư trường THPT Nghi Lộc 5. Đồng thời tham khảo một số phương pháp bảo quản của một số trường thuộc Sở GD&ĐT Nghệ An. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện mục đích trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là: - Tìm hiểu số lượng, thành phần, nội dung hồ sơ hình thành trong hoạt động của trường được bảo quản tại phòng Văn thư . - Khảo sát và phân tích ưu điểm và hạn chế của công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5. - Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5. 5. Lịch sử nghiên cứu: - Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh về bảo quản tài liệu hiện hành. - Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách chuyên khảo, giáo trình như “Công tác lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước do Vũ Dương Hoan làm chủ biên, của Nhà xuất bản Khoa học xã hội Hà Nội năm 2
1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc- Nguyễn Văn Hàm- Vương Đình Quyền- Nguyễn Văn Thâm, năm 1990 của Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà nội; Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản cho trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội do Nhà xuất bản Hà Nội ấn hành năm 2006. Bên cạnh đó, về mặt thực tiễn các luận văn thạc sỹ và khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Khoa Lưu trữu học và Quản trị Văn phòng đã đề cập và nghiên cứu với một số đề tài liên quan như: - “Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu giấy tại các trung tâm Lưu trữ Quốc gia” luận văn thạc sỹ của Phạm Thị Đát năm 2003. Các đề tài nghiên cứu của tác giả trên chủ yếu tập trung nghiên cứu, tìm hiểu và đánh giá về quản lý hồ sơ, tài liệu giấy. Đối với công tác thu thập và bảo quản tài liệu điện tử mới được đề cập một phần trong đề tài nghiên cứu. 3
PHẦN II. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU. Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ, văn bản ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian. I. Cơ sở lý luận và thực tiễn. 1. Cơ sở lý luận. Khái niệm: Công tác Văn thư- Lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản., phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân.. Tình hình thực tế về công tác Văn thư- Lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5 vào các năm trước như sau: Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, nhân viên văn thư phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của nhà trường hàng ngày nhân viên văn thư phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không ít. Do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lặp. Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết trong thông tin để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường. Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải căn cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường. Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu trữ cẩn thận tại trường. Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là phải sắp xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác. Căn cứ vào cơ sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm vể văn thư và lưu trữ cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau đây: - Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của cơ quan, đơn vị; - Căn cứ pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; - Căn cứ pháp lệnh lưu trữ quốc gia; - Căn cứ văn bản quy định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư; 4
- Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội ban hành; - Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT, ngày 30 tháng 12 năm 2016 cuả Bộ GD&ĐT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Ngành giáo dục; - Điều lệ trường THCS, trường THPT và trường Phổ thông có nhiều cấp học ban hành kèm theo thông tư số 32/2020/TT-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT; - Thông tư số 18/2018/TT-BGD&ĐT ban hành quy định về kiểm định chất lượng giáo dục và công nhận trường đạt chuẩn quốc gia đối với trường THCS, trường THPT và trường phổ thông có nhiều cấp học; - Căn cứ Nghi định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu; - Căn cứ Thông tư số 09/2016/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức; - Căn cứ Thông tư 01/2020/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2020 của Bộ Nội vụ về việc bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ nội vụ ban hành; 2. Cơ sở thực tiễn: Công tác Văn thư- Lưu trữ là phương tiện giúp Hiệu trưởng thực hiện nhiệm vụ đào tạo của nhà trường đúng pháp luật nhà