Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Tăng cường kiểm soát chi phí tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Quảng Nam

Chia sẻ: Fvdxc Fvdxc | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:25

Thêm vào BST

Báo xấu

110
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Hệ thống những lý luận cơ bản về kiểm soát trong quản lý nói chung và kiểm soát chi phí trong Ngân hàng nông nghiệp. Đồng thời nghiên cứu làm rõ thực trạng kiểm soát chi phí tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Quảng Nam, trên cơ sở đưa ra những ưu điểm, hạn chế.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt luận văn thạc sĩ: Tăng cường kiểm soát chi phí tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Quảng Nam

1 B GIÁO D C VÀ ĐÀO T O Đ I H C ĐÀ N NG ------------------- TR N TH ÁNH H NG TĂNG CƯ NG KI M SOÁT CHI PHÍ T I NGÂN HÀNG NÔNG NGHI P VÀ PHÁT TRI N NÔNG THÔN T NH QU NG NAM Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 TÓM T T LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Đà N ng – Năm 2010
2 Công trình ñư c hoàn thành t i Đ I H C ĐÀ N NG Ngư i hư ng d n khoa h c: PGS. TS Trương Bá Thanh Ph n bi n 1: ……………………………………………….. Ph n bi n 2: ……………………………………………….. Lu n văn s ñư c b o v t i H i ñ ng ch m Lu n văn t t nghi p th c sĩ Qu n tr kinh doanh h p t i Đ i h c Đà N ng vào ngày … tháng …năm 2010 Có th tìm hi u lu n văn t i: - Trung tâm thông tin – h c li u, Đ i h c Đà N ng - Thư vi n trư ng Đ i h c Kinh t , Đ i h c Đà N ng
3 - M Đ U 1. Tính c p thi t c a ñ tài L m phát, suy gi m kinh t , nh hư ng ñ n ho t ñ ng ngân hàng g p khó khăn, ñ gi v ng m c tiêu phát tri n n ñ nh, an toàn, hi u qu . NHNo&PTNT th c hi n khoán tài chính trên cơ s có thu m i có chi, do ñó yêu c u t ch , t ch u trách nhi m v chi phí cũng như chi tiêu trong ñơn v. Xu t phát t th c t ñó, tôi ch n ñ tài “Tăng cư ng ki m soát chi phí t i NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam” ñ nghiên c u làm lu n văn th c s - chuyên ngành k toán. 2. M c ñích nghiên c u H th ng nh ng v n ñ lý lu n cơ b n v ki m soát trong qu n lý nói chung và ki m soát v chi phí nói riêng trong NHNo. Đ ng th i nghiên c u làm rõ th c tr ng ki m soát chi phí t i NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam, trên cơ s ñó ñưa ra nh ng ưu ñi m, h n ch . Đ ra nh ng gi i pháp tăng cư ng ki m soát chi phí. 3. Đ i tu ng và ph m vi nghiên c u Đ i tư ng nghiên c u: công tác ki m soát chi phí t i NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam trong 3 năm 2006-2008. Ph m vi nghiên c u: T i NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam, t H i s t nh ñ n các ngân hàng huy n tr c thu c. 4. Phương pháp nghiên c u S d ng phương pháp phân tích, th ng kê, ti p c n thu th p thông tin, t ng h p, so sánh.
4 CHƯƠNG 1 NH NG V N Đ LÝ LU N V KI M SOÁT CHI PHÍ TRONG NGÂN HÀNG 1.1 NH NG V N Đ V KI M SOÁT TRONG QU N LÝ 1.1.1 Ki m soát trong qu n lý Qu n lý là s tác ñ ng có t ch c, có ñ nh hư ng c a ch th qu n lý lên ñ i tư ng qu n lý nh m s d ng có hi u qu nh t các ngu n l c ñã xác ñ nh ñ ñ t các m c tiêu ñ ra. Ki m soát trong qu n lý là s h p thành m t cách logic các phương pháp nh m thu th p và s d ng thông tin ñ ra các quy t ñ nh v ho ch ñ nh và ki m soát, thúc ñ y hành vi c a ngư i lao ñ ng và ñánh giá vi c th c hi n. M i quan h gi a ki m soát v i quá trình qu n lý Ki m soát là m t ch c năng c a qu n lý, g n li n v i qu n lý, phát sinh t chính nhu c u c a qu n lý, g n li n v i m i ho t ñ ng, ñâu có qu n lý thì ñó có ki m soát. 1.1.2 Các lo i ki m soát trong qu n lý Ki m soát hư ng d n, ki m soát “có/không”, ki m soát ho t ñ ng; ki m soát trư c, ki m soát trong và ki m soát sau; ki m soát t xa, ki m soát tr c ti p và ki m soát gián ti p; ki m soát phòng ng a, ki m soát phát hi n, ki m soát bù ñ p, ki m soát b sung; ki m soát chung và ki m soát c th ; ngo i ki m và n i ki m. 1.1.3 Nh ng v n ñ lý lu n chung v h th ng ki m soát n i b 1.1.3.1 Môi trư ng ki m soát Môi trư ng ki m soát là bao g m toàn b nhân t bên trong và
