Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên

Chia sẻ: Cuahapbia | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:26

Thêm vào BST

Báo xấu

24
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là tìm hiểu và đánh giá thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên; Đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Kế toán: Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ LÊ LY LY HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ C u nn n K to n M s 8.34.03.01 Đ Nẵn , 2021
Côn trìn đƣợc o n t n tại TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG N ƣời ƣớn dẫn k oa ọc PGS.TS. Hoàng Tùng - Phản biện 1: GS. TS. Trương Bá Thanh - Phản biện 2: PGS. TS. Phan Thanh Hải Luận văn đã được bảo vệ tại Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 20 tháng 3 năm 2021. Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
1 MỞ ĐẦU 1. Tín cấp t i t của đề t i Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật, nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Để sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính của nhà nước trong các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) thì việc quản lý, kiểm soát các khoản chi có vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng, hiệu quả hoạt động của Nhà nước. Trong những năm qua, Tổng cục Dự trữ Nhà nước nói chung và các đơn vị trực thuộc, trong đó có Cục dự dữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên đã thực hiện quản lý chi thường xuyên theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm, tạo điều kiện cho các đơn vị chủ động sử dụng kinh phí thường xuyên một cách hợp lý để hoàn thành nhiệm vụ được giao, gắn với trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị và cán bộ, công chức đã góp phần nâng cao hiệu suất lao động, hiệu quả sử dụng kinh phí chi thường xuyên, tăng thu nhập cho cán bộ, công chức trong đơn vị. Tuy nhiên, việc giao quyền tự chủ tự chịu trách nhiệm cho đơn vị đối với các khoản chi thường xuyên đã làm bộc lộ những yếu kém trong việc kiểm soát chi thường xuyên tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên. Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết cả về lý luận và thực tiễn hoạt động của Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên, tác giả quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ của mình.
2 2. Mục ti u n i n cứu - Tìm hiểu và đánh giá thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên; - Đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên. 3. Đ i tƣợn v p ạm vi n i n cứu - Đối tượng nghiên cứu: Kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị Thiên. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi nội dung: luận văn tập trung vào kiểm soát nội bộ mà hoạt động chính là các thủ tục kiểm soát các khoản chi thường xuyên NSNN. + Phạm vi không gian: tại Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị Thiên. + Phạm vi thời gian: thời gian thu thập thông tin liên quan đến kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị Thiên trong năm 2020. 4. P ƣơn p pn i n cứu Phương pháp quan sát, khám phá được vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên. Phương pháp đối chiếu, so sánh và giải thích được vận dụng để xem xét, đối chiếu dựa vào cơ sở lý thuyết có liên quan để đánh giá những ưu điểm, bất cập về công tác kiểm soát chi thường xuyên tại đơn vị. Phương pháp lập luận đối sánh được vận dụng để đánh giá và biện luận nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên.
3 Thông tin số liệu thu thập trong luận văn là nguồn thông tin số liệu thứ cấp có liên quan đến công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên, bao gồm: các số liệu về các khoản chi, thủ tục kiểm soát chi thường xuyên, môi trường kiểm soát liên quan đến chi thường xuyên, các thông tin chi tiết, tổng hợp và các báo cáo dự toán, báo cáo tiến độ, quyết toán… có liên quan đến công tác chi thường xuyên tại đơn vị. 5. Ý n ĩa t ực tiễn của đề t i Kết quả thực hiện đề tài có ý nghĩa trong việc giúp bản thân hệ thống được hệ thống lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát chi trong đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng. Giúp bản thân vận dụng được các phương pháp nghiên cứu khoa học để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp liên quan đến hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên. Luận văn sẽ là nguồn tham khảo quan trọng cho đơn vị trong việc triển khai các biện pháp kiểm soát chi thường xuyên một cách có hiệu quả. 6. Tổn quan t i liệu Kiểm soát chi NSNN là một đề tài mang tính thời sự, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay, việc cải cách hành chính trong lĩnh vực tài chính công đang diễn ra một cách mạnh mẽ. Trong thời gian qua đã có nhiều nghiên cứu tập trung nhận diện, đánh giá và đưa ra giải pháp cho công tác kiểm soát chi tại các đơn vị HCSN. Cụ thể như: Phan Tuấn Anh (2011), Nguyễn Quang Hưng (2015), Hoàng Minh Thắng (2018), Phạm Thị Tươi (2018), Nguyễn Thị Thảo Linh (2019), Trần Thị Liên (2015), ... Những nghiên cứu kể trên là nguồn tài liệu quý giá giúp cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc hoàn thiện kiểm soát chi
4 thường xuyên trong các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tuy nhiên, mỗi đơn vị, mỗi tổ chức đều có những đặc thù riêng liên quan đến các khoản chi thường xuyên, mặt khác, các nghiên cứu kể trên chưa có nghiên cứu nào tập trung nghiên cứu tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên. Vì vậy, trong luận văn này sẽ tập trung nghiên cứu và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ Nhà nước Khu vực Bình Trị Thiên. 7. B cục của đề t i Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn có kết cấu 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước trong đơn vị hành chính Nhà nước Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát chi thường xuyên tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên. CHƢƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƢỚC 1.1. NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC VÀ CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC 1.1.1. Cơ quan n c ín n nƣớc 1.1.2. N ân s c n nƣớc v n uồn kin p í n ân s c n nƣớc 1.1.3. Chi ngân sác n nƣớc
5 1.2. CHI THƢỜNG XUYÊN VÀ KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN NSNN 1.2.1. C i t ƣờn xu n NSNN a. Khái niệm và phân loại chi thường xuyên NSNN Chi thường xuyên là chi NSNN cho các nhu cầu thiết yếu hàng năm của nhà nước và các tổ chức được nhà nước đảm bảo kinh phí hoạt động. Các khoản chi thường xuyên từ NSNN là những khoản chi nhằm duy trì các hoạt động cơ bản của nhà nước, không thể trì hoãn. b. Đặc điểm chi thường xuyên 1.2.2. K i qu t về kiểm so t c i t ƣờn xu n NSNN a. Kiểm soát và kiểm soát chi thường xuyên NSNN b. Nguyên tắc đối với công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN c. Yêu cầu của công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN d. Khuôn khổ pháp lý 1.2.3. Một s u t li n quan đ n kiểm so t nội bộ tron đơn vị HCSN 1.2.4. Nội dun kiểm so t c i t ƣờn xu n NSNN a. Quy trình và tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên NSNN - Quy trình thực hiện dự toán chi thường xuyên + Căn cứ vào dự toán NSNN được giao, tiến độ triển khai công việc và điều kiện chi ngân sách, thủ trưởng đơn vị quyết định chi gửi KBNN nơi giao dịch, kèm theo các tài liệu cần thiết theo quy định.
6 + KBNN kiểm tra tính hợp pháp của các tài liệu do đơn vị sử dụng ngân sách gửi, thực hiện việc thanh toán khi có đủ các điều kiện quy định. + Việc thanh toán thực hiện theo nguyên tắc trực tiếp từ KBNN cho người hưởng. Đối với các khoản chi chưa có điều kiện thanh toán trực tiếp, KBNN tạm ứng cho đơn vị sử dụng ngân sách để chủ động chi theo dự toán được giao, sau đó thanh toán với Kho bạc theo đúng nội dung, thời hạn quy định. - Tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên Căn cứ tổ chức thực hiện dự toán dự toán chi thường xuyên, thời gian tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên được tính từ ngày 01 tháng 1 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. b. Nội dung công tác kiểm soát chi thường xuyên - Kiểm soát theo các hình thức chi trả từ NSNN + Hình thức rút dự toán NSNN + Kiểm soát chi trả theo hình thức lệnh chi tiền - Kiểm soát phương thức chi trả các khoản chi NSNN - Kiểm soát điều kiện chi trả thanh toán + Các khoản chi phải có trong dự toán được giao + Các khoản chi phải đúng chế độ, đúng tiêu chuẩn và định mức chi + Các khoản chi phải được thủ trưởng đơn vị hoặc người được uỷ quyền chuẩn chi + Các khoản chi phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định.
