Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:125

Thêm vào BST

Báo xấu

52
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Kết cấu của luận văn gồm phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, Luận văn bao gồm 3 chương: Chương 1 - Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh; Chương 2 - Thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội; Chương 3 - Giải pháp hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… …../….. HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỮU THỊ MINH NGỌC TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 8 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ LAN ANH HÀ NỘI – NĂM 2021 i
LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tác giả. Các thông tin, tư liệu được sử dụng trong Luận văn có nguồn dẫn rõ ràng, các kết quả nghiên cứu là quá trình lao động trung thực của tác giả. Hà Nội, ngày 02 tháng 8 năm 2021 TÁC GIẢ LUẬN VĂN Hữu Thị Minh Ngọc ii
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, tác giả đã nhận được sự giúp đỡ tận tình, quý báu của các thầy cô giáo, lãnh đạo cơ quan, bạn bè, đồng nghiệp. Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Quý thầy cô Ban Quản lý đào tạo sau đại học, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính cùng Lãnh đạo các khoa, phòng tại Học viện Hành chính Quốc gia, cô chủ nhiệm lớp đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tác giả trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu tại Học viện. Đặc biệt, tác giả gửi lời biết ơn sâu sắc đến TS. Nguyễn Thị Lan Anh – Phó Trưởng khoa Văn bản và Công nghệ hành chính – Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thiện luận văn. Tác giả cũng xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp đang công tác tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, những người đã chia sẻ kinh nghiệm trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức sử dụng văn bản, đồng thời cũng tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành luận văn này. Sau cùng, tác giả xin gửi lời cảm ơn đến gia đình đã luôn tạo điều kiện tốt nhất cho tác giả trong cuộc sống cũng như trong quá trình công tác, học tập. Do điều kiện và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp. Hà Nội, ngày 02 tháng 8 năm 2021 TÁC GIẢ Hữu Thị Minh Ngọc iii
MỤC LỤC Trang Trang phụ bìa i Lời cam đoan ii Lời cảm ơn iii Mục lục iv Danh mục các chữ viết tắt v Danh mục các bảng vi Danh mục các hình vẽ vii MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG 8 VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH 1.1. Một số vấn đề chung về tổ chức sử dụng văn bản điện tử 8 1.2. Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh 25 Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 39 TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1. Khái quát về Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 39 2.2. Nội dung tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND Thành 55 phố Hà Nội 2.3. Nhận xét thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng 82 UBND thành phố Hà Nội Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN 91 BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Các giải pháp 91 3.2. Điều kiện thực hiện giải pháp 107 KẾT LUẬN 111 TÀI LIỆU THAM KHẢO 114 iv
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung viết tắt CCHC Cải cách hành chính CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu UBND Ủy ban nhân dân v
DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang Thống kê số lượng văn bản đến qua Bảng 2.1 69 các năm Thống kê số lượng văn bản đi qua Bảng 2.2 72 các năm vi
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Số hiệu hình ảnh Tên hình ảnh Trang Quy trình quản lý, theo dõi việc thực Hình 2.1 62 hiện nhiệm vụ Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ Hình 2.2 65 công việc Các chức năng trên Hệ thống quản lý Hình 2.3 68 văn bản và Hồ sơ công việc Hình 2.4 Màn hình chức năng văn bản đến 69 Hình 2.5 Màn hình chức năng văn bản đi 71 Hình 2.6 Sơ đồ quy trình xử lý văn bản 73 Sơ đồ quá trình ký số trên hệ thống Hình 2.7 Quản lý văn bản (Thí điểm đối với 77 công văn) vii
