Bài giảng Kỹ năng quản trị: Chuyên đề 4 - ThS. Nguyễn Thị Nguyệt Anh

Chia sẻ: Cảnh Đặng Xuân | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:9

Thêm vào BST

Báo xấu

176
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chuyên đề 4 Kỹ năng trao quyền - ủy quyền, mời các bạn cùng tham khảo để biết các kỹ năng này và vận dụng kiến thức học môn kỹ năng quản trị thật tốt.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kỹ năng quản trị: Chuyên đề 4 - ThS. Nguyễn Thị Nguyệt Anh

Chuyên đề 4 KỸ NĂNG TRAO QUYỀN - ỦY QUYỀN Giao việc , Ủy quyền và Trao quyền ?  Giao việc mang tính chất giao nhiệm vụ cho nhân viên.  Uỷ quyền mang tính sự vụ, giao nhiệm vụ và trách ề í h i hiệ à á h nhiệm quyền hạn.  Trao quyền ? Trao quyền là quan trọng vì: 1. Người lãnh đạo không thể tự làm tất cả các công việc 2. Sự trao quyền tạo cơ hội cho các cá nhân phát triển 3. Trao quyền đảm bảo rằng các bộ phận có thể duy trì ề ả ả ằ ể sự hiệu quả trong công việc ngay cả khi trưởng nhóm vắng mặt. 1
MỤC TIÊU 1. Quyền lực, quyền hạn, trách nhiệm 2. Trao quyền  Trao quyền?  Quy trình trao quyền  Những tình huống trao quyền sai 3. Ủy quyền 1. QUYỀN LỰC & TRÁCH NHIỆM Fayol định nghĩa:  Quyền lực là có quyền được ra lệnh và có quyền năng để buộc những người khác phải tuân theo  Quyền năng là khả năng gây ảnh hưởng tới hành động của những người khác.  Trách nhiệm là bổn phận của một người trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao. Nguồn gốc của QUYỀN LỰC ► Quyền lực nằm trong tay người nắm giữ chủ chốt ► 3 nguồn quyền lực chính:  Chính thức: đi cùng với công việc chức danh việc, nghề nghiệp, các mối quan hệ  Kỹ thuật: có được nhờ kỹ năng học vấn  Cá nhân, không chính thức: do được chấp nhận, được kính trọng hoặc là do nổi tiếng 2
2. TRAO QUYỀN ► Trao quyền là sự chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm được lập kế hoạch và tiến hành một cách cẩn trọng để thực hiện công việc trong giới hạn đã được thỏa thuận ► Trách nhiệm: Công việc hoặc nhiệm vụ được trao quyền ► Quyền hạn: Quyền lực để đưa ra các quyết định và thi hành các quyết định đó Bản chất của trao quyền  Xác định rõ những kết quả mong đợi  Giao vệc cho những người dưới quyền  Trao cho họ quyền hạn để thực hiện tốt nhiệm vụ  Bắt họ chịu trách nhiệm đối với việc hoàn thành công việc và đạt được kết quả mong muốn Trao quyền là quá trình cấp trên trao cho cấp dưới một phần quyền lực của mình để họ có thể đưa ra các quyết định và thi hành các quyết định đó Trao quyền hay Giao việc  Tự lập kế hoạch thực  Bị kiểm soát chặt chẽ hiện công việc  Ra quyết định về  Phải trình báo toàn bộ những việc cần làm các quyết định  Chỉ bị kiểm tra tại các ỉ ể điểm đã thống nhất  Có được những ý kiến giúp đỡ khi cần  Không bắt buộc phải hỏi ý kiến cấp trên 3
Trao quyền hay Phó mặc  Cung cấp đủ những  Không được chỉ dẫn nguồn lực cần thiết hướng dẫn đầy đủ  Kiểm tra công việc tại  Có thể bị căng thẳng các điểm quan trọng khi công việc phức tạp  Sẵn sàng cung cấp, ẵ ấ  Không được đào tạo hướng dẫn và giúp đỡ đầy đủ  Tạo nên các thách  Không có sự giúp đỡ thức trong công việc đúng lúc Những nguyên tắc trao quyền hiệu quả  Cân bằng giữa “quyền hạn và trách nhiệm”  Trao quyền theo “kết quả mong đợi” Quyền lực được trao đủ để đảm bảo nhiệm vụ có thể hoàn thành đúng yêu cầu đặt ra Những nguyên tắc trao quyền hiệu quả  Nguyên tắc “thống nhất trong mệnh lệnh”  Người được trao q y chỉ chịu trách nhiệm g quyền ị ệ trước người trao quyền  Người duy nhất đưa ra các quyết định 4
