Luận văn Thạc sĩ Quản trị công nghệ và Phát triển doanh nghiệp: Áp dụng quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh

Chia sẻ: Tomjerry001 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:88

Thêm vào BST

Báo xấu

22
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đề xuất được các giải pháp nhằm áp dụng Quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - kế hoạch thuộc UBND thành phố Bắc Ninh. Mời các bạn cùng tham khảo và chia sẻ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị công nghệ và Phát triển doanh nghiệp: Áp dụng quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ --------------------- DIÊM QUỐC CƢỜNG ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP Hà Nội – 2017
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ --------------------- DIÊM QUỐC CƢỜNG ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH Chuyên ngành: Quản trị công nghệ và Phát triển doanh nghiệp Mã số: Chuyên ngành thí điểm LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN ĐĂNG MINH Hà Nội – 2017
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chƣa hề đƣợc sử dụng để bảo vệ một học vị nào. Mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã đƣợc cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã đƣợc chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và đƣợc phép công bố.
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện đề tài “Áp dụng quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh”, tôi đã nhận đƣợc rất nhiều sự giúp đỡ, tạo điều kiện của tập thể các thầy, cô Trƣờng Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà Nội tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự giúp đỡ đó. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS. Nguyễn Đăng Minh thầy giáo trực tiếp hƣớng dẫn và chỉ bảo cho tôi hoàn thành luận án này. Tôi xin chân thành cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp của Tôi đang công tác tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh và gia đình đã động viên, khích lệ, tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành luận án này. Mặc dù đã rất cố gắng nhƣng tác giả không tránh khỏi những thiếu sót, tôi xin tiếp thu tất cả những sự đóng góp, phê bình, góp ý của các nhà khoa học, các quý thầy cô, các đọc giả cùng bạn bè đồng nghiệp, để tôi hoàn thành tốt nhất luận này. Một lần nữa tôi xin trân thành cám ơn!
MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................ i DANH MỤC BẢNG BIỂU ....................................................................................... ii DANH MỤC HÌNH VẼ ........................................................................................... iii PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................1 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN VÀ CỞ SỞ LÝ LUẬN ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN ...........................................................................6 1.1. Tổng quan về tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn và áp dụng quản trị tinh gọn ...........................................................................................................................6 1.1.1. Tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn trên thế giới .................................6 1.1.2. Các nghiên cứu về quản trị tinh gọn trong nƣớc ........................................7 1.2 Cơ sở lý luận về Quản trị tinh gọn .....................................................................8 1.2.1 Khái Niệm ...................................................................................................8 1.2.2 Các phƣơng pháp trong quản trị tinh gọn ....................................................9 1.3. Các nhân tố tác động đến hiệu quả triển khai áp dụng quản trị tinh gọn .......15 1.4 Lợi ích của việc áp dụng quản trị tinh gọn ......................................................15 Kết luận chƣơng 1 .....................................................................................................17 CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .....................................................18 2.1 Phƣơng pháp nghiên cứu .................................................................................18 2.1.1 Phƣơng pháp nghiên cứu định tính: ..........................................................18 2.2. Quy trình thực hiện nghiên cứu ......................................................................18 2.3. Địa điểm và thời gian thực hiện nghiên cứu ...................................................20 2.4. Công cụ đƣợc sử dụng để nghiên cứu ............................................................20 2.4.1. Thu thập số liệu thứ cấp ...........................................................................20 2.4.2. Quan sát thực tế ........................................................................................20 2.4.3. Bảng hỏi ...................................................................................................20 2.4.4. Phỏng vấn chuyên sâu ..............................................................................20 2.5. Mô tả phƣơng pháp điều tra ............................................................................20
2.5.1. Thực hiện quan sát ...................................................................................21 2.5.2. Điều tra bằng bảng hỏi .............................................................................21 2.5.3. Phỏng vấn .................................................................................................21 CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG, NGUYÊN NHÂN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH ...........................22 DƢỚI GÓC ĐỘ QUẢN TRỊ TINH GỌN ................................................................22 3.1. Tổng quan về Phòng Tài chính - Kế hoạch ....................................................22 3.1.1. Tổng quan chung ......................................................................................22 3.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế hoạch. ......................23 3.1.3. Nhân lực. ..................................................................................................27 3.1.4. Kết quả hoạt động.....................................................................................35 3.1.5. Cơ cấu tổ chức: .........................................................................................37 3.2. Thực trạng các loại lãng phí tại phòng Tài chính - Kế hoạch. .......................38 3.2.1 Lãng phí hữu hình .....................................................................................39 3.2.2 Lãng phí vô hình........................................................................................43 3.3. Đánh giá chung về những lãng phí tại Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh ................................................................................................................47 3.3.1. Nguyên nhân lãng phí hữu hình ...............................................................47 3.3.2. Nguyên nhân lãng phí vô hình .................................................................49 CHƢƠNG 4 : GIẢI PHÁP ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH ..........51 4.1 Đề xuất một số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm giảm và loại bỏ các loại lãng phí tại Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh ..................................51 4.2 Những yêu cầu cấp thiết để áp dụng quản trị tinh gọn. ...................................54 4.2.1 Đơn vị cần hoạch định chiến lƣợc dài hạn cho việc áp dụng QTTG ........54 4.2.2 Cần có sự cam kết lâu dài từ ban lãnh đạo trong việc áp dụng QTTG .....55 4.2.3 Mời các chuyên gia hỗ trợ: ........................................................................56 4.2.4 Tạo điều kiện thúc đẩy sự tham gia của ngƣời lao động: ..........................56 4.2.5 Hoạt động đào tạo cần đƣợc chú trọng:.....................................................57