nước, đúng quan điểm, đường lối chính xác của Đảng. Đối với nhà trường, công tác văn thư còn là điều kiện để góp phần vào việc giáo dục trực tiếp học sinh, giáo dục bằng môi trường, cảnh trí….. Công tác Văn thư-Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Công tác Văn thư- Lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong nhà trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban Giám hiệu, giáo viên và học sinh trong suốt một thời gian dài trong việc lưu trữ hồ sơ. Công tác Văn thư- Lưu trữ phải đảm bảo việc báo cáo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên. Công tác Văn thư- Lưu trữ học trong nhà trường rất nhiều việc như: Giao dịch, lưu trữ hồ sơ, văn bản, báo cáo và các tư liệu thống kê….gồm nhiều mặt phải tiến hành thường xuyên liên tục và củng cố bổ sung hồ sơ từng thời gian nhất định. Tính chất, nội dung công việc đòi hỏi cán bộ văn thư bên cạnh những yêu cầu cơ bản mà bất kỳ người văn thư nào cũng cần như: Trung thực, thẳng thắn, chân thành, bí mật, tỉ mỉ, thận trọng, ngăn nắp, gọn gàng, tin cậy, nguyên tắc và phải khoa học. 5
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: Năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản gửi lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt hoạt nghiệp vụ, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường THPT Nghi Lộc 5 nói riêng. II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC BIỆN PHÁP. 1. Giải pháp 1: a./. Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác Văn thư- Lưu trữ rất quan trọng trong quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. b./. Hiệu trưởng quan tâm chỉ đạo trực tiếp, thường xuyên kiểm tra công tác Văn thư-Lưu trữ của nhà trường. Đồng thời lên kế hoạch thông báo hướng dẫn thực hiện các văn bản về công tác Văn thư- Lưu trữ đến giáo viên, bộ phận chuyên môn. Vì thế, các bộ phận chuyên môn làm tốt và luôn luôn hoàn thiện, đổi mới bảo quản hồ sơ lưu trữ, quản lý tốt hồ sơ sổ sách, các văn bản cần được sao gửi, lưu gửi cẩn thận tại trường. c./. Để so sánh với 02 giải pháp trên thì nhà trường đã làm tốt công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tại trường. 2. Giải pháp 2: a. Để thực hiên tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ chúng tôi đã thực hiện theo các Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữu cơ quan. - Căn cứ văn bản quy định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư; - Căn cứ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội ban hành; - Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT, ngày 30 tháng 12 năm 2016 cuả Bộ GD&DDT quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của Ngành giáo dục; - Căn cứ Thông tư số 09/2016/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2016 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức; - Căn cứ thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản hành chính. - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư. 6
b. Để phụ hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiên đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác bảo quản tốt hồ sơ; Là người phụ trách công tác Văn thư- Lưu trữ chúng tôi không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ về công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của nhà trường là một giải pháp tổng thể và đồng nhất trong việc quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ hồ sơ như: Quản lý hồ sơ giáo viên, quản lý hồ sơ học sinh, quá trình học tập và rèn luyện của học sinh, quá trình công tác, giảng dạy của giáo viên trong nhà trường…. Trong công việc hành năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể tìm kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học và theo thứ tự thời gian; Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công tác Văn thư- Lưu trữ cần xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác Văn thư- Lưu trữ để bảo đảm tốt hồ sơ lưu trữ tại trường; Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng sự việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng với chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước, của ngành. Đồng thời đó là sơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể; Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho việc thừa kế những kinh nghiệm hay, những cách làm sáng tạo, khoa học, tránh được thiếu sót trước đây. từ đó nâng cao được chất lượng và hiệu quả công tác, tiết kiệm được thời gian và như thế cũng có ý nghĩa thiết thực trong việc chống bệnh quan liêu giấy tờ thường sinh ra trong công tác Văn thư- Lưu trữ; c. Để thực hiện tốt công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường. Là người phụ trách công tác Văn thư- Lưu trữ thì phải thu thập chứng cứ đầy đủ để giúp cho việc kiểm tra theo dõi về mọi hoạt động nào đó của nhà trường sau này. Đó cũng chính là công tác bảo quản lưu trữ đầy đủ các tài liệu có giá trị phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ tại trường tốt hơn. Đồng thời nêu ra chương trình công tác mới và khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên một cách nhanh chóng. 