Đề tài “ Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty “

Chia sẻ: Le Dinh Thao | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:66

Thêm vào BST

Báo xấu

200
lượt xem 76
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cùng với quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế các doanh nghiệp đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Sự đổi mới này kéo theo sự phức tạp trong công tác quản lý cũng như công tác kế toán và báo cáo tài chính. Sự phức tạp này đòi hỏi phải có giải pháp quản lý hữu hiệu và đòi hỏi kỹ năng của con người phải thích ứng để đáp ứng yêu cầu của sự phát triển mới. Để đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của công tác...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài “ Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty “

Trang 0 Đề tài “ Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty “
Trang 1 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU. PHẦN I : ................................................................................................................ 4 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN.................................................... 4 VÀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG.......................................................................... 4 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN ........................................................... 4 1.1. Khái niệm: .................................................................................................... 4 1.2. Phân loại kiểm toán: ...................................................................................... 5 1.2.1. Phân loại theo đối tượng cụ thể của kiểm toán: ....................................... 5 1.2.2. Phân loại theo chủ thể kiểm toán: ........................................................... 5 2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG ................................... 6 2.1. Khái niệm: .................................................................................................... 6 2.2. Mục tiêu của kiểm toán hoạt động: ................................................................ 6 2.3. Đặc điểm của kiểm toán hoạt động: ............................................................... 6 2.4. Mối quan hệ giữa kiểm toán hoạt động và kiểm toán nội bộ. ......................... 7 2.4.1. Khái niệm về kiểm toán nội bộ. .............................................................. 7 2.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ ......................................... 7 2.4.3. Mối quan hệ giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán hoạt động ................... 8 2.5. Các chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động : ............................... 8 2.6. Các hình thức của kiểm toán hoạt động. ........................................................ 9 2.6.1. Kiểm toán chức năng .............................................................................. 9 2.6.2. Kiểm toán bộ phận.................................................................................. 9 2.6.3. Kiểm toán các nhiệm vụ đặc biệt ............................................................ 9 2.7. Quy trình kiểm toán hoạt động .................................................................... 10 3. KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ. ......................................................... 13 3.1.Các hoạt động của quá trình tiêu thụ. ........................................................... 13 3.1.1.Tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm hàng hoá ................................... 13 3.1.2. Nhận đặt hàng từ khách hàng: ............................................................... 13 3.1.3.Cung cấp sản phẩm hàng hoá ................................................................. 13 3.1.4. Nhận tiền thanh toán từ khách hàng ...................................................... 13 3.1.5. Hoạt động khuyến mãi quảng cáo ......................................................... 13 3.2. Mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá của kiểm toán hoạt động tiêu thụ. ............. 14 3.2.1 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động tiêu thụ:............................................ 14 3.2.2. Tiêu chuẩn đánh giá của hoạt động tiêu thụ. ......................................... 14 3.3. Kiểm toán hoạt động tiêu thụ ...................................................................... 14 3.3.1. Tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá: ......... 14 3.3.2. Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: ..................................................... 15 3.3.3. Kiểm soát tín dụng và quản lý con nợ: .................................................. 15 3.3.4. Định giá sản phẩm và khả năng sinh lời từ sản phẩm. ........................... 17 3.3.5. Hệ thống bán hàng. ............................................................................... 17 3.3.6. Chính sách Marketing. .......................................................................... 18
Trang 2 PHẦN II: .............................................................................................................. 20 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH ............................................................................................ 20 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH. ......................................................................................................... 20 1.1. Quá trình hình thành và phát triển công ty. .................................................. 20 1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty. ................................................................ 20 1.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty .................................................. 21 1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý ở công ty. ............................................................... 22 1.4.1. Sơ đồ bộ máy quản lý. .......................................................................... 22 1.4.2. Chức năng của các phòng ban. .............................................................. 22 1.5. Tổ chức kế toán tại công ty. ........................................................................ 24 1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty ..................................................... 24 1.5.2. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: .................................................. 25 2. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN ........................................................................................................ 26 2.1. Khái quát tình hình tiêu thụ tại công ty:....................................................... 26 2.2. Một số chính sách liên quan đến hoạt động tiêu thụ tại công ty ................... 32 2.2.1. Chính sách sản phẩm: ........................................................................... 32 2.2.2. Chính sách giá cả. ................................................................................. 32 2.2.3. Qui định về ký kết hợp đồng với các nhân viên bán hàng của công ty: ................................................................................................... 33 2.2.4. Chính sách Marketing: .......................................................................... 34 3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY. ............ 34 3.1. Môi trường kiểm soát: ................................................................................. 34 3.1.1. Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của nhà quản trị cao cấp ....... 34 3.1.2. Cơ cấu tổ chức ..................................................................................... 34 3.1.3. Chính sách nhân sự: .............................................................................. 35 3.1.4. Công tác kế hoạch hoá tại công ty. ........................................................ 35 3.1.5. Các nhân tố bên ngoài: ......................................................................... 35 3.2. Hệ thống kế toán: ........................................................................................ 36 3.3. Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tiêu thụ: .............................................. 36 PHẦN 3: ............................................................................................................... 38 TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN - BÌNH ĐỊNH .............................................. 38 1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY: .................................................................................................... 38 2. MỤC TIÊU, PHẠM VI CỦA KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY ............................................................................................................ 39 3. THƯC HIỆN KIỂM TOÁN. .............................................................................. 39 3.1. Khảo sát sơ bộ............................................................................................. 39
