Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội

Chia sẻ: Hinh Duyệt | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:99

Thêm vào BST

Báo xấu

142
lượt xem 22
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của đề tài là nghiên cứu vấn đề nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội hiện nay qua thực tiễn hoạt động của Sở Y tế Hà Nội, đề xuất các nguyên tắc và phương pháp cụ thể để đánh giá và nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đi, đến; tạo ra cơ sở pháp lý cho sự đảm bảo và tăng cường pháp chế, nâng cao hiệu quả pháp luật, đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay đối với công tác quản lý hành chính tại Sở Y tế Hà Nội.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN MINH HUYỀN HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, 2017
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN MINH HUYỀN HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60340403 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. Đặng Thành Lê HÀ NỘI - NĂM 2017
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi trên cơ sở hướng dẫn của TS. Đặng Thành Lê. Nội dung thông tin số liệu trong luận văn là trung thực. Tài liệu tham khảo được sử dụng là những tài liệu đã được công bố. Hà Nội ngày tháng năm 2017 Người cam đoan Trần Minh Huyền
LỜI CẢM ƠN Sau hai năm học tập nghiên cứu tại học viện Hành chính, được sự quan tâm giúp đỡ của các thầy, cô giáo và đặc biệt có sự hướng dẫn tận tình, chu đáo của TS. Đặng Thành Lê, tôi đã hoàn thành luận văn này. Tôi xin trân trọng cảm ơn các thầy, cô giáo Khoa Sau đại học, lãnh đạo Sở Y tế hà Nội, các đồng nghiệp và bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi. Trong qúa trình nghiên cứu, tuy đã cố gắng nhưng tôi hiểu rằng luận văn không thể tránh khỏi thiếu sót, rất mong quý thầy cô giáo và các bạn thông cảm. Tác giả Trần Minh Huyền
MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các hình vẽ MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN .................................................................................................. 6 1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi ...................... 6 1.1.1. Khái niệm văn bản đến.................................................................... 6 1.1.2. Khái niệm văn bản đi ...................................................................... 7 1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản ............................................................. 8 1.1.4. Phân loại văn bản hành chính ......................................................... 8 1.2. Hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi............................. 12 1.2.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả công tác quản lý văn bản ........... 12 1.2.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến .................................................................................................... 13 1.2.3. Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả .................................................... 39 TIỂU KẾT ................................................................................................... 41 Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI ............................................. 42 2.1. Khái quát chung về Sở Y tế Hà Nội..................................................... 42 2.2.Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội ......... 42 2.2.1. Tình hình quản lý văn bản tại Sở Y tế từ 2013-2016.................... 42 2.2.2. Tổ chức bộ máy quản lý văn bản- văn thư...................................... 1 2.2.3. Nhân sự ........................................................................................... 2 2.2.4.Trang thiết bị .................................................................................... 4 2.2.5.Quy trình và hiệu quả của công tác quản lý văn bản đi, đến ........... 4 2.3.Đánh giá chung ..................................................................................... 13 2.3.1.Kết quả đã đạt được ....................................................................... 13 2.3.2. Hạn chế.......................................................................................... 17 2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................. 19 TIỂU KẾT ................................................................................................... 22
Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ Y TẾ HÀ NỘI .......................................................................... 23 3.1. Quan điểm, mục tiêu ............................................................................ 23 3.2. Giải pháp .............................................................................................. 23 3.2.1. Kiện toàn tổ chức Bộ phận Văn thư Sở Y tế Hà Nội ................... 23 3.2.2. Nâng cao kiến thức, trình độ, chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật..................................................................................... 24 3.2.3. Tổ chức lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức ......................................................................................................... 26 3.2.4. Hoàn thiện quy trình xử lý văn bản............................................... 26 3.2.5. Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ ................................................................................................................. 28 3.3. Kiến nghị .............................................................................................. 29 3.3.1. Bộ Nội vụ ...................................................................................... 29 3.3.2. UBND Thành phố Hà Nội ............................................................ 29 3.3.3. Sở Y tế ........................................................................................... 32 TIỂU KẾT ................................................................................................... 97 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 99
