Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý - Lê Thị Ngọc Diệp

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG<br /> <br /> PT<br /> IT<br /> <br /> BÀI GIẢNG<br /> <br /> HỆ THỐNG THÔNG TIN<br /> QUẢN LÝ<br /> <br /> Biên soạn: ThS. Lê Thị Ngọc Diệp<br /> Khoa Quản trị Kinh doanh 1<br /> <br /> Hà Nội, Năm 2013<br /> <br /> Bài giảng HTTTQL<br /> <br /> LỜI NÓI ĐẦU<br /> Trong những năm gần đây, các tổ chức ngày càng chú ý đến việc ứng dụng các thành<br /> tựu của công nghệ nói chung và công nghệ thông tin nói riêng vào mọi hoạt động quản lý sản<br /> xuất kinh doanh. Các hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa và ngày càng đóng vai trò<br /> quan trọng trong mọi hoạt động quản lý của các tổ chức. Ban đầu, các hệ thống thông tin chủ<br /> yếu được xây dựng để hỗ trợ một số hoạt động kế toán, văn phòng, đến nay, các hệ thống này<br /> có mặt hầu hết ở tất cả lĩnh vực quản lý theo chức năng của mọi tổ chức.<br /> Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” giới thiệu các khái niệm cơ bản liên quan đến<br /> hệ thống thông tin quản lý, quy trình tổng quát để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý<br /> cho một tổ chức. Bài giảng này được viết cho sinh viên khối ngành kinh tế và quản trị kinh<br /> doanh nên cách tiếp cận các vấn đề đặt ra phù hợp với vai trò của các nhà quản lý, các nhà<br /> quản trị kinh doanh trong các tổ chức.<br /> Nội dung bài giảng được trình bày trong 7 chương:<br /> Chương 1. Một số vấn đề chung về Hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> PT<br /> IT<br /> <br /> Chương 2. Các thành phần của Hệ thống thông tin quản lý<br /> Chương 3. Phân tích Hệ thống thông tin quản lý<br /> Chương 4. Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> Chương 5. Cài đặt và khai thác Hệ thống thông tin quản lý<br /> Chương 6. Các Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia và các Hệ thống thông tin<br /> quản lý chức năng<br /> Chương 7. Các Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định và các Hệ thống thông tin hỗ<br /> trợ điều hành.<br /> Các chương trên tương ứng với ba nhóm nội dung lớn:<br /> <br /> - Chương 1 và chương 2 tập trung giới thiệu khái quát về các Hệ thống thông tin quản lý.<br /> - Chương 3, chương 4 và chương 5 tương ứng với ba bước tổng quát cần triển khai khi<br /> các tổ chức muốn tiến hành xây dựng một Hệ thống thông tin quản lý mới cho tổ chức.<br /> - Hai chương cuối cùng giới thiệu các Hệ thống thông tin quản lý cụ thể đã và đang<br /> được các tổ chức sử dụng khá phổ biến.<br /> Bài giảng “Hệ thống thông tin quản lý” được tác giả biên soạn lại dựa trên các bài<br /> giảng đã được một số thầy cô biên soạn trước đây. Tuy tác giả rất cố gắng tổng hợp, chọn lọc,<br /> sắp xếp các nội dung cho phù hợp với đề cương môn học, cập nhật thêm thông tin… nhưng<br /> chắc chắn không thể tránh khỏi sơ suất, tác giả rất mong được sự góp ý của các thầy cô, các<br /> bạn sinh viên để tiếp tục hoàn thiện bài giảng này.<br /> Hà Nội, tháng 11 năm 2013<br /> ThS. Lê Thị Ngọc Diệp<br /> ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT<br /> <br /> 1<br /> <br /> Bài giảng HTTTQL<br /> <br /> MỤC LỤC<br /> <br /> CHƯƠNG 1. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .......6<br /> THÔNG TIN .............................................................................................6<br /> 1.1.1<br /> Thông tin và vai trò của thông tin .....................................................6<br /> 1.1.2<br /> Các dạng thông tin trong các tổ chức ................................................6<br /> 1.1.3<br /> Các nguồn thông tin của tổ chức .......................................................8<br /> <br /> 1.2<br /> <br /> HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN ...............................................9<br /> 1.2.1<br /> Hệ thống ...........................................................................................9<br /> 1.2.2<br /> Hệ thống thông tin ............................................................................9<br /> 1.2.3<br /> Quy trình xử lý thông tin ................................................................10<br /> <br /> 1.3<br /> <br /> HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.......................................................13<br /> 1.3.1<br /> Khái niệm hệ thống thông tin quản lý .............................................13<br /> 1.3.2<br /> Phân loại các hệ thống thông tin quản lý .........................................13<br /> 1.3.3<br /> Lợi ích kinh tế của hệ thống thông tin quản lý ................................19<br /> 1.3.4<br /> Xu hướng phát triển của hệ thống thông tin quản lý ........................20<br /> <br /> PT<br /> IT<br /> <br /> 1.1<br /> <br /> CHƯƠNG 2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ......23<br /> 2.1<br /> <br /> 2.2<br /> <br /> TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN CỨNG .............................................................23<br /> 2.1.1<br /> Cấu trúc của máy tính .....................................................................23<br /> 2.1.2<br /> Các dạng máy tính ..........................................................................26<br /> 2.1.3<br /> Lựa chọn phần cứng .......................................................................27<br /> HỆ THỐNG TRUYỀN THÔNG ...............................................................27<br /> 2.2.1<br /> Phương thức truyền thông và các kênh truyền thông .......................28<br /> 2.2.2<br /> Các thiết bị và phần mềm truyền thông ...........................................29<br /> 2.2.3<br /> Phân loại mạng máy tính ................................................................29<br /> <br /> 2.3<br /> <br /> TÀI NGUYÊN VỀ PHẦN MỀM ...............................................................32<br /> 2.3.1<br /> Phần mềm hệ thống ........................................................................32<br /> 2.3.2<br /> Phần mềm ứng dụng .......................................................................33<br /> <br /> 2.4<br /> <br /> TÀI NGUYÊN VỀ NHÂN LỰC ................................................................33<br /> 2.4.1<br /> Các nhóm tài nguyên nhân lực ........................................................33<br /> 2.4.2<br /> Yêu cầu đối với tài nguyên nhân lực ...............................................34<br /> <br /> 2.5<br /> <br /> TÀI NGUYÊN VỀ DỮ LIỆU....................................................................34<br /> 2.5.1<br /> Hệ quản trị CSDL ...........................................................................34<br /> 2.5.2<br /> Mô hình CSDL ...............................................................................35<br /> 2.5.3<br /> Thiết kế CSDL ...............................................................................38<br /> <br /> ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT<br /> <br /> 2<br /> <br /> Bài giảng HTTTQL<br /> CHƯƠNG 3. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN ...............................................40<br /> 3.1<br /> <br /> KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN .....40<br /> <br /> 3.2<br /> <br /> PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN40<br /> 3.2.1<br /> Phương pháp tiếp cận hệ thống .......................................................40<br /> 3.2.2<br /> Phương pháp đi từ phân tích chức năng đến mô hình hóa................41<br /> 3.2.3<br /> Phương pháp phân tích hệ thống có cấu trúc ...................................41<br /> <br /> 3.3<br /> <br /> QUY TRÌNH PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN ..............................41<br /> 3.3.1<br /> Thu thập thông tin cho quá trình phân tích ......................................42<br /> 3.3.2<br /> Lập sơ đồ chức năng kinh doanh (Business Funtion Diagram - BFD)46<br /> 3.3.3<br /> Lập sơ đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) .....................49<br /> 3.3.4<br /> Lập báo cáo phân tích hệ thống thông tin ........................................58<br /> <br /> CHƯƠNG 4. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................................61<br /> QUY TRÌNH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ................61<br /> <br /> 4.2<br /> <br /> MÔ HÌNH HÓA THỰC THỂ ..................................................................61<br /> 4.2.1<br /> Xây dựng các thực thể ....................................................................62<br /> 4.2.2<br /> Xác định mối quan hệ giữa các thực thể ..........................................66<br /> <br /> 4.3<br /> <br /> 4.4<br /> <br /> 4.5<br /> <br /> 4.6<br /> <br /> PT<br /> IT<br /> <br /> 4.1<br /> <br /> XÂY DỰNG SƠ ĐỒ QUAN HỆ-THỰC THỂ VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU<br /> ...............................................................................................................73<br /> 4.3.1<br /> Sơ đồ Quan hệ - Thực thể (Entity Relation Diagram - ERD) ...........73<br /> 4.3.2<br /> Thiết kế cơ sở dữ liệu từ sơ đồ Quan hệ - Thực thể .........................75<br /> CHUẨN HÓA DỮ LIỆU .........................................................................80<br /> 4.4.1<br /> Khái niệm chuẩn hóa dữ liệu ..........................................................80<br /> 4.4.2<br /> Khái niệm phụ thuộc hàm ...............................................................81<br /> 4.4.3<br /> Các dạng chuẩn và quá trình chuẩn hóa ..........................................82<br /> 4.4.4<br /> Trộn các bảng thực thể ...................................................................87<br /> XÂY DỰNG PHẦN MỀM TRONG HTTT QUẢN LÝ ...............................88<br /> 4.5.1<br /> Thiết kế phần mềm mới ..................................................................88<br /> 4.5.2<br /> Lựa chọn phần mềm trên thị trường ................................................93<br /> THIẾT KẾ GIAO DIỆN NGƯỜI – MÁY ..................................................95<br /> 4.6.1<br /> Nội dung thông tin của các giao diện ..............................................96<br /> 4.6.2<br /> Các kiểu thiết kế giao diện người - máy ..........................................99<br /> <br /> CHƯƠNG 5. CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ .. 