Bài giảng Quản lý dự án IT - Chương 7: Kiểm soát việc thực hiện dự án

Chia sẻ: Van Tuyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:42

Thêm vào BST

Báo xấu

79
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản lý dự án IT - Chương 7: Kiểm soát việc thực hiện dự án trình bày các thay đổi thường xảy ra trong dự án, sự cần thiết phải kiểm soát dự án, Thu thập thông tin kiểm soát dự án, lý do trễ tiến độ dự án, dự án chi phí,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung bài giảng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án IT - Chương 7: Kiểm soát việc thực hiện dự án

• Chương 7: Kiểm soát việc thực hiện dự án
Các thay đổi thường diễn ra trong dự án – Sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng – Sự thay đổi các quy chế quản lý của doanh nghiệp hay quy chế quản lý của nhà nước – Sự xuất hiện của các công nghệ mới – Sự lạc hậu của công nghệ đang sử dụng – Sự sát nhập hay mua lại của các doanh nghiệp hay bộ phận của doanh nghiệp – Sự nghỉ việc, thay đổi vị trí công tác của các nhân viên tham gia dự án
Sự cần thiết phải kiểm soát dự án – Ñaûm baûo döï aùn ñaït ñöôïc muïc tieâu ñeà ra – Thaáy sôùm nhöõng vaán ñeà naûy sinh ñeà coù theå coù nhöõng haønh ñoäng xöû lyù chuùng – Trao ñoåi thoâng tin vôùi caùc neân lieân quan cuûa DA – Khuyeán khích nhaân vieân, taùi khaúng ñònh cam keát vaøo muïc tieâu DA – Ruùt ra baøi hoïc kinh nghieäm cho nhöõng döï aùn khaùc (hieän taïi vaø töông lai)
Sự cần thiết phải kiểm soát dự án Khoái löôïng coâng vieäc ñaõ hoaøn thaønh, chaát löôïng coâng trình Thôøi gian vaø nguoàn löïc ñaõ söû duïng Ruûi ro laøm döï aùn khoâng ñuùng theo keá hoaïch – Treã tieán ñoä – Vöôït chi phí – Nguoàn löïc thay ñoåi Nhöõng khoù khaên coù theå xaûy ra
Thu thập thông tin kiểm soát dự án BAÛNG THÔØI GIAN Nhaân vieân: John Smith Ngaøy baùo caùo haøng tuaàn (cuoái tuaàn): 26/03/99 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc ñöôïc phaân coâng theo keá hoaïch Döï aùn MS Moâ taû Soá % Ngaøy hoaøn Ngaøy hoaøn c.vieäc giôø/ hoaøn thaønh theo thaønh döï tuaàn thaønh keá hoaïch baùo P21 A243 Maõ hoùa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99 P34 B771 Soaïn thaûo taøi lieäu 20 90 1/4/99 29/3/99 Toång soá giôø 32 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc khoâng phaân coâng theo keá hoaïch MS coâng vieäc Moâ taû Soá giôø/ tuaàn Ñöôïc ñeà nghò bôûi Z99 Thieát keá module X 8 Giaùm ñoác döï aùn Toång soá giôø 8
Thu thập thông tin kiểm soát dự án B ieåu m a ãu x aùc ñ òn h ruûi ro S oá hieäu döï aùn :_____ _ S oá hieäu ruûi ro: ______ N ga øy : _________ ___ _ K haû naên g xaûy ra T hôøi gian M öùc aûn h höôûn g C où khaû naên g (p > 50% ) ¨ G a àn ¨ N ghieâm troïn g ¨ Ít coù khaû naên g (p < 50% ) ¨ Xa ¨ Ñ a ùn g keå ¨ K hoân g ñaùn g keå ¨ P haùt bieåu ruûi ro A Ûn h höôûn g tieàm a ån Ñ eà xuaát giaûi quyeát caùc ruûi ro
Lý do trễ tiến độ dự án TREÃ TREÃ TIEÁ TIEÁNN ÑOÄ ÑOÄ § Thôøi tieát xaáu § Thieát bò hö hoûng § Thieáu voán § Khan hieám nguyeân vaät lieäu § Öôùc tính thôøi gian quaù ngaén § Caùc coâng vieäc bò cheånh maûng
Lý do vượt chi phí dự án VÖÔÏ VÖÔÏTT CHI CHI PHÍ PHÍ § Vöôït quaù thôøi gian § Söû duïng nhieàu nhaân löïc hôn § Söû duïng nhieàu thieát bò hôn § Chi phí nhaân löïc cao hôn § Chi phí nguyeân vaät lieäu cao hôn § Caùc coâng vieäc bò cheånh maûng § Öôùc löôïng sai khoái löôïng coâng vieäc § Söï thay ñoåi thöù töï öu tieân § Caùc yeâu caàu boå sung ñöôïc theâm vaøo döï aùn
Lý do không đúng kế hoạch dự án NGUOÀ NGUOÀNN LÖÏ LÖÏCC THAY THAY ÑOÅ ÑOÅII § Thieát bò hö hoûng § Nhaân vieân bò beänh § Nhaân vieân nghæ vieäc § Chi phí nhaân löïc cao hôn § Öôùc tính nguoàn löïc quaù thaáp
