intTypePromotion=1

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 4 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Chia sẻ: Năm Tháng Tĩnh Lặng | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:25

0
214
lượt xem
53
download

Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 4 - ThS. Nguyễn Văn Báu

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chương 4 của bài giảng Quản trị hành chính văn phòng hướng dẫn người học các quy trình tổ chức cuộc họp trong quản trị hành chính văn phòng . Nội dung chính trong chương này gồm có: Công việc chuẩn bị, diễn biến cuộc họp, công việc sau cuộc họp. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 4 - ThS. Nguyễn Văn Báu

  1. Chương 4 TỔ CHỨC CUỘC HOP
  2. I. Công việc chuẩn bị 1. Mục đích của các cuộc họp ­ Họp để trao đổi thông tin + Cung cấp thông tin + Thu thập thông tin  + Trao đổi thông tin ­ Họp để kiểm soát công việc + Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các  mục tiêu + Xác định những nguồn lực cần thiết để thực hiện  các hoạt động đó + Đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả các công việc có liên  quan
  3.  Nguyên tắc tổ chức cuộc họp  ­ Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và  phạm vi trách nhiệm được phân công. ­ Họp chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho  công tác chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan trong  việc thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. ­ Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần  tham dự, đê cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách  nhiệm của cá nhân trong việc phân công và xử lý công  việc. ­ Thực hiện lồng ghép các nội dung vấn đề, công việc cần  xử lý, kết hợp các loại họp trong việc tổ chức họp một  cách hợp lý...
  4. Không nên tổ chức một cuộc họp nếu: ­ Không có mục đích rõ ràng ­ Không cần ý kiến tập thể ­ Có thể làm cách khác tốt hơn ­ Chỉ vì đến định kỳ phải họp ­ Vắng những nhân vật chính ­ Chi phí cho cuộc họp cao hơn lợi ích mang lại ­ Không họp cũng chẳng hại gì?
  5. 2. Việc chuẩn bị của người tổ chức   2.1. Lập kế hoạch cuộc họp * Xác định mục tiêu yêu cầu cuộc họp Khi tổ chức cuộc họp, cần xác định ­ Tại sao phải tổ chức cuộc họp này? ­ Cuộc họp này có ý nghĩa ntn đối với cquan? ­ Nếu không tổ chức có ảnh hưởng gì tới hoạt  động chung?  ­ => xác định mục tiêu rõ ràng sẽ không có hiện  tượng các cuộc họp vô nghĩa hoặc không 
  6. * Xác định nội dung công việc ­ Nội dung công cuộc họp này là gì? ­ Hãy chỉ ra các bước đê thực hiện công việc được  giao. + Bước 1: Tìm hiểu những thông tin liên quan đến  nội dung công việc. + Bước 2: Liệt kê những công việc phải làm theo thứ  tự ( quan trọng hoặc thời gian) + Bước 3: Dự kiến thời gian, địa điểm, nhân sự và  kinh phí cho hoạt động đó. + Bước 4: Chọn phương pháp thực hiện với từng  công việc. BT
  7. *Xác định cuộc họp tổ chức ở đâu, khi nào  ­ Công việc đó thực hiện tại đâu? Hội trường  cơ quan hay thuê hội trường ­ Cuộc họp tổ chức khi nào (bắt đầu và kết  thúc) ­ Ai điều hành, ai chuẩn bị, ( phân công người  thực hiện từng công việc chủ chì, chuẩn bị,  kiểm tra, ghi biên bản…) => Xác định được các yếu tố này thuận lợi cho  công việc chuẩn bị và điều hành
  8. * Dự trù kinh phí cho từng hoạt động • Để tổ chức cuộc họp, người quản trị  cần căn  cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức để lập dự  toán về kinh phí  • Kinh phí trang trí • Kinh phí phục vụ • Kinh phí ăn, uống • Các khỏan Kinh phí khác
