Luận văn Thạc sĩ Quản lý công nghiệp: Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Giải pháp công nghệ FTEX

Chia sẻ: Cảnh Phương Thanh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:85

Thêm vào BST

Báo xấu

37
lượt xem 16
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Giải pháp công nghệ FTEX" được thực hiện với mục tiêu nhằm tìm hiểu và đưa ra các giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công nghiệp: Hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty cổ phần Giải pháp công nghệ FTEX

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHỔNG TIẾN NAM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ FTEX LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI, 2023
BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHỔNG TIẾN NAM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ FTEX Chuyên ngành : Quản Lý Công Nghiệp Mã số : 8510601 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS. Nguyễn Hồng Thái HÀ NỘI, 2023
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành Luận văn, trước tiên Tôi xin chân thành cảm ơn Khoa Quản Lý Công Nghiệp và Năng Lượng, Trường Đại học Điện Lực cùng tất cả các Thầy giáo, Cô giáo đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ Tôi trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu tại Trường Đại học Điện Lực. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy hướng dẫn: PGS. TS. Nguyễn Hồng Thái đã quan tâm giúp đỡ, dành nhiều thời gian trực tiếp hướng dẫn Tôi hoàn thành Luận văn một cách tốt nhất trong suốt thời gian vừa qua. Tôi xin chân thành cám ơn Ban Lãnh đạo, Quý Anh/chị thuộc các Phòng ban Công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho Tôi trong quá trình nghiên cứu, tiếp cận thực tế, thu thập số liệu để hoàn thành Luận văn này. Tuy đã cố gắng trong thời gian thực hiện Luận văn, nhưng với điều kiện thời gian có hạn nên Luận văn sẽ còn rất nhiều thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của các Thầy giáo, Cô giáo để Tôi có điều kiện bổ sung các kiến thức còn thiếu và nâng cao hơn công tác thực tế sau này. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 19 tháng 02 năm 2023 Tác giả Khổng Tiến Nam
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện Luận văn này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong Luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 19 tháng 02 năm 2023 Tác giả Khổng Tiến Nam
MỤC LỤC MỤC LỤC .......................................................................................................... i DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .......................................................................... iv DANH MỤC BẢNG BIỂU ............................................................................... v DANH MỤC HÌNH VẼ ................................................................................... vi I. MỞ ĐẦU ................................................................................................. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ......................................................................................1 2. Mục đích nghiên cứu ............................................................................................2 3. Nhiệm vụ nghiên cứu ...........................................................................................2 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................................3 5. Phương pháp nghiên cứu .....................................................................................3 II. NỘI DUNG .............................................................................................. 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP ............................................................................................ 