Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ: Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:98

Thêm vào BST

Báo xấu

19
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu cơ bản của đề tài này là: Nghiên cứu đưa ra một số giải pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả quản lý của Bộ Công Thương đối với công tác lưu trữ. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ ngành Lưu trữ: Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Bộ Công Thương

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN DUY DỊU NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƢƠNG CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SỸ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG HÀ NỘI- 2015
MỤC LỤC MỞ ĐẦU Trang 1. Tính cấp thiết của đề tài 4 2. Mục tiêu của đề tài 5 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 5 6. Nguồn tài liệu tham khảo 7 7. Phƣơng pháp nghiên cứu 8 8. Đóng góp mong muốn của đề tài 8 9. Bố cục đề tài 8 NỘI DUNG Chƣơng 1 – NỘI DUNG, YÊU CẦU, BIỆN PHÁP QUẢN LÝ 10 NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP BỘ 1.1. Cơ sở lý luận trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp bộ 10 1.1.1 Khái niệm quản lý, quản lý nhà nƣớc và quản lý hành chính nhà 10 nƣớc 1.1.2. Khái niệm, nội dung công tác lƣu trữ 12 1.2. Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nƣớc đối với công tác 18 lƣu trữ của các cơ quan cấp bộ 1.2.1. Những văn bản qui phạm pháp luật quy định thẩm quyền 18 chung đối với cơ quan cấp bộ 1.2.2. Những văn bản qui phạm pháp luật chuyên ngành lƣu trữ đối 19 với cơ quan cấp bộ Chƣơng 2 – THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG QUẢN 25 LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƢƠNG 2.1. Sơ lƣợc lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Công Thƣơng 25 2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công 27 Thƣơng 2.3. Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng 29 2.3.1. Tổ chức bộ máy 29 2.3.2. Quản lý nhân lực lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng 31 2.3.3. Xây dựng, ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác lƣu trữ 32 2.3.4. Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về lƣu trữ 34 2.3.5. Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lƣu 38 trữ 2.3.6. Tổ chức tập huấn, bồi dƣỡng, hƣớng dẫn nghiệp vụ lƣu trữ 39 2.3.7. Thực hiện báo cáo, thống kê về lƣu trữ 41 2.3.8. Hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của 42 Nhà nƣớc và của Bộ Công Thƣơng về lƣu trữ 2.3.9. Sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thƣởng về 45 1
lƣu trữ 2.4. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ của Lƣu trữ cơ quan Bộ Công 47 Thƣơng 2.4.1. Hƣớng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ 47 chức lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp vào lƣu trữ cơ quan 2.4.2. Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lƣu vào lƣu trữ cơ quan 48 2.4.3. Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê hồ sơ, tài liệu lƣu 49 trữ 2.4.4. Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lƣu trữ 50 2.4.5. Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ 51 2.4.6. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lƣu để giao nộp vào 51 Lƣu trữ lịch sử theo quy định và làm các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị 2.4.7. Thực hiện một số dịch vụ công về lƣu trữ 52 2.4.8. Hiện đại hóa và đầu tƣ kinh phí cho lƣu trữ 52 2.5. Thực trạng hoạt động lƣu trữ tại một số tổ chức trực thuộc Bộ 53 Công Thƣơng 2.6. Nhận xét 55 2.6.1. Ƣu điểm 55 2.6.2. Hạn chế 58 2.6.3. Nhận xét chung 61 Chƣơng 3 – CÁC GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG 62 CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA BỘ CÔNG THƢƠNG 3.1. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ 62 tại Bộ Công Thƣơng 3.1.1. Kiện toàn công tác nhân sự làm công tác lƣu trữ 63 3.1.2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý về công tác lƣu trữ 64 3.1.3. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác lƣu trữ 64 3.1.4. Kiểm tra, hƣớng dẫn công tác lƣu trữ 65 3.1.5. Hoàn thiện công cụ thống kê 66 3.1.6. Tăng cƣờng cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ 66 3.1.7. Đẩy nhanh ứng dụng công nghệ thông tin 67 3.2. Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ 67 3.2.1. Tổ thức thu thập tài liệu 67 3.2.2. Tổ chức khoa học tài liệu 68 3.2.3. Tổ chức bảo quản tài liệu 69 3.2.4. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 69 3.3. Các giải pháp khác 70 3.3.1. Tăng cƣờng giảm, giải mật tài liệu lƣu trữ trong lƣu trữ 70 3.3.2. Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị 70 3.4. Kiến nghị 71 3.4.1. Về phía Nhà nƣớc 71 2
3.4.2. Về phía các nhà nghiên cứu về khoa học lƣu trữ 72 KẾT LUẬN 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 PHỤ LỤC 80 3
MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm gần đây, công cuộc cải cách nền hành chính nhà nƣớc nói chung và cải cách từng ngành, lĩnh vực nói riêng đƣợc Đảng và Nhà ta đặc biệt quan tâm. Một trong những kết quả nổi bật của công cuộc cải cách đó là đã hình thành nên những bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực. Bộ Công Thƣơng là một Bộ điển hình trong các bộ thuộc mô hình quản lý này. Liên quan đến công tác lƣu trữ, một vấn đề có tính cấp thiết hiện nay là ở các bộ thuộc mô hình quản lý nêu trên nói chung và ở Bộ Công Thƣơng nói riêng, công tác lƣu trữ cần đƣợc quản lý nhƣ thế nào cho thật hiệu quả? Giải quyết thành công vấn đề này không chỉ có tính mới về mặt lý luận mà còn góp phần thực hiện nghiêm chỉnh những qui định có tính chất qui phạm pháp luật hiện hành về công tác lƣu trữ nói chung và Luật Lƣu trữ nói riêng. Cụ thể là, tại Khoản 4, Điều 38, Chƣơng VI, Luật Lƣu trữ đã quy định: “Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị-xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ” [tr.39;7]. Đối