Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ: Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc Bộ Quốc phòng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:103

Thêm vào BST

Báo xấu

42
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài thực hiện nhằm đạt được mục tiêu: Nghiên cứu khối tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP. Đề xuất các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ: Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc Bộ Quốc phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------------------------ PHAN TUYẾT MAI TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG Chuyên ngành: Lưu trữ Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội, 2015 1
MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài 4 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 6 3. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài 6 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 6 5. Các nguồn tài liệu tham khảo 8 6. Phương pháp nghiên cứu 8 7. Bố cục của đề tài 9 8. Đóng góp của đề tài 10 PHẦN NỘI DUNG Chương 1. TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG 12 TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG 1.1. Khái quát về tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng 12 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và giá trị của tài liệu công trình 12 xây dựng 1.1.2. Các nhóm tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng 18 công trình 1.2. Các cơ quan liên quan đến công trình xây dựng trong 30 Bộ Quốc phòng 1.2.1. Cơ quan chủ đầu tư 30 1.2.2. Cơ quan quản lý Nhà nước về xây dựng 30 1.2.3. Cơ quan thiết kế công trình 31 1.2.4. Cơ quan thi công công trình 32 1.2.5. Cơ quan quản lý sử dụng công trình 33 2
1.3. Các loại và cấp công trình xây dựng 33 1.3.1. Các loại công trình 33 1.3.2. Cấp công trình 36 1.2.3. Bộ tài liệu công trình 36 Tiểu kết chương 1 37 Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CÁC 39 CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG 2.1. Thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu 39 2.1.1. Tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác lưu trữ 39 2.1.2. Công tác ban hành văn bản về công tác lưu trữ 40 2.1.3. Công tác phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ 41 2.1.4. Công tác kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ 42 2.1.5. Công tác thống kê, báo cáo công tác lưu trữ 43 2.1.6. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ 44 2.1.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 45 2.2. Thực trạng tổ chức các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 46 2.2.1. Tổ chức thu thập tài liệu 46 2.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu 47 2.2.3. Tổ chức bảo quản tài liệu 51 2.2.4. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 52 2.3. Nhận xét về công tác tổ chức lưu trữ tài liệu các công 53 trình xây dựng 2.3.1. Những kết quả đạt được 53 2.3.2. Hạn chế 54 Tiểu kết chương 2 55 3
Chương 3. CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC LƯU TRỮ TÀI LIỆU 58 CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG 3.1. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức 58 lưu trữ tài liệu tại Bộ Quốc phòng 3.1.1. Kiện toàn tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ 58 3.1.2. Ban hành các quy định về công tác lưu trữ tài liệu 59 công trình xây dựng 3.1.3. Phổ biến pháp luật về công tác lưu trữ 60 3.1.4. Kiểm tra công tác lưu trữ 61 3.1.5. Hoàn thiện công cụ thống kê 61 3.1.6. Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ 62 3.1.7. Đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin 62 3.2. Nhóm giải pháp về tổ chức hoạt động nghiệp vụ lưu trữ 63 3.2.1. Tổ chức thu thập tài liệu 63 3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu 65 3.2.3. Tổ chức bảo quản tài liệu 71 3.2.4. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 72 3.3. Các giải pháp khác 73 3.3.1. Tổ chức giảm, giải mật hồ sơ, tài liệu công trình xây 73 dựng 3.3.2. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị 75 Tiểu kết chương 3 76 KẾT LUẬN 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC 87 4
