Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

Chia sẻ: Trạc Thanh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:84

Thêm vào BST

Báo xấu

146
lượt xem 35
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài là hoàn thiện hệ thống lý luận về tổ chức, quản lý công tác VTLT; nghiên cứu thực tiễn thực hiện hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN; nghiên cứu các giải pháp để hoàn thiện hoàn thiện hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN NGỌC LINH Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ NHƯỜNG Mã số sinh viên : 1705QTVC042 Khóa : 2017-2021 Lớp : 1705QTVC HÀ NỘI - 2021
LỜI CẢM ƠN Trong thời gian thực hiện đề tài “ Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”, ngoài sự nỗ lực của bản thân tôi, còn có sự giúp đỡ hết mình của các giảng viên và cán bộ Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Trước hết tôi xin cảm ơn Khoa Quản trị Văn phòng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cho tôi có cơ hội để thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp này, giúp tôi có điều kiện để nâng cao năng lực cũng như học hỏi được nhiều điều quý giá từ bài khóa luận. Tôi xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh, giảng viên khoa Văn thư - lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã luôn luôn tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tôi trong cách trình bày, nội dung cũng như những điều cần chú ý trong bài khóa luận tốt nghiệp. Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến đồng chí Vũ Bá Dụ, trưởng phòng văn thư - lưu trữ và các cán bộ của Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã cho tôi có cơ hội tham gia quá trình thực tập, từ đó được trực tiếp trải nghiệm, tiếp xúc với các công việc trong văn phòng, đồng thời giúp ích rất nhiều cho việc khảo sát và tìm kiếm tư liệu phục vụ cho bài khóa luận. Xin chúc quý thầy cô và quý cơ quan sức khỏe, thành công trong công việc và cuộc sống. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2021 Sinh viên thực hiện: Trần Thị Nhường
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài này đều là từ trải nghiệm thực tế tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Các số liệu và thông tin trong bài đều hoàn toàn chân thực. Nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Văn thư lưu trữ VTLT Nông nghiệp và Phát triển nông thôn NN&PTNT
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu ...................................................................................... 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................. 5 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................. 5 5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................ 5 6. Đóng góp của đề tài ..................................................................................... 6 7. Cấu trúc khóa luận...................................................................................... 6 B. PHẦN NỘI DUNG ..................................................................................... 7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ .................................................................................... 7 1.1 Một số khái niệm ............................................................................... 7 1.1.1 Công tác văn thư .............................................................................. 7 1.1.2 Công tác lưu trữ ............................................................................... 9 1.1.3 Tổ chức, quản lý công tác VTLT .................................................... 11 1.2 Vai trò của tổ chức, quản lý công tác VTLT: ............................... 11 1.2.1 Vai trò của công tác văn thư .......................................................... 11 1.2.2 Vai trò của công tác lưu trữ ........................................................... 12 1.2.3 Vai trò của tổ chức, quản lý công tác VTLT .................................. 12 1.3 Nội dung tổ chức, quản lý công tác VTLT: .................................. 13 1.3.1 Nội dung công tác văn thư ............................................................. 13 1.3.2 Nội dung công tác lưu trữ .............................................................. 14 1.3.3 Nội dung tổ chức, quản lý công tác VTLT ..................................... 15 1.4 Ý nghĩa của công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT: .............. 16
