Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:104

Thêm vào BST

Báo xấu

101
lượt xem 27
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội" được hoàn thành với mục tiêu nhằm nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan ĐHQGHN, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan ĐHQGHN.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LƢƠNG THỊ HẢI YẾN CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2023
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LƢƠNG THỊ HẢI YẾN CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS. NGUYỄN VĂN HẬU HÀ NỘI - NĂM 2023
i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn “Công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội” là công trình nghiên cứu nghiêm túc của chính bản thân, với sự hƣớng dẫn khoa học của PGS. TS. Nguyễn Văn Hậu. Các trích dẫn, số liệu nêu trong bài là hoàn toàn trung thực qua khảo sát và thực tế tại nơi nghiên cứu, có nguồn gốc rõ ràng và đã đƣợc chú thích đầy đủ. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này./. Hà Nội, ngày tháng năm 2023 Tác giả luận văn Lƣơng Thị Hải Yến
ii LỜI CẢM ƠN Qua thời gian đƣợc học tập Học viện Hành chính Quốc gia, tôi đã tiếp thu và lĩnh hội đƣợc rất nhiều kiến thức quý báu để hoàn thành luận văn thạc sĩ. Trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện luận văn thạc sĩ, tôi luôn nhận đƣợc sự tạo điều kiện, hƣớng dẫn, chỉ bảo của các Thầy, Cô Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính và Ban Quản lý đào tạo Sau Đại học. Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến PGS.TS. Nguyễn Văn Hậu, ngƣời Thầy tận tâm, dành nhiều thời gian định hƣớng và hƣớng dẫn cho tôi thực hiện Luận văn này. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội, Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội, Phòng Hành chính - Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội và cán bộ Phòng Hành chính của một số đơn vị thành viên, trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội đã giúp đỡ, hỗ trợ tôi trong quá trình thu thập tài liệu cần thiết. Mặc dù bản thân đã rất nỗ lực, cố gắng nghiên cứu, thực hiện Luận văn, song do trình độ còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi kính mong nhận đƣợc sự thông cảm, chỉ dẫn, giúp đỡ và góp ý của các quý thầy, cô để Luận văn đƣợc hoàn thiện hơn. Những ý kiến đóng góp đó sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế, qua đó tôi có thêm những kinh nghiệm, những kiến thức hữu ích trên con đƣờng theo đuổi sự nghiệp của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn./. Hà Nội, ngày tháng năm 2023 Tác giả luận văn Lƣơng Thị Hải Yến
iii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ ĐHQGHN Đại học Quốc gia Hà Nội KHCN Khoa học công nghệ UBND Ủy ban nhân dân
iv DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức Đại học Quốc gia Hà Nội Phụ lục 2: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đi tại Cơ quan ĐHQGHN Phụ lục 3: hình ảnh hệ thống quản lý văn bản và điều hành của ĐHQGHN Phụ lục 4: Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến Phụ lục 5: Hình ảnh tủ công văn chứa văn bản của Cơ quan ĐHQGHN chuyển đến các đơn vị Phụ lục 6: Hình ảnh Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của ĐHQGHN Phụ lục 7: Hình ảnh Phát hành văn bản đi trong ĐHQGHN qua hệ thống VNU e-office
v MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. i LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... ii DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ....................................................................... iii MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu ........................................................ 1 2. Tình hình nghiên cứu của đề tài ................................................................. 4 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................. 6 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 6 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................... 7 6. Ý nghĩa phƣơng pháp luận và thực tiễn của đề tài .................................... 8 7. Kết cấu của Luận văn ................................................................................. 8 CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ . 9 1.1. Khái quát chung về công tác văn thƣ, lƣu trữ ......................................... 9 1.1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thƣ......................................... 9 1.1.2. Những vấn đề chung về công tác lƣu trữ ........................................ 22 1.2. Các yếu tố ảnh hƣởng đến quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ ............... 34 1.2.1. Sự phát triển của cách mạng công nghệ 4.0 hƣớng đến xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử ..................................................................... 34 1.2.2. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ .......................................................... 35 1.2.3. Bộ máy, cơ cấu tổ chức quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ ............. 37 1.2.4. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp của đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thƣ, lƣu trữ ................................. 38 1.2.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ .... 39 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1.................................................................................. 40
