Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính

Chia sẻ: Tomcangnuongphomai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:92

Thêm vào BST

Báo xấu

35
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là tìm hiểu lý luận và khảo sát, đánh giá thực tiễn tại Trường BDCB tài chính về tổ chức công tác văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng; từ đó làm rõ sự cần thiết phải thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng và đề xuất giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng; áp dụng thực hiện chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng tại Trường BDCB tài chính.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ------------ TRƢƠNG QUANG ẢNH CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Hà Nội - 2019
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------- TRƢƠNG QUANG ẢNH CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH Chuyên ngành: Quản trị văn phòng Mã số: 60.34.04.06 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS ĐÀO XUÂN CHÖC Hà Nội - 2019
LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến PGS.TS. Đào Xuân Chúc - người thầy đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tôi trong suốt thời gian nghiên cứu và thực hiện đề tài. Tôi xin được tỏ lòng cảm ơn chân thành và sâu sắc đến các giảng viên và cán bộ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Phòng đào tạo Sau đại học Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu tại trường. Tôi xin gửi lời cảm ơn tới tập thể công chức viên chức Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu. Cuối cùng tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn đối với những người thân trong gia đình và bạn bè, đồng nghiệp đã luôn khuyến khích động viên và giúp đỡ tôi trong suốt thời gian qua để tôi hoàn thành được luận văn này. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, tuy nhiên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế, tác giả rất mong nhận được sự đóng góp chân thành của các thầy giáo, cô giáo, các bạn đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày …… tháng …… năm 2019 Tác giả Trƣơng Quang Ảnh
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ với đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính” là công trình nghiên cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định. Công trình này chƣa từng đƣợc công bố trên bất cứ phƣơng tiện nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này. Hà Nội, ngày …. tháng … năm 2019 Học viên Trƣơng Quang Ảnh
MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .......................................................................... 2 3. Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu ................................................ 5 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu.............................................................. 6 5. Phƣơng pháp nghiên cứu............................................................................ 6 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ...................................................... 7 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG ............................................................................................................ 8 1.1. Một số khái niệm cơ bản ...................................................................... 8 1.1.1. Khái niệm văn phòng ......................................................................... 8 1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phòng ....................................................... 9 1.1.3. Khái niệm về chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng ...... 11 1.2. Cơ sở lý thuyết của chuẩn hóa hoạt động văn phòng ...................... 13 1.3. Nguyên tắc chuẩn hóa hoạt động văn phòng.................................... 14 1.4. Ý nghĩa của chuẩn hóa hoạt động văn phòng .................................. 15 1.5. Nội dung của chuẩn hóa hoạt động văn phòng .................................... 16 1.5.1. Xây dựng quy chế, quy định về hoạt động văn phòng ................... 16 1.5.2. Thực hiện phổ biến, hướng dẫn các quy chế, quy định ................. 18 1.5.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và xử lý vi phạm ................................. 