4.2.6 Chính sách khuyến khích, khen thƣởng: ...................................................58 4.3 Đề xuất các giai đoạn triển khai áp dụng quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh. ............................................................................59 KẾT LUẬN ...............................................................................................................62 TÀI LIỆU THAM KHẢO .........................................................................................63 PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu Nguyên nghĩa 1 CNTT Công nghệ thông tin 2 CQ Cơ quan International Organization for Standardization (Tổ 3 ISO chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá) 4 NĐ-CP Nghị định chính phủ 5 QTTG Quản trị tinh gọn 6 TCKH Tài chính - kế hoạch 7 UBND Ủy ban nhân dân i
DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Bảng Nội dung Trang 1 Bảng 1.1 Các loại lãng phí và nguyên nhân 16 2 Bảng 3.1 Phân biệt Kaizen và đổi mới 39 Đề xuất những phƣơng pháp của quản trị tinh gọn 3 Bảng 4.1 53 để giảm và bỏ chi phí lãng phí ii
DANH MỤC HÌNH VẼ STT Bảng Nội dung Trang 1 Hình 2.1 Quy trình nghiên cứu 20 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của phòng Tài chính 2 Hình 3.1 38 - Kế hoạch Phòng làm việc, vật dụng, hồ sơ không thƣờng 3 Hình 3.2 xuyên sắp xếp, không phân loại tại bàn làm việc, 43 tại phòng Mô hình quản trị tổng quát theo tƣ duy quản trị 4 Hình 4.1 61 tinh gọn tại các đơn vị Việt Nam iii
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Về tính cấp thiết của đề tài Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh là cơ quan chuyên môn thuộc UBND (ủy ban nhân dân) thành phố có chức năng tham mƣu, giúp Ủy ban nhân dân Thành phố thực hiện quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực: tài chính; giá; tài sản ; tổng hợp; kế hoạch và đầu tƣ; công tác cấp phép đăng ký; thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tƣ nhân; thẩm định quyết toán theo quy phạm pháp luật; Đối với các Sở ngành thành phố: Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố chịu sự hƣớng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố; chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và báo cáo các mặt hoạt động chuyên môn theo yêu cầu của Giám đốc các Sở ngành có liên quan. Đối với các Phòng chuyên môn khác: Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố phối hợp với các phòng ban chuyên môn khác của thành phố Bắc Ninh để thực hiện công tác trên nguyên tắc hợp tác bình đẳng. Đối với Ủy ban nhân dân 19 xã phƣờng: Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố không là cơ quan cấp trên của Ủy ban nhân dân xã, phƣờng nhƣng về chuyên môn nghiệp vụ, Phòng có trách nhiệm: Hƣớng dẫn Ủy ban nhân dân phƣờng về chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác quản lý Nhà nƣớc theo ngành, lĩnh vực công tác ở địa phƣơng phân công cán bộ phụ trách Ngân sách xã, phƣờng. Thực hiện chế độ thanh kiểm tra ngành ở xã, Phƣờng khi Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu. Cung cấp cho Ủy ban nhân dân xã, phƣờng các tài liệu, thông tin cần thiết phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của ngành tại địa phƣơng. 1
Ý thức đƣợc vị trí và vai trò quan trọng của phòng Tài chính - Kế hoạch góp phần vào sự phát triển Kinh tế - Xã hội của tỉnh Bắc Ninh nói chung và thành phố Bắc Ninh nói riêng, các thế hệ Lãnh đạo và cán bộ công nhân viên phòng Tài chính - Kế hoạch luôn nêu cao tinh thần lao động sáng tạo, hiệu quả nhằm đem lại kết quả tốt nhất trong công việc. Điều đó đƣợc thể hiện qua việc ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa học có chất lƣợng vào cơ chế quản lý, cũng nhƣ việc ứng dụng hiệu quả các hệ thống công nghệ thông tin, trong công tác quản lý vận hành. Tuy nhiên việc áp dụng các đề tài nghiên cứu khoa học và các hệ thống công nghệ thông tin cũng gặp phải rất nhiều những trở ngại. Nhận diện đƣợc những thách thức đó, Lãnh đạo phòng Tài chính - Kế hoạch đã tham mƣu, đề xuất để UBND thành phố Bắc Ninh đƣa ra những chủ chƣơng kịp thời và đúng đắn, góp