với Bộ Công Thƣơng, việc nghiên cứu vấn đề này lại càng cấp thiết trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế. Bởi lẽ hội nhập kinh tế quốc tế đã dẫn đến vấn quản lý nhà nƣớc đối với các lĩnh vực của hai ngành công nghiệp và thƣơng mại là các lĩnh vực thuộc diện đƣợc Chính phủ phân cấp quản lý đang ngày càng trở nên phức tạp. Tính phức tạp đó không loại trừ đối với công tác lƣu trữ. Vấn đề cụ thể ở đây là, tài liệu lƣu trữ và công tác lƣu trữ có tính chuyên ngành ở các lĩnh vực này cần đƣợc quản lý nhƣ thế nào cho thật sự hiệu quả. Ngoài ra, thực hiện chủ trƣơng phân cấp phân quyền quản lý sản xuất kinh doanh, Chính phủ , với việc ban hành Nghị định số 99/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2012, phân định rõ phạm vi, trách nhiệm quản lý nhà nƣớc đối với từng bộ ngành, địa phƣơng đối với doanh nghiệp nhà nƣớc và vốn nhà nƣớc đầu tƣ vào doanh nghiệp. Theo đó, Bộ Công Thƣơng đƣợc bổ sung chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn trong quản lý nhà nƣớc về toàn bộ hoạt động của ngành Công Thƣơng. Để góp phần vào thành công chung của toàn ngành Công Thƣơng không thể không nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ. Để nâng cao hiệu quả quản lý đối với công tác lƣu trữ, phải nghiên cứu đề ra và tổ chức thực hiện các giải pháp quản lý khác nhau. Những giải pháp đó phải đƣợc dựa trên cơ sở khoa học. Yêu cầu này đòi hỏi, ngoài việc nghiên cứu về cơ sở lý luận của công tác lƣu trữ cũng nhƣ quản lý công tác lƣu trữ, cần phải có cơ sở thực tiễn vững chắc. Nói một cách khác cần tiến hành khảo sát, đánh giá, tổng kết thực tiễn quản lý về công lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng, trong đó nêu rõ những ƣu điểm, tồn tại hạn chế nhằm đƣa ra giải pháp phát huy ƣu điểm và khắc phục những thiếu sót tồn tại trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng. Xuất phát từ những lý do trên, hơn nữa là một cán bộ hiện đang đảm đƣơng chức trách của ngƣời làm văn thƣ - lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng, chúng tôi quyết 4
định lựa chọn đề tài “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng” để làm luận văn thạc sỹ của mình. Việc nghiên cứu thành công đề tài này sẽ giúp Bộ Công Thƣơng mà trƣớc hết là bản thân tôi đƣa ra và trực tiếp tổ chức thực hiện một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng, góp phần thiết thực vào việc thực hiện tốt vai trò của Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh trong bối cảnh hiện nay ở nƣớc ta. 2. Mục tiêu của đề tài Mục tiêu cơ bản của đề tài này là: Nghiên cứu đƣa ra một số giải pháp cơ bản để nâng cao hiệu quả quản lý của Bộ Công Thƣơng đối với công tác lƣu trữ. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3.1.Đối tượng nghiên cứu Thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Về nội dung: Đề tài chỉ đi sâu nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ. Về phạm vi không gian: Nội dung trên đƣợc nghiên cứu ở các vụ, các đơn vị có chức năng quản lý về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng. Về phạm vi thời gian: Các nhiệm vụ nghiên cứu đề tài đƣợc thực hiện có phạm vi thời gian: từ năm tái lập -năm 2007- đến nay. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 1/- Làm rõ cơ sở lý luận về quản lý công tác lƣu trữ. 2/ Làm rõ cơ sở pháp lý và nội dung quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ của các cơ quan cấp Bộ, trong đó có Bộ Công thƣơng. 3/- Khảo sát thực trạng và kết quả thực hiện các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ ở Bộ Công thƣơng. 4/- Phân tích những ƣu điểm và hạn chế của Bộ Công Thƣơng trong thực hiện chức năng quản lý về công tác lƣu trữ. 5/- Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lƣợng quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng trong thời gian tới. 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ tại một số cơ quan nhà nƣớc không phải là vấn đề mới. Song việc nghiên cứu quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng kể từ khi Bộ Công Thƣơng đƣợc tái lập là một nội dung hoàn toàn mới hiện nay. Thật vậy, theo sự nghiên cứu của chúng tôi, tính đến nay mới chỉ có một số đề tài nghiên cứu về 5
có tính chất gần với nội dung và phƣơng diện tiếp cận đƣợc chúng tôi đề ra. Dƣới đây là sự khái quát các công trình nghiên cứu kế cận đó. Để thuận lợi cho sự phân tích, chúng tôi phân chia chúng thành các nhóm nhƣ sau: Nhóm thứ nhất phải kể đến những công trình nghiên cứu về quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ tại cơ quản quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ đã đƣợc bảo bệ thành công. Trong nhóm này, có thể kể đến các công trình nghiên cứu nhƣ: Công trình nghiên cứu cấp Bộ do tác giả Đặng Đình Côn chủ nhiệm với tên gọi: “Cơ sở khoa học, pháp lý xác lập phƣơng án tổ chức, nội dung, phƣơng pháp thanh tra công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ trong cơ quan quản lý nhà nƣớc” năm 1998 và công trình thứ hai do PGS.TS. Dƣơng Văn Khảm chủ nhiệm với tên gọi “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ” năm 2001. Đây là hai công trình nghiên cứu và tổ chức và quản lý về công tác văn thƣ và lƣu trữ. Công trình “Cơ sở khoa học, pháp lý xác lập phƣơng án tổ chức, nội dung, phƣơng pháp thanh tra công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ trong cơ quan quản lý nhà nƣớc” của tác giả Đặng Đình Côn đã nghiên cứu về cơ sở khoa học, pháp lý về việc thanh tranh công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ, tuy nhiên công trình chỉ đi sâu nghiên cứu vào một mặt của công tác lƣu trữ đó là hoạt động thanh tra trong công tác lƣu trữ, chƣa bao quát hết đƣợc toàn điện các mặt hoạt động trong công tác lƣu trữ. Công trình thứ hai “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ” của PGS.TS. Dƣơng Văn Khảm, qua nghiên cứu công trình cho thấy công trình đã bao quát hết đƣợc những cơ sở khoa học chung nhất để tổ chức quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, song các nội dung về pháp lý trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ đã ít đƣợc đề cập trong nội dung của công trình, hơn nữa những vấn đề về quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cụ thể của từng lƣu trữ chuyên ngành chƣa đƣợc đề cập đến trong đề tài nghiên cứu. Nhóm thứ hai. Đó là các luận văn thạc sĩ khoa học của một số học viên Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội đã bảo vệ thành công tại Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng. Có thể nêu một số luận văn cụ thể sau đây: Luận văn Thạc sĩ: của Nguyễn Thị Lan Anh về “Một vài ý kiến bước đầu tổ chức lưu trữ chuyên ngành ở nước ta hiện nay”, năm 1995; Trần Thanh Tùng về “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước”, năm 2003; Triệu Văn Cƣờng về “Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ” năm 2004; Nguyễn Thị Kim Bình về “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng công ty 91”, năm 2005; Lê Thị Hoa về “Công tác Lƣu trữ ở Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh thực trạng và giải pháp”; Phạm Thị Diệu Linh về “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” năm 2009; Hoàng Văn Thanh về “Công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng, thực trạng và giải pháp” năm 2011. Có thể nói đây là những công trình nghiên cứu đã đề cập đến nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ, song có những cách tiếp cận khác nhau, đối tƣợng tiếp cận khác nhau. Phạm vi nghiên cứu chỉ dừng lại ở một mặt hoạt động trong công tác lƣu trữ hoặc một đối tƣợng cơ quan 6
cụ thể chƣa có một công trình nào đƣa ra đƣợc giải pháp chung nhất về tất cả các mặt hoạt động trong công tác lƣu trữ để có thể áp dụng vào quản lý công tác lƣu trữ của bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nhƣ Bộ Công Thƣơng hiện nay. Nhóm thứ ba. Đó là một số bài viết có liên quan đến tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ đƣợc đăng trên các tạp chí văn thƣ-lƣu trữ Việt Nam. Qua khảo sát, chúng tôi thấy cho đến nay, chƣa có bài viết, công trình khoa học nghiên cứu nào đề cập đến nội dung “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng”. Đây có thể xem là đề tài lần đầu tiên nghiên cứu về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng từ khi tái lập năm 2007 đến nay. Tuy nhiên, đề tài của chúng tôi có kế thừa một số kết quả, nghiên cứu về lý thuyết tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ nhƣng nội dung, địa bàn và phạm vi nghiên cứu hoàn toàn mới, không trùng lặp với bất kỳ đề tài nào trƣớc đó. Kết quả nghiên cứu lịch sử vấn đề đƣợc trình bày ở trên đã khẳng định: đề tài “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng” là một đề tài có tính mới và rất cấp thiết hiện nay góp phần làm sáng tỏ cơ sở lý luận cũng nhƣ thực tiễn liên quan đến quản lý công tác lƣu trữ tại các bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực nói chung và tại Bộ Công Thƣơng nói riêng. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ đề ra trong đề đề tài, chúng tôi đã sử dụng các tài liệu tham khảo cơ bản sau đây: - Các từ điển: Từ điển Lƣu trữ; - Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thƣ, lƣu trữ, các văn bản của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ.- Các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn và báo cáo, thống kê về công tác văn thƣ lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng…; - Các văn bản dƣới luật liên quan đến công tác văn thƣ lƣu trữ, công nghệ thông tin và giao dịch điện tử…; - Các giáo trình làm cơ sở lý luận khoa học nhƣ: Lý luận về công tác văn thƣ, lƣu trữ- Giáo trình của Trƣờng ĐHKHXH và NV, Trƣờng ĐH Nội vụ...; - Các công trình nghiên cứu của một các chuyên gia về văn thƣ - lƣu trữ, các kỷ yếu hội thảo khoa học có liên quan và các công trình nghiên cứu, luận văn thạc sĩ của học viên cao học về công tác lƣu trữ và quản lý tài liệu lƣu trữ; - Các bài viết, bài nghiên cứu liên quan trên tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam; Ngoài những tài liệu tham khảo trên nhóm nghiên cứu sẽ tiến hành khảo sát thực tế trong quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng và một số đơn vị thuộc Bộ. Kết quả khảo sát thực tế đƣợc tổng hợp, phân tích là một trong những cơ sở khoa học quan trọng để thực hiện luận văn. 7
7. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu sau: - Phƣơng pháp luận về nhận thức khoa học. Trong đó cơ bản là chủ nghĩa Mác – Lênin. - Phƣơng pháp lịch sử. Sử dụng phƣơng pháp này phân tích những văn bản quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng đã ban hành và hiệu quả của các văn bản đó. - Phƣơng pháp phân tích hệ thống đƣợc sử dụng khi nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý về công tác văn thƣ, lƣu trữ. - Phƣơng pháp khảo sát, thống kê, mô tả, phân tích-tổng hợp, đánh giá đƣợc sử dụng để nghiên cứu thực trạng quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng với mục đích nhằm tìm ra những ƣu điểm nhừa kế thừa. 8. Đóng góp mong muốn của đề tài - Đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng, giúp cho Lãnh đạo Bộ Công Thƣơng có cái nhìn tổng quan rõ nét về những ƣu điểm và tồn tại trong quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng hiện nay. - Góp phần quan trọng trong việc vận dụng các lý luận công tác lƣu trữ vào thực tiễn tổ chức, quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ ngành Công Thƣơng. - Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ tại Bộ Công Thƣơng. Ngoài ra, đề tài là nguồn tài liệu tham khảo cho các cơ quan, tổ chức và những ngƣời làm công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học trong quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ tại các Bộ đa ngành, đa lĩnh vƣc hiện nay. Đồng thời, kết quả của đề tài cũng là tài liệu tham khảo trong bài giảng dạy môn học về quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ tại các cơ sở đào tạo ở Việt Nam. 9. Bố cục đề tài: Ngoài phần mở đầu, kết luận, đề tài có bố cục nhƣ sau: Chương 1 – Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ cấp bộ. Đây là chƣơng cơ sở đặt nền tảng cho các chƣơng sau. Ở chƣơng này chúng tôi đề cập một số vấn đề cơ bản về quản lý, quản lý nhà nƣớc và quản lý hành chính nhà nƣớc; khái niệm, nội dung công tác lƣu trữ; nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ và yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ của các cơ quan cấp bộ và những qui định về thẩm quyền quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng. 8