Trang 3 3.2. Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ.............................................. 40 3.3. Thực hiện các thử nghiệm mở rộng. ............................................................ 45 3.3.1. Đối với chính sách giá bán. ................................................................... 45 3.3.2. Đối với công tác lập kế hoạch tiêu thụ. ................................................. 47 3.3.3. Đối với hiệu quả của hoạt động tiêu thụ . .............................................. 48 3.3.4. Đối với chính sách marketing. .............................................................. 49 3.4. Báo cáo kiểm toán. ...................................................................................... 49 3.4.1. Đối với công tác tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty. ...................................................................... 50 3.4.2. Chính sách xử lý đơn đặt hàng. ............................................................. 51 3.4.3. Chính sách sản phẩm. ........................................................................... 52 3.4.4. Đối với chính sách giá bán .................................................................... 53 3.4.5. Đối với công tác lập kế hoạch. .............................................................. 54 3.4.6. Đối với chính sách tín dụng. ................................................................. 56 3.4.7. Đối với chính sách quảng cáo ............................................................... 57 LỜI KẾT
Trang 4 LỜI MỞ ĐẦU. Cùng với quá trình đổi mới cơ chế quản lý kinh tế các doanh nghiệp đã và đang đổi mới mạnh mẽ và toàn diện cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Sự đổi mới này kéo theo sự phức tạp trong công tác quản lý cũng như công tác kế toán và báo cáo tài chính. Sự phức tạp này đòi hỏi phải có giải pháp quản lý hữu hiệu và đòi hỏi kỹ năng của con người phải thích ứng để đáp ứng yêu cầu của sự phát triển mới. Để đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý, kiểm toán hoạt động do đó rất cần thiết đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần thuỷ sản Hoài Nhơn Bình Định, em nhận thấy một trong những khó khăn hiện nay của công ty là giải quyết tốt khâu tiêu thụ nhằm thu hồi vốn kinh doanh và đem lại lợi nhuận. Do đó, qua quá trình thực tập tại công ty em đã chọn đề tài: “ Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty “ để nghiên cứu và làm chuyên đề thực tập của mình. Đề tài gồm 3 phần: Phần 1: Những vấn đề cơ bản về kiểm toán và kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty. Phần 2: Thực trạng hoạt động tiêu thụ và kiểm soát nội bộ tại công ty. Phần 3: Tổ chức kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn thầy Ngô Hà Tấn đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Em xin cảm ơn sự quan tâm, giúp đở của các anh chị ở công ty đã giúp em trong thời gian thực tập tại công ty. Do thời gian và trình độ còn hạn chế nên Luận Văn không tránh khỏi những thiếu sót rất mong thầy cô và bạn đọc góp ý để Luận Văn được hoàn thiện hơn. Đà Nẵng, tháng 06 năm 2003. SVTH: Nguyễn Thị Xuân Thuỷ. PHẦN I : NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN VÀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN 1.1. Khái niệm: Kiểm toán giữ một vai trò quan trọng và không thể thiếu được trong sự phát triển của nền kinh tế thị trường. Là một công cụ không những thúc đẩy các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả mà còn tạo ra môi trường thông tin kinh tế lành mạnh trong toàn bộ nền kinh tế.
Trang 5 Có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau về kiểm toán, nhưng có thể đưa ra một định nghĩa chung nhất cho tất cả các loại hình kiểm toán. Đó là:" Kiểm toán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động được kiểm toán bằng hệ thống phương pháp kỹ thuật của kiểm toán do các kiểm toán viên có trình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý có hiệu lực". 1.2. Phân loại kiểm toán: Có rất nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại kiểm toán. Song có hai cách phân loại chính yếu sau đây: 1.2.1. Phân loại theo đối tượng cụ thể của kiểm toán: Theo cách phân loại này thì kiểm toán chia làm ba loại: kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán báo cáo tài chính. a. Kiểm toán hoạt động: Kiểm toán hoạt động là tiến trình kiểm tra và đánh giá về sự hữu hiệu và tính hiệu quả của một hoạt động để đề xuất phương án cải tiến. Ở đây sự hữu hiệu là khả năng hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu ; còn tính hiệu quả là sự so sánh giữa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó. b. Kiểm toán tuân thủ: Kiểm toán tuân thủ là việc kiểm tra nhằm đánh giá mức độ chấp hành luật pháp hay một văn bản một qui định nào đó của đơn vị. c. Kiểm toán báo cáo tài chính : Kiểm toán báo cáo tài chính là sự kiểm tra và trình bày ý kiến nhận xét về những báo cáo tài chính của một đơn vị. 1.2.2. Phân loại theo chủ thể kiểm toán: Theo cách phân loại này, kiểm toán chia làm ba loại: Kiểm toán nội bộ, kiểm toán nhà nước, Kiểm toán độc lập. a. Kiểm toán nội bộ: Là loại kiểm toán do những kiểm toán viên nội bộ thực hiện, được thiết lập trong một tổ chức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của một tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức. Kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận khác trong đơn vị, tuy nhiên sự độc lập này chỉ mang tính tương đối vì người tiến hành kiểm toán là nhân viên của đơn vị. b. Kiểm toán nhà nước Là hoạt động kiểm toán do kiểm toán viên nhà nước tiến hành, chủ yếu là thực hiện kiểm toán tính tuân thủ, chẳng hạn như xem xét việc chấp hành luật pháp ở đơn vị. c. Kiểm toán độc lập Là loại kiểm toán đươc tiến hành bởi các kiểm toán viên độc lập thuộc những tổ chức kiểm toán độc lập, họ thực hiện các cuộc kiểm toán báo cáo tài chính và tuỳ theo yêu cầu của khách hàng họ còn có thể thực hiện kiểm toán
Trang 6 hoạt động, kiểm toán tuân thủ và các dịch vụ tư vấn về kế toán, thuế, tài chính... 2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG 2.1. Khái niệm: Trong quá trình phát triển, kiểm toán không chỉ giới hạn ở kiểm toán báo cáo tài chính mà đã thâm nhập vào nhiều lĩnh vực khác nhau như hiệu quả của các nghiệp vụ, các hoạt động, hiệu năng của quản lý. Chính điều này dẫn đến sự hình thành kiểm toán hoạt động. Kiểm toán hoạt động hiện nay vẫn còn đang mới mẻ, đang tiếp tục phát triển và ngày càng hoàn thiện về nội dung, về phương pháp tiến hành, về nguyên tắc đánh giá... Kiểm toán hoạt đông là loại kiểm toán để đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả và hiệu lực trong hoạt động của một bộ phận hoặc một tổ chức hành chính so với các mục tiêu quản lý. Tính kinh tế nói đến sự có được một số lượng và chất lượng thích hợp các nguồn tài chính, nhân lực và vật chất ở thời gian thích hợp và chi phí thấp nhất. Tính hiệu quả nói đến việc sử dụng các nguồn tài chính, nhân lực và vật chất như thế nào để tạo nên đầu ra cực đại ứng với mỗi bộ phận đầu vào đã cho, hoặc đầu vào cực tiểu ứng với một số lượng và chất lượng đầu ra được cung cấp đã cho trước. Tính hiệu lực nói đến sự đạt được các mục tiêu hay các kết quả khác đã dự định của các chương trình, các nghiệp vụ hoặc hoạt động. 2.2. Mục tiêu của kiểm toán hoạt động: Kiểm toán hoạt động thường được thực hiện bởi các kiểm toán viên nội bộ của một tổ chức. Và người sử dụng báo cáo kiểm toán hoạt động chủ yếu là các nhà quản lý ở các cấp của tổ chức đó. Những người lãnh đạo cao nhất của tổ chức cần sự đảm bảo rằng mọi thành viên, mọi bộ phận của tổ chức đang hành động để đạt được mục tiêu của tổ chức. Để đáp ứng yêu cầu này kiểm toán hoạt động cần thực hiện các mục tiêu sau: -Đánh giá sự thực hiện của đơn vị trong mối quan hệ với các mục tiêu quản lý hoặc các tiêu chuẩn thích hợp khác. -Đảm bảo rằng các hoạt động của đơn vị ( như các văn bản về mục tiêu, chương trình, dự toán ngân sách, các chỉ thị ) là đầy đủ không thay đổi và hiểu được các cấp hoạt động. 2.3. Đặc điểm của kiểm toán hoạt động: Kiểm toán hoạt động có các đặc điểm sau : Đối tượng của kiểm toán hoạt động rất đa dạng, có thể là một phương án kinh doanh, một qui trình công nghệ, một nghiệp vụ mua sắm tài sản cố định... chứ không thống nhất như đối với kiểm toán báo cáo tài chính.