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Bộ Quốc phòng (BQP) là cơ quan trực thuộc Chính phủ, với chức năng quản lý và điều hành Quân đội Nhân dân Việt Nam, thực hiện nhiệm vụ chiến đấu chống giặc ngoại xâm, bảo vệ Tổ quốc và Nhân dân, phòng thủ quốc gia. BQP đặt dưới sự thống lĩnh của Chủ tịch nước, sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam và sự quản lý hành chính chung của Chính phủ. BQP thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số 35/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Chính phủ. Cơ cấu tổ chức gồm: Bộ Tổng Tham mưu; các tổng cục; các cục, vụ, viện trực thuộc Bộ; các quân khu; các quân chủng; các quân đoàn; các binh chủng; các cơ quan nghiên cứu; các học viện; các trường sỹ quan; khối cơ quan tư pháp quân đội; các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp và tổ chức khác thuộc BQP được thành lập theo quy định của pháp luật. Để từng bước xây dựng Quân đội tiến lên chính quy, tinh nhuệ, từng bước hiện đại, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước, BQP, các cơ quan, đơn vị trong toàn quân đã tiến hành xây dựng hàng loạt các công trình, có nhiều công trình quan trọng về an ninh quốc gia như: Sở chỉ huy của các cơ quan, đơn vị; công trình chiến đấu, phòng thủ, huấn luyện chiến đấu… quá trình xây dựng đã hình thành một khối lượng lớn tài liệu trong đó có nhiều tài liệu có ý nghĩa, giá trị về thực tiễn, khoa học, lịch sử... Làm thế nào để tổ chức lưu trữ khối tài liệu quan trọng này đang là vấn đề đặt ra đối với các cơ quan quản lý cũng như cơ quan lưu trữ các cấp. Qua khảo sát thực tế tại một số cơ quan chuyên thực hiện nhiệm vụ xây dựng trong BQP như: Cục Doanh trại, Viện thiết kế, Ban Quản lý dự án 47/BTTM, Binh đoàn 11, Tổng công ty 319, Tổng Công ty xây dựng phát 5
triển nhà và một số cơ quan Lưu trữ như: Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng, Quân chủng Hải quân, chúng tôi nhận thấy rất nhiều tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng các công trình mới chỉ được xếp vào các tủ làm việc, các thùng gỗ, thùng tôn và chất đống trong các kho lưu trữ hoặc trong các phòng làm việc của các cơ quan chức năng liên quan đến công trình xây dựng. Hầu hết những tài liệu này chưa được xử lý về nghiệp vụ lưu trữ vì vậy rất khó tra tìm kiếm cần thiết. Trong khi đó khối tài liệu ngày càng tăng lên về số lượng, đa dạng về loại hình đã và đang lấn chiếm diện tích các phòng làm việc của cán bộ, nhân viên. Thêm vào đó mỗi công trình xây dựng cần đến sự tham gia của nhiều cơ quan như: Chủ đầu tư, cơ quan quản lý nhà nước về xây dựng, cơ quan thiết kế, cơ quan thi công, cơ quan sử dụng công trình, do đó tài liệu của một công trình sẽ được sản sinh từ nhiều cơ quan và sẽ được lưu trữ ở nhiều nơi, điều này gây lãng phí về kho tàng, nhân lực, kinh phí bảo quản cho tài liệu cùng một công trình xây dựng. Công tác tổ chức quản lý lưu trữ tài liệu xây dựng như: Việc tổ chức bộ phận, nhân sự; ban hành văn bản hướng dẫn về lưu trữ; việc đảm bảo cơ sở vật chất; việc và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng còn có những bất cập, hạn chế. Bên cạnh đó các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Tổ chức thu thập, bảo quản, khai thác sử dụng…, chưa thực hiện đúng theo các quy định. Theo quy định của Luật Lưu trữ, trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán, hồ sơ phải được giao nộp vào lưu trữ cơ quan, thực tế việc giao nộp này chưa thực hiện tốt, phần lớn các bộ hồ sơ công trình đang lưu giữ tại các cơ quan chủ đầu tư, dễ mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu. 6
