Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:107

Thêm vào BST

Báo xấu

4
lượt xem 2
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn "Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk" nhằm tìm hiểu, đánh giá thực trạng quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn; Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quán lý lữu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ................./.................. ........./........ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA QUẢN LÝ LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BUÔN ĐÔN, TỈNH ĐẮK LẮK LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG ĐẮK LẮK - NĂM 2023
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ................./.................. ........./........ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA QUẢN LÝ LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BUÔN ĐÔN, TỈNH ĐẮK LẮK LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS.TRẦN VIỆT HOA ĐẮK LẮK - NĂM 2023
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan, bản luận văn tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu khoa học của bản thân tôi dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Trần Việt Hoa Các số liệu và luận cứ đều được trích dẫn nguồn, kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và không trùng lặp với các đề tài khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình./. Đắk Lắk, ngày 23 tháng 01 năm 2024 Tác giả Lê Thị Thu Nguyệt
LỜI CẢM ƠN Thời gian được theo học chương trình đào tạo Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc gia là khoảng thời gian vô cùng quý báu và có ý nghĩa to lớn đối với cá nhân tôi, được tích lũy những kiến thức, kinh nghiệm quý báu và nhận được sự truyền giảng đầy tâm huyết của quý thầy giáo, cô giáo. Để nghiên cứu và hoàn thành luận văn tốt nghiệp, kết thúc chương trình đào tạo Thạc sỹ, tôi vô cùng biết ơn sự quan tâm của Ban Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia, Ban Lãnh đạo Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Tây Nguyên, quý thầy giáo, cô giáo, quý bạn bè, đồng nghiệp và đặc biệt là sự định hướng, hướng dẫn tận tình của TS. Trần Việt Hoa đã giúp tôi hoàn thành khóa luận. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk đã tạo điều kiện thuận lợi trong thời gian tôi tìm hiểu tình hình thực tế và cung cấp tài liệu, số liệu liên quan để tôi hoàn thành luận văn. Mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng, nỗ lực và trách nhiệm khi nghiên cứu luận văn nhưng không thể tránh khỏi thiếu sót. Kính mong nhận được sự quan tâm, góp ý của quý thầy giáo, cô giáo, quý bạn bè, đồng nghiệp và độc giả. Xin trân trọng cám ơn! Đắk Lắk, ngày 23 tháng 01 năm 2024 Tác giả Lê Thị Thu Nguyệt
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN.................................................................................................. 2 LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................... 4 MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1 2. Tình hình nghiên cứu ..................................................................................... 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................. 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................. 4 5. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................ 4 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ...................................................... 5 7. Kết cấu của luận văn ...................................................................................... 6 CHƯƠNG I ........................................................................................................... 7 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ LƯU TRỮ............................................... 7 1.1. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ ........................................................ 7 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ................................ 7 1.1.2. Khái niệm và nghiệp vụ công tác lưu trữ ............................................... 14 1.1.3. Vị trí, vai trò của công tác lưu trữ .......................................................... 18 1.2. Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện ................................................................................................................... 