Trang 7 Chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động không thể là chuẩn mực chung như đối với kiểm toán tài chính, và cũng khó có thể xây dựng chuẩn mực cho từng cuộc kiểm toán hoạt động thật khách quan và đúng đắn. Trong kiểm toán hoạt động, việc kiểm tra thường liên quan đến nhiều lĩnh vực. Vì vậy, kiểm toán hoạt động sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau: kế toán, tài chính, kinh tế, kỹ thuật và tiêu chuẩn tốt cho một kiểm toán viên hoạt động chủ yếu là kiến thức về lĩnh vực được kiểm toán có được đào tạo thêm về kế toán và kiểm toán. Báo cáo của kiểm toán hoạt động chủ yếu phục vụ cho người quản lý, trong đó trình bày kết quả kiểm toán và đưa ra đề xuất cải tiến hoạt động. 2.4. Mối quan hệ giữa kiểm toán hoạt động và kiểm toán nội bộ. 2.4.1. Khái niệm về kiểm toán nội bộ. Kiểm toán nội bộ là chức năng đánh giá độc lập, được thiết lập trong một tổ chức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức. Mục đích của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên trong doanh nghiệp hoặc trong tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả. Để đạt được mục đích này, kiểm toán nội bộ cung cấp cho họ các phân tích, đánh giá, kiến nghị và tư vấn thông tin liên quan đến hoạt động được kiểm tra . Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của một doanh nghiệp một tổ chức thúc đẩy việc kiểm soát hữu hiệu với chi phí hợp lý. 2.4.2. Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ Theo chuẩn mực thực hành nghề nghiệp kiểm toán nội bộ (Standards for professional practice of Internal Auditing) . Kiểm toán nội bộ có chức năng kiểm tra đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nộ bộ của tổ chức và chất lượng hoạt động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. Cụ thể hoá chức năng trên, kiểm toán nội bộ có những nhiệm vụ sau:  Thứ nhất: Kiểm tra về tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin tài chính và hoạt động cũng như các phương thức ghi nhận, đo lường, phân loại cho các thông tin này.  Thứ hai: Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để bảo đảm tính tuân thủ các thủ tục, chính sách, pháp luật và qui định có thể ảnh hưởng quan trọng đến các hoạt động báo cáo đồng thời phải xác định tổ chức có tuân thủ trong thực tế hay không.  Thứ ba: Xem xét các phương thức bảo vệ tài sản và khi cần thẩm tra sự hiện diện của chính tài sản đó.
Trang 8  Thứ tư: Đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực.  Thứ năm: Thẩm tra các nghiệp vụ hoặc chương trình để chắc chắn rằng kết quả đạt được có sát với mục tiêu và mục đích đã định hay không, các nghiệp vụ hoặc chương trình có thực hiện đúng kế hoạch hay không. 2.4.3. Mối quan hệ giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán hoạt động Kiểm toán nội bộ là chức năng đánh giá độc lập trong doanh nghiệp, được tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá về năng lực hiệu quả của hệ thống kiểm soạt nội bộ cũng như chất lượng thực hiện các trách nhiệm đươc giao. Như vậy, nội dung công việc của kiểm toán nội bộ bao gồm cả kiểm toán hoạt động hay nói cách khác kiểm toán hoạt động là một trong những nội dung cơ bản của kiểm toán nội bộ. Còn kiểm toán hoạt động là loại kiểm toán được sử dụng để đánh giá tính kinh tế, hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động của một đơn vị. Mà muốn thực hiện tốt điều này thì kiểm toán viên phải có sự am hiểu sâu sắc về tình hình thực tế tại đơn vị. Do đó, mà kiểm toán viên thực hiện kiểm toán hoạt động thường được thực hiện bởi kiểm toán viên nội bộ mặc dù cũng có thể là kiểm toán viên nhà nước hoặc kiểm toán viên độc lập, vì kiểm toán viên nội bộ là những người làm việc tại đơn vị nên họ là người hiểu biết về đơn vị nhiều nhất. 2.5. Các chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động : Trong kiểm toán hoạt động không có các chuẩn mực chung để đánh giá như đối với kiểm toán tài chính. Song kiểm toán viên có thể sử dụng một số nguồn sau đây để xây dựng chuẩn mực đánh giá: Thực hiện trước đây: Cách xây dựng chuẩn mực đơn giản có thể dựa trên các kết quả thực tế từ các kỳ trước ( Hoặc các cuộc kiểm toán trước ) để xác định liệu sự việc có tốt hơn hoặc kém hơn trước không. Ưu điểm của tiêu chuẩn này là dễ dàng trong xây dựng tuy vậy các chuẩn mực thuộc dạng này kết quả đánh giá chỉ dừng lại ở sự biến động của đối tượng kiểm toán, không cho thấy thực sự hoạt động đó như thế nào, thí dụ: Tỷ lệ phế phẩm của phân xưởng A chỉ có thể đánh giá là tốt hơn kỳ trước chứ thực sự có tốt không thì chưa biết, vì có thể tỷ lệ phế phẩm sau khi giảm xuống có thể vẫn còn khá cao so với các phân xưởng khác. Thực hiện ở các đơn vị hoạt động tương tự : Kiểm toán viên có thể đánh giá trên cơ sở so sánh hoạt động đang kiểm tra với các hoạt động tương tự tại một bộ phận hay đơn vị khác. Thí dụ: kiểm toán viên có thể so sánh tỷ lệ phế phẩm của phân xưởng A với các phân xưởng khác trong đơn vị cùng sản xuất một loại sản phẩm hoặc mở rộng hơn, kiểm toán viên có thể so sánh
Trang 9 với tỷ lệ phế phẩm của các doanh nghiệp cùng nghành. Việc so sánh này cần chú ý đến các đặc điểm khác nhau về quy mô, trang bị kỹ thuật. So sánh với định mức kỹ thuật hoặc dự toán: Trong nhiều trường hợp, các định mức kỹ thuật là một tiêu chuẩn rất tốt. Thí dụ: để đánh giá sản lượng có thể so sánh với sản lượng định mức của máy. Các tiêu chuẩn định mức kỹ thuật có ưu điểm là khách quan và dễ được chấp nhận. Tuy nhiên, việc xây dựng các định mức thường tốn kém nhiều thời gian và chi phí, chưa kể phải có sự tham gia của các chuyên viên kỹ thuật. Để có thể thực hiện được điều này, một phương pháp có thể sử dụng là phối hợp với một số đơn vị cùng nghành để thiết lập một hệ thống các định mức kỹ thuật quan trọng. Dự toán hay ngân sách cũng có thể là một cơ sở để thiết lập tiêu chuẩn tương tự như định mức kỹ thuật. Trao đổi và thảo luận: Trong một số trường hợp, các cơ sở trên không thể áp dụng để thiết lập tiêu chuẩn, khi đó một tiêu chuẩn khác có thể được xây dựng trên cơ sở một cuộc thảo luận giữa các bên có liên quan: ban giám đốc, kiểm toán viên và đối tượng kiểm toán. 2.6. Các hình thức của kiểm toán hoạt động. Các hình thức của kiểm toán hoạt động bao gồm: kiểm toán chức năng, kiểm toán bộ phận và kiểm toán các nhiệm vụ đặc biệt. 2.6.1. Kiểm toán chức năng Kiểm toán chức năng là quá trình kiểm toán hoạt động liên quan đến một hoặc nhiều chức năng được trải dài đến một hoặc nhiều bộ phận của đơn vị, có rất nhiều cách để phân loại và phân chia các chức năng.ví dụ: có một chức năng kế toán tiền mặt nhưng cũng có các chức năng thu tiền mặt, chi tiền mặt... Cuộc kiểm toán chức năng có ưu điểm là cho phép sự chuyên môn hoá theo kiểm toán viên. 2.6.2. Kiểm toán bộ phận Cuộc kiểm toán hoạt động của một tổ chức liên quan với toàn bộ cơ cấu tổ chức của một đơn vị.ví dụ: một phòng ban, một chi nhánh hoặc một công ty phụ thuộc. Trọng tâm của kiểm toán bộ phận là nhằm vào các chức năng đã tác động qua lại một cách hiệu quả và hiệu lực như thế nào. Kế của một tổ chức và các phương pháp để liên kết các hoạt động đặc biệt quan trọng trong hình thức kiểm toán này. 2.6.3. Kiểm toán các nhiệm vụ đặc biệt Kiểm toán hoạt động đối với các nhiệm vụ đặc biệt phát sinh theo yêu cầu của ban quản trị, có rất nhiều cuộc kiểm toán loại này. Ví dụ : kiểm toán phương pháp mua sắm mới tài sản cố định, kiểm toán quá trình góp ý để làm giảm chi phí sản xuất sản phẩm...