1.5 Yêu cầu về tổ chức. quản lý công tác VTLT: ............................... 19 1.5.1 Yêu cầu về công tác văn thư .......................................................... 19 1.5.2 Yêu cầu về công tác lưu trữ ........................................................... 20 1.5.3 Yêu cầu về tổ chức, quản lý công tác VTLT................................... 20 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1: ...................................................................... 22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN .................................................................................. 23 2.1 Tổng quan về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: ............ 23 2.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ NN&PTNT .................................................................................. 23 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ NN&PTNT ................................................................................................. 27 2.2 Thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại văn phòng Bộ NN&PTNT .................................................................................... 32 2.2.1 Xây dựng và ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo điều hành hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ công tác VTLT .......................................................................................................... 32 2.2.2 Tổ chức, quản lý công tác văn thư:................................................ 33 2.2.3 Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ: ................................................ 49 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2. ...................................................................... 55 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ............................................................................................................. 56 3.1 Nhận xét, đánh giá .......................................................................... 56 3.1.1 Ưu điểm:......................................................................................... 56 3.1.2 Hạn chế: ......................................................................................... 57 3.1.3 Nguyên nhân .................................................................................. 59 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNT ..................................................... 60
3.2.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ: .............................................................................................. 60 3.2.2 Tăng cường sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác VTLT:......................................................................................................... 61 3.2.3 Nâng cao chất lượng đội ngũ trực tiếp làm công tác VTLT: ......... 63 3.2.4 Tăng cường nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị:..................... 64 3.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa trong công tác tổ chức, quản lý VTLT ......................................................................................... 65 3.2.6 Tăng cường hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với thực hiện công tác VTLT:......................................................................................................... 66 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3. ...................................................................... 67 C. KẾT LUẬN: .............................................................................................. 68 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO: .............................................. 70 E. PHỤ LỤC: ................................................................................................. 72
A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Bước sang thế kỉ 21, đất nước ta đã có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế. Đặc biệt từ sau khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Để đáp ứng nhu cầu thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của toàn xã hội, để phù hợp với sự thay đổi của đất nước, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải có bước chuyển mình mạnh mẽ hơn. Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ là công tác văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức bởi vì nó vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị. Với tư cách là công cụ quản lý quan trọng, bộ phận văn phòng càng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho nhà quản trị. Để nhiệm vụ được giao, các cơ quan, tổ chức cần phải có văn phòng mạnh, công tác văn phòng phải có đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Công tác VTLT là một bộ phận quan trọng và thiết yếu của văn phòng. Cán bộ VTLT và lãnh đạo văn phòng là một trong những nhân tố quan trọng nhất tạo nên sự thành công của công tác VTLT nói riêng và của văn phòng nói chung. Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề tài “Tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”. 1