So sánh kế hoạch và thực tiễn triển khai dự án Yeâu caàu kyõ thuaät: giöõa yeâu caàu kyõ thuaät ñöa ra vôùi thöïc teá ñaït ñöôïc Tieán ñoä döï aùn: giöõa thôøi gian döï kieán vôùi thôøi gian thöïc teá Chi phí thöïc hieän: giöõa chi phí, ngaân saùch theo döï truø vôùi chi tieâu thöïc teá – Kieåm soaùt chi phí döï aùn theo truyeàn thoáng – Kieåm soaùt chi phí döï aùn theo giaù trò laøm ra (keát hôïp thôøi gian vaø chi phí)
Kiểm soát chi phí – Ngân sách được lập từ đầu dự án – Ngân sách kế hoạch – Chi phí được giám sát liên tục trong quá trình triển khai dự án. – Ngân sách kế hoạch được đối chiếu với chi phí thực tế để đánh giá sự khác biệt và ngân sách được điều chỉnh liên tục.
Kiểm soát chi phí Chi phí cuûa DA Thôøi gian
Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí với Microsoft Project
Các thay đổi thường diễn ra trong dự án % hoaøn thaønh Khoâng ñuùng thôøi haïn 100% Coâng vieäc ñöôïc hoaïch ñònh 80% Tieán trieån 60% ñöôïc baùo caùo Tieán trieån ñaït ñöôïc 40% 20% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Thôøi gian
Kiểm soát chi phí theo truyền thống Söû duïng caùc baùo caùo chi phí ñöôïc giaùm saùt moät caùch rieâng reõ cho moãi nhoùm coâng vieäc. Moãi baùo caùo goàm: – Moâ taû coâng vieäc – Tieán ñoä theo thôøi gian – Ngöôøi chòu traùch nhieäm – Ngaân saùch theo thôøi gian – Nguoàn löïc (nhaân löïc, trang thieát bò, vaät lieäu) yeâu caàu laø gì?
Kiểm soát chi phí theo truyền thống Ví duï: Baùo caùo haøng tuaàn veà moät döï aùn IT nhö sau: Chi phí theo keá hoaïch Chi phí thöïc teá trong Söï khaùc bieät cuoái trong tuaàn 2 laø: tuaàn 2 laø: tuaàn 2 laø: 12.000 $ 14.000 $ 2.000 $ Chi phí tích luõy theo Chi phí tích luõy thöïc teá Söï khaùc bieät tích keá hoaïch ñeán cuoái ñeán cuoái tuaàn 2 laø: luõy ñeán cuoái tuaàn tuaàn 2 laø: 2 laø: 25.000 $ 29.000 $ 4.000 $
Kiểm soát chi phí theo truyền thống Ñoái vôùi moãi baùo caùo chi phí thöôøng ngöôøi ta phaân tích söï khaùc bieät ñeå xem soá tieàn chi ra nhieàu hôn hay ít hôn ngaân saùch ñaõ döï truø. Nhöôïc ñieåm: Môùi chæ phaân tích khaùc bieät veà chi phí maø chöa cho bieát khoái löôïng coâng vieäc ñaõ ñöôïc hoaøn thaønh cuõng nhö chöa cho bieát chi phí trong töông lai seõ laø bao nhieâu neáu muoán hoaøn thaønh döï aùn.
Kiểm soát chi phí theo giá trị làm ra Chi phí/ giaù trò hoaïch ñònh Khoaûng thôøi gian tröôùc tieán ñoä Giaù trò laøm ra Chi phí/ giaù trò tích luõy Khoaûn ñoùng goùp theâm Chi phí tích luõy thöïc teá Ngaøy hieän taïi Thôøi gian Ñöôøng cong kieåm soaùt tieán trình vaø so saùnh chi phi/ giaù trò
Các vấn đề thường gặp trong kiểm soát dự án – Chæ nhaán maïnh moät soá yeáu toá naøo ñoù – Quy trình kieåm soaùt gaëp söï phaûn ñoái hay nheï nhaát laø khoâng ñöôïc söï ñoàng yù. – Thoâng tin thöôøng khoâng chính xaùc hoaëc khoâng ñöôïc baùo caùo ñaày ñuû – Thaùi ñoä töï baûo veä, töï bieän hoä daãn ñeán thaønh kieán hay thoâng tin thieân leäch – Caùc nhaø quaûn lyù coù quan ñieåm khaùc nhau veà vaán ñeà coøn tranh caõi – Caùc cô cheá baùo caùo thoâng tin vaø haïch toaùn khoâng ñuùng
Báo cáo trong dự án – Là một phần rất quan trọng trong quản lý dự án – Giúp nhà quản lý dự án quản lý được dự án – Giúp các nhà quản lý cấp cao và end users hiểu về tiến trình triển khai dự án – Có nhiều loại báo cáo khác nhau: • Báo cáo tiến độ: Khối lượng công việc – Thời gian – Điều chỉnh tiến độ • Báo cáo độ hoàn thiện/chất lượng sản phẩm/các công việc của dự án • Báo cáo chi phí và điều chỉnh dự trù ngân sách dự án