Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Thực trạng và giải pháp ứng dụng Công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bằng công cụ BSC và KPI tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:105

Thêm vào BST

Báo xấu

72
lượt xem 22
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của đề tài luận văn Đánh giá thực trạng hiện tại và đưa ra các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp bằng công cụ thẻ điểm cân bằng và chỉ số đo lường hiệu quả công việc. Mời các bạn cùng tham khảo để nắm chi tiết nội dung của luận văn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Thực trạng và giải pháp ứng dụng Công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bằng công cụ BSC và KPI tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG ------------ LUẬN VĂN THẠC SĨ THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) BẰNG CÔNG CỤ BSC VÀ KPI TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh PHAN ĐỨC HIỂN
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG ------------ LUẬN VĂN THẠC SĨ Thực trạng và giải pháp ứng dụng Công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bằng công cụ BSC và KPI tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội Ngành: Kinh doanh Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 8340101 Họ và tên học viên: Phan Đức Hiển Người hướng dẫn: TS Nguyễn Bình Minh Hà Nội - năm 2018
i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Thực trạng và giải pháp ứng dụng Công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bằng công cụ BSC và KPI tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội” là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu và tài liệu trong luận văn là trung thực và chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào. Những số liệu, nội dung sử dụng tham khảo đều đã được trích dẫn đầy đủ trong danh mục tài liệu tham khảo. Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài nghiên cứu của mình. Học viên Phan Đức Hiển
ii LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn, tôi đã nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện từ cơ quan, tổ chức và các cá nhân. Lời đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới Ban giám hiệu, quý thầy cô của khoa Sau Đại học cùng lãnh đạo các phòng, ban, khoa của Trường Đại học Ngoại thương Hà Nội. Trân trọng cảm ơn quý thầy cô đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu. Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy TS. Nguyễn Bình Minh, người đã tận tình hướng dẫn, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thiện luận văn. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội, Ban Kế hoạch, Ban Tổ chức và nhân sự, Ban Tài chính kế toán và các phòng ban chức năng khác liên quan đến công tác triển khai hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC, hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI và hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP, cùng các đồng chí trong ban lãnh đạo các đơn vị, các cán bộ nhân viên trong Tổng công ty đã giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu này. Tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè đã quan tâm động viên, hỗ trợ, tạo điều kiện trong quá trình tôi học tập và nghiên cứu. Trong quá trình nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong các thầy cô giáo và hội đồng khoa học xem xét, đánh giá, góp ý bổ sung để bản luận văn được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn!
iii MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN............................................................................................................. i LỜI CẢM ƠN .................................................................................................................. ii MỤC LỤC ........................................................................................................................ iii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU .................................................... v DANH MỤC CÁC BẢNG............................................................................................... vi DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ ......................................................................................... vii TÓM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN .................................................... viii LỜI MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................................1 2. Tình hình nghiên cứu .................................................................................................2 3. Mục đích ý nghĩa ........................................................................................................3 3.1. Mục đích của đề tài luận văn .................................................................................3 3.2. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài luận văn ....................................................................3 4. Phạm vi nghiên cứu ....................................................................................................4 5. Phƣơng pháp nghiên cứu...........................................................................................4 6. Kết cấu của luận văn ..................................................................................................5 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP, THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG BSC, CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC KPI .........................................................................................6 1.1. Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP ..................................................6 1.1.1. Khái niệm hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP................................6 1.1.2. Nội dung hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP .................................6 1.1.3. Vai trò của hệ thống ERP trong doanh nghiệp ...................................................7 1.2. Thẻ điểm cân bằng BSC .........................................................................................9 1.2.1. Khái niệm thẻ điểm cân bằng BSC .....................................................................9 1.2.2. Nội dung thẻ điểm cân bằng BSC.....................................................................10 1.2.3. Vai trò thẻ điểm cân bằng BSC trong quản trị doanh nghiệp ...........................12 1.3. Chỉ tiêu đo lƣờng hiệu quả công việc KPI ..........................................................15 1.3.1. Khái niệm chỉ tiêu đo lường hiệu quả công việc KPI.......................................15 1.3.2. Nội dung chỉ tiêu đo lường hiệu quả công việc KPI ........................................17 1.3.3. Vai trò chỉ tiêu đo lường hiệu quả công việc trong quản trị doanh nghiệp ......19
iv 1.4. Cách áp dụng BSC, KPI vào triển khai hệ thống ERP .....................................21 1.4.1. Áp dụng thẻ điểm cân bằng BSC vào triển khai hệ thống ERP .......................21 1.4.2. Áp dụng chỉ số KPI vào triển khai hệ thống ERP ............................................30 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRIỂN KHAI ERP TẠI EVN HANOI ..........................................................................34 2.1. Giới thiệu về EVN HANOI ...................................................................................34 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển EVNHANOI .................................................34 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của EVNHANOI .....................................................................35 2.1.3. Kết quả hoạt động, định hướng phát triển ........................................................37 2.2. Thực trạng ứng dụng BSC, KPI trong triển khai hệ thống ERP tại EVNHANOI ..................................................................................................................38 2.2.1. Thực trạng triển khai hệ thống ERP tại EVNHANOI ......................................38 2.2.2. Thực trạng ứng dụng BSC tại EVNHANOI .....................................................42 2.2.3. Thực trạng ứng dụng KPI tại EVNHANOI ......................................................45 2.3. Đánh giá ứng dụng BSC, KPI trong triển khai hệ thống ERP tại EVN HANOI .................................................................................................................54 2.3.1. Công tác ứng dụng BSC, KPI trong triển khai hệ thống ERP hiện tại tại EVN HANOI........................................................................................................................54 2.3.2. Ưu điểm ............................................................................................................57 2.3.3. Nhược điểm và nguyên nhân ............................................................................58 CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP TẠI EVN HANOI ...................................................60 3.1. Định hƣớng phát triển EVN HANOI ..................................................................60 3.2. Đề xuất giải pháp mới ứng dụng công nghệ thông tin bằng công cụ BSC và KPI trong triển khai hệ thống ERP tại EVN HANOI ..............................................66 3.2.1.Ứng dụng công nghệ thông tin bằng công cụ BSC trong triển khai hệ thống ERP tại EVN HANOI .................................................................................................66 3.2.2.Ứng dụng công nghệ thông tin bằng công cụ KPI trong triển khai hệ thống ERP tại EVN HANOI .........................................................................................................70 3.2.3. Kiến nghị với Tập đoàn Điện lực Việt Nam.....................................................91 KẾT LUẬN ......................................................................................................................93 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................95
v DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU AP: Accounts Payable – Quản lý các khoản phải trả AR: Account Receivable – Quản lý các khoản phải thu BSC: Balanced scorecard – Thẻ điểm cân bằng CM: Cash Management – Quản lý tiền CO: Cost – Tập hợp chi phí và tính giá thành ERP: Enterprise resource planning - Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp EVN: Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVN HANOI: Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội EVN ICT: Trung tâm viễn thông và công nghệ thông tin Tập đoàn EVN FA: Fixed Assets – Quản lý Tài sản cố định và Công cụ dụng cụ FMIS: Financial Management Information System – Hệ quản trị tài chính GL: General Ledger – Sổ cái, kế toán tổng hợp INV: Inventory – Quản lý Kho, Vật tư KPI: Key performance indicator – Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPO: Key performance Objectives – Chỉ tiêu mục tiêu chiến lược Oracle EBS: Oracle E Business Suite – Bộ giải pháp ERP PM: Project Manager – Kế toán dự án PO: Purchare Order – Quản lý mua hàng TA: Tax Accountant – Quản lý thuế X1: Công ty Công nghệ thông tin Điện lực Hà Nội
vi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1. Số lượng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI được xây dựng theo các viễn cảnh của thẻ điểm cân bằng BSC .............................................................................45 Bảng 2.2. Bộ chỉ số trọng yếu KPI của Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội năm 2018 xây dựng theo 4 viễn cảnh của thẻ điểm cân bằng BSC .........................................47 Bảng 2.3. Danh mục các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI đang xây dựng để triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội...............................................................................................................................56 Bảng 3.1. Danh mục dữ liệu phục vụ việc chuyển đổi ....................................................71 Bảng 3.2. Danh mục dự liệu cần chuẩn hóa.....................................................................73 Bảng 3.3. Hệ thống KPI áp dụng cho quá trình chuẩn bị triển khai hệ thống ERP .........76 Bảng 3.4. Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI áp dụng cho quá trình triển khai chính thức hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP .....................................88
vii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1. Vai trò của hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ....................................08 Hình 1.2. Nội dung thẻ điểm cân bằng BSC ....................................................................10 Hình 1.3. Vai trò thẻ điểm cân bàng BSC .......................................................................13 Hình 1.4. Chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI .........................................................16 Hình 1.5. KPI phản ánh mục tiêu, sứ mệnh của doanh nghiệp........................................18 Hình 1.6. Mô hình mối quan hệ giữa thẻ điểm cân bằng và các chỉ tiêu đánh giá ..........20 Hình 1.7. Các phương diện hệ thống BSC cho việc triển khai ERP ...............................24 Hình 1.8. Các chỉ tiêu chính đánh giá hiệu quả công việc được xây dựng theo các khía cạnh của thẻ điểm cân bằng BSC .....................................................................................31 Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội ................................ 37 Hình 2.2. Bản đồ mục tiêu của Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội theo thẻ điểm cân bằng BSC ...................................................................................................................44 Hình 3.1. Mô hình thẻ điểm cân bằng áp dụng cho Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội .69
viii TÓM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU LUẬN VĂN Đề tài luận văn “Thực trạng và giải pháp ứng dụng Công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bằng công cụ BSC và KPI tại Tổng công ty Điện lực TP Hà Nội” được trình bày theo 3 chương. Phần mở đầu tác giả đã đề cập đến tính cần thiết của đề tài, tổng quan nghiên cứu liên quan, mục đích nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và cuối cùng là bố cục của luận văn. Chương 1 là cơ sở lý luận về các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc, thẻ điểm cân bằng và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Chương 2 tác giả đề cập đến thực trạng công tác ứng dụng công nghệ thông tin bằng hệ thống thẻ điểm cân bằng và các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc để hoạch định nguồn lực doanh nghiệp cho Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội. Nhìn chung, Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội đã áp dụng, triển khai nhiều các tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị doanh nghiệp và đã đạt được nhiều hiệu quả bước đầu nhất định. Tuy nhiên, việc bắt đầu triển khai, áp dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp cho Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế. Vì vậy, Chương 3 tác giả đã đưa ra các giải pháp áp dụng công nghệ thông tin bằng công cụ thẻ điểm cân bằng BSC và hệ thống các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI trong việc triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội.