7 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 2.1. KHÁI QUÁT VỀ CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 2.1.1. Giới t iệu về Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị T i n 2.1.2. C ức năn , n iệm vụ v qu ền ạn của Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị T i n 2.1.3. Tổ c ức quản lý của Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị T i n a. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục dự trữ Nhà nước Khu vực Bình Trị Thiên được thể hiện qua Sơ đồ 2.1 theo mô hình trực tuyến chức năng, gồm 1 Cục Trưởng, 2 Phó Cục trưởng, 5 phòng ban và 5 chi cục trực thuộc. b. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán tại Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên được tổ chức theo mô hình trực tuyến, chức năng. c. Quy mô và cơ cấu đội ngũ cán bộ, công chức Các Chi cục Dự trữ là đơn vị trực thuộc Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên đóng trên địa bàn 03 tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị và Thừa Thiên Huế, gồm có 5 Chi cục Dự trữ Nhà nước. 2.1.4. Cơ c quản lý t i c ín tại Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị T i n
8 a. Cơ chế phân cấp quản lý nguồn vốn, phí nhập xuất, bảo quản tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên là đơn vị dự toán cấp 2 trực thuộc Tổng cục Dự trữ Nhà nước. Kinh phí hoạt động được Tồng cục Dự trữ Nhà nước giao dự toán hàng năm thông qua Kho bạc Nhà nước tỉnh Quảng Bình. Tổng mức dự toán được giao hàng năm căn cứ trên cơ sở kế hoạch nhiệm vụ nhập xuất, cứu trợ, viện trợ trong năm, định mức, biên chế tổng quỹ lương hàng năm đã được Tổng cục Dự trữ Nhà nước phê duyệt. b. Tổ chức bộ máy quản lý tài chính Bộ máy quản lý tài chính của Cục Dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên gồm: Phòng Tài chính kế toán thuộc Cục Dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên và Bộ phận Tài vụ quản trị thuộc Chi cục Dự trữ nhà nước trực thuộc. c. Công tác kế hoạch về nguồn vốn DTQG Căn cứ vào kế hoạch nhập xuất hàng DTQG trong năm trình Tổng Cục Dự trữ Nhà nước và được Tổng cục Dự trữ Nhà nước phê duyệt. Phòng Tài chính kế toán đã triển khai phân bổ giao dự toán cho các đơn vị trực thuộc ngay từ đầu năm để đơn vị chủ động triển khai thực hiện nhiệm vụ. d. Công tác lập và phân bổ dự toán chi NSNN Đối với kinh phí hoạt động quản lý hành chính và hoạt động quản lý quỹ dự trữ quốc gia: căn cứ quyết định giao chỉ tiêu hàng năm của Cục Dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên và trên cơ sở dự toán chi NSNN Tổng cục Dự trữ Nhà nước giao. Cục phân bổ giao dự toán cho Văn phòng Cục và các đơn vị trực thuộc, đồng thời gửi Quyết định giao dự toán qua kho bạc để thông báo và kiểm soát chi theo quy định.
