Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:140

Thêm vào BST

Báo xấu

118
lượt xem 17
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu đề tài là tìm hiểu và hệ thống lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ HƯỜNG Sinh viên thực hiện : PHẠM THỊ THẠCH THẢO Mã số sinh viên : 1405QTVA055 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH.QTVP14A HÀ NỘI – 2018
BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ HƯỜNG Sinh viên thực hiện : PHẠM THỊ THẠCH THẢO Mã số sinh viên : 1405QTVA055 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH.QTVP14A HÀ NỘI – 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Sinh viên Phạm Thị Thạch Thảo
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài khóa luận này, tôi xin được gửi lời cảm ơn tới các thầy/cô khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Hường đã hướng dẫn tôi trong quá trình thực hiện đề tài. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Trần Việt Hoa - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, cô Trần Thị Thúy Lan - Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức đã đồng ý cho tôi tham khảo nguồn tài liệu tại Trung tâm phục vụ cho quá trình thực hiện đề tài. Cảm ơn các chuyên viên văn thư đã t ạo điều kiện cho tôi có được nguồn tài liệu chân thực để làm dẫn chứng cho khóa luận. Tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các cán bộ của Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giúp đỡ tận tình trong quá trình tôi tìm kiếm tài liệu để hoàn thành khóa luận. Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu tôi đã gặp khá nhiều khó khăn, mặt khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế cùng những nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô trong trường cũng như các bạn đọc. Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế và qua đó tôi sẽ có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này. Tôi xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Sinh viên Phạm Thị Thạch Thảo
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ cái viết tắt Ý nghĩa 1. Trung tâm Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2. ST&BHVB Soạn thảo và ban hành văn bản 3. VBHC Văn bản hành chính 4. VC Viên chức 5. CC Công chức
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỤC LỤC MỞ ĐẦU.............................................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề........................................................................................... 2 3. Đóng góp mới của đề tài .............................................................................................. 7 4. Mục tiêu nghiên cứu ..................................................................................................... 8 5. Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................................... 8 6. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................. 8 7. Giả thuyết nghiên cứu .................................................................................................. 9 8. Phƣơng pháp nghiên cứu............................................................................................. 9 9. Cấu trúc dự kiến của đề tài ....................................................................................... 10 Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC S OẠN THẢO VÀ BA N HÀN H VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ............................................................................................. 11 1.1.Những khái niệm cơ bản về văn bản .................................................................... 11 1.1.1. Văn bản .............................................................................................................. 11 1.1.2. Văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước .............................................. 12 1.1.2.1. Văn bản quản lý ............................................................................................ 12 1.1.2.2. Văn bản quản lý nhà nước .......................................................................... 12 1.1.3. Văn bản hành chính ........................................................................................ 14 1.2.Phân loại văn bản hành chính ................................................................................ 15 1.2.1. Văn bản hành chính cá biệt ........................................................................... 15 1.2.2. Văn bản hành chính thông thường .............................................................. 16 1.3.Chức năng, vai trò của văn bản hành chính ....................................................... 20 1.3.1. Chức năng của văn bản hành chính ............................................................ 20 1.3.2. Vai trò của văn bản hành chính .................................................................... 22 1.4.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.......................................... 23