Để góp phần giải quyết một phần thực trạng trên, chúng tôi quyết định chọn Đề tài “Tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc Bộ Quốc phòng” làm luận văn cao học của mình. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Để thực hiện đề tài, chúng tôi nghiên cứu các đối tượng sau: - Các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng công trình thuộc BQP. - Các loại công trình xây dựng thuộc BQP. - Thực tiễn công tác tổ chức lưu trữ tài liệu công trình xây dựng thuộc BQP. Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Nghiên cứu tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc phạm vi quản lý của BQP, gồm: Công trình xây dựng phục vụ huấn luyện, chiến đấu; công trình dân dụng; công trình công nghiệp quốc phòng; công trình hạ tầng kỹ thuật; công trình giao thông. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài Đề tài thực hiện nhằm đạt được mục tiêu: - Nghiên cứu khối tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP. - Đề xuất các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP. Để đạt mục tiêu trên chúng tôi tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực tế, tìm hiểu về các công trình xây dựng và các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng công trình; - Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị thuộc BQP; - Đề xuất các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng. 4. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 7
Ở Việt Nam, cho đến nay các công trình nghiên cứu khoa học về tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng không có nhiều. Có thể kể đến đề tài “Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản cần nộp để bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam” do TS Nguyễn Cảnh Đương chủ nhiệm năm 1993, mã số 90-98-021; Đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu xây dựng cơ bản thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ quốc gia” do bà Nguyễn Thị Mận làm chủ nhiệm năm 2002, mã số 98-98-020. Hai đề tài trên đã khái quát được những loại tài liệu xây dựng và thống kê những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để nộp vào lưu trữ lịch sử, chưa đề cập đến tổ chức quản lý loại tài liệu này. Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng lưu giữ các báo cáo khoa học, khoá luận, luận văn của các sinh viên, học viên về các đề tài liên quan như: Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lưu trữ tài liệu xây dựng cơ bản tại cơ quan Cục Doanh trại/Tổng cục Hậu cần/ BQP” của sinh viên Hà Thị Tuyết năm 2010; Khóa luận tốt nghiệp hệ chính quy “Tình hình quản lý tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng cơ bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của sinh viên Trần Thị Hằng năm 2007; Khóa luận “Xây dựng phương án tổ chức lưu trữ tài liệu thiết kế tại Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà” của học viên Nguyễn Thị Thảo. Khóa luận “Công tác lưu trữ tại Tập Đoàn Điện lực Việt Nam - Một số nhận xét và kiến nghị” của học viên Trần Thị Hiền. Luận văn thạc sỹ “Thực trạng và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại Lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải và những giải pháp” của học viên Đinh Văn Mạnh; Luận văn thạc sỹ “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình xây dựng dân dụng) của học viên Dương Thị Thanh Huyền”. Luận văn thạc sỹ “Tổ chức khoa học tài liệu kỹ thuật tại Trung tâm Kiểm định Kỹ thuật an toàn xây dựng - Bộ Xây dựng” của học viên Nguyễn Mai Hương. 8