104<br /> 5.1<br /> <br /> CÀI ĐẶT HỆ THỐNG ........................................................................... 104<br /> <br /> 5.2<br /> <br /> CHUYỂN ĐỔI HỆ THỐNG .................................................................. 104<br /> 5.2.1<br /> Nội dung của quá trình chuyển đổi hệ thống ................................. 104<br /> 5.2.2<br /> Các phương pháp chuyển đổi hệ thống ......................................... 107<br /> <br /> 5.3<br /> <br /> HUẤN LUYỆN NGƯỜI SỬ DỤNG ....................................................... 110<br /> <br /> ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT<br /> <br /> 3<br /> <br /> Bài giảng HTTTQL<br /> 5.3.1<br /> 5.3.2<br /> <br /> Mục tiêu và sự cần thiết của công tác huấn luyện .......................... 110<br /> Nội dung và phương pháp huấn luyện ........................................... 110<br /> <br /> 5.4<br /> <br /> HỖ TRỢ SỬ DỤNG .............................................................................. 111<br /> <br /> 5.5<br /> <br /> CẢI TIẾN HỆ THỐNG .......................................................................... 111<br /> <br /> 5.6<br /> <br /> BIÊN SOẠN TÀI LIỆU HỆ THỐNG VÀ QUẢN LÝ CẤU HÌNH ............ 112<br /> 5.6.1<br /> Biên soạn tài liệu hệ thống ............................................................ 112<br /> 5.6.2<br /> Quản lý cấu hình........................................................................... 113<br /> <br /> CHƯƠNG 6. CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CẤP CHUYÊN GIA VÀ CÁC<br /> HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG .................................... 115<br /> <br /> 6.2<br /> <br /> 6.3<br /> <br /> 6.4<br /> <br /> HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG .............................. 115<br /> 6.1.1<br /> Khái niệm ..................................................................................... 115<br /> 6.1.2<br /> Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 116<br /> 6.1.3<br /> Các chức năng cơ bản ................................................................... 117<br /> 6.1.4<br /> Công nghệ văn phòng ................................................................... 119<br /> 6.1.5<br /> Các phần mềm quản lý văn phòng ................................................ 121<br /> <br /> PT<br /> IT<br /> <br /> 6.1<br /> <br /> HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH ..................................... 123<br /> 6.2.1<br /> Khái niệm ..................................................................................... 123<br /> 6.2.2<br /> Quy trình xử lý giao dịch .............................................................. 124<br /> 6.2.3<br /> Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến ......................................... 127<br /> HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SẢN XUẤT .................................. 128<br /> 6.3.1<br /> Khái niệm ..................................................................................... 128<br /> 6.3.2<br /> Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 130<br /> 6.3.3<br /> Phân loại HTTT quản lý sản xuất.................................................. 130<br /> 6.3.4<br /> Các phần mềm quản lý sản xuất .................................................... 136<br /> HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN............................... 137<br /> 6.4.1<br /> Khái niệm ..................................................................................... 137<br /> 6.4.2<br /> Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 137<br /> 6.4.3<br /> Phân loại HTTT Tài chính - Kế toán ............................................. 140<br /> 6.4.4<br /> Các phần mềm tài chính – kế toán ................................................ 145<br /> <br /> 6.5<br /> <br /> HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING ............................................... 149<br /> 6.5.1<br /> Khái niệm ..................................................................................... 149<br /> 6.5.2<br /> Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 150<br /> 6.5.3<br /> Phân loại HTTT Marketing ........................................................... 151<br /> 6.5.4<br /> Các phần mềm Marketing ............................................................. 156<br /> <br /> 6.6<br /> <br /> HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NHÂN LỰC ............................... 157<br /> 6.6.1<br /> Khái niệm ..................................................................................... 157<br /> 6.6.2<br /> Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra .......................................................... 158<br /> 6.6.3<br /> Phân loại HTTT quản trị nhân lực................................................. 159<br /> 6.6.4<br /> Các phần mềm quản trị nhân lực ................................................... 163<br /> <br /> ThS. Lê Thị Ngọc Diệp – Khoa QTKD1 – Học viện CNBCVT<br /> <br /> 4<br /> <br />