24 1.2.1. Khái niệm quản lý lưu trữ ...................................................................... 24 1.2.2. Nội dung quản lý lưu trữ ........................................................................ 24 1.2.3. Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện .......................................................................................................................... 28 1.2.4. Các yếu tố ảnh hưởng dến quản lý lưu trữ .............................................. 30 Tiểu kết chương 1 ............................................................................................. 34 CHƯƠNG 2 ......................................................................................................... 35 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN BUÔN ĐÔN .................................................................................................................... 35 2.1. Giới thiệu về Ủy ban nhân dân huyện Buôn Đôn ........................................ 35 2.1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân Buôn Đôn ......................... 35 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan chuyên môn và tổ chức trực thuộc UBND huyện Buôn Đôn .................................................... 36
2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan chuyên môn .............................. 36 2.2. Thực trạng quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn giai đoạn 2020 – 2022............................................................. 38 2.2.1. Chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ...................................................... 39 2.2.2. Tổ chức, cán bộ làm công tác lưu trữ .................................................... 42 2.2.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ ...................................... 45 2.2.4. Đào tạo, bồi dưỡng và chế độ đối với công chức lưu trữ ....................... 57 2.2.5. Trang bị cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ............................................................................................................... 59 2.2.6. Kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ ............................. 62 2.3. Đánh giá thực trạng quản lý về công tác lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn ................................................................... 64 2.3.1. Một số kết quả đạt được ........................................................................... 64 2.3.2. Một số tồn tại, hạn chế ........................................................................... 65 2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế ............................................... 67 Tiểu kết chương 2 ................................................................................................ 70 CHƯƠNG 3 ......................................................................................................... 71 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN HUYỆN BUÔN ĐÔN ............................................................................................................................. 71 3.1. Sự cần thiết hoàn thiện quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn ..................................................................................... 71 3.2. Những giải pháp cơ bản hoàn thiện quản lý lưu trữ..................................... 72 3.2.1. Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ và ý thức chấp hành pháp luật về công tác lưu trữ ................................................................................................ 72 3.2.2. Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ..................................................................................................................... 74 3.2.3. Kiện toàn tổ chức và tuyển dụng, bố trí, bồi dưỡng nhân sự làm công tác lưu trữ ............................................................................................................... 79 3.2.4. Tổ chức thực hiện các giải pháp nghiệp vụ công tác lưu trữ theo quy định ................................................................................................................... 82 3.2.5. Tăng cường trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí cho công tác lưu trữ ............................................................................................................... 87 3.2.6. Ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác lưu trữ ............................ 89 3.2.7. Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn, tổng kết công tác lưu trữ ... 91