5 bên ngoài c a ngân hàng tác ñ ng ñ n vi c thành l p, ho t ñ ng và x lý d li u c a các lo i hình KSNB c a ngân hàng. Các nhân t bên trong là các nhân t thu c môi trư ng ki m soát chung, các y u t này ch y u liên quan ñ n cơ ch qu n lý, cơ c u t ch c, năng l c, ñ o ñ c ngh nghi p c a cán b . Các nhân t bên ngoài g m nhân t ch y u: Ch c năng nhà nư c, thông tin khách hàng, cơ ch chính sách, văn b n… 1.1.3.2 H th ng k toán trong ngân hàng Tính ki m soát c a h th ng k toán ñư c th hi n thông qua ba giai ño n c a quá trình k toán ñó là l p ch ng t k toán, ph n ánh vào s k toán, và l p báo cáo k toán. 1.1.3.3 Các th t c ki m soát n i b Các th t c ki m soát ñư c xây d ng trên các nguyên t c sau: nguyên t c phân công phân nhi m, Phân chia trách nhi m theo nguyên t c b t kiêm nhi m, nguyên t c u quy n và phê chu n. 1.1.3.4 B ph n ki m toán n i b trong ngân hàng KTNB ngân hàng là b ph n ñ c l p ñư c thi t l p ti n hành ho t ñ ng ki m tra, trà soát, ñánh giá m t cách ñ c l p, khách quan ñ i v i h th ng ki m tra, KSNB. Tuy nhiên b ph n KTNB ch phát huy tác d ng khi tôn tr ng các nguyên t c t ch c và nhân s . 1.2 KI M SOÁT CHI PHÍ NGÂN HÀNG 1.2.1 Ki m soát chi phí v ho t ñ ng tín d ng N i dung chi ho t ñ ng tín d ng g m: Chi tr lãi ti n g i, tr lãi phát hành gi y t có giá. Phương th c ki m soát ñ i v i chi tr lãi ti n g i: Ki m soát vi c tính s ti n lãi có ñúng v i m c lãi su t, kỳ h n g i khi phát hành, ñúng t ng phương th c tr lãi khi khách hàng có nhu c u rút; Ki m soát tính h p l , h p pháp c a ch ng t ; Ki m soát phân b lãi vào chi phí h ng tháng có ñúng theo quy ñ nh
6 không. 1.2.2 Ki m soát chi phí ho t ñ ng d ch v N i dung chi ho t ñ ng d ch v : Chi hoa h ng môi gi i là kho n chi tr cho bên môi gi i làm d ch v cho ngân hàng, và công vi c làm ph i th c s mang l i hi u qu kinh doanh cho NHNo. Phương th c ki m soát ñ i v i chi hoa h ng môi gi i: Ki m soát ñ i tư ng chi hoa h ng môi gi i ñúng v i ngư i ñã ký trong h p ñ ng hay không; Ki m soát m c ñ hoàn thành công vi c thông qua vi c giao khoán và quy t toán khoán các ch tiêu, ki m soát vi c thu n khách hàng có n p vào ngân hàng k p th i, hay xâm tiêu. Ki m soát th t c thanh toán ñúng quy trình, vi c h ch toán tài kho n chi có ñúng theo quy ñ nh c a NHNo. 1.2.3 Ki m soát chi phí ti n lương Bao g m lương cơ b n(V1) và lương kinh doanh ( V2). Ki m soát vi c theo dõi ch m công t ng phòng có ñúng th c ngày làm vi c không. Ki m soát vi c x p lo i lương kinh doanh trên cơ s ñánh giá m c ñ hoàn thành nhi m v . Ki m soát vi c tính lương, h ch toán. Ki m soát chi làm thêm gi . 1.2.4 Chi phí v ho t ñ ng qu n lý và công v Bao g m chi phí mua v t li u, gi y t in Phương th c ki m soát chi phí mua v t li u, gi y t in: ki m soát vi c l p d trù có ñúng nhu c u các phòng ban chuy n sang không, ki m soát quá trình mua, nh p kho, xu t kho v t li u, gi y t in, Ki m tra ch ng t thanh toán ñ y ñ h p ñ ng, hóa ñơn thanh toán. 1.2.5 Ki m soát chi phí v tài s n Ki m soát chi phí kh u hao TSCĐ: Ki m soát quy ñ nh v th i gian kh u hao, phương pháp tính kh u hao, m c trích kh u hao theo quy ñ nh hi n hành
7 c a nhà nư c và c a ngành; ki m tra vi c trích kh u hao và ghi chép chúng trên s sách có ñúng theo quy ñ nh không. 1.2.5 Chi phí d phòng r i ro tín d ng Chi phí d phòng r i ro tín d ng là kho n ti n ñư c trích l p trên cơ s phân lo i c th các kho n n vay c a khách hàng theo t l quy ñ nh ñ d phòng cho nh ng t n th t có th x y ra do khách hàng không th c hi n nghĩa v tr n theo cam k t. Phương th c ki m soát trích d phòng x lý r i ro: Ki m tra chuy n nhóm n t i ngân hàng có ñúng theo t l quy ñ nh c a NHNo Vi t Nam không, cơ c u nhóm n ñúng th c t trên t ng kh ư c không, vi c trích l p d phòng ñúng theo t l quy ñ nh. K T LU N CHƯƠNG 1 Ki m tra, ki m soát là m t ch c năng quan tr ng c a nhà qu n lý, h th ng ki m tra, ki m soát n i b giúp cho nhà qu n lý ngăn ch n gian l n, gi m thi u sai sót, và x lý k p th i các r i ro trong ho t ñ ng kinh doanh c a NHNo&PTNT, ñ m b o cho ho t ñ ng ngân hàng ñư c th c hi n m t cách c n tr ng, ñ m b o an toàn và hi u qu , ñ m b o tuân th pháp lu t, và các quy ch , quy trình, quy ñ nh n i b phù h p v i các chính sách và chi n lư c do HĐQT ñ ra. Đ i v i ngân hàng ho t ñ ng trong lĩnh v c ti n t thì ki m soát chi phí ñang là v n ñ b t c p hi n nay, ki m soát ñư c chi phí c a ngân hàng s giúp cho ho t ñ ng kinh doanh ñ t hi u qu cao. Trong chương 1 lu n văn ñã nêu t ng quát nh ng v n ñ lý lu n cơ b n v ki m soát chi phí, ñ ng th i cũng ñã h th ng hóa các n i dung, th t c và phương th c ki m soát n i b v chi phí c a NHNo&PTNT. Nh ng v n ñ
