114
TÌM HIỂU VỀ BA – CHUYÊN VIÊN PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ
Hoàng Thị Mỹ Nhân, Nguyễn Chí Đạt
Khoa Lý luận Chính trị, Trường Đại học Tài chính –Marketing
Phòng Công nghệ Thông tin, Trường Đại học Tài chính –Marketing
Email: hoangnhan@ufm.edu.vn, nguyenchidat@ufm.edu.vn
Tóm tắt: Sự phát triển của thương mại điện tử đi cùng sự phát triển của các công nghệ trí
tuệ nhân tạo, mạng máy tính, thiết bị di động, dữ liệu lớn,… Nghề chuyên viên phân tích nghiệp vụ
trở nên cần thiết cho cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Bài viết tìm hiểu về nghề Business Analyst,
công việc và các kỹ năng cần thiết cho khi làm nghề này.
Từ khóa: BA, Business Analyst, phân tích nghiệp vụ
1. BUSSINESS ANALYST LÀ GÌ?
Business Analyst hay còn được viết tắt là “BA”, có nghĩa là một “Chuyên viên phân
tích nghiệp vụ”. Business Analyst chính là người đứng giữa, kết nối khách hàng với bên
kinh doanh và đội kỹ thuật của doanh nghiệp. Hiện nay Business Analyst được chia làm 3
nhánh có chuyên môn chính như sau:
Management Analyst (Chuyên gia tư vấn quản lý): Chuyên gia tư vấn quản lý là
người chuyên đề xuất các cách để cải thiện hiệu quả của công ty hoặc tổ chức. Họ tư vấn
cho các nhà quản lý về cách làm cho các tổ chức hoặc công ty có lợi hơn thông qua việc
giảm chi phí và tăng doanh thu.
Systems Analyst (Chuyên viên phân tích hệ thống): Chuyên viên phân tích hệ thống
là người phân tích và thiết kế kỹ thuật để giải quyết các vấn đề kinh doanh sử dụng technical.
Nhóm người này xác định những cải tiến cần thiết của công ty, thiết kế hệ thống để thực
hiện những thay đổi đó, đào tạo và chuyển giao cho người khác sử dụng hệ thống.
Data Analyst (Chuyên viên phân tích dữ liệu): chuyên viên phân tích dữ liệu là người
sẽ thu thập thông tin và kết quả, sau đó trình bày những dữ liệu này ở dạng đồ thị, biểu đồ,
sơ đồ hoặc bảng biểu và báo cáo lên trên. Tiếp theo họ sẽ sử dụng các dữ liệu này để xác
định xu hướng và dựng mô hình để dự đoán những gì có thể xảy ra.
115
Hình 1: Công việc của một Business Analyst – Business Analyst
2. BUSINESS ANALYST LÀM GÌ?
Công việc của Business Analyst chia làm những giai đoạn như sau:
Bước 1. Làm việc với khách hàng, nghe và hiểu mong muốn của họ. Từ đó gợi ý, lên
yêu cầu, phân tích và đề xuất những giải pháp phù hợp, tạo dựng các quy trình, mô hình
hóa các quy trình, tài liệu hóa các yêu cầu và xác nhận thông tin yêu cầu với khách hàng.
Bước 2. Bước chuyển giao thông tin cho nội bộ nhóm. Bao gồm cả các nhóm phát
triển dự án như quản lý dự án, phát triển dự án, kiểm thử phần mềm, … hay những nhóm
liên quan cho dù đó là nhóm làm cái module nhỏ nhất.
Bước 3. Quản lý sự thay đổi của các yêu cầu từ khách hàng. Bản chất của business là
luôn thay đổi, vì vậy sẽ có những yêu cầu theo thời gian cần phải được cập nhật lại. Do đó,
Business Analyst cần phải phân tích được những ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến tổng
thể hệ thống và phải quản lý được sự thay đổi đó qua từng phiên bản được cập nhật trong
tài liệu.
Công việc của Business Analyst được thực hiện dưới rất nhiều vai trò khác nhau
nhưng mỗi người sẽ thực hiện ở một mức độ khác nhau. Theo BABOK ver3.0, công việc
IT Business Analyst được thực hiện bởi 6 vai trò sau.