5 1.1. Tổng quan về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp 5 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho..........................................................5 1.1.2. Phân loại hàng tồn kho ................................................................................6 1.1.3. Lợi ích của việc lưu trữ hàng tồn kho .........................................................9 1.1.4. Khái niệm và vai trò quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp ..............10 1.2. Nội dung quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp ..................................11 1.2.1. Hoạch định ................................................................................................11 1.2.2. Chi phí thực hiện .......................................................................................12 1.2.3. Kiểm soát tồn kho .....................................................................................16 1.2.4. Một số mô hình quản trị hàng tồn kho ......................................................19 1.2.5. Các chỉ tiêu phản ánh công tác quản trị hàng tồn kho ..............................31 1.2.6. Những nhân tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho ..............................33 1.2.7. Những rủi ro trong quản trị hàng tồn kho .................................................35 i
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ FTEX .............................................. 38 2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX .....................38 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển................................................................38 2.1.2. Đặc điểm cơ cấu bộ máy tổ chức và hệ thống kinh doanh của Công ty ...38 2.1.3. Đặc điểm hàng tồn kho .............................................................................41 2.1.4. Phân loại hàng tồn kho tại Công ty ...........................................................41 2.2. Đặc điểm chủ yếu về hoạt động kinh doanh của Công ty ............................43 2.2.1. Phân tích doanh thu ...................................................................................44 2.2.2. Phân tích chi phí........................................................................................44 2.2.3. Phân tích lợi nhuận....................................................................................45 2.3. Thực trạng quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX .............................................................................................................45 2.3.1. Thực trạng hoạch định tồn kho .................................................................45 2.3.2. Thực trạng tổ chức thực hiện ....................................................................48 2.3.3. Thực trạng kiểm soát hàng tồn kho...........................................................51 2.4. Đánh giá chung về thực trạng quản trị hàng tồn kho của Công ty ............56 2.4.1. Ưu điểm.....................................................................................................56 2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân ...........................................................................57 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ FTEX 60 3.1. Căn cứ đề xuất giải pháp ................................................................................60 3.1.1. Phương hướng hoạt động của Công ty trong thời gian tới .......................60 3.1.2. Quan điểm quản trị hàng tồn kho ..............................................................61 3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX .................................................................................61 3.2.1. Áp dụng hệ thống phân loại tồn kho ABC ................................................61 3.2.2. Áp dụng mô hình EOQ tính lượng hàng tối ưu ........................................65 3.2.3. Hoàn thiện hệ thống phần mềm quản lý hàng tồn kho .............................70 ii
III. KẾT LUẬN ........................................................................................... 72 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................. 74 PHỤ LỤC .......................................................................................................... 1 iii
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nguyên nghĩa 1 FTEX Công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX 2 EOQ Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản 3 POQ Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất 4 QDM Mô hình khấu trừ theo số lượng 5 J.I.T Mô hình tồn kho kịp thời 6 WTO Tổ chức thương mại thế giới 7 CPđh Chi phí đặt hàng 8 CPlk Chi phí lưu kho 9 CPmh Chi phí mua hàng 10 CPth Chi phí thiếu hàng 11 HDQT Hội đồng quản trị 12 NWC Tài sản lưu động thường xuyên iv