8 ñư c nêu trong chương m t là m c tiêu cho vi c nghiên c u tình hình ki m soát, t ñó có nh ng ñ nh hư ng và gi i pháp tăng cư ng ki m soát v chi phí t i NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam. CHƯƠNG 2 TH C TR NG KI M SOÁT CHI PHÍ T I NHNo&PTNT T NH QU NG NAM 2.1 NH NG Đ C TRƯNG CƠ B N V HO T Đ NG C A NHNo&PTNT T NH QU NG NAM 2.1.1 S ra ñ i và cơ c u h th ng ngân hàng nông nghi p và phát tri n nông thôn t nh Qu ng Nam NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam tr c thu c NHNo&PTNT Vi t Nam, t ch c ñi u hành kinh doanh và ki m tra, ki m soát n i b theo y quy n c a T ng Giám ñ c NHNo Vi t Nam, có con d u riêng, b ng cân ñ i tài s n. NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam g m 43 chi nhánh trong toàn t nh, ho t ñ ng r ng kh p trên ñ a bàn Qu ng Nam t ñ ng b ng ñ n trung du mi n núi, t th xã, th tr n, khu công nghi p, khu kinh t m ñ n vùng sâu, vùng xa. 2.1.2 Tình hình ho t ñ ng kinh doanh c a NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam Cung c p tín d ng cho khu v c nông nghi p, nông thôn, ñ u tư phát tri n các doanh nghi p nh và v a; Khai thác tri t ñ các ngu n v n có kh năng huy ñ ng ñư c; khai thác nh ng s n ph m d ch v ; xác ñ nh vi c thu h i các kho n n ñã x lý r i ro là v n ñ r t quan tr ng ñ tái l p ngu n tài chính. 2.1.3 Cơ c u t ch c qu n lý t i NHNo&PTNT Qu ng Nam Cơ c u t ch c NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam ñư c t ch c theo mô hình tr c tuy n ch c năng, th c hi n các nghi p v theo nguyên t c t p trung dân ch , và ch ñ th trư ng 2.2 TH C T HO T Đ NG KI M SOÁT N I B T I NHNo&PTNT T NH QU NG NAM
9 2.2.1 Chính sách nhân s Công tác cán b và ñào t o cán b t i chi nhánh ñư c quan tâm ñúng m c, tuy nhiên b ph n lao ñ ng l n tu i v n còn ch u nh hư ng tư duy kinh doanh bao c p, b ph n lao ñ ng tr thi u kinh nghi m, nh hư ng ñ n công tác ki m soát. 2.2.2 B ph n ki m tra - ki m toán n i b Không phân ñ nh rõ ch c năng ki m soát trong t ng b ph n tác nghi p. B ph n ki m tra, KTNB thi u s liên h ph i h p mang tính h th ng trong công tác, không s d ng ñư c ñ i ngũ ki m tra viên t i các ngân hàng tr c thu c. Phương pháp ki m tra n ng v ki m tra, ki m soát vi c tuân th , chú tr ng vào nh ng vi c và k t qu ñã x y ra. 2.2.3 Đ c ñi m h th ng k toán t i NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam 2.2.3.1 B máy k toán Vi c b trí cán b chưa tách bi t gi a ch c năng th c hi n và ch c năng ki m soát, chưa ñ m b o nguyên t c không kiêm nhi m. M t s cán b làm công tác k toán chưa có b ng c p trong lĩnh v c k toán, chưa nh y bén trong công vi c, chưa có kinh nghi m. 2.2.3.2 Ch ng t k toán Nhìn chung ch ng t ñư c s d ng chi nhánh ñ u th c hi n theo ñúng quy ñ nh c a ch ñ k toán, phù h p v i ñ c ñi m c a ngành và ñ ng th i các 7 y u t n i dung trên ch ng t khá rõ ràng, ñ y ñ giúp cho công tác ki m tra, ki m soát ñư c d dàng và nhanh chóng, tuy nhiên v n còn m t s ch ng t n i dung ghi chưa rõ ràng, ng n g n chưa ph n nh h t n i dung c a ch ng t ñó, thi u ch ký trên ch ng t . 2.2.3.3 H th ng tài kho n, báo cáo k toán H th ng tài kho n k toán NHNo&PTNT Qu ng Nam áp d ng th ng nh t trong h th ng NHNo&PTNT Vi t Nam. Bao g m các tài kho n trong b ng cân ñ i k toán và các tài kho n ngoài b ng cân ñ i k toán, tài kho n k
