Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

Chia sẻ: ViLijen ViLijen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:88

Thêm vào BST

Báo xấu

231
lượt xem 44
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn Thạc sĩ Quản lý công "Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội" trình bày các nội dung chính sau: Các vấn đề lý luận về quản lý văn bản điện tử; Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội; Phương hướng, giải pháp hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HÀ MẠNH TÙNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - 2020
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HÀ MẠNH TÙNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. VĂN TẤT THU HÀ NỘI - 2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Văn Tất Thu. Các tài liệu, số liệu sử dụng trong luận văn là trung thực, dựa trên sự khảo sát trực tiếp và tổng hợp của bản thân và các nguồn tài liệu tin cậy, kết quả nêu trong luận văn là trung thực, được các cơ quan cho phép sử dụng và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác./. Hà Nội, tháng 11 năm 2020 Học viên Hà Mạnh Tùng
LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các thầy, cô giáo và của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trước hết tôi xin gửi tới các thầy giáo, cô giáo Học viện Hành chính Quốc gia lời chào trân trọng, lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc. Với sự quan tâm, giảng dạy, chỉ bảo tận tình, chu đáo của các thầy cô, đến nay tôi đã hoàn thành luận văn, đề tài: “Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, Thành phố Hà Nội”. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS Văn Tất Thu đã quan tâm giúp đỡ, tận tình hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này trong thời gian qua. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia, Khoa sau Đại học, các Khoa, Phòng chức năng đã trực tiếp và gián tiếp giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu đề tài luận văn. Không thể không nhắc tới sự quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ của Ban Giám đốc và các đồng nghiệp, cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của gia đình, các bạn trong lớp trong suốt quá trình học tập cũng như thực hiện luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 11 năm 2020 Học viên Hà Mạnh Tùng
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT HĐND Hội đồng nhân dân QLNN Quản lý nhà nước QLVBĐT Quản lý văn bản điện tử UBND Ủy ban nhân dân VBĐT Văn bản điện tử VBHC Văn bản hành chính VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1. Số lượng văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm chia theo nguồn gốc hình thành giai đoạn 2015-2020 ............................................................... 35 Bảng 2.2. Thống kê trình độ, kinh nghiệm của công chức phụ trách quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm giai đoạn 2015-2020 ....................... 40 Bảng 2.3. Tỷ lệ lỗi sai văn bản điện tử qua các năm từ 2015-2020 ................ 42 Bảng 2.4. Đánh giá chất lượng hệ thống trang thiết bị, phần cứng phần mềm phục vụ quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm ....................... 45
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU MỤC LỤC MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ......................................................................................................................... 8 1.1. Các khái niệm ........................................................................................... 8 1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................... 8 1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính ............................................................ 9 1.1.3. Văn bản quy phạm pháp luật ............................................................. 10 1.1.4. Khái niệm văn bản điện tử ................................................................. 11 1.1.5. Khái niệm quản lý văn bản điện tử .................................................... 13 1.2. Vai trò của văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan HCNN ......................................................................................................................... 14 1.3. Sự cần thiết quản lý văn bản điện tử trong các cơ quan HCNN ....... 15 1.4. Các quy định pháp lý về quản lý văn bản điện tử ............................... 17 1.5. Các nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản điện tử ............................... 18 1.6. Nhiệm vụ của quản lý văn bản điện tử ................................................. 21 1.7. Các công cụ, phƣơng pháp quản lý văn bản điện tử........................... 22 1.7.1. Các công cụ quản lý văn bản điện tử ................................................. 22 1.7.2. Phương pháp quản lý văn bản điện tử ............................................... 23 1.8. Khó khăn và các yếu tố tác động đến quản lý văn bản điện tử.......... 23 1.8.1. Những yếu tố tác động đến quản lý văn bản điện tử ......................... 24 1.8.1.1. Yếu tố pháp lý .............................................................................. 24 1.8.1.2. Yếu tố kinh tế ............................................................................... 24 1.8.1.3. Yếu tố xã hội................................................................................ 25 1.8.2. Những khó khăn trong quản lý văn bản điện tử ................................ 27 1.8.2.1. Khó khăn đến từ tâm lý ngại thay đổi, hạn chế về trình độ của một bộ phận cán bộ, công chức ............................................................... 27 1.8.2.2. Những hạn chế về trình độ phát triển và điều kiện kinh tế xã hội .. 28 1.8.2.3. Nguy cơ đánh mất an toàn, an ninh thông tin ............................ 29