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Thống kê các loại chi phí lưu kho ..................................................................15 Bảng 2.1 Kế hoạch và tình hình thực hiện giai đoạn 2019 – 2021 ...............................46 Bảng 2.2 Thống kê các loại chi phí lưu kho ..................................................................47 Bảng 2.3 Phân tích các chỉ số hàng tồn kho .................................................................48 Bảng 3.1 Phân loại các loại hàng hóa năm 2021 của công ty theo phân tích ABC .....64 Bảng 3.2 Xếp loại ABC cho hàng tồn kho năm 2021 ....................................................64 Bảng 3.3 Nhu cầu hàng tồn kho năm 2022 của công ty FTEX .....................................67 Bảng 3.4 Chi phí đặt hàng cho một đơn hàng ...............................................................68 Bảng 3.5 Công thức tính các chỉ tiêu trong mô hình EOQ ...........................................69 Bảng 3.6: Lượng đặt hàng tối ưu, tổng chi phí tồn kho tối thiểu, khoảng thời gian dự trữ tối ưu, điểm tái đặt hàng và số lượng đơn đặt hàng tối ưu theo mô hình EOQ .......................................................................................................................69 v
DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1 Phân loại tồn kho theo kỹ thuật ABC .............................................................18 Hình 1.2 Mô hình tồn kho cơ bản ..................................................................................21 Hình 1.3 Mối quan hệ giữa các loại chi phí ..................................................................22 Hình 1.4 Điểm đặt lại hàng ROP ..................................................................................23 Hình 1.5 Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất POQ ........................................................26 Hình 2.1 Cơ cấu tổ chức của FTEX ..............................................................................39 Hình 2.2 Chi tiết số lượng và giá trị hàng tồn kho năm 2021 của công ty FTEX.........42 Hình 2.3 Tình hình kinh doanh của công ty FTEX ........................................................43 Hình 2.4 Vòng quay hàng tồn kho của doanh nghiệp ...................................................49 Hình 2.5 Giá trị hàng tồn kho giai đoạn 2019 – 2021 ..................................................50 Hình 2.6 Các bước trong quy trình nhập kho ...............................................................53 Hình 2.7 Các bước trong quy trình xuất kho.................................................................54 Hình 3.1 Mô hình phân tích tài sản năm 2021 theo tiêu chí ABC ................................63 vi
I. MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong điều kiện kinh tế thị trường, nhất là xu thế Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) hiện nay, để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp phải bảo đảm quyền tự chủ trong hoạt động, sản xuất kinh doanh và phải có lãi. Muốn vậy, các công ty phải tập trung vào từng khâu để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của xã hội, đồng thời nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo được tính cạnh tranh của sản phẩm. Đối với các công ty sản xuất và kinh doanh, quản lý hàng tồn kho là một vấn đề hết sức quan trọng và đặc biệt. Công tác quản trị hàng tồn kho được thực hiện tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí tồn kho nguyên vật liệu, tránh tình trạng chiếm dụng nhiều hàng tồn kho, giảm chi phí thuê mặt bằng, kho chứa nguyên vật liệu… Đồng thời đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu cho sản xuất…, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu dẫn đến hoạt động kinh doanh bị đình trệ, thiếu sản phẩm cung cấp ra thị trường dẫn đến giảm lợi nhuận hoặc mất khách hàng, mất thị trường kinh doanh. Thường thì giá trị hàng tồn kho sẽ chiếm khoảng 40% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Do đó các nhà quản trị, chủ doanh nghiệp phải kiểm soát lượng hàng tồn kho ở mức phù hợp bằng việc xem xét lượng tồn kho có phù hợp với doanh thu không và liệu doanh số bán hàng có sụt giảm nếu không có đủ lượng tồn kho hợp lý không? Vì hàng tồn kho với số lượng quá nhỏ hay quá lớn đều sẽ dẫn đến không đạt được hiệu quả tối ưu. Tồn kho cao sẽ làm tăng chi phí đầu tư, nhưng nó cũng lại biểu hiện sự sẵn sàng của doanh