10 toán c a NHNo&PTNT thư ng xuyên có s s a ñ i, b sung, h y b m t s tài kho n. Báo cáo k toán c a NHNo&PTNT ñư c l p theo bi u m u báo cáo chung c a nhà nư c quy ñ nh, theo các m u bi u quy ñ nh c a T ng Giám ñ c. 2.3. TH C TR NG KI M SOÁT CHI PHÍ T I NHNo&PTNT T NH QU NG NAM 2.3.1 Ki m soát chi ho t ñ ng tín d ng - Th t c ki m soát chi phí ho t ñ ng tín d ng: Ki m soát quy trình chi tr lãi ti n g i cá nhân, các t ch c kinh t . Trong quá trình ki m soát chi phí này cho th y * Ưu ñi m: Khi khách hàng ñ n rút lãi ti n g i, ngân hàng th c hi n vi c chi tr lãi ti n g i ñúng kỳ h n, ñúng lãi su t lúc g i ban ñ u, ch ng t ñ m b o tính h p l , h p pháp, ghi chép ñ y ñ các y u t ch ký rút ti n kh p ñúng v i ch ký m u khi g i ti n, ch ng minh nhân dân ghi ñ y ñ . Đ i v i lãi tr trư c thì chi nhánh th c hi n vi c phân b lãi h ng tháng theo kỳ h n g i vào tài kho n chi phí ñúng theo quy ñ nh. * H n ch : Lãi su t áp d ng cho t ng lo i ti n g i khác nhau tương ng m i ñ t huy ñ ng, v i lư ng khách hàng ti n g i là r t l n do ñó không tránh kh i khâu ñ u tiên nh p s ti t ki m nh m lãi su t huy ñ ng, nh m kỳ h n g i, ho c nh p nh m ngày g i, ngày ñ n h n, d n ñ n khi khách hàng ñ n rút ti n m i phát hi n, do ñó vi c tính lãi gây nên th t thoát, làm nh hư ng ñ n khách hàng khi ph i ch ñ i và gi i thích t phía ngân hàng. K toán giao d ch ti n g i, t ki m tra ch ng t trư c khi b qua th qu chi ti n mà không qua khâu k toán ki m soát, phó giám ñ c ph trách k toán ký duy t, do ñó ch ng t ñư c ki m tra, ki m soát l i sau vào cu i m i ngày, ñi u này d n ñ n có nhi u sai sót s y ra t i ñơn v là ch ký m u c a khách hàng không kh p, s ti n b ng s , b ng ch không kh p, d n ñ n r i ro r t l n trong khâu chi tr lãi huy ñ ng v n t i Chi nhánh NHNo&PTNT t nh Qu ng
11 Nam. M c khác cu i năm tài chính ph i ch y d chi trư c khi quy t toán tài chính t i ñơn v , ñ ñ m b o s li u trư c khi ch y d chi ñư c chính xác, ñ h ch toán vào chi phí có liên quan ñ n k t qu tài chính t i Ngân hàng, do ñó yêu c u d li u trên máy ph i kh p ñúng v i h sơ, tuy nhiên do khâu ban ñ u nh p li u không chu n xác, do b qua khâu ki m soát c a k toán ki m soát và ký duy t c a lãnh ñ o nên d li u nh p nh m tài kho n, kỳ h n g i, lãi su t g i, d n ñ n s li u không chính xác m t s trư ng h p, do ñó m t s chi nhánh ch y d chi s ti n r t l n ho c ít hơn so v i th c t , vi c ch y d chi không chính xác c a chi nhánh d n ñ n nh hư ng tình hình tài chính c a ñơn v không ñúng th c t . Đ i v i m t s chi nhánh ngân hàng huy n tr c thu c h u h t phân b lãi tr trư c không ñúng theo quy ñ nh là không th c kê b ng kê t ng lo i ti n g i huy ñ ng tr trư c r i tính s ti n c n phân b ñ h ch toán vào chi phí ñúng quy ñ nh mà ch trích m t ph n tài kho n lãi ti n g i ch phân b vào chi phí. Do ñó s ti n h ch toán lãi tr trư c vào chi phí là không chính xác ñúng t ng kỳ h n g i c a khách hàng. 2.3.2 Ki m soát chi phí ho t ñ ng d ch v Th t c ki m soát chi phí ho t ñ ng d ch v : ki m soát quy trình chi hoa h ng môi gi i. Trong quá trình ki m soát chi phí này cho th y: * Ưu ñi m: ñ n cu i tháng ho c m i l n thanh toán hoa h ng môi gi i, NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam th c hi n vi c chi tr theo ñúng ch ñ , ch ng t chi tr ñ y ñ gi y ñ ngh thanh toán, s h p ñ ng d ch v , tên công vi c d ch v , m c ñ hoàn thành, s ti n ñ ngh thanh toán, xác nh n c a ngân hàng v xác nh n m c ñ hoàn thành công vi c, thu n ti n cho vi c ki m tra, ki m soát ch ng t . * H n ch : Đ i v i chi hoa h ng nhi u l n trong tháng thì phòng k
12 ho ch – kinh doanh không th ki m tra, ki m soát t ng h vay m t l n khi bên môi gi i g i ch ng t vào thanh toán, ch c ng s ti n thu ñư c r i nhân v i t l hoa h ng ñư c hư ng theo quy ñ nh, vì lư ng khách hàng quá ñông thư ng thanh toán vào kh ư c lưu cũng như nh p vào máy th c hi n l i sau khi ñã chi hoa h ng cho bên môi gi i. Do ñó có trư ng h p x y ra là ch ng t thu n ñư c c a bên môi gi i có m t s món n l i không kh p v i kh ư c lưu t i ngân hàng, có khi l n lãi su t, ngày tháng thu lãi, s dư n còn l i… d n ñ n s ti n chi hoa h ng không chính xác ph i ñi u ch nh l i, ñi u này r t khó cho phòng k toán khi ph i th c hi n ñi u ch nh s ti n chi hoa h ng môi gi i, r t khó trong vi c ki m tra, ki m soát ch ng