1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Hiện nay, công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản trị, điều hành hoạt động các cơ quan doanh nghiệp. Sự phát triển của các ứng dụng công nghệ thông tin làm thay đổi đến cách thức tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trước tầm quan trọng của các doanh nghiệp là nâng cao năng suất lao động cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị, nhằm đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh, một trong những yếu tố cấp thiết đặt ra là công tác nghiên cứu các phương pháp triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào sản xuất kinh doanh. Đặc biệt trong công tác quản trị doanh nghiệp, các công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp như hoạch định, tổ chức nhân sự, phân phối, kiểm soát tài chính vật tư đầu vào, kết quả đầu ra ảnh hưởng lẫn nhau đến chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội, hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP được yêu cầu triển khai quyết liệt trong toàn hệ thống từ cấp Tổng công ty đến các công ty đơn vị trực thuộc theo đúng chỉ đạo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Việc triển khai thành công hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội và các đơn vị trực thuộc được đặt ra là yêu cầu vô cùng cấp thiết đòi hỏi cần có các giải pháp thực hiện. Các bước thực hiện cùng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả và các yêu cầu cụ thể cần được xây dựng từ công tác bắt đầu triển khai cho đến triển khai chính thức hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP. Trong khi đó, Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội đang triển khai áp dụng hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC và hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI trong quản trị doanh nghiệp nhằm mục đích giúp ban lãnh đạo Tổng công ty cụ thể hóa được tầm nhìn và chiến lược của Tổng công ty thành các mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Việc xây dựng hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC và hệ thống các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI cho công tác triển khai ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội là một trong số các giải pháp đòi hỏi cần được nghiên cứu, phân tích đánh giá chi tiết, cụ thể và đề xuất các bước thực hiện.
2 Do vậy, đề tài nghiên cứu của luận văn được chọn là “Thực trạng và giải pháp ứng dụng Công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) bằng công cụ BSC và KPI tại Tổng Công ty Điện lực TP Hà Nội”. 2. Tình hình nghiên cứu Đề tài về quản lý nguồn lực doanh nghiệp không còn là một đề tài mới, đã có rất nhiều nghiên cứu khác nhau về hoạt động quản lý nguồn lực doanh nghiệp nhằm hỗ trợ công tác quản trị tài chính cho nhà quản trị tại các doanh nghiệp trên thế giới và tại Việt Nam. Điều này chứng tỏ công tác quản lý nguồn lực doanh nghiệp luôn được quan tâm, quá trình triển khai xây dựng hệ thống là đề tài nghiên cứu trên các diễn đàn thông tin, hội thảo, sách báo, tạp chí. Đề tài này đã có rất nhiều tác giả cả trong và ngoài nước khai thác và có những đóng góp nhất định, cụ thể: “Động lực của chuỗi cung ứng và quản lý quy trình” – 2010 của Avraham Shtub và Reuven Karni, nghiên cứu khoa học đã đưa ra một số lý luận về hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là hệ thống thông tin xử lý các yêu cầu về dữ liệu, thông tin và truyền thông của toàn tổ chức. Sử dụng hợp lý hệ thống ERP là chìa khóa để quản lý chuỗi cung ứng thành công. Việc giới thiệu các hệ thống ERP và những nỗ lực để quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng đã làm cho việc tích hợp các nỗ lực quản lý doanh nghiệp trở thành vấn đề trọng tâm. Trọng tâm chuyển từ nội bộ doanh nghiệp sang liên doanh nghiệp; và do đó các tổ chức chức năng truyền thống và các hệ thống cũ không còn hiệu quả trong việc quản lý chuỗi cung ứng nữa. “Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam” - 2013 của Ngô Phúc Hạnh. Tạp chí đưa ra một số lý luận về nhận định tại Việt Nam, Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp đã trở nên ngày càng phổ biến trong cộng đồng và nhà quản lý và doanh nghiệp. Đây là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp hoạch định, thực hiện, kiểm soát và ra quyết định một cách hiệu quả nhất. Qua đó bài viết phân tích thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp trên thế giới và tại các doanh nghiệp Việt Nam, cả những thành công, thách thức và nguyên nhân; trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nhằm áp dụng thành công Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp Việt Nam. “Thẻ điểm cân bằng: Chuyển chiến lược thành hành động” – 1996 của Robert S. Kaplan. Tài liệu nghiên cứu đưa ra một số lý luận về chuyển tầm nhìn và chiến lược thẻ