nghiệp cho sản xuất hoặc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Tồn kho thấp sẽ làm giảm bớt chi phí đầu tư nhưng sẽ tốn kém thêm chi phí và cả thời gian trong việc đặt hàng, kế hoạch sản xuất, bỏ lỡ các cơ hội thu về lợi nhuận. Quản trị hàng tồn kho là một công việc khá phức tạp, đòi hỏi các nhà quản trị, chủ doanh nghiệp phải vận dụng sáng tạo các phương pháp quản lý vào thực tế hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, hàng tồn kho bao gồm nhiều thành phần có đặc điểm khác nhau, số lượng khác nhau và mỗi thành phần có sự tương thích khác nhau. Vì vậy, các doanh nghiệp cần luôn quan tâm một cách đúng mức đến hoạt động quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp. 1
Chính sách quản trị hàng tồn kho rất quan trọng, nó khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải cùng nhau làm việc để có thể đạt được một sự thống nhất. Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách quản trị hàng tồn kho, cách thức cân đối giữa các mục tiêu khác nhau như: giảm giá hàng tồn kho, chi phí sản xuất, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Mặc dù công tác quản trị hàng tồn kho là rất quan trọng và có tác động mạnh, trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh nhưng vẫn chưa được các doanh nghiệp Việt Nam nói chung cũng như các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nói riêng quan tâm đúng mức. Vì vậy, Tôi đã chọn đề tài “Hoàn Thiện Công Tác Quản Trị Hàng Tồn Kho Tại Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX” để viết luận văn này. Xuất phát từ yêu cầu khách quan nêu trên, việc nghiên cứu một đề tài luận văn có ý nghĩa khoa học và mang tính thực tiễn là rất cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Đồng thời đây cũng sẽ là một tài liệu giúp góp phần nghiên cứu các giải pháp để có thể nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hàng tồn kho đối với các công ty kinh doanh thương mại thuộc ngành hàng sản phẩm mẹ và bé. 2. Mục đích nghiên cứu Hàng tồn kho là một phần tài sản rất lớn đối với doanh nghiệp. Không những thế, hàng tồn kho còn là một trong những nhân tố rất quan trọng và có ảnh hưởng, tác động rất lớn đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Mặc dù hàng tồn kho có vai trò và ảnh hưởng lớn như vậy nhưng các doanh nghiệp vẫn không thực sự quan tâm đúng mức mà thường đẩy mạnh các hoạt động bán hàng, marketing sản phẩm. Vì vậy luận văn “Hoàn Thiện Công Tác Quản Trị Hàng Tồn Kho Tại Công Ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX” sẽ tìm hiểu và đưa ra các giải pháp để hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho để nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu Thông qua các nội dung được nghiên cứu trong đề tài để có thể tìm hiểu, làm rõ và đưa ra giải pháp cho công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX. - Làm rõ các vấn đề tổng quan trong quản trị hàng tồn kho. 2
- Phân tích thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX. - Đưa ra các phương án, giải pháp tối ưu và phù hợp nhất với tình hình của công ty góp phần làm giảm chi phí tồn kho cũng như nâng cao hiệu quả trong công tác quản trị hàng tồn kho của công ty trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Quản trị hàng tồn kho tại công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX. - Phạm vi nghiên cứu: Các vấn đề liên quan đến công tác quản trị hàng tồn kho của công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX trong giai đoạn 2019 - 2021. 5. Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thu thập số liệu: - Số liệu sơ cấp: Thu thập bằng cách quan sát trực tiếp tại kho, tìm hiểu tình hình thực tế của công ty, phỏng vấn trực tiếp các nhân viên trong doanh nghiệp từ đó có được các số liệu cụ thể về thực trạng hàng tồn kho của công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX. - Số liệu thứ cấp: Tham khảo các tài liệu, sách báo có liên quan đến đề tài nghiên cứu Thu thập số liệu thực tế tại phòng tài chính – kế toán và một số phòng ban khác của công ty Cổ Phần Giải Pháp Công Nghệ FTEX trong giai đoạn từ 2019 đến 2021. Ngoài ra còn sử dụng một số dữ liệu từ niên giám thống kê. Phương pháp xử lý số liệu: - Thống kê, phân tích, so sánh và suy luận logic để tổng hợp các số liệu, dữ kiện nhằm xác định những phương án, giải pháp được lựa chọn. 3