Tiểu kết chƣơng 1 .............................................................................................. 30 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI .............. 31 2.1. Khái quát về Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội ......................................................................................................................... 31 2.1.1. Vị trí địa lý, điều kiện kinh tế xã hội của quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội .......................................................................................................... 31 2.1.2. Tổ chức bộ máy của UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội ........ 32 2.2. Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội ............................................................................... 34 2.2.1. Thực trạng văn bản điện tử hình thành trong quá trình hoạt động .... 34 2.2.2. Thực trạng các quy định pháp luật về quản lý văn bản điện tử ........ 36 2.2.3. Thực trạng tổ chức nhân lực quản lý văn bản điện tử ....................... 39 2.2.4. Thực trạng đảm bảo các nguyên tắc, yêu cầu trong trong quản lý văn bản điện tử.................................................................................................... 41 2.2.5. Thực trạng thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn bản điện tử............. 42 2.2.6. Thực trạng sử dụng các công cụ, phương pháp quản lý văn bản điện tử .................................................................................................................. 44 2.3. Đánh giá chung về quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội ........................................................... 46 2.3.1. Kết quả đạt được ................................................................................ 46 2.3.2. Hạn chế .............................................................................................. 48 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ....................................................... 50 2.3.3.1. Nguyên nhân chủ quan................................................................ 50 2.3.3.2. Nguyên nhân khách quan ............................................................ 51 Tiểu kết chƣơng 2 .............................................................................................. 53 CHƢƠNG 3 PHƢƠNG HƢỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ..................................................................................... 54 3.1. Phƣơng hƣớng hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm- Hà Nội ....................................................................................... 54 3.2. Các giải pháp hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.................................................... 56 3.2.1. Tăng cường tuyên truyền nâng cao nhận thức của CBCC về vai trò của VBĐT và tầm quan trọng của quản lý VBĐT trong quá trình hoạt động ...................................................................................................................... 56
3.2.2. Kiến nghị hoàn thiện các quy định pháp luật về quản lý tài liệu điện tử .................................................................................................................. 58 3.2.3. Kiện toàn tổ chức, nhân lực quản lý văn bản điện tử ........................ 59 3.2.4. Tăng cường các giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện các nhiệm vụ quản lý văn bản điện tử ................................................................................ 60 3.2.5. Tăng cường nguồn lực tài chính cho quản lý văn bản điện tử .......... 62 3.2.6. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nhân lực quản lý văn bản điện tử ... 63 3.2.7. Ứng dụng các giải pháp công nghệ 4.0 trong quản lý, khai thác và sử dụng văn bản điện tử, thực hiện chuyển đổi số gắn với bảo đảm an toàn, an ninh mạng .................................................................................................... 65 3.2.8. Đổi mới văn hóa, lề lối tác phong làm việc ....................................... 67 Tiểu kết chƣơng 3 .............................................................................................. 69 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 72 PHỤ LỤC 1. DANH MỤC VĂN BẢN ĐIỆN TỬ KHÔNG GỬI KÈM GIẤY................................................................................................................... 76 PHỤ LỤC 2. PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN HOÀN KIẾM ................................................. 77