2. Lịch sử nghiên cứu: Tổ chức, quản lý công tác VTLT đã được đề cập khá nhiều qua các công trình nghiên cứu, các buổi tọa đàm, các luận văn, giáo trình, các bài báo và khóa luận tốt nghiệp: - Các công trình nghiên cứu, các luận văn, khóa luận tốt nghiệp: + Luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa công tác văn thư tại viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” của Nguyễn Thanh Hà, Học viện Hành chính Quốc gia, giúp khái quát hóa những vấn đề cơ bản, quan trọng trong việc tổ chức, quản lý, thực hiện và kiểm tra công tác văn thư. Đồng thời đưa ra những giải pháp hiệu quả, mang tính ứng dụng cao cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. + Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn thư trong môi trường điện tử của tác giả Nguyễn Thị Tâm, nghiên cứu và đề xuất cách quản lý công tác văn thư hiệu quả trong thời đại công nghệ hiện nay. Tác phẩm nắm bắt được xu hướng hội nhập, phát triển cũng như những yêu cầu cơ bản về công tác văn thư trong thời kỳ số hóa hiện tại. + Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hành chính nhà nước của tác giả Nguyễn Thị Tâm đánh giá đúng hiện trạng thực hiện công tác văn thư ở cơ quan hành chính nước ta trong giai đoạn hiện nay, đồng thời đưa ra các biện pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại cơ quan hành chính nhà nước Việt Nam. + Luận án Tiến sĩ Sử liệu học “Xây dựng hệ thống công cụ tra cứu nguồn sử liệu tại kho Lưu trữ Trung ương Đảng” của Chu Thị Hậu năm 2000. Đưa ra những điểm mới trong việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu lưu trữ, đồng thời là việc xây dựng hệ thống tra tìm đảm bảo chính xác, nhanh chóng, thuận tiện và an toàn. + Khóa luận tốt nghiệp tổ chức công tác VTLT tại Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng của sinh viên Hoàng Thị 2
Bay, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã nếu ra được những nội dung tương đối đầy đủ về việc tổ chức công tác VTLT tại cơ quan hành chính cấp huyện. - Các bài báo về công tác VTLT: + Tạp chí Tổ chức nhà nước với bài báo “Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong 75 năm xây dựng và phát triển của Bộ Nội vụ”, chỉ ra những chặng đường phát triển, những thành tựu về quản lý VTLT mà Bộ Nội vụ đã đạt được trong suốt 75 năm qua cùng những định hướng, đổi mới phát triển trong thời gian tiếp theo của Bộ. + Bài viết được đăng lên cổng thông tin điện tử tình Bỉnh Phước với “Báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 trên địa bàn tỉnh Bình Phước”, đưa ra những kết quả đã đạt được trong việc thực hiện công tác VTLT năm vừa qua, đồng thời có những giải pháp nhằm tuyên truyền, định hướng phát triển VTLT tốt hơn trong tương lai tại địa phương. + Bài viết trên cổng thông tin điện tử Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Kiểm sát Nhân dân tỉnh Sơn La”, chỉ ra thực trạng việc thực hiện công tác VTLT, ưu điểm, hạn chế còn tồn tại, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công tác VTLT tại Viện Kiểm sát Nhân dân tỉnh Sơn La. - Các văn bản, giáo trình về công tác VTLT + Giáo trình công tác văn thư, nghiệp vụ công tác lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, giúp nắm bắt những kiến thức cơ bản, khái quát nhất về công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời hiểu được các nghiệp vụ chính, chủ chốt thuộc công tác VTLT. + Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị Văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam năm 2015 của Dương Văn Khảm, trình bày rõ các nghiệp vụ, hoạt động thực hiện công tác văn phòng văn thư cũng như lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị tại Việt Nam. 3
+ Văn bản “Một số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính” năm 2011 của Nguyễn Văn Thâm, trình bày về cơ sở lý luận cũng như hiệu quả áp dụng vào thực tiễn của các văn bản chỉ đạo về công tác VTLT tại các cơ quan hành chính nhà nước. + Tập bài giảng Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư – lưu trữ của tác giả Lê Thị Nguyệt Lưu năm 2009, khẳng định vai trò quan trọng của VTLT trong nền hành chính hiện đại cũng như những yêu cầu, tiêu chuẩn về việc thực hiện các vấn đề liên quan đến công tác VTLT. - Các buổi tọa đàm, kỷ yếu về VTLT: + Kỷ yếu Hội nghị SARBICA về đánh giá và hủy hoại tài liệu năm 1994 của Cục Lưu trữ Nhà nước, thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong việc xây dựng, quản lý của các cơ quan, tổ chức. Đồng thời đưa ra những lý luận về hoạt động tiêu hủy tài liệu hết giá trị của Cục Lưu trữ Nhà nước. + Toạ đàm khoa học “Xã hội hóa hoạt động lưu trữ và vai trò của các doanh nghiệp” ngày 21/04/2021 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, khẳng định vai trò quan trọng của các doanh nghiệp trong việc ứng dụng, phát triển tài liệu lưu trữ trong thời đại số hóa, đồng thời cũng thấy được tầm quan trọng, tính thiết yếu của tài liệu lưu tữ đối với các cơ quan, tổ chức. + Tọa đàm “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư – lưu trữ năm 2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, thấy được vai trò, tầm quan trọng của khoa học công nghệ và việc ứng dụng chúng vào công tác lưu trữ trong thời đại bây giờ. + Kỷ yếu Hội thảo khoa học: “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế”, NXB Lao Động, Hà Nội, 2013… Cùng nhiều công trình nghiên cứu khác. Khóa luận của tôi có sự kế thừa của các tài liệu nghiên cứu trước đó nhưng không có sự trùng lặp, là công trình của cá nhân tôi. 4