phần xây dựng vững chắc nền móng phát triển của Thành Phố. Một trong những chủ trƣơng đó là tối ƣu hóa chi phí trong sử dụng ngân sách của cơ quan, điều này đƣợc thể hiện qua các tiêu chí cần đƣợc đảm bảo: Nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nƣớc; Các trang thiết bị đƣợc đầu tƣ phù hợp và đƣợc sử dụng hiệu quả; Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên; Tiết kiệm các khoản chi phí không cần thiết; Công tác quản lý, vận hành hiệu quả, tránh lãng phí thời gian. Song song với đó, ngoài sự phấn đấu không ngừng của yếu tố con ngƣời thì phƣơng pháp, cách thức hay công cụ cần đƣợc sử dụng để hộ trợ và áp dụng vào thực tế nhằm hƣớng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả công việc và đạt đƣợc các tiêu chí trên là hết sức cần thiết. Với vai trò nhƣ một trái tim trong cơ thể thì công tác quản trị trong Cơ quan phòng Tài chính - Kế hoạch là yếu tố quan trọng quyết định sự hoạt động của cơ thể và đảm bảo nhiệm vụ điều tiết, điều hành ngân sách và nhiệm vụ phát triền Kinh tế - Xã hội thành phố Bắc Ninh. Ngoài ra, quản trị còn là công cụ sắc bén giúp Lãnh đạo phòng Tài chính - Kế hoạch nói riêng và toàn thể cán bộ công chức nói chung nâng cao hiệu quả công việc và hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Quản trị ở đây đƣợc hiểu theo các khía cạnh: 2
Lãnh đạo phòng Tài chính - Kế hoạch ra các quyết định và điều hành; Các bộ phận thực hiện công tác tham mƣu và đôn đốc, theo dõi và phối hợp với đơn vị giải quyết công việc; Các cán bộ phòng Tài chính - Kế hoạch quản trị chính công việc mình đƣợc giao, phối hợp làm việc với các cá nhân, tập thể liên quan để hoàn thành nhiệm vụ ; Với những lập luận nêu trên có thể thấy với bối cạnh hiện tại, để phòng Tài chính - Kế hoạch đạt đƣợc hiệu quả trong chuyên môn của minh thì việc tập trung nâng cao chất lƣợng quản trị nói chung và quản trị bản thân từng cá nhân, tập thể nói riêng là hết sức quan trọng, nó là chìa khóa mở ra những cánh cửa thành công cho cơ quan, đơn vị mình. Và do đó có thể thấy rằng, để nâng cao hiệu quả công việc, hay nói một cách sâu xa là để có đƣợc một kết quả làm tốt hơn những gì đang có thì cần phải có một sự đột phá, sự thay đổi mang tính quyết định mà mấu chốt ở đây là công tác quản trị hiệu quả hơn, phù hợp hơn với bối cảnh, và điều này có thể tìm thấy ở quản trị tinh gọn, một xu hƣớng chung của thế giới. Nói về quản trị tinh gọn (Lean management), đó là tƣ duy và phƣơng pháp quản trị đã đƣợc nhiều quốc gia, doanh nghiệp/tổ chức áp dụng thành công trong cách điều hành đất nƣớc ở tầm vĩ mô cũng nhƣ điều hành doanh nghiệp/tổ chức ở tầm vi mô. Câu chuyện phát triển thần kỳ của Nhật Bản, Singapore là những ví dụ điển hình về việc áp dụng sáng tạo tƣ duy và phƣơng pháp quản trị tinh gọn để xây dựng đất nƣớc phồn vinh. Trên thế giới cũng đã có nhiều nghiên cứu chỉ ra tính hiệu quả và lợi ích của quản trị tinh gọn đối với các lĩnh vực khác nhau (hành chính công, y tế, giáo dục…) và các bình diện khác nhau của cuộc sống (gia đình, xã hội, học tập, làm việc…). Tuy nhiên, bài học thành công của các quốc gia phát triển đi trƣớc chỉ ra rằng chúng ta không thể áp dụng máy móc bất kỳ tƣ duy phƣơng thức quản trị nào, mỗi quốc gia, mỗi doanh nghiệp/tổ chức tùy điều kiện và bối cảnh cần phải tìm ra phƣơng pháp áp dụng linh hoạt và phù hợp với thực tế của mình. Nói cách khác, kinh nghiệm quốc tế chỉ mang tính tham khảo. Đối với quản trị tinh gọn cũng vậy, Việt Nam nói chung và doanh nghiệp/tổ chức Việt Nam nói riêng cần nghiên cứu, 3