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư là hết sức quan trọng: Một là, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Hai là, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu quả công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý, đây cũng là mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước hiện nay. Ba là, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Đồng thời, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật nhà nước. Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng mạnh mẽ trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, trong đó có công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hóa, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số cũng là một vấn đề được Đảng, Nhà nước hết sức quan tâm, đặc biệt trong Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ chính trị về “Đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế” và mới đây là Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 1
2019 -2020, định hướng đến 2025 có hướng đến việc xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số gắn với bảo đảm an toàn, an ninh thông tin, an ninh quốc gia, bảo vệ thông tin cá nhân, tổ chức, không để lọt thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước. Những thay đổi đang diễn ra trong lĩnh vực công nghệ thông tin hiện nay tạo ra những khả năng mới trong xử lý thông tin quản lý. Trong điều kiện mới này, không chỉ diễn ra sự chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo phương thức truyền thống sang môi trường mạng mà về nguyên tắc làm thay đổi tính chất của quá trình quản lý và hình thành các hình thức mới trong tổ chức giải quyết văn bản. Nếu trước đây kỹ thuật máy tính được sử dụng chỉ để soạn thảo văn bản thay thế máy chữ thì hiện nay hình thành các công nghệ trên cơ sở sử dụng văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển đổi từ việc giải quyết văn bản đơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử. Là một trong những quận trung tâm của Thủ đô – Trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước, Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm luôn nhận được một khối lượng lớn văn bản, giấy tờ từ các cơ quan, đơn vị khác nhau gửi đến, gây áp lực đối với đội ngũ văn thư, dẫn đến tình trạng xót văn bản, văn bản chậm được giải quyết, gây ảnh hưởng đến việc chỉ đạo, điều hành. Xuất phát từ những lý do trên, học viên chọn đề tài nghiên cứu “Quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội” làm đề tài luận văn thạc sĩ của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản nói chung đã được nghiên cứu khá nhiều ở các trường, học viện và một số cơ quan nhà nước. Ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng trở thành nhu cầu tất yếu trong việc góp phần giải phóng sức lực, trí tuệ của con người, thúc đẩy công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước. Đã có một số bài viết chuyên đề trên các tạp chí, trên các trang website đề cập về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước ở những góc độ khác nhau. Dưới đây là một số công trình, tài 2
liệu chính có liên quan đến đề tài mà học viên đã chọn để nghiên cứu: Đề tài khoa học cấp Bộ của PGS.TS. Lưu Kiếm Thanh năm 2008: “Nghiên cứu phương pháp quản lý văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay”. Đây là một công trình khoa học với nội dung hết sức thiết thực, gắn với thực tiễn công tác cũng như cung cấp cơ sở lí luận vững chắc cho các công trình khoa học có cùng chung đối tượng nghiên cứu. Đề tài đã làm rõ cũng như đi sâu phân tích cụ thể những phương pháp quản lý văn bản điện tử hiện nay, có sự đánh giá lựa chọn những phương pháp hay và hiệu quả có tính khả thi cao để áp dụng trong các cơ quan nhà nước. Cuốn “Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan nhà nước” của PGS.TS Văn Tất Thu do Nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản năm 2013 đã làm rõ những vấn đề lý luận chung về văn bản, lịch sử hình thành công tác văn bản ở Việt Nam từ năm 1945 đến nay, nội dung, nhiệm vụ chủ yếu của công tác văn bản. Đây là cuốn sách đề cập khá toàn diện những vấn đề lý luận chung về văn bản, văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý hành chính nhà nước, cũng như công tác văn bản và kỹ thuật soạn thảo một số loại vản bản trong các cơ quan hành chính nhà nước. Cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước” của tác giả Nguyễn Văn Thâm, do nhà xuất bản Chính trị quốc gia xuất bản năm 2001. Cuốn sách trình bày một cách tổng quát những vấn đề lịch sử văn bản hành chính nhà nước ở Việt Nam; tập trung làm rõ các loại văn bản hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước dưới các góc độ: khải niệm chung và phân loại văn bản quản lý nhà nước, chức năng, vai trò của văn bản và hệ thống văn bản trong công tác cán bộ và quản lý nhà nước. Ngoài ra cuốn sách còn giới thiệu tham khảo mẫu một số văn bản. Đây là một cuốn sách đề cập khá phong phú, toàn diện, có ý nghĩa cả về lý luận cũng như vận dụng cho hoạt động xây dựng, đánh giá văn bản trong hoạt động quản lý nhà nước. Kỷ yếu Tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Trong khuôn khổ một bài báo khoa học, tác giả đã trình bày khái quát 3
những tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đối với công tác văn thư lưu trữ, trình bày những thay đổi đáng kể trong phương pháp, cách thức thực hiện nghiệp vụ văn thư lưu trữ trên cơ sở ứng dụng những thành tựu khoa học công nghệ mới và hiệu quả đem lại. Thạc sĩ Vũ Thị Mai Lan với đề tài luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công năm 2011: “Ứng dựng công nghệ thông tin trong quản lý công tác văn thư lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường”. Đây là một đề tài khoa học có nội dung tương đối gần gũi với đề tài luận văn, hướng nghiên cứu của Thạc sĩ Vũ Thị Mai Lan tập trung vào việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư hay nói cách khác là quản lý văn bản trên cơ sở áp dụng công nghệ thông tin, việc ứng dụng này được đặt trong bối cảnh hoạt động quản lý nhà nước với chuyên môn đặc thù của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Thạc sĩ Tạ Tuyết Nhung với đề tài luận văn thạc sĩ Quản lý công năm 2015: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ”. Đây là một công trình khoa học rất chất lượng, có đối tượng nghiên cứu trực tiếp là văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước, tuy nhiên việc nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại một cơ quan chuyên về quản lý văn bản, giấy tờ đòi hỏi những nghiên cứu chuyên sâu hơn. Trong luận văn, tác giả đã đưa ra nhiều ví dụ, dẫn chứng dựa trên kinh nghiệm công tác thực tiễn của bản thân, đây là những bài học có giá trị tham khảo rất lớn cho luận văn : “Quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm”. Thạc sĩ Từ Thị Kim Ngân với đề tài luận văn thạc sĩ Quản lý công năm 2018: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư”. Luận văn thạc sĩ của Thạc sĩ Từ Thị Kim Ngân là một công trình khoa học có nội dung và đối tượng nghiên cứu tương đối sát với luận văn của tác giả, luận văn là một tài liệu tham khảo có giá trị đặc biệt là về phương pháp nghiên cứu, về phạm vi nghiên cứu Bộ Kế hoạch Đầu tư là cơ quan quản lý cấp bộ với số lượng văn bản, giấy tờ đồ sộ khiến cho phạm vi nghiên cứu của luận văn lớn hơn nhiều so với cơ quan hành chính cấp huyện như quận Hoàn Kiếm. 4
Tuy nhiên, các công trình nói trên chủ yếu nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác văn thư nói chung, còn đối với một đơn vị cụ thể như Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về phương diện lý luận và thực tiễn về vấn đề quản lý văn bản điện tử. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn - Mục đích: Làm rõ cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử và khảo sát, phân tích, đánh giá thực tiễn quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. Từ đó đề xuất giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm ngày càng hiệu quả, chất lượng hơn. - Nhiệm vụ: Để đạt được mục đích nghiên cứu trên, luận văn có những nhiệm vụ cơ bản sau: + Nghiên cứu và vận dụng những thành quả đã có về phương diện lý luận để hình thành cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban nhần dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội; + Tổng kết thực tiễn hoạt động quản lý nhà nước tại Ủy ban nhần dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, từ đó rút ra những nhận xét, đánh giá làm cơ sở cho việc đề xuất các phương hướng và giải pháp để hoàn thiện công tác tại cơ quan này; + Đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban nhần dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu: + Cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. + Thực trạng hoạt động quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. 5
+ Các phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. Phạm vi nghiên cứu: - Về Không gian nghiên cứu: tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. - Về Thời gian nghiên cứu: từ năm 2015 đến 2020. 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận: Luận văn được nghiên cứu dựa trên cơ sở lý luận và phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng của học thuyết Mác – Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận xã hội; hệ thống những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước về xây dựng chính phủ điện tử. - Phương pháp nghiên cứu: Luận văn sử dụng các phương pháp như: phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh và phương pháp điều tra xã hội học để thu thập các số liệu và thông tin cần thiết cho việc nghiên cứu Để đạt được yêu cầu trên, tác giả đã tiến hành phát 100 phiếu khảo sát cho 100 cán bộ, công chức đang công tác tại UBND quận Hoàn Kiếm. Cuộc khảo sát được thực hiện trong vòng 2 tháng từ tháng 5/2020 đến tháng 6/2020, địa điểm tại UBND quận Hoàn Kiếm. Kết quả số phiếu phát ra và thu về hợp lệ: 100/100 Phương pháp xử lý phiếu điều tra: sau khi thu thập đủ số phiếu, tác giả thu thập thông tin và sử dụng phép tính phần trăm trên tổng số bình chọn cho phần đánh giá chất lượng máy móc, trang thiết bị tại đơn vị phục vụ quản lý văn bản điện tử. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Về mặt lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn bản điện tử, ứng dựng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. - Về mặt thực tiễn: Đánh giá có hệ thống thực trạng và đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý văn bản tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội. Kết quả nghiên cứu sẽ là cơ sở tham khảo cho việc đưa ra chính sách nhằm nâng cao vai trò, nhận thức về quản lý văn bản điện tử và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản. Luận văn cũng có thể 6
dùng làm tài liệu tham khảo trong học tập, nghiên cứu tại các cơ sở giáo dục và các cơ quan, đơn vị có nhu cầu. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cầu gồm 3 chương: Chƣơng 1: Các vấn đề lý luận về quản lý văn bản điện tử Chƣơng 2: Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội Chƣơng 3: Phương hướng, giải pháp hoàn thiện quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội 7
CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 1.1. Các khái niệm 1.1.1. Khái niệm văn bản Giao tiếp và truyền đạt thông tin là nhu cầu cố hữu của con người, ngay trong thời kỳ nguyên thủy, con người đã sử dụng các loại ký hiệu, hình vẽ mang tính chất tượng hình để truyền thông tin cũng như lưu giữ lại các sự kiện đã diễn ra. Đây có thể nói là hình thức sơ khai của văn bản. Cùng với sự phát minh ra các phương tiện ghi chép và đặc biệt là giấy viết, một cuộc cách mạng văn bản đã diễn ra và các khái niệm về văn bản sau này phần lớn gắn với văn bản bằng giấy. Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt bằng ngôn ngữ viết trên các chất liệu chuyên môn, ý chí của một chủ thể tới chủ thể khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện một hành vi nhất định đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo hay nói cách khác văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó. Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá,...). Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế... như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ. Có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn bản, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau. Một cách tổng quát nhất Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công 8
tác văn thư thì : “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định” 1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức (Theo Khoản 3 Điều 3 Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư) Theo nghĩa rộng văn bản hành chính là văn bản được hình thành và sử dụng trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của mọi cơ quan, tổ chức, các tổ chức này bao gồm tất cả các tổ chức từ doanh nghiệp tư nhân, danh nghiệp nhà nước, tổ chức phi chính phủ, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp. Văn bản hành chính xuất hiện và hình thành trong tất cả các hoạt động thường xuyên, liên tục của tổ chức và là một công cụ hỗ trợ hoạt động quản lý. Theo nghĩa hẹp văn bản hành chính là văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước được pháp luật quy định cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày và đảm bảo tuân thủ. Như vậy theo quy định của pháp luật, văn bản hành chính là văn bản được hình thành, xây dựng và sử dụng trong điều hành giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị và tổ chức, văn bản hành chính mang tính vụ việc, sử dụng để giải quyết, thực hiện một nhiệm vụ, một công việc cụ thể, không mang tính quy phạm pháp luật như văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản hành chính được sử dụng trong tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức bất kể đó là cơ quan, đơn vị tổ chức thuộc khu vực nhà nước hay tư nhân. Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. 9
1.1.3. Văn bản quy phạm pháp luật Theo Điều 2 Luật Văn bản quy phạm pháp luật năm 2015: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này. Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật. Như vậy văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước cố thẩm quyền ban hành theo trình tự thủ tục luật định, trong đó có chứa đựng các quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung, làm khuôn mẫu cho xử sự của các chủ thể pháp luật, được áp dụng nhiều lần cho nhiều chủ thể pháp luật trong một khoảng thời gian và không gian nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo một trật tự nhất định mà nhà nước muốn xác lập. Văn bản quy phạm pháp luật được chia làm hai loại là văn bản luật và văn bản dưới luật. Văn bản luật là văn bản có hiệu lực pháp lí cao nhất. Văn bản luật bao gồm Hiến pháp - đạo luật cơ bản của Nhà nước, các luật, các bộ luật và các nghị quyết có chứa quy phạm pháp luật của Quốc hội. Trong các loại văn bản này thì Hiến pháp là văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lí tối cao. Hiến pháp được ban hành với một thủ tục đặc biệt: phải có từ 2/3 số phiếu thuận trở lên của các đại biểu Quốc hội thì Hiến pháp mới có thể được ban hành. Bất kì văn bản pháp luật nào khác trái với Hiến pháp đều là văn bản vô hiệu và phải được bãi bỏ. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay bao gồm: 1. Hiến pháp. 2. Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội. 3. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. 10
4. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước. 5. Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. 6. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ. 7. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao. 8. Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước. 9. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh). 10. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. 11. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt. 12. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện). 13. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện. 14. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã). 15. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã. 1.1.4. Khái niệm văn bản điện tử Theo Khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư quy định về văn bản điện tử : “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.” Như vậy khi nhắc đến văn bản điện tử là nhắc đến hình thức thể hiện, 11