  9. 2.2. Lập chương trình cuộc họp ­ Chương trình cuộc họp là bản mô tả những nội dung  sẽ diễn ra trong cuộc họp  ­ Từng nội dung diễn ra trong cuộc họp phải xác định  được thời gian và từng người đảm nhận một cách cụ thể ­ Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ  đề và định hướng cuộc họp.  ­ Khi xây dựng chương trình cho một cuộc họp người  quản trị dùng bảng 
  10. Một chương trình của cuộc họp thường có các thông  tin sau: ­ Nội dung chính ­ Địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc ­ Thời gian giải lao (nếu có) ­ Tên người chủ tọa, tên người điều khiển ­ Tên các chủ đề sẽ trình bày, tên người trình bày ­ Thời gian dự kiến cho các nội dung ­ Tính chất mỗi phần (QĐ, TB, lấy ý kiến…) ­ Tên người ghi biên bản cuộc họp Đối với các cuộc họp tổng kết, hội nghị, đại hội cần  có nghi lễ
  11. Chương trình cuộc họp Mục Nội dung công Người thực Thời gian việc hiện 1 2 4 4 5 BT 6
  12. 3. Việc chuẩn bị của thư ký văn phòng   3.1. Viết thư mời • Công văn, hoặc thư mời họp phải có các nội  dung • Thời gian cuộc họp • Địa điểm cuộc họp • Nội dung cuộc họp •  Những yêu cầu đối với người được  tham dự; • Giấy mời họp phải được gửi tới người tham  dự trước 3 ngày
  13. 3.2. Chuẩn bị tài liệu •  Nếu là cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho một  văn bản chuẩn bị ban hành thì cần chuẩn bị các bản  dự thảo ... • Cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp khen thưởng  hoặc kỷ luật cho một các nhân  thì  cần phải chuẩn  bị các văn bản có liên quan đến quá trình công tác của  cá nhân đó. • Cuộc họp mà cần có sự phát biểu của thủ trưởng  thì soạn thảo bài phát biểu trước, nếu thực hiện  công việc này cần chao đổi và hỏi trước thủ trưởng  để rõ ý của thủ trưởng 
  14. 3.3. Sắp xếp phòng họp   Sắp xếp phòng họp phù hợp với tính chất của cuộc  họp, nếu ít người tổ chức ở phòng nhỏ nhiều người  ở phòng lớn, những cuộc họp quan trọng phải tổ  chức ở phòng kín. Không nên bố trí phòng họp ở  những nơi quá nóng nực hay quá lạnh hoặc quá ồn  ào,  chật chội hoặc thiếu ánh sáng 
  15. II. Diễn biến cuộc họp ­ Chánh văn phòng (thư ký) là người mở đầu,  nói lý do cuộc họp, Điều hành cuộc họp  thường là thủ trưởng cơ quan.  ­ Thư ký ghi biên bản cuộc họp, xác định hình  thức ghi phù hợp.  ­ Cuộc họp được tổ chức đúng giờ, không nên  đợi người tham dự.
  16. 1. Giới thiệu đại biểu và chương trình *Giới thiệu đại biêủ Trước khi giới thiệu  cần kiểm tra sự có mặt  của các đại biểu.  + Danh sách đại biểu lấy  từ bộ phận mời và bộ  phận tiếp đón. + Giới thiệu theo một  trật tự.
  17. Giới thiệu đại biểu  phải đảm bảo đầy đủ  và chính xác. Chú ý đến thứ tự  của các đại biểu cần  giới thiệu (theo chức vụ  hoặc vị trí của đại biểu  trong hội nghị ). Không nên giới  thiệu sai tên và chức  danh hoặc học hàm của  đại biểu,  
  18. * Giới thiệu chương trình cuộc  họp  + Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp  và kết thúc. + Các thành viên sẽ được nghe những gì. + Các xung đột sẽ được giải quyết như  thế nào? + Các chủ đề sẽ giải quyết như thế nào? + Mong đợi những gì ở mỗi thành viên. + Những chủ đề chỉ được lưu hành nội  bộ. 
  19. * Đọc báo cáo, bản tham luận ­ Đọc báo cáo, tham  luận bằng văn bản. ­ Trình chiếu nội dung  báo cáo, tham luận. + Sử dụng trang thiết  bị. + Các hình ảnh hỗ  trợ
  20. 2. Điều hành thảo luận Trong mỗi cuộc họp, không thể tránh khỏi  chuyện tranh luận quá gay gắt nên dẫn đến xung đột,  mâu thuẫn. Người điều hành không nên e ngại điều  đó. Người chủ trì giỏi không phải người tránh nhắc  đến xung đột, mà là người khéo léo kích thích những  xung đột, đồng thời biết cách dừng các xung đột  đúng lúc. Xung đột sẽ dẫn đến tranh luận, tranh luận sẽ  dẫn đến quyết định đúng đắn.
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2