Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Tổ chức và hoạt động của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào

Chia sẻ: Tomhum999 Tomhum999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:115

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý thuyết về hoạt động của văn phòng UBND, đồng thời, cung cấp một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả tổ chức của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào nói riêng và văn phòng UBND các huyện nói chung. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của VPUBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Tổ chức và hoạt động của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA YANGMI KEOBOUALAPHA TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LONG, TỈNH LUÔNG NẬM THA, NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, NĂM 2020
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA YANGMI KEOBOUALAPHA TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LONG, TỈNH LUÔNG NẬM THA, NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ CÔNG MÃ SỐ: 8 34 04 03 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ HÀ NỘI, NĂM 2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn này chính là công trình nghiên cứu khoa học của cá nhân tôi. Các số liệu, bảng biểu và nội dung nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và được trích dẫn đầy đủ theo quy định. Ngƣời viết luận văn Yangmi Keoboualapha
LỜI CẢM ƠN Trong thời gian học tập và nghiên cứu tại Học viện Hành chính Quốc gia, tác giả đã được các Thầy, Cô giáo của Học viện giảng dạy và hướng dẫn nhiệt tình giúp cho tác giả có những kiến thức chuyên ngành về hành chính nhà nước, về quản lý nhà nước với các ngành, lĩnh vực cũng như với các địa phương. Tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đếnTS. ĐINH THỊ CẨM LÊ, người đã tận tình hướng dẫn cho tác giả, cảm ơn các cán bộ công chức của Văn phòng ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha và đồng nghiệp đã cung cấp, hỗ trợ và giúp đỡ xử lý số liệu để tác giả hoàn thành bài Luận văn của mình./. Ngƣời viết luận văn Yangmi Keoboualapha
MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài .................................................... 3 3. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài .................................................................. 6 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ................................................ 6 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của đề tài ........................... 6 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn .................................................... 7 7. Kết cấu của luận văn ..................................................................................... 8 Chƣơng 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ......................................................................................... 9 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức của văn phòng ................................................. 9 1.1.1. Khái niệm văn phòng và tổ chức của văn phòng .................................... 9 1.1.2. Nguyên tắc tổ chức của văn phòng ....................................................... 12 1.1.3. Các nội dung của công tác tổ chức tại văn phòng................................. 14 1.2. Cơ sở lý luận về hoạt động của văn phòng .......................................... 19 1.2.1. Khái niệm hoạt động và hoạt động của văn phòng ............................... 19 1.2.2. Tầm quan trọng của hoạt động văn phòng ............................................ 21 1.2.3. Nguyên tắc hoạt động của văn phòng ................................................... 23 1.2.4. Các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của văn phòng .............. 26 1.2.5. Các nội dung hoạt động của văn phòng ................................................ 28 1.3. Hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng ................................... 34 1.3.1. Khái niệm hiệu quả và hiệu quả của tổ chức và hoạt động của văn phòng ............................................................................................................... 34 1.3.2. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng ... 35 Tiểu kết chương 1............................................................................................ 38