1.4.1.Khái niệm ............................................................................................................ 23 1.4.2.Những yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính .... 23 1.4.2.1. Yêu cầu về thẩm quyền ................................................................................ 23 1.4.2.2. Yêu cầu về nội dung ..................................................................................... 23 1.4.2.3. Yêu cầu về hình thức, thể thức .................................................................... 24 1.4.2.4. Yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ.............................................................. 25 1.4.2.5. Yêu cầu về bố cục nội dung......................................................................... 26 1.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.................................... 26 1.5.1. Khái niệm .......................................................................................................... 27 1.5.2. Nội dung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ........... 27 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III........................................ 30 2.1. Giới thiệu chung về Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III ..................................... 30 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...... 30 2.1.2.Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ................................. 31 2.2. Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III ................................................................................................................ 31 2.2.1. Cơ sở pháp lý quy định về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính được áp dụng tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .................................................... 31 2.2.2. Số lượng văn bản ban hành tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 2013-2017 ........................................................................................................................... 33 2.2.3. Chất lượng văn bản ban hành tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 2013-2017 .................................................................................................................. 35 2.2.3.1.Thẩm quyền ban hành văn bản theo quy định ........................................... 35 2.2.3.2.Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính ...................................... 36 2.2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III .......................................................................................................... 40 2.2.3.4. Các trang thiết bị văn phòng được sử dụng phục vụ hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản ................................................................................................ 44 2.3. Nhận xét về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lƣu trữ Quốc gia III từ năm 2013-2017.............................................................................. 44 2.3.1. Ưu điểm về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm ...... 44
2.3.2. Nhược điểm về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm ...... 47 2.3.3. Nguyên nhân tồn tại những nhược điểm về soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm ....................................................................................... 51 Chƣơng 3 ĐỀ XUẤT G IẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA III....................................................................................................... 54 3.1. Hoàn thiện thể chế về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ..... 54 3.1.1.Đối với Nhà nước ............................................................................................... 54 3.1.2.Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ....................................................... 57 3.2. Giải pháp về nhân sự tại Trung tâm .................................................................... 58 3.2.1. Đối với Lãnh đạo Trung tâm ........................................................................... 59 3.2.2. Đối với viên chức được giao soạn thảo văn bản .......................................... 60 3.2.3. Đối với các thành viên khác trong Trung tâm .............................................. 61 3.3. Giải pháp về cơ sở vật chất, trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm ................................. 61 3.3.1.Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng ........................................................ 61 3.3.2.Ứng dụng công nghệ thông tin ........................................................................ 63 3.4. Kiểm tra thƣờng xuyên, đột xuất các văn bản đƣợc ban hành và việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm ................................ 64 3.5. Nâng cao hiệu quả công tác lƣu trữ tại Trung tâm .......................................... 67 KẾT LUẬN ....................................................................................................................... 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 72 PHỤ LỤC .......................................................................................................................... 77
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong cuộc sống, nhu cầu trao đổi thông tin là một trong những nhu cầu quan trọng. Hoạt động trao đổi thông tin được thể hiện ở nhiều phương diện khác nhau. Trong đó văn bản là phương tiện quan trọng nhất. Trong hoạt động quản lý nhà nước văn bản giúp đảm bảo thông tin cho ho ạt động quản lý, là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý, là căn cứ để tiến hành kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý và là công c ụ để xây dựng hệ thống pháp luật. Vì vậy mà soạn thảo và ban hành văn bản là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và thường xuyên của mỗi cơ quan, đơn vị. Nếu quá trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản được thực hiện tuân theo trình tự, quy định nhất định, đảm bảo độ chính xác cao thì thông tin trong quản lý mới được đảm bảo như vậy hoạt động quản lý hành chính nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước nói chung sẽ luôn luôn được đảm bảo đạt hiệu quả cao nhất. Cùng với thời gian và sự cố gắng nâng cao hiệu quả công tác văn phòng, chúng ta không thể phủ nhận công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản ở các cấp hiện nay đã đ ạt được những thành tựu đáng kể, góp phần đáp ứng yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đời sống, kinh tế và xã hội. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự nghiệp - trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản và có trụ sở làm việc riêng. Đây là nơi lưu trữ các hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của Quốc gia, là một hoạt động hết sức quan trọng đòi hỏi người làm lưu trữ phải hiểu được mục đích cuối cùng của việc bảo quản tài liệu chính là bảo quản những thông tin hồi cố có trong tài liệu để phục vụ nhu cầu chính đáng c ủa các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Hiểu được như vậy thì các đơn vị, cá nhân trong Trung tâm phải là những người nhận thức rõ nhất vai trò của công tác soạn thảo và ban hành văn bản để đảm bảo thông tin luôn được cung cấp chính xác và đúng pháp luật. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành về soạn thảo văn bản, đa số các văn 1