Trang 10 2.7. Quy trình kiểm toán hoạt động Quy trình kiểm toán hoạt động cũng tương tự như kiểm toán báo cáo tài chính, gồm 4 giai đoạn: chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán, báo cáo kiểm toán và theo dõi sau kiểm toán. Giai đoạn 1: Chuẩn bị kiểm toán Bước 1: Xác định đối tượng kiểm toán Đối tượng kiểm toán có thể là một bộ phận, chi nhánh của đơn vị hay một hoạt động, một chương trình nào đó mà đơn vị đang tiến hành. Các kiểm toán viên có thể lựa chọn đối tượng kiểm toán theo các phương pháp sau đây. Lựa chọn một cách hệ thống: Bộ phận kiểm toán soạn ra một danh sách các đối tượng kiểm toán sẽ được kiểm tra trong năm. Thông thường danh sách này lập chủ yếu dựa trên cơ sở rủi ro cao sẽ được lựa chọn đưa vào chương trình kiểm toán trước, các đối tượng rủi ro thấp hơn sẽ được đưa vào kỳ sau. Kiểm toán các vấn đề khúc mắc : Phương pháp này dựa trên nguyên tắc ưu tiên kiểm toán những bộ phận hay vấn đề đa ng có sự cố. Ban giám đốc và hội đồng quản trị dựa vào sự xét đoán của họ mà đưa ra những vấn đề cần phải được kiểm toán ngay. Do đó, theo phương pháp này, chính người quản lý lựa chọn các đối tượng kiểm toán. Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tượng kiểm toán: Phương pháp này đối tượng kiểm toán được chọn xuất phát từ đối tượng. Một giám đốc các bộ phận muốn thực hiện việc kiểm toán để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng đến hoạt động dưới sự giám sát của họ. Bước 2: lập kế hoạch kiểm toán nhằm xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán: + Nghiên cứu thông tin cơ bản. + Xác định đội ngũ kiểm toán viên. + Liên hệ đối tượng kiểm toán với các bộ phận khác. + Lập chương trình kiểm toán. + Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kết quả kiểm toán. + Trình duyệt kế hoạh kiểm toán Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán Bước3: Khảo sát sơ bộ: Mục đích của bước khảo sát sơ bộ là thu thập thêm thông tin về đối tượng kiểm toán, thu thập một số bằng chứng ban đầu cũng như tạo mối quan hệ hợp tác với đối tượng kiểm toán. Trong giai đoạn này kiểm toán viên có thể thực hiện các công việc sau: Tổ chức một cuộc họp mở rộng: Trong quá trình nghiên cứu tổng quát, một cuộc hop được tiến hành giữa đoàn kiểm tra và người quản lý đối tượng kiểm toán. Cuộc họp này thường được tổ chức tại văn phòng đối tượng kiểm
Trang 11 toán. Cuộc họp này xác định trách nhiệm của người quản lý đối với cuộc kiểm toán và phối hợp các hoạt động kiểm toán với các hoạt động của đối tượng kiểm toán. Tham quan đơn vị: Tha m quan đơn vị giúp cho kiểm toán viên một ý niệm về các dạng hoạt động, không khí làm việc, cơ sở vật chất, quan hệ nội bộ trong đơn vị và quy trình công việc tại đối tượng kiểm toán. Nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu tài liệu có chọn lọc cung cấp cơ sở cho kiểm toán viên viết một bảng mô tả về hoạt động của đối tượng kiểm toán. Kiểm toán viên nghiên cứu các tài liệu như: sơ đồ tổ chức, các quy định của nhà nước, các mục tiêu của đơn vị, các bảng mô tả công việc, hướng dẫn về chính sách, báo cáo tổng hợp... Bảng mô tả hoạt động của đối tượng kiểm toán:Kiểm toán viên phải lập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán một bảng mô tả về hoạt dộng của đối tượng kiểm trong đó trình bày những hiểu biết của mình và qua đó làm cơ sở tham chiếu với những đánh giá kiểm soát nội bộ của đơn vị và các thủ tục kiểm toán viên tiến hành. Thủ tục phân tích: Kiểm toán viên sẽ so sánh số liệu thực tê với số liệu kế hoạch, xem xét xu hướng từ năm này sang năm khác, xem xét và ghi nhận các chi tiết bất thường, ước tính dữ liệu trên báo cáo bằng