9 2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 2.2.1. Đặc điểm c c k oản c i t ƣờn xu n tại Cục dự trữ n nƣớc k u vực Bìn Trị T i n - Các khoản chi thường xuyên chủ yếu thực hiện thông qua hình thức rút dự toán chi hoạt động - Các khoản chi liên quan đến Nhập, xuất hàng hóa dự trữ, vật tư, … được Cục dự trữ Nhà nước ban hành quy trình rất chi tiết, bao gồm cả bộ phận đối chiếu và kiểm soát. - Các khoản chi khác thực hiện qua KBNN việc kiểm soát và đối chiếu chủ yếu do phòng Tài chính Kế toán thực hiện đối chiếu và kiểm tra, phối hợp với KBNN trong việc thực hiện dự toán chi và kiểm soát chi. 2.2.2. Qu trìn kiểm so t c i v tổ c ức t ực iện dự to n c i t ƣờn xu n NSNN tại Cục dự trữ n nƣớc k u vực Bìn Trị T i n a. Quy trình kiểm soát chi Cục Trưởng 4 5 Bộ phận phát 1 Bộ phận kiểm soát 2 Kế toán trưởng sinh các khoản chi: Các kế toán viên chi 1’ từng phần hành 3 9 6 7 Kho Bạc nhà nước Người đơn Thủ 8 (trực tiếp hoặc qua 8 vị thụ quỹ TABMIS) hưởng
10 Sơ đồ 2.3. Qu trìn kiểm so t c c k oản c i n ân s c n nƣớc t eo ìn t ức rút dự to n tại Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị T i n b. Tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên Việc tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên được thực hiện theo quy trình được xác lập do Cục trưởng kí ban hành thực hiện theo chỉ đạo của Tổng cục dự trữ Nhà nước và theo hướng dẫn của KBNN về quy trình thanh quyết toán các khoản chi thường xuyên trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Việc tổ chức thực hiện bao gồm các nội dung sau: - Về căn cứ và điều kiện chi - Về Thực hiện kiểm soát chi - Về chứng từ thanh toán được thực hiện theo sự chỉ dẫn của Kho Bạc nhà nước cùng cấp - Về hình thức chi: Tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên, các khoản chi thường xuyên sử dụng hình thức rút dự toán - Về phương thức thanh toán qua KBNN: Tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên các phương thức chi trả thường được áp dụng bao gồm: Tạm ứng, Thanh toán tạm ứng, Xuất vật tư tại Cục dự trữ Nhà nước Khu vực Bình Trị Thiên được thực hiện theo các luồng các luồng nghiệp vụ: Xuất không thu tiền; Xuất bán theo hợp đồng; Xuất bán chỉ định. 2.2.3. Nội dun côn t c kiểm so t c i t ƣờn xu n tại Cục dự trữ qu c ia k u vực Bìn Trị T i n a. Đánh giá và nhận diện rủi ro kiểm soát đối với các khoản chi thường xuyên tại Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị Thiên Công tác đánh giá rủi ro vài vai trò các bộ phận kiểm soát chi tại đơn vị chưa được coi trọng, công tác đánh giá rủi ro chưa được
11 thực hiện tại Cục. Các thủ tục kiểm soát tại đơn vị bao gồm: kiểm soát tài sản; phân công phân nhiệm; ủy quyền phê chuẩn… b. Kiểm soát thủ tục và điều kiện chi trả, thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN Căn cứ yêu cầu nhiệm vụ chi, kế toán nhập thông tin dữ liệu vào phần mềm kế toán nội bộ, sau đó tiến hành lập giấy rút dự toán NSNN kèm theo hồ sơ thanh toán (bảng kê, chứng từ, hóa đơn) gửi KBNN nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán theo trình tự: Kế toán viên lập Kế toán trưởng duyệt  Thủ trưởng đơn vị duyệt  Chuyển hồ sơ qua kho bạc (Quy trình thanh toán, giao nhận hồ sơ được thực hiện trực tuyến trên trang thông tin dịch vụ công điện tử kho bạc nhà nước). Các thủ tục kiểm soát được thực hiện xuyên suốt các nghiệp vụ chi thường xuyên tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên được thể hiện qua Bảng 2.5, cụ thể như sau: Bản 2.5 C c t ủ tục kiểm so t đƣợc t ực iện n ằm kiểm so t c i t ƣờn xu n tại Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị Thiên Kí iệu t ủ TT Diễn iải tục kiểm so t 1 KS1 Kiểm soát thông qua Mẫu hồ sơ chứng từ 2 KS2 Kiểm soát thông qua niêm yết trình tự nghiệp vụ 3 KS3 Kiểm soát thông qua kiểm tra xét duyệt hồ sơ, chứng từ, kí duyệt 4 KS4 Kiểm soát thông qua việc phân chia công việc, phân quyền nhập liệu và xử lí 5 KS5 Kiểm soát thông qua biện pháp bảo quản, phương tiện bảo vệ tài sản 6 KS6 Kiểm soát thông qua đối chiếu thông tin và quyền truy cập thông tin