3.3. Một số kiến nghị........................................................................................... 92 3.3.1. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ .................................. 92 3.3.2. Đối với UBND tỉnh Đắk Lắk, Sở Nội vụ tỉnh ....................................... 92 Tiểu kết chương 3 ............................................................................................. 95 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 97
1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Lưu trữ nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn lịch sử dân tộc và quyền của công dân gắn liền với sự tăng trưởng mạnh mẽ trong hoạt động của chính quyền. Trong mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức dù lớn hay nhỏ, dù ở cấp trung ương hay địa phương đều cần có bộ phận thực hiện lưu trữ và phòng lưu trữ nhằm đảm bảo được công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Những hồ sơ, tài liệu này không những để phục vụ cho hoạt động nội bộ của cơ quan, đơn vị, tổ chức đó mà còn là cơ sở để các cấp quản lý, lãnh đạo và các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan sử dụng làm căn cứ ban hành các báo cáo, các quyết định cũng như hoạch định chính sách chung. Công tác lưu trữ cần được tổ chức một cách có hệ thống, khoa học, có tính chuyên môn trong quá trình lưu trữ để việc tìm kiếm và sử dụng thông tin lưu trữ đạt được hiệu quả tối ưu nhất. Trong thập kỷ qua, Lưu trữ Nhà nước đã bắt đầu lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số. Cơ quan Lưu trữ Nhà nước nắm giữ hai loại hồ sơ kỹ thuật số: hồ sơ ban đầu được tạo ở định dạng kỹ thuật số và hồ sơ vật lý được “số hóa”. Dữ liệu là một trong những tài sản quan trọng nhất mà tổ chức có ngày nay. Các tổ chức đang tạo và thu thập nhiều thông tin hơn bao giờ hết, điều này có thể đặt ra những thách thức trong việc lưu trữ, quản lý, truy cập và phân tích thông tin đó. Nhận thức được vị trí, vai trò quan trọng của công tác lưu trữ cũng như sự cần thiết phải vận dụng phần mềm, công cụ hiện đại vào công tác lưu trữ, UBND huyện Buôn Đôn đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ bằng nhiều hoạt động chỉ đạo, triển khai cụ thể. Trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ trên địa bàn huyện Buôn Đôn đến nay đã đạt được nhiều bước chuyển biến tích cực. Song, bên cạnh những kết quả đạt được, trong công tác lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Vì vậy, tác giả đã chọn đề tài “Quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk” để nghiên cứu luận văn Thạc
2 sĩ Quản lý công, nhằm nghiên cứu cơ sở lý luận khoa học cũng như thực tiễn của công tác lưu trữ trên địa bàn huyện Buôn Đôn, từ đó chỉ ra những giải pháp có tính ứng dụng thực tế trên địa bàn huyện góp phần cải thiện và nâng cao chất lượng công tác lưu trữ. 2. Tình hình nghiên cứu Ở nước ta trong những năm qua đã có nhiều cuốn sách, giáo trình, công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết khoa học về công tác lưu trữ ở các phạm vi và góc độ khác nhau có đóng góp quan trọng về cơ sở lý luận và thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác lưu trữ. Có thể kể đến một số công trình như: PGS.TS. Dương Văn Khâm với “Công tác văn thư, lưu trữ”, cuốn sách đã đề cập và hệ thống hóa cơ sở lý luận khoa hoc về công tác văn thư, lưu trữ chung. Đây được coi là cẩm nang của công tác văn thư, lưu trữ trong giảng dạy cũng như thực tiễn thực hành, bởi cuốn sách cung cấp khá đầy đủ và chi tiết cơ sở khoa học về công tác văn thư, lưu trữ. GVC.TS. Chu Thị Hậu trong “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” khái quát những vấn đề về lý luận nói chung và chủ yếu vận dụng thực tiễn cho loại hình tài liệu lưu trữ hành chính. Các loại hình tài liệu khác như: tài liệu khoa học - công nghệ; tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử... được tách ra để biên soạn thành giáo trình riêng. PGS. Vương Đình Quyền với “Cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức các kho lưu trữ ở Việt Nam”, đã khái quát được thực trạng công tác lưu trữ của nhiều cơ quan, đưa ra những luận giải dựa trên tình hình thực tế và luận chứng khoa học cho việc tổ chức lưu trữ các cấp và đề xuất xây dựng hệ thống lưu trữ từ cấp trung ương đến địa phương trong đó bao gồm cả cấp huyện. Nguyễn Mạnh Cường với “Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố thuộc trung ương” được tác giả nghiên cứu sâu về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ở Việt Nam, từ đó đưa ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân và giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ cấp tỉnh trên địa bản cả nước.
