Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ tài chính

Chia sẻ: ViLijen ViLijen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:117

Thêm vào BST

Báo xấu

73
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn Thạc sĩ Quản lý công "Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ tài chính" trình bày các nội dung chính sau: Cơ sở lý luận về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan; Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính; Phương hướng, giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ tài chính

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA CAO THỊ THUẬN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, 2020
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA CAO THỊ THUẬN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. VĂN TẤT THU HÀ NỘI, 2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các tư liệu được sử dụng trong luận văn là trung thực, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Văn Tất Thu. Các kết quả nghiên cứu chưa được công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình./. Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2020 Tác giả Luận văn Cao Thị Thuận
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện đề tài: “Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ tài chính”, tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ, tạo điều kiện của Ban Giám đốc Học viện, các thầy, cô giáo đã giảng tại lớp Cao học - Học viện Hành chính Quốc gia. Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự giúp đỡ đó. Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Văn Tất Thu đã dành nhiều thời gian tâm huyết, trực tiếp hướng dẫn tận tình, chỉ bảo và tạo điều kiện thuận lợi để học viên hoàn thành luận văn này. Tác giả xin cảm ơn lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo phòng Hành chính - Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế cùng các cán bộ, công chức của các Vụ, đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Thuế đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tác giả thu thập những tài liệu cần thiết, cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp và gia đình đã động viên, khích lệ, giúp đỡ trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành luận văn. Mặc dù cố gắng để thực hiện luận văn, song do kiến thức và kinh nghiệm làm việc còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy, cô để luận văn được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn./. Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2020 Tác giả Cao Thị Thuận
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ ............................................................................. 9 1.1. Các khái niệm liên quan ............................................................................ 9 1.1.1. Khái niệm về cơ quan ............................................................................. 9 1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư ............................................................. 10 1.1.3. Khái niệm hồ sơ ................................................................................... 10 1.1.4. Khái niệm về công tác quản lý hồ sơ ................................................... 11 1.2. Vị trí, ý nghĩa đặc điểm công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan ................... 12 1.2.1. Vị trí, ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ ............................................ 12 1.2.2. Đặc điểm công tác quản lý hồ sơ ......................................................... 15 1.3. Nguyên tắc yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan ........................... 16 1.4. Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu ........................................................ 18 1.4.1. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm ................................. 19 1.4.2. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức .................................................................................................. 19 1.4.3. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của cá nhân trong cơ quan, tổ chức ................................................................................................................ 19 1.5. Nhiệm vụ của công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan, cần tập trung nêu các nội dung sau: .................................................................................................. 22 1.5.1. Xây dựng danh mục hồ sơ .................................................................... 22 1.5.2. Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ..................................... 26 1.5.3. Quản lý hồ sơ tài liệu thông kê, hệ thống hóa hồ sơ cơ quan .............. 30 1.5.4. Quản lý, bảo quản hồ sơ của cơ quan .................................................. 32 1.5.5. Tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục đích khác nhau của cơ quan. ............................................................................................................... 34