các dữ liệu liên quan... thủ tục phân tích không chỉ gúp kiểm toán viên lập kế hoạch các thủ tục kiểm toán khác, chẳng hạn kết quả bất thường thông qua việc tính toán và so sánh sẽ đặt ra những câu hỏi và cần những thủ tục kiểm toán chi tiết hơn. Ngoài ra, các thủ tục còn cung cấp định hướng để kiểm tra và tạo bằng chứng về sự hợp lý của các chỉ tiêu hoạt động. Bước 4: Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ. Các kiểm toán viên mô tả hệ thống kiểm soát thông qua vẽ các lưu đồ, trả lời các câu hỏi về kiểm soát nội bộ và các bảng tường thuật. Ngoài ra các kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm sơ bộ, thử nghiệm các thủ tục kiểm soát đối với các hệ thống thông tin...việc đánh giá hệ thống kiểm soát nộ bộ được thông qua bảng đánh giá kiểm soát nội bộ trong đó phát thảo những phát hiện đối chiếu với tiêu chuẩn nhận dạng các rủi ro. Bước 5: Thực hiện các thử nghiệm mở rộng. Thử nghiệm mở rộng bao gồm việc kiểm tra chứng từ, sổ sách, phỏng vấn người quản lý đối tượng kiểm toán và các nhân viên khác, quan sát các hoạt động kiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép với thực tế và các thủ tục khác nhằm hiểu biết chi tiết về chất lượng hoạt động kiểm soát tại đơn vị. Bước 6: Xử lý các phát hiện trong quá trình kiểm toán. Khi hoàn tất việc nghiên cứu và đánh giá đối tượng kiểm toán kiểm toán viên có thể đưa ra các phát hiện và xác định cần phải làm gì để hoàn
Trang 12 thiện kiểm soát nội bộ. Từ rất nhiều phương án khác nhau, kiểm toán viên có thể lựa chọn và đề xuất kiến nghị mà họ thấy thích hợp. Phát hiện của kiểm toán viên bao gồm: + Thực trạng là những điều phát hiện trong thực tế. + Tiêu chuẩn là cơ sớ để đánh giá thực trạng. + Hậu quả là rủi ro phát sinh từ thực trạng. + Nguyên nhân là nguyên nhân dẫn đến thực trạng. Giai đoạn 3: Báo cáo kiểm toán Bước 7: Ở bước này bao gồm việc trình bày và thông tin về kết quả kiểm toán. Báo cáo kiểm toán thường được thực hiện bằng văn bản. Báo cáo thường bao gồm các giải trình về mục tiêu và phạm vi kiểm toán, các thủ tục tổng quát được áp dụng, các phát hiện của kiểm toán viên và các kiến nghị được đề xuất. Giai đoạn 4: theo dõi sau kiểm toán Bước 8: Sau khi báo cáo kiểm toán được gởi đi và trình bày cho đối tượng kiểm toán và đối tượng kiểm toán đã có phúc đáp thích hợp, kiểm toán viên bắt đầu sang bước theo dõi sau kiểm toán.Tiến trình công việc như sau: Ban giám đốc công ty sẽ tham khảo ý kiến đối tượng kiểm toán để quyết định xem các kiến nghị của kiểm toán áp dụng khi nào và áp dụng như thế nào. Tiếp theo, đối tượng kiểm toán thưc hiện các quyết định này. Kiểm toán viên sau khi chờ đợi một thời gian sẽ trở lại đối tượng kiểm toán để xem xét các sửa đổi có được thực hiện không và kết quả có như mong muốn không. Trong hầu hết các trường hợp, có sự phối hợp trong việc thực hiện các thủ tục theo dõi sau kiểm toán. Giữa đối tượng kiểm toán và kiểm toán viên để cùng giải quyết các vấn đề được đặt ra. Sự phối hợp này vừa giúp đảm bảo sự độc lập cả kiểm toán viên với quá trình thiết kế và vận hành hệ thống, vừa tận dụng được kinh nghiệm của kiểm toán viên nội bộ. Bước 9: Đánh giá cuộc kiểm toán. Hoạt động sau cùng liên quan đến cuộc kiểm toán là đánh giá của chính bản thân các kiểm toán viên. Trưởng nhóm quyết định những vấn đề liên quan, bao gồm hiệu quả của việc kiểm toán và làm thế nào để thực hiện tốt hơn các cuộc kiểm toán sau này. Đồng thời mỗi kiểm toán viên kể cả nhóm trưởng kiểm toán còn phải lập một báo cáo về công việc hoàn thành sau mỗi cuộc kiểm toán. Báo cáo này làm cơ sở cho việc phân công đề bạt phát triển nghề nghiệp và tăng lương sau này.