Chƣơng 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LONG, TỈNH LUÔNG NẬM THA, NƢỚC CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN LÀO ....................... 39 2.1. Khái quát về huyện Long và văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nƣớc CHDCND Lào........................................................ 39 2.1.1. Khái quát về huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào39 2.1.2. Khái quát về văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào ........................................................................................ 41 2.2. Thực trạng tổ chức của Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nƣớc Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào ..................................... 43 2.2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào ............................................................................... 43 2.2.2. Các mối quan hệ công tác ..................................................................... 48 2.2.3. Thực trạng tổ chức nơi làm việc ........................................................... 50 2.2.4. Thực trạng xây dựng hệ thống quy trình, thủ tục hành chính ............... 53 2.2.5. Thực trạng về hệ thống tiêu chí đánh giá .............................................. 55 2.3. Thực trạng hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nƣớc Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào ..................................... 56 2.3.1. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp ............................................. 56 2.3.2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ................................................... 58 2.3.3. Thực trạng tổ chức hội họp ................................................................... 61 2.3.4. Thực trạng công tác quản trị - hậu cần.................................................. 64 2.4. Đánh giá chung ....................................................................................... 65 2.4.1. Ưu điểm ................................................................................................. 65 2.4.2. Hạn chế .................................................................................................. 69 2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế .......................................................... 72 2.5. Đánh giá hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nƣớc CHDCND Lào................................................ 74
Tiểu kết chương 2............................................................................................ 76 Chƣơng 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LONG, TỈNH LUÔNG NẬM THA, NƢỚC CHDCND LÀO ........................................... 77 3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về tổ chức và hoạt động văn phòng ......................................................................................................................... 77 3.2. Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của bộ máy văn phòng đối với người lãnh đạo và đối với tổ chức ................................................................... 79 3.3. Bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho ngũ làm văn phòng ............ 81 3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình tổ chức và hoạt động văn phòng ............................................................................................................... 83 3.5. Xây dựng và phát triển văn hóa công sở tích cực trong văn phòng ......... 88 3.6. Phát huy vai trò làm gương của người lãnh đạo ...................................... 92 3.7. Thực hiện tốt chế độ, chính sách đối với người lao động ở văn phòng ... 94 3.8. Hoàn thiện hệ thống quy trình thủ tục làm việc và tiêu chí đánh giá ...... 97 Tiểu kết chương 3.......................................................................................... 101 KẾT LUẬN .................................................................................................. 102 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 104
BẢNG BIỂU STT Trang Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện 47 Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào Bảng 2.1. Thống kế hệ thống phòng làm việc của văn phòng 54 UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào Bảng 2.2. Hệ thống máy móc và thiết bị của văn phòng 56 UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào Bảng 2.3. Tổng số các cuộc họp của UBND huyện Long do 66 văn phòng UBND huyện đảm nhiệm từ năm 2017-2019