3 Quốc Thắng trong “Tổ chức văn thư, lưu trữ tại địa phương những khó khăn cần giải quyết” đã đi sâu nghiên cứu về thực trạng của công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tại các địa phương và khái quát những khó khăn, vướng mắc nói chung; từ đó bài viết đưa ra định hướng, giải pháp cụ thể nhằm hạn chế tối đa những khó khăn, vướng mắc và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương. Phạm Thị Diệu Linh “Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lưu trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội”, đã nghiên cứu về cơ sở lý luận chung về công tác lưu trữ tại cấp huyện, Luận văn còn phản ánh những thực tế đang diễn ra trong công tác lưu trữ cấp huyện của một địa phương cụ thể - thành phố Hà Nội nhưng ở một góc độ nhất định từ cái nhìn cá biệt của tác giả, tác giả đề tài đã nói lên được những vấn đề quan trọng của lưu trữ cấp huyện nói chung và của các quận, huyện trên địa bàn Hà Nội nói riêng. Trần Văn Quang “Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh”, đã nghiên cứu khá chi tiết và cụ thể những cơ sở lý luận về tổ chức và quản lý lưu trữ tại cấp huyện, đồng thời đề tài cũng có những dẫn chứngy phản ánh thực trạng tổ chức và hoạt động quản lý lưu trữ của cấp huyện nói chung trên địa bàn cả nước hiện nay. Từ đó, luận văn đã đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nói chung, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức và quản lý lưu trữ. Các kết quả nghiên cứu đã kể trên đã chỉ ra hệ thống cơ sở lý luận và thực trạng công tác lưu trữ tại các cơ quan nhà nước và nhiều giải pháp hoàn thiện công tác này đã được các tác giả đề xuất. Tuy nhiên, trong số các nghiên cứu đó, chưa có công trình nào về quản lý nhà nước về lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, vì vậy, việc nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện là cần thiết và có ý nghĩa thiết thực trong giai đoạn hiện nay. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu
4 Trên cơ sở lý luận và các vấn đề thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác lưu trữ. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Xuất phát từ mục đích trên, luận văn thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: - Hệ thống hóa lý luận về công tác lưu trữ. - Tìm hiểu, đánh giá thực trạng quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn. - Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quán lý lữu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Về nội dung: luận văn nghiên cứu về quản lý lưu trữ Về không gian: các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn, tỉnh Đắk Lắk. Về thời gian: luận văn nghiên cứu từ năm 2020 - 2022 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận Việc nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin trên cơ sở các quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về quản lý lưu trữ. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Ngoài phương pháp luận nêu trên, tác giả còn sử dụng một số phương pháp cụ thể để thực hiện mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu mà đề tài đặt ra. Cụ thể: - Phương pháp hệ thống được tác giả sử dụng trong việc hệ thống các văn
5 bản quản lý, các bài báo, tạp chí, sách, luận án, các tài liệu nghiên cứu của các cơ quan nhà nước,… là những nguồn tài liệu cung cấp những vẫn đề lý luận và thực tiễn qua các giai đoạn khác nhau của việc công tác lưu trữ với những thông tin cực kỳ hữu ích bởi đã được nghiên cứu sâu và chi tiết. - Phương pháp khảo sát, thống kê thực tế: Những dữ liệu về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ trong Luận văn có được từ các Báo cáo, Báo cáo sơ kết, tổng kết của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội tại địa phương trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ. Nhờ đó có thể tiếp cận được với nguồn thông tin thực tế của quá trình thực hiện công tác lưu trữ tại