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Nước ta đang xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0, hội nhập kinh tế quốc tế, quá trình toàn cầu hóa. Bối cảnh đó vừa là thuận lợi, vừa là thách thức đối với yêu cầu hiện đại hóa, chuyên nghiệp hóa nền công vụ nhà nước. Để tham gia vào quá trình này, một trong những chương trình trọng điểm của Việt Nam hiện nay là cải cách toàn diện nền hành chính quốc gia hướng tới mục tiêu: Xây dựng một nền hành chính hiện đại, trong sạch, vững mạnh, từ đó làm động lực cho sự phát triển kinh tế, duy trì sự ổn định chính trị và phát triển các lĩnh vực khác của đời sống xã hội. Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố quan trọng trong quá trình hội nhập và phát triển đất nước, là động lực cho sự phát triển của con người, đồng thời cũng làm thay đổi đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới. Ở nước ta, CNTT đã có bước phát triển và đạt được nhiều thành tựu trong sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và hoạt động quản lý. CNTT đã có tác dụng làm thay đổi cách thức làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, chuyển dần từ hoạt động, trao đổi thông tin thông qua giấy tờ truyền thống sang hoạt động, trao đổi thông tin trên môi trường điện tử. Mục tiêu chung của chương trình tổng thể cải cách hành chính (CCHC) Nhà nước ta là hướng tới xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại hóa, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả để phục vụ người dân, doanh nghiệp và xã hội. Để xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại cần phải cải cách thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian trao đổi và xử lý thông tin văn bản giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả công 1
việc, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong hoạt động của cơ quan nhà nước cũng như đảm bảo khả năng tiếp cận các nguồn tài nguyên thông tin. Văn phòng UBND cấp tỉnh là cơ quan hành chính nhà nước, là bộ máy giúp việc, là nơi thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý; đảm bảo cơ sở vật chất cho cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) thực thi công vụ. Có thể nói, Văn phòng có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng trong công tác tham mưu, giúp việc UBND tỉnh trong chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. Là cơ quan thuộc UBND thành phố Hà Nội, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội có chức năng của Văn phòng UBND cấp tỉnh nhưng là Thủ đô của cả nước nên Văn phòng UBND thành phố Hà Nội có vị trí, vai trò và khối lượng công việc lớn, tính chất công việc quan trọng, thông tin đa dạng, phong phú… Trong thời gian qua, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã đạt được rất nhiều thành tích góp phần vào sự đổi mới, CCHC của thành phố Hà Nội. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, Văn phòng còn bộc lộ một số hạn chế, tồn tại, một số phương diện hoạt động chưa thực sự hiệu quả như việc tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội chưa được sâu sắc, toàn diện. Vì vậy, nâng cao chất lượng công tác văn phòng nói chung, công tác thông tin, tổng hợp, tham mưu, phục vụ nói riêng tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội là rất cần thiết nhằm đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ công tác trong bối cảnh hiện nay. Cùng với đó, việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội là một trong những nội dung mấu chốt, quan trọng, không thể thiếu được trong quá trình xây dựng Chính quyền điện tử, đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất, nâng cao năng lực cạnh tranh của địa phương. Hằng năm, Văn phòng UBND thành phố Hà Nội đã xử lý nhiều văn bản đảm bảo an toàn, đúng quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu công tác chỉ đạo, điều hành của 2
UBND thành phố Hà Nội. Tuy nhiên thực tiễn cho thấy, thời gian qua, mặc dù đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn về hoạt động này, song việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội vẫn còn những lúng túng, bất cập như: Hạ tầng kỹ thuật, việc nâng cấp phần mềm, tổ chức phân cấp còn chưa phù hợp, thiếu nguồn nhân lực,... Xuất phát từ những lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội” để nghiên cứu Luận văn Thạc sỹ. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Cho đến nay, nội dung tổ chức sử dụng văn bản hay tổ chức sử dụng văn bản điện tử đã được nghiên cứu, như: - Tài liệu đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản trong quản lý của Học viện Hành chính Quốc gia (2020) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản, tổ chức, đánh giá văn bản. - Bài giảng Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản của TS. Lưu Kiếm Thanh gồm 06 bài trình bày sự hình thành các loại văn bản trong hoạt động của các cơ quan và đặc điểm của chúng, trình bày các loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, vai trò của hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong hoạt động của các cơ quan và trong đời sống xã hội, khái niệm về giá trị của văn bản;… - Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức của TS. Nguyễn Thị Hà và TS. Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên, Nxb Chính trị Quốc gia (2014) cung cấp các nguyên tắc của công tác văn thư, lưu trữ, những kỹ năng cần thiết cho CBCCVC và những người đang thực thi công việc có liên quan đến công tác văn bản, công văn giấy tờ, lập và quản lý hồ sơ. - Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử", Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2013) giới thiệu kết quả nghiên cứu về 3