19 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH ....................................... 21 2.1. Khái quát về Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính ........................... 21 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trường ............................ 21 2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý của Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính ... 22 2.1.3. Đặc điểm hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính hiện nay ................................................................................................ 24 2.2. Thực trạng một số hoạt động văn phòng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán
bộ tài chính hiện nay ..................................................................................... 27 2.2.1. Công tác tham mưu xây dựng kế hoạch công tác .......................... 27 2.2.2. Hoạt động xây dựng thể chế, quy chế nội bộ.................................. 28 2.2.3. Hoạt động văn thư............................................................................ 30 2.2. 4. Hoạt động lưu trữ ........................................................................... 35 2.2.5. Hoạt động tổ chức hội nghị, sự kiện ............................................... 36 2.2.6. Mua sắm tài sản, văn phòng phẩm ................................................. 38 2.3. Đánh giá về hoạt động văn phòng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính ............................................................................................................... 41 2.3.1. Những thành công ........................................................................... 41 2.3.2. Một số hạn chế ................................................................................. 42 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ................................................... 43 2.4. Sự cần thiết phải chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính ................................................................................. 45 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG TẠI TRƢỜNG BỒI DƢỠNG CÁN BỘ TÀI CHÍNH ........................................... 48 3.1. Một số giải pháp chung nhằm chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính ............................................................ 48 3.1.1. Rà soát, hoàn thiện các quy chế, quy định về hoạt động văn phòng tại Trường Bồi dưỡng cán bộ tài chính ........................................................ 48 3.1.2. Đẩy mạnh công tác truyền thông, phổ biến và giám sát, kiểm tra 51 3.1.3. Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý .............................................. 53 3.1.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin ................................... 58 3.2. Giải pháp chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng cụ thể .............. 60 3.2.1. Chuẩn hóa công tác tham mưu ....................................................... 60 3.2.2. Chuẩn hóa công tác xây dựng kế hoạch công tác.......................... 61 3.2.3. Chuẩn hóa công tác văn thư ........................................................... 63 3.2.4. Chuẩn hóa công tác lưu trữ ............................................................ 67
3.2.5. Chuẩn hóa công tác tổ chức sự kiện, hội họp ................................ 69 3.2.6. Chuẩn hóa công tác quản lý tài sản, văn phòng phẩm .................. 72 KẾT LUẬN .................................................................................................... 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 76 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 80
DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nội dung từ viết tắt 1 BDCB TC Bồi dƣỡng cán bộ tài chính 2 CCVC Công chức viên chức 3 ĐTBD Đào tạo bồi dƣỡng 4 EDocTC Chƣơng trình quản lý văn bản và điều hành ngành tài chính International Organization for 5 ISO Standardization Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế 6 KPI Chỉ số đo lƣờng và đánh giá hiệu quả 7 TC-HC Tổ chức – Hành chính 8 TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam
DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 2.1. Quy mô đào tạo bồi dƣỡng do Trƣờng BDCB tài chính thực hiện....22 Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức Trƣờng BDCB tài chính ......................................23 Sơ đồ 2.2. Mô hình tập trung theo chức năng.................................................26 Sơ đồ 2.3. Phòng TCHC và Phòng Tổng hợp thuộc Trung tâm.....................27 Biểu đồ 2.1: Cơ cấu, số lƣợng văn bản đến năm 2018...................................32 Bảng 2.2: Chi phí đầu tƣ mua sắm, trang bị cơ sở vật chất, văn phòng phẩm. .........................................................................................................................39 Bảng 2.3. Công văn đi, đến giai đoạn 2014-2018...........................................46 Sơ đồ 3.1. Các bƣớc xây dựng quy chế tại Trƣờng........................................49 Bảng 3.1: Xây dựng kế hoạch kiểm tra hoạt động chuẩn hóa.......................53 Sơ đồ 3.2: Mô hình tổ chức hoạt động văn phòng theo mô hình quản lý phân tán của Trƣờng BDCB tài chính.....................................................................54 Sơ đồ 3.3: Quy trình xử lý thƣ điện tử, văn bản điện tử.................................65 Sơ đồ 3.4: Thứ tự sắp xếp hồ sơ lƣu trữ tại phòng lƣu trữ ............................69
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Chủ tịch Hồ Chí Minh lúc sinh thời khi đến thăm Văn phòng Trung ƣơng Đảng tại chiến khu Việt Bắc đã từng dạy: “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm đƣợc tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng....”[1, tr 1]. Nhƣ vậy, văn phòng có vai trò tƣơng đối quan trọng trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Văn phòng dù đƣợc hiểu theo nghĩa rộng hoặc nghĩa hẹp cũng có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình quản lý, phục vụ hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp. Dù ở thời kỳ nào hay với quy mô lớn, nhỏ khác nhau, hoạt động văn phòng cũng đóng vai trò quan trọng hàng đầu bên cạnh hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơ quan; đảm bảo hoạt động thông suốt, bình thƣờng và góp phần định hƣớng xây dựng, phát triển của cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên ngay tại từng cơ quan, doanh nghiệp thì hoạt động văn phòng đang bị chính những ngƣời làm văn phòng và các bộ phận khác có nhận thức chƣa đầy đủ. Ngƣời ta vẫn thƣờng coi hoạt động văn phòng nói chung, bộ phận văn phòng nói riêng chẳng qua là hoạt động “bƣng, bê, kê, đặt”, những ngƣời làm văn phòng thì tự coi mình là kẻ “làm dâu trăm họ”. Chính vì quan niệm đó khiến cho hoạt động văn phòng thiếu đƣợc sự quan tâm. Một hệ lụy khác là nhiều hoạt động hành chính văn phòng đã không đƣợc đầu tƣ nguồn lực về con ngƣời, vật chất, tài chính và quan trọng hơn là đã hầu nhƣ không đƣợc quan tâm về quy trình thực hiện, chuẩn hóa; thông qua đó giảm nhẹ áp lực cho cán bộ văn phòng trực tiếp thực hiện, đơn giản hóa thủ tục hành chính đối với các đối tƣợng cần tiếp cận hoạt động đó và tạo nên một môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, phân công, phân nhiệm rõ ràng, hiệu quả. Tại Hội nghị lần thứ 6 Ban chấp hành Trung ƣơng Đảng khóa XII đã ban hành Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày ngày 25 tháng 10 năm 2017 về tiếp tục 1
đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập. Theo Nghị quyết nêu trên, mục tiêu quan trọng đƣợc xác định đó là không ngừng đổi mới hệ thống tổ chức, nâng cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động…; gắn với việc nâng cao năng lực tự chủ, đảm bảo tinh gọn và có quản trị tiên tiến. Việc xây dựng các tiêu chuẩn, áp dụng các chuẩn mực vào hoạt động văn phòng của các đơn vị sự nghiệp công lập nhằm đáp ứng nhu cầu về cung ứng các dịch vụ công theo mục tiêu của Nghị quyết số 19-NQ/TW tiến tới một nền quản trị tiên tiến đang trở thành nhu cầu thực tiễn, bức thiết trong hoạt động văn phòng các đơn vị sự nghiệp công lập nói riêng. Việc xây dựng các quy định, quy chế hay thiết lập chuẩn mực nhất định đối với từng loại công tác văn phòng đang đƣợc thực hiện một cách manh mún, tự phát và có tính chủ quan, áp đặt nhiều hơn là xây dựng và áp dụng chuẩn dựa trên cơ sở khoa học, hiệu quả và hiệu lực khi thực thi. Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính là đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính, hàng năm diễn ra các hoạt động hành chính văn phòng đa dạng, tuy nhiên thực trạng chung còn rất lộn xộn, chƣa có chuẩn mực nào trong thực hiện, đánh giá. Hậu quả dẫn đến là nhiều vấn đề phát sinh, gây khó khăn trong công tác, dẫn đến một số hậu quả pháp lý nhất định. Chính vì vậy, chúng tôi lựa chọn đề tài “Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính” làm đề tài luận văn thạc sĩ. Thông qua đề tài sẽ góp phần làm rõ thực trạng hoạt động văn phòng, quá trình bƣớc đầu thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính. Thông qua đó, tác giả đề xuất tổ chức chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng điển hình tại cơ quan nghiên cứu làm mẫu; đề xuất một số giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng có hiệu quả, phù hợp với thực tế mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Về vấn đề chuẩn hóa hoạt động văn phòng ở Việt Nam hiện nay chƣa có 2
nhiều đề tài nghiên cứu sâu và cụ thể. Tuy vậy, thông qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu tác giả nhận thấy các tài liệu có liên quan cụ thể nhƣ sau: Nhóm thứ nhất: Một số đề tài nghiên cứu khoa học - PGS.TS Văn Tất Thu: Tổ chức khoa học lao động trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc (Đề tài cấp Bộ - Bộ Nội vụ, đã nghiệm thu năm 2000). - PGS.TS Đào Xuân Chúc: Quản trị hành chính văn phòng – vấn đề lý luận và thực tiễn (Đề tài cấp Bộ - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, đã nghiệm thu năm 2004). - Th.s Trịnh Thị Hà: Nghiên cứu chuẩn hóa một số nghiệp vụ lƣu trữ cơ bản tại các Trung tâm Lƣu trữ quốc gia (Đề tài cấp Bộ - Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, đã nghiệm thu năm 2014). - Th.s Nguyễn Mạnh Cƣờng: Chuẩn hoá một số quy trình, thủ tục để giải quyết công việc của các đơn vị thuộc Trƣờng Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (Đề tài cấp cơ sở - Trƣờng Đại học Nội vụ, đã nghiệm thu năm 2014). Nhóm thứ hai: Một số đề tài, luận án, luận văn và nghiên cứu khác - Hữu Đạt: Vấn đề chuẩn hóa ngôn ngữ trong phong cách hành chính công vụ, (Tạp chí khoa học Đại học Quốc gia Hà Nội, số 2, 1996). - PGS.TS Nguyễn Văn Hàm (chủ trì biên tập): Tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng – Một nội dung của quản trị văn phòng, Kỷ yếu hội thảo khoa học Quản trị văn phòng: Lý luận và thực tiễn do Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học quốc gia Hà Nội tổ chức năm 2005. - Hồ Anh Tú: Ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thƣ tại một số cơ quan nhà nƣớc, Khóa luận tốt nghiệp đại học lƣu trữ học, 2005. - Nguyễn Thị Chinh: Nghiên cứu áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 vào công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại các Trung tâm lƣu trữ Quốc gia, Luận văn thạc sỹ lƣu trữ học, 2006. - Th.s Trịnh Thị Hà, Th.s Dƣơng Thị Thanh Huyền: Hoạt động tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thƣ lƣu trữ giai đoạn 1962-2012, Kỷ yếu Tổng 3
kết hoạt động khoa học, công nghệ về văn thƣ, lƣu trữ từ năm 1962 đến năm 2012 và định hƣớng hoạt động khoa học, công nghệ đến năm 2020, 2012 do Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc tổ chức. - Nguyễn Văn Quang: Nghiên cứu giải pháp chuẩn hóa hồ sơ giao nộp vào lƣu trữ hiện hành ở cơ quan Văn phòng Trung ƣơng Đảng cộng sản Việt Nam, Luận văn thạc sỹ lƣu trữ học, 2015. - Ninh Viết Thành: Nghiên cứu chuẩn hóa nguồn nhân lực làm công tác văn thƣ, lƣu trữ trong Bộ Quốc phòng, Luận văn thạc sỹ lƣu trữ học, 2015. - Th.s Liêng Bích Ngọc: Thực trạng và giải pháp áp dụng tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nƣớc trong các cơ quan cấp sở tại Tp Hồ Chí Minh, Trƣờng cán bộ Tp Hồ Chí Minh, truy cập website ngày 18/02/2019. - Phùng Thị Phƣơng Liên: Chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Hội sở ngân hàng thƣơng mại cổ phần kỹ thƣơng Việt Nam, Luận văn thạc sỹ quản trị văn phòng, 2019. - Và một số khóa luận, niên luận và nghiên cứu của các sinh viên, học viên khác có liên quan về tổ chức hoạt động văn phòng, chuẩn hóa một số công tác nghiệp vụ văn phòng… Bên cạnh đó, còn nhiều văn bản, công trình nghiên cứu có liên quan chuẩn hóa, hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng hoạt động văn phòng; tuy nhiên do thời gian nghiên cứu và khả năng tiếp cận các tài liệu có hạn nên ngƣời viết mới chỉ nêu một số tài liệu. Qua đó khái quát thực trạng nghiên cứu nội dung liên quan đến đề tài luận văn mà ngƣời viết đang thực hiện. Trên cơ sở đó, các tài liệu và nghiên cứu về hành chính, văn phòng hầu nhƣ mới đề cập đến một số vấn đề sau: - Thông qua các nghiên cứu đã làm rõ phần nào về quản trị văn phòng nói chung và thực trạng, giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức thực hiện một số hoạt động văn phòng cụ thể nói riêng nhƣ văn thƣ, lƣu trữ... - Các công trình nghiên cứu bƣớc đầu khái quát và định nghĩa rõ thế nào 4