bản đã được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, công tác này đã được phổ biến rộng tới các phòng ban, cá nhân trong Trung tâm,… Tuy nhiên, bên cạnh những điểm tích cực còn tồn tại một số hạn chế của công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở Trung tâm như: văn bản thiếu tính mạch lạc; văn bản thiếu tính khả thi; văn bản ban hành chưa đảm bảo các yếu tố về nội dung; quy trình xử lý văn bản không đúng theo yêu cầu;… Chính những vấn đề trên đã tạo thành lỗ hổng trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Là sinh viên khoa Quản trị văn phòng, tôi đã được học các học phần liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản, được tạo điều kiện đi khảo sát thực tế tại Trung tâm, nhận thấy công tác soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những khâu quan trọng, có ảnh hưởng lớn tới hoạt động quản lý, với những lý do đó tôi quyết định lựa chọn đề tài: “Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” làm đề tài khóa luận của mình để đưa ra những lý luận chung về soạn thảo và ban hành văn bản, cùng với đó là thực trạng của công tác này tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Từ đó đánh giá ưu điểm và nhược điểm trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, nhằm đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có rất nhiều tác giả đã đề cập đến trên nhiều khía cạnh khác nhau về vấn đề công tác soạn thảo và ban hành văn bản như khái niệm, phân loại, chức năng, vai trò, kỹ thuật trình bày hay các giải pháp nâng cao hiệu quả soạn thảo và ban hành văn bản. Có thể thấy đây không còn là vấn đề mới mẻ, xa lạ đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào khi hoạt động xong trên thực tế vẫn còn nhiều bất cập. Dưới đây là tổng quan tình hình nghiên cứu về vấn đề do tác giả tổng hợp và trình bày: * Các sách và giáo trình Có thể kể đến một số cuốn sách chính thường được dùng để tham khảo và nghiên cứu như: 2
- Dương Xuân Thao (2015), Giáo trình văn bản quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Giáo trình cung cấp cho người đọc những kiế n thức cơ bản về văn bản quản lý, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản và rèn kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính. - Học viện Hành chính (2009), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. Cuốn giáo trình được chia làm ba phần lớn với phần một cung cấp những lý luận chung về văn bản quản lý hành chính nhà nước, phần hai trình bày kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý thông thường và phần ba cuốn sách trình bày kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản quy phạm pháp luật. - Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội. Cuốn sách cung cấp những lý luận về văn bản hành chính và hướng dẫn các kỹ năng cần thiết để soạn thảo văn bản hành chính. - Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, NXB Lao động, Hà Nội. Cuốn sách chỉ ra những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản quản lý, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản và kỹ thuật soạn thảo một số văn bản. - PGS.TS Triệu Văn Cường (Ch.b), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh Cường, Chu Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình văn thư, NXB Lao động. Trong cuốn sách này, các tác giả đã đề cập đến tiêu chuẩn về mẫu trình bày văn bản; công tác quản lý văn bản đi; việc soạn thảo, phê duyệt và phát hành văn bản đi trong môi trường mạng. Đồng thời cuốn sách còn dành thời lượng chương 4 để nói về công tác soạn thảo văn bản từ khái niệm, chức năng, hệ thống, phân loại văn bản quản lý nhà nước đến kỹ thuật và quy trình so ạn thảo văn bản. - TS. Lê Văn In (Ch.b) (2013), Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, Thành phố Hồ Chí Minh. Tác giả đã dành thời lượng Chương 5 để nói về kỹ năng thực hiện quy trình soạn thảo văn bản. - Triệu Văn Cường và cộng sự (2013), Văn bản quản lý nhà nước - Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội. Cuốn sách đã 3
cung cấp lý luận về văn bản quản lý nhà nước và trình bày kỹ thuật soạn thảo một số văn bản quản lý nhà nước. - Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội. Cuốn sách đã đề cập đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước. - Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. Tác giả dành thời lượng Phần 2 của cuốn sách để trình bày về văn bản quản lý nhà nước (Khái niệm, chức năng, hệ thống văn bản, phân loại, thể thức văn bản quản lý nhà nước) và Phần 3 cuốn sách được tác giả trình bày về công tác soạn thảo văn bản bao gồm cách nội dung về những vấn đề chung (Chương VI), phân công trách nhiệm soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản (Chương VII), bố cục nội dung văn bản (Chương VIII), ngôn ngữ và văn phong (Chương IX), phương pháp soạn thảo một số văn bản (Chương X) và tiêu chuẩn hóa văn bản (Chương XI). Ngoài ra còn có một số cuốn sách khác cũng đề cập đến các vấn đề về lý luận chung về soạn thảo văn bản và kỹ thuật trình bày văn bản như: - Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội. - Đoàn Văn Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh. - Lưu Kiếm Thanh (2002), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước, NXB Thống kê, Hà Nội. - Lưu Kiếm Thanh (chủ biên) (2010), Ngôn ngữ văn bản quản lý hành chính Nhà nước, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. - Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2006), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Giáo dục, Hà Nội. - Nguyễn Đăng Dung (2009), Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính, NXB Thống kê, Hà Nội. 4