những vấn đề cơ bản trong quản lý tài liệu điện tử, những quy định pháp luật liên quan đến quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử, về sử dụng tài liệu điện tử trong quản lý… từ thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế. - Kỷ yếu Hội thảo khoa học "Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử", Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2015) tập trung những vấn đề về quy định pháp luật Việt Nam về lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử, các khuyến nghị trong nước và tiêu chuẩn quốc tế, thực trạng lập hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức trong nước và kinh nghiệm nước ngoài… Bên cạnh các giáo trình, bài viết, kỷ yếu Hội thảo khoa học thì còn có các luận văn Thạc sỹ, khóa luận tốt nghiệp cũng nghiên cứu về đề tài này, cụ thể như: - Tạ Tuyết Nhung (2015), “Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ”. - Phạm Phương Linh (2015), “Quản lý văn bản trên môi trường mạng tại Văn phòng Quốc hội giai đoạn 2012-2015, tầm nhìn 2020”. - Từ Thị Kim Ngân (2018), “Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư”. Những công trình nghiên cứu trên đã đưa ra những kiến thức lý luận chung về quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước, một số nội dung về ứng dụng CNTT. Ngoài ra, các tác giả còn tập trung phân tích, đánh giá chất lượng của văn bản, quản lý văn bản trên địa bàn, từ đó đưa ra các giải pháp góp phần nâng cao công tác quản lý văn bản. Tuy nhiên, trong các công trình nêu trên, chưa có đề tài nào đề cập đến tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội. Vì vậy, đây là nguồn tài liệu quý giá cung cấp cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn để làm căn cứ và tham khảo trong quá trình nghiên cứu về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng tại UBND thành phố Hà Nội. 4
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn - Mục đích + Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức sử dụng văn bản điện tử và phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, ghi nhận những kết quả cần phát huy và tìm ra những hạn chế cần khắc phục. + Đánh giá một cách toàn diện, chỉ ra những thành tựu và vướng mắc, xác định nguyên nhân và đề xuất các giải pháp làm tốt hơn nữa việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế và tiếp tục phát triển công tác sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng của thành phố Hà Nội, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động các cơ quan hành chính nhà nước của thành phố Hà Nội hiện nay. Đồng thời, góp phần thực hiện thắng lợi các mục tiêu đề ra phục vụ công tác quản lý nhà nước tại UBND thành phố Hà Nội. - Nhiệm vụ + Hệ thống hóa cơ sở khoa học về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh; + Làm rõ lý luận về tổ chức sử dụng văn bản điện tử của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội; + Phân tích vai trò của việc xây dựng và hoàn thiện công tác sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng của thành phố Hà Nội trong giai đoạn hiện nay. + Nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội từ năm 2016 đến giữa năm 2020, nhận diện mặt đã đạt được, chưa đạt được, tìm ra nguyên nhân dẫn tới thực trạng đó; 5
+ Đề xuất các giải pháp để hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội, phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội. 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: + Về nội dung: Luận văn tập trung vào tổ chức sử dụng văn bản điện tử liên quan đến quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phục vụ công tác tham mưu, giúp việc của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội. + Về thời gian: Luận văn tập trung nghiên cứu giai đoạn 2016-6/2020 là giai đoạn tăng cường xây dựng chính quyền điện tử. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin, hệ thống những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước trong việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử và mối quan hệ chặt chẽ giữa ứng dụng CNTT với hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước nhằm xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số. - Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, tác giả luận văn đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: + Phương pháp thu thập thông tin, khảo sát thực tế: Tập hợp thông tin văn bản, tài liệu liên quan; thông tin từ quá trình làm việc, trao đổi thực tế. 6