1.6. Tổ chức bộ máy biên chế làm công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan ......... 35 1.7. Các yếu tố ảnh hưởng về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan ................. 36 1.7.1. Yếu tố ảnh hưởng đến chuyên môn nghiệp vụ .................................... 36 1.7.2. Yếu tố ảnh hưởng môi trường và điều kiện làm việc đến công tác quản lý hồ sơ tài liệu ............................................................................................... 37 1.7.3. Yếu tố tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công tác quản lý hồ sơ cơ quan ................................................................................................................ 38 Tiểu kết Chương 1 .......................................................................................... 39 Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH .............................................. 40 2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính tác động đến công tác quản lý hồ sơ ............................................................................. 40 2.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành Tổng cục Thuế ................................... 40 2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ......................................................................... 43 2.1.3. Bộ phân chuyên trách quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ............................................................................................................... 46 2.2. Thực trạng các quy định pháp lý về công tác quản lý hồ sơ và chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế .................................................... 49 2.2.1. Thực trạng công tác chỉ đạo quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế .......... 49 2.2.2. Các quy định quản lý và sử dụng con dấu ........................................... 58 2.2.3. Quy định quản lý lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ...................................... 58 2.2.4. Thực trạng các quy định tổ chức và chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ lưu trữ của Tổng cục Thuế ................................................................................... 61 2.3. Thực trạng thực hiện các nhiệm vụ công tác quản lý hồ sơ .................... 63 2.3.1. Thực trạng xây dựng danh mục hồ sơ .................................................. 63 2.3.2. Thực trạng lập và nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan .................................. 74 2.3.3. Thực trạng quản lý bảo quản hồ sơ ...................................................... 77 2.3.4. Thực trạng tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục đích khác nhau ............ 79 2.4. Đánh giá về thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ............................................................................................................... 81 1
2.4.1. Những kết quả đạt được ....................................................................... 81 2.4.2. Những hạn chế bất cập và nguyên nhân của những hạn chế bất cập ... 83 Tiểu kết Chương 2 .......................................................................................... 87 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI TỔNG CỤC THUẾ BỘ TÀI CHÍNH .................... 88 3.1. Phương hướng hoàn thiện về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cuc Thuế, Bộ Tài chính ......................................................................................... 88 3.1.1. Phát huy vai trò đóng góp của công tác quản lý hồ sơ dữ liêu thông tin .................................................................................................................... 88 3.1.2. Khắc phục triệt để các hạn chế bất cập về công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ......................................................................... 89 3.1.3. Đưa quản lý số vào công tác quản lý hồ sơ ......................................... 90 3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ .................................... 92 3.2.1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức công tác quản lý hồ sơ cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính .................................................................................. 92 3.2.2. Sửa đổi bổ sung hoàn thiện các quy định pháp lý về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ................................................. 93 3.2.3. Hoàn thiện tổ chức biên chế làm công tác quản lý hồ sơ .................... 94 3.2.4. Nâng cao chất lượng thực hiện các nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ 95 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ ................. 96 3.2.6. Tăng cường đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ .......................................................... 98 3.3. Một số kiến nghị ...................................................................................... 99 3.3.1. Kiến nghị với Bộ Nội vụ ...................................................................... 99 3.3.2. Kiến nghị với Bộ Tài chính ................................................................ 100 Tiểu kết Chương 3 ........................................................................................ 102 KẾT LUẬN .................................................................................................. 103 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 106 2
DANH MỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Văn phòng ............................................................. 48 Bảng 2.1 Phân loại mã số văn bản đến ......................................................... 55 Bảng 2.2 Mẫu danh mục hồ sơ ....................................................................... 60 Bảng 2.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Tổng cục Thuế ................................ 66 Bảng 2.4 Số lượng văn bản đến từ năm 2015 đến năm 2019 ....................... 68 Bảng 2.6: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Tổng cục Thuế .................................. 70 Bảng 2.7 Sổ gửi văn bản đi bưu điện ............................................................ 71 Bảng 2.5 Số lượng văn bản đi từ năm 2015 đến năm 2019 .......................... 73 Bảng 2.6 Số liệu chỉnh lý từng năm (từ năm 2015-2019) ............................. 75 Bảng 2. 7 Số lượng quản lý tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý từ năm (2015- 2019) ............................................................................................................... 76 Bảng 2.8 Số lượt người đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ từ năm (2015 - 2019) ............................................................................................................... 80