Những nguyên tắc trao quyền hiệu quả  Nguyên tắc theo “mức độ quyền hạn” Người được trao quyền có quyền ra các quyết định trong các lĩnh vực được trao quyền mà không cần xin ý kiến cấp trên MÔ HÌNH TRAO QUYỀN 1. Định rõ kết quả mong đợi: Mục tiêu công việc, những giới hạn, chỉ tiêu và tiêu chuẩn, kiểm tra sự hiểu biết 2. Chính thức giao việc cho người dưới quyền: Trách nhiệm, phạm vi quyền hạn, đạt được sự thống nhất 3. Giao nguồn lực và quyền hạn cần thiết cho người dưới quyền 4. Ủng hộ và lùi về phía sau, cho phép người dưới quyền chủ động thực hiện công việc được giao 5. Duy trì sự ủng hộ, kiểm tra và phản hồi theo lịch trình đã thỏa thuận (ghi nhận) Quy trình trao quyền GIAI ĐOẠN 1 GIAI ĐOẠN 2 GIAI ĐOẠN 3 GIAI ĐOẠN 4 GIAI ĐOẠN 5 Đào tạo họ Để họ phê phán bạn Họ tự CÔNG Tóm tắt phê bình cho họ bản thân, VIỆC Báo cáo và họ có bạn nhận xét và về sự CỦA thể hỏi chỉ dẫn thành thà h BẠN Bạn làm Tóm tắt công Báo họ quan sát cho họ hoặc cáo lại khác Trao việc nếu họ cho họ muốn Họ làm Thu xếp CÔNG VIỆC Bạn hướng dẫn Họ làm để họ làm CỦA Họ làm trực tiếp ( Bạn hỏi) NGƯỜI HỌC (bạn có ( Bạn không quyền thể hỏi) kiểm tra) 5
Quy trình trao quyền  Giai đoạn 1: Áp dụng với trường hợp người trao quyền có đầy đủ kiến thức và kỹ năng, trong khi đó người được trao quyền có rất ít kiến thức, kỹ năng  Giai đoạn 2: Ở giai đoạn này bắt đầu có sự tham gia của người được trao quyền – người đó chỉ đơn giản làm một số việc dưới sự chỉ dẫn của bạn  Giai đoạn 3: Ở giai đoạn này có sự phân quyền nhiệm vụ không này, ngừng cho người được trao quyền. Bạn sẽ đặt câu hỏi, chủ yếu là loại câu hỏi mở và người được trao quyền sẽ báo cáo cho bạn những việc họ làm  Giai đoạn 4: Vẫn trong thời kỳ phân quyền nhiệm vụ không ngừng nhưng bạn sẽ ít đặt câu hỏi và yêu cầu người được trao quyền báo cáo. Họ sẽ kiểm soát việc báo cáo và thực hiện việc họ muốn  Giai đoạn 5: Đây là trường hợp trao quyền hoàn toàn. Khi nhiệm vụ được giao trực tiếp cho người được trao quyền, người trao quyền có quyền kiểm tra bởi vì họ có bổn phận với công việc Trao quyền sai Người trao quyền hay can thiệp  Một người trao quyền nhưng khô h không ngừng can thiệ vào công việc đó ừ thiệp à ô iệ đó. Trao quyền sai Người trao quyền trao những phần không tốt đẹp cho nhân viên  Chỉ những công việc không quan trọng thì mới được trao Người trao quyền giữ lại phần tốt đẹp trao. cho mình và trao những công việc nhàm chán cho nhân vi  Người được trao quyền sẽ kết thúc công việc một cách kém cỏi, thành tích nghèo nàn. 6