địa phương một cách dễ dàng và chính xác nhất. - Phương pháp phân tích tác giả sử dụng trong việc phân tích, đánh giá hiện trạng quản lý: Trên cơ sở thực hiện các phương pháp nghiên cứu tài liệu và nghiên cứu thực địa (quan sát, điều tra, phỏng vấn), cần thực hiện phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích các số liệu và thông tin thu được từ quá trình nghiên cứu tài liệu và thực hiện điều tra thực tế; đánh giá sau khi điều tra thực tế và đưa ra những nhận định để so sánh giữa lý luận và thực tiễn của việc thực hiện công tác lưu trữ. - Phương pháp tổng hợp được áp dụng khi tổng hợp kết quả thực hiện quản lý lưu trữ, trên cơ sở phân tích, tổng hợp thông tin chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế của hoạt động quản lý lưu trữ… 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1. Ý nghĩa lý luận Đề tài nghiên cứu cơ sở lý luận và cơ sở khoa học về công tác lưu trữ từ nhiều nguồn tài liệu tham khảo khác nhau, từ đó khái quát cách nhìn chung của tác giả về công tác lưu trữ, góp phần làm phong phú thêm cơ sở lý luận về công tác lưu trữ. Đề tài nghiên cứu góp phần làm đa dạng nguồn tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu về công tác lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn
6 Thông qua việc phân tích, đánh giá thực trạng, luận văn đề xuất các giải pháp quản lý lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND huyện. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia làm 3 chương Chương 1: Cơ sở khoa học về quản lý lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quản lý lưu trữ trong các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Buôn Đôn
7 CHƯƠNG I CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ QUẢN LÝ LƯU TRỮ 1.1. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 1.1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ Ngay từ buổi đầu sơ khai, con người đã biết ghi lại những thành phẩm sau một ngày lao động của mình lên trên xương thú hay các vách đá bằng những đường nét, hình vẽ. Đó là những tài liệu lưu trữ sơ khai, đơn giản nhất và đã trở thành một nguồn tài liệu rất quý phục vụ cho việc nghiên cứu khoa học về sự phát triển của xã hội loài người thời nguyên thủy. Cùng với sự ra đời của Nhà nước, yêu cầu của việc thu thập thông tin nhằm phục vụ nhu cầu lao động, sản xuất và công tác cai trị, quản lí đất nước đòi hỏi những thông tin hữu ích phải được lưu trữ nhằm truyền thụ lại cho nhiều thế hệ khác hoặc cho đời sau hoặc nhằm ghi chép lại những phát minh và các thành tựu sáng tạo của con người. Tài liệu lưu trữ là sản phẩm phụ của hoạt động con người được lưu giữ vì giá trị lâu dài của chúng. Chúng là những hồ sơ đương đại được tạo ra bởi các cá nhân và tổ chức khi họ tiến hành công việc kinh doanh của mình và do đó cung cấp một cửa sổ trực tiếp về các sự kiện trong quá khứ. Chúng có thể có nhiều định dạng bao gồm văn bản, ảnh, hình ảnh chuyển động, âm thanh, kỹ thuật số và tương tự. Các kho lưu trữ được nắm giữ bởi các tổ chức và cá nhân công cộng và tư nhân trên khắp thế giới. Tài liệu lưu trữ là nguồn chính, được tạo ra vào thời điểm diễn ra các sự kiện mà chúng mô tả bởi những người tham gia hoặc nhân chứng của các sự kiện đó. Chúng thường là duy nhất. Các tài liệu lưu trữ riêng lẻ thường được gọi là “hồ sơ” vì chúng ghi lại một sự kiện. Chúng cũng có thể được gọi là ‘bản thảo’, mặc dù điều này liên quan đến thực tế là chúng được tạo ra bằng tay chứ không phải được xuất bản. Hồ sơ là thông tin được Tổ chức tạo ra, nhận và lưu giữ để cung cấp bằng chứng về một hoạt động, quyết định hoặc giao dịch. Lưu trữ là những hồ sơ đã
8 được đánh giá là có giá trị lâu dài và không còn được sử dụng cho công việc. Tùy theo khía cạnh tiếp cận hay nghiên cứu, trên thế giới tồn tại nhiều quan niệm khác nhau đối với tài liệu lưu trữ. Trên thực tế, khái niệm "tài liệu lưu trữ" không được thống nhất giữa toàn bộ các nước. Nhiều nước định nghĩa tài liệu lưu trữ là các loại tài liệu đã hình thành thông qua quá trình của từng tổ chức hoặc cá thể. Mặt khác, tại một số quốc gia khác, khái niệm “tài liệu lưu trữ” được bao hàm với ý nghĩa rộng hơn, bao gồm cả sách báo, tranh ảnh hội hoạ... Tuy vậy, nhìn chung, bản chất của tài liệu lưu trữ được nhìn nhận có nhiều sự tương đồng nhau giữa các nước và các công trình nghiên cứu. Để các kho lưu trữ có giá trị cho xã hội, chúng phải là một nguồn tài nguyên đáng tin cậy. Để đạt được điều