Bài giảng quản trị học chương 5 chức năng tổ chức giúp bạn tìm hiểu khái quát các vấn đề như chức năng của tổ chức và cơ cấu tổ chức, các thuộc tính cơ bản của tổ chức, Thiết kế cơ cấu tổ chức...Tham khảo để học tốt môn quản trị học với bài giảng chất lượng tại đây.
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: Bài giảng môn Quản trị học - Chương 5
- 5/1/2013
1 CHƢƠNG 5
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Nội dung của chƣơng
2
5.1. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
5.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức
5.1.2. Cơ cấu tổ chức
5.2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC
5.2.1. Chuyên môn hóa công việc
5.2.2. Hình thành các bộ phận
5.2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý
5.2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
5.2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý
5.2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức
5.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
1
- 5/1/2013
5.1. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
3
5.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức
Tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền
với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành
công kế hoạch. Tổ chức
Sáng tạo các loại hình cơ
cấu
● Phân chia công việc
● Sắp xếp nguồn lực
● Phối hợp hoạt động
Lập kế hoạch Lãnh đạo
Thiết lập định hướng Khởi động nỗ lực
Kiểm tra
Đảm bảo kết quả
5.1. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
4
5.1.2. Cơ cấu tổ chức
Quá trình tổ chức làm hình thành cơ cấu tổ chức – khuôn khổ
trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia, các
nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối
hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch.
2
- 5/1/2013
Cơ cấu tổ chức chính thức và phi chính thức
5
Cơ cấu chính thức của một tổ chức là tập hợp các bộ phận và cá nhân có
mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có
nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp
khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu
kế hoạch.
được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức.
Cơ cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức
giữa các thành viên của tổ chức
được nghiên cứu cụ thể ở giáo trình Tâm lý học quản lý và Hành vi tổ
chức.
Cơ cấu tổ chức bền vững và tạm thời
6
Cơ cấu tổ chức bền vững là cơ cấu tổ chức tồn tại
trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn
chiến lược của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm
triển khai các kế hoạch tác nghiệp của tổ chức
3
- 5/1/2013
VD về cơ cấu tổ chức tạm thời
7
Tổng giám đốc
Giám đốc sản Giám đốc kỹ Giám đốc bán
Giám đốc dự án
xuất thuật hàng
Giám đốc dự án A
Giám đốc dự án B
Giám đốc dự án C
5.2. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC
8
4
- 5/1/2013
5.2.1. Chuyên môn hóa công việc
9
thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các
công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho
các cá nhân, chuyên môn hóa công việc (còn
được gọi là phân chia lao động) có lợi thế cơ bản
là làm tăng năng suất lao động của cả nhóm.
Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Chuyên Tổng hợp
môn hóa hóa
Tạo tâm lý tốt cho người
Tăng năng suất lao động
Dễ đào tạo
Ưu lao động
Tăng khả năng phối hợp
điểm
Tăng khả năng sáng tạo
Có được các chuyên gia giỏi
Tạo điều kiện phát triển
các nhà quản trị tổng hợp
Sự nhàm chán, sự quan tâm
và động lực thấp
Làm giảm khả năng phối hợp Nhược Gây khó khăn cho đào tạo
Khó có được các chuyên
điểm
Làm giảm khả năng sáng tạo
gia giỏi
Khó có được các nhà quản trị
tổng hợp giỏi
5
- 5/1/2013
5.2.2. Hình thành các bộ phận
11
Các bộ phận có thể được hình thành theo những
tiêu chí khác nhau:
(1) Mô hình tổ chức đơn giản
(2) Mô hình tổ chức theo chức năng
(3) Mô hình tổ chức theo sản phẩm- khách hàng – địa
dư – đơn vị chiến lược
(4) Mô hình tổ chức ma trận
12
6
- 5/1/2013
13
14
7
- 5/1/2013
15
16
8
- 5/1/2013
17
Mô hình tổ chức theo ma trận
18
9
- 5/1/2013
Mô hình tổ chức theo ma trận
19
Là cơ cấu tổ chức kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ
chức bộ phận khác nhau.
Ưu: (1) định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng,
(2) tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, (3) kết hợp
được năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia, (4) tạo
điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi
trường.
Nhược: (1) hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự
không thống nhất mệnh lệnh, (2) quyền hạn và trách nhiệm
của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột,
(3) cơ cấu phức tạp và không bền vững, và (4) có thể gây
tốn kém.
5.2.3. Cấp quản lý và tầm quản lý
20
10
- 5/1/2013
21
Các mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp
quản lý
22
11
- 5/1/2013
5.2.4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức
Quyền hạn Trách nhiệm
Là quyền tự chủ Là bổn phận phải
trong quá trình QĐ hoàn thành những
và quyền đòi hỏi sự hoạt động được
tuân thủ QĐ gắn liền phân công và phải
với một vị trí (hay trả lời trước hành
chức vụ) quản lý động của mình
nhất định trong cơ
cấu tổ chức.
Mối quan hệ quyền hạn - trách nhiệm
• Quyền hạn của nhà quản lý do các cấp quản lý cao hơn
xác định và được thực thi thông qua cơ cấu tổ chức.
• Quyền hạn phải tương xứng với trách nhiệm
• Các loại quyền hạn xét theo tính chất:
Quyền hạn trực tuyến
Quyền tham mưu
Quyền chức năng
12
- 5/1/2013
Các loại quyền hạn xét theo tính chất
Chức Quyền đƣợc ra
Quyền ra quyết năng quyết định và kiểm
định và giám soát các bộ phận
sát trực tiếp, khác của tổ chức
thể hiện quan
hệ cấp trên –
Quyền trong những hoạt
động nhất định
cấp dƣới: thực Trực hạn
hiện chế độ một
thủ trƣởng tuyến
Tham
mƣu
Quyền của những cá nhân hoặc nhóm
trong việc cung cấp lời khuyên hay dịch vụ
cho các nhà quản lý trực tuyến
Minh họa quyền hạn trực tuyến và tham mưu
26
Qhạn trực tuyến
Qhạn tham mưu
13
- 5/1/2013
Để tham mƣu có hiệu quả
Các ưu điểm và nhược điểm của tham
mưu?