3. Giải pháp 3: A. ĐỐI VỚI CÔNG VĂN ĐẾN. - Công văn đến là tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức. 1. Trình tự theo dõi công văn đến. a. Về nguyên tắc tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức. Khi tiếp nhận phải kiểm tra sơ bộ về số lượng tình trạng bì, nơi 7
nhận, dấu niêm phong (nếu có)….đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. b. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, bì không nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì đối với văn bản có dấu “hỏa tốc”, “khẩn”, “thượng khẩn” phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản và yêu cầu người chuyển giao văn bản ký nhận. c. Đối với văn bản được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của văn bản, nơi gửi, nơi nhận. Nếu phát sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo, người có trách nhiệm giải quyết. Ví dụ: Sổ đăng ký CV đến. - Trình tự theo dõi công văn đến qua mạng. + Khi nhận được văn bản đến qua mạng kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản chờ ý kiến phân phối, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho Cán bộ công chức viên chức chuyên môn được giao chủ trì giải quyết. Loại văn bản phải Scan được thực hiện theo quy định của từng cơ quan. Và lưu lại với từng thư mục riêng. + Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn bản đến (lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức). 2. Phân loại văn bản đến: Sau khi tiếp nhận, bì văn bản đến phải được sơ bộ. + Phân loại văn bản đến thành hai loại: Loại thứ nhất là văn bản, loại thứ hai là thư riêng, sách báo tư liệu, loại này gửi thẳng cho cán bộ, cá nhân hoặc đơn vị có liên quan. + Đối với văn bản lại phân loại tiếp thành hai loại: Loại gửi cho cơ quan, loại gửi cho đơn vị, tổ chức và đoàn thể. Văn bản gửi cho đơn vị, cá nhân, đoàn thể thì chuyển trực tiếp không được bóc bì. Loại gửi chung cho cơ quan thì tiến hành bóc bì làm thủ tục đăng ký. + Đối với văn bản mật, việc tiếp nhận bóc bì được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng 3 năm 2020 của Bộ công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 2 năm 2020 của Chính Phủ. 3. Bóc bì văn bản đến: + Những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” phải được bóc bì trước để giải quyết kịp thời. + Văn thư cơ quan bóc bì các văn bản đến gửi chung cho cơ quan. + Khi bóc bì văn bản không được làm rách, làm mất chữ của văn bản, tài liệu, địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện cho việc kiểm tra khi cần thiết. 8
+ Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì sau khị nhận phải ký xác nhận và đóng đóng vào phiếu gửi, chuyển trả lại cơ quan gửi để theo dõi xử lý kịp thời. + Đối với văn bản là đơn thư khiếu nại, tố cáo thì khi bóc bì giữ lại bì đính kèm văn bản để làm bằng chứng. 4. Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến. Đối với văn bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến. Đối với các văn bản được chuyển phát qua mạng trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến. Dấu đến được rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng dưới số và ký hiệu hoặc dưới trích yếu nội dung hoặc khoảng trắng dưới địa danh, ngày tháng ban hành văn bản. Dấu đến có kích thước 30 mm x 50 mm. BỘ CÔNG NGHIỆP ĐẾN Số:…………………………… Ngày:………………………… Chuyển:………………………. + Nội dung của dấu đến: - Tên cơ quan nhận văn bản. - Số đến: Là số thứ tự văn bản đến cơ quan được tính từ ngày đầu cơ quan nhận được văn bản cho đến ngày cuối cùng trong năm. - Ngày đến: Là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản. - Chuyển đến: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết. 5. Đăng ký văn bản đến: Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Hiện nay, ở hầu hết các cơ quan đều áp dụng cả hai phương pháp đăng ký văn bản đến: - Đăng ký truyền thống; - Đăng ký bằng máy vi tính. Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu quy định. Khi đăng ký văn bản đến không được dùng bút chì, không dập xóa. Viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm. 9