Chương 2- Thực trạng thực hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương. Đây là chƣơng chính của luận văn. Trong chƣơng này, chúng tôi trình bày sơ lƣợc lịch sử hình hành và phát triển của Bộ Công Thƣơng, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ; Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ và thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng; các hoạt động nghiệp vụ về lƣu trữ tại một số đơn vị trực thuộc Bộ Công Thƣơng. Trên cơ sở đó, chƣơng 2 đã đánh giá ƣu điểm, kết quả đạt đƣợc và những tồn tại trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng. Chương 3- Các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ của Bộ Công Thương. Từ thực trạng thực hiện chức năng quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng, trong chƣơng 3 chúng tôi đề xuất các giải pháp và kiến nghị để nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ, các hoạt động nghiệp vụ về lƣu trữ và kiến nghị một số vấn đề đối với cơ quan quản lý nhà nƣớc và các nhà khoa học nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý công tác lƣu trữ của Bộ Công Thƣơng. Trong quá trình nghiên cứu, tôi gặp một số thuận lợi và khó khăn sau: Thuận lợi: Trên cƣơng vị là một cán bộ hiện đang đảm nhiệm chức trách của ngƣời làm công tác văn thƣ – lƣu trữ tại Bộ Công thƣơng nên tôi có điều kiện tiếp cận với các tƣ liệu, tài liệu tham khảo. Ngoài ra, tôi còn đƣợc sự hƣớng dẫn sát sao của các giảng viên Khoa Lƣu trữ. Khó khăn: Nguồn tài liệu về công tác này còn phân tán, quỹ thời gian dành cho quá trình nghiên cứu không nhiều, cộng với những áp lực nhất định từ phía công việc chuyên môn. Tuy nhiên, với sự giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo Văn phòng Bộ Công thƣơng, Phòng Lƣu trữ Bộ Công thƣơng, đặc biệt với sự hƣớng dẫn của TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng cùng với nỗ lực của bản thân, tôi đã hoàn thành luận văn đúng tiến độ. Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Văn phòng Bộ Công Thƣơng, Phòng Lƣu trữ Bộ Công thƣơng và TS. Nguyễn Cảnh Đƣơng – Ngƣời thầy đã tận tình hƣớng dẫn tôi hoàn thành Luận văn tốt nghiệp./. Hà Nội, ngày 29 tháng 12 năm 2015 HỌC VIÊN Nguyễn Duy Dịu 9
NỘI DUNG Chƣơng 1 NỘI DUNG, YÊU CẦU, BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LƢU TRỮ CẤP BỘ 1.1. Cơ sở lý luận trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ cấp Bộ 1.1.1. Khái niệm quản lý, quản lý nhà nƣớc và quản lý hành chính nhà nƣớc Để bàn về vấn đề quản lý công tác lƣu trữ, trƣớc hết cần phải hiểu một cách thống nhất khái niệm quản lý, quản lý nhà nƣớc, quản lý hành chính nhà nƣớc: Trước tiên về khái niệm “quản lý” Trong đời sống kinh tế-xã hội, vấn đề quản lý rất phức tạp. Quản lý có ở mọi lúc, mọi nơi, có trong hầu hết các hoạt động của xã hội. Quản lý là một trong hoạt động quan trọng của tất cả cơ quan, tổ chức, kể các tổ chức xã hội-ở những nơi mà ở đó có các cá thể đến hàng nghìn, hàng triệu thành viên và độ phức tạp của một tổ chức lại tăng theo cấp số nhân của số thành viên trong tổ chức. Quản lý hiểu theo giác độ hành động là chỉ huy, điều kiển, điều hành. Theo nghĩa chung nhất, quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để hướng đến mục đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan. (Giáo trình quản lý hành chính Nhà nƣớc, tập 1, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội năm 1997), [tr.1;18]. Với cách hiểu như trên về quản lý nói chung, chúng ta sẽ bàn về khái niệm “quản lý nhà nước.” Quản lý nhà nƣớc xuất hiện cùng với sự ra đời của Nhà nƣớc, đó là quản lý toàn xã hội. Nội hàm của quản lý nhà nƣớc thay đổi phụ thuộc vào chế độ chính trị, lịch sử và đặc điểm văn hóa, trình độ phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia qua các giai đoạn lịch sử, xét về mặt chức năng, quản lý nhà nƣớc bao gồm 3 chức năng: thứ nhất, chức năng lập pháp do các cơ quan lập pháp thực hiện; thứ hai, chức năng hành pháp (hay chấp hành và điều hành) do hệ thống hành chính nhà nƣớc đảm nhiệm; và thứ ba, chức năng tƣ pháp do các cơ quan tƣ pháp thực hiện. Trong hệ thống xã hội, có nhiều chủ thể tham gia quản lý xã hội nhƣ: tổ chức chính trị, Nhà nƣớc, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức kinh tế, các đoàn thể nhân dân, các hiệp hội.v.v. So với quản lý của các tổ chức khác, thì quản lý nhà nƣớc có những điểm khác biệt nhƣ sau: 10
Trước hết, chủ thể quản lý là các cơ quan, cá nhân trong bộ máy nhà nƣớc đƣợc trao quyền gồm: cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tƣ pháp. Thứ hai, đối tƣợng quản lý nhà nƣớc là tất cả các cá nhân, tổ chức sinh sống và hoạt động trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, công dân làm việc ngoài lãnh thổ quốc gia. Thứ ba, quản lý nhà nƣớc là quản lý toàn diện trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao. Thứ tư, quản lý nhà nƣớc mang tính quyền lực nhà nƣớc, sử dụng công cụ pháp luật nhà nƣớc, chính sách để quản lý xã hội. Thứ năm, mục tiêu của quản lý nhà nƣớc là phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của toàn xã hội. Từ những đặc điểm trên, có thể hiểu quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật và chính sách để điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội. (Giáo trình lý luận hành chính nhà nƣớc-Học