intTypePromotion=1

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 8: Công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu

Chia sẻ: Nguyen Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:14

0
622
lượt xem
302
download

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 8: Công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 8: Công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu sau đây để nắm bắt được các vấn đề của công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng - Chương 8: Công tác lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu

  1. CHƯƠNG 8 CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU
  2. I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  1. Sự cần thiết của công tác lưu trữ  Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ thể hiện những sự kiện, những hoạt động của tổ chức, cá nhân.  Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc thể hiện tính chính xác và tin cậy của những thông tin chứa đựng trong nó.  Tài liệu lưu trữ gắn liền với những đối tượng nhất định và là tài sản được bảo vệ.
  3. I. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  2. Nội dung của công tác lưu trữ  Phân loại các tài liệu một cách khoa học.  Đánh giá và xác định giá trị tài liệu.  Bổ sung tài liệu lưu trữ  Thống kê và kiểm tra các tài liệu.  Tổ chức và triển khai các kỹ thuật bảo quản.  Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
  4. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  3- Các phương án phân loại tài liệu  Đặc trưng cơ cấu tổ chức  Đặc trưng mặt hoạt động  Đặc trưng thời gian  Đặc trưng vấn đề  Đặc trưng địa dư
  5. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4. Thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ  4.1 Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ  Xác định những nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ.  Xác định những tài liệu có giá trị và quan trọng cần bổ sung vào lưu trữ.  Thực hiện các thủ tục giao nộp tài liệu.
  6. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ  Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc không phân tán tài liệu trong lưu trữ
  7. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  5 – Sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ  5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ  Sắp xếp trực tiếp  Phương pháp gián tiếp  Phương pháp kết hợp
  8. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ  Nội dung cơ bản của bảo quản tài liệu là phòng chống các yếu tố phá hoại tài liệu, giảm tối đa những thiệt hại và phục chế sửa chữa những tài liệu đã hư hỏng
  9. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6. Thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ  6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ  Giúp cơ quan nắm chắc được số tài liệu đang lưu trữ nhằm có kế hoạch bảo quản và sử dụng hiệu quả các tài liệu này.  Lên kế hoạch kịp thời nhằm bổ sung, điều chỉnh và nâng cao giá trị của tài liệu lưu trữ, chủ động trong việc tổ chức lưu trữ tại cơ quan.
  10. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ  Kiểm tra tài liệu lưu trữ là việc tiến hành kiểm tra thực tế các tài liệu có trong kho lưu trữ. Kiểm tra định kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột xuất (do thiên tai, cháy nổ…).  Việc kiểm tra hồ sơ tài liệu cho phép bộ phận lưu trữ xác định được những mất mát hay hư hỏng tài liệu để có phương án khắc phục
  11. LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ  Nguyên tắc lợi ích doanh nghiệp  Nguyên tắc bảo mật
  12. II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU Giá trịị thực tiễn thường Giá tr thực tiễn thường xuyên xuyên Giá trịị thực Giá tr thực tiễn tiễn Giá trịị ttàii Giá tr à liệu liệu Giá trịị thực tiễn không Giá tr thực tiễn không thường xuyên thường xuyên Giá trịị llịịch Giá tr ch sử sử
  13. II. HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU  2. Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu  Tiêu chuẩn nội dung tài liệu  Tiêu chuẩn tác giả tài liệu  Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu  Tiêu chuẩn sự lặp lại của thông tin  Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu  Tiêu chuẩn về tình trạng vật lý của tài liệu
  14. LAÄP HOÀ À SÔ HUÛY TAØIØI LIEÄU LAÄP HO SÔ HUÛY TA LIEÄU Laäp danh muïc taøiøi lieäu huûy Laäp danh muïc ta lieäu huûy Baûn thuyeátát minh lyù ù do huûy Baûn thuye minh ly do huûy Tôø ø trìình xin huûy taøiøi lieäu Tô tr nh xin huûy ta lieäu TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU LÊN THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN LÊN THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN LẬP HỘII ĐỒNG XÁC ĐỊỊNH GIÁ TRỊỊ TL LẬP HỘ ĐỒNG XÁC Đ NH GIÁ TR TL Phân ttíích giá trịị ttàii liệu Phân ch giá tr à liệu Kiểm tra trực tiếp ttàii liệu Kiểm tra trực tiếp à liệu QUYẾT ĐỊỊNH HỦY TÀII LIỆU QUYẾT Đ NH HỦY TÀ LIỆU Thủ trưởng cơ quan QĐ Thủ trưởng cơ quan QĐ Trìình cấp cao hơn khi ttàii liệu ngoàii thẩm quyền tiêu hủy Tr nh cấp cao hơn khi à liệu ngoà thẩm quyền tiêu hủy HỦY TÀII LIỆU HỦY TÀ LIỆU Lập bảng thống kê ttàii liệu Lập bảng thống kê à liệu Lập biên bản giao nhận ttàii liệu giữa bộ phận lưu trữ vớii Lập biên bản giao nhận à liệu giữa bộ phận lưu trữ vớ bộ phận hủy ttàii liệu bộ phận hủy à liệu Tiến hành tiêu hủy ttàii liệu Tiến hành tiêu hủy à liệu LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀII LIỆU LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀ LIỆU Lập biên bản hủy ttàii liệu Lập biên bản hủy à liệu Lưu biên bản hủy Lưu biên bản hủy
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2