116
Business Requirement Analyst, người đảm nhiệm vai trò này thường sẽ là người đưa
ra các giải pháp ngay thời điểm ban đầu làm việc với khách hàng. Giải pháp ở đây rất đa
dạng, có thể là: thay đổi chính sách công ty, điều chỉnh quy trình nghiệp vụ hoặc huấn luyện
cho nhân viên. Sau đó mới là đề xuất áp dụng phần mềm, hệ thống hay một giải pháp công
nghệ. Cũng có thể áp dụng nhiều giải pháp với nhau để giải quyết bài toán mà doanh nghiệp
đang gặp phải. Người giữ vai trò này thường là Project Manager, Senior Business Analyst
hoặc Principle Business Analyst. Nói chung thường phải là người có kinh nghiệm và trình
độ thì mới đảm nhiệm tốt vai trò này. Vai trò này xuất hiện thường xuyên nhất trong giai
đoạn Pre-Sales. Thường thì các quản lý dự án hoặc những người làm Business Analyst giàu
kinh nghiệm sẽ tham gia vào quá trình này. Họ sẽ tiếp nhận các vấn đề và yêu cầu ban đầu
của doanh nghiệp. Phân tích một bức tranh toàn cảnh và đưa ra 1 giải pháp tổng quan phù
hợp nhất.
System Analyst, System Analyst thường là vai trò dành cho những người làm kỹ
thuật. Những người này có nhiều kinh nghiệm và rất am hiểu về hệ thống. System Analyst
thường là chuyên gia về một khái niệm kỹ thuật hoặc một phương pháp kỹ thuật phức tạp
nào đó. Như blockchain chẳng hạn. Họ thường tham gia vào các dự án có độ phức tạp về
kỹ thuật cao. Thường có một số dự án liên quan đến dữ liệu phân tán, đưa hệ thống lên mây
hoặc tích hợp hệ thống sẽ cần sự tham gia rất nhiều của các System Analyst. System Analyst
sẽ phân tích hệ thống hiện tại, xem xét các yêu cầu và thiết kế một kiến trúc hệ thống mới
dựa trên những gì đã có.
Business System Analyst, đây là vai trò chính yếu và nổi trội nhất của một người làm
Business Analyst. Theo trình tự timeline của dự án, một người có vai trò Business System
Analyst sẽ có những nhiệm vụ chính như sau: Moi móc và khai thác thông tin từ các
Stakeholders về chức năng và yêu cầu của dự án. Có thể thông qua email, phỏng vấn trực
tiếp hoặc demo hệ thống; Làm tài liệu. Đây là một trong những công việc và kỹ năng rất
quan trọng của Business Analyst. Document thì có rất nhiều loại, mỗi loại dành riêng cho
một Stakeholder; Truyền đạt thông tin. Business Analyst phải đảm bảo được tất cả
Stakeholders đã hiểu đúng các vấn đề. Mà một dự án thì có rất nhiều vấn đề, và có rất nhiều
thông tin cần truyền tải. Business Analyst có kỹ năng ăn nói tốt, giải quyết mâu thuẫn và
giải quyết vấn đề tốt thì thông tin trong dự án được truyền đi rất mượt và nhất quán. Business
System Analyst là vai trò thường gặp nhất đối với một người BA.
117
Functional Analyst, vai trò của người này gần giống như Business System Analyst.
Nhưng thay vì phát triển mới một sản phẩm giải pháp từ hư vô (build from scratch), người
làm Functional Analyst sẽ dựa trên một sản phẩm hay một platform sẵn có. Từ đó cấu hình
hoặc cài đặt sao cho sản phẩm đó tương thích được với yêu cầu của khách hàng. Giúp giải
quyết bài toán mà doanh nghiệp gặp phải. Trên thị trường có rất nhiều ông lớn cung cấp
các sản phẩm hoặc nền tảng sẵn có như: Microsoft, SAP, Oracle, Sharepoint, Salesforce, ...
Agile Analyst, người giữ vai trò Agile Analyst sẽ có trách nhiệm đảm bảo người được
chuyển giao thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp với các đối tượng
Stakeholder. Ngoài ra, Agile Analyst là vai trò không thể thiếu trong các dự án triển khai
theo phương pháp Agile như Scrum chẳng hạn. Chuyển giao những gì đã cam kết với khách
hàng là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng trong dự án Agile. Do đó Agile Analyst
đóng một vai trò rất quan trọng trong dự án kiểu như vậy.
Service Request Analyst, thường thì Business Analyst sẽ giữ vai trò này trong giai
đoạn triển khai giải pháp cho khách hàng (transition). Người giữ vai trò Service Request
Analyst sẽ có nhiệm vụ huấn luyện cho những người dùng cuối, thực hiện các buổi User
Acceptance Test (UAT), xử lý khi gặp lỗi nếu có và có thể là tiếp nhận thêm những yêu cầu
tính năng mới từ phía khách hàng.