t thanh toán. Đ i v i chi hoa h ng vào cu i m i tháng theo h p ñ ng ñã tho thu n là ph i có xác nh n m c ñ hoàn thành công vi c, nhưng phòng k ho ch- kinh doanh xác nh n hoàn thành 100% công vi c, vì không th c hi n vi c giao khoán thu cho bên môi gi i như cán b tín d ng c a Chi nhánh vào ñ u m i tháng, nên vi c chi tr s ti n hoa h ng h ng tháng theo s lãi th c thu là không ñúng th c t ch t lư ng công vi c c a bên môi gi i. Đi u này không ñ m b o ch tiêu k ho ch kinh doanh c a chi nhánh khi giao cho bên môi gi i làm vi c này. Vì v y c n ph i th c hi n giao khoán và quy t toán khoán các ch tiêu như cán b tín d ng có như v y vi c chi phí cho ho t ñ ng này m i chính xác và ñ m b o tình hình tài chính t i chi nhánh. Vi c ký h p ñ ng bên môi gi i làm d ch v cho chi nhánh, ph i t ch c ñi ñ i chi u công khai ñ nh kỳ, ñ xem s n g c và lãi c a khách hàng ghi trên s vay v n có kh p ñúng kh ư c lưu t i ngân hàng không, tránh tình tr ng gian l n t phía môi gi i, gây th t thoát tài s n c a nhà nư c. 2.3.3 Ki m soát chi phí nhân viên 2.3.3.1 Ki m soát chi phí ti n lương Ki m soát quy trình chi lương g m có lương cơ b n(V1), lương kinh doanh (V2).
13 Trong quá trình ki m soát chi phí này cho th y: * Ưu ñi m: Chi nhánh NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam th c hi n chi tr lương cho cán b nhân viên ñúng theo tho thu n trong h p ñ ng lao ñ ng ñã ký, h s lương cơ b n, lương kinh doanh, h s ph c p theo lương c a t ng cán b ñúng theo quy ñ nh c a nhà nư c và c a ngành. Ch ng t thanh toán tr lương g m b ng ch m công, b ng x p lo i lương kinh doanh, b ng thanh toán lương ñư c tính ñúng ñ n, ñ y ñ , rõ ràng. Trích các kho n b o hi m cho nhà nư c ñúng theo quy ñ nh hi n hành, ngày chi tr lương ñúng vào ngày cu i cùng c a tháng. Th c hi n h ch toán ñúng tính ch t tài kho n. * H n ch : Là m t ñơn v kinh doanh trên lĩnh v c ti n t , nh n khoán các ch tiêu k ho ch t Ngân hàng c p trên, t ch v m t tài chính c a mình, do ñó ñ ñ m b o ti n lương t i Chi nhánh thì ph i hoàn thành các ch tiêu giao ñ ñ lương kinh doanh h s là 1. Tuy nhiên v n ñ chi lương kinh doanh t i ñơn v còn nhi u h n ch , còn xê xoa, th c hi n vi c x p lo i lương kinh doanh ñ u t i ña là 1, không căn c các ch tiêu giao ñ x p ñúng m c ñ hoàn thành công vi c c a t ng cán b viên ch c, như h s 0,7, 0,8, 0,9…Đi u này d n ñ n vi c chi lương ngư i làm ít cũng như ngư i làm nhi u ñ u hư ng h s hoàn thành k ho ch công vi c là 1. Đi u này cho th y vi c chi lương kinh doanh t i chi nhánh v n còn “dĩ hoà di quý” không ñúng theo quy ñ nh c a Ngân hàng c p trên, d n ñ n qu ti n lương V2 ñơn v tăng so v i th c t . B ng ch m công c a t ng phòng do m t nhân viên trong phòng ñó ch m không qua ki m soát c a trư ng phòng ph trách, không th c hi n ch m h ng ngày mà ñ cu i tháng ch m m t l n, ñi u này cho th y nhân viên trong phòng ngh vài ngày nhưng v n th c hi n vi c ch m công ñ y ñ . Vi c ký nh n lương còn trư ng h p nh n ti n lương thay cho nhau, d n ñ n trong tháng làm vi c n u ngư i ñó có ngh vài ngày thì v n nh n ñ lương vì ngư i khác nh n thay không th y ñư c ñi u này, do v y chi lương th a. 2.3.3.2 Ki m soát chi làm thêm gi
14 * Ưu ñi m: Ch ng t chi làm thêm gi ñ y ñ biên b n tho thu n làm thêm gi gi a Giám ñ c, Công ñoàn, nhân viên và ghi rõ n i dung, s gi làm thêm gi trong tháng phát sinh, biên b n này thư ng ñư c ký vào ñ u tháng. B ng ch m công th c hi n ñúng theo quy ñ nh c a ngành không vư t quá th i gian làm thêm gi . B ng thanh toán làm thêm gi th c hi n cách tính và h ch toán ñúng theo quy ñ nh. * H n ch : B ng ch m công làm thêm gi do trư ng phòng chuyên ñ ch m cho các nhân viên trong phòng mình thư ng thì ch m vào các ngày ngh cu i tu n ñ hư ng h s làm thêm gi cao hơn so v i ngày thư ng, m c dù ngày thư ng có làm thêm gi mà không ch m, ñi u này cho th y r t khó ki m soát, d n ñ n ti n chi làm thêm gi nhi u hơn so v i th c t , nhi u ngân hàng cơ s tr c thu c các phòng ban làm nhi u thì ch m không h t gi vì s vư t theo quy ñ nh, còn có phòng làm ít l i ch m nhi u gi nhưng vi c ki m soát s không chính xác vì có khi Ngân hàng cơ s d n l i vài tháng m i thanh toán ti n lương làm thêm gi m t l n, không th c hi n vi c ñăng ký n i dung, s gi làm thêm vào ñ u tháng. Nhi u chi nhánh ngân hàng cơ s tr c thu c NHNo&PTNT t nh chi không h t s ti n làm thêm gi mà ngân hàng c p trên giao ch tiêu, do ñó th c hi n b ng cách nh ng ngư i làm ít gi hơn trong tháng l i ch m công nhi u ñ nh n ti n ra và chia thêm cho nh ng ngư i làm nhi u hơn trong phòng, ñi u này r t sai ch ñ quy ñ nh và r t khó ki m tra ki m soát trong v n ñ chi làm thêm gi t i Chi nhánh. 