3 điểm cân bằng BSC của công ty thành một tập hợp các biện pháp hoạch định hiệu suất công việc chặt chẽ. Bốn phương diện của thẻ điểm cân bằng cung cấp sự cân bằng giữa mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, giữa kết quả mong muốn và khả năng điều chỉnh hiệu suất của những kết quả đó với các biện pháp khách quan và các biện pháp chủ quan hơn, nhẹ nhàng hơn. Tác giả đã cung cấp nền tảng lý thuyết cho thẻ điểm cân bằng, từ đó mô tả các bước mà các tổ chức phải thực hiện để xây dựng thẻ điểm cân bằng của riêng đơn vị mình, đồng thời thảo luận cách sử dụng thẻ điểm cân bằng trong doanh nghiệp. “Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc KPI” - 2014 của Jeff Smith. Tài liệu đưa ra một số lý luận rằng khi chúng ta tập trung tìm hiểu, phân tích kỹ tới từng cá nhân, các mục tiêu sẽ đạt được dễ dàng hơn, mọi người sẽ làm việc cùng nhau để theo đuổi một mục tiêu chung, và tinh thần đồng đội tạo nên công việc mơ ước. Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc KPI là công cụ có thể hỗ trợ cho công tác triển khai thực hiện nó. “Xây dựng, triển khai và sử dụng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc” – 2007 của David Parmenter. Tài liệu nghiên cứu đưa ra một số nhận định rằng một hệ thống đánh giá hiệu quả công việc KPI là một giải pháp hiệu quả, người lãnh đạo dự án, người điều phối, hoặc điều phối viên cần hiểu biết đủ để tạo ra một chiến lược thành công có thể ảnh hưởng đến tổ chức trong nhiều năm tới. Các dự án đánh giá hiệu quả công việc KPI đòi hỏi một số rủi ro, tài liệu đưa ra các phương pháp để giảm thiểu rủi ro đó bằng cách cung cấp cho các đơn vị liên quan với các công cụ và thông tin cần thiết, tập trung vào các chỉ số hiệu suất chính giúp các nhà lãnh đạo hình thành một hệ thống đo lường hiệu quả công việc thành công. 3. Mục đích ý nghĩa 3.1. Mục đích của đề tài luận văn Đánh giá thực trạng hiện tại và đưa ra các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp bằng công cụ thẻ điểm cân bằng và chỉ số đo lường hiệu quả công việc. 3.2. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài luận văn Kết quả nghiên cứu giúp đánh giá thực tế hiện trạng, phân tích cụ thể được điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn vướng mắc gặp phải trong quá trình thực hiện công tác
4 triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp của Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội. Kết quả nghiên cứu có thể được dùng để định hướng các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp, qua đó đề xuất Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội nghiên cứu, xem xét áp dụng vào thực tế công tác quản trị doanh nghiệp của đơn vị. 4. Phạm vi nghiên cứu Đề tài luận văn tập trung nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp bằng công cụ BSC và KPI tại Tổng công ty Điện lực thành phố Hà Nội. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Với đề tài nghiên cứu này, tác giả đã sử dụng phương pháp nghiên cứu chính là phương pháp nghiên cứu định tính để tiến hành nghiên cứu. Dựa trên cơ sở lý thuyết, tác giả đã nghiên cứu, phân tích và tìm hiểu các phương pháp kỹ thuật để điều tra lý do làm thế nào để triển khai dự án và hỗ trợ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo doanh nghiệp. Nghiên cứu mang tính định tính dựa vào phương pháp nghiên cứu, phân tích các tài liệu trong nước và trên thế giới. Tác giả đã nghiên cứu các dữ liệu thu thập được từ kinh nghiệm trên thế giới và qua quá trình phân tích hiện trạng triển khai áp dụng trong nước từ quá trình bắt đầu triển khai cho đến áp dụng chính thức hệ thống, qua đó phân loại dữ liệu thu thập được vào các mô hình hệ thống, là cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện. Luận văn xuất phát từ quan điểm của các chuyên gia trên thế giới qua các nghiên cứu lý lẽ và các lời giải thích, bên cạnh đó là cách nhìn chủ quan của cá nhân tác giả trong quá trình triển khai thực tế theo tầm nhìn, định hướng của lãnh đạo trong đơn vị thực hiện triển khai hệ thống. Sau đó, tác giả thực hiện việc nghiên cứu thông qua xác định các chỉ tiêu con số cụ thể đánh giá hiệu quả công việc áp dụng đối với từng nội dung yêu cầu công việc cụ thể. Các con số được đưa ra phục vụ nghiên cứu, phân tích, lập luận và phân bổ thành trọng số cho từng nội dung công việc cần triển khai, cho thấy mức độ cấp thiết và tính chất quan trọng của từng công việc so với các nội dung công việc khác trong một lĩnh vực, cũng như cho thấy mức độ tập trung, sự khác biệt giữa các lĩnh vực với nhau.