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong nền kinh tế thị trường thuế là một trong những công cụ hữu hiệu để nhà nước thực hiện chức năng quản lý, điều tiết thị trường thúc đẩy và tăng cường sức cạnh tranh của nền kinh tế đất nước. Thuế ra đời tồn tại và phát triển cùng nhà nước, thuế được nhà nước sử dụng như một công cụ quan trọng nhằm huy động nguồn thu cho ngân sách nhà nước để thực hiện các chức năng kinh tế xã hội của mình. Ngành thuế là một ngành quản lý có vị trí quan trọng trong hệ thống các cơ quan quản lý, hoạch định chính sách tài chính, thuế của đất nước. Một hệ thống chính sách thuế đúng đắn sẽ góp phần thúc đẩy kích thích phát triển sản xuất, kinh doanh, đẩy mạnh xuất khẩu hướng dẫn tiêu dùng, đảm bảo bình đẳng, công bằng xã hội đồng thời đảm bảo hội nhập và phù hợp với thông lệ quốc tế. Tổng cục Thuế là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản thu nội địa trong phạm vi cả nước, bao gồm: thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế); tổ chức quản lý thuế theo quy định của pháp luật. Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ (được gọi chung là công tác văn thư, lưu trữ) đã trở thành thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, công chức của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác quản lý hồ sơ là hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo quản lý, điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác quản lý hồ sơ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác quản lý hồ sơ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ 1
quan, tổ chức và phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc, đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản. Đặc biệt, thực hiện tốt Công tác quản lý hồ sơ cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu là lưu trữ hiện hành. Khi làm tốt công tác văn thư, mọi việc của cơ quan đều được văn bản hóa; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào cơ quan đúng quy định tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: Phân loại; xác định giá trị; thống kê; bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. Cùng với sự phát triển đó là sự hình thành nên khối văn bản, tài liệu phong phú. Để hoàn thành nhiệm vụ quản lý nhà nước của mình, một trong những hoạt động quan trọng là đẩy mạnh, tăng cường hơn nữa về công tác quản lý hồ sơ nhằm quản lý và khai thác hiệu quả khối tài liệu của ngành Thuế. Thực hiện các quy định của pháp luật, thời gian qua công tác quản lý hồ sơ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương và trong toàn ngành Thuế đã được lãnh đạo cơ quan các cấp quan tâm nên việc tổ chức thực hiện dần đi vào nề nếp và đạt được một số kết quả nhất định, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của mỗi cơ quan. Tuy nhiên, qua việc tìm hiểu thực tế công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính cho thấy: Việc quản lý và hoạt động quản lý hồ sơ tại 2
các Vụ, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức, quản lý văn bản đến chưa được chặt chẽ. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc làm chưa tốt, tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ tài liệu chưa được phân loại sắp xếp theo đúng quy định. Tình hình đó đã làm cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng kịp thời cho yêu cầu công việc. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác tài liệu chưa được đầy đủ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn bất cập so với thực tế. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên có thể có nhiều, nhưng nguyên nhân cơ bản là do thủ trưởng cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý hồ sơ; đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ còn thiếu và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ; chế độ báo cáo còn chậm; nội dung báo cáo còn sơ sài, chưa báo cáo đúng tình hình của đơn vị. Nghiên cứu tình hình, thực trạng về công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính nhằm đánh giá, khẳng định được những tích cực, những kết quả đạt được, nắm bắt được những hạn chế, tìm ra những nguyên nhân và đề ra được giải pháp, kiến nghị là một việc làm hết sức cần thiết nhằm phát huy tác dụng của công tác quản lý hồ sơ trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Với tinh thần như trên, em đã chọn đề tài: “Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ tài chính”, để nghiên cứu và viết luận văn tốt nghiệp trong chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc gia. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp về công tác công tác quản lý hồ sơ tại các cơ quan Nhà nước nói chung và cơ 3
quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính nói riêng đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau. Đến nay đã có nhiều cuốn sách, giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác quản lý hồ sơ tại quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính được công bố, hay một số sách chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã được xuất bản như cuốn: - Giáo trình do Tác giả Nguyễn Đăng Dung, Tác giả Nguyễn Hoàng Anh, Tác giả Võ Trí Hảo (đồng chủ biên) (2014), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội. Cuốn giáo trình viết về kỹ năng hiểu biết về pháp luật, văn bản: Phải xử lý, soạn thảo văn bản để trực tiếp hoặc tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để giải quyết công việc. Vì vậy, văn bản và cách thức soạn thảo văn bản rất quan trọng trong đời sống xã hội. - Cuốn sách do Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng - Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh và Tác giả Hà Quang Thanh - Học viện Hành chính Quốc gia tuyển chọn và hệ thống hóa (2006), Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội. Cuốn sách tuyển chọn kịp thời 21 văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và một số Bộ, ngành ở Trung ương ban hành trong khoảng thời gian từ năm 2001 đến năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. - Giáo trình của Học viện Hành chính Quốc gia (1997), Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, Nxb Giáo dục, Hà Nội. Cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và những hiểu biết về công tác văn thư trong cơ quan nhà nước; - Tác giả Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn hóa Thông tin, Hà Nội. Cuốn sách trình bày những nội dung, những bước cơ 4
bản trong công tác văn thư, lưu trữ có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ; - Tác giả Lưu Kiếm Thanh(1999), Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy, Nxb Thống kê, Hà Nội. Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một cách đầy đủ, cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy; Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành chính công, Hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ: - Tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Nguyễn Thanh Hà đã đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam; - Tác giả Tạ Thu Hương (2015),Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Tạ Thu Hương đã đánh giá được thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, đồng thời đã đề ra được các giải pháp để hoàn thiện tốt hơn công tác quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ đối với ngành Thuế Vĩnh Phúc. - Tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên (2010) ”Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ ngành Thuế thành phố Hồ Chí Minh”. Luận văn thạc sĩ Quản lý nhà nước chuyên ngành Hành chính công - TP Hồ Chí Minh - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên đã đánh giá được thực trạng về công tác lưu trữ tại ngành Thuế thành phố Hồ Chí Mình, đồng thời cũng đề ra các giải pháp để hoàn thiện tốt hơn đối với công tác quản lý hồ sơ về công tác lưu trữ trong ngành Thuế. 5
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư, lưu trữ và công tác quản lý hồ sơ ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học cho mình. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay chưa một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về công tác quản lý hồ sơ. Bằng những kiến thức đã học được trong chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính trong thời gian qua và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện cho công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính tốt hơn trong thời gian tới. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu những vấn đề lý luận về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan để có cơ sở khoa học đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Căn cứ vào mục đích nghiên cứu của đề tài luận văn, tập trung giải quyết nhiệm vụ sau: a, Nghiên cứu hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan. b, Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính. c, Đề xuất những phương phương, giải pháp hoàn thiện về công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính. 6
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính 4.2. Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian: Cơ quan Tổng cục Thuế - Phạm vi thời gian: 5 năm từ năm (2015 - 2019) 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn 5.1. Phương pháp luận Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh để nhìn nhận, phân tích, đánh giá về các vấn đề nghiên cứu; chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác quản lý hồ sơ và xây dựng đội ngũ cán bộ trong trong giai đoạn mới; nghiên cứu trên quan điểm khách quan, toàn diện, lịch sử cụ thể trong toàn sự vận động chung của xã hội. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Trên cơ sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa có chọn lọc các công trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng các phương pháp như: khảo sát, thu thập, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích thực trạng công tác quản lý hồ sơ, khái quát những vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm tại Văn phòng Tổng cục Thuế Bộ Tài chính. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Về lý luận: Các kết quả, kết luận, kiến nghị đề xuất rút ra việc nghiên cứu đề tài luận văn có giá trị và có ý nghĩa góp phần bổ sung hoàn thiện những vấn đề lý luận về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan nói chung, tại cơ quan Tổng cục Thuế nói riêng. Về thực tiễn: kiến nghị đề xuất phương hướng và các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan có giá trị và ý nghĩa thực tiễn thiết 7
thực góp phần hoàn thiện nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính. Ngoài ra luận văn có thể là tài liệu tham khảo phục vụ nghiên cứu, giảng dạy ở các cơ giáo dục đào tạo đại học, sau đại học chuyên ngành quản lý công. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài mục lục, danh mục các bảng, biểu, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương: Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan. Chương 2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính. Chương 3 Phương hướng, giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính. 8