Trang 13 3. KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ. 3.1.Các hoạt động của quá trình tiêu thụ. Quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá thường gồm một số hoạt động chính sau đây: 3.1.1.Tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm hàng hoá Đây là hoạt động nhằm giải quyết vấn đề sản phẩm, hàng hoá sẽ được tiêu thụ ở vùng thị trường nào, khách hàng nào sẽ mua sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp. Phần lớn các doanh nghiệp đều xác định cho mình một vùng thị trường mục tiêu và kênh phân phối chủ đạo để tiến hành tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Để tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá của mình thì doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm, ký kết hợp đồng với các đại lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, mở chi nhánh văn phòng đại diện, thành lập hệ thống cửa hàng bán sản phẩm, hàng hoá trực tiếp của doanh nghiệp. 3.1.2. Nhận đặt hàng từ khách hàng: Trước khi đặt hàng từ phía khách hàng thì doanh nghiệp thường làm thủ tục chào hàng, đưa ra các điều kiện bán hàng và thể hiện rõ ý định bán hàng của mình, về sản phẩm đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý... Sau đó trên cơ sở giá cả, chất lượng, phương thức thanh toán do khách hàng đề nghị trong đơn đặt hàng, doanh nghiệp sẽ phân tích lựa chọn có nên cung cấp sản phẩm hàng hoá hay không. 3.1.3.Cung cấp sản phẩm hàng hoá Sau khi đã có sự thoả thuận của hai bên bán và mua, doanh nghiệp sẽ tiến hành giao hàng hoá cho bên mua, phương thức giao hàng tuỳ theo sự thoả thuận của hai bên. 3.1.4. Nhận tiền thanh toán từ khách hàng Thể hiện hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá như thế nào được quyết định ở khâu này, nó tạo nên doanh thu của doanh nghiệp. Tất cả các doanh nghiệp đều muốn thu tiền bán hàng càng sớm càng tốt, ngược lại khách hàng thì muốn chiếm dụng vốn bằng việc trả chậm tiền mua hàng. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp đều có chính sách riêng về quản lý công nợ để đảm bảo thu đúng, thu đủ các công nợ của khách hàng. 3.1.5. Hoạt động khuyến mãi quảng cáo Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp đều có chiến lược riêng về hoạt động quảng cáo khuyến mãi để sản phẩm của mình đến với người tiêu dùng và thể hiện vị trí của mình trên thị trường. Vì thế hoạt động này trở thành một trong những công cụ đắc lực để hoạt động tiêu thụ có hiệu quả hơn
Trang 14 3.2. Mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá của kiểm toán hoạt động tiêu thụ. 3.2.1 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động tiêu thụ: Kiểm toán hoạt động tiêu thụ thường hướng vào mục tiêu chính sau: + Đảm bảo các kiểm soát được qui định cho hoạt động tiêu thụ là phù hợp, được duy trì có hiệu quả và được tuân theo đúng. + Đảm bảo các chính sách tiêu thụ là hợp lý, hiệu quả, có tác dụng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm. + Đảm bảo các hoạt động tiêu thụ đang được tiến hành có hiệu lực, hiệu quả. 3.2.2. Tiêu chuẩn đánh giá của hoạt động tiêu thụ. Khi tiến hành kiểm toán hoạt động tiêu thụ có thể sử dụng một vài tiêu chuẩn sau để đánh giá: +Các chỉ tiêu về hoạt động tiêu thụ như : doanh thu, chi phí bán hàng, công nợ... của các kỳ trước, của các đơn vị cùng nghành cùng qui mô. +Các định mức kỹ thuật hoặc dự toán được thiết lập qua quá trình phân tích các chính sách, qui định liên quan đến hoạt động tiêu thụ. 3.3. Kiểm toán hoạt động tiêu thụ Tiêu thụ sản phẩm là khâu cuối cùng của quá trình lưu thông hàng hoá. Hoạt động tiêu thụ được bắt đầu bằng đơn đặt hàng của khách hàng và chấm dứt bằng sự chuyển đổi hàng hoá, dịch vụ thành một khoản thu và cuối cùng thành tiền. Do đó, kiểm toán hoạt động tiêu thụ là đánh giá tính kinh tế, tính hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động: tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, kiểm soát tín dụng và quản lý con nợ, định giá sản phẩm, hệ thống bán hàng của doanh nghiệp, chính sách marketing. 3.3.1. Tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá: Để hoạt động tiêu thụ đạt hiệu quả tốt, sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp được khách hàng chấp nhận thì hoạt động tìm kiếm thị trường tiêu thụ giữ một vai trò vô cùng quan trọng. Những yêu cầu cần thiết để tiến hành hoạt động tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có hiệu quả: Ban quản lý nên có một đội ngũ, phòng nghiên cứu thị trường, tiếp cận thị trường, thu thập thông tin về thị trường: nhu cầu thị hiếu của khách hàng về sản phẩm hàng hoá, sức mua của thị trường, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh ( về số lượng, chất lượng, giá cả...). Định vị vị trí sản phẩm của doanh nghiệp mình trên thị trường. Xác định thị trường mục tiêu ( thị trường có nhiều cơ hội hấp dẫn nhất mà doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực của mình ).