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Cộng hòa dân chủ nhân dân CHDCND Cải cách hành chính CCHC Công nghệ thông tin CNTT Quản lý nhà nước QLNN Hệ thống pháp luật HTPL Uỷ ban nhân dân UBND Quy trình thủ tục QTTT Thủ tục hành chính TTHC Quản lý hành chính nhà nước QLHCNN Quan hệ xã hội QHXH Hành chính nhà nước HCNN Cán bộ công chức CBCC Cơ quan nhà nước CQNN Dịch vụ công DVC Quản lý hành chính QLHC Văn hóa công sở VHCS Quan hệ pháp luật QHPL Đào tạo bồi dưỡng ĐTBD Cơ sở vật chất CSVC
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong giai đoạn hiện nay, Đảng và Nhà nước Lào đang tiến hành cải cách hành chính, phát triển nền công vụ nhà nước theo hướng hiện đại, tinh gọn đảm bảo bộ máy hoạt động hiệu lực và hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của cá nhân công dân, tổ chức về các dịch vụ công cộng. Chính vì vậy, đây là thời kỳ đánh dấu sự phát triển, chuyển mình của hệ thống các CQNN, đặc biệt là các CQHCNN. Đối với việc thực thi công vụ của đội ngũ CBCC nhà nước thì cấp cơ sở đóng vai trò trực tiếp, là người đại diện nhà nước giải quyết các nhu cầu của người dân và xã hội ở cấp gần dân nhất. Trong hệ thống tổ chức bộ máy hành chính ở Lào thì UBND cấp huyện là cấp có vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề của người dân về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội,... trong đó thì văn phòng UBND huyện chính là tổ chức cầu nối để giải quyết công việc giữa công dân, tổ chức với lãnh đạo huyện. Có thể thấy rằng văn phòng nói chung và văn phòng UBND cấp huyện nói riêng có một vị trí, vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị. Đây là bộ phận tiếp nhận và giải quyết các vấn đề của tổ chức, là cầu nối giữa lãnh đạo đơn vị với các bộ phận chuyên môn, đồng thời cũng là cầu nối giữa cá nhân trong tổ chức với đơn vị. Bởi lẽ văn phòng chính là nơi tham mưu, giúp việc cho tổ chức trong giải quyết các vấn đề liên quan, bên cạnh đó văn phòng còn đảm bảo hậu cần, phục vụ các thiết bị, văn phòng, các công tác tổ chức, chuẩn bị cho đơn vị. Một chức năng vô cùng quan trong mà văn phòng đảm nhiệm đó chính là triển khai thực hiện công tác phối hợp giữa đơn vị với các cơ quan, đơn vị khác và cũng là nơi kết nối, phối hợp các bộ phận trong cùng đơn vị, giữa lãnh đạo đơn vị với các cá nhân trong nội bộ cơ quan, giữa cơ quan với tổ chức, cá nhân bên ngoài. Trong những năm qua, hệ thống văn phòng UBND huyện ở nước Cộng hòa dân chủ nhân dân (CHDCND) Lào đã 1
từng bước được kiện toàn về tổ chức, nâng cao chất lượng về hoạt động, đáp ứng yêu cầu của thời kỳ đổi mới, cải cách. Trong công cuộc cải cách hành chính (CCHC) nhà nước hiện nay, văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào từng bước kiện toàn về tổ chức bộ máy, nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức, đổi mới quy trình xử lý và rút ngắn thời gian xử lý văn bản. Nhìn chung, hoạt động của văn phòng UBND huyện ngày càng khẳng định vị trí, vai trò là cơ quan tham mưu, đầu mối của bộ máy chính quyền huyện Long. Tuy nhiên, sự hoạt động của văn phòng UBND ở Lào nói chung và văn phòng UBND huyện Long nói riêng vẫn còn một số hạn chế, chưa phát huy hết năng lực cũng như vai trò của mình trong hệ thống tổ chức bộ máy chính quyền ở địa phương như chưa quan tâm đúng mức đối các vấn đề ở địa phương, chưa giải quyết được nhanh và dứt điểm một số vụ việc tại bộ phận tiếp nhận và xử lý, trả kết quả cho công dân, tổ chức, chưa chăm lo xây dựng tổ chức, vấn đề đào tạo, bồi dưỡng CBCC ở văn phòng còn chưa được chú trọng, làm cho công tác hành chính văn phòng chưa hiệu quả, chưa tham mưu, đề xuất nhiều giải pháp giải quyết tình hình địa phương kịp thời với lãnh đạo,.... Sự hạn chế trong tổ chức cũng như hoạt động của văn phòng UBND huyện đã làm ảnh hưởng tới hoạt động chung của cả bộ máy Đảng, chính quyền của huyện. Để công tác lãnh đạo của Đảng kịp thời, sát tình hình, để hoạt động điều hành của UBND huyện, tỉnh được linh hoạt và hiệu quả thì việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của văn phòng UBND huyện Long là điều cần thiết. Xuất phát từ thực tế đó, em chọn vấn đề “Tổ chức và hoạt động của văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nƣớc Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào”để tìm hiểu, nghiên cứu với mong muốn nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện giai đoạn hiện nay. 2