Làm thế nào để tham mưu có hiệu quả?
Một số mô hình cơ cấu xét theo
mối quan hệ quyền hạn
Cơ cấu trực tuyến
Trực tuyến – tham mưu
Trực tuyến – chức năng
14
- 5/1/2013
5.2.5. Tập trung và phi tập trung trong quản
lý
29
Tập trung là phương thức tổ chức trong đó phần lớn
quyền ra quyết định được tập trung vào cấp quản lý
cao nhất của tổ chức.
Phi tập trung là phương thức tổ chức trong đó các
nhà quản lý cấp cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết
định, hành động và tự chịu trách nhiệm trong những
phạm vi nhất định
Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên
trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình
thực hiện những công việc nhất định.
Trao quyền là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới
thực hiện công việc nhất định một cách độc lập.
Ủy quyền và trao truyền?
Phân quyền
Đặc điểm
Ủy quyền Trao quyền
Trao nhiệm vụ Có Có
Trao quyền hạn (ra quyết
Có Có
định, định đoạt nguồn lực…)
Báo cáo lên người ủy quyền
Chỉ báo cáo kết quả cuối
Trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng nguồn lực
cùng
và việc thực hiện
Trách nhiệm trước pháp Không hoàn toàn:
Trách nhiệm kép
luật Hoàn toàn:
15
- 5/1/2013
Mức độ phi tập trung càng lớn khi nào?
31
Tỷ trọng các quyết định được đề ra ở các cấp quản
lý thấp hơn càng lớn.
Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp càng
quan trọng.
Phạm vi tác động bởi các quyết định được ra ở các
cấp dưới càng lớn.
Một nhà quản lý càng được độc lập trong quá trình
quyết định.
Cân bằng giữa mức độ tập trung và phi tập trung
5.2.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức
Phối hợp là quá trình liên kết Hệ thống tiêu
hoạt động của những con chuẩn KT-KT
người, bộ phận, phân hệ và hệ
thống riêng rẽ nhằm thực hiện
6
có kết quả và hiệu quả các mục
tiêu chung của tổ chức.
Các kế hoạch 1 5 Cơ cấu tổ chức
Công cụ
phối hợp
4
Thông tin, 2 Giám sát
truyền thông
3 Văn hóa
16
- 5/1/2013
5.3. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC
33
5.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức
5.3.2. Yêu cầu của cơ cấu tổ chức
5.3.3. Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức
5.3.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
5.3.5. Quy trình thiết kế và hoàn thiện cơ cấu tổ chức
5.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức
5
1 2 3 4
•Cơ cấu đơn giản. •Cơ cấu trực
•Cơ cấu chức tuyến •Cơ cấu nằm
năng. •Cơ cấu Trực ngang •Cơ cấu cơ
•Cơ cấu theo sản tuyến – tham •Cơ cấu hình học
phẩm/khách mưu tháp •Cơ cấu
hàng/địa dư/đơn •Cơ cấu Trực •Cơ cấu sinh học
vị chiến lược. tuyến – chức mạng lưới
•Cơ cấu ma trận. năng
17
- 5/1/2013
Cơ cấu cơ học và cơ cấu sinh học
35
5.3.2. Yêu cầu của cơ cấu tổ chức
36
Tính thống nhất trong mục tiêu
Tính tối ưu
Tính tin cậy
Tính linh hoạt
Tính hiệu quả
18
- 5/1/2013
5.3.3. Nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức
37
Xác định theo chức năng
Tương xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và trách nhiệm
Thống nhất mệnh lệnh và đảm bảo tính linh hoạt
tuyệt đối trong trách nhiệm
Nguyên tắc bậc thang và quyền hạn theo cấp bậc
Nguyên tắc cân bằng
5.3.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức
Chiến lược Nghiên cứu và dự báo
các yếu tố ảnh hưởng
Công nghệ
Xây dựng bộ phận và
Thái độ của lãnh đạo phân hệ của cơ cấu
Thể chế hóa: sơ đồ cơ
Năng lực đội ngũ cấu,
bảng mô tả công
Môi trường việc, sơ đồ ra
quyết định
19
- 5/1/2013
5.3.5. Quy trình thiết kế và hoàn thiện cơ cấu
tổ chức
39
Tình huống
Công ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng không Việt nam
Dịch vụ :Nhận đơn hàng, vận chuyển, lưu kho, thủ tục hải quan, đóng gói bao
bì …
Đặc điểm: gồm nhiều phòng với nhiệm vụ tương tự nhau, phụ trách khu vực
khác nhau, mỗi một phòng tương đối độc lập kế toán riêng, lương theo
doanh số cộng với lương cơ bản
Hiện tượng: Do đó một số phòng làm ăn rất phát đạt, do phòng đó nhận đc
đơn của nhiều khách quen và giữ được khách một số phòng thì không có
việc, lương thấp chênh lệch nhau về lương và thưởng quá lớn (nguyên
nhân, do khủng hoảng suy thoái và số lượng khách quen giảm)
Kết quả: tranh giành khách của nhau, giảm uy tín của công ty, mâu thuẫn nội
bộ, phân phối lại thu nhập ko đều, ko kiểm soát doanh thu bán hàng.
Giải pháp ?
20
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