2.3.4 Ki m soát chi cho ho t ñ ng qu n lý và công v Quy trình ki m soát mua v t li u, gi y t in. Vi c mua v t li u văn phòng, gi y t in ñư c th c hi n theo nhu c u th c t phát sinh. H ng tháng, quý, năm phòng Hành chính - Nhân s không t ng h p nhu c u mua s m c a các phòng ban ñ l p k ho ch chi ti t, ñi u này d n ñ n tuỳ nghi s d ng, lãng phí, s d ng h t r i mua s m v t li u theo th c t phát sinh r t khó ki m soát v ti t ki m chi phí, m c ñ s d ng gây lãng phí
15 cho cơ quan. M c khác vi c mua gi y t in, v t li u văn phòng còn x y ra trư ng h p là cán b ph trách phòng Hành chính - Nhân s t ch n nhà cung c p v i giá c t ng m t hàng, có th giá c th c t l i cao hơn nh ng nhà cung c p khác, ñ hư ng m c hoa h ng t nhà cung c p, mà không có s ki m soát ch t ch gây lãng phí cho ñơn v . Đ i v i nh ng l n mua s m v i nhu c u l n, Chi nhánh không th c hi n vi c mua s m ñúng chu trình mua s m như yêu c u ít nh t ba nhà cung c p g i báo giá nh ng m t hàng c n mua ñ t mua s m ti n hành xét ch n giá phù h p, ñ m b o ch t lư ng, m u mã, sau ñó thông báo ch n nhà cung c p và th c hi n ký h p ñ ng mua bán r i ti n hành nghi m thu thanh lý h p ñ ng ñúng theo ñã ký, các bư c th c hi n ñ u do cán b phòng Hành chính - Nhân s th c hi n r i g i h sơ lên nh ng thành viên trong t mua s m ký, trình giám ñ c ký duy t, r i thanh toán cho nhà cung c p, v y là không ki m soát ñư c m c giá, d n ñ n thông ñ ng gi a cán b tr c ti p mua hàng và nhà cung c p ñ hư ng m c hoa h ng cho cá nhân, gây lãng phí cho cơ quan. 2.3.5 Ki m soát chi phí kh u hao TSCĐ Ki m soát vi c tính s ti n ph i trích TSCĐ, th i gian trích kh u hao, phương pháp tính, b ng tính kh u hao và h ch toán t i chi nhánh. Ưu ñi m: M i TSCĐ t i chi nhánh ñ u th c hi n trích kh u hao theo quy ñ nh, m th theo dõi t ng lo i TSCĐ kh p ñúng s li u giá tr còn l i trên b ng cân ñ i k toán, áp d ng phương pháp tính kh u hao ñư ng th ng theo nguyên t c tròn tháng t o s ñơn gi n cho qu n lý và h ch toán, trích h ng tháng, vào th lưu t ng lo i TSCĐ s ti n ph i trích tháng ñó, ñ i chi u v i b ng tính s ti n ph i trích, h ch toán ñúng tài kho n quy ñ nh. Như c ñi m: Chi nhánh NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam mua s m TSCĐ sau ñó m i chuy n v t ng ngân hàng tr c thu c theo k ho ch ñã thông báo ñ s d ng và trích kh u hao, nên tài s n mua v m t ngày mà chuy n v cơ s s d ng vào ngày khác và cơ s ph i trích kh u hao, ñi u này cho th y tài s n
16 chưa ñưa vào s d ng ñã trích kh u hao gây lãng phí. Trích kh u hao theo nguyên t c tròn tháng như hi n nay không ñánh giá ñúng m c ñ hao mòn, sai l ch trong k t qu tính kh u hao. TSCĐ chưa kh u hao h t, chi nhánh ti n hành nâng c p TSCĐ mà không xác ñ nh l i nguyên giá, m c trích kh u hao. 2.3.6 Ki m soát Chi phí d phòng r i ro tín d ng Chi d phòng r i ro là kho n ti n ñư c trích l p ñ d phòng cho nh ng t n th t có th x y ra do khách hàng c a Chi nhánh không th c hi n nghĩa v theo cam k t. D phòng r i ro ñư c tính theo dư n g c và h ch toán vào chi phí c a chi nhánh. G m d phòng c th và d phòng chung. T l trích l p d phòng c th : Nhóm 1: 0%, nhoám 2: 5%, nhóm 3: 20%, nhóm 4: 50%, nhóm 5: 100%, d phòng chung: là kho n ti n ñư c trích l p ñ d phòng cho nh ng t n th t chưa xác ñ nh ñư c trong quá trình phân lo i n . Quá trình ki m soát chi phí d phòng r i ro tín d ng: Ưu ñi m: Chi nhánh th c hi n trích l p d phòng x lý r i ro ñúng theo th i gian quy ñ nh, vi c chuy n nhóm n ñ trích l p d phòng ñúng theo th c t