Lập sổ: Theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. Công văn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. - Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến trong một năm thì chỉ nên lập hai sổ sau: + Sổ đăng ký văn bản đến (dùng đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật); - Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 văn bản đến 5000 văn bản đến trong một năm thì lập các loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn bản đến (dùng đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản mật); + Sổ đăng ký văn bản mật đến. - Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 văn bản đến dưới 5000 văn bản đến trong một năm thì lập các loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn bản đến cửa các Bộ, Ngành, cơ quan trung ương; + Sổ đăng ký văn bản mật đến. - Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản trong một năm thì lập các sổ đăng ký chi tiết hơn theo một nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản mật đến. - Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo có thể lập sổ đăng ký thư riêng; trường hợp số lượng đơn thư không nhiều thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đến để đăng ký. VD: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến được trình bày như sau: + Bìa sổ và trang đầu: …….……..(1)……….. …….……..(2)……….. SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:……. (3) Từ ngày ….đến ngày…..(4) Từ số……..đến số…..….(5) Quyển số:…(5) 10
Hướng dẫn cách ghi bài sổ: (1): Tên cơ quan (tổ chức)chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có). (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị). (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến. (4): Ngày tháng đầu tiên văn bản đến cơ quan cho đến ngày tháng đến cuối cùng được đăng ký trong quyển sổ. (5): Số thứ tự văn bản đến đầu tiên cho và số thứ tự văn bản đến cuối cùng được đăng ký trong sổ. (6): Số thứ tự của quyển sổ. Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng. Nội dung của sổ đăng ký văn bản đến. Ảnh: Sổ đăng ký văn bản đến tại trường THPT Nghi Lộc 5. Cột 1: Ghi ngày tháng nhận văn bản đến. Cột 2: Ghi số thứ tự văn bản đến. Cột 3. Ghi tên cơ quan ban hành văn bản. Cột 4: Ghi số ký hiệu văn bản đến. 11
Cột 5: Ghi ngày tháng năm của văn bản đến. Cột 6: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Cột 7: Ghi đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản. Căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 8: Người nhận văn bản ký tên. Cột 9: Ghi những điều cần thiết khác. Những cơ quan lớn hoặc cơ quan hành chính thường nhận được nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo của các tập thể hoặc cá nhân. Để giúp cho công việc xử lý giải quyết được thuận lợi, nhanh chóng, những đơn thư này cần được thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư. Đối với các văn bản đến có dấu “mật”; “tối mật”; “tuyệt mật” thì cần lập sổ đăng ký riêng theo mẫu sau: Đơn Tên loại Tác Số ký Ngày vị và trích Mức Ngày Số giả hiệu tháng hoặc Ký Ghi yếu nội độ đến đến văn văn văn cá nhận chú dung văn mật bản bản bản nhân bản nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Cột 1: Ghi tên ngày tháng nhận văn bản đến. Cột 2: Ghi số thứ tự văn bản đến. Cột 3: Ghi tên cơ quan ban hành văn bản. Cột 4: Ghi số ký hiệu văn bản đến. Cột 5: Ghi ngày tháng năm của văn bản đến. Cột 6: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Cột 7: Ghi rõ độ mật của văn bản đến. Cột 8: Ghi đơn vị hoạc cá nhân nhận văn bản. Cột 9: Người nhận văn bản ký tên. Cột 10: Ghi tên điều cần thiết. Những cơ quan lớn hoặc cơ quan hành chính thường nhận được nhiều đơn thư khiếu nại, tố cáo của các tập thể hoặc cá nhân. Để giúp cho công việc xử lý giải quyết được thuận lợi, nhanh chóng, những đơn thư này cần được thống kê đăng ký vào sổ đăng ký đơn thư. 12