vi Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ........................................................ 41 2.1. Giới thiệu chung về Đại học Quốc gia Hà Nội ..................................... 41 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Đại học Quốc gia Hà Nội ..... 41 2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Đại học Quốc gia Hà Nội . 43 2.1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 44 2.2. Khái quát chung về Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội................... 45 2.2.1. Chức năng ....................................................................................... 45 2.2.2. Nhiệm vụ ......................................................................................... 45 2.3. Thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội ................................................................................................................ 46 2.3.1. Tổ chức bộ máy nhân sự thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ ........ 46 2.3.2. Tổ chức thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN48 2.3.3. Hƣớng dẫn, tổ chức, kiểm tra, giám sát thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ của ĐHQGHN ............................................................................... 57 2.4. Đánh giá thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội .................................................................................................... 59 2.4.1. Ưu điểm ........................................................................................... 60 2.4.2. Hạn chế ........................................................................................... 61 2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................... 62 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2.................................................................................. 66 Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CƠ QUAN ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI ... 67 3.1. Quan điểm của Đảng, Nhà nƣớc, của ngành Nội vụ và Đại học Quốc gia Hà Nội về nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ......................... 67 3.1.1. Quan điểm của Đảng, Nhà nƣớc, của ngành Nội vụ ...................... 67 3.1.2. Quan điểm của Đại học Quốc gia Hà Nội ...................................... 68
vii 3.2. Xu hƣớng phát triển của công tác văn thƣ, lƣu trữ trong giai đoạn hiện nay ................................................................................................................ 71 3.3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội .................................................................... 73 3.3.1. Bổ sung, hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội ............................................................... 73 3.3.2. Xây dựng hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Đại học Quốc gia Hà Nội................................................................................. 75 3.3.3. Tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ cho cán bộ chuyên viên Cơ quan ĐHQGHN hàng năm ............................................. 77 3.3.4. Tiếp tục cải tiến, nâng cấp hệ thống VNU e-office ........................ 79 3.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ ................... 80 3.3.6. Tăng cƣờng kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN ........................................................................ 81 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3.................................................................................. 83 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 85
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thƣ, lƣu trữ có vai trò rất quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhƣng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều ban hành những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều đƣợc lƣu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lƣu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức đƣợc thành lập, công tác văn thƣ, lƣu trữ sẽ tất yếu đƣợc hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thƣ, lƣu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hƣởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Vai trò của công tác văn thƣ, lƣu trữ đối với nền hành chính công là rất quan trọng. Bởi đó là hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành của mỗi cơ quan; cung cấp những tài liệu, tƣ liệu, số liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội… Từ đó, giúp cho Thủ trƣởng cơ quan quản lý đƣợc toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách tổng quát, khoa học; giúp cán bộ, công chức, viên chức xử lý, giải quyết công việc nhanh chóng, có cơ sở pháp lý, phục vụ kịp thời hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát và các hoạt động khác của cơ quan; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức.