là chuẩn hóa, mối quan hệ giữa khái niệm này với các khái niệm khác nhƣ tổ chức lao động khoa học văn phòng, định mức, tiêu chuẩn... - Các nghiên cứu, bài viết tập trung đến việc áp dụng một số công cụ và chuẩn hóa một hoặc một nhóm hoạt động văn phòng cụ thể, việc khái quát về chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp chƣa đƣợc đề cập nhiều, thƣờng xuyên. - Một số luận văn thạc sĩ đã bƣớc đầu nghiên cứu về công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp. Nhƣ vậy đã có một số ít văn bản, tài liệu đặt vấn đề nghiên cứu cụ thể, toàn diện chuẩn hóa hoạt động văn phòng. Những vấn đề mới cần làm rõ để tiếp tục đƣợc nghiên cứu, đề xuất nhƣ thế nào là chuẩn hóa? Chuẩn hóa hoạt động văn phòng bao gồm những đối tƣợng nào? Giải pháp, cách thức nhằm giúp các hoạt động văn phòng đƣợc chuẩn hóa hơn so với hiện nay... Với những nghiên cứu trong luận văn này sẽ góp phần làm rõ hơn chuẩn hóa trong hoạt động văn phòng; giúp nhận thức cách thực hiện, quá trình áp dụng các phƣơng pháp để chuẩn hóa hoạt động văn phòng, cụ thể ở đây là tại Trƣờng Bồi dƣỡng cán bộ tài chính (sau đây viết tắt là Trƣờng BDCB tài chính). 3. Mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích: Thông qua tìm hiểu lý luận và khảo sát, đánh giá thực tiễn tại Trƣờng BDCB tài chính về tổ chức công tác văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng; từ đó làm rõ sự cần thiết phải thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng và đề xuất giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng; áp dụng thực hiện chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính. - Mục tiêu: Đánh giá đúng thực trạng hoạt động văn phòng và những biểu hiện ban đầu về chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính để 5
xây dựng giải pháp giúp công tác chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng tốt hơn, đáp ứng quá trình phát triển. - Nhiệm vụ: * Hệ thống hóa những vấn đề về mặt lý luận và thực tiễn về văn phòng, chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. * Phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính. Thông qua đó cho thấy yêu cầu thực tế trong việc áp dụng chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại đơn vị. * Luận văn đề xuất một số giải pháp và tổ chức chuẩn hóa một số hoạt động văn phòng giúp nâng cao chất lƣợng, hiệu quả hoạt động này tại Trƣờng BDCB tài chính. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu: các hoạt động văn phòng cụ thể và vấn đề chuẩn hóa các hoạt động đó. Luận văn đặc biệt quan tâm đến yêu cầu chuẩn hóa các hoạt động văn phòng điển hình, cụ thể có tính phổ biến, thực hiện rộng rãi. - Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu toàn bộ các hoạt động văn phòng, công tác quản trị, quản lý và tổ chức chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng hiện nay. Từ phân tích thực trạng, nguyên nhân hạn chế đến đề xuất giải pháp chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu - Các phƣơng pháp nghiên cứu duy vật biện chứng và duy vật lịch sử. - Phƣơng pháp tổng hợp tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu hoặc có nội dung tƣơng tự nhằm tìm hiểu lý luận và thực tiễn, tránh việc trùng lặp nội dung, ý tƣởng và góp phần phục vụ cho việc khảo sát thực tế. - Phƣơng pháp khảo sát thực tế. Phƣơng pháp này đƣợc tiến hành thông qua các quá trình làm việc trực tiếp, quan sát, tổng hợp các thông tin về đối tƣợng nghiên cứu trong phạm vi Trƣờng BDCB tài chính. - Phƣơng pháp so sánh là phƣơng pháp có tính bắt buộc khi tác giả khảo 6
sát tình hình thực tế, đánh giá thực trạng và xây dựng các giải pháp, chuẩn hóa hoạt động văn phòng. - Ngoài ra, tác giả sử dụng thêm các phƣơng pháp phân tích chức năng nhằm tiếp cận, đánh giá từng mặt, từng hoạt động văn phòng; Phƣơng pháp phân tích hệ thống để đánh giá chung về hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính, xây dựng hệ thống các giải pháp. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Ý nghĩa về mặt lý luận: Luận văn góp phần tìm hiểu một số lý luận về hoạt động văn phòng và chuẩn hóa hoạt động văn phòng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. - Ý nghĩa về mặt thực tiễn: * Luận văn góp phần phân tích thực trạng hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính hiện nay từ đó nêu những khó khăn, bất cập và hạn chế trong tổ chức thực hiện hoạt động văn phòng tại Trƣờng. * Đề xuất kiến nghị, giải pháp nhằm thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng tại Trƣờng BDCB tài chính. Đây là đòi hỏi cấp bách, có tính chiến lƣợc của đơn vị trong định hƣớng phát triển tầm nhìn đến năm 2030. * Luận văn góp phần vào việc xây dựng lộ trình thực hiện chuẩn hóa hoạt động văn phòng, nâng cao năng suất lao động và chuẩn bị cho Trƣờng BDCB tài chính nâng cấp lên trở thành Học viện quản lý cán bộ tài chính trong tƣơng lai giai đoạn 2025-2030. * Trên cơ sở nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm nền tảng trong phát triển các nghiên cứu khác về tổng kết, đánh giá hoạt động của Trƣờng BDCB tài chính nói chung và hoạt động văn phòng tại đơn vị nói riêng. 7
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CHUẨN HÓA HOẠT ĐỘNG VĂN PHÕNG 1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Khái niệm văn phòng Trong bất kỳ một cơ quan tổ chức nào, dù đó là một đơn vị quản lý hành chính nhà nƣớc, tổ chức phi chính phủ hay một doanh nghiệp nào thì luôn tồn tại mọi công việc mang tính chất hành chính, văn phòng. Điều đó dẫn tới lẽ tất nhiên là việc xuất hiện, tồn tại và phát triển của văn phòng hay bộ phận văn phòng. Tuy nhiên đó chỉ đƣợc hiểu là một nghĩa hẹp của việc giải thích văn phòng là gì. Trong hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ chức, văn phòng đƣợc coi nhƣ vị trí trung tâm có vai trò kết nối các hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp lãnh đạo, quản lý và các bộ phận trong đơn vị. Văn phòng đƣợc hình thành nhằm phục vụ cho công tác lãnh đạo quản lý, hoạt động bình thƣờng của các cơ quan, đơn vị. Tại nhiều cơ quan, hoạt động văn phòng thƣờng chỉ đƣợc hiểu là việc gắn liền với công tác văn thƣ, lƣu trữ, sổ sách, hậu cần… Văn phòng là một thực thể tồn tại tất yếu khách quan phục vụ cho quá trình quản trị và đƣợc hình thành trên cơ sở quy mô, cơ cấu và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Trong giáo trình Quản trị văn phòng đƣợc xuất bản năm 2005 của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, văn phòng đƣợc hiểu theo hai nghĩa rộng và nghĩa hẹp nhƣ sau: Theo nghĩa rộng: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trƣờng phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng có đầy đủ tƣ cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [35, tr 10]. 8
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là bộ máy trợ giúp nhà quản trị công việc trong chức năng đƣợc giao; là bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các hoạt động đối ngoại [35, tr 10]. Tuy nhiên, hiện nay cũng có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng cũng với nghĩa rộng và nghĩa hẹp nhƣ sau: Theo nghĩa rộng: Văn phòng là một bộ máy làm các công tác về tổng hợp và thực hiện chức năng nhiệm vụ trợ giúp cho nhà quản trị trong quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị. Nhƣ vậy, theo nghĩa nêu trên văn phòng là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của cơ quan chịu trách nhiệm trong các hoạt động hành chính, tổng hợp, đối ngoại, đối nội và tùy thuộc vào quy mô mà đƣợc định nghĩa bằng tên gọi khác nhau. Trong luận văn, tác giả dựa trên cơ sở định nghĩa này để nghiên cứu, phân tích và làm rõ những vấn đề có liên quan. Theo nghĩa hẹp có thể hiểu văn phòng là cơ sở vật chất, nơi làm việc của cơ quan, tổ chức, là địa điểm để cơ quan thực hiện các hoạt động thƣờng xuyên, tổ chức đối nội và đối ngoại [20, tr 1]. Tuy nhiên dù đƣợc hiểu theo cách nào, văn phòng cũng là thực thể tồn tại tất yếu của mỗi tổ chức dù lớn hoặc nhỏ; sự tổ chức của văn phòng tùy thuộc vào đặc điểm tình hình của tổ chức và thực hiện các chức năng quan trọng của văn phòng nhƣ chức năng xử lý thông tin, tham mƣu tổng hợp, giúp việc điều hành, hậu cần. Hiểu rõ về văn phòng giúp cho thực hiện quá trình xây dựng các tiêu chuẩn và áp dụng chuẩn đƣợc thuận lợi. 1.1.2. Khái niệm hoạt động văn phòng Hoạt động văn phòng xét theo một khía cạnh nào đó có thể hiểu là công việc văn phòng. Trong một tổ chức, công việc văn phòng có rất nhiều và liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau không riêng gì bộ phận hành chính, văn phòng. Chính vì vậy để nhận biết thế nào là hoạt động văn phòng cần hiểu 9