tìm ra mô hình quản trị quốc gia, quản trị doanh nghiệp/tổ chức tinh gọn của chính mình, phù hợp với văn hóa tổ chức, đặc điểm lao động và con ngƣời Việt Nam. Với lý do nêu trên, trong quá trình tham gia khóa đào tạo Thạc sỹ Quản trị công nghệ và phát triển doanh nghiệp, học viên đã có cơ hội học tập và nghiên cứu nội dung môn học quản trị tinh gọn "Made in Vietnam" với tuy duy và kiến thức của quản trị tinh gọn của quốc tế đã đƣợc TS. Nguyễn Đăng Minh nghiên cứu đề xuất đƣa ra triết lý về quản trị tinh gọn phù hợp với điều kiện của Việt Nam. Vì vậy, việc lựa chọn và áp dụng quản trị tinh gọn "Made in Vietnam" vào phòng Tài chính - Kế hoạch nhằm nâng cao năng suất làm việc để đạt đƣợc những thành công lớn hơn là hết sức cần thiết. Do đó, học viên lựa chọn đề tài ‘Áp dụng quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc UBND thành phố Bắc Ninh’ làm luận văn tốt nghiệp của mình. Câu hỏi nghiên cứu của học viên đối với vấn đề nghiên cứu Để giải quyết nội dung của Đề tài, thực chất là trả lời các câu hỏi lớn sau: - Thực trạng quản trị tại phòng Tài chính - Kế hoạch là gì? - Giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn cho phòng Tài chính - Kế hoạch là gì? 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu a) Mục đích nghiên cứu Đề xuất đƣợc các giải pháp nhằm áp dụng Quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - kế hoạch thuộc UBND thành phố Bắc Ninh. b) Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu cơ sở lý luận và áp dụng công cụ lý thuyết đƣa ra cái nhìn về quản trị tinh gọn làm tiền đề thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo. Xác định phƣơng pháp nghiên cứu, hƣớng tiếp cận, cách thức tiến hành nghiên cứu và phƣơng pháp thu thập dữ liệu. Phân tích và đánh giá hiện trạng của công tác quản trị tại phòng Tài chính - Kế hoạch dƣới góc độ từ việc quản trị của từng cá nhân đến quản trị cấp Phòng để đƣa ra những kết luận cụ thể và giải pháp. Đề xuất và áp dụng QTTG tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh. 4
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu a) Đối tƣợng nghiên cứu Công tác quản trị tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh. b) Phạm vi nghiên cứu * Nội dung: - Các hoạt động quản trị tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh. - Phạm vi nghiên cứu về không gian: các nghiên cứu, khảo sát đƣợc tiến hành tại phòng Tài chính - kế hoạch thành phố Bắc Ninh; - Phạm vi nghiên cứu về thời gian: từ năm 2010 đến năm 2015. 4. Những đóng góp của luận văn Đƣa ra cái nhìn tổng quát về quản trị tinh gọn và cách thức áp dụng vào phòng Tài chính - Kế hoạch. Kết quả của việc áp dụng quản tinh gọn "Made in Vietnam" vào thực tế (những thay đổi tích cực những điều chƣa làm đƣợc). 5. Kết cấu của luận văn Phần mở đầu Chƣơng 1 – Tổng quan tình hình nghiên cứu và cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn. Chƣơng 2 – Phƣơng pháp nghiên cứu. Chƣơng 3 – Thực trạng và nguyên nhân hoạt động quản trị tại phòng Tài chính - Kế hoạch dƣới góc độ quản trị tinh gọn. Chƣơng 4 – Giải pháp áp dụng Quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc UBND thành phố Bắc Ninh. Kết luận 5
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN 1.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu về quản trị tinh gọn và áp dụng quản trị tinh gọn 1.1.1. Tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn trên thế giới Từ lý luận về phân công lao động của Adam Smith, lý thuyết này đã giúp các nhà sản xuất nâng cao hiệu quả lao động hơn, tiết kiệm thời gian sản xuất bằng cách thay vì phân một công việc lớn cho một ngƣời làm, công việc lớn đƣợc chia nhỏ thành các công việc phụ cho nhiều ngƣời khác cùng thực hiện. Tiếp đó ngƣời đóng góp rất lớn trong lịch sử hình thành thuyết về quản trị tinh gọn là Frederick Taylor – kỹ sƣ cơ khí ngƣời Mỹ đƣợc coi là cha đẻ của „„ quản lý khoa theo khoa học‟‟. Ông cho rằng để nâng cao năng suất công nghiệp, cần nghiên cứu cẩn thận quá trình làm việc để khai thác chính xác chuỗi thao tác và làm theo cách tốt nhất. Từ cuối những năm 1970, quản trị tinh gọn trở thành một phƣơng pháp đƣợc nhiều nhà quản trị Mỹ lựa chọn để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đến năm 2000, James Womack cho ra đời cuốn sách đầu tiên đi sâu mô tả về một hình thức thực hành quản trị tinh gọn là The Machine that Change the World (Cỗ máy làm thay đổi thế giới) và tạo ra làn sóng mới với khái niệm „sản xuất tinh gọn‟ (Lean manufacturing). Ông đã so sánh hệ thống so sánh với các sản xuất ô tô Nhật Bản với các khác trên thế giới chỉ ra tính hiệu quả và minh chứng bằng sự thành công của phƣơng pháp sản xuất này. Tất cả những tƣ duy trên đã xây dựng nền tảng hình thành để tạo thành tƣ duy, phƣơng thức quản trị mới – quản trị tinh gọn, giúp rút ngắn thời gian sản xuất, nâng cao tính hiệu quả của hệ thống bằng cách loại bỏ lãng phí từng công đoạn của chu trình sản xuất để đạt đƣợc chất lƣợng tốt nhất với chi phí thấp nhất, trong khi vẫn nâng cao đƣợc mức an toàn và tinh thần ngƣời lao động (Like, 2004). 6