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị nói chung và trong các UBND nói riêng. Do vậy, các vấn đề có liên quan đến tổ chức và hoạt động của Văn phòng luôn nhận được sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các học giả và những người làm công tác Văn phòng. Trong thời gian học tập, nghiên cứu tại Học viện Hành chính Quốc gia, em đã được tiếp cận và tìm hiểu về vấn đề này. Trong đó phải kể đến một số công trình nghiên cứu như: - Nghiêm Kỳ Hồng (2003), “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thƣ và lƣu trữ trong thời kỳ đổi mới”, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội. Cuốn sách là tập hợp và tuyển chọn một số công trình nghiên cứu của chính tác giả đã được công bố trên các tạp chí khoa học và một số công trình khác từ năm 1996 về công tác văn phòng, văn thư và lưu trữ. Nội dung cuốn sách đã phản ánh tập trung các vấn đề về đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng và công tác lưu trữ - Nguyễn Hữu Thân (2004), “Quản trị hành chánh văn phòng”, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội. Một tác phẩm mang nhiều nội dung về công tác quản trị hành chính văn phòng, là tài liệu tham khảo giúp cho các nhà kinh doanh, các cấp quản trị, các chuyên viên trong hệ thống cơ quan nhà nước, các bác sĩ, kỹ sư đang làm công việc hành chính sự vụ tại bất cứ cơ quan, tổ chức nào để biết cách quan trị hành chính sao cho hiệu quả, khoa học theo tiêu chuẩn quốc tế và hiện đại. - Lưu Kiếm Thanh (2009),“Nghiệp vụ hành chính văn phòng”, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.Lấy nguồn cảm hứng từ công tác hành chính văn phòng tại các cơ quan nhà nước, PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, nguyên là Phó Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia đã có những nghiên cứu sâu sắc về nghiệp vụ hành chính, công tác hành chính văn thư, lưu trữ. Trên cơ sở đó các cán bộ, công chức, viên chức và người lãnh đạo các cơ quan đơn vị đặc biệt là 3
những người làm về công tác văn phòng có thể tham khảo và tìm hiểu, ứng dụng vào thực tế công tác của mình tại từng cơ quan, đơn vị cụ thể. Bên cạnh đó, khi tìm hiểu cuốn sách còn hiểu văn phòng là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận như: chuẩn bị các điều kiện, phương tiện đảm bảo công tác của cơ quan, tổ chức nói chung. - Đặng Xuân Phương (2011): “Hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Bộ, cơ quan ngang bộ trong quá trình cải cách hành chính ở Việt Nam”, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2011.Tác giả đi nghiên cứu các cách thức tổ chức và hoạt động của các cơ quan khối trung ương về như các Bộ, ngành, các cơ quan ngang bộ đã và đang thực hiện theo mô hình tổ chức nhà nước ứng với cải cách hành chính ở Việt Nam. Dựa trên cơ sở nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn, tác giả có tham khảo kinh nghiệm cải cách hành của một số nước trên thế giới, đã đưa ra một số phương hướng và giải pháp cho việc hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Bộ, cơ quan ngang Bộ. Qua đó có thể giúp cho tác giả luận văn có cái nhìn khác ở góc độ quản lý nhà nước về bộ ngành đối với công tác văn phòng so với các cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương. - Văn Tất Thu (2011), “Tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc chính phủ”, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội.Cuốn sách đề cập toàn diện, hệ thống về tổ chức và hoạt động của văn phòng cấp Bộ, do TS. Văn Tất Thu – Nguyên là Thứ trưởng Bộ Nội vụ biên soạn trên cơ sở các kết quả nghiên cứu khoa học và kinh nghiệm thực tiễn nhiều năm trực tiếp làm công tác văn phòng. Tác phẩm là tài liệu quý giá để tham khảo về hoạt động của công tác văn phòng hiện nay. Tuy nhiên, do góc độ tiếp cận có phần tương đồng với bài của Đặng Xuân Phương về hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Bộ và các cơ quan ngang Bộ trong quá trình 4
cải cách hành chính ở Việt Nam, nên nguồn tư liệu sử dụng là không phong phú, song nó lại đề cập tới vai trò của công tác văn phòng cụ thể hơn, chính vì vậy cuốn sách trở thành tài liệu vô cùng hữu ích đối với tác giả khi đang nghiên cứu. - Bua Phăn Vo Ra Chit(2007):“Hoàn thiện bộ máy tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng tỉnh Phong Sa Ly Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào”, luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia, Hà Nội. Ở góc độ nghiên cứu tương đồng về tổ chức và hoạt động của văn phòng, song ở cấp độ văn phòng tỉnh so với văn phòng UBND cấp huyện mà tác giả nghiên cứu cũng có nhiều vấn đề khác nhau. Qua việc tìm hiểu và nghiên cứu, tham khảo giúp cho cá nhân tiếp cận các góc độ khác và mới so với bài Luận văn của tác giả hoàn thiện năm 2007. - Vanxay Sengdavong (2013), “Tổ chức bộ máy của Văn phòng tỉnh Phong Sa Ly, nƣớc Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào”, luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội.Trong bài đã làm rõ cơ sở