hoạt động văn phòng đƣợc thực hiện tại đâu và điều hành nhƣ thế nào. Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri trong giáo trình Quản trị văn phòng xuất bản năm 2005, “Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm một tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt đƣợc kết quả mong muốn” [35, tr 12]. Hoạt động văn phòng là một chỉnh thể thống nhất, tác động qua lại với nhau, mỗi nhiệm vụ có vai trò của mình. Mỗi công việc văn phòng đƣợc tổ chức, phân công thực hiện bởi các nhân viên, bộ phận khác nhau và đƣợc đánh giá bởi các yếu tố nhƣ kết quả, quá trình, quy trình thực hiện. Các công việc văn phòng phục vụ cho hoạt động của tổ chức, phục vụ hoạt động của mỗi bộ phận trong tổ chức và có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến các mặt hoạt động khác nhau của toàn bộ tổ chức đó. Việc thực hiện các công việc văn phòng có liên quan mật thiết đến thực hiện các chức năng của văn phòng nhƣ tham mƣu tổng hợp, phục vụ hậu cần, phục vụ điều hành chỉ đạo… Theo tác giả, ngoài cách hiểu là các công việc văn phòng, hoạt động văn phòng nên đƣợc hiểu rộng hơn là toàn bộ các chức năng văn phòng đƣợc mỗi đơn vị, bộ phận có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức khác nhau trong cùng tổ chức thực hiện. Thực hiện hoạt động văn phòng của các bộ phận khác nhau có sự giống nhau và khác nhau cơ bản đối với hoạt động văn phòng của bộ phận văn phòng trong tổ chức. Nhƣ vậy, hoạt động văn phòng gồm các hoạt động nhằm tổ chức thực hiện các chức năng trọng tâm của văn phòng nhƣ chức năng xử lý thông tin, tham mƣu tổng hợp, chức năng giúp việc điều hành, chức năng hậu cần. Các hoạt động văn phòng thƣờng thấy tại các tổ chức nhƣ: Tổng hợp, xây dựng và triển khai kế hoạch công tác; thu thập, xử lý thông tin; công tác văn thƣ, lƣu trữ; tổ chức hội nghị; công tác lễ tân khánh tiết; giao tiếp hành chính, đối nội, đối ngoại… Đây là cách hiểu quan trọng để luận văn phân biệt giữa hoạt động hành chính văn phòng với các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ khác. 10
1.1.3. Khái niệm về chuẩn hóa và chuẩn hóa hoạt động văn phòng Do tính chất của các hoạt động văn phòng tƣơng đối phong phú về số lƣợng, đƣợc thực hiện không chỉ tại bộ phận văn phòng mà còn đƣợc thực hiện và liên quan đến nhiều bộ phận chức năng chuyên môn khác nhau nên rất cần đƣợc chuẩn hóa; đồng thời mỗi hoạt động văn phòng lại bao gồm các quy trình, sử dụng các biểu mẫu, công cụ thực hiện khác nhau. Tiêu chuẩn hóa hay chuẩn hóa hoạt động văn phòng đƣợc thực hiện đồng bộ, thống nhất và hợp lý hóa giúp tạo ra lợi ích lớn cho thực hiện các hoạt động văn phòng. Quan niệm về chuẩn hóa đƣợc các từ điển và một số tài liệu nghiên cứu, bài viết với các tác giả khác nhau bàn đến và định nghĩa. Chuẩn hóa đƣợc sử dụng trong hầu hết các ngành, lĩnh vực nhƣ kỹ thuật, dịch vụ, du lịch, môi trƣờng… Chuẩn hóa, tiêu chuẩn hóa đƣợc hiểu ngắn gọn là các quy tắc, quy trình hoặc tập hợp các quy tắc, quy trình đƣợc áp dụng trong một lĩnh vực để kiểm soát quá trình thực hiện, kiểm soát và đánh giá chất lƣợng trong lĩnh vực, hoạt động đó. Hiện nay có nhiều định nghĩa khác nhau phản ánh các quan điểm khác nhau và thay đổi theo thời gian về tiêu chuẩn. Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) tại Thụy Sỹ đƣa ra định nghĩa về tiêu chuẩn đƣợc nhiều quốc gia, tổ chức công nhận: “Tiêu chuẩn là hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chunng và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn nhằm đạt đƣợc mức độ trật tự tối ƣu trong một khung cảnh nhất định” [37, tr 1]. Tại Điều 3, Chƣơng I, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 đƣợc Quốc hội thông qua đã định nghĩa tiêu chuẩn cụ thể nhƣ sau: “Tiêu chuẩn là quy định đặc tính kỹ thuật và yêu cầu quản lý dùng làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trƣờng và các đối tƣợng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả của các đối tƣợng này” [37, tr 2]. Có 02 dạng tiêu chuẩn bao gồm: Tiêu chuẩn do một tổ chức công bố 11