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 1. UBND: Ủy ban nhân dân 2. QPPL: Quy phạm pháp luật 3. UBTV: Ủy ban Thường vụ
DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Bảng biểu Trang Bảng 2.1 Tình hình công tác quản lý văn bản đi, đến giai đoạn 48 2013-2016 của Sở Y tế Hà Nội Bảng 2.2 Nhân lực thực hiện công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội 51 Bảng 2.3 Trang bị dùng cho công tác văn thư tại Sở Y tế Hà Nội 52 Biểu 1 Mẫu Phiếu xử lý văn bản 55
DANH MỤC HÌNH VẼ STT Bảng biểu Trang Hình 2. 1 Quy trình quản lý văn bản đến 54 Hình 2. 2 Quy trình quản lý văn bản đi 58 Hình 3 1 Lưu đồ mô tả văn bản đến trong môi trường mạng 79 Hình 3.2 Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường mạng 84
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Trong hoạt động của các cơ quan Hành chính nhà nước, thực tế đã cho thấy công tác quản lý văn bản nếu được tổ chức, thực hiện một cách hợp lý, nghiêm túc và khoa học sẽ góp phần: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải quyết công việc. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan khi cần thiết. - Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết, xử lý nhanh chóng các vấn đề (trên cơ sở các văn bản, tài liệu đã được kiểm tra, tập hợp ). Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra, giám sát công việc một cách có hệ thống, theo đó sẽ góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý. - Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng quan trọng, những thông tin bí mật về hoạt động của cơ quan. Đồng thời công tác quản lý văn bản cũng là cơ sở để tổng hợp tình hình văn bản của cơ quan, tổ chức. Trong tiến trình đẩy mạnh cải cách nền hành chính quốc gia, thiết lập hệ thống các mục tiêu, tiêu chí và các nhiệm vụ tối ưu nhằm đưa nền hành chính nhà nước từng bước hiện đại, hoạt động quản lý văn bản có vai trò: - Đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của bộ máy quản lý; nâng cao chất lượng phục vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, đóng góp vào quá trình cải cách thể chế theo hướng phù hợp. - Văn bản vừa được coi là một trong những sản phẩm của quá trình quản lý, đồng thời văn bản cũng được nhìn nhận như một phương tiện hữu hiệu, phục vụ đắc lực và có hiệu quả cho hoạt động quản lý. Vì thế, hoạt động 1
quản lý văn bản có vai trò như một công cụ để các cơ quan có thẩm quyền, trách nhiệm kiểm soát quá trình hoạt động quản lý nhà nước cũng như cung ứng các dịch vụ thiết yếu cho người dân theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Đối với một đơn vị quản lý nhà nước trong lĩnh vực Y tế như Sở Y tế Hà Nội, hoạt động liên quan tới sức khỏe và tính mạng của người dân trên địa bàn Thủ đô thì việc quản lý hệ thống văn bản đi, đến còn giữ một vai trò đặc biệt: - Bảo đảm phục vụ thông tin văn bản cho hoạt động quản lý nhà nước về y tế trên địa bàn Thành phố Hà Nội; - Giải quyết công việc quản lý nhà nước về y tế có chất lượng; giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước và cơ quan; phòng ngừa vi phạm pháp luật; - Hình thành hệ thống hồ sơ quản lý nhà nước về y tế có giá trị phục vụ nhu cầu tra cứu, giải quyết công việc hàng ngày và chuẩn bị nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài; - Góp phần thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nước; Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Đây cũng là một tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, năng lực, tinh thần trách nhiệm công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực thi nhiệm vụ chuyên môn. Vì thế, cần có một nghiên cứu mới, phù hợp với đặc thù ngành, lĩnh vực cũng như thực tế thi hành công vụ để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản cho cơ quan Văn phòng Sở Y tế Hà Nội. Với mục đích nêu trên, tác giả chọn thực hiện luận văn : Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội làm luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công. 2
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Tại Việt Nam, những năm gần đây chủ đề nghiên cứu về công tác văn thư nói chung và công tác quản lý văn bản đi, đến nói riêng đã thu hút sự quan tâm của nhiều nhà khoa học từ những góc độ và phạm vi khác nhau. Nhiều công trình nghiên cứu đã được công bố, đặc biệt phần lớn công tác quản lý văn bản đi, đến. Trước hết phải kể đến các quy định pháp lý tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư[12], Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia[13]; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/7/2007 của Chính phủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước[64] Ngoài ra cũng có nhiều giáo trình, tài liệu của các trường, các nhà khoa học, các cơ quan viết về lĩnh vực này, như: TS Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng(2015), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB ĐH Quốc gia TP. Hồ Chí Minh[4], TS. Lưu Kiếm Thanh(2008), Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, HVHCQG[17]... Bên cạnh đó là một số công trình nghiên cứu của các học viên cao học tại Học viện Hành chính Quốc gia như: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý hành chính của trường Đại học Hà Nội của Vũ Thị Thanh Hương, khóa 14[6], Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước cấp xã tỉnh Ninh Bình của học viên Đinh Thị Hoa, khóa 16[3], Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ của học viên Tạ Tuyết Nhung khóa 17[14]; cũng như đề tài khoa học cấp Bộ năm 2002: Nghiên cứu xây dựng tài liệu thực hành môn kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước theo phương pháp tình huống của PGS. TS. Lưu Kiếm Thanh[18] 3
Tuy nhiên, các văn bản quy phạm trên là cơ sở pháp lý quy định hoạt động của công tác quản lý văn bản đi, đến; các giáo trình , tài liệu chủ yếu nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác văn thư nói chung, còn đối với một đơn vị cụ thể như Sở Y tế Hà Nội thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về phương diện lý luận và thực tiễn về vấn đề Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn Mục đích của đề tài là nghiên cứu vấn đề nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội hiện nay qua thực tiễn hoạt động của Sở Y tế Hà Nội, đề xuất các nguyên tắc và phương pháp cụ thể để đánh giá và nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản đi, đến; tạo ra cơ sở pháp lý cho sự đảm bảo và tăng cường pháp chế, nâng cao hiệu quả pháp luật, đáp ứng yêu cầu hội nhập quốc tế trong bối cảnh cải cách hành chính hiện nay đối với công tác quản lý hành chính tại Sở Y tế Hà Nội. Với mục đích trên, các nhiệm vụ của luận văn phải giải quyết là: - Nghiên cứu cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản - Nghiên cứu thực trạng hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội - Chỉ ra những kết quả đã đạt được và những hạn chế còn tồn tại ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại đơn vị Sở Y tế Hà Nội - Đưa ra kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội 4
- Phạm vi nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản đi, đến tại bộ phận Văn thư của Sở Y tế Hà Nội. 5. Phương pháp nghiên cứu của luận văn Đề tài này sử dụng phương pháp nghiên cứu tổng hợp. Cụ thể là: từ các cơ sở lý luận, căn cứ vào tình hình thực tế của hoạt động quản lý văn bản tạo Sở Y tế Hà Nội, tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có sẵn, từ đó nêu ra một số giải pháp, kiến nghị. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Về lý luận: Luận văn nêu ra một cách khái quát các căn cứ lý luận và pháp lý của công tác quản lý văn bản cũng như các tiêu chí về tính hiệu quả đối với hoạt động này. Về thực tiễn: Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho các cấp lãnh đạo trong việc xây dựng quy trình quản lý văn bản tại cơ quan quản lý hành chính nhà nước, đồng thời bổ sung tài liệu cho cán bộ, sinh viên trong công tác nghiên cứu và học tập. 7. Kết cấu của luận văn: Luận văn gồm 3 chương. Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến hiệu quả công tác quản lý văn bản Chương 2: Thực trạng hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại Sở Y tế Hà Nội Chương 3: Các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi, đến tại cơ quan Sở Y tế Hà Nội. 5
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Những khái niệm liên quan đến văn bản đến, văn bản đi 1.1.1. Khái niệm văn bản đến Khái niệm văn bản đến được trình bày trong cuốn Giáo trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh như sau: “Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công” [7]. Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan” định nghĩa: “Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến.[19] Các loại văn bản đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan nhận văn bản phải giải quyết. Văn bản đến phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung: luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội và UBTV Quốc hội, nghị định, nghị quyết của Chính phủ, lệnh, quyết định của Chủ tịch nước, thông tư của các Bộ, quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), báo cáo, hướng dẫn, công văn, công hàm, hiệp định... Văn bản đến từ nhiều cơ quan, tổ chức khác nhau: loại từ cấp trên gửi xuống để chỉ đạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất hoặc xin ý kiến giải quyết một công việc cụ thể; loại do các cơ quan ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác; loại là đơn thư của nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo... 6