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ 1.1. Các khái niệm liên quan 1.1.1. Khái niệm về cơ quan Cơ quan quản lý nhà nước là cơ quan nhà nước hoạt động có tính chuyên nghiệp, có chức năng điều hành xã hội trên cơ sở. Các cơ quan quản lý nhà nước ở nước ta thuộc hê thống cơ quan hành chính nhà nước, bao gồm Chính phủ; các bộ, cơ quan ngang bộ: Uỷ ban nhân dân các cấp, từ cấp tỉnh đến cấp xã. Căn cứ vào chức năng quản lý, có thể phân chia thành các cơ quan quản lý nhà nước theo ngành, lĩnh vực và cơ quan quản lý nhà nước theo lãnh thổ. Theo đó, Chính phủ và các Bộ, các Cơ quan ngang bộ được gọi là cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương, Uỷ ban nhân dân các cấp được gọi là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương. Căn cứ vào chức năng quản lý thì Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp được gọi là cơ quan quản lý nhà nước theo lãnh thổ; các Bộ, cơ quan ngang bộ được gọi là cơ quan quản lý nhà nước theo ngành hoặc theo lĩnh vực. Ở Việt Nam, Chính phủ là cơ quan quản lý nhà nước cao nhất, có chức năng thống nhất quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh và đối ngoại của Nhà nước. Uỷ ban nhân dân các cấp có chức năng quản lý nhà nước trên phạm vi lãnh thổ địa phương, tổ chức điều hành việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh và đối ngoại của địa phương trên cơ sở chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp. Tuỳ thuộc vào vị trí của mình, từng cơ quan trong hệ thống cơ quan quản lý nhà nước được pháp luật giao những quyền hạn nhất định để thực hiện chức năng thay mặt nhà nước điều hành xã hội trên phạm vi lãnh thổ, 9
ngành hoặc lĩnh vực theo thẩm quyền do luật định. Các quyền hạn và nhiệm vụ cơ bản của các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước là: ban hành văn bản quy phạm pháp luật trong phạm vi thẩm quyền do luật định; tổ chức, hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ trên các lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý, thanh tra, kiểm tra công tác của cấp dưới; xử phạt hành chính theo thẩm quyền quản lý... Như vậy khái niệm cơ quan là: Cơ quan Nhà nước là bộ phận cấu thành của bộ máy Nhà nước, là tổ chức (cá nhân) mang quyền lực Nhà nước được thành lập và có thẩm quyền theo quy định của Pháp luật nhằm thực hiện nhiệm vụ và chức năng của Nhà nước. 1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức” [31]. Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước. 1.1.3. Khái niệm hồ sơ Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 10
Khái niệm hồ sơ được quy định cụ thể hơn trong Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân. Hồ sơ như đã nêu ở trên là một tập hợp, văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức cá nhân. Dưới góc độ của khoa học quản lý và khoa học thông tin văn bản, tài liệu là vật mang tin, là sản phẩm, là công cụ hình thành trong hoạt động quản lý, quản trị của cơ quan, tổ chức, cá nhân, thì hồ sơ có thể hiểu, có thể quan niệm là dữ liệu thông tin hình thành trong hoạt động quản lý, quản trị của cơ quan, Tổ chức và cá nhân. Như vậy, thực chất công tác quản lý hồ sơ là quản lý bảo quản, lưu trữ các dữ liệu thông tin hình thành trong hoạt động quản lý, quản trị của cơ quan, Tổ chức, cá nhân phục vụ cho các mục đích khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác quản lý hồ sơ là lĩnh vực hoạt động quan trọng trong quản lý, quản trị của các cơ quan, tổ chức. Nó cung cấp các dữ liệu thông tin để giải quyết các nhiệm vụ trong quản lý, quản trị của cơ quan, tổ chức. 1.1.4. Khái niệm về công tác quản lý hồ sơ Quản lý hồ sơ bao gồm các nguyên tắc về xây dựng, quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu trong cơ quan; thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu quản lý hồ sơ tài liệu; chế độ quản lý hồ sơ; trách nhiệm của các cơ quan, phòng ban, đơn vị và cá nhân trong cơ quan; chế độ báo cáo và tập huấn nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên. Nhằm giúp cho quá trình lưu trữ hồ sơ tại cơ quan được tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. 11
Công tác quản lý hồ sơ là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, quản lý, bảo quan hồ sơ; cơ cấu sử dụng hồ sơ của cơ quan, đơn vị, tổ chức (gọi chung là cơ quan) và cá nhân theo quy định của Pháp luật. Như vậy, công tác quản lý hồ sơ là lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức bao gồm các nhiệm vụ: xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, quản lý, bảo quản hồ sơ, tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục địch khác nhau của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật. Nói cách khác Công tác quản lý hồ sơ là một lĩnh vực hoạt động của Bộ máy quản lý bao gồm các nhiệm vụ: Xây dựng danh mục hồ sơ, lập, nộp lưu hồ sơ và lưu trữ cơ quan, tổ chức theo quy định của Pháp luật. Nói cách khác công tác quản lý hồ sơ là một lĩnh vực hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm những nhiệm vụ xây dựng danh mục hồ sơ, lập, nộp lưu hồ sơ tài liệu ở cơ quan, tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục đích khác nhau của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật. 1.2. Vị trí, ý nghĩa đặc điểm công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan 1.2.1. Vị trí, ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ 1.2.1.1. Vị trí của công tác quản lý hồ sơ Công tác quản lý hồ sơ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác Văn phòng. 12