12 7 KS7 Kiểm tra chéo 8 KS8 Bộ phận giám sát hoạt động 9 KS9 Ghi chép và phản ánh thông tin nghiệp vụ trên các phần mềm kế toán, dịch vụ công KS10 Phân tích và đối chiếu với kế hoạch và dự toán - Chi lương: Chi lương là khoản mục chi chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản chi thường xuyên tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên. Các bước thực hiện và công tác kiểm soát được thực hiện trong từng bước của tiến trình thực hiện chi lương tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên được tiến hành theo Bảng 2.6. Bản 2.6: C c bƣớc t ực iện c i tạm ứn c o n ân vi n đi côn tác Nội Trƣ K Phò Th K Ng dun ởn to Cục ng ủ toán ân g Côn việc phò án trƣ TC qu trƣở hà kiể ng/ viê ởn HC ỹ ng ng m ban n soáta (1) Lập Bảng X KS1 chấm công (2) Tổng hợp X KS1, chấm công và KS3 chuyển cho phòng kế toán (3) Phòng kế X KS3 toán tính lương (4) Kiểm tra, X X KS3 kí duyệt bảng lương (5) Nhập X KS4 phần mềm Kế
13 toán nội bộ và Dịch vụ Công (6) Gửi hồ sơ X KS6 chứng từ cho KBNN (7) Nhận tiền X KS5, từ KBNN KS7 (7’) Chi X KS7 lương (8) Ghi sổ và X X KS9 lưu chứng từ - Chi tạm ứng tiền mặt cho nhân viên đi công tác: Các khoản thanh toán tạm ứng cho nhân viên đi công tác cũng là một trong số những khoản chi phát sinh nhiều tại Cục do địa bàn quản lí của Cục rộng khắp cả 3 tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế. Các bước thực hiện chi tạm ứng cho nhân viên đi công tác được thực hiện qua Bảng 2.7. - Chi công tác phí: Chi công tác phí được thực hiện khi nhân viên đi công tác về và nộp chứng từ đầy đủ và hợp lệ cho phòng tài chính kế toán. Các bước thực hiện được thể hiện qua Bảng 2.8. - Chi mua văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, vật tư, thiết bị: - Chi thanh toán tiền điện, điện thoại, nước, tiền gửi công văn, đặt báo, xăng xe công vụ…. - Chi thanh toán tiền sửa chữa vật tư, tài sản, xe otô (nhỏ lẻ): 2.2.4. Ƣu điểm, ạn c của côn t c kiểm so t c i t ƣờn xu n tại Cục dự trữ N nƣớc k u vực Bìn Trị T i n a. Nhận xét về môi trường kiểm soát và nhận diện rủi ro kiểm soát chi thường xuyên
14 - Về môi trường kiểm soát: + Lập dự toán chưa đảm bảo đúng thời gian quy định làm ảnh hưởng công tác tổng hợp dự toán Tổng cục Dự trữ Nhà nước báo cáo Bộ Tài chính. Một số nội dung còn chưa căn cứ vào báo cáo và phương hướng nhiệm vụ của Cục do vậy có những khoản chi thực tế phát sinh cần nhiều hơn so với dự toán đề ra như chi công tác phí, chi sửa chữa vật tư, thiết bị… + Một số nội dung chi lập chưa thuyết minh rõ cơ sở, căn cứ tính toán để lập dự toán nên việc thẩm định còn gặp nhiều khó khăn. + Hệ thống kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị: Việc kiểm tra kiểm soát các khoản chi trong đơn vị thực hiện chủ yếu ở phòng tài chính - kế toán, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị. Việc cân đối các khoản chi thường xuyên giúp cho việc theo dõi và kiểm soát chi được hiệu quả, đảm bảo thực hiện đúng dự toán và kế hoạch đề ra. Các quy định về chứng từ và điều kiện chi đều được thể hiện qua Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị, do vậy đảm bảo thực hiện đầy đủ và đúng yêu cầu đề ra. Tuy nhiên xét về yếu tố thông tin phục vụ kiểm soát, các thông tin trên chứng từ và sổ sách kế toán tại đơn vị khi nhập liệu thường thiếu hụt chứng từ kiểm soát, các chứng từ đánh số không ký hiệu chứng từ do vậy gây khó khăn trong quá trình kiểm soát thông tin, truy thu kiểm tra chứng từ, … - Về công tác đánh giá và nhận diện rủi ro kiểm soát đối với các khoản chi thường xuyên tại Cục dự trữ quốc gia khu vực Bình Trị Thiên Công tác đánh giá rủi ro vài vai trò các bộ phận kiểm soát chi tại đơn vị đang chưa được coi trọng, công tác đánh giá rủi ro chưa được thực hiện tại Cục.