2 Đặc biệt, trong bối cảnh hiện nay trong công cuộc chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ điện tử hƣớng tới Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thƣ, lƣu trữ đặc biệt văn thƣ, lƣu trữ điện tử đối với nền hành chính trong công cuộc chuyển đổi số đƣợc quy định tại nhiều các Nghị quyết của Chính phủ, Quyết định của Thủ tƣớng Chính phủ, tiêu biểu nhƣ Nghị quyết số 17/NQ-CP của Chính phủ ngày 07/3/2019 về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hƣớng 2025 đã xác định mục tiêu: “Hoàn thiện nền tảng chính phủ điện tử nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính nhà nƣớc và chất lƣợng phục vụ ngƣời dân, doanh nghiệp, phát triển chính phủ điện tử dựa trên dữ liệu và dữ liệu mở hƣớng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số; bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng…”. Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) là một trong hai Đại học quốc gia của Việt Nam, là trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao tri thức và công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực, chất lƣợng cao với sứ mạng đào tạo nguồn nhân lực chất lƣợng cao, trình độ cao, bồi dƣỡng nhân tài; nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và chuyển giao tri thức đa ngành, đa lĩnh vực; góp phần xây dựng, phát triển và bảo vệ đất nƣớc; làm nòng cột và đầu tàu trong hệ thống giáo dục đại học Việt Nam. Về cơ cấu quản lý, ĐHQGHN có 3 cấp quản lý hành chính: 1. ĐHQGHN là đầu mối đƣợc Chính phủ giao các chỉ tiêu, kế hoạch hàng năm; có tƣ cách pháp nhân, có con dấu mang hình Quốc huy. Giám đốc và các Phó Giám đốc ĐHQGHN do Thủ tƣớng Chính phủ bổ nhiệm, miễn nhiệm. 2. Các trƣờng đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên; các khoa, trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học và công nghệ; các đơn vị phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học trực thuộc ĐHQGHN là các đơn vị cơ
3 sở có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng. 3. Các khoa, phòng nghiên cứu và tƣơng đƣơng thuộc trƣờng đại học, viện nghiên cứu khoa học thành viên và các đơn vị trực thuộc. Do vậy công tác văn thƣ, lƣu trữ tại ĐHQGHN mang tính đặc thù nhất định, trong đó Cơ quan ĐHQGHN là đơn vị điều hành, đầu não của ĐHQGHN đóng vai trò thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thƣ, lƣu trữ tại khối điều hành của ĐHQGHN, đồng thời ban hành quy định, hƣớng dẫn thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ tại ĐHQGHN áp dụng đối với Cơ quan ĐHQGHN và các đơn vị thành viên, trực thuộc ĐHQGHN. Là cán bộ công tác tại đơn vị trực thuộc ĐHQGHN, tôi nhận thấy rằng trong những năm gần đây, công tác văn thƣ, lƣu trữ, tại Cơ quan ĐHQGHN đã có nhiều chuyển biến tích cực, đáp ứng yêu cầu trong hoạt động quản lý, điều hành của khối Cơ quan ĐHQGHN và tại các đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc ĐHQGHN. Tuy nhiên, đứng trƣớc những đổi thay to lớn trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, những thành tựu khoa học và công nghệ đã tác động mạnh mẽ đến tất cả các quy trình quản lý, bên cạnh đó công tác văn thƣ, lƣu trữ, của Cơ quan ĐHQGHN trong thời gian qua vẫn còn có những tồn tại, hạn chế. Thực tế này đòi hỏi phải đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN nhằm phục vụ hiệu quả nhất cho hoạt động quản lý của Cơ quan ĐHQGHN là đòi hỏi cấp thiết trong thời gian tới. Xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thƣ, lƣu trữ đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số hiện nay, cũng nhƣ tình hình thực tế mà tôi đã khảo sát đƣợc trong thời gian qua và với mong muốn đóng góp ý kiến đổi mới công tác văn thƣ, lƣu trữ tại ĐHQGHN nơi tôi đang công tác, tôi đã chọn đề tài: “Công tác văn thư, lưu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN” để nghiên cứu và viết luận văn tốt nghiệp của mình.