Trang 15 Trên cơ sở đó mở các văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp trên thị trường mục tiêu. Chọn các kênh phân phối chủ đạo: Ký kết với các đại lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của doanh nghiệp. Mở các cửa hàng bán hàng trực tiếp của doanh nghiệp trên thị trường mục tiêu. 3.3.2. Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: Việc xử lý một cách có hiệu quả đơn dặt hàng của khách hàng là cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất cũng như các doanh nghiệp kinh doanh. Việc chậm trễ hay những sai sót xảy ra trong quá trình xử lý dơn đặt hàng đều có thể dẫn đến việc đánh mất thiện chí của khách hàng, huỷ bỏ đơn đặt hàng và thậm chí làm mất đi cơ hội kinh doanh, giảm vị trí của doanh nghiệp trên thị trường. Những yêu cầu cần thiết xử lý có hiệu quả đơn đặt hàng: Ban quản lý nên có một chính sách rõ ràng về việc xử lý đơn đặt hàng, chính sách này cần phải linh động tuỳ theo từng loại sản phẩm, tuỳ theo từng thị trường cũng như từng khách hàng. Đối với những khách hàng khó tính muốn hàng hoá được giao nhanh chóng, nhưng vẫn đảm bảo về số lượng và chất lượng thì doanh nghiệp phải rút ngắn thời gian xử lý đơn đặt hàng để hàng hoá đến tay khách hàng sớm nhất. Vì thế, ban quản lý nên thâu nhận những thông tin hàng tháng về những hướng dẫn sau và xem đó như là nền tảng cơ bản để hướng dẫn sâu sát việc phục vụ khách hàng. - Khối lượng mậu dịch, giá trị của các đơn đặt hàng còn nợ - Những đơn đặt hàng đang chờ hàng dự trữ - Khối lượng hàng chuyên chở từng phần - Định giá nhanh chóng và thực hiện yêu cầu của khách hàng (thường xuyên cập nhật thông tin về hàng dự trữ, qui cách sản phẩm và giá cả...). Ở những công ty có cơ sở dữ liệu về nhóm sản phẩm trên máy có thể cung cấp một lợi thế cạnh tranh trong việc phục vụ khách hàng. Sự hoàn tất một đơn đặt hàng có thể phụ thuộc vào tốc độ tiến hành kiểm tra tín dụng, kiểm tra chi tiết đơn đặt hàng, xác định hàng hoá tồn kho và nhập vào máy đơn đặt hàng. Công ty cần phải có kế hoạch hoàn tất các đơn đặt hàng tạm thời dựa trên các yêu cầu qua điện thoại của những khách hành được xác minh, có các phương tiện giúp kiểm soát nhanh tín dụng khách hàng, xác định những chậm trễ có thể xảy ra trong việc giao hàng và rà xót thường xuyên những đơn đặt hàng còn tồn đọng. 3.3.3. Kiểm soát tín dụng và quản lý con nợ: Mục đích của hoạt động này là đồng vốn của doanh nghiệp bỏ ra phải được chu chuyển nhanh tức là nhận tiền thanh toán từ khách hàng đầy đủ,
Trang 16 đúng hạn để hạn chế thấp nhất chi phí tín dụng mà không làm cản trở việc bán hàng có thể đem lại lợi nhuận. Những chi phí kéo dài thời gian tín dụng cho khách hàng gồm những chi phí sau: - Chi phí tiền vốn kẹt lại ở con nợ - Chi phí nhân viên quản lý sổ sách bán hàng - Chi phí đòi nợ - Chi phí cho nhân viên trong khi làm việc: In ấn, điện thoại, bưu phí... - Nợ không có khả năng thanh toán Những chi phí này có thể phát sinh khác nhau đối với những đơn vị kinh doanh khác nhau. Tuy nhiên để kiểm soát tín dụng có hiệu quả có thể tiến hành qua 4 giai đoạn sau: - Thẩm định và xem xét khả năng cho vay tín dụng an toàn đối với khách hàng cũ và mới. - Kiểm tra đơn đặt hàng vừa nhận được. - Nhanh chóng xử lý sổ sách bán hàng và viết hoá đơn. - Thu hồi nợ Cụ thể để kiểm soát tín dụng và quản lý nợ có hiệu quả cần thực hiện những yêu cầu sau: Công ty phải có chính sách cụ thể, rõ ràng để quản lý con nợ hiệu quả. Chính sách cần chỉ rõ điều khoản mua bán, tiêu chuẩn thiết lập giới hạn tín dụng và điều kiện nào thì điều khoản mua bán hay giới hạn tín dụng có thể được thay đổi. Điều khoản mua bán và tiêu chuẩn kiểm soát tín dụng phải linh động tuỳ từng khách hàng để không ảnh hưởng đến việc bán hàng có lãi. Để theo dõi hoạt động kiểm soát tín dụng có thể sử dụng các chỉ dẫn sau: - Bảng kê các con nợ về số ngày nợ, số và giá trị các tài khoản vượt giới hạn tín dụng, số và giá trị đơn đặt hàng bị loại bỏ, số và giá trị của các khoản nợ khó đòi. - Đối với các công ty lớn nên có một ban kiểm soát tín dụng đóng vai trò chủ chốt, còn đối với các công ty nhỏ nên có ít nhất một người chuyên chịu trách nhiệm về quản lý tín dụng. - Thu hồi nợ phải được tiến hành thường xuyên đối với những khoản nợ khó đòi thuộc nguyên nhân chủ quan phải bị truy trách nhiệm trước ban quản lý bán hàng và đội ngũ nhân viên bán hàng, bộ phận chịu trách nhiệm thu nợ. Thủ tục thu hồi nợ gồm một số nội dung sau: Báo cáo hàng tháng, đánh dấu các chứng từ thanh toán trên báo cáo, giấy báo nhắt nợ (hoặc thường