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: - Mục đích nghiên cứu: Một là, hoàn thiện hệ thống lý luận về tổ chức, quản lý công tác VTLT; Hai là, nghiên cứu thực tiễn thực hiện hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN; Ba là, nghiên cứu các giải pháp để hoàn thiện hoàn thiện hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN; - Nhiệm vụ nghiên cứu: Một là, khảo sát những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT; Hai là, đánh giá thực trạng các vấn đề liên quan đến hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ NN&PTNT, ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại những hạn chế đó; Ba là, đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ NN&PTNN 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu: là thực trạng hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại Văn phòng Bộ NN&PTNN. - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: văn phòng Bộ NN&PTNN + Thời gian: trong vòng 10 năm từ 2011 đến năm 2021. 5. Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: đây là phương pháp chủ yếu để thực hiện nghiên cứu này, trong quá trình tiến hành, tôi đã thu thập thông tin qua sách báo, các nguồn thông tin trên mạng, nguồn thông tin từ các văn bản hành chính trong nội bộ cơ quan cũng như các văn bản quy định trực tiếp hoạt động văn thư, lưu trữ của văn phòng Bộ. Từ đó tổng hợp tài liệu liên quan đến 5
vấn đề nghiên cứu trách nhiệm về hoạt động tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN. - Phương pháp phân tích tổng hợp: từ những tài liệu thu thập được, kết hợp với việc khảo sát thực tế, tôi đã tiến hành phân tich thông tin để tìm ra cấu trúc của đề tài nghiên cứu và tổng hợp thành một bài khóa luận hoàn chỉnh. - Phương pháp quan sát: quan sát những hoạt động tổ chức, quản lý, thực hiện công tácVTLT; hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT cùng các nghiệp vụ VTLT cơ bản để rút ra những nhận xét, đánh giá cá nhân, góp phần vào việc hoàn thiện hơn hoạt động tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 6. Đóng góp của đề tài - Ý nghĩa lý luận: nhờ việc nghiên cứu đề tài đã giúp bản thân bổ sung kiến thức, lý luận về công tác VTLT cũng như hiểu hơn về hoạt động tổ chức công tác VTLT và tác động của nó đến cơ quan, tổ chức. - Ý nghĩa thực tiễn: từ những lý thuyết, lý luận đã nghiên cứu, đề làm tiền đề triển khai trong thực tiễn, tạo nên nguồn tài liệu tham khảo, đề xuất một số giải pháp khả thi, có cơ sở, có thể áp dụng được vào thực tế của cơ quan tổ chức để nâng cao hiệu quả hoạt động trong công tác VTLT. 7. Cấu trúc khóa luận: Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, đề tài gồm có 3 chương Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ cức, quản lý công tác VTLT Chương 2: Thực trạng tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN Chương 3: Nhận xét và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý công tác VTLT tại văn phòng Bộ NN&PTNN 6
B. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Công tác văn thư: - Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý, gồm toàn bộ những công việc về xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội và các đơn vị vũ trang gọi chung là cơ quan. - Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Có thể là văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, hiệp định ký kết, lưu chuyển nội bộ, bản sao văn bản, văn bản mật. - Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi tới. Có thể là văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản mật, đơn thư, bản sao văn bản, chuyển qua máy Fax. - Văn bản chuyên ngành: là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. - Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. - Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. 7
- Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức. - Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. - Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. - Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. - Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. - Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. - Hồ sơ: là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một đối tượng, một sự việc cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. - Lập hồ sơ: là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. - Scan là thao tác giúp chuyển các dữ liệu cứng trên giấy tờ, tài liệu (hợp đồng, tạp chí, văn bản…) hay cả hình ảnh trên giấy thành dữ liệu mềm, hình ảnh, file lưu trữ trên máy tính một cách dễ dàng. Điều này được làm thông qua một chiếc máy scan, máy in có tính năng scan. - Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức. 8
- Văn thư cơ quan là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ thuộc công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. 1.1.2 Công tác lưu trữ Có nhiều khái niệm về công tác lưu trữ như: - Theo cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhà xuất bản Giáo dục năm 1990, một trong những khái niệm đầu tiên định hình tương đối chính xác công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, xã hội bao gồm những lý luận pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trừ. - Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam do cục Văn thư và Lưu trữ Việt Nam xuất bản năm 1992: công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, không chỉ là hoạt động của cơ quan nhà nước mà còn của các tổ chức chính trị xã hội, nội dung hoạt động đó bao gồm các lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. - Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội vụ ban hành quy chế mẫu về công tác VTLT: Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Cùng rất nhiều nguồn tài liệu tham khảo khác để xác định khái niệm của công tác lưu trữ một cách chính xác nhất. - Tổng kết sự phân tích các định nghĩa trên, xét theo xu hướng hội nhập cũng như đổi mới của Luật Lưu trữ 2011, công tác lưu trữ là hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân và các cá nhân trong việc quản lý, tiến hành các công việc liên quan đến việc thu thập, xác định giá trị, tỏ chức khoa học, báo 9