t ng con n khó có kh năng thu h i, và th c hi n vi c tính s ti n ñ trích l p ñúng theo t l quy ñ nh c a ngân hàng c p trên, h ch toán ñúng tài kho n. H n ch : Chi nhánh th c hi n vi c chuy n nhóm n không k p th i gian ñã quá h n, d n ñ n chuy n nhóm n không ñúng th c t , do ñó s ti n trích l p d phòng không chính xác. K T LU N CHƯƠNG 2 Trong chương 2 lu n văn nghiên c u tình hình th c t ki m soát v chi phí t i NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam cho th y ñã hình thành ñư c cơ c u t ch c, ñ i ngũ cán b th c hi n công tác ki m tra, KTNB t ngân hàng lo i 1 ñ n các ngân hàng lo i 3 tr c thu c ph c v cho công tác ki m tra, giám sát các ho t ñ ng v chi phí, góp ph n phòng ng a, phát hi n và x lý k p th i các r i ro, ñ m b o tuân th pháp lu t và các quy ch , quy trình, quy ñ nh n i b ñưa ho t ñ ng c a chi nhánh ngày càng phát tri n b n v ng. H u h t ch ng t ki m
17 soát ch t ch , ñ m b o tính h p pháp h p l trư c khi th c hi n thanh toán h ch toán. Các s li u thông tin báo cáo ph n ánh trung th c chính xác. Công tác ki m tra, KTNB ñư c tri n khai có k ho ch, th c hi n ñúng quy trình nghi p v . Bên c nh ñó NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam không tránh kh i nh ng sai sót, r i ro trong công tác qu n lý ñi u hành. H th ng KSNB chưa ch t ch , cán b ph trách k toán chi phí còn kiêm nhi m nhi u công vi c khác. Ho t ñ ng ki m tra, KTNB n ng v ho t ñ ng ki m tra l i, chưa phát huy ñư c vai trò tư v n cho lãnh ñ o. T th c t ñó là cơ s ñ ñưa ra nh ng gi i pháp, ki n ngh vi c tăng cư ng công tác ki m soát chi phí t i NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam. CHƯƠNG 3 GI I PHÁP TĂNG CƯ NG KI M SOÁT CHI PHÍ T I NHNo&PTNT T NH QU NG NAM 3.1 S C N THI T PH I KI M SOÁT CHI PHÍ T I NHNo&PTNT T NH QU NG NAM 3.1.1 Nh ng v n ñ ñ t ra t th c tr ng ki m soát chi phí t i NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam Th nh t, Phòng Ki m tra, KTNB không s d ng ñư c th m nh c a ñ i ngũ ki m tra viên t i các ngân hàng tr c thu c. Ho t ñ ng ki m toán nghiêng v ki m toán tuân th , ki m tra l i nh ng k t qu ñã x y ra. Th hai: T ch c b máy k toán chưa phù h p, vi ph m nguyên t c b t kiêm nhi m, chưa tách bi t ch c năng th c hi n và ch c năng ki m soát.
18 Th ba: Ki m soát các n i dung chi phí trong ngân hàng có nh ng v n ñ chính sau: - V ki m soát chi tr lãi ti n g i khách hàng, k toán ki m soát b qua khâu ki m soát sau khi k toán viên tr c ti p th c hi n vi c chi tr lãi ti n g i khách hàng và khâu duy t chi c a lãnh ñ o trư c khi chi ti n ra kh i kho qu . - V ki m soát chi phí hoa h ng môi gi i, chi nhánh không th c hi n vi c giao khoán các ch tiêu thu n cho ngư i làm d ch v như cán b tín d ng t i chi nhánh, chưa có s ki m tra, ki m soát vi c làm d ch v c a bên môi gi i như t ch c ñ i chi u t ng s vay v n khách hàng v i kh ư c lưu t i ngân hàng. - V ki m soát chi phí ti n lương cho cán b , t i các phòng ban không th c hi n vi c theo dõi ch m công, h p x p lương kinh doanh h ng tháng, d n ñ n cào b ng trong vi c tính lương, không t o nên phong trào thi ñua làm vi c, s d ng chưa h t năng su t c a ngư i lao ñ ng. - V ki m soát chi mua v t li u văn phòng, gi y t in: Các phòng ban không có k ho ch mua s m c th h ng tháng, quý, mà khi có nhu c u ñ xu t mua. M c khác, phòng hành chính - nhân s th c hi n mua s m, ch n giá, làm h sơ thanh toán, như v y d d n ñ n gian l n, lãng phí cho chi nhánh. - V ki m soát chi phí kh u hao TSCĐ: Trích kh u hao theo nguyên t c tròn tháng thì s ti n trích không chính xác. TSCĐ NHNo &PTNT t nh mua v m t ngày mà chuy n v các ngân hàng tr c thu c s d ng vào ngày khác, vi c trích kh u hao không chính xác so v i ngày ñưa vào s d ng. - V ki m soát chi phí d phòng r i ro tín d ng: Vi c chuy n nhóm n t i chi nhánh không k p th i, không chính xác t ng nhóm n theo quy ñ nh. 3.1.2 S c n thi t ph i tăng cư ng ki m soát chi phí Chi phí là ho t ñ ng trong chi tiêu tài chính c a NHNo&PTNT, c n nh n th c rõ vi c ti t ki m chi phí là ngu n l c tài chính s mang l i hi u qu cao trong kinh doanh .