này họ phải có những phẩm chất sau: Tính xác thực - bản ghi là những gì nó tuyên bố, được tạo ra vào thời điểm được ghi lại và bởi người mà tài liệu tuyên bố được tạo ra. Độ tin cậy - chúng thể hiện chính xác sự kiện, mặc dù nó sẽ thông qua góc nhìn của cá nhân hoặc tổ chức tạo ra tài liệu đó. Tính toàn vẹn - nội dung đủ để đưa ra một bức tranh mạch lạc. Đáng buồn là không phải tất cả các tài liệu lưu trữ đều đầy đủ Khả năng sử dụng - kho lưu trữ phải ở vị trí có thể truy cập và tình trạng có thể sử dụng được. Ví dụ, động đất, bão và chiến tranh đều có thể khiến các kho lưu trữ trở nên vô dụng. Nếu một kho lưu trữ muốn xác thực và đáng tin cậy thì chúng ta cần lưu giữ bối cảnh của nó để hiểu cách thức, lý do và ai đã tạo ra nó, nội dung và định dạng của nó (cách nó được trình bày dưới dạng tài liệu). Ở Việt Nam, theo Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.[19] Như vậy, với các cách hiểu của thế giới và Việt Nam về tài liệu lưu trữ hiện nay, có thể định nghĩa tài liệu lưu trữ theo nghĩa chuyên ngành như sau:
9 “Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Đảng và nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử... của toàn xã hội.” [9] 1.1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có các đặc điểm dưới đây: Tính xác thực - bản ghi là những gì nó tuyên bố, được tạo ra vào thời điểm được ghi lại và bởi người mà tài liệu tuyên bố được tạo ra. Độ tin cậy - chúng thể hiện chính xác sự kiện, mặc dù nó sẽ thông qua góc nhìn của cá nhân hoặc tổ chức tạo ra tài liệu đó. Tính toàn vẹn - nội dung đủ để đưa ra một bức tranh mạch lạc. Đáng buồn là không phải tất cả các tài liệu lưu trữ đều đầy đủ Khả năng sử dụng - kho lưu trữ phải ở vị trí có thể truy cập và tình trạng có thể sử dụng được. Ví dụ, động đất, bão và chiến tranh đều có thể khiến các kho lưu trữ trở nên vô dụng. Nếu một kho lưu trữ muốn xác thực và đáng tin cậy thì chúng ta cần lưu giữ bối cảnh của nó để hiểu cách thức, lý do và ai đã tạo ra nó, nội dung và định dạng của nó (cách nó được trình bày dưới dạng tài liệu). Điều chúng ta nên nhớ là không bao giờ chúng ta có thể coi một kho lưu trữ là ‘sự thật’ (bất kể chúng ta có ý gì khi nói ‘sự thật’), chỉ như một hồ sơ đương thời của một cá nhân hoặc tổ chức có mức độ tham gia và quan điểm cụ thể. Với tư cách là người sử dụng tài liệu lưu trữ, chúng ta phải nhận thức được bối cảnh này khi diễn giải các tài liệu lưu trữ cũng như kinh nghiệm và văn hóa của chính chúng ta ảnh hưởng như thế nào đến việc đọc tài nguyên lưu trữ của chúng ta. Lưu trữ có một số đặc điểm: Chúng chỉ được giữ lại nếu được coi là có giá trị lịch sử lâu dài. Điều này có thể khó đánh giá nhưng điều đó có nghĩa là các bộ sưu tập lưu trữ không và
10 không thể chứa mọi tài liệu từng được tạo. Chúng không được tạo ra một cách có ý thức như một bản ghi lịch sử. Điểm mạnh của chúng là chúng là những bản ghi đương thời và phải được xem xét dưới góc độ ai đã soạn thảo tài liệu đó và tại sao. Tài liệu không cần phải 'cũ' để trở thành kho lưu trữ, chỉ cần không còn cần thiết cho mục đích sử dụng mà chúng được tạo ra. Chúng có nhiều loại phương tiện tương tự và kỹ thuật số - không chỉ là tài liệu giấy. Lưu trữ bao gồm các tài liệu bằng văn bản, tài nguyên điện tử (bao gồm các trang web và email), ảnh, phim và bản ghi âm. Tuy nhiên, do điều kiện thực tế trước đây khó có thể đáp ứng được điều kiện về hình thức văn bản, tính nguyên vẹn của văn bản, vì vậy cần có sự linh động khi đánh giá tài liệu lưu trữ. - Mỗi tài liệu lưu trữ có số lượng rất ít, thông thường chỉ có một hoặc hai bản; đặc biệt là những tài liệu hình thành từ rất nhiều năm trước thì chỉ có duy nhất một bản với chất lượng không tốt. Đặc điểm này khác với loại tài liệu dạng sách, tuần báo, tạp chí. Vì thế tài liệu lưu trữ phải được bảo quản, giữ gìn cẩn thận, nếu bị hư hại, rách nát sẽ không có gì thay thế được. - Tài liệu lưu trữ được Nhà nước thống nhất quản lý. Lưu giữ hoặc lưu trữ vĩnh viễn là việc di chuyển liên tục các định dạng điện tử và chi phí lưu trữ cũng như các dịch vụ chăm sóc, bảo trì và truy cập hồ sơ một cách vĩnh viễn. Thường là một khoản đầu tư đáng kể cho một tổ chức. Điều này không giống như việc đảm bảo lưu trữ hoặc bảo quản lâu dài dữ liệu nghiên cứu. Tài liệu lưu trữ ngày nay không chỉ mang nội dung phong phú hơn mà còn đa dạng hơn về cả cách thức, hình dạng, thể loại. Có thể kể ra một số loại hình tài liệu lưu trữ chủ yếu như sau: Các kho lưu trữ của trường cao đẳng và đại học là các kho lưu trữ bảo quản các tài liệu liên quan đến một tổ chức học thuật cụ thể. Những kho lưu trữ như vậy cũng có thể chứa một bộ phận "các bộ sưu tập đặc biệt" (xem định nghĩa bên dưới). Các kho lưu trữ của trường cao đẳng và đại học tồn tại trước tiên là để phục vụ các tổ chức mẹ và cựu sinh viên của họ, sau đó là phục vụ công