Trang 17 xuyên gọi qua điện thoại để nhắt nợ), có thể nhờ sự giúp đỡ của pháp luật đối với những khoản nợ lớn khó đòi được vì khách hàng cố ý không muốn trả nợ. Giới hạn tín dụng đối với tất cả các khách hàng phải được ấn định một cách phù hợp tuỳ từng trường hợp khách hàng và phải thường xuyên rà soát lại, thường dựa vào khối lượng mậu dịch lớn nhất mà khách hàng có thể thực hiện (Ví dụ: không đáng bỏ ra 1.000$ cho một khách hàng mà người ta không thể mua hàng với giá trị trên 5.000$) và uy tín của khách hàng. Việc xem xét lại thường xuyên cũng rất quan trọng để tránh đánh mất việc bán hàng khi khách hàng đạt đến mức nợ giới hạn, hoặc ngược lại để giảm bớt giới hạn đối với những khách hàng không mấy hài lòng. Cần có sự liên kết chặt chẽ giữa bộ phận kế toán, quản lý tín dụng, bộ phận bán hàng và phân phối hàng. Khi một con nợ bất ngờ bị lâm vào hoàn cảnh khó khăn về tài chính, việc giao hàng có thể ngưng lại và tất cả các nhân viên bán hàng vận chuyển cũng nên được báo trước và trường hợp cho phép giao hàng thì tất cả các nhân viên bán hàng và vận chuyển phải biết để tránh đánh mất việc bán hàng. 3.3.4. Định giá sản phẩm và khả năng sinh lời từ sản phẩm. Đối với sản xuất cũng như các ngành công nghiệp dịch vụ, chính sách định giá sản phẩm và theo dõi khả năng sinh lời từ sản phẩm là nền tảng trong việc chiếm vị trí cạnh tranh của doanh nghiệp và hoạt động tài chính. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc định giá sản phẩm và khả năng sinh lời từ sản phẩm bao gồm: - Kết cấu chi phí của công ty - Chiến lược cạnh tranh và xác định vị trí sản phẩm trên thị trường - Mức độ phục vụ - Khả năng nhận biết giá cả, kết cấu, bản chất của các thị trường thuộc công ty - Khả năng xuất hiện các mặt hàng thay thế - Chất lượng sản phẩm 3.3.5. Hệ thống bán hàng. Không có một hệ thống kiểm soát đầy đủ, tiền mặt phát sinh do bán hàng có thể bị mất hay bị gian lận, mối quan hệ với khách hàng có thể bị suy thoái vì giao hàng không đúng hoặc trể, hoặc những con nợ còn tồn đọng có thể không thu được ngay hoặc không có khả năng thu được. Do vậy, một hệ thống bán hàng hiệu quả là rất quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Những lĩnh vực kiểm soát chính ở hoạt động này: - Hồ sơ hệ thông con nợ - Đơn đặt hàng - Chuyển hàng - Hoá đơn bán hàng
Trang 18 - Giấy ghi nợ và điều chỉnh nợ - Số liệu về hiện trạng các con nợ - Tổ chức đội ngũ nhân viên bán hàng. Một số yêu cầu nhằm đảm bảo cho hệ thống bán hàng được hiệu quả: Số liệu về hiện trạng các con nợ và hàng bán ra không bị khai báo sai trong tổng số của những hồ sơ ở máy tính. Thường xuyên cân nhắc các hạng mục tổng cộng trên các hồ sơ lưu sẽ giúp đảm bảo rằng số liệu lưu trữ vẫn còn đúng. Có các biện pháp thực hiện từng kỳ để xác định tính đầy đủ chính xác và hữu hiệu của hàng bán ra và các con nợ. Tất cảc các hàng được chuyển đi và các dịch vụ được giao và được phép. Các hàng hoá không được phép rời chổ nếu không đi kèm theo bởi các văn bản chuyển hàng được chấp thuận và đầy đủ. Tức là việc chuyển hàng phải căn cứ trên sự đầy đủ của quá trình đặt hàng hoặc trên các thủ tục. Các hoá đơn được lập nhanh cho tất cả hàng và dịch vụ bán ra và được kiểm tra đầy đủ. Hàng bán ra phải phù hợp với hàng chuyển đi. Nếu kiểm soát đối với việc so sánh danh đơn hàng bán ra và hàng giao là không đầy đủ thì có thể hàng hoá hay dịch vụ bán ra không được lập hoá đơn hoặc được lập hoá đơn sai hoặc giao nhận trể trong việc lập hoá đơn. Các giao dịch trong hệ thống bán hàng được cập nhật đầy đủ và chính xác vào sổ cái bán hàng. Công tác tổ chức phân công các nhiệm vụ trong hệ thống bán hàng phải phù hợp không được chồng chéo đồng thời giữa các khâu phải có mối liên hệ hợp tác với nhau,hỗ trợ cho nhau c ùng hoàn thành nhiệm vụ. 3.3.6. Chính sách Marketing. Trong điều kiện kinh tế thị trường, các doanh nghiệp kinh doanh trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Để khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường, mỗi doanh nghiệp không những cạnh tranh về chất lượng, giá cả, mẫu mã mà còn cạnh tranh trên mọi phương diện: quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi... chính vì vậy mà việc xác định một chính sách marketing phù hợp hiệu quả, hiệu lực là rất quan trọng để đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ. Một số vấn đề quan trọng trong hoạt động này: - Phải hiểu được tâm lý của khách hàng mà có hình thức quảng cáo, tiếp thị phù hợp để không những giữ được khách hàng đã mua mà còn tìm kiếm đến khách hàng chưa mua, muốn mua và sẽ mua. - Tuỳ từng loại hình kinh doanh mà mở những đợt quảng cáo phù hợp trên các phương tiện thông tin đại chúng.
Trang 19 - Phải cho khách hàng thấy được lợi ích mang lại cho khách hàng nhiều hơn những đôí thủ cạnh tranh khác khi quyết định mua hàng hoá của doanh nghiệp. - Tuỳ từng giai đoạn, thời kỳ cũng như từng loại sản phẩm hàng hoá mà có những đợt khuyến mãi phù hợp. - Vấn đề quan trọng không kém là việc bày biện, trang trí cửa hàng, đội ngũ nhân viên bán hàng về cách ăn mặc, ứng xử đối với khách hàng. - Cuối cùng là việc so sánh giữa chi phí bỏ ra với kết quả thu đ ược. Tuy nhiên, hoạt động này mang tính lâu dài, có thể trong thời gian ngắn kết quả thu được chưa cao nhưng trong tương lai sẽ thu được kết quả cao so với chi phí bỏ ra.