Tuy nhiên, chưa có đề tài nào đề cập đến vấn đề tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng. 5. Các nguồn tài liệu tham khảo Để phục vụ việc nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo chính sau đây: - Các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Bộ Xây dựng, Bộ Nội vụ, BQP có quy định về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu công trình xây dựng như: Luật Lưu trữ năm 2011, Luật Xây dựng năm 2014, Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12 tháng 5 năm 2015 của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng. Thông tư 01/2014/TTLT/BNV- BXD ngày 21 tháng 8 năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ Xây dựng về “Hướng dẫn thành phần tài liệu, dự án công trình xây dựng nộp vào Lưu trữ lịch sử”. - Các sách lý luận, giáo trình về công tác lưu trữ như: Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ” của nhóm tác giả Nguyễn Minh Phương, Nguyễn Liên Hương, Nguyễn Cảnh Đương. Sách chuyên khảo “Lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng” của tác giả Nguyễn Minh Phương. - Các luận văn, khóa luận, báo cáo khoa học. - Các trang tài liệu điện tử. Những nguồn tài liệu tham khảo này chúng tôi thống kê cụ thể trong phần Danh mục tài liệu tham khảo của đề tài. 6. Phương pháp nghiên cứu Trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, chúng tôi thực hiện đề tài bằng các phương pháp chủ yếu sau: 9
- Phương pháp khảo sát thực tế: Xác định đây là đề tài có tính ứng dụng cao, do vậy việc khảo sát thực tế các cơ quan, đơn vị và kết quả khảo sát được sử dụng là một trong các nguồn thông tin chính để thực hiện đề tài. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Có được thông tin thực tế từ việc khảo sát, chúng tôi đã tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá các thông tin, làm cơ sở để nghiên cứu phương pháp tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ các công trình. Thông tin từ các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, Quân đội có liên quan đến đề tài là nguồn thông tin được chúng tôi chú trọng tổng hợp, chúng tôi cũng tổng hợp và phân tích các thông tin từ website liên quan đến hoạt động xây dựng như: website của Bộ Xây dựng, Tổng hội Xây dựng Việt Nam,…hay các diễn đàn về đầu tư xây dựng để có thêm thông tin phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài. - Phương pháp nghiên cứu lý luận: Nghiên cứu nắm vững các kiến thức về công tác lưu trữ nói chung và lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ nói riêng, nghiên cứu các công trình khoa học đi trước để kế thừa, học hỏi những thành quả đạt được, khắc phục những khó khăn, tránh những sai lầm trong quá trình thực hiện đề tài. - Phương pháp phỏng vấn chuyên gia. 7. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của đề tài gồm ba chương: Chương 1. Tổng quan về khối tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP. Trong chương này, chúng tôi nghiên cứu về tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng, các loại công trình xây dựng, tìm hiểu các cấp công trình xây dựng và các cơ quan liên quan trong quá trình xây dựng một công trình. Với những nội dung này, Chương 1 có vị trí tương đối quan trọng làm tiền đề cho việc thực hiện các chương tiếp theo của đề tài. 10
Chư¬ng 2. Thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP. Trên cơ sở nghiên cứu một số vấn đề về các loại công trình và tài liệu xây dựng tại Chương 1, chúng tôi tiến hành nghiên cứu, khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ, thực trạng các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị, từ đó đưa ra một số nhận xét về ưu điểm, hạn chế làm cơ sở đề xuất các giải pháp ở Chương 3. Chư¬ng 3. Các giải pháp tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng thuộc BQP. Căn cứ vào các loại công trình và các loại tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng đã được liệt kê ở Chương 1 và thực trạng tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng tại BQP ở Chương 2, tại Chương 3 chúng tôi đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc BQP. Đây là chương quan trọng thể hiện kết quả nghiên cứu của đề tài. 8. Đóng góp của đề tài Kết quả nghiên cứu đề tài có những đóng góp sau: - Đề tài trình bày một cách hệ thống các loại tài liệu kỹ thuật hình thành trong quá trình xây dựng và các loại công trình xây dựng thuộc phạm vi quản lý của BQP. - Đề tài mô tả thực trạng công tác tổ chức lưu trữ và các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tài liệu kỹ thật các công trình xây dựng thuộc BQP và có nhận xét về ưu điểm, hạn chế trong tổ chức lưu trữ tài liệu, giúp các cơ quan quản lý của Bộ có cơ sở ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đầu tư cơ sở vật chất, trang bị đối với công tác tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng. 11