Mẫu sổ như sau: - Phần bìa sổ: …….……..(1)……….. …….……..(2)……….. SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN THƯ Năm:……. (3) Từ ngày ….đến ngày…..(4) Từ số……..đến số…..….(5) Quyển số:…(5) Nội dung bên trong sổ: Họ tên địa Trích Ngày Số Ngày Đơn vị hoặc cá Ký Ghi chỉ người yếu nội đến đến tháng nhân nhận nhận chú gửi dung 1 2 3 4 5 6 7 8 Khi đăng ký các đơn thư khiếu nại, tố cáo cũng tiến hành bình thường như đăng ký các văn bản đến, nhưng cần chú ý: + Phần lớn các đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc về cá nhân hoặc một đơn vị tập thể nên hầu như không có số và ký hiệu, vì vậy ở cột 3 Tên người hoặc đơn vị gửi và cột số 6 trích yếu nội dung văn bản phải ghi cụ thể rõ ràng, chính xác để tiện cho việc kiểm tra và đề ra hướng giải quyết thích hợp. + Nội dung đơn thư không thuộc thẩm quyền và phạm vi giải quyết của cơ quan cần báo cho lãnh đạo văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để chuyển trả cơ quan có liên quan hoặc trả lời đương sự trong thời gian sớm nhất. + Đơn thư của các cá nhân, đơn vị là vấn đề rất nhạy cảm cho nên cần được xem xét và giải quyết kịp thời vừa bảo đảm quyền lợi chính đáng của người hoặc đơn vị có khiếu nại, vừa đề cao vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của cơ quan. 6. Trình tự văn bản đến. Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, tùy theo chế độ công tác văn thư của cơ quan mà cán bộ văn thư lựa chọn việc trình văn bản cho phù hợp. Có thể trình cho Thủ trưởng, Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính của cơ quan xem xét, cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết văn bản đến. Văn thư cơ quan căn cứ vào đó để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất. Đối với văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị và cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời 13
hạn giải quyết của mỗi đơn vi,cá nhân ý kiến phân phối giải quyết văn bản được ghi ở dòng “chuyển” trên dấu “đến” hoặc phiếu giải quyết văn bản đến. 7. Sao văn bản đến. Trong quá trình giải quyết văn bản đến của cơ quan, đơn vị cần phải sao in văn bản đến để phục vụ giúp công việc của cơ quan một cách chính xác và nhanh chóng. Sau khi có ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính ở phần chuyển tên dấu đến, cán bộ văn thư cơ quan thực hiện việc sao văn bản. Sao văn bản thường có các phương pháp sau: - Sao phô tô copy; - Sao đánh máy văn bản; + Sao đánh máy bao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao: Sao y bản chính: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính. Sao lục: Là bản sao đầy đủ, chính xác nội dụng của văn bản, được thực hiện từ bản sao thành bản chính và trình bày theo thể thức quy định. Trích sao: là bản sao lại một phần nội dung của văn bản và trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính. + Sao phô tô copy là bản sao chụp lại toàn bộ văn bản, kể cả con dấu. Những bản sao này chỉ mang tính chất tham khảo mà không có gia trị pháp lý khi thi hành. 8. Chuyển giao văn bản đến. Văn bản đến sau khi đã có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền thì được văn thư cơ quan chuyển giao cho các đơn vị hoặc các nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm các yêu cầu sau: - Nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ; - Khi chuyển giao người nhận phải ký nhận đầy đủ vào sổ giao nhận tài liệu. Mẫu sổ: - Phần bìa sổ: …….……..(1)……….. …….……..(2)……….. SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN Năm:……. (3) Từ ngày ….đến ngày…..(4) Quyển số:…(5) 14
- Phần nội dung bên trong sổ: Ngày Số đến Đơn vị hoặc cá nhân Ký nhận Ghi chú chuyển nhận 1 2 3 4 5 02/01/2022 6 Nguyễn Thị Thu Nguyễn Thị Thu Cột 1: Ghi đầy đủ ngày tháng chuyển giao văn bản. Cột 2: Số đến: Ghi theo số trên dấu đến. Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ vào ý kiến phân phối chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền. Cột 4: Chữ ký của người nhận văn bản. Cột 5. Ghi những điều cần thiết (bản sao, số lượng bản). * Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng. Mẫu sổ tương tự sổ chuyển giao văn bản đến (thường) nhưng thêm cột “mức độ mật” sau cột “số đến”. Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đăng ký văn bản đến (loại thường) nhưng ở cột 3 “ mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”. “Tối mật”, “Tuyệt mật”). 9. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. a. Giải quyết văn bản đến. Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan tổ chức. Đối với những văn bản đến có đóng dấu khẩn phải giải quyết khẩn trương không chậm trễ. Khi giải quyết văn bản, các đơn vị, cá nhận có ý kiến đề xuất thì ghi vào phiếu giải quyết văn bản đến. Đối với những vấn đề có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận giải quyết, Thủ trưởng cơ quan phải triệu tập các cán bộ, bộ phận có liên quan họp bàn giao thống nhất ý kiến giải quyết và phân công trách nhiệm giải quyết, sau khi đã giải quyết văn bản “đã giải quyết ngày nào” bằng việc ban hành văn bản mới trả lời, hoặc trao đổi bằng điện thoại, …. b. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan. Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thời hạn giải quyết. 15