5 6. Kết cấu của luận văn Luận văn gồm phần mở đầu và 03 chương: Chương 1: Tổng quan chung về hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP, thẻ điểm cân bằng BSC, chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc KPI. Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong triển khai ERP tại EVN HANOI. Chương 3: Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong triển khai hệ thống ERP tại EVN HANOI.
6 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP, THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG BSC, CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC KPI 1.1. Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP 1.1.1. Khái niệm hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP Quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là công tác quản lý tích hợp các quá trình quản trị cốt lõi của doanh nghiệp theo thời gian thực, là khâu trung gian giữa các hệ thống phần mềm và công nghệ, giúp doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp. ERP thường được gọi là một phần của phần mềm quản lý doanh nghiệp, cụ thể là một bộ ứng dụng tích hợp mà một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có thể sử dụng trong công tác thu thập cơ sở dữ liệu, lưu trữ các số liệu thu thập được, quản lý dữ liệu các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2. Nội dung hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP ERP đưa ra một cái nhìn tổng hợp và liên tục cập nhật các quy trình quản trị bằng cách sử dụng các cơ sở dữ liệu thông thường được duy trì bởi một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Hệ thống ERP theo dõi các nguồn lực kinh doanh – tài chính, nguyên vật liệu, năng suất lao động. Các ứng dụng trên tạo nên hệ thống chia sẻ dữ liệu qua các phòng ban khác nhau cùng cung cấp dữ liệu như phòng kỹ thuật sản xuất, phòng vật tư, phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán… ERP tạo điều kiện cho luồng thông tin giữa tất cả các chức năng của hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động quản lý doanh nghiệp kết nối với các lĩnh vực liên quan bên ngoài. Phần mềm hệ thống quản trị doanh nghiệp tạo ra các thành phần hỗ trợ một loạt các chức năng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một đơn vị. Hoạt động đầu tư công nghệ thông tin đã trở thành hoạt động chi tiêu vốn lớn nhất trong các doanh nghiệp ở nhiều nước trên thế giới trong thập kỷ qua, đặc biệt trong thời đại cuộc cách mạng số hay cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4. Mặc dù các hệ thống ERP đầu tiên tập trung vào các doanh nghiệp lớn, nhưng hiện nay rất nhiều các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang nghiên cứu, triển khai sử dụng hệ thống ERP.