Xuất phát từ việc nghiên cứu bí quyết để thực hiện phƣơng pháp sản xuất tinh gọn thành công, triết lý và tƣ duy quản trị ra đời, Thomas L. Jakson (1996) đã chỉ ra một doanh nghiệp muốn xây dựng đƣợc hệ thống sản xuất tinh gọn cần phải có hệ thống quản trị tinh gọn trƣớc, vì ba lý do sau : - Để triển khai đƣợc hệ thống sản xuất tinh gọn, doanh nghiệp cần chiến lƣợc phát triển dài hạn và đủ cam kết để chuyển sang phƣơng pháp sản xuất mới. - Quá trình chuyển đổi từ mô hình sản xuất cũ sang mô hình sản xuất mới cần thay đổi về quy chế quy trình vận hành, cơ cấu tổ chức cũng nhƣ con ngƣời, máy móc và thiết bị. - Quyết định chuyển đổi từ mô hình sản xuất cũ sang sản xuất tinh gọn cần sự nhiệt tâm của ngƣời lãnh đạo có quyền quyết định cao nhất trong tổ chức. Cũng từ đây, các nội dung tạo lên nguyên lý quản trị tinh gọn bắt đƣợc đƣợc nghiên cứu, phát triển và áp dụng rộng rãi trên thế giới. Thực hành quản trị tinh gọn hiệu quả sẽ giúp nâng cao năng lực hoạt động cho cả hệ thống và bên trong và bên ngoài tổ chức, tạo tiền để để nâng cao khả năng cạnh tranh thông qua sử dụng các nguyên tắc tinh gọn, các quá trình đƣợc hoạch định và các công cụ hỗ trợ (Imai, 1986, 1997; Womack và cộng sự, 1990; Nishiguchi, 1994; Fujimoto, 1999; Emiliani và công sự, 2003). Tuy nhiên, việc áp dụng cần đảm bảo tính linh hoạt và phù hợp, dựa theo các bối cảnh và đặc điểm của từng doanh nghiệp, từng địa phƣơng khác nhau. 1.1.2. Các nghiên cứu về quản trị tinh gọn trong nước Sau khi nghiên cứu và khảo sát tình hình nghiên cứu về quản trị tinh gọn thông qua các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện, tác giả liệt kê một số tác giả và nội dung điển hình nhƣ sau: Vận dụng kế toán quản trị theo hƣớng tinh gọn tại Công ty TNHH QMI INDUSTRIAL Việt Nam của tác giả Lê Hƣơng Trà, 201 Tác giả đã nêu ra đƣợc tổng quan về quản trị tinh gọn. Sau đó, bằng những lập luận dựa trên lý thuyết về quản trị tinh gọn, tác giả đã áp dụng một cách có chọn lọc các công cụ của quản trị tinh gọn vào chuyên ngành kế toán theo phƣơng pháp truyền thống và theo phƣơng pháp tinh gọn. Việc áp dụng linh hoạt quản trị tinh gọn đã mang lại nhiều 7
lợi ích, tăng năng xuất lao động, tăng doanh thu cho từ đó tăng thu nhập cho ngƣời lao động. Trong năm 2012-2013, Tiến sĩ Nguyễn Đăng Minh – Giảng viên Trƣờng Đại học Kinh tế- Đại học Quốc Gia Hà Nội và nhóm nghiên cứu của mình đã thực hiện đề tài „Thực trạng áp dụng 5S tại các Doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa trên địa bàn thành phố Hà Nội‟. Nội dung đề tài đã phản ánh thực trạng áp dụng 5S tại các doanh nghiệp MSME thuộc cụm khu công nghiệp vừa và nhỏ Từ Liêm và khu công nghiệp Sài Đồng. Kết quả nghiên cứu cho thấy 5S đã đƣợc các doanh nghiệp quan tâm và thấy rõ đƣợc tầm quan trọng trong việc giảm thiểu những lãng phí không đáng có nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất. Nhóm tác giả cũng đƣa ra đƣợc giải pháp để thực hiện và duy trì 5S trong doanh nghiệp cần phải thay đổi về chính sách, sự quyết tâm cao của ngƣời lãnh đạo và sự tƣ vấn của các chuyên gia. Tuy nhiên, số lƣợng các MSME đƣợc tiếp cận với 5S còn rất hạn chế. Năm 2014, Tiến sĩ Nguyễn Đăng Minh đã thực hiện đề tài nghiên cứu „Xây dựng mô hình quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp Việt Nam‟. Đề tài nghiên cứu về lý thuyết quản trị tinh gọn, về tình hình cụ thể của các doanh nhiệp Việt Nam khi áp dụng phƣơng pháp quản trị tinh gọn phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp phát triển, đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp trong nƣớc. 1.2 Cơ sở lý luận về Quản trị tinh gọn 1.2.1 Khái Niệm Quản trị tinh gọn là tƣ duy quản trị tạo ra lợi nhuận hoặc giá trị gia tăng cho doanh nghiệp bằng cách dùng trí tuệ của con ngƣời cắt giảm tối đa chi phí lãng phí. Lợi nhuận (Giá trị gia tăng) = Doanh thu – Chi phí Chi phí = Chi phí thực + Chi phí lãng phí. Chi phí lãng phí = Chi phí lãng phí hữu hình + Chi phí lãng phí vô hình (TS. Nguyễn Đăng Minh và cộng sự, 2013) 8