- Nguyễn Đăng Dung, Ngô Hoàng Anh, Võ Trí Hảo (đồng chủ biên) (2014), Kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. - Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo và ban hành văn bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. - Nguyễn Quang Thi (2011), Những điều cần biết về thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh. - Nguyễn Thế Quyền (1997), Một số vấn đề về soạn thảo văn bản, NXB Thống kê, Hà Nội. - Nguyễn Thị Thu Hà (2015), Kỹ thuật soạn thảo, quản lý văn bản, NXB Đại học Quốc gia TP. HCM, TP Hồ Chí Minh. - Nguyễn Trọng Nghĩa (2015), Giáo trình Soạn thảo văn bản, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội. - Nguyễn Văn Thâm (1995), Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. - Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội. - Nguyễn Văn Thông (2006), Kỹ thuật soạn thảo và các mẫu văn bản dùng cho khối hành chính sự nghiệp, các tổ chức Đảng và đoàn thể, NXB Thống kê, Hà Nội. - Quang Minh (2015), Tuyển chọn 238 mẫu soạn thảo văn bản thường dùng trong các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội. - Vũ Văn Bình, Hồ Văn Quỳnh (2004), Soạn thảo văn bản, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội. * Khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ - Nguyễn Thế Quyền (2004), Luận án Tiến sĩ Luật học: Hiệu lực và hiệu quả quản lý văn bản hành chính. - Nguyễn Thanh Bình (2006), Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính công: Xây dựng và ban hành văn bản hành chính của Bộ Nội vụ trong điều kiện cải cách hành chính. 5
- Nguyễn Thị Hường (2010), Luận văn Thạc sĩ: Hoàn thiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở Bộ Lao động – Thương binh và xã hội đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay. - Phạm Tú Anh (2012), Khóa luận tốt nghiệp: Giải pháp nâng cao vai trò của công tác Soạn thảo và ban hành văn bản tại Bộ Tài Chính, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Học viện Hành chính, Hà Nội. - Lê Thị Hà (2014), Khóa luận tốt nghiệp: Khảo sát thực trạng vai trò công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Tổng Công ty Sông Đà, Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính, Học viện Hành chính, Hà Nội. - Phạm Mai Phương (2015), Khóa luận tốt nghiệp: Đẩy mạnh công tác hành chính tại Bộ Công thương, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. - Đinh Thị Kim Cúc (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hòa Bình, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. - Lưu Thị Hà Giang (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại Cục trồng trọt - Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn - Thực trạng và giải pháp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. - Nguyễn Thị Hương (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý tại một số doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. - Phạm Thị Loan (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Công nghiệp địa phương - Bộ Công thương, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. - Nguyễn Thị Liên (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. - Nguyễn Thị Linh (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại công ty cổ phần dịch vụ bảo vệ Fire wall, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. 6
- Nguyễn Thu Thảo Linh (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. - Phạm Thị Kim Tuyến (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Kỳ Anh, tỉnh Hà Tĩnh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. - Phạm Thị Lan Hương (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác soạn thảo văn bản hành chính tại UBND huyện Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. Trong các khóa luận tốt nghiệp các tác giả đã dành thời lượng chương một để bàn về cơ sở lý luận của công tác soạn thảo và ban hành văn bản, chương hai trình bày cụ thể thực trạng công tác này tại cơ quan tác giả nghiên cứu và phần ba đưa ra giải pháp giúp hoàn thiện công tác này tại cơ quan. *Tạp chí - Nguyễn Quốc Thắng (2008), Đổi mới và nâng cao chất lượng văn thư – một yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính ở nước ta, Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 6 tháng 6/2008. - Phạm Thị Bích Hải (2014), Vai trò công tác xây dựng văn bản trong lĩnh vực quản lý nhà nước, Tạp chí khoa học Việt Nam số 18 tháng 3/2014. - Trần Hà Anh (2013), Thủ tục ban hành văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước, Tạp chí khoa học Việt Nam, tr.10 tháng 02/2013. - Trần Hoài (2007), Về quy trình ban hành văn bản quản lý nhà nước, Tạp chí nghiên cứu Lập pháp số 12 tháng 4/2007. Hiện nay có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tuy nhiên tác giả vẫn chưa thấy có một công trình nào tập trung nghiên cứu công tác này tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 3. Đóng góp mới của đề tài Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính đã giúp Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nhận thấy ưu, nhược điểm của công 7