11 chúng. Lưu trữ doanh nghiệp là bộ phận lưu trữ trong một công ty hoặc tập đoàn quản lý và bảo quản hồ sơ của doanh nghiệp đó. Những kho lưu trữ này tồn tại để phục vụ nhu cầu của nhân viên công ty và thúc đẩy các mục tiêu kinh doanh. Các kho lưu trữ của công ty cho phép công chúng truy cập vào các tài liệu của họ ở các mức độ khác nhau tùy thuộc vào các chính sách của công ty và sự sẵn có của nhân viên lưu trữ. Lưu trữ chính phủ là kho thu thập tài liệu liên quan đến các cơ quan chính quyền địa phương, nhà nước hoặc quốc gia. Các xã hội lịch sử là các tổ chức tìm cách bảo tồn và thúc đẩy sự quan tâm đến lịch sử của một khu vực, một giai đoạn lịch sử, các tổ chức phi chính phủ hoặc một chủ đề. Các bộ sưu tập của các xã hội lịch sử thường tập trung vào một nhà nước hoặc một cộng đồng và cũng có thể chịu trách nhiệm duy trì một số hồ sơ của chính phủ. Các bảo tàng và cơ quan lưu trữ có chung mục tiêu bảo tồn các hiện vật có ý nghĩa lịch sử, nhưng các bảo tàng có xu hướng chú trọng hơn đến việc trưng bày những hiện vật đó và duy trì các bộ sưu tập hiện vật hoặc tác phẩm nghệ thuật đa dạng hơn là sách và giấy tờ. Bất kỳ loại kho nào được đề cập trong danh sách này đều có thể kết hợp với một bảo tàng, hoặc các viện bảo tàng có thể là các cơ quan độc lập. Tương tự như vậy, các bảo tàng độc lập có thể chứa các thư viện và/hoặc kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ tôn giáo là tài liệu lưu trữ liên quan đến truyền thống hoặc tổ chức của một tín ngưỡng lớn, các giáo phái trong một tín ngưỡng hoặc các địa điểm thờ cúng riêng lẻ. Các tài liệu được lưu trữ trong các kho lưu trữ này có thể được cung cấp cho công chúng hoặc có thể tồn tại chỉ để phục vụ các thành viên có đức tin hoặc tổ chức mà chúng được tạo ra. Bộ sưu tập đặc biệt là các tổ chức chứa tài liệu từ các cá nhân, gia đình và tổ chức được coi là có giá trị lịch sử quan trọng. Các chủ đề được thu thập trong các bộ sưu tập đặc biệt rất đa dạng và bao gồm y học, luật, văn học, mỹ thuật và công nghệ. Thông thường, kho lưu trữ các bộ sưu tập đặc biệt sẽ là một bộ phận
12 trong thư viện, lưu giữ các bản thảo, sách và/hoặc bộ sưu tập lịch sử địa phương hiếm nhất hoặc có giá trị nhất của thư viện cho các cộng đồng lân cận. Nhờ sự trợ giúp của công nghệ thông tin, tài liệu điện tử có thể truy xuất thông tin một cách cực kỳ chính xác và nhanh chóng hỗ trợ hoạt động tại mỗi cơ quan, tổ chức và công tác quản lý nhà nước có hiệu quả cao, đồng thời góp phần giảm không gian của các kho lưu trữ vật lý. 1.1.1.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ phản ánh mọi phương diện hoạt động của nhà nước và đời sống xã hội, được lựa chọn, thu thập để quản lý, bảo quản và phục vụ sử dụng tại các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Vì vậy, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng về nhiều mặt như kinh tế, chính trị, khoa học, văn hóa… a. Ý nghĩa chính trị: Việc lưu trữ giúp các tổ chức giảm thiểu mất dữ liệu, giảm chi phí hoạt động, cải thiện bảo mật tài liệu, tăng cường tuân thủ các luật và quy định khác nhau, đồng thời cung cấp bằng chứng kiểm toán và pháp lý trong trường hợp xảy ra sự cố pháp lý hoặc kiểm toán. Khi một công ty mở rộng, nó sẽ tạo ra nhiều dữ liệu hơn, dữ liệu này phải được duy trì và giám sát chặt chẽ để sử dụng một cách hợp lý. Việc theo dõi dữ liệu lưu trữ này có thể khó khăn đối với các tổ chức chưa từng triển khai hệ thống. Trong thời đại công nghệ, tất cả các công ty phải bắt đầu lưu giữ hồ sơ công cộng vì nhiều lý do, chẳng hạn như các quy định của chính phủ, nghĩa vụ pháp lý, sở hữu trí tuệ hoặc đơn giản vì giấy tờ không còn cần thiết nữa. Việc giữ chúng luôn sẵn sàng tốn nhiều công sức vì nó tốn rất nhiều tài nguyên, chẳng hạn như lưu trữ, nhân lực, v.v., cũng như làm giảm năng suất của nhân viên vì họ phải tiếp tục duy trì dữ liệu lưu trữ ngay cả khi nó không được lưu trữ. được sử dụng một cách thường xuyên. b. Ý nghĩa kinh tế Cải thiện bảo mật là một trong những lợi ích lưu trữ hàng đầu mà các tổ chức xem xét.