viện Hành chính quốc gia năm 2010) [ tr.7;10]. Trong các mặt quản lý nhà nước cần phân biệt rõ về quản lý nhà nước nói chung và quản lý hành chính nhà nước nói riêng. Ở đây cần thống nhất về khái niệm "hành chính". Từ điển Oxford định nghĩa hành chính là: “một hành động thi hành”, “quản lý các công việc” hoặc “hƣớng dẫn hoặc giám sát sự thực hiện, sử sụng hoặc điều kiển”. Theo gốc Latin, ban đầu hành chính bắt nguồn từ minor, nghĩa là: “phục vụ”, sau này là ministrate, nghĩa là “điều hành”. Từ những định nghĩa trên có thể thấy rằng về cơ bản, hành chính có những đặc tính sau: thứ nhất, hành chính là phục vụ ngƣời khác thông qua việc chấp hành các quyết định do ngƣời đó ban hành và chịu sự kiểm soát của họ. Thứ hai, hành chính là điều hành – khai thác, huy động và sử dụng các nguồn lực (cơ sở vật chất, tài nguyên, nhân lực, tài chính...) theo quy định (luật hoặc điều lệ) nhằm đạt đƣợc mục tiêu của hệ thống (tổ chức hoặc nhà nƣớc). Tóm lại, có thể hiểu: hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành trong quản lý một hệ thống theo những quy định định trước nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống. Trong quản lý nhà nƣớc, hành chính công hay hành chính nhà nƣớc là hoạt động phục vụ nhân dân và công chức (nhà hành chính) thực hiện các chính sách, pháp luật do ngƣời khác (nhà chính trị) ban hành. Hành chính nhà nƣớc liên quan đến các thủ tục, biến các chính sách, quy định pháp luật thành hành động và quản lý công sở. Quản lý nhà nƣớc bao gồm hành chính nhà nƣớc, đồng thời bao gồm việc xác định mục tiêu ban đầu, thiết lập các quy định để đạt mục 11
tiêu với hiệu quả tối đa, cũng nhƣ chịu trách nhiệm chính về các kết quả. Do đó, hành chính nhà nƣớc chỉ là một bộ phận của quản lý nhà nƣớc hay nói cách khác hành chính nhà nƣớc có phạm vi hẹp hơn so với quản lý nhà nƣớc ở một số khía cạnh. Thứ nhất, hành chính nhà nƣớc là hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nƣớc tức là hoạt động chấp hành và điều hành. Thứ hai, chủ thể của hành chính nhà nƣớc là các cơ quan, cá nhân có thẩm quyền trong hệ thống hành chính nhà nƣớc. Nhƣ vậy, Quản lý hành chính nhà nước là một bộ phận trong quản lý nhà nước- hoạt động thực thi quyền hành pháp của Nhà nước, đó là hoạt động chấp hành và điều hành của hệ thống hành chính nhà nước trong quản lý xã hội theo khuôn khổ pháp luật nhà nước nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội. (Giáo trình lý luận hành chính nhà nƣớc-Học viện Hành chính quốc gia năm 2010) [tr.9;23]. Cơ quan quản lý nhà nƣớc là một bộ phận hợp thành của bộ máy nhà nƣớc có những đặc điểm chung của cơ quan nhà nƣớc. Đồng thời, cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc có những đặc điểm riêng, tạo thành một hệ thống thống nhất để thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc trong từng lĩnh vực (bằng phƣơng thức quản lý, tổ chức điều hành và phối hợp hành động). Cơ quan hành chính nhà nƣớc gồm có cơ quan thẩm quyền chung và cơ quan thẩm quyền riêng. Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan thẩm quyền riêng thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc đối với ngành hoạt lĩnh vực công tác trong phạm vi cả nƣớc. Theo đó, Bộ Công Thƣơng là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng “quản lý nhà nƣớc ngành Công Thƣơng trong phạm vi cả nƣớc”. Sự thống nhất nêu trên về khái niệm quản lý hành chính nhà nƣớc nói chung và quản lý nhà nƣớc ngành Công Thƣơng nói riêng cho phép ta đi đến một khẳng định. ể nghiên cứu thành công luận văn này cần phải làm rõ và phân tích đƣợc tính hiệu quả của hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về công tác lƣu trữ và các văn bản hƣớng dẫn để thực thi các văn bản quy phạm pháp luật đó tại Bộ Công thƣơng. Vấn đề tiếp theo khi bàn về khái niệm quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ là cần phải hiểu thông nhất về khái niệm cũng nhƣ nội dung cơ bản của công tác lƣu trữ. 1.1.2. Khái niệm, nội dung công tác lƣu trữ 1.1.2.1.Khái niệm công tác lƣu trữ Bàn về quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ, trƣớc hết phải hiểu thống nhất về khái niệm công tác lƣu trữ. Về khái niệm “Công tác lƣu trữ” (CTLT) hiện nay ở Việt Nam và nƣớc ngoài (ở Liên xô trƣớc đây và ở Liên bang Nga hiện nay) có một số định nghĩa khác nhau. Dƣới đây là sự phân tích của chúng tôi về một số định nghĩa đó. 12
Ở nƣớc ta, chúng tôi đề cập đến 04 định nghĩa cơ bản đƣợc công bố chính thức trong các giáo trình giảng dạy bậc đại học về lƣu trữ học và trong Từ điển chuyên ngành về văn thƣ-lƣu trữ. Đó là các định nghĩa sau đây: * Định nghĩa thứ nhất- (ĐN 01)-Theo cuốn giáo trình “ Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ” dùng cho sinh viên đại học lƣu trữ do nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp (nay là nhà xuất bản Giáo dục) xuất bản 1990, công tác lƣu trữ đƣợc định nghĩa là: “một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”[tr.15;2]. Định nghĩa này có nội hàm cơ bản sau đây: - Công tác lƣu trữ không chỉ là hoạt động của Nhà nƣớc mà còn của xã hội. - Nội dung hoạt động đó bao gồm các vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. * Định nghĩa thứ hai (ĐN 02)-Theo Từ điển Lƣu trữ Việt Nam do Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (nay là Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc) xuất bản năm 1992, công tác lƣu trữ đƣợc định nghĩa theo hai nghĩa nhƣ sau: - Hoạt động nghiệp vụ khoa học về tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội. - Ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội ) bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Định nghĩa này (nghĩa thứ hai) có nội hàm cơ bản tƣơng tự với nội hàm của khái niệm nêu trong cuốn giáo trình vừa nêu trên. Đó là: - Công tác lƣu trữ không chỉ là hoạt động của Nhà nƣớc mà còn của xã hội. - Nội dung hoạt động đó bao gồm các vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. Song, ở nghĩa thứ hai của định nghĩa ĐN 02 này, khái niệm công tác lƣu trữ có nội hàm rộng hơn so với ĐN 01 ở chỗ nó bao gồm cả mặt chính trị có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. Điểm cần nhấn mạnh ở đây là định nghĩa ĐN 02 này đã bắt đầu có sự phân biệt giữa hai phƣơng diện thuộc nội hàm của khái niệm công tác lƣu trữ. Phƣơng diện thứ nhất là hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ và phƣơng diện thứ hai là hoạt động quản lý của Nhà nƣớc về lƣu trữ. * Định nghĩa thứ ba (ĐN 03)-Theo cuốn từ điển “Giải thích nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ” do nhà xuất bản Văn hóa Thông tin ấn hành năm 2011, công tác lƣu trữ là “Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu 13