- Đề xuất các giải pháp giúp các cơ quan, đơn vị đặc biệt là các cơ quan chuyên thực hiện nhiệm vụ xây dựng trong BQP tổ chức lưu trữ tài liệu kỹ thuật các công trình một cách khoa học và thực hiện theo đúng các quy định của Nhà nước và BQP. - Đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức và cá nhân có liên quan đến tài liệu xây dựng trong BQP và có thể làm tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học chưa có điều kiện tiếp cận với thực tế. Ngoài những nội dung chính nêu trên, trong luận văn, chúng tôi còn trình bày một số phụ lục gồm một số hình ảnh trong quá trình khảo sát hồ sơ tài liệu công trình xây dựng tại một số cơ quan, đơn vị thuộc BQP; các văn bản quy định, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của BQP. Đề tài được thực hiện thành công sẽ đóng góp một phần nhỏ về mặt lý luận trong việc tổ chức lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng của nước ta nói chung và trong BQP nói riêng - một loại hình tài liệu cho đến nay chưa được quan tâm nghiên cứu nhiều ở Việt Nam. 12
Chương 1 TỔNG QUAN VỀ KHỐI TÀI LIỆU KỸ THUẬT CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG THUỘC BỘ QUỐC PHÒNG 1.1. Khái quát về tài liệu kỹ thuật các công trình xây dựng 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và giá trị của tài liệu công trình xây dựng Tài liệu công trình xây dựng là loại hình tài liệu chuyên ngành có tính đặc thù, xung quanh khái niệm “tài liệu công trình xây dựng” có nhiều ý kiến, định nghĩa được nêu ra. Việc nắm rõ khái niệm, đặc điểm, giá trị của tài liệu công trình xây dựng sẽ cung cấp cách nhìn nhận một cách tổng quát về khối tài liệu này. 1.1.1.1. Khái niệm Trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” do Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam phát hành năm 2011 có định nghĩa như sau: “Tài liệu lưu trữ xây dựng cơ bản (Archives documents of capital construction) là tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình thực hiện các dự án, công trình xây dựng cơ bản”. Từ khái niệm này và các tài liệu tham khảo liên quan, chúng tôi thấy cần cụ thể như sau: Tài liệu xây dựng: Là những tài liệu được hình thành trong quá trình xây dựng một dự án, công trình, từ việc lập dự án đầu tư xây dựng công trình, khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng công trình, giám sát thi công, quản lý dự án đầu tư xây dựng; lựa chọn nhà thầu và các hoạt động khác có liên quan đến xây dựng công trình. Tài liệu lưu trữ công trình xây dựng: Là những tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, kinh tế, lịch sử và các lĩnh vực khác được lựa chọn để lưu trữ. 13
Hồ sơ hoàn thành công trình: Là tập hợp các tài liệu liên quan tới quá trình đầu tư, xây dựng công trình gồm: Chủ trương đầu tư, dự án đầu tư xây dựng hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng công trình, báo cáo khảo sát xây dựng, hồ sơ thiết kế xây dựng công trình, hồ sơ quản lý chất lượng trong quá trình thi công xây dựng công trình và tài liệu khác cần được lưu lại sau khi đưa công trình vào sử dụng. Công trình xây dựng là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế (từ điển bách khoa). Công trình xây dựng thuộc BQP là các công trình được đầu tư xây dựng bằng các nguồn vốn ngân sách quốc phòng thường xuyên, đầu tư của ngân sách nhà nước, ngân sách địa phương, các nguồn vốn khác và do cơ quan, đơn vị của BQP làm chủ đầu tư. 1.1.1.2. Đặc điểm - Tài liệu công trình xây dựng đa dạng về thành phần, kích thước và tác giả hình thành. Sự đa dạng của tài liệu này là một trong những đặc điểm để phân biệt loại hình tài liệu này so với tài liệu khác. Về thành phần, ngoài những văn bản hành chính thông thường, tài liệu xây dựng còn có rất nhiều bản vẽ, bản dự toán, quyết toán kinh phí, văn bản kiểm định chất lượng, tài liệu ảnh… Về kích thước, nếu như tài liệu hành chính chủ yếu sử dụng khổ giấy A4 thì tài liệu xây dựng của một công trình sử dụng rất nhiều loại giấy có kích thước không giống nhau. Sở dĩ như vậy là vì tài liệu xây dựng bao gồm nhiều bản vẽ, mỗi bản vẽ lại có kích thước khác nhau. Sự đa dạng về kích thước của tài liệu chính là đặc điểm đặc thù của tài liệu xây dựng. Ngoài ra tài liệu xây dựng còn có sự đa dạng về tác giả hình thành nên tài liệu, trong một 14
công trình có cơ quan tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát, đơn vị thi công, cơ quan cung cấp thiết bị lắp đặt… Ví dụ: Hồ sơ xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng gồm: + Đơn vị tư vấn thiết kế: Viện thiết kế Bộ Quốc phòng. + Đơn vị thi công: Binh đoàn 11. + Chủ đầu tư: BQP. + Tư vấn giám sát thi công: Tổng Công ty xây dựng Lũng Lô. + Đơn vị sử dụng: Trung tâm Lưu trữ Quốc phòng. Như vậy, mỗi cơ quan tham gia xây dựng cùng một công trình đảm nhận những phần việc khác nhau sẽ sản sinh ra các tài hình tài liệu khác nhau. - Tài liệu xây dựng của một công trình được sản sinh trong thời gian tương đối dài. Khác với tài liệu hành chính, tài liệu xây dựng được hình thành từ khi lập dự án, khảo sát, thiết kế, quá trình thi công, nghiệm thu và quyết toán. Tùy theo quy mô của từng dự án, công trình mà thời gian của tài liệu đó dài hoặc ngắn khác nhau. Ví dụ: Công trình kho bảo quản vũ khí đạn thủy lôi thuộc Quân chủng Hải quân được khởi công từ năm 2003 và hoàn thành vào năm 2009 như vậy tài liệu của công trình kéo dài tới 06 năm. - Do sự phát triển của kinh tế xã hội, những năm gần đây, các công trình xây dựng ở nước ta nói chung, quân đội nói riêng ngày càng nhiều, kích thước, thành phần tài liệu đa dạng nên khối lượng tài liệu xây dựng tương đối lớn, đây là nguồn tài liệu phản ánh cơ sở hạ tầng cả một quốc gia. - Tài liệu xây dựng được lập bằng nhiều phương tiện ghi tin, mang tin khác nhau: Giấy thông thường (khổ A4), giấy can, phim, ảnh, đĩa CD… Ngoài ra, tài liệu công trình xây dựng còn ở dạng điện tử ngày càng trở nên phổ biến tại các công ty hoạt động về xây dựng, đặc biệt là các công ty thiết kế. Do vậy, nhiều công ty xây dựng hiện nay khi nộp tài liệu vào lưu trữ 15
thường nộp tài liệu là các bản vẽ, các thiết kế xây dựng dưới dạng điện tử. Điều này đã gây khó khăn đối với cơ quan lưu trữ khi phải trang bị máy tính và phần mềm để đọc những bản vẽ này. - Nội dung của tài liệu liên tục được bổ sung, trong quá trình thi công các công trình, do điều kiện tự nhiên, xã hội, tài liệu thiết kế của các công trình cũng như các tài liệu khác có liên quan thường xuyên được điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp với thực tế. Đây cũng là một trong những đặc điểm khác biệt của tài liệu xây dựng so với các tài liệu khác. Ví dụ: Công trình xây dựng hệ thống kè chống xói lở các đảo thuộc quần đảo Trường Sa được khởi công xây dựng từ năm 1997 do điều kiện thời tiết biển đảo và ngân sách đến cuối năm 2005 công trình mới hoàn thành. Ngoài ra, việc cải tạo, mở rộng hay nâng cấp cũng thường xuyên diễn ra đối với các công trình xây dựng, mỗi lần tiến hành cải tạo, mở rộng thì tài liệu xây dựng lại được tiếp tục bổ sung. - Cũng giống như các loại hình tài liệu khác, tài liệu xây dựng chứa đựng những bí mật quốc gia. Như đã nói ở trên, tài liệu xây dựng không chỉ là các báo cáo, các dự án đầu tư…, mà còn là những tài liệu khảo sát, thăm dò địa chất, tài liệu thiết kế các công trình đặc biệt