Ứng dụng của quản trị dự án vào việc đào tạo
nhân viên
Những nỗi “Khổ sở” khi được thăng chức
Gần đây, công ty hoạt động rất tốt và có lợi nhuận khả quan. Dựa vào phán
đoán về thị trường, giám đốc thấy đây chính là thời điểm để phát triển công
ty từ 10 lên 20 nhân sự. Thế là ông quyết định tuyển thêm nhiều vị trí, đa số
là các bạn trẻ còn thiếu kinh nghiệm.
Tất nhiên các nhân viên mới cần có người quản lý trực tiếp. Ngày xưa chỉ có
10 người nên Sếp vẫn có thể trực tiếp chỉ đạo từng thành viên, nhưng nay có
đến 20 người.. Sếp muốn có một vị trí trưởng phòng để quản lý các nhân
viên mới.
Suy đi tính lại, thấy chỉ có Mai là người thích hợp cho vị trí này. Lý do bởi
vì Mai đã làm việc tại công ty lâu năm, cũng có ít nhiều kinh nghiệm và thể
hiện được năng lực, thái độ làm việc lại rất xuất sắc. Bản thân mai cũng
mong muốn có sự thăng tiến trong nghề nghiệp của mình.
Nhận quyết định làm sếp, Mai thấy rất phấn chấn. Nhưng sau chừng 1 tháng,
mọi thứ đều biến thành “ác mộng” đối với cô.
Cô không quen với việc phải quản lý, ra quyết định và lên kế hoạch cho cả
nhóm. Việc đó vượt quá khả năng của Mai.
Vì tự nhiên lên làm sếp nên cũng có nhiều ánh mắt hướng về Mai xem cô
giải quyết công việc ra sao. Nhóm có nhiều người mới, hầu hết sinh viên
mới ra trường, kinh nghiệm và khả năng còn non kém. Cộng thêm các nhân
viên cũ thì không phục Mai, nên tạo ra thêm nhiều cản trở cho cô. Mai lại là
một người quản lý cũng thiếu kinh nghiệm, lẽ tất yếu là nhóm cô rối lên như
cào cào.
Mai cảm thấy như đang chịu cực hình khi phải ra một quyết định cho nhóm.
Do thiếu kinh nghiệm, cô không đánh giá được quyết định của mình là đúng
hay sai, nhưng ảnh hưởng của nó thì lại quá lớn đến nhóm, và kể cả công ty.
Dần dà, Mai trở nên “sợ” ra quyết định.
Không ít lần giám đốc phải giúp đỡ, đích thân chữa cháy cho nhóm Mai.
Chắc ông cũng mệt mỏi khi phải hướng dẫn Mai từng li từng tí trong việc
quản lý nhóm như cho một nhân viên mới vào làm, nhưng trót đâm lao thì
phải theo lao nên vẫn phải gắng gượng “đào tạo” Mai, hy vọng cô sau một
thời gian sẽ khá hơn.
Nhưng đó lại không phải là điều Mai mong muốn. Áp lực quá lớn, không có
khả năng, công việc rối bù và bận rộn khiến cô thở không ra hơi và liên tiếp
gặp sai lầm cộng với sự phàn nàn của khách hàng. Cô xin nghỉ việc. Cô nghĩ
có lẽ mình không có khả năng làm quản lý.
Giám đốc đành phải tạm thời lãnh đạo nhóm trong khi tìm người thay thế
cho Mai. Thế là không những không xây dựng được một trưởng nhóm tốt,
Giám đốc còn mất đi một nhân viên có năng lực.
— Kinh nghiệm: thay vì đưa thẳng nhân viên vào vị trí quản lý, cho họ
làm quản lý thử, thông qua các dự án —
Đây là câu chuyện rất phổ biến trong môi trường làm việc. Một số nhân viên
được đề bạt, nhưng do thiếu kinh nghiệm, và áp lực công việc của chức danh
mới quá lớn, họ không thể làm việc tốt được. Trong trường hợp này, Giám
đốc có thể làm gì?
Giám đốc nên có một lộ trình đào tạo các kỹ năng cho nhân viên, trước khi
chính thức đặt họ vào vị trí mới với sự ràng buộc về trách nhiệm. Thay vì
ngay lập tức giao cho nhân viên một vị trí mới cùng bảng mô tả công việc và
một đống trách nhiệm hoàn toàn mới, chúng ta nên giao cho nhân viên quản
lý những dự án nhỏ ( và lớn dần sau đó), vd:
• Dự án đề xuất kế hoạch kinh doanh mới cho phòng …
• Dự án đào tạo để nâng cao chất lượng nhân viên mới …
• Dự án tái cấu trúc lại bộ phận để hoạt động hiệu quả hơn
• ….
Nhưng dự án này sẽ giúp nhân viên hoàn thiện kỹ năng quản lý, chuẩn bị
tâm lý lãnh đạo, và gây dựng được niềm tin từ đồng nghiệp. Sau đó, khi
chính thức đảm nhận vị trí mới, họ sẽ có nhiều “vũ khí tác chiến” hơn. Hơn
nữa, trong quá trình làm việc trong dự án, nếu thấy không phù hợp, ta hoàn
toàn có thể đưa nhân viên về vị trí cũ mà không làm họ cảm thấy chán nản.
Bởi vậy, kỹ năng quản trị dự án là một kỹ năng tối quan trọng mà bạn cần
huấn luyện cho nhân viên, trước khi đề bạt họ lên các vị trí quản lý.