Business Analyst có 6 vai trò khác nhau, nhưng không phải mỗi người chỉ được đảm
nhận một vai trò. Mà là một người làm Business Analyst phải đảm nhận nhiều vai trò cùng
một lúc. Thường thì Business Requirement Analyst là vai trò dành cho Project Manager
hoặc Business Analyst nhiều năm kinh nghiệm. Còn hầu như một người làm Businesss
Analyst bình thường đều đảm nhận các vai trò còn lại. Riêng những người nào có vai trò
Business System Analyst thì sẽ không có vai trò Functional Analyst. Và ngược lại, người
làm Functional Analyst sẽ không làm Business System Analyst. Nhưng các vai trò khác
vẫn được đảm bảo.
3. CÁC KỸ NĂNG CẦN CÓ CỦA MỘT BUSINESS ANALYST
Communication Skills - Kỹ năng giao tiếp
Bởi bản chất của công việc, các Business Analyst dành rất nhiều thời gian tương tác
với người sử dụng, khách hàng, người quản lý và đội dự án phần mềm. Thành công của
một dự án có thể phụ thuộc vào các Business Analyst giao tiếp rõ ràng các chi tiết như yêu
cầu dự án, thay đổi yêu cầu và kết quả thử nghiệm. Kỹ năng ngoại ngữ thành thạo và khả
118
năng giao tiếp bằng văn bản là kỹ năng thiết yếu đầu tiên trong sự nghiệp của một Business
Analyst. Các Business Analyst cần giao tiếp rõ ràng các chi tiết như yêu cầu dự án, thay
đổi yêu cầu và kết quả test, đây là các yếu tố quan trọng quyết định thành công của một dự
án hay không. Ngoài ra kỹ năng ngoại ngữ và khả năng sử dụng văn bản để giao tiếp cũng
là kỹ năng thiết yếu đầu tiên trong sự nghiệp của một Business Analyst. Với bản chất của
công việc, các Business Analyst dành rất nhiều thời gian tương tác với người sử dụng,
khách hàng, người quản lý và đội nhóm làm phần mềm.
Technical Skills - Kỹ năng công nghệ
Để xác định các giải pháp kinh doanh, một Business Analyst nên biết những gì là các
ứng dụng công nghệ thông tin đã và đang được sử dụng, những gì là kết quả mới có thể đạt
được thông qua các nền tảng công nghệ thông tin hiện tại và những công nghệ gì đang được
ứng dụng mới nhất. Kiểm tra phần mềm (testing) và phân tích thiết kế hệ thống kinh doanh
cũng là những kỹ năng phân tích kỹ thuật quan trọng. Để đạt được sự tôn trọng và tạo ra
một cảm giác tự tin giữa ứng dụng công nghệ thông tin và người sử dụng nghiệp vụ cuối
cùng đòi hỏi một Business Analyst cần phải có sự tự tin về kinh doanh và công nghệ, và
cần chứng tỏ một khả năng kỹ thuật cao, mạnh mẽ. Để giao tiếp với khách hàng bạn cần
dùng ngôn ngữ kinh doanh, còn để giao tiếp với đội nhóm kỹ thuật thì chắc chắn bạn phải
có kỹ năng này.
Analytical Skills - Kỹ năng phân tích
Kỹ năng làm nên một Business Analyst tốt bao gồm các kỹ năng phân tích xuất sắc
để xác định các nhu cầu kinh doanh của khách hàng được hiểu đúng và truyển đạt chính
xác với các đội nhóm khi chuyển vào các ứng dụng. Mặc khác, công việc của Business
Analyst đôi lúc phải phân tích số liệu, tài liệu, các kết quả khảo sát với người sử dụng đầu
tiên và quy trình làm việc để xác định quá trình xử lý để khắc phục vấn đề kinh doanh của
khách hàng. Kỹ năng phân tích mạnh là lợi thế của một Business Analyst thành công.
Problem Solving Skills - Kỹ năng xử lý vấn đề
Khả năng xử lý vấn đề không chỉ là kỹ năng duy nhất của riêng nghề Business Analyst
mà còn là một kỹ năng cần thiết để tạo nên thành công của mọi nghề nghiệp. Như với hầu
hết các vai trò khác trong ngành công nghệ thông tin, công việc của các Business Analyst
thường xuyên thay đổi. Khi các chuyên gia đang làm việc để phát triển các giải pháp kinh
doanh của khách hàng, không có gì là bảo đảm 100% có thể đoán trước được - do đó việc