15 b. Về quy trình và tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên Trên thực tế, quy trình tại đơn vị có một số bước được lược bỏ do việc thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ thanh toán các khoản chi với KBNN thường do phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm, các bước kí chứng từ và đối chiếu, kiểm tra từng nghiệp vụ hay trong hoạt động kiểm kê cuối kỳ bị lược bỏ một số bước kiểm soát theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm tra chéo dẫn đến trường hợp thất thoát và sai phạm vẫn diễn ra tại đơn vị. c. Về tổ chức thực hiện dự toán chi thường xuyên Việc tổ chức hoạt động kiểm tra, kiểm soát chéo đối với các nghiệp vụ chi chưa thật sự được coi trọng, bố trí cán bộ kiểm tra giám sát tình hình thực hiện nghiệp vụ chưa được quan tâm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm còn bị vi phạm ở một số những khoản mục trọng yếu (kế toán và thủ quỹ). d. Về kiểm soát thủ tục và điều kiện chi trả, thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN Ứng với từng khoản mục chi, có những vấn hạn chế phát sinh cụ thể như sau: - Chi tiền lương: Về cơ bản, quy trình lương của đơn vị tương đối phù hợp và chặt chẽ, tuy nhiên kiểm soát giờ công lao động bằng bảng chấm công ở từng phòng ban và bộ phận tập hợp chỉ quản lí được ngày công còn giờ công của cán bộ nhân viên chưa kiểm soát được. - Chi tạm ứng tiền mặt cho nhân viên đi công tác: Tại Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên việc tạm ứng thường được thực hiện đối với cá nhân đi công tác khi đã có quyết định về việc đi công tác đó. Đa số các khoản tạm ứng đều được thực
16 hiện đúng chế độ, trình tự thủ tục nhanh chóng, rõ ràng. Tuy nhiên, việc thanh toán tạm ứng của cán bộ đi công tác về trên thực tế đang gặp một số vấn đề chồng chéo nhau trong việc xử lí giấy tờ. Người đi công tác về cần làm lại toàn bộ hồ sơ giấy tờ khi khi tạm ứng và bổ sung thêm các thủ tục giấy tờ thanh toán như giấy đi đường, giấy đề nghị thanh toán, vé tàu xe, … Nguyên nhân của việc thủ tục rườm rà là do người phụ trách kiểm soát và tạm ứng khác với nhân viên kế toán phụ trách thanh toán tạm ứng. - Chi công tác phí: Việc kiểm soát các khoản chi công tác phí thường chỉ có sự kiểm tra giám sát của các phòng ban trong các chứng từ quản lí, do vậy những chứng từ thanh toán khi đã qua bộ phận kế toán thông thường đều đã có đầy đủ chữ kí của trưởng phòng ban trong các văn bản như quyết định cử đi công tác trước khi đi, còn khi đi công tác về thanh toán thì không có xác nhận kiểm tra của các phòng ban quản lí cán bộ. - Chi mua văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, vật tư, thiết bị: Việc mua sắm vật tư tại đơn vị được thực hiện theo đề xuất của các phòng ban, sau đó trình cho phòng Kế hoạch tiến hành kiểm tra và rà soát. Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn vị cung ứng và tiến hành mua sắm thông thường do phòng Kế toán tiến hành và thanh toán luôn, vì vậy thủ tục kiểm soát liên quan đến kiểm tra chéo chưa được thực hiện. - Chi thanh toán tiền điện, điện thoại, nước, tiền gửi công văn, đặt báo, xăng xe công vụ…. Đối với các khoản thanh toán tiền dịch vụ điện, nước, điện thoại,… tại Cục dự trữ nhà nước khu vực Bình Trị Thiên chủ yếu thanh toán cho bên thứ ba, do vậy mặc dù không có sự tham gia của