II. NỘI DUNG Ngoài Lời mở đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương như sau: CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ FTEX CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP CÔNG NGHỆ FTEX 4
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Tổng quan về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm hàng tồn kho Từ khi trên thế giới bắt đầu xuất hiện hoạt động sản xuất và lưu thông hàng hóa thì hàng tồn kho cũng xuất hiện như là một hiện tượng tất yếu, khách quan. Theo C. Mark thì “Tồn kho hay dự trữ hàng hóa là một sự cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm”. Như vậy các sản phẩm đang trong quá trình mua, bán và cần thiết cho quá trình mua bán là nằm trong hình thái hàng tồn kho. Hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong quản trị kinh doanh của một công ty. Hàng tồn kho phát sinh từ nhu cầu sản xuất và phân phối hàng hoá, hàng tồn kho thường chiếm phần lớn (40-50%) tài sản của một công ty. Trong sản xuất, mỗi công ty luôn phải có một lượng hàng tồn kho thích hợp (vốn sản xuất, vật tư tiêu hao, thành phẩm, sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, v.v.) cần thiết cho sản xuất. Vì vậy, việc kiểm soát và quản lý hàng tồn kho là hết sức quan trọng, quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đều đặn, có hiệu quả và lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên liên tục và đồng bộ. Bộ Tài chính quy định trong Chuẩn mực Kế toán số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ–BTC ngày 31/12/2001, thì khái niệm hàng tồn kho được quy định là tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất – kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Nói một cách đơn giản, hàng tồn kho là bất kỳ tài nguyên chưa sử dụng nào được lưu trữ để sử dụng trong tương lai. Cho dù đó là đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp, hàng tồn kho sẽ xuất hiện ngay khi các tài nguyên chưa sử dụng sẵn sàng. Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh mà loại hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung của việc lập kế hoạch và kiểm soát hàng tồn kho cũng sẽ khác nhau. 5
Đối với các doanh nghiệp làm kinh doanh, cung cấp dịch vụ mà sản phẩm là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là công cụ, phụ tùng và phương tiện, nguyên vật liệu – công nghệ sử dụng trong hoạt động của họ. Đối với lĩnh vực này, tồn kho nguyên vật liệu và sản phẩm có tiềm năng, có thể được tích lũy trong sự tích lũy tri thức, trong khả năng và kiến thức của người lao động. Trong thế giới thương mại, các doanh nghiệp mua hàng hóa và bán chúng để kiếm lời. Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng hóa được mua và hàng hóa sẵn sàng để giao cho người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, các công ty hầu như không tồn kho bán thành phẩm trên dây chuyền như trong ngành sản xuất. Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, các sản phẩm của doanh nghiệp phải trải qua một quá trình lâu dài để chuyển đổi nguyên liệu thô đầu vào thành sản phẩm cuối cùng. Vì vậy có thể kết luận hàng tồn kho bao gồm từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm và thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. Đặc điểm của hàng tồn kho chính là mối liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Có thể nói đây là một bộ phận tài sản ngắn hạn nhưng chiếm tỷ trọng lớn, có vai trò đặc biệt quan trọng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho thường chiếm một phần lớn trong tổng tài sản lưu động của công ty nên dễ xảy ra sai sót, gian lận trong hoạt động quản lý. Mỗi công ty lựa chọn các phương pháp định giá hàng tồn kho khác nhau và các mô hình hàng tồn kho phù hợp tùy theo điều kiện và hoàn cảnh hoạt động của mình. Giá trị hàng tồn kho có tác động trực tiếp đến giá vốn hàng bán, ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận thuần của năm tài chính. Duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho một doanh nghiệp. Hàng tồn kho là tài sản lưu động chuyển toàn bộ giá trị của nó qua chu kỳ kinh doanh, vì vậy việc quản lý hàng tồn kho trở nên phức tạp và quan trọng hơn. Các doanh nghiệp sản xuất thường sẽ có ba loại hàng tồn kho tương ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất: 6