4 2. Tình hình nghiên cứu của đề tài Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu này, tác giả đã tham khảo một số tài liệu, giáo trình, luận văn và một số bài viết liên quan đến công tác văn thƣ, lƣu trữ. Qua đó giúp việc nghiên cứu luận văn mang tính hệ thống trên cơ sở các tài liệu, tƣ liệu, thông tin về nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN, đồng thời đề xuất những giải pháp phù hợp với điều kiện của thực tiễn. Trong những năm gần đây đã có nhiều công trình, bài viết nghiên cứu về công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các dạng thức khác nhau nhƣ: sách, luận án tốt nghiệp, luận văn tốt nghiệp chuyên ngành quản lý công, giáo trình giảng dạy cho các đối tƣợng về văn thƣ, lƣu trữ. Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã tiếp cận với nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu khoa học khác nhau có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến đề tài đang nghiên cứu nhƣ: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, của tác giả Triệu Văn Cƣờng (chủ biên) (2016) (Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội) biên soạn. Tác giả đã cung cấp một cách đầy đủ về lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ. “Lý luận và phương pháp công tác văn thư", của tác giả Vƣơng Đình Quyền (Nhà xuất bản ĐHQGHN, năm 2008) biên soạn. Tác giả đã trình bày một cách chi tiết về lý luận và phƣơng pháp thực hiện công tác văn thƣ. “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư lưu trữ trong thời kỳ đổi mới” của tác giả Nghiêm Kỳ Hồng (Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, năm 2003). Tác giả đã cung cấp đầy đủ về công tác văn phòng, văn thƣ và lƣu trữ. Các giáo trình trình bày những kiến thức liên quan đến công tác văn phòng, công tác văn thƣu, lƣu trữ gồm: Giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc” của Học viện Hành chính Quốc gia, nhà xuất bản ĐHQGHN, năm 2009; “Giáo trình văn thƣ” của PGS.TS Triệu Văn Cƣờng, nhà xuất bản Lao động, Hà Nội năm 2017; “Giáo trình lƣu trữ học đại cƣơng”
5 của Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy, nhà xuất bản Đại học Quốc gia TP. HCM năm 2015. - Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣ: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công “Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh” của tác giả Vũ Thị Thanh Tâm, Học viện Hành chính Quốc gia (năm 2020). Luận văn đã đánh giá đánh giá những mặt làm đƣợc, chƣa làm đƣợc, tìm ra hạn chế và nguyên nhân chủ yếu, đƣa ra giải pháp để tiếp tục thực hiện hoạt động quản lý nhà nƣớc đối với công tác văn thƣ tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Tây Ninh. Luận văn Thạc sĩ Quản lý công “Nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế” của tác giả Lê Thanh Tín, Học viện Hành chính Quốc gia (năm 2019), Luận văn tập trung nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thƣ lƣu trữ ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang, tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó để đề xuất các giải pháp nhằm thực hiện tốt hơn công tác văn thƣ lƣu trữ trong thời gian tới. Luận văn Thạc sĩ Quản lý công “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa (Giai đoạn 2011 - 2017)” của tác giả Lê Minh Nguyệt, Học viện Hành chính Quốc gia (năm 2018). Luận văn đã chỉ ra những thành tựu và vƣớng mắc, xác định nguyên nhân và đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này tại tỉnh Thanh Hóa là đòi hỏi cấp thiết của nhu cầu thực tiễn. Luận văn Thạc sĩ Quản lý công “Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện Kim Bôi, tỉnh Hòa Bình” của tác giả Nguyễn Ngọc Ánh, Học viện Hành chính Quốc gia (Năm 2020). Luận văn đã đánh giá một cách toàn diện, chỉ ra những thành tựu và vƣớng mắc, xác định nguyên nhân và đƣa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này của huyện Kim Bôi.
6 Có thể nói, hiện nay có rất nhiều bài viết, đề tài nghiên cứu về quản lý nhà nƣớc đối với công tác văn thƣ, lƣu trữ ở những khía cạnh khác nhau. Tuy nhiên, hiện chƣa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN. Vì vậy, việc lựa chọn đề tài của tác giả đảm bảo tính mới, không trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trƣớc. Việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN là cần thiết và hết sức có ý nghĩa, những nghiên cứu này sẽ góp phần quan trọng trong sự phát triển chung của ĐHQGHN. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhằm thực hiện mục đích trên, trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, luận văn cần thực hiện những nhiệm vụ cơ bản sau: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của ĐHQGHN, Văn phòng ĐHQGHN. - Nghiên cứu tình hình và đánh giá thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN. - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu luận văn là công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN.
7 4.2. Phạm vi nghiên cứu Không gian nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN. Thời gian nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN giai đoạn 2018 - 2022. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phƣơng pháp luận Luận văn nghiên cứu dựa trên cơ sở chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử đƣợc thể hiện trong các nguyên tắc của văn thƣ, lƣu trữ. 5.2. Phƣơng pháp cụ thể Trên cơ sở phƣơng pháp luận, luận văn còn sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu khoa học cụ thể nhƣ: - Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu: Sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận và thực tiễn về công tác văn thƣ, lƣu trữ của các cơ quan hành chính nhà nƣớc nói chung và của ĐHQGHN nói riêng. - Phƣơng pháp thu thập, tổng hợp dữ liệu, số liệu: Tác giả thu thập các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết; tiếp cận các tài liệu, thu thập thông tin, dữ liệu, số liệu về tài liệu lƣu trữ và các bài nghiên cứu liên quan đến công tác văn thƣ,lƣu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN. - Phƣơng pháp quan sát thực tế: Quan sát trực tiếp việc thực hiện các công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Cơ quan ĐHQGHN. - Phƣơng pháp thống kê, tổng hợp: Thống kê số liệu đã thu thập, tổng hợp, phân tích làm rõ ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế làm cơ sở đề xuất giải pháp khắc phục. - Phƣơng pháp so sánh: Qua các số liệu đƣợc phân tích, tổng hợp, tác giả tiến hành so sánh kết quả để đánh giá hiệu quả, chất lƣợng thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ.