19 Đ ngăn ch n nh ng sai sót và gian l n trong quá trình th c thi nhi m v c a các cán b tác nghi p ñ h n ch nh ng t n th t, r i ro có th x y ra trong ho t ñ ng chi phí t i chi nhánh. Đ ñáp ng yêu c u ho t ñ ng kinh doanh có hi u qu , v i m c tiêu phát tri n n ñ nh, b n v ng ñ m b o t t c các kho n chi tiêu ph i th c hi n theo ch ñ tài chính c a nhà nư c, c a ngành, vi c chi tiêu ph i th c hi n theo ñúng ñ nh m c, tiêu chu n, ch ñ và d toán ñã ñư c ngân hàng c p trên phê duy t. 3.2 M T S GI I PHÁP NH M TĂNG CƯ NG KI M SOÁT CHI PHÍ T I NHNo&PTNT T NH QU NG NAM 3.2.1 Đ i m i ho t ñ ng ki m tra, ki m toán n i b ñ ñáp ng yêu c u ki m toán hi n ñ i Nhân s cho ho t ñ ng ki m tra, KTNB - Xây d ng ch c năng ki m tra, KTNB ñ c l p v i ho t ñ ng ñi u hành. - Quy ñ nh rõ ràng v trách nhi m ñ i v i cán b ki m tra, KTNB, có ch ñ thư ng ph t nghiêm minh ñ nâng cao tinh th n trách nhi m c a m i cán b . - Có s luân chuy n cán b gi a cán b nghi p v và cán b ki m tra, KTNB sau m t th i gian nh t ñ nh. Phương pháp ki m tra, KTNB Nên ñ i m i phương pháp ki m tra b ng cách k t h p phương pháp ki m tra chi ti t v i phương pháp ki m toán h th ng. C n m r ng ñánh giá cơ ch ki m tra n i b trong quy trình, tính kinh t c a quy trình nghi p v ñ có nh ng ki n ngh tham mưu thay ñ i k p th i b sung vào quy trình nghi p v nh m gi i h n r i ro nhưng v n ñ m b o ñư c l i ích kinh t . Ki m tra ñ nh kỳ vào h ng tháng, quý, năm theo ch ñ o ngân hàng c p trên và k t h p ki m tra ñ t xu t, ki m tra chéo gi a các ngân hàng tr c thu c thông qua cán b ki m tra, KTNB t i ngân hàng tr c thu c.
20 Gi i pháp chung v ho t ñ ng ki m tra, KSNB t i NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam trong th i gian ñ n - T ch c t p hu n v quy trình, quy ch ki m tra, KTNB và quy ch ki m toán n i b trong chi nhánh. - Xây d ng k ho ch ñào t o và ñào t o l i ñ i ngũ cán b chuyên trách làm nhi m v ki m tra, KSNB. - Trang b ñ y ñ các phương ti n c n thi t cho b ph n ki m tra, KSNB. - Tăng cư ng giáo d c ñ n m i cán b trong toàn chi nhánh ý th c ch p hàng k cương, k lu t, c trong ch ñ o ñi u hành cũng như trong tác nghi p. - Ph i h p ch t ch gi a ki m tra chuyên trách v i ki m tra chuyên ñ . - Sau m i ñ t ki m tra, t ki m tra c a các ngân hàng tr c thu c ph i xây d ng k ho ch và t ch c kh c ph c có hi u qu các t n t i. X lý k p th i các v vi c tiêu c c. - Đ ng viên khen thư ng k p th i nh ng t p th , cá nhân có thành tích trong công tác ki m tra, KSNB. 3.2.2 Hoàn thi n h th ng k toán t i NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam Hoàn thi n b máy k toán - B ph n k toán NHNo&PTNT t nh Qu ng Nam c n phân công nhi m v rõ ràng gi a các nhân viên. Tách bi t ch c năng th c hi n nghi p v v i ch c năng ki m soát. - C n ph i b trí cán b làm công tác k toán ph i ñúng trình ñ chuyên môn c a t ng cán b ñó, ñ ng th i c n có k ho ch ñào t o l i nh ng cán b chưa có trình ñ chính quy v k toán. Hoàn thi n các ch ng t k toán Các ch ng t k toán khi phát sinh c n ph i th c hi n qua các b ph n có liên quan ký, ki m tra, ki m soát tính h p l h p pháp, ki m tra vi c ch p hành quy ch ñã quy ñ nh. Thi t l p các báo cáo phân tích chi phí