Tồn kho nguyên vật liệu: Bao gồm các loại hàng hóa mà doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất. Nó có thể bao gồm các vật liệu cơ bản (chẳng hạn như thép trong ngành cơ khí, sợi trong ngành dệt may), bán thành phẩm (chẳng hạn như chip bộ nhớ dùng để lắp ráp máy tính) hoặc cả hai. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho phù hợp sẽ tạo thuận lợi cho hoạt động mua sắm nguyên vật liệu và hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Đặc biệt, các nguồn cung cấp sẽ được hưởng lợi từ việc có thể tìm nguồn hàng với số lượng lớn từ các nhà cung cấp với mức giá chiết khấu. Ngoài ra, khi các công ty dự đoán rằng giá nguyên liệu thô sẽ tăng trong tương lai hoặc một nguyên liệu nào đó sẽ bị thiếu hụt, hoặc cả hai, việc duy trì một lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo rằng công ty sẽ luôn có nguồn cung cấp kịp thời và đầy đủ. với chi phí ổn định. Một bộ phận sản xuất luôn cần có đủ số lượng hàng tồn kho để thực hiện kế hoạch sản xuất và sử dụng thiết bị sản xuất và nhân lực một cách hiệu quả. Do đó, bộ phận quản lý hàng tồn kho cũng như doanh nghiệp có thể hiểu tại sao bộ phận sản xuất của doanh nghiệp luôn muốn duy trì lượng nguyên vật liệu dự trữ lớn. Tồn kho bán thành phẩm: bao gồm sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa thực hiện thủ tục đưa vào kho thành phẩm. Hàng tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm dở dang. Đây là những nguyên liệu thô được đặt ở từng giai đoạn của dây chuyền sản xuất. Trong điều kiện kinh tế thị trường, các sản phẩm sản xuất ra đòi hỏi trình độ công nghệ ngày càng cao. Do đó, quy trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn và giữa các công đoạn này luôn có những sản phẩm dở dang - những bước đệm nhỏ mà quá trình sản xuất không ngừng diễn ra. Nếu dây chuyền càng dài và phức tạp, có nhiều công đoạn phân tách nhỏ thì sẽ có nhiều bán thành phẩm hơn. Tồn kho thành phẩm: Bao gồm thành phẩm được lưu trữ trong kho và thành phẩm được gửi đi đến người mua hàng. Hầu hết các doanh nghiệp sau khi hoàn thành công đoạn sản xuất đều chưa thể tiêu thụ sản phẩm ngay được, giữa sản xuất và tiêu thụ luôn có độ “độ trễ” nhất định. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến hiện tượng này. Việc duy trì đủ số lượng thành phẩm trong kho có lợi cho cả bộ phận sản xuất và tiếp thị bán hàng của doanh nghiệp. Từ quan điểm của bộ phận tiếp thị bán hàng, trong trường hợp kỳ vọng tiêu thụ trong tương lai không chắc chắn, một lượng lớn hàng tồn kho thành phẩm sẽ sớm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong tương lai. Nó cũng 7
giảm thiểu việc mất doanh thu do hết hàng hoặc thiệt hại về uy tín do giao hàng trễ khi hết hàng. Từ quan điểm của nhà sản xuất, việc duy trì lượng tồn kho thành phẩm lớn cho phép sản xuất số lượng lớn, giúp giảm chi phí sản xuất đơn vị do chi phí cố định được dàn trải ra một số lượng lớn hàng tồn kho thành phẩm. Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo bộ phận. Hàng tồn kho cũng có thể được phân loại dựa trên thời gian tồn tại của nó. Hàng tồn kho của một công ty có thể được duy trì liên tục, hoặc có thể tồn tại trong một khoảng thời gian ngắn mà không bị trùng lặp. Trên cơ sở này, hàng tồn kho có thể được chia thành hai loại: Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng chỉ tồn kho một lần và không có ý định tái nhập hoặc dự trữ sau khi tiêu dùng. Tồn kho nhiều kì: Bao gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho lâu dài, các đơn vị tồn kho đã được sử dụng hoặc tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời gian bổ sung các đơn vị tồn kho sẽ được điều chỉnh dựa trên mức tồn kho để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp. Tồn kho nhiều kì thường được các doanh nghiệp sử dụng nhiều hơn so với tồn kho một kì. Hàng hóa tồn kho còn có thể chia theo nhu cầu của nguyên vật liệu: bao gồm nhu cầu nguyên vật liệu phụ thuộc lẫn nhu cầu nguyên vật liệu độc lập. Tồn kho nhu cầu độc lập: Nhu cầu tồn kho của một loại mặt hàng tồn kho độc lập, không bị ảnh hưởng bởi nhu cầu tồn kho của bất kỳ loại hàng nào khác trong tồn kho. Ví dụ như hàng hóa là thành phẩm được bán trực tiếp cho khách hàng. Nhu cầu của các loại hàng tồn kho này được ước tính qua dự báo hoặc những đơn đặt hàng của người mua hàng. Mục đích của việc phân loại để giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về số lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng của những mặt hàng có nhu cầu tồn kho độc lập. Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc: Bao gồm các loại hàng tồn kho mà nhu cầu của nó phụ thuộc vào nhu cầu của một hoặc nhiều hàng hóa khác trong kho. Ví dụ để lắp ráp hoàn thiện được một chiếc điện thoại di động doanh nghiệp sản xuất cần: bo mạch chủ, pin, màn hình, khung thân vỏ... Nhìn chung, nhu cầu về nguyên vật liệu và các đơn vị có thể được tính toán nếu chúng ta có thể ước tính được nhu cầu của các loại 8