pháp lý và yêu cầu đổi mới tổ chức bộ máy của Văn phòng tỉnh, từ đó đề xuất quan điểm, giải pháp tiếp tục đổi mới tổ chức bộ máy của Văn phòng tỉnh Phong Sa Ly nhằm tăng cường hiệu lực, hiệu quả quản lý của chính quyền địa phương nước Cộng hòa dân chủ nhân dân LàoVà đó cũng là những giải pháp mang tính định hướng mà luận văn có thể tham khảo được. - Phounxay Phommyxay (2019), “Tổ chức, hoạt động của Văn phòng Trung ƣơng Đảng Nhân dân cách mạng Lào trong điều kiện nhất thể hóa một số chức danh lãnh đạo", Luận án tiến sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia Hà Nội. Đây là luận án tiến sĩ ở bậc trình độ cao hơn khi đi sâu nghiên cứu về tổ chức và hoạt động của văn phòng trung ương đảng nhân dân cách mạng Lào. Mặc dù có tính đặc thù, nhưng vấn đề tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung cũng được tìm hiểu và phân tích kỹ lưỡng và là một trong những nguồn tài liệu quý giá đối với cá nhân tác giả. 5
Qua tìm hiểu, nghiên cứu, có thể thấycác công trình đã đề cập đến công tác văn phòng, đến vấn đề tổ chức và hoạt động của văn phòng, nhưng chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng ở UBND cấp huyện tại nước CHDCND Lào. Các tác phẩm, cuốn sách tìm hiểu trên sẽ là nguồn tài liệu liệu tham khảo có giá trị giúp khơi gợi các ý tưởng mới trong quá trình tiếp cận và triển khai đề tài. 3. Mục đích và nhiệm vụ của đề tài - Mục đích:Nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Long,tỉnh Luông Nậm Thanước CHDCND Lào. - Nhiệm vụ: + Hệ thống hóa các lý thuyết về tổ chức và hoạt động của văn phòng cấp huyện ở nước CHDCND Lào. + Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha. + Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của VPUBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện. - Phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào. Về thời gian: Từ năm 2016 đến năm 2019. 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài - Phương pháp luận: Luận văn nghiên cứu trên cơ sở học thuyết Mác-Lênin với phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. - Phương pháp nghiên cứu: 6
Phương pháp phân tích: Qua việc phân tích các tài liệu chuyên môn, các tài liệu liên quan đến tổ chức và hoạt động của văn phòng nói chung, về hoạt động, tổ chức của hệ thống các văn phòng thuộc nhà nước nói riêng để phân tích ưu điểm và hạn chế, rút ra những kiến thức bổ ích để hoàn thành luận văn. Phương pháp tổng hợp và so sánh số liệu: Mục đích là tổng hợp các số liệu về tình hoạt động của văn phòng, các kết quả hoạt động trong các năm khác nhau, ở đơn vị khác nhau để từ đó có sự so sánh, đối chiếu rút ra bài học cần thiết trong thực tiễn. Phương pháp thu thập, xử lý thông tin: sử dụng để thu thập thêm thông tin liên quan, kiểm định các kết quả nghiên cứu của tác giả có chính xác hay không và các kết quả đó nói lên điều gì. Phương pháp thống kê: Thống kê các số liệu có liên quan, các mô hình tổ chức khác nhau, sự vận hành và hoạt động của các hệ thống khác nhau để có thể có cái nhìn tổng quát nhất. Ngoài ra, luận văn sử dụng các phương pháp khác như tham khảo ý kiến của các nhà quản lý, các chuyên gia trong việc giảng dậy về tổ chức nhân sự, hoạt động về quản lý hành chính nhà nước,… để có thể có những ý kiến khoa học trong vấn để tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND giai đoạn hiện nay. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Luận văn hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý thuyết về hoạt động của văn phòng UBND, đồng thời, cung cấp một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả tổ chức của văn phòng UBND huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước CHDCND Lào nói riêng và văn phòng UBND các huyện nói chung. 7
7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, luận văn triển khai nội dung thành 3 chương: Chương 1. Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của văn phòng. Chương 2. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Long, tỉnh Luông Nậm Tha, nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào. 8