quả tài liệu lưu trữ” (tr. 109). Phân tích định nghĩa này cho thấy, nội hàm của khái niêm này chỉ phản ánh quản lý nhà nƣớc và quản lý nghiệp vụ lƣu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ. Phƣơng diện nghiệp vụ và các tính chất chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ không bao hàm trong định nghĩa này. * Định nghĩa thứ tư (ĐN 04)-Theo Điều 01 của Thông tƣ số 04/2013/TT- BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế mẫu về công tác văn thƣ, lƣu trữ ”: “Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”. Phân tích cách giải thích này cho thấy: - Công tác lƣu trữ chỉ là các công việc có tính nghiệp vụ liên quan đến tài liệu lƣu trữ hình thành trong các cơ quan, tổ chức, bao gồm 04 công việc: thu thập; chỉnh lý; xác định giá trị và sử dụng tài liệu lƣu trữ. - Các công việc nhƣ bảo quản và thống kê nhà nƣớc đối với tài liệu lƣu trữ không đƣợc đề cập đến trong cách giải thích này. - Các tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cá nhân, gia đình và dòng họ không đƣợc đề cập đến trong cách giải thích này. Nhƣ vậy, theo cách giải thích đƣợc nêu trong Thông tƣ trên, nội hàm của công tác lƣu trữ chỉ bao gồm bốn công việc có tính chất nghiệp vụ liên quan đến tài liệu lƣu trữ. Có nghĩa là trong cách giải thích này chỉ đề cập một cách chƣa đầy đủ, về phƣơng diện nghiệp vụ, tới các công việc cơ bản liên quan đến tài liệu lƣu trữ và không đề cập đến phƣơng diện quản lý nhà nƣớc đối với các công việc này. Trong Thông tƣ đã qui định rõ về các chủ thể- đối tƣợng thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ. Đó là các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng, các Tập đoàn kinh tế nhà nƣớc và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). Riêng các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp và các tổ chức kinh tế khác không bắt buộc hực hiện nhƣng có thể vận dụng để thực hiện các nội dung hoạt động đƣợc qui định trong Thông tƣ. Tổng hợp kết quả phân tích, so sánh cả 04 định nghĩa nêu trên cho phép đi đến nhận xét chung sau đây: Trong 04 định nghĩa nêu trên có hai định nghĩa (01 và 02 ), xét về nội dung phản ánh, tƣơng đối giống nhau. Sự giống nhau đó đƣợc thể hiện ở chỗ là cả hai đều cho rằng công tác lƣu trữ bao gồm hai phƣơng diện có liên quan đến tài liệu lƣu trữ: Phƣơng diện quản lý nhà nƣớc và phƣơng diện các công việc (hoạt động) thuần túy nghiệp vụ lƣu trữ. Trong hai định nghĩa còn lại, khi giải thích về khái niệm công tác lƣu trữ, xét về nội dung phản ánh, mỗi định nghĩa thiên về một phƣơng diện khác nhau. Cụ thể, định nghĩa 03 là định nghĩa thiên về phƣơng diện quản lý và định nghĩa 04 lại thiên về phƣơng diện hoạt động 14
nghiệp vụ. Cả 04 định nghĩa đều không đề cập đến sự quản lý nhà nƣớc cũng nhƣ sự tiến hành các công việc nghiệp vụ liên quan đến tài liệu lƣu trữ đƣợc hình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình và dòng họ. Trên đây là sự phân tích, so sánh và nhận xét về bốn định nghĩa cơ bản đƣợc chính thức công bố ở Việt Nam trƣớc đây và hiện nay. Vậy ở nƣớc ngoài, trƣớc hết là ở Liên xô trƣớc đây và Liên bang Nga hiện nay, khái niệm “công tác lƣu trữ” đƣợc hiểu chính thức nhƣ thế nào? Dƣới đây là 04 định nghĩa về khái niệm “công tác lƣu trữ” ở Liên xô trƣớc đây, Liên bang Nga hiện nay và sự phân tích, so sánh cũng nhƣ sự nhận xét của chúng tôi về các định nghĩa đó. Bốn định nghĩa mà chúng tôi nêu ở đây đƣợc lựa chọn dựa vào tính công bố chính thức của chúng. Bởi lẽ cả bốn định nghĩa này đƣợc chính thức đƣa vào giáo trình giảng dậy bậc đại học về chuyên ngành lƣu trữ học hoặc đƣợc qui định trong văn bản qui phạm pháp luật của Chính phủ Liên bang Nga. * Định nghĩa thứ năm (ĐN 05) –Theo Từ điển thuật ngữ lƣu trữ các nƣớc xã hội chủ nghĩa. M. 1982, tr.19, thuật ngữ thứ 19, tiếng Nga -Công tác lƣu trữ: “Ngành hoạt động của xã hội (nhà nước), bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn của việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ”. Phân tích định nghĩa này cho thấy: - Công tác lƣu trữ là một ngành hoạt động mang tính xã hội, song ở thời kỳ xã hội còn tồn tại nhà nƣớc thì hoạt động này là hoạt động của Nhà nƣớc (có tính chất công quyền). Nghĩa là ngành hoạt có tính chất nhà nƣớc đồng thời có tính xã hội, nhƣng không phải là hoạt động của cá nhân. - Hoạt động đó có các mặt: chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn ( 04 mặt). - Hoạt động nêu trên là hoạt động có liên quan đến hai loại công việc: bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. * Định nghĩa thứ sáu (ĐN 06)-Theo giáo trình Lý luận và Thực tiễn công tác lƣu trữ ở Liên xô, M.1980-cuốn giáo trình đƣợc tham khảo, sử dụng phổ biến ở nƣớc ta từ những năm 80 của thế kỷ XX đến hiện nay, công tác lƣu trữ đƣợc định nghĩa là: “Một ngành hoạt động nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp luật và thực tiễn trong tổ chức tài liệu lưu trữ và công việc của các tổ chức lưu trữ” ( trg.04). Phân tích định nghĩa này cho thấy: - Công tác lƣu trữ là một ngành hoạt động mang tính nhà nƣớc (có tính chất công quyền), nghĩa là ngành hoạt không bao gồm toàn xã hội, không phải là hoạt động của cá nhân. - Hoạt động đó có các (04) mặt hoạt động nhƣ: chính trị; khoa học; pháp luật; thực tiễn. 15
- Hoạt động nêu trên là hoạt động có liên quan đến tổ chức tài liệu lƣu trữ và công việc của chính các tổ chức lƣu trữ. Trên đây là hai định nghĩa đƣợc sử dụng chính thức và phổ biến trong thời kỳ xô viết và đƣợc áp dụng vào lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ ở Việt Nam. So sánh hai định nghĩa này, xét về nội dung phản ánh, cơ bản có sự giống nhau. Sự khác nhau giữa hai định nghĩa chỉ ở phạm vi chủ thể hoạt động. Ở định nghĩa 05 chủ thể hoạt động có phạm vi rộng hơn –không nêu cụ thể về chủ thể nào. Ngƣợc lại, ở định nghĩa 06 nêu cụ thể về chủ thể đó là các tổ chức lƣu trữ. Cả hai định nghĩa đều nhấn mạnh tới mặt pháp luật –một trong những nội dung của phƣơng diện quản lý nhà nƣớc đối với hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ. Nói một cách khác, hai định nghĩa này đều khẳng định nội hàm của công tác lƣu trữ bao gồm cả hai phƣơng diện liên quan đến tài liệu lƣu trữ: quản lý và hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ. * Định nghĩa thứ bảy –(ĐN 07)- Theo khoản 01 điều 3 của Luật Liên bang Nga số 125-f3 về “ Công tác lƣu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2004 và định nghĩa thứ tám (ĐN 08) trong giáo trình -Lƣu trữ học –Lý luận và phƣơng pháp xuất bản tại Matxcơva 2012 (tr.21) do E.M. Burova và các tác giả khác biên soạn, cùng có chung định nghĩa về khái niệm “Công tác lƣu trữ ở Liên bang Nga: “là hoạt động của các cơ quan nhà nước, cơ quan tự quản địa phương, các tổ chức và các công dân trong lĩnh vực tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ Liên bang và các tài liệu lưu trữ khác ”. Định nghĩa này nêu rõ: - Công tác lƣu trữ là hoạt động không chỉ của các tổ chức lƣu trữ mà còn bao gồm cả hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nƣớc từ trung ƣơng đến địa phƣơng và cả hoạt động của các công dân. - Lĩnh vực hoạt động của các tổ chức và công dân nêu trên bao gồm 04 công việc: Tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng không chỉ tài liệu của Phông lƣu trữ Liên bang Nga mà còn cả các tài liệu lƣu trữ khác. Nhƣ vậy cho đến nay, khái niệm về công tác lƣu trữ ở Liên bang Nga có nội hàm rộng hơn so với cách định nghĩa trƣớc đây. Nó cụ thể hóa về phạm vi chủ thể, các công việc và đối tƣợng của hoạt động lƣu trữ. Cụ thể là, về phạm vi chủ thể, nếu trƣớc đây là ngành hoạt có tính chất nhà nƣớc mà không bao gồm toàn xã hội, không phải là hoạt động của cá nhân thì hiện nay bao gồm không chỉ cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức mà còn cả các công dân- Cũng có nghĩa là, trƣớc đây chỉ qui định trách nhiệm hoạt động lƣu trữ là trách nhiệm của các tổ chức lƣu trữ mà chƣa nêu rõ về trách nhiệm của cơ quan quản lý về lƣu trữ và của công dân. Về hoạt động, gồm 04 công việc nhƣ: tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng. Về đối tƣợng hoạt động không nêu chung chung là tài liệu lƣu trữ mà nêu cụ thể là tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Liên bang Nga và các tài liệu lƣu trữ khác, nghĩa là kể cả tài liệu không thuộc Phông lƣu trữ Liên bang Nga. Ở đây tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Liên bang Nga đƣợc qui định trong luật 16
nêu trên là: “Tài liệu lƣu trữ đã đƣợc xác định giá trị, thuộc diện thống kê nhà nƣớc và bảo quản vĩnh viễn” (Điều 3 khoản 9 của Luật nêu trên). Ở các nƣớc phƣơng Tây, theo khả năng tiếp cận của chúng tôi, có một thuật ngữ đƣợc coi là gần đồng nghĩa với thuật ngữ công tác lƣu trữ. Đó là thuật ngữ “Archive(s) administration”. Thuật ngữ này đƣợc Hội đồng lƣu trữ quốc tế chính thức đƣa vào Từ điển “Thuật ngữ lƣu trữ ”, xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp, (K.G. Saur. Munchen-NewYork-London-Paris 1988, trg.20, thuật ngữ 32). Thuật ngữ này đƣợc giải thích theo hai nghĩa nhƣ sau: - The theoretical and practical study of policies, procedures and problems relating to archival functions.- Các nghiên cứu lý luận và thực tiễn về các chính sách, thủ tục và các vấn đề liên quan đến các chức năng lƣu trữ. - The direction and management of archives (archives đƣợc hiểu theo nghĩa thứ 2- các cơ quan, tổ chức lƣu trữ) -Chỉ đạo và quản lý các tổ chức lƣu trữ. Phân tích và so sánh hai cách định nghĩa về thuật ngữ này cho thấy: định nghĩa thứ hai có nội hàm gần tƣơng đồng với phƣơng diện quản lý trong nội hàm của thuật ngữ “công tác lƣu trữ ”. Bởi lẽ, nó đề cập đến một nội hàm thể hiện phƣơng diện hoạt động quản lý –một trong hai phƣơng diện thuộc nội hàm của thuật ngữ “công tác lƣu trữ ”-một thuật ngữ đã đƣợc phân tích ở trên. Tổng kết sự phân tích các định nghĩa nêu trên, xét theo xu hƣớng hội nhập quốc tế cũng nhƣ theo tinh thần đổi mới đƣợc đề ra trong Luật Lƣu trữ của nƣớc ta (trong Luật Lƣu trữ ở nƣớc ta, Nhà nƣớc công nhận quyền sở hữu về tài liệu lƣu trữ, bao gồm quyền sở hữu tƣ nhân về tài liệu lƣu trữ và qui định phải lựa chọn để bảo quản nhà nƣớc tài liệu không chỉ đƣợc sản sinh trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức mà cả tài liệu đƣợc sản sinh trong hoạt động của các cá nhân), có thể đƣa ra định nghĩa chung về khái niệm công tác lƣu trữ ở Việt Nam nhƣ sau: Công tác lƣu trữ (CTLT) là hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị -xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân và các cá nhân trong quản lý và thực hiện các công việc liên quan tới thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu lƣu trữ. Với định nghĩa nêu trên, nội hàm của khái niệm “công tác lƣu trữ” bao gồm hai phƣơng diện: Phƣơng diện quản lý nhà nƣớc với các việc cơ bản nhƣ: biên soạn, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hƣớng dẫn thi hành các văn bản qui phạm pháp luật; tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra, thanh tra, thực hiện tổng kết, thi đua- khen thƣởng trong việc thực hiện các văn bản đó; tổ chức nghiên cứu khoa học- công nghệ và hợp tác quốc tế trong lƣu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lƣu trữ và Phƣơng diện hoạt động nghiệp vụ với các công việc cơ bản nhƣ: thu thập và xác định giá trị tài liệu lƣu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lƣu; thống kê nhà nƣớc tài liệu lƣu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. 17