+ Phương pháp so sánh: Đối chiếu kết quả tổng hợp với các yêu cầu đặt ra, các yếu tố ảnh hưởng để làm cơ sở đưa ra phân tích đánh giá. + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Tổng hợp các số liệu thu thập được theo các tiêu chí, góc độ khác nhau, phân tích theo từng góc độ, phân tích nguyên nhân, đưa các đánh giá, nhận định và đưa ra các đề xuất, giải pháp. + Phương pháp xin ý kiến chuyên gia: Trong quá trình thực hiện và hoàn thiện bản thảo luận văn, tác giả chú trọng việc xin ý kiến chuyên gia về lĩnh vực văn bản, việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Về lý luận: Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh. - Mô tả, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội. - Đưa ra các giải pháp tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội nhằm phục vụ tốt hơn công tác tham mưu, tổng hợp, góp phần nâng cao hiệu quả công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, Luận văn bao gồm 3 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND cấp tỉnh Chương 2. Thực trạng tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội. Chương 3. Giải pháp hoàn thiện việc tổ chức sử dụng văn bản điện tử tại Văn phòng UBND thành phố Hà Nội. 7
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG UBND CẤP TỈNH 1.1. Một số vấn đề chung về tổ chức sử dụng văn bản điện tử 1.1.1. Văn bản điện tử 1.1.1.1. Khái niệm Để tìm hiểu khái niệm về văn bản điện tử, chúng ta cần tìm hiểu một số khái niệm liên quan, vì những khái niệm này có mối quan hệ mật thiết, tác động lẫn nhau trong quá trình tổ chức sử dụng văn bản điện tử. Tài liệu điện tử: Khái niệm tài liệu điện tử được sử dụng nhiều vào cuối những năm 1990. Trước thời gian đó, trong các tài liệu trong nước và nước ngoài, người ta thường sử dụng các thuật ngữ như: “Tài liệu đọc bằng máy”, “Tài liệu trên vật mang từ tính”, “Tài liệu do máy định hướng” và thuật ngữ “Sơ đồ, biểu đồ máy vẽ”. Hiện nay trong các công trình nghiên cứu cũng như trong các văn bản pháp lý trong và ngoài nước có nhiều định nghĩa khác nhau về tài liệu điện tử, như: - Trong TCNN quốc gia Nga 52292, khái niệm tài liệu điện tử được định nghĩa như sau: “Tài liệu điện tử là hình thức biểu diễn tài liệu dưới dạng một tập hợp những sự thực hiện ở dạng điện tử và của những sự thực hiện liên quan qua lại tương ứng với chúng trong môi trường số”. Định nghĩa này coi điều kiện “môi trường điện tử hoặc số” là một trong những điều kiện cơ bản để xác định một tài liệu nào đó là tài liệu điện tử. Quan điểm này cũng được thể hiện trong định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ: “Tài liệu điện tử là những tài liệu chứa thông tin số, biểu đồ và bản văn mà thông tin đó có thể được ghi lại trên bất kỳ vật mang bằng máy nào 8
(tức là chứa thông tin bất kỳ được ghi ký lại ở dạng chỉ có thể xử lý với sự trợ giúp của máy điện toán)”. “Tài liệu điện tử là toàn bộ tài liệu do các cơ quan tổ chức tạo ra dưới định dạng điện tử, chúng được xem như một hệ thống thông tin điện tử và được hỗ trợ bằng các phương tiện kỹ thuật điện tử”. “Tư liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi, truyền và nhận được hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử”. “Tài liệu điện tử là những phiên bản trong máy tính của các tài liệu truyền thống được tạo ra và lưu trữ bởi các cơ quan, tổ chức”. Trong các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam chưa có khái niệm về tài liệu điện tử mà chỉ đề cập "Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác." (khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011). - Theo quan điểm trong bài viết Tài liệu điện tử - Những ưu thế vượt trội và thách thức đối với nền hành chính và công tác lưu trữ thời hiện đại thì “Tài liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo ra, được gửi đi, được nhận và lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số” [13]. 9
Có thể hiểu một cách chung nhất, "tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số (sử dụng hệ thống số nhị phân để biểu diễn thông tin trên thiết bị lưu trữ điện tử)". [26] Như vậy, tài liệu điện tử là một loại tài liệu và được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Trước khi trở thành tài liệu lưu trữ điện tử vì "có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ", tài liệu điện tử là thông tin được tạo ra, xử lý, được gửi đi, được nhận, duy trì và sử dụng, phục vụ cho công việc hằng ngày, thường xuyên của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Văn bản điện tử: Như trên đã đề cập, trong các văn bản pháp luật hiện hành của nước ta chưa có khái niệm về tài liệu điện tử mà chỉ có khái niệm về văn bản điện tử: Theo Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ: "Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu". Khái niệm này được định nghĩa thông qua khái niệm "thông điệp dữ liệu" với giải thích "thông tin dược tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử" và phương tiện điện tử là "phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự”. Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ngày càng được đẩy mạnh. Vì vậy, yêu cầu nghiên cứu và triển khai trên thực tế soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản điện tử là vấn đề cấp thiết đặt ra trong giai đoạn cách mạng công nghiệp 4.0 và xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay. Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư: Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu 10