Là một công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức, văn bản đến phải được giải quyết triệt để nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức. 1.1.2. Khái niệm văn bản đi Khái niệm văn bản đi được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau. Ta có thể xem văn bản đi là “tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan soạn thảođể gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đươn vị mình”. Điều 17, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 quy định: “Văn bản đi là tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành”[8]. Bên cạnh đó, Thông tư 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 định nghĩa: “ Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi”[10] Như vậy, dù có diễn đạt khác nhau thì chúng ta vẫn hiểu văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đi phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung. Đó có thể là các văn bản quy phạm pháp luật như: nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phủ, thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, chỉ thị, quyết định của Uỷ ban nhân dân...Đó có thể là văn bản hành chính như: kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn hoặc văn bản chuyên ngành như công hàm, hiệp định, dự toán, hóa đơn, chứng từ... Văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển giao trong nội bộ cơ quan, không chuyển phát ra bên ngoài cũng được coi là văn bản đi. Ngoài ra, văn bản đi còn là văn bản của cơ quan khác gửi đến và cơ quan tiến hành sao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức. 7
1.1.3. Khái niệm quản lý văn bản Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng. Việc quản lý văn bản là một khâu của công tác văn thư. “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn vị Vũ trang Nhân dân” (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức)[16] Quản lý văn bản nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc. “Quản trị hành chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đều nhằm mục đích phục vụ cho mọi hoạt động của cơ quan” (Nghiêm Kỳ Hồng, Kỷ yếu Hội nghị khoa học Quản trị văn phòng - Lý luận và thực tiễn Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, (2005)[5] Hành động quản lý văn bản do các cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ theo quy định của pháp luật thực hiện trong lĩnh vực của mình, nhằm tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn cho văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin trong văn bản đó vì: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có” [1]. “Việc tổ chức giải quyết tốt văn bản góp phần giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác trong các cơ quan tổ chức”.[15] 1.1.4. Phân loại văn bản hành chính Việc phân loại văn bản có vai trò rất quan trọng, giúp cho người soạn thảo văn bản lựa chọn loại văn bản phù hợp với mục đích sử dụng của mình, 8
vì mỗi loại văn bản khác nhau thường có nội dung, hình thức và chức năng khác nhau. Văn bản phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí như tính chất của văn bản , chủ thể ban hành văn bản, chức năng của văn bản, thuộc tính pháp lý của văn bản, hình thức của văn bản. Theo nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ, hệ thống văn bản được chia thành các loại: hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hệ thống văn bản hành chính.[12] Trong đó, hệ thống văn bản hành chính gồm: Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiện các tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị ( cá biệt) và thông cáo quy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩm quyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân tùy theo thẩm quyền giãi quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp. Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường có tên loại, văn bản hành chính thông thường không có tên loại. * Văn bản cá biệt: - Quyết định (cá biệt) : Là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể. Do đặc điểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các cơ quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, Bộ trưởng hoặc thủ Trưởng cơ quan 9
ngang Bộ, UBND các cấp), Thủ trưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp dân doanh. - Chỉ thị (cá biệt): Là loại văn bản dùng để giải quyết những công việc mang tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do Thủ tướng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành. * Văn bản hành chính thông thường có tên loại: - Thông cáo: Là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ương dùng để công bố với Nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt nam ban hành. - Thông báo: Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động của các cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi. - Chương trình: Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định. - Kế hoạch: Là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. - Phương án : Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định. - Đề án: Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kế hoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sở những đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị. - Báo cáo: Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt động của các cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời 10
gian cụ thể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý. - Biên bản: Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với công dân. -Tờ trình : Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết định được. - Hợp đồng : Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghiã vụ. - Công điện: Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một mệnh lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn cấp. - Giấy chứng nhận: Là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đối tượng có liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. - Giấy uỷ nhiệm: Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền ( hoặc người đại diện theo pháp luật). - Giấy mời : Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành chính). - Giấy giới thiệu: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác. 11