thành phẩm cần sử dụng đến chúng. Các quyết định của doanh nghiệp về số lượng đặt hàng và thời gian đặt hàng lại cho hàng hóa tồn kho phụ thuộc sẽ khác nhiều so với tồn kho độc lập. 1.1.3. Lợi ích của việc lưu trữ hàng tồn kho Dự trữ hàng tồn kho sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi thế nhất định cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Những lợi thế quan trọng mà không hạn chế có thể kể đến như: Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh: Bằng cách duy trì một số lượng hàng tồn kho hợp lý, các doanh nghiệp có thể tránh được thất thoát trong kinh doanh khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nhất định để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Giảm chi phí đặt hàng: Khi doanh nghiệp đặt hàng với một số lượng sản phẩm lớn sẽ làm giảm số lượng đơn đặt hàng đi. Điều này giúp cho công ty cắt giảm được các chi phí cố định của mỗi lần đặt hàng (Chi phí đánh máy, phê duyệt, gửi thư, thuế quan…) Đạt được hiệu quả sản xuất: Duy trì đủ hàng tồn kho cũng đảm bảo sản xuất hiệu quả. Nói cách khác, việc cung cấp đầy đủ hàng tồn kho sẽ ngăn chặn tình trạng thiếu nguyên vật liệu tại một số thời điểm làm gián đoạn sản xuất. Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. Có thể nói, mua không được kiểm soát ẩn chứa rất nhiều rủi ro, việc gặp phải những rủi ro không lường trước được sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều khó khăn. Việc giữ quá nhiều hàng tồn kho, không có kế hoạch sẽ phát sinh chi phí nhất định. Vì vậy doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch cụ thể cho việc dự trữ hàng tồn kho. Chi phí lưu giữ hàng tồn kho được chia thành hai loại: Chi phí nguyên liệu: bao gồm chi phí đặt hàng nguyên vật liệu, lương của nhân viên quản lý hành chính, tiền thuê kho bãi, vận chuyển hàng hóa, giao hàng, hóa đơn, văn phòng phẩm và các chi phí liên quan khác. Càng nhiều đơn đặt hàng, chi phí liên quan càng cao và ngược lại. Chi phí thực hiện: Bao gồm các chi phí liên quan đến việc lưu trữ hoặc vận chuyển hàng tồn kho cũng như chi phí thuê mặt bằng, tiền lương của công nhân, chi phí bảo 9
hiểm rủi ro, lãng phí và sai sót. Thời gian, hao mòn, trộm cắp... và phí cơ hội. Điều này có nghĩa là: Tiền chi cho hàng tồn kho sẽ tạo ra một số lợi nhuận nếu được đầu tư vào nơi khác trong doanh nghiệp. Do đó, phần lợi nhuận bị mất của doanh nghiệp cũng có thể được coi là chi phí cơ hội. Những điểm trên nhằm nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản trị hàng tồn kho, xác định số lượng hàng tồn kho tối ưu cho công ty, doanh nghiệp theo chu kỳ. 1.1.4. Khái niệm và vai trò quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp Quản lý nói chung là "Management" trong tiếng Anh, có nghĩa là cả quản trị và quản lý, nhưng hiện nay nó chủ yếu được sử dụng để chỉ quản trị. Tuy nhiên, khi dùng từ này, chúng ta có thói quen gắn từ “quản lý” với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tức là quản lý ở tầm vĩ mô. Thuật ngữ quản trị thường được sử dụng trong các tổ chức hoặc doanh nghiệp quy mô nhỏ hơn. Có nhiều khái niệm về quản trị: - Quản trị là hoạt động được thực hiện nhằm đảm bảo công việc được thực hiện thông qua nỗ lực của những người khác; quản lý là sự phối hợp hiệu quả hoạt động của các nhân viên khác trong cùng một tổ chức. - Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra trong một môi trường không ngừng thay đổi. - Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp. Theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển. [3, tr.201] Mary Parker Follet cho rằng: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. Điều này có nghĩa là các nhà quản lý đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp và ủy thác công việc cho người khác, thay vì làm việc một mình. Trong đó, khái niệm quản trị được tác giả Robert Kreitner coi là hiện thân tương đối rõ nét của quản trị, ông cho rằng: “Quản trị là tiến trình làm việc thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trọng 10