7 Hệ thống ERP kết hợp các hệ thống tổ chức khác nhau, qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức (Scott Hamilton 2002). Tuy nhiên, phát triển một hệ thống ERP khác với phát triển hệ thống công nghệ thông tin truyền thống. Các hệ thống ERP chạy trên nhiều loại phần cứng máy tính và cấu hình mạng, thường sử dụng một cơ sở dữ liệu như một kho lưu trữ thông tin Các hệ thống ERP chủ yếu tập trung vào việc tự động hóa các chức năng của văn phòng, không ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng và công chúng. Các chức năng của văn phòng như quản lý quan hệ khách hàng (CRM), hoặc các hệ thống kinh doanh điện tử như thương mại điện tử, chính phủ điện tử, điện tử viễn thông và tài chính điện tử. Phiên bản sau này của hệ thống ERP được mô tả dựa trên web cung cấp thời gian thực truy cập vào các hệ thống ERP cho người lao động và đối tác. Hệ thống ERP ngày càng trở nên linh hoạt hơn so với trước đây, thay vì hạn chế phạm vi, khả năng của hệ thống ERP trong một tổ chức, nó đã vượt xa các phạm vi trong đơn vị để tương tác với các hệ thống khác. Các bên tư vấn và đơn vị triển khai hệ thống ERP hiện đang nỗ lực để tích hợp hệ thống với các thiết bị di động cùng với các ứng dụng kinh doanh khác. ERP giờ đây bao hàm thêm nhiều chức năng và vai trò bao gồm việc ra quyết định, chuẩn hóa, minh bạch, toàn cầu hóa. 1.1.3. Vai trò của hệ thống ERP trong doanh nghiệp Theo các tổ chức nghiên cứu, quản lý tài nguyên doanh nghiệp là hiệu quả trong việc triển khai và quản lý các nguồn lực của tổ chức. Các tài nguyên này có thể bao gồm các nguồn lực tài chính, kế toán, kỹ năng từng cá nhân trong tổ chức, nguồn lực sản xuất, hoặc công nghệ thông tin. Quản lý tài nguyên đóng vai trò quan trọng để ước tính nguồn lực hoạt động và quản lý nguồn nhân lực doanh nghiệp.
8 Hình 1.1. Vai trò của hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp Trên thế giới, đa số các tập đoàn đều sử dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp ERP để quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và xem đó là yếu tố đặc biệt quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và năng lực cạnh tranh, là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp. Các hệ thống ERP đã cách mạng hóa hoạt động của các tổ chức bằng cách tích hợp tất cả các phòng ban vào một máy tính duy nhất. Đòi hỏi đặt ra về hệ thống ERP trong các tổ chức ngày càng cấp thiết khi các yêu cầu kinh doanh thay đổi. Hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp hiệu quả phải được tích hợp liền mạch với văn hóa tổ chức của một doanh nghiệp (Dimpi Srivastava 2010). Hệ thống ERP liên quan đến một loạt các hoạt động của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp quản lý các hoạt động chính của doanh nghiệp như hoạch định, tổ chức và nhân sự, tài chính kế toán, quản lý kỹ thuật sản xuất, quản lý kinh doanh và dịch vụ khách hàng…Bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định, hệ thống ERP đảm bảo các nguồn lực của doanh nghiệp nhằm đưa ra các yêu cầu cần thiết để hoạt động quản lý được hiệu quả. Các hoạt động của một doanh nghiệp khi sử dụng hệ thống ERP đều thực hiện trên một hệ thống duy nhất từ quản trị nguồn nhân lực, các tiêu chuẩn kỹ thuật, giám sát vận hành, quản lý tài chính nội bộ, kinh doanh và dịch vụ khách hàng. Phần mềm