trong BQP là các hầm ngầm, lô cốt, pháo đài, thành lũy, trận địa, sở chỉ huy…, các tài liệu này mang nhiều yếu tố bí mật quân sự. Ngoài ra theo Nghị định số 71/2005/NĐ-CP ngày 06 tháng 05 năm 2005 của Chính phủ về quản lý đầu tư xây dựng công trình đặc thù, việc đầu tư xây dựng công trình bí mật nhà nước cũng được quy định cụ thể. Theo đó, công trình bí mật nhà nước là công trình xây dựng thuộc các lĩnh vực quốc phòng, an ninh, kinh tế, khoa học, công nghệ và các lĩnh vực khác thuộc danh mục bí mật nhà nước, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước. Các tài liệu liên quan đến việc xây dựng các công trình chứa đựng những bí mật quốc 16
gia, cần phải được bảo quản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, Quân đội. 1.1.1.3. Giá trị của tài liệu * Cung cấp tài liệu để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị Tài liệu xây dựng các công trình là những tài liệu có ý nghĩa, giá trị về nhiều mặt, là tài sản quý báu của các cơ quan, đơn vị và của BQP. Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn duy trì hoạt động thông suốt và thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình đều có nhu cầu được cung cấp thông tin. Thông tin trong tài liệu đã, đang và sẽ là nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý. Đây là nguồn thông tin xác thực và tin cậy, là căn cứ để xây dựng các định hướng chỉ đạo, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ xây dựng và quản lý doanh trại, đã tạo điều kiện thuận lợi trong tổ chức triển khai thực hiện và kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện. Tài liệu giúp nghiên cứu về đường lối, chính sách trong các lĩnh vực quân sự, phối kết hợp với các địa phương trong phát triển kinh tế-xã hội, an ninh-quốc phòng... từ đó có những tổng kết, đánh giá những thành tựu cũng như những tồn tại, hạn chế để xác định phương hướng nhiệm vụ và đường lối chính sách cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển. Các thông tin trong tài liệu phục vụ cho việc xây dựng các đề án, công trình phù hợp với điều kiện tự nhiên của từng vùng, miền (ví dụ như: Vùng biên giới, hải đảo...). Việc khai thác, sử dụng thông tin giúp nâng cao hiệu quả công tác quản lý đầu tư xây dựng trong BQP. * Cung cấp tài liệu để sửa chữa, cải tạo các công trình Thông qua tài liệu, các nhà thiết kế thi công, cơ quan quản lý có hiểu biết tổng thể về công trình trước khi đưa ra phương án sửa chữa, cải tạo. Nắm vững được các chi tiết từng hạng mục công trình về kết cấu, kiến trúc, các hệ 17
thống hạ tầng kỹ thuật... Từ đó đưa ra phương án tu bổ, sửa chữa, nâng cấp phù hợp với thực tế. Nhờ các hồ sơ, tài liệu này sẽ rút ngắn được thời gian thi công, việc cải tạo, nâng cấp các công trình được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi hơn, không tốn nhiều thời gian, công sức, tiết kiệm kinh phí, mang lại hiệu quả thiết thực. * Trong nghiên cứu khoa học, tài liệu lưu trữ công trình xây dựng thể hiện sự sáng tạo của kiến trúc sư trong thiết kế công trình, phản ánh những giải pháp khoa học công nghệ mới về khảo sát, thi công, giúp các nhà khoa học hoàn thiện những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học - kỹ thuật xây dựng cho các loại công trình; xây dựng các quy trình công nghệ, quy phạm kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn xây dựng công trình. Nhiều tài liệu công trình xây dựng được Nhà nước, các tổ chức quốc tế trao giải thưởng và cấp bằng sáng chế. Có nhiều tài liệu có giá trị lịch sử. Tuy nhiên, cũng có những loại tài liệu chỉ có giá trị trong thời gian công trình còn tồn tại để phục vụ cải tạo, sửa chữa hoặc có những tài liệu có giá trị thấp chỉ phục vụ giải quyết xong công việc thì không phải lưu trữ. Qua đây chúng ta có thể thấy tài liệu lưu trữ nói chung, tài liệu công trình xây dựng nói riêng là nguồn thông tin không thể thiếu; hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các cơ quan, đơn vị phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch, ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp. Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ còn được sử dụng làm căn cứ xác định trách nhiệm cho các bên liên quan khi công trình xảy ra sự cố trước tuổi thọ, là bằng chứng giúp các cơ quan, đơn vị trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động. 18