17 các bên liên quan trong quá trình kiểm soát vẫn đảm bảo thanh toán đầy đủ và đúng chế độ. Việc hạch toán được thực hiện định kỳ do vậy dễ dàng đối chiếu và kiểm tra, hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chi. CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 3.1. HOÀN THIỆN MÔI TRƢỜNG KIỂM SOÁT VÀ NHẬN DIỆN RỦI RO KIỂM SOÁT CHI THƢỜNG XUYÊN TẠI CỤC DỰ TRỮ NHÀ NƢỚC KHU VỰC BÌNH TRỊ THIÊN 3.1.1. Ho n t iện c c u t môi trƣờn kiểm so t - Hoàn thiện sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị, nhằm xác lập mối quan hệ chỉ đạo phù hợp, tạo điều kiện cho công tác kiểm soát chi thường xuyên diễn ra một cách thuận lợi. Hiện nay theo sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí được thể hiện qua sơ đồ 2.1 (phòng Tổ chức Hành chính thiết lập) có thể thấy quan hệ chỉ đạo được thể hiện chủ đạo trong sơ đồ, có 5 phòng ban được phân chia nhiệm vụ quản lí cho Cục trưởng và 02 Phó Cục trưởng, các phòng ban phối hợp với các Chi cục về các vấn đề liên quan thuộc thẩm quyền quản lý của Cục, tuy nhiên trên sơ đồ chưa thể hiện rõ mối quan hệ chức năng giữa các phòng ban và Chi cục, chưa phản ánh đúng thực trạng đơn vị. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí được đề xuất lại như Sơ đồ 3.1. - Hoàn thiện một số nội dung trong quy chế chi tiêu nội bộ, tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thanh toán của các bộ phận tác nghiệp có liên quan (cụ thể: các khoản tạm ứng nhân viên đi công tác, quy trình thanh toán tạm ứng, các thủ tục liên quan đến các
18 khoản chi bằng tiền tại đơn vị ...) nhằm chi thường xuyên đúng, và tiết kiệm. Hiện nay, Cục đang thực hiện chế độ tự chủ, có những khoản chi cần được xây dựng lại cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị nhằm tiết kiệm chi. - Hoàn thiện thông tin cung cấp cho hoạt động kiểm soát: hệ thống chứng từ (nhập liệu chứng từ). Hệ thống chứng từ Cục đang thực hiện đánh số trên phần mềm kế toán nội bộ theo số thứ tự phát sinh nghiệp vụ. Do vậy, để thuận lợi cho việc kiểm soát, kiểm tra, đối chiếu số liệu và lưu trữ chứng từ, các chứng từ khi nhập liệu trên phần mềm kế toán nội bộ cần nhập rõ số hiệu chứng từ. Ví dụ: phiếu chi số 5 trong tháng 1 là PC01/005, tương tự như vậy với các chứng từ khác nhằm kiểm soát nghiệp vụ phát sinh và đối chiếu theo chứng từ. - Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Hiện tại bộ máy kế toán của Cục dự trữ Nhà nước khu vực Bình Trị Thiên đang có các chứng năng kiêm nhiệm bao gồm: Thủ quỹ và kế toán kinh phí dự toán; Thủ kho (bộ phận quản lí kho trực thuộc Phòng kế hoạch và QLHDT, bộ phận kế toán theo dõi vật tư và lương thực nhập xuất được phân tán theo mục đích sử dụng vật tư và lương thực dùng cho hoạt động thường xuyên hay các hoạt động khác. Việc tách bạch trách nhiệm và phân chia nhiệm vụ này có thể tiết kiệm kinh phí tuyển thêm người, tuy nhiên việc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong nghiệp vụ có thể phát sinh những rủi ro trong việc gian lận và ghi nhận sai nghiệp vụ. Do đó, luận văn đề xuất bổ sung thêm bộ phận thủ quỹ và thủ kho trực thuộc sự quản lí của phòng Tài chính kế toán để thuận lợi trong công tác thực hiểm kiểm tra kiểm soát chi thường xuyên tại văn phòng Cục.