tác này, qua đó có được giải pháp đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả công tác tại Trung tâm. 4. Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: Tìm hiểu “Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III”. - Mục tiêu cụ thể: + Tìm hiểu và hệ thống lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. + Khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. + Đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 5. Nhiệm vụ nghiên cứu + Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. + Khảo sát thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III về số lượng và chất lượng văn bản ban hành giai đoạn 2013-2017. + Đánh giá ưu, nhược điểm công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. + Nguyên nhân và đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 6. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. - Phạm vi nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III từ năm 2013 đến 2017. 8
7. Giả thuyết nghiên cứu - Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thực hiện tuân thủ theo các quy định hiện hành của nhà nước và các văn bản chỉ đạo của cấp trên. - Bên cạnh đó, công tác này tại Trung tâm vẫn còn tồn tại một số hạn chế về cở sở pháp lý thực hiện công tác, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản và quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. - Xác định nguyên nhân tồn tại những hạn chế trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm từ đó xây dựng các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này cho Trung tâm. 8. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đọc và nghiên cứu các tài liệu về sách, giáo trình, báo, tạp chí, các đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản để xây dựng nền tảng lý luận cho vấn đề này phục vụ cho việc hoàn thiện chương 1 của khóa luận. Nghiên cứu các văn bản do Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ban hành giai đoạn 2013-2017 để khảo sát và đánh giá về công tác soạn thảo và ban hành văn bản qua đó trình bày được thực trạng công tác này tại Trung tâm. Phương pháp khảo sát thực tế: quan sát công việc của các phòng, cá nhân trong cơ quan, nghiên cứu các văn bản do cơ quan ban hành từ năm 2013 đến 2017 để nắm được thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Qua đó đưa ra các đánh giá về ưu, nhược điểm và tìm ra nguyên nhân để đề xuất một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả của công tác này tại Trung tâm. Phương pháp phỏng vấn: phỏng vấn Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức, các cán bộ, công chức, viên chức của Trung tâm về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm. 9
Phương pháp phân tích, tổng hợp: hệ thống hóa những số liệu, tài liệu, thông tin đã thu thập được cả về lý thuyết và thực tế qua đó tiến hành phân tích và đánh giá công tác này tại Trung tâm. 9. Cấu trúc dự kiến của đề tài Ngoài hai phần mở đầu và kết luận thì đề tài có kết cấu thành 3 chương: Chƣơng 1: Lý luận chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Chƣơng 2: Thực trạng soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Chƣơng 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 10
Chƣơng 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC S OẠN THẢO VÀ BAN H ÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1. Những khái niệm cơ bản về văn bản 1.1.1. Văn bản Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ ở dạng viết. Số lượng câu trong văn bản là không giới hạn, đó có thể là một câu như: “uống nước nhớ nguồn” hoặc nhiều câu như một bài văn, bài thơ, bài báo,…. Văn bản luôn phải đảm bảo: tính trọn vẹn về nội dung, tính hoàn chỉnh về mặt hình thức và tính liên kết chặt chẽ. Hơn thế, văn bản luôn hướng tới một mục đích giao tiếp nhất định. Bàn về khái niệm văn bản đã có rất nhiều ý kiến khác nhau của các nhà nghiên cứu: Theo nhóm tác giả Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân viết trong cuốn Tiếng Việt thực hành cho rằng: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết.” [5; 15] Tác giả Bùi Khắc Việt lại quan niệm “Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết. Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi lên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó.” [1;10] Tác giả Vương Đình Quyền lại nhìn nhận khái niệm “Văn bản” dưới góc độ văn bản học với nghĩa rộng nhất là “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định.” [29; 45] Với khái niệm này, ta có thể hiểu văn bản chính là phương tiện mang tin và truyền đạt thông tin với ký hiệu ngôn ngữ có thể bằng chữ viết hoặc là những dấu hiệu mang tính quy ước nhất định. Cùng với đó, tác giả cũng tiếp tục nhìn nhận văn bản ở góc độ hành chính học với nghĩa hẹp hơn “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.” [29; 47] 11
Căn cứ vào nội dung, đối tượng nghiên cứu, tác giả lựa chọn sử dụng khái niệm “Văn bản” mà tác giả Vương Đình Quyền đưa ra để phục vụ cho khóa luận, theo đó có thể hiểu: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định, dùng để chỉ các loại công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức” [29; 45-47], mà cụ thể ở đây là Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 1.1.2. Văn bản quản lý, văn bản quản lý nhà nước 1.1.2.1. Văn bản quản lý Văn bản quản lý được hiểu là phương tiện dùng để ghi chép, truyền đạt thông tin hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. 1.1.2.2. Văn bản quản lý nhà nước Có rất nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm “Văn bản quản lý nhà nước”, cho đến nay vẫn chưa có sự thống nhất về khái niệm trong các công trình nghiên cứu của các tác giả. Theo tác giả Vương Đình Quyền: “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định.” [29; 48] Với khái niệm nêu trên có thể hiểu: Văn bản quản lý nhà nước được ban hành bởi các cơ quan của Nhà nước. Đây là công cụ để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước mà trước hết là dùng để ban hành các quyết định quản lý. Việc ban hành văn bản phải tuân theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định. Như vậy, có thể hiểu văn bản quản lý nhà nước “là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.” [4; 9] 12