9 quản lý nguồn lực doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và năng suất lao động. 1.2. Thẻ điểm cân bằng BSC 1.2.1. Khái niệm thẻ điểm cân bằng BSC Thẻ điểm cân bằng là một công cụ quản lý hiệu suất chiến lược, được hỗ trợ bởi các phương pháp áp dụng và các phần mềm thiết bị tự động hóa, có thể được sử dụng bởi các nhà quản lý để theo dõi, kiểm tra giám sát việc thực hiện các hoạt động của nhân viên và theo dõi kết quả hoạt động trong doanh nghiệp (Paul R. Niven 2002). Bảng điểm cân bằng quản lý hiệu suất công việc, được sử dụng bởi một đội ngũ quản lý chiến lược và các hoạt động, trong đó tập trung nhiều hơn vào hoạt động quản lý chiến lược. Thẻ điểm cân bằng cũng được sử dụng bởi các cá nhân để theo dõi thành tích cá nhân, nhưng điều này ít phổ biến hơn. Trong một cuộc khảo sát sử dụng thẻ điểm cân bằng, có khoảng 30% các doanh nghiệp sử dụng các yếu tố thẻ điểm cân bằng để thông báo cho các nhân viên việc thiết lập mục tiêu cá nhân. Các đặc điểm quan trọng để xác định một thẻ điểm cân bằng là tập trung vào tầm nhìn kế hoạch chiến lược của tổ chức, một số lượng nhỏ các danh mục được lựa chọn để thực hiện theo dõi giám sát và cơ sở dữ liệu tài chính trong doanh nghiệp. Bản báo cáo bảng điểm cân bằng giữa các biện pháp tài chính và phi tài chính so với các giá trị mục tiêu đặt ra không phải là một sự thay thế cho báo cáo tài chính hoặc báo cáo công tác triển khai hoạt động đơn thuần mà là một bản tóm tắt ngắn gọn thu thập thông tin các phòng ban chức năng có liên quan. Đó là phương pháp mà thông tin có liên quan và cần thiết nhất được xác định, hoàn toàn khác biệt so với các cơ sở dữ liệu thông tin riêng biệt trước đây. Bảng điểm cân bằng cũng gián tiếp cung cấp cái nhìn sâu sắc, hữu ích về chiến lược của một doanh nghiệp bằng cách yêu cầu các sứ mệnh, tầm nhìn riêng được kết hợp thành các dạng cụ thể hơn và hữu hình hơn. Các phiên bản đầu tiên của Thẻ điểm cân bằng cho thấy các yếu tố liên quan cần được rút ra từ chiến lược của công ty và các phương pháp đề xuất tập trung vào việc lựa chọn các biện pháp và mục tiêu liên quan đến các hoạt động chính cần thiết để thực hiện chiến lược. Bảng điểm cân bằng hiện đại được phát triển từ những ý tưởng ban đầu vào cuối năm 1980 và đầu những năm 1990, các công cụ quản lý hiệu suất hiện đại bao gồm
10 thẻ điểm cân bằng được cải thiện đáng kể, linh hoạt hơn để phù hợp với một phạm vi rộng lớn các loại tổ chức và hiệu quả hơn, dễ dàng hơn trong thiết kế và sử dụng. 1.2.2. Nội dung thẻ điểm cân bằng BSC Thẻ điểm cân bằng cung cấp chiến lược của một tổ chức từ bốn phương diện khác nhau, đó là phương diện tài chính, phương diện khách hàng, phương diện học tập và phát triển, phương diện nội bộ. Một trong số đó có thể chứa các phương diện riêng và hệ thống mục tiêu riêng có thể đo lường được. Hình 1.2. Nội dung thẻ điểm cân bằng BSC Đối với phương diện tài chính, cơ hội sử dụng các dữ liệu tài chính được Kaplan và Norton đặc biệt coi trọng. Cho đến nay, thông tin tài chính là cần thiết cho mọi công ty để thành công. Người quản lý nên chú ý cung cấp dữ liệu tài chính thích hợp về thời gian, không phải chú ý quá nhiều đến các quan điểm tài chính như đã xảy ra với các công ty công nghiệp cũ trước đây. Những hành động như tập trung hầu hết tài nguyên của doanh nghiệp vào tăng trưởng tài chính thường gây ra một thẻ điểm mất cân bằng và các công ty rơi vào tình trạng suy nhược thậm chí thất bại trong dài hạn. Một điều nữa cần lưu ý là các hệ thống doanh nghiệp có thể rất hữu ích để tự động thu thập và xử lý dữ liệu tài chính. Sự lựa chọn đúng đắn hệ thống doanh nghiệp có thể giúp giảm chi phí xử lý dữ