1.1.2.2. Nội dung công tác lƣu trữ Theo định nghĩa nêu trên (xét về lý luận), nội dung công tác lƣu trữ gồm có: Phƣơng diện quản lý nhà nƣớc nhƣ: ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hƣớng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra, thanh tra, thi đua-khen thƣởng trong việc thực hiện các quy định của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học- công nghệ và hợp tác quốc tế trong lƣu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lƣu trữ và Phƣơng diện hoạt động nghiệp vụ với các công việc cơ bản nhƣ: thu thập và xác định giá trị tài liệu lƣu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ; bảo quản, bảo vệ tài liệu lƣu; thống kê nhà nƣớc tài liệu lƣu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. 1.1.2.3. Khái niệm và nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ Trên cơ sở kết quả phân phân tích nêu trên về hai khái niệm cơ bản – khái niệm quản lý hành chính nhà nƣớc và khái niệm về công tác lƣu trữ, chúng ta có thể đƣa ra định nghĩa về khái niệm quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ ở nƣớc ta nhƣ sau: Quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ là hoạt động của hệ thống các cơ quan nhà nƣớc và các tổ chức chính trị -xã hội trong việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hƣớng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật; tổ chức hƣớng dẫn, kiểm tra, thanh tra, thi đua-khen thƣởng trong việc thực hiện các quy định của Nhà nƣớc về công tác lƣu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học-công nghệ và hợp tác quốc tế trong lƣu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lƣu trữ. Kết quả phân tích trên đây là một trong những nội dung căn bản tạo nên cơ sở lý luận để giải quyết những vấn đề đặt ra khi bàn về quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ ở Bộ Công Thƣơng nói riêng và những bộ đa ngành, đa lĩnh vực nói chung. Cơ sở lý luận đó chỉ có thể áp dụng vào thực tiễn thông qua những qui định pháp luật. Dƣới đây chúng ta bàn về cơ sở pháp luật đó. 1.2. Nội dung, yêu cầu, biện pháp quản lý nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ của các cơ quan cấp bộ 1.2.1. Những văn bản qui phạm pháp luật quy định thẩm quyền chung đối với cơ quan cấp bộ Để giải quyết các vấn đề đặt ra trong luận văn này, không thể không căn cứ vào các qui định quy phạm pháp luật chung. Trong số các qui định đó, trƣớc hết cần kể đến các qui định đƣợc nêu trong các văn bản cơ bản sau đây: 1/ Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001; 2/ Luật Lƣu trữ năm 2011; 3/ Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ, cơ quan ngang bộ; 18
4/ Nghị định số 95/2013/NĐ-CP ngày 12 tháng 11 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công Thƣơng; 5/ Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ. Từ những qui định chung về thẩm quyền đƣợc giao về phạm vi trong hoạt động quản lý, trong đó cụ thể nhất là Nghị định số 99/2012/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2012 của Chính phủ quy định rõ quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của Bộ trong việc quản lý ngành lĩnh vực đƣợc Chính phủ giao. Tất cả những qui định đó khẳng định rõ trách nhiệm của Bộ đối với ngành, lĩnh vực mà mình quản lý. Công tác lƣu trữ là một lĩnh vực không thể tách rời trong hoạt động của mỗi ngành lĩnh vực của từng bộ, ngành. Do đó, quản lý tốt công tác lƣu trữ của ngành Công Thƣơng cũng góp phần rất quan trọng cho sự phát triển của lƣu trữ ngành Công Thƣơng nói riêng và ngành Lƣu trữ Việt Nam nói chung. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đó của các bộ về công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ đƣợc quy định dựa trên những cơ sở pháp luật chuyên ngành văn thƣ lƣu trữ. 1.2.2. Những văn bản qui phạm pháp luật chuyên ngành lƣu trữ đối với cơ quan cấp bộ Quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong việc giúp cho công tác lƣu trữ đƣợc thực hiện thống nhất trong một ngành, lĩnh vực nhất định cũng nhƣ trong phạm vi cả nƣớc. Vì vậy, công tác này từ lâu đã đƣợc Nhà nƣớc ta quan tâm mà dẫn chứng cụ thể nhất là việc thành lập Cục Lƣu trữ (nay là Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc) vào năm 1962 để quản lý thống nhất công tác lƣu trữ trong phạm vi cả nƣớc. Sau khi Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc đƣợc thành lập, năm 1982 Nhà nƣớc ta ban hành Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lƣu trữ quốc gia, tiếp đến là Pháp lệnh Lƣu trữ quốc gia, năm 2001 và đặc biệt là Luật Lƣu trữ đƣợc Quốc hội khoa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Có thể nói, Luật Lƣu trữ ra đời đánh dấu một mốc phát triển mới cho công tác lƣu trữ của Việt Nam. Ở đây cần phải phân tích sâu thêm rằng Luật này đã có một chƣơng riêng (Chƣơng VI) để qui định về trách nhiệm quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ. Trong đó trƣớc hết phải chú ý đến Điều 38 của chƣơng VI này. Điều 38 đã có 05 khoản quy định cụ thể về trách nhiệm quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ. Đó lá các khoản: 1. Chính phủ thống nhất quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ. 2. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trƣớc Chính phủ thực hiện quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ và quản lý tài liệu Phông lƣu trữ Nhà nƣớc Việt Nam. 3. Cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam thực hiện quản lý tài liệu Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. 4. Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ƣơng của tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lƣu trữ. 19