Chƣơng 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức của văn phòng 1.1.1. Khái niệm văn phòngvà tổ chức của văn phòng 1.1.1.1. Khái niệm văn phòng Theo tiếng Anh, thuật ngữ “Office” có nghĩa là văn phòng. Đây là thuật ngữ để chỉ về một khu vực hoặc vị trí trong một tòa nhà hoặc một địa điểm làm việc của một hay một nhóm người nhất định. Đồng thời, đây cũng chính là một phần quan trọng của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Theo từ điển tiếng Việt do Viện ngôn ngữ học chủ biên, nhà xuất bản Đà Nẵng - Việt Nam năm 1997, thì: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan”.Đây chỉ là cách hiểu thông thường, còn trên thực tế, thuật ngữ văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Theo nghĩa rộng thì văn phòng là bộ máy giúp việc cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và chỉ đạo công việc có hiệu lực, hiệu quả cao. Theo nghĩa hẹp thì văn phòng là trụ sở làm việc của cá nhân, cơ quan, đơn vị, là nơi diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại và các hoạt động khác của cá nhân, tổ chức. Ngoài ra, văn phòng còn được hiểu theo nghĩa là phòng làm việc của các lãnh đạo, thủ trưởng cấp cao như văn phòng chủ tịch nước, văn phòng thủ tướng chính phủ, văn phòng trung ương Đảng,… Nhìn chung văn phòng có thể được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, dựa trên những phương diện và góc độ khác nhau, nhưng tựu chung chúng đều có điểm chung là: 9
Thứ nhất, văn phòng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm của từng cơ quan khác nhau. Ở các cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì bộ máy văn phòng sẽ gồm nhiều bộ phận và số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết để thực hiện mọi hoạt động của tổ chức. Còn các cơ quan, đơn vị khác có quy mô nhỏ hơn, tích chất công việc đơn giản hơn thì văn phòng có thể gọn nhẹ hơn và linh hoạt hơn, với số lượng nhân viên và phòng ban vừa đủ để thực hiện công việc. Thứ hai, văn phòng phải có địa điểm cụ thể và có trụ sở để tổ chức các hoạt động, các giao dịch, quy mô của các yếu tố về cơ sở vật chất, phòng ban sẽ phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của văn phòng. Một mặt văn phòng được hiểu như là bộ máy giúp việc của thủ trưởng điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị hoặc là phòng làm việc trực tiếp của những nhà lãnh đạo cấp cao hoặc là trụ sở của cơ quan, đơn vị, là địa điểm đối nội, đối ngoại của cơ quan đó. Mặt khác, văn phòng còn được hiểu là một loại hoạt động trong cơ quan nhà nước, trong các tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp. Tóm lại,văn phòng là bộ máy điều hành, phối hợp hoạt động của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin (thông tin cấp trên truyền đạt xuống, thông tin cấp dưới đề xuất lên, thông tin bên ngoài, thông tin bên trong nội bộ đơn vị)nhằm phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo. Văn phòng là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. 1.1.1.2. Khái niệm tổ chức của văn phòng Thuật ngữ “tổ chức” là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau trong đó có khoa học tổ chức nhà nước. Chính vì có nhiều ngành khoa học nghiên cứu nên đã có không ít những định nghĩa khác nhau về thuật ngữ này. Mặc dù vậy, cho đến nay vẫn chưa có sự thống nhất với nhau về 10
nhận thức của những người làm công tác nghiên cứu và thực tiễn về tổ chức. Do đó, thuật ngữ “tổ chức” được nhiều ngành khoa học sử dụng với ý nghĩa không giống nhau. Triết học định nghĩa:“tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”. (Mấy vấn đề về cán bộ và về tổ chức trong cách mạng xã hội chủ nghĩa, Nxb Sự thật, Hà Nội, 1973, tr 28). Như vậy, có thể thấy: Tổ chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định. Y học thì cho rằng trong sinh vật đơn bào, các tế bào đơn lẻ thực hiện tất cả các chức năng sống, nó hoạt động một cách độc lập. Tuy nhiên, sinh vật đa bào có mức độ khác nhau của tổ chức cơ thể của chúng. Các tế bào cá nhân có thể thực hiện chức năng cụ thể và cũng làm việc cùng nhau vì lợi ích của toàn bộ cơ thể. Các tế bào trở lên phụ thuộc vào nhau. Từ quan điểm của y học cho thấy: “Tổ chức chỉ có ở sinh vật đa bào, các tế bào phụ thuộc vào nhau vì lợi ích của toàn bộ”. Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp là:“tập thể của con người tập hợp lại nhau để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó”. (Khoa học tổ chức và quản lý – Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Nxb Thống kê, Hà Nội, 1999, tr 25).Tổ chức ở đây có thể hiểu đó là một tổ chức, một cơ quan đơn vị nhỏ lẻ và độc lập trong hệ thống cơ cấu tổ chức chung. Bên cạnh đó thì tổ chức cũng có nghĩa là cách thức tổ chức nhân sự, tổ chức bộ máy, tổ chức các nguồn nhân lực, vật lực,… góp phần tạo lên giá trị và hiệu quả của hoạt động chung để thực hiện thắng lợi mục tiêu mà cơ quan, đơn vị đề ra. Trong cuốn “sổ tay nghiệp vụ cán bộ làm công tác tổ chức nhà nước” định nghĩa: “Tổ chức là một đơn vị xã hội, được điều phối một cách có ý thức, có phạm vi tương đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt được một hoặc nhiều mục 11