Trao quyền sai Người trao quyền “đánh và chạy”  Bạn có mặt ở một nơi không thích hợp vào một thời điểm không thích hợp. Bạn vào thang máy cùng một người giám sát người mà nói với bạn rằng: anh chính là người tôi cần.  Thực sự, bất kỳ ai cũng muốn đùn đẩy trách nhiệm công việc cho một ai đó 3. Ủy quyền Ủy quyền là giao một phần công việc cho người dưới quyền chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời giao cho họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm được giao “Ủy quyền là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua nỗ lực của người khác. Điều này thể hiện lòng tin của bạn vào người khác để giao phó công việc mà, nếu không,chính bạn phải làm” Dickinson Phân biệt giao việc, trao quyền và ủy quyền ? 1. Ông Đạo báo cho một nhân viên biết là anh ta phải cho tất cả các điểm bán hàng biết là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông ta gửi một mẫu tin : “Anh hãy lo việc này và báo cho tôi biết khi nào làm xong”. 2. Ông Đạo bảo một nhân viên rằng anh ta cần phải thông báo cho tất cả các nhà phân phối là sắp có một mặt hàng văn phòng phẩm mới. Ông Đạo gửi một thông báo nội bộ và một số tài liệu cho nhân viên nêu rõ : “Sao chụp các tài liệu sản xuất và bán hàng (đảm bảo chúng phải rõ nét) và gửi 2 bản cho mỗi điểm bán hàng trước thứ năm tuần tới”. 3. Ông Đạo giải thích cho một nhân viên cần phải làm gì (thông báo cho tất cả các điểm bán hàng về một mặt hàng văn phòng phẩm mới) và yêu cầu anh ta lên kế hoạch thực hiện sao cho tốt nhất và trở lại báo cáo cho ông ta sau một tuần lễ. Khi anh nhân viên đã thảo xong kế hoạch, anh ta sẽ thảo luận với ông Đạo. 7
Ủy quyền ?  Ủy quyền không không phải là giao việc.  Ủy quyền không phải là chỗ để bạn “tống khứ” những công việc mà bạn không thích làm.  Ủy quyền không phải là từ bỏ trách nhiệm.  Ủy quyền bao hàm 3 khái niệm quan trọng : trách nhiệm, quyền hạn và trách nhiệm cuối cùng. Lợi ích của ủy quyền  Ủy quyền là giải phóng thời gian của bạn.  Ủy quyền là phương tiện để phát triển nhân viên.  Ủy quyền biểu hiện lòng tin của bạn vào nhân viên. yq y ệ g ạ  Ủy quyền giúp gia tăng chất lượng các quyết định.  Ủy quyền giúp nâng cao quyết tâm, tinh thần hăng hái và là nguồn động viên cho nhân viên. Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?  Một số giả định của bạn : - Họ không đáng được như vậy - Họ không thích có thêm việc …  Sự sợ hãi : - Tôi không muốn họ biết nhiều quá ! - Nếu họ làm sai, tôi sẽ bị khiển trách ! 8
Điều gì ngăn cản bạn ủy quyền ?  Niềm tin cá nhân : • Tôi có thể làm việc đó tốt hơn nhiều • Nếu chính tay tôi làm thì sẽ nhanh hơn nhiều • Tôi thích lúc nào cũng bận rộn. Bạn ủy quyền những gì ? • Nh Những việc mà b thích là và cũng đồng thời iệ à bạn hí h làm à đồ hời giúp người khác phát triển. • Các công việc thường nhật. • Các công việc cần thiết. • Những việc mà bạn biết rất tường tận và muốn huấn luyện cho người khác. • Công việc hấp dẫn, đòi hỏ sự sáng tạo và giúp cho nhân viên phát triển. Những công việc bạn không nên ủy quyền  Đánh giá thành tích công tác  Định hướng hoạt động của đơn vị  Động viên nhân viên  Giao tiếp với nhân viên  Xây dựng ê kíp Quy trình ủy quyền • Bước 1: Lựa chọn công việc để ủy quyền • Bước 2: Lựa chọn người cấp dưới để ủy quyền • Bước 3: Giao nghĩa vụ, quyền hành và trách nhiệm thực hiện công việc cho người cấp dưới đã được lựa chọn • Bước 4: Theo dõi quá trình cấp dưới thực hiện công việc và trợ giúp khi cần thiết • Bước 5: Đánh giá kết quả thực hiện công việc 9