8 6. Ý nghĩa phƣơng pháp luận và thực tiễn của đề tài 6.1. Ý nghĩa lý luận Luận văn góp phần bổ sung một số vấn đề lý luận về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan hành chính nhà nƣớc nói chung và ĐHQGHN nói riêng. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan ĐHQGHN. 7. Kết cấu của Luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, kết cầu luận văn gồm 3 chƣơng nhƣ sau: Chƣơng 1. Lý luận chung về công tác văn thƣ, lƣu trữ Chƣơng 2. Thực trạng hoạt động công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội. Chƣơng 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thƣ, lƣu trữ tại cơ quan Đại học Quốc gia Hà Nội.
9 CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1. Khái quát chung về công tác văn thƣ, lƣu trữ 1.1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thƣ 1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Trong những hoạt động quan trọng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là những cơ quan, đơn vị nhà nƣớc chính là công tác văn thƣ. Các cơ quan Đảng, nhà nƣớc, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội muốn thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình đƣợc tốt thì đều cần dùng đến các công văn, giấy tờ nhằm phổ biến các chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách; phản ánh tình hình công việc lên cấp trên; trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác giữa các cơ quan, đơn vị với nhau. Văn thƣ đƣợc hiểu là các công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản; ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ của cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ. Ngày nay khái niệm công tác văn thƣ đƣợc sử dụng khá phổ biến, không còn xa lạ trong các cơ quan, đơn vị. Các cơ quan, đơn vị đều sử dụng công cụ là văn bản, giấy tờ để trao đổi, liên hệ với nhau. Vì thế xuất hiện một số khái niệm về công tác văn thƣ nhƣ sau: Công tác văn thƣ là khái niệm đƣợc dùng để chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thƣ theo cách gọi truyền thống là công tác công văn, giấy tờ. Ngày nay công tác văn thƣ đƣợc hiểu là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành các công
10 việc trong các cơ quan nhà nƣớc, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân.[15,tr.81] Theo Điều 1 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thƣ, công tác văn thƣ bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật. Từ các khái niệm trên, tác giả có thể đƣa ra định nghĩa về công tác văn thƣ (trong phạm vi luận văn) nhƣ sau: Công tác văn thư là khái niệm chỉ toàn bộ hoạt động soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư nhằm bảo đảm thông tin phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức. 1.1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư Đứng trƣớc đòi hỏi của hoạt động quản lý nhà nƣớc, công tác văn thƣ ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản. Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu cầu quản lý nhà nƣớc ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thƣ có những yêu cầu cơ bản sau: - Yêu cầu nhanh chóng: Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Dó đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan. Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc đƣợc nêu ra trong mỗi văn bản.
11 - Yêu cầu chính xác: Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thƣ phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng. + Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố do Nhà nƣớc quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nƣớc ban hành. + Chính xác về các khẩu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải đƣợc quán triệt một cách đầy đủ trong các khẩu nghiệp vụ nhƣ đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản. Yêu cầu chính xác còn phải đƣợc thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nƣớc. - Yêu cầu bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nƣớc. Vì vậy, trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật. Khi lựa chọn cán bộ văn thƣ phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan. Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thƣ còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mặt nội dung những công việc mới chỉ đƣợc bàn bạc chƣa đƣợc đƣa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chƣa đƣợc ban hành thành văn bản. - Yêu cầu hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thƣ gắn liền với việc sử dụng các phƣơng tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thƣ đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm