Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk

Chia sẻ: Tomhum999 Tomhum999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:116

Thêm vào BST

Báo xấu

39
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của luận văn nhằm phân tích, đánh giá tình hình thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk nói riêng và các cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh nói chung. Từ đó đề xuất giải pháp phù hợp để thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk vào thực tiễn cũng nhƣ nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc cho CB,CC,VC góp phần hƣớng đến xây dựng thành công Chính phủ điện tử.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ Ch …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ HỮU TƢỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG ĐẮK LẮK - NĂM 2019
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ HỮU TƢỜNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN ĐẮK LẮK - NĂM 2019
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng. Những kết luận trong luận văn chƣa sử dụng trong bất cứ công trình nghiên cứu nào khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình. Đắk Lắk, ngày … tháng … năm 2019 Lê Hữu Tƣờng
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình học tập chƣơng trình Thạc sỹ Quản lý công tại Phân viện Hành chính Quốc gia khu vực Tây Nguyên và trong cả thời gian nghiên cứu để thực hiện luận văn này, em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cơ quan, các tổ chức, cá nhân và gia đình. Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất tới tất cả các tập thể, cá nhân đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài nghiên cứu. Em xin đƣợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đến quý thầy, cô, Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia, Phân viện khu vực Tây nguyên, Khoa Sau đại học. Quý thầy, cô đã tận tình giảng dạy, tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình học tập, nghiên cứu tại Học viện. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân, ngƣời đã tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn em hoàn thành luận văn này. Với tình cảm chân thành, em xin đƣợc gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, Lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Đắk Lắk và các Sở, ban , ngành cùng đồng nghiệp trong cơ quan đã tận tình giúp đỡ em để hoàn thành việc thu thập và xử lý thông tin, số liệu phục vụ quá trình hoàn thành luận văn của mình.
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CB,CC,VC : Cán bộ, công chức, viên chức CNTT : Công nghệ thông tin CSDL : Cơ sở dữ liệu HCNN : Hành chính nhà nƣớc HĐND : Hội đồng nhân dân QLNN : Quản lý nhà nƣớc UBND : Ủy ban nhân dân
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỤC LỤC HÌNH MỤC LỤC BẢNG PHẦN MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH 1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 8 1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn bản điện tử 8 1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản 10 1.1.3 Các yêu cầu của quản lý văn bản 10 1.1.4 Các nội dung của quản lý văn bản 12 1.2 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƢỚC 19 1.2.1 Khái niệm 19 1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước 20 1.2.3 Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước 21 1.2.4 Quy trình quản lý văn bản trên môi trường mạng 23 1.2.5 Quy trình lập hồ sơ trong môi trường mạng 25 1.3 NỘI DUNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH 25 1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh 25 1.3.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 26 1.4 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH 30 1.4.1 Yếu tố chủ quan 30 1.4.2 Yếu tố khách quan 31
1.5 KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TỈNH 32 1.5.1 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại tỉnh Cao Bằng 32 1.5.2 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại tỉnh Thành phố Hồ Chí Minh 33 1.5.3 Bài học kinh nghiệm cho tỉnh Đắk Lắk 34 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 2.1 KHÁI QUÁT ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, KINH TẾ, VĂN HÓA - XÃ HỘI TỈNH ĐẮK LẮK 37 2.1.1 Đặc điểm tự nhiên của tỉnh Đắk Lắk 37 2.1.2 Đặc điểm về kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh Đắk Lắk 37 2.1.3 Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk 40 2.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 40 2.2.1 Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo UBND tỉnh và lãnh đạo Sở 40 2.2.2 Về tuyên truyền, phổ biến 41 2.2.3 Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin 42 2.2.4 Về nhân lực công tác quản lý văn bản 44 2.2.5 Các khâu nghiệp vụ quản lý văn bản trong môi trường mạng 46 2.3 CHƢƠNG TRÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 52 2.3.1 Giới thiệu về Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản– Điều hành 52 2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho lãnh đạo 54 2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho chuyên viên 54 2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho văn thư 54 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 54 2.4.1 Ưu điểm 56 2.4.2 Hạn chế 58 CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK
3.1 QUAN ĐIỂM, ĐỊNH HƢỚNG THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 64 3.2 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 67 3.2.1 Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 67 3.2.2 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 68 3.2.3 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức, viên chức 69 3.2.4 Ban hành hệ thống văn bản quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 70 3.2.5 Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 71 3.2.6 Đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn bản 71 3.2.7 Mở rộng phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 72 3.2.8 Tuyên truyền về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cũng như hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước 75 3.2.9 Triển khai áp dụng khung chính quyền điện tử tỉnh 75 KẾT LUẬN 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC 83
MỤC LỤC HÌNH Hình 2.1 Chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành ............................ 52 Hình 2.2 Chức năng chính cho lãnh đạo ................................................................ 83 Hình 2.3 Màn hình trang chủ cho lãnh đạo ............................................................ 83 Hình 2.4 Màn hình tổng quát xử lý văn bản ........................................................... 84 Hình 2.5 Màn hình chức năng xử lý văn bản cho lãnh đạo ..................................... 85 Hình 2.6 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho lãnh đạo.......................................... 85 Hình 2.7 Màn hình tạo mới văn bản dự thảo cho lãnh đạo ..................................... 86 Hình 2.8 Màn hình đính kèm văn bản cho lãnh đạo ............................................... 86 Hình 2.9 Màn hình chuyển văn bản dự thảo cho lãnh đạo ...................................... 87 Hình 2.10 Màn hình văn bản trình thông qua cho lãnh đạo .................................... 87 Hình 2.11 Màn hình văn bản trình duyệt cho lãnh đạo ........................................... 88 Hình 2.13 Chức năng chính của chuyên viên ......................................................... 90 Hình 2.15 Màn hình tổng quát xử lý văn bản cho chuyên viên ............................... 91 Hình 2.16 Màn hình chức năng xử lý văn bản cho chuyên viên ............................. 92 Hình 2.17 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho chuyên viên .................................. 92 Hình 2.18 Màn hình tạo mới văn bản dự thảo cho chuyên viên .............................. 93 Hình 2.19 Màn hình đính kèm văn bản cho chuyên viên ........................................ 93 Hình 2.20 Màn hình xin cấp số văn bản cho chuyên viên....................................... 94 Hình 2.21 Màn hình văn bản trình thông qua cho chuyên viên............................... 95 Hình 2.22 Màn hình văn bản trình duyệt cho chuyên viên ..................................... 95 Hình 2.24 Màn hình trang chủ cho văn thƣ ............................................................ 97 Hình 2.25 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho văn thƣ ......................................... 98 Hình 2.26 Màn hình nhập thông tin văn bản cho văn thƣ ....................................... 99 Hình 2.27 Màn hình chọn cùng 01 lúc nhiều văn bản cho văn thƣ ......................... 99 Hình 2.28 Màn hình chọn ngƣời chuyển xử lý cho văn thƣ .................................. 100 Hình 2.29 Màn hình kết quả báo cáo sổ văn bản đến cho văn thƣ ........................ 101 Hình 2.30 Màn hình nhận văn bản đi từ phòng, ban cho văn thƣ.......................... 102
Hình 2.31 Màn hình chuyển xử lý ban hành cho văn thƣ ..................................... 103 Hình 2.32 Màn hình kết quả báo cáo sổ văn bản đi cho văn thƣ ........................... 104 Hình 2.33 Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý ................................................... 105
MỤC LỤC BẢNG Bảng 2.1. Hạ tầng kỹ thuật CNTT tại các cơ quan chuyên môn ............................. 42 Bảng 2.2 Nguồn nhân lực quản lý văn bản của các cơ quan chuyên môn .............. 45 Bảng 2.3. Thông tin phục vụ đánh giá hiệu quả sử dụng Hệ thống QLVBĐH ........ 55
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc là một xu hƣớng đổi mới đƣợc nhiều nƣớc trên thế giới thực hiện. Xây dựng một Chính phủ hiện đại là yêu cầu tất yếu nhằm mục đích tăng cƣờng hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Chính phủ, đồng thời tăng tính công khai, minh bạch, từ đó tạo điều kiện cho ngƣời dân và doanh nghiệp thực hiện quyền dân chủ trong việc tham gia quản lý nhà nƣớc. Trong giai đoạn hiện nay, công cuộc cải cách hành chính tại Việt Nam đã đƣợc Nhà nƣớc quan tâm và tập trung nhiều nguồn lực thực hiện. Trong đó, nội dung hiện đại hóa hành chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Với bối cảnh hội nhập quốc tế và trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ, việc phát triển ứng dụng CNTT trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành chính nhà nƣớc (HCNN), giữa các cơ quan HCNN với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân cần phải đƣợc nâng cao chất lƣợng phù hợp với xu hƣớng phát triển của thời đại, hƣớng đến một nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại; đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đổi mới đất nƣớc. Nhằm góp phần hoàn thành một trong những mục tiêu và nhiệm vụ trọng tâm của Nghị quyết 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020 thì việc hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động cải cách hành chính là nội dung cần đƣợc chú trọng. Quản lý văn bản là khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thƣ của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác quản lý văn bản là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì công tác quản lý văn bản nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn bản là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hóa 1
hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con ngƣời, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ công chức; xây dựng tác phòng làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trƣờng mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính. Ngày 12/7/2018, Thủ tƣớng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nƣớc. Để tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử, từng bƣớc thay thế văn bản giấy, UBND tỉnh Đắk Lắk đã chỉ đạo cơ quan chuyên môn về lĩnh vực CNTT nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng các chức năng, tính năng đáp ứng các tiêu chuẩn, yêu cầu theo quyết định số 28/2018/QĐ-TTg. Tuy nhiên, tại các cơ quan nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk nói chung và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk nói riêng gặp nhiều khó khăn trong quá trình ứng dụng các công cụ quản lý văn bản nhƣ xây dựng yêu cầu không phù hợp với mong muốn thực tế, không thống nhất để chuẩn hóa đƣợc các quy trình, thiếu các quy chế, quy định về văn bản. Bên cạnh đó, thách thức trong việc quản lý văn bản điện tử là thiếu sự lãnh đạo, chỉ đạo cụ thể; thiếu cơ chế thƣởng phạt, thiếu tài liệu đào tạo, tài liệu hệ thống và có sự "chống đối" từ phía ngƣời sử dụng; do thói quen sử dụng văn bản giấy và tâm lý coi trọng chữ ký và con dấu; trình độ kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức không đồng đều cũng là những bất cập hiện nay tại các cơ quan nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk. Hiện tại em đang công tác tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, là cơ quan tham mƣu cho UBND tỉnh về lĩnh vực CNTT và là ngƣời trực tiếp đƣợc triển khai “Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành” nên em chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk” làm luận văn thạc sỹ với mong muốn góp phần nâng 2
cao sự hiểu biết, cơ sở lý luận, hỗ trợ lĩnh vực đang công tác và đƣa ra giải pháp để khắc phục những bất cập hiện nay. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan tới đề tài Trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc nói chung và các cơ quan quản lý hành chính nói riêng, nguồn thông tin văn bản giữ một vị trí quan trọng và hiện vẫn đƣợc coi là nguồn thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý. Để tạo cơ sở khoa học cho việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý nguồn thông tin văn bản đi và văn bản đến tại các cơ quan, đã có một số công trình nghiên cứu mang tính lý luận hoặc khái quát thực tiễn. Cụ thể nhƣ: Ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ đã đƣợc Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc bắt đầu triển khai nghiên cứu vào năm 1986 bằng đề tài cấp Nhà nƣớc "Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lƣu trữ quốc gia" mã số 48A.02.04; đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thƣ và Lƣu trữ về “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” do Thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì. Nội dung của đề tài đề cập khá toàn diện đến hoạt động quản lý văn bản theo trình tự: đăng ký văn bản, theo dõi giải quyết văn bản, tìm kiếm văn bản, phần loại văn bản theo vấn đề, lập hồ sơ hiện hành và chuyển giao hồ sơ hiện hành cho lƣu trữ. Tuy nhiên, nội dung của đề tài chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học, và hoạt động theo chế độ cục bộ. Liên quan tới việc xây dựng hệ thống lý luận về ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ và lƣu trữ có cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư - lưu trữ” của TS Dƣơng Văn Khảm, do nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994. Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của CNTT và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ, lƣu trữ mà quản lý văn bản là một nội dung nhỏ trong cuốn sách. Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản cũng đã nhận đƣợc rất nhiều sự quan tâm, điều này đƣợc thể hiện qua bài viết đăng trên tạp chí Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017 của PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân "Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước"; Kỷ yếu tọa đàm 3
khoa học "Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ" tháng 5/2018 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, Bộ Nội vụ. Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này nhƣ luận văn thạc sĩ: - Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong giai đoạn hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001); - Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận, huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay của Đào Ngọc Quang (2004); - Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành chính tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008); - Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (2010); - Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế Đắk Lắk của Kiều Xuân Lợi (2011). Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lƣợng công tác văn thƣ ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học của mình. Tuy nhiên, chƣa có công trình độc lập nào nghiên cứu trực tiếp, mang tính hệ thống về thực trạng và giải pháp hoàn thiện hơn nữa cho việc quản lý nhà nƣớc về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk. 3. Mục đích và nhiệm vụ 3.1 Mục đích Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, để từ đó đề xuất đƣợc một số giải pháp nhằm góp phần thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk trong thời gian tới. 4
3.2 Nhiệm vụ - Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ. - Làm rõ cơ sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ có hiệu quả tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk. - Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk; và đánh giá ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân của những thực trạng đó. - Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk. 4. Đối tƣợng và phạm vi 4.1 Đối tƣợng Luận văn tập trung nghiên cứu đối tƣợng chính là ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk với những nội dung lý luận và thực tiễn cụ thể, gắn liền với đối tƣợng nghiên cứu. 4.2 Phạm vi - Phạm vi về không gian: Luận văn tiến hành nghiên cứu trong phạm vi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk. - Phạm vi về thời gian: Luận văn nghiên cứu đối tƣợng trong khoảng thời gian từ năm 2014 đến năm 2018. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn 5.1 Phƣơng pháp luận nghiên cứu Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhà nƣớc và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hƣớng của Đảng và Nhà nƣớc trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc; các Thông tƣ, hƣớng dẫn về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; các tài liệu tham khảo, các công trình nghiên cứu khoa học về quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị. 5.2 Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể - Phƣơng pháp so sánh; - Phƣơng pháp tổng hợp, thống kê; 5
- Phƣơng pháp khảo sát thực tế việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý và chuyển giao văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk; - Phƣơng pháp phân tích các tƣ liệu có liên quan đến nội dung của đề tài; - Phƣơng pháp phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng “quản lý và điều hành qua mạng bằng văn bản” tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk. Tất cả các phƣơng pháp nghiên cứu này giúp em thu thập thông tin có chọn lọc liên quan đến luận văn; các thông tin liên quan này đều đƣợc quan sát tỉ mỉ và điều tra thực tế từ các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan chuyên môn để có đƣợc những tƣ liệu, số liệu cụ thể, khách quan nhất đồng thời tổng hợp theo đúng mục đích, yêu cầu luận văn đặt ra. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1 Về mặt lý luận Làm rõ lý luận về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản. Qua đó chỉ rõ tính tất yếu của việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hiện nay. 6.2 Về mặt thực tiễn Tổng kết, phân tích, đánh giá tình hình thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk nói riêng và các cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh nói chung. Từ đó đề xuất giải pháp phù hợp để thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk vào thực tiễn cũng nhƣ nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc cho CB,CC,VC góp phần hƣớng đến xây dựng thành công Chính phủ điện tử. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm 3 chƣơng. Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh. Chƣơng 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 6
tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk. Chƣơng 3: Giải pháp thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk. 7
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH 1.1 Khái quát về quản lý văn bản 1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn bản điện tử 1.1.1.1 Khái niệm văn bản Hoạt động giao tiếp của nhân loại đƣợc thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ. Phƣơng tiện giao tiếp này đƣợc thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài ngƣời. Với sự ra đời của chữ viết, con ngƣời đã thƣc hiện đƣợc những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn đƣợc thực hiện qua quá trình phát và nhận các ngôn bản. Theo giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” và giáo trình “Hành chính văn phòng” của Học viện Hành chính có nhiều quan niệm khác nhau về văn bản: - Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu đƣợc hình thành trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”; - Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể ngôn ngữ, thƣờng bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, đƣợc tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”; - Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành chính: “Văn bản là phƣơng tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”. 1.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nƣớc là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (đƣợc văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nƣớc ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đƣợc nhà nƣớc đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nƣớc hoặc giữa các cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức và công dân. Văn bản quản lý HCNN là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những 8
văn bản của các cơ quan nhà nƣớc (mà chủ yếu là các cơ quan HCNN) dùng để đƣa ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản dƣới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tƣ pháp (bản án, cáo trạng...) không phải là văn bản quản lý HCNN. Và nhƣ vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản QLNN chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nƣớc; Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản QLNN do các cơ quan QLNN ban hành theo thẩm quyền đƣợc Nhà nƣớc quy định; Về mặt quy trình ban hành: văn bản QLNN đƣợc ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất định; Về mặt mục đích: văn bản QLNN đƣợc ban hành nhàm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý HCNN giữa các cơ quan nhà nƣớc với nhau và giữa các cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức và công dân. 1.1.1.3 Khái niệm văn bản điện tử Văn bản điện tử đƣợc định nghĩa tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định 28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nƣớc do Thủ tƣớng Chính phủ ban hành với nội dung nhƣ sau: Văn bản điện tử là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định, đƣợc tạo lập hoặc đƣợc số hóa từ văn bản giấy. Nhƣ vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trƣớc hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tƣợng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lƣu trữ và truyền tin. Các công đoạn này đƣợc thực hiện bằng các phƣơng tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và các công nghệ tích hợp. 9