1.1.2. Các nhóm tài liệu hình thành trong quá trình xây dựng Tài liệu xây dựng của một công trình vừa đa dạng về loại hình, vừa đa dạng về nội dung phản ánh. Qua khảo sát, xuyên suốt quá trình xây dựng công trình, từ chủ trương đầu tư, khảo sát, thiết kế, thi công đến nghiệm thu và bàn giao công trình để đưa vào sử dụng, một công trình xây dựng thường có những loại tài liệu chủ yếu sau đây: 1.1.2.1.Tài liệu quy hoạch xây dựng Tài liệu quy hoạch xây dựng trong Quân đội là tài liệu phản ánh tổ chức không gian, hệ thống công trình hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng giao thông, tạo lập môi trường sống thích hợp, bảo đảm hài hòa giữa lợi ích quốc gia, lợi ích cộng đồng, đáp ứng các mục tiêu phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh, môi trường. Tài liệu quy hoạch được thể hiện bằng đồ án quy hoạch và được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền phê duyệt làm cơ sở cho việc xây dựng công trình đúng quy hoạch. 1.1.2.2. Báo cáo đầu tư xây dựng công trình (Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi) Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi đầu tư xây dựng là tài liệu trình bày các nội dung nghiên cứu sơ bộ về sự cần thiết, tính khả thi và hiệu quả của việc đầu tư xây dựng, làm cơ sở xem xét, quyết định chủ trương đầu tư xây dựng. Nội dung báo cáo đầu tư xây dựng công trình bao gồm: Sự cần thiết đầu tư và các điều kiện để thực hiện đầu tư xây dựng; dự kiến mục tiêu, quy mô, địa điểm và hình thức đầu tư xây dựng; nhu cầu sử dụng đất và tài nguyên; phương án thiết kế sơ bộ về xây dựng, thuyết minh, công nghệ, kỹ thuật và thiết bị phù hợp; dự kiến thời gian thực hiện dự án; sơ bộ tổng mức đầu tư, phương án huy động vốn; khả năng hoàn vốn, trả nợ vốn vay (nếu có); xác định sơ bộ hiệu quả kinh tế - xã hội và đánh giá tác động của dự án. 19
1.1.2.3. Dự án đầu tư xây dựng công trình (báo cáo nghiên cứu khả thi) Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định. Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phần thuyết minh và phần thiết kế cơ sở. Phần thuyết minh của Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm: Sự cần thiết và mục tiêu đầu tư; mô tả về quy mô và diện tích xây dựng công trình, các hạng mục công trình thuộc dự án; các giải pháp thực hiện giải phóng mặt bằng, phương án khai thác dự án và sử dụng lao động; tổng mức đầu tư của dự án; khả năng thu xếp vốn, nguồn vốn và khả năng cấp vốn theo tiến độ... Phần thiết kế cơ sở của Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phần thuyết minh và bản vẽ. Phần thuyết minh thiết kế cơ sở bao gồm các nội dung: Giới thiệu tóm tắt địa điểm xây dựng, phương án thiết kế, tổng mặt bằng công trình, hoặc phương án tuyến công trình đối với công trình xây dựng theo tuyến; vị trí, quy mô xây dựng các hạng mục công trình; phương án công nghệ, dây chuyền công nghệ đối với công trình có yêu cầu công nghệ; phương án kiến trúc đối với công trình có yêu cầu kiến trúc,… Phần bản vẽ thiết kế cơ sở bao gồm: Bản vẽ tổng mặt bằng công trình hoặc bản vẽ bình đồ phương án tuyến công trình đối với công trình xây dựng theo tuyến; sơ đồ công nghệ, bản vẽ dây chuyền công nghệ đối với công trình có yêu cầu công nghệ; bản vẽ phương án kết cấu chính, hệ thống kỹ thuật, hạ tầng kỹ thuật chủ yếu của công trình, kết nối với hạ tầng kỹ thuật của khu vực. Một hồ sơ trình thẩm định Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm: - Tờ trình thẩm định dự án của chủ đầu tư; 20