cáo thống kê, bảo quản tài liệu, sử dụng tài liệu của phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam và các tài liệu lưu trữ khác. - Định nghĩa ở dạng rút ngắn: công tác lưu trữ là hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong việc tổ chức thu thập, thống kê, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. - Phông lưu trữ: là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân. - Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. - Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. - Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. - Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. - Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. 10
1.1.3 Tổ chức, quản lý công tác VTLT: - Kỹ năng tổ chức: là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các đơn vị, cá nhân đảm nhiệm các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ một cơ quan, đơn vị. Là một trong những quá trình quan trọng quan trọng giúp thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Kỹ năng quản lý: là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng, có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để chỉ huy, điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất, điều hòa hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến một mục tiêu xác định trong điều kiện biến động của môi trường. - Tổ chức, quản lý công tác VTLT là tổng thể các hoạt động và biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu triển khai thực hiện và áp dụng trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý nhằm bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ. 1.2 Vai trò của tổ chức, quản lý công tác VTLT: 1.2.1 Vai trò của công tác văn thư: - Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà nước nói chung và của các cơ quan, tổ chức nói riêng. Thông tin được cung cấp bởi nhiều nguồn khác nhau, nhưng có thể nói thông tin chính thống và quan trọng nhất vẫn là thông tin về văn bản. - Làm tốt công tác văn thư sẽ giúp năng suất lao động của cơ quan, tổ chức được nâng cao, việc giải quyết công việc sẽ nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, sức lực nhưng vẫn đảm bảo lượng thông tin đầy đủ theo yêu cầu. - Làm tốt công tác văn thư đảm bảo việc giữ gìn lại đầy đủ các bằng chứng, chứng cứ về quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như những cá nhân 11
có trách nhiệm liên quan. Các văn bản, tài liệu của văn thư sẽ là những căn cứ pháp lý cho việc thể hiện tính chân thực của cơ quan. - Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều kiện cho việc làm tốt công tác lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu được sản sinh từ công tác văn thư nếu đầy đủ, chính xác sẽ góp phần giúp công tác lưu trữ được nhanh chóng, chính xác theo, khi thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Ngược lại nếu số lượng và chất lượng hồ sơ, tài liệu ngay từ văn thư bị thiếu sót, không đảm bảo thì sẽ gây ảnh hưởng lớn đến quá trình thực hiện công tác lưu trữ về sau. 1.2.2 Vai trò của công tác lưu trữ: - Làm tốt công tác lưu trữ sẽ giúp đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. - Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy sự phát triển của công tác văn thư và nên hành chính văn phòng của các cơ quan, tổ chức, thúc đẩy nhanh quá trình cải cách hành chính nước nhà. - Làm tốt công tác lưu trữ sẽ giúp cho việc tìm kiếm, tra tìm nguồn tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác, đáp ứng đúng nhu cầu của các cá nhân, tổ chức tìm kiếm tài liệu lưu trữ. 1.2.3 Vai trò của tổ chức, quản lý công tác VTLT: - Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. - Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, 12
cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. - Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. - Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật của nhà nước, của quốc gia, dân tộc. Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm công tác tổ chức VTLT sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác VTLT để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác VTLT tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. 1.3 Nội dung tổ chức, quản lý công tác VTLT: 1.3.1 Nội dung công tác văn thư: Công tác văn thư bao gồm 3 nội dung, thể hiện đầy đủ những hoạt động cần phải làm để văn thư phát huy được hết tác dụng của mình: - Thứ nhất là soạn thảo, ban hành văn bản, bao gồm việc soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo văn bản, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành và ký ban hành văn bản . - Thứ hai là quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 13