được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. Theo đó, văn bản điện tử có thể là văn bản được tạo lập ở dạng điện tử (born digital) và cũng có thể là văn bản được số hoá từ văn bản giấy (made digital). Để bảo đảm về giá trị pháp lý và trong điều kiện thực tế sử dụng đồng thời cả văn bản giấy và văn bản điện tử thì "Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy". [10] Hồ sơ điện tử Trong thực tiễn hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quá trình quản lý và tổ chức sử dụng văn bản điện tử bao gồm các hoạt động tạo lập, quản lý và sử dụng văn bản, tài liệu theo quy trình vòng đời khép kín. Dù là ở dạng giấy hay dạng điện tử, văn bản đều được soạn thảo, xử lý,ban hành và quản lý, sử dụng cả ở hình thức văn bản rời lẻ và cả khi tập hợp thành hồ sơ. Trên cơ sở khái niệm chung “Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân" và “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định" [10]; đối với văn bản, tài liệu điện tử, "Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và "Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng CNTT nhằm liên kết các tài liệu 11
điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử”. [5] Lập hồ sơ và hồ sơ điện tử là trách nhiệm của CBCCVC, người được giao giải quyết, theo dõi công việc theo quy định tại Điều 9 Luật Lưu trữ và cũng là mục tiêu mà Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020 đã đặt ra “90% văn bản trao đổi giữa các cơ quan nhà nước dưới dạng điện tử, tối thiểu 80% hồ sơ công việc tại cấp bộ, cấp tỉnh, 60% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 30% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng”… 1.1.1.2. Đặc điểm văn bản điện tử Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Văn bản điện tử khác với văn bản giấy truyền thống bởi một số đặc điểm cụ thể như sau: - Là loại văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu và được được hình thành thông qua các phương tiện công nghệ tiên tiến như công nghệ điện tử, máy tính, công nghệ điện, truyền dẫn không dây và nhiều phương tiện tích hợp tạo thành. - Văn bản điện tử được đảm bảo tính toàn vẹn, tính nguyên gốc của thông tin (nội dung) trong văn bản điện tử thông qua giải pháp kỹ thuật là chữ ký điện tử. - Sự chu chuyển nhanh chóng trong môi trường điện tử: Chỉ cần có mạng Internet và thiết bị để soạn thảo, kết nối thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau, kịp thời gần như ngay lập tức của các thông tin. Điều này giúp cho việc tiếp nhận và xử lý 12
thông tin trở nên dễ dàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn. Đây là ưu điểm vượt trội nhất của văn bản điện tử đối với văn bản giấy. - Thông tin và nội dung văn bản có tính hệ thống cao, dễ dàng tìm kiếm thông qua các công cụ, hệ thống tra tìm tự động. Việc tìm kiếm văn bản và thông tin văn bản mang tính hệ thống rất cao vì được thực hiện thông qua hệ thống tra tìm tự động. Kết quả tra tìm thường cho ra một hệ thống văn bản có cùng dạng thông tin. Việc sử dụng văn bản điện tử và lưu giữ trong môi trường điện tử cũng giảm thiểu khả năng thất lạc văn bản, điều có thể dễ dàng xảy ra đối với tài liệu giấy. - Chỉnh sửa nội dung văn bản đơn giản và nhanh chóng, thuận tiện. Ưu điểm lớn nhất của văn bản điện tử là thuận tiện, dễ dàng sử dụng, tiết kiệm thời gian và chi phí về giấy. Đặc biệt, trên văn bản điện tử, người sử dụng dễ dàng chỉnh sửa nội dung văn bản khi gặp sai sót. Đây là điều mà văn bản giấy không đáp ứng được. – Việc quản lý văn bản từ khi chúng được sản sinh ra đến khi chuyển giao vào lưu trữ được đảm bảo. Việc lưu trữ tài liệu điện tử giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng so với tài liệu giấy. Trang bị hệ thống chu chuyển văn bản điện tử cho phép tiết kiệm phần lớn chi phí văn phòng phẩm cho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho vận chuyển văn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động, bảo đảm an toàn tài liệu. Có thể nói, sự hình thành của văn bản điện tử giúp cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và sự liên hệ, truyền đạt thông tin giữa các cá nhân, tổ chức trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. 1.1.2. Tổ chức sử dụng văn bản điện tử 1.1.2.1. Khái niệm 13