Cách thức hiệu quả giúp tăng lợi nhuận/giá trị gia tăng cho doanh nghiệp chính là cắt giảm chi phí hoặc tăng doanh thu. Việc gia tăng doanh thu thông qua việc tăng giá bán hoặc tăng sản lƣợng thƣờng có giới hạn do phụ thuộc vào tâm lý ngƣời tiêu dùng cũng nhƣ quan hệ cung cầu trên thị trƣờng. Cắt giảm chi phí đƣơng nhiên doanh nghiệp không thể cắt giảm chi phí cần thiết để duy trì sản xuất kinh doanh, đảm bảo chất lƣợng của sản phẩm nhƣ chi phí nguyên vật liệu, lƣơng công nhân. Vì vậy giải pháp giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận một cách bền vững đó là không ngừng cắt giảm các chi phí lãng phí. Chi phí lãng phí tồn tại dƣới hai hình thức là chi phí vô hình và chi phí lãng phí hữu hình. Lãng phí vô hình là lãng phí trong tƣ duy làm việc và lãng phí trong phƣơng pháp làm việc. Lãng phí hữu hình là lãng phí quên tắt đèn, tắt van nƣớc, hàng hoá hỏng, phế phẩm… 1.2.2 Các phương pháp trong quản trị tinh gọn 1.2.2.1 Phương pháp 5S 5S là từ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiketsu và Shitsuke. Đối với các nƣớc châu Âu và châu Mỹ, 5S đƣợc dịch thành Sorting, Straitening, Shining, Standardizing và Sustaining. Khi du nhập vào Việt Nam, 5S mang ý nghĩa Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, chuẩn hóa, tâm thế . Mục đích của 5S *Tạo nên và duy trì một môi trƣờng làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc từ khu vực văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay các vị trí xung quanh nhƣ sân bãi, chỗ để xe ,.. * Đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và sự tham gia của tất cả mọi ngƣời từ Lãnh đạo cho tới ngƣời công nhân bởi vì hoạt động 5S dành cho tất cả mọi ngƣời và không loại trừ bất kì ai trong Lợi ích khi áp dụng 5S *Tạo ra một môi trƣờng làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí. * Giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình nhƣ rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con ngƣời. 9
*Giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ƣu thế cạnh tranh. *Với một môi trƣờng làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động. *Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể đƣợc nhận thức rõ và nâng cao, tăng cƣờng tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên. *Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5S. *Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của trong con mắt khách hàng. Các bƣớc thực hiện 5S *Seiri - Sorting - Sàng lọc: chỉ giữ lại những gì cần thiết, xác định các nhân tố “tạo ra giá trị” - có ích, loại bỏ các yếu tố gây lãng phí không có giá trị để tạo ra nhiều không gian hơn cho sản xuất và cải thiện quy trình sản xuất. Việc đánh giá và triển khai Seri- Sàng lọc bao gồm: + Lập kế hoạch và tiến hành tổng vệ sinh định kỳ + Xây dựng tiêu chí và phân loại đồ vật cần thiết, không cần thiết trong công việc. + Xác định và phân loại đồ vật cần thiết và không cần thiết theo tiêu chí trên. + Loại bỏ đồ vật không cần thiết ra khỏi nơi làm việc. + Xác định nguyên nhân và khắc phục để giảm thiểu việc lƣu trữ những đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc. *Seiton - Straightening - Sắp xếp: Sắp xếp là một hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại nhằm mục đích loại bỏ đƣợc thời gian tìm kiếm, giảm thiểu tồn kho, giảm chỉ phí, giảm mức tối thiểu số thao tác mà công nhân thực hiện cho một công việc. Nguyên tắc chung của Sắp xếp là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng và cần đƣợc tuân thủ một cách triệt để. Các bƣớc tiến hành + Đánh giá quãng đƣờng đi lấy dụng cụ, vật tƣ. Đành giá tần suất sử dụng dụng cụ, vật tƣ. + Đánh giá thời gian vận chuyển dụng cụ, vật tƣ, xe kéo, xe nâng. 10