Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:96

Thêm vào BST

Báo xấu

122
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của luận văn là nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, qua đó đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp của cơ quan.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN NGỌC LINH Sinh viên thực hiện : VŨ THỊ GIANG Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1305QTVD008, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13D HÀ NỘI - 2017
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng” Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày 15 tháng 3 năm 2017 Người thực hiện Vũ Thị Giang
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT VP Văn phòng CB Cán bộ CBCNV Cán bộ công nhân viên CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy ban nhân dân KH-TC Kế hoạch - tài chính
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT ................................................................ MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lí do chọn đề tài ............................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu ........................................................................................ 2 3. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................... 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 5 6. Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 5 7. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................... 6 8. Cấu trúc của đề tài ......................................................................................... 6 CHƯƠNG 1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 8 1.1. Một số khái niệm....................................................................................... 8 1.1.1. Khái niệm hội họp ............................................................................... 8 1.1.2. Tổ chức ................................................................................................ 9 1.1.3. Tổ chức hội họp................................................................................... 9 1.1.4. Một số khái niệm khác ...................................................................... 10 1.2. Phân loại hội họp..................................................................................... 10 1.2.1. Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp ........................................ 10 1.2.2. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp .......................................... 10 1.2.3. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp .............................. 11 1.2.4. Căn cứ theo nội dung công việc........................................................ 11 1.3. Vai trò của hội họp .................................................................................. 12 1.4. Nguyên tắc tổ chức hội họp .................................................................... 14 1.5. Quy trình tổ chức một cuộc họp.............................................................. 16 1.5.1. Trước cuộc họp ................................................................................. 17 1.5.2. Trong cuộc họp ................................................................................. 20
1.5.3. Sau cuộc họp ..................................................................................... 22 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................ 23 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG ......................... 24 2.1. Khái quát chung về Công ty Điện lực Hai Bà Trưng và Văn phòng công ty ................................................................................................................. 24 2.1.1. Lịch sử hình thành Công ty ............................................................... 24 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty........ 25 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của VP Công ty Điện lực Hai Bà Trưng ....... 27 2.2. Vai trò của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng trong việc tổ chức các cuộc họp tại Công ty ........................................................................ 29 2.3. Các loại hình hội họp của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.................... 31 2.3.1. Phiên họp thường kỳ của Công ty. .................................................... 31 2.3.2. Họp xử lý công việc thường xuyên. ................................................... 37 2.3.3. Họp tham mưu, tư vấn ...................................................................... 38 2.3.4. Họp chuyên môn ............................................................................... 38 2.3.5. Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) ................ 39 2.4. Thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng ................................................................................................... 41 2.4.1. Tổ chức công tác chuẩn bị ................................................................ 41 2.4.2. Tổ chức công tác điều hành hội họp ................................................. 47 2.4.3. Tổ chức các công việc khi kết thúc hội họp ...................................... 50 2.5. Đánh giá công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng.......................................................................................................... 52 2.5.1. Ưu điểm ............................................................................................. 52 2.5.2. Nhược điểm ....................................................................................... 54 2.5.3. Nguyên nhân ..................................................................................... 55 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................ 56
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC HAI BÀ TRƯNG .......................................................................................................... 58 3.1. Ban hành các văn bản quy định liên quan đến công tác tổ chức hội họp 58 3.2. Nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phòng và nghiệp vụ văn phòng cho các cán bộ công chức ...................................................................................... 59 3.2.1. Nâng cao vai trò của lãnh đạo văn phòng ........................................ 59 3.2.2. Nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho các cán bộ công nhân viên ...... 60 3.3. Chú trọng hơn nữa việc xây dựng kế hoạch, chương trình tổ chức hội họp khoa học, hợp lý ....................................................................................... 61 3.4. Nâng cao chất lượng cơ sở vật chất, công tác hậu cần phục vụ hội họp 62 3.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin ............................................ 63 3.6. Ứng dụng ISO vào công tác tổ chức hội họp .......................................... 65 3.7. Một số giải pháp khác ............................................................................. 66 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................ 67 KẾT LUẬN .................................................................................................... 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 70 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 72
MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp công tác tổ chức hội họp đóng vai trò rất quan trọng bởi hội họp là một hình thức của hoạt động quản lý, giúp giải quyết công việc, thông tin trong cơ quan và giúp thủ tưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp thực hiện vai trò lãnh đạo, điều hành, nắm bắt được thông tin, tình hình và các ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân cấp dưới. Hiện nay đã có văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về chế độ họp của thủ tướng chính phủ: Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng chính phủ ban hành quy định chế độ họp trong cơ quan hành chính nhà nước. Tuy nhiên, việc tổ chức công tác hội họp không phải chỉ cần thực hiện đúng quy định của pháp luật, mà quan trọng hơn cả là tổ chức hiệu quả nhất. Giảm số lượng và tăng chất lượng của các cuộc hội họp vẫn đang là yêu cầu thiết thực đối với mỗi cơ quan. Đối với công tác văn phòng, văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực, phục vụ hậu cần đám bảo các điều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Văn phòng thực hiện hai chức năng chính là tham mưu – tổng hợp và hậu cần. Để thực hiện được hai chức năng chính này, văn phòng cần phải thực hiện rất nhiều các nhiệm vụ, trong đó tổ chức hôi họp là một trong những nhiệm vụ rất quan trọng của văn phòng. Đó cũng chính là một trong những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của văn phòng. Hiện nay, công tác hội họp tại các cơ quan vẫn là vấn đề đáng chú ý, bên cạnh những điểm tiến bộ thì vẫn tồn tại những điểm bất cập nhất định: số lượng các cuộc hội họp rất nhiều, nhưng chất lượng các cuộc hội họp lại là vấn đề đáng bàn. Thực tế, còn rất nhiều cuộc hội họp không thành công trọn vẹn do công tác tổ chức hội họp vẫn còn những tồn tại cần khắc phục. 1
Sau quá trình thực tập tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, tôi nhận thấy công tác tổ chức hội họp của Công ty bên cạnh những ưu điểm vẫn còn vấp phải những hạn chế nhất định. Do đó tôi chọn đề tài “Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với mong muốn góp phần nâng cao công tác tổ chức hội họp nói riêng, công tác văn phòng tại Công ty nói chung. Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Điện lực Hai Bà Trưng; các cô, chú, anh chị công tác tại Văn phòng Công ty đã giúp đỡ và tạo điều kiện tốt nhất để tôi quan sát thực tế, điều tra, khảo sát, thu thập thông tin để hoàn thành đề tài này. Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là đối với Thạc sĩ Nguyễn Ngọc Linh đã tận tình hướng dẫn và gíup đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp này. Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhưng do còn hạn chế về kiến thức và những nguyên nhân khác nên đề tài của tôi vẫn còn rất nhiều thiếu sót và hạn chế. Vì vậy, tôi mong nhận được những ý kiến góp ý của Hội đồng và Quý thầy, cô để khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn. Những ý kiến đóng góp của Hội đồng và Quý thầy cô sẽ giúp tôi nhận ra được những thiếu sót còn tồn tại trong Khóa luận tốt nghiệp này để từ đó tôi sẽ có thêm tư liệu, kinh nghiệm để hoàn thành tốt những đề tài tiếp theo trên con đường hoc vấn cũng như con đường nghiên cứu sau này. Tôi xin chân thành cảm ơn! 2. Lịch sử nghiên cứu Công tác tổ chức hội họp đã được nhiều tác giả quan tâm, khai thác. Nhiều cuốn sách, giáo trình đã nghiên cứu về vấn đề này, điển hình là một số công trình sau: 2
- Nguyễn Hữu Thân (2010), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Lao động-Thương binh-Xã hội, Hồ Chí Minh. - Nguyễn Thành Độ và Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế quốc dân. - Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. - Nguyễn Văn Thâm (2003), Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội. - Những công trình trên đều là cơ sở lí luận để nghiên cứu thực tiễn. Bên cạnh đó, còn có các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập cũng nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc hội họp: - Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức Hội họp của Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” của tác giả Ngô Thị Hải Anh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2015. - Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác tổ chức và điều hành các cuộc hội họp của UBND huyện Hòa Vang, thành phố Đà Nẵng” của tác giả Lê Thị Dung, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2015. - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác tổ chức hội họp của UBND xã Lệ Xá” của tác giả Vũ Thị Nhân, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, năm 2011. - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội” của tác giả Nguyễn Thị Thoa lớp TKVPK3 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Báo cáo thực tập tốt nghiệp: “Tìm hiểu quy trình tô chức một loại hình hội họp của cơ quan, tổ chức” của tác giả Nguyễn Phú Thành lớp TKVPK3, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2010. Ngoài các cuốn sách, giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập đã được đề cập ở trên đây, có rất nhiều bài viết, bài báo đề cập tới công tác này: 3
- Phùng Văn Mùi, Báo Dân trí, Bàn thêm về việc họp hiện nay, http://dantri.com.vn/ban-doc/ban-them-ve-viec-hop-hien-nay- 1281334035.htm [Truy cập ngày 08/8/2010] - Phúc Huy, Báo Tuổi trẻ, Quá tải hội họp – Phải cải cách cơ chế quản lý, http://tuoitre.vn/tin/chinh-tri-xa-hoi/20080806/qua-tai-hoi-hop---bai- 3-phai-cai-cach-co-che-quan-ly/272236.html [Truy cập ngày 06/8/2008]. - TS. Lưu Kiếm Thanh, Tạp chí Tổ chức nhà nước, Những nguyên tắc nâng cao hiệu quả hội họp, http://tcnn.vn/Plus.aspx/vi/News/125/0/1010067/0/4940/Nhung_nguyen_tac_ nang_cao_hieu_qua_hoi_hop [Truy cập ngày 07/10/2013]. - Tâm Phúc, Báo Lao động, Giảm – nâng cao chất lượng hội họp, http://m.laodong.com.vn/dbscl/giam-nang-cao-chat-luong-hoi-hop- 340647.bld [Truy cập ngày 12/6/2015]. Mặc dù có rất nhiều công trình nghiên cứu về công tác tổ chức các cuộc hội họp, tuy nhiên chưa có công trình nghiên cứu trực tiếp vấn đề này tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. 3. Mục tiêu nghiên cứu  Mục tiêu chung: Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, qua đó đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức hội họp của cơ quan.  Mục tiêu cụ thể: Thứ nhất là làm sáng tỏ cơ sở lý luận về công tác tổ chức hội họp. Thứ hai là phân tích, đánh giá được thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Thứ ba, đề xuất những giải pháp để nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp tại Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được mục tiêu trên, đề tài phải thực hiện 4 nhiệm vụ: Thứ nhất, tập hợp, phân tích, tổng hợp các kiến thức lý luận chung về công tác tổ chức hội họp qua các cuốn sách, giáo trình, các bài báo, tạp chí, nghiên cứu và các tài liệu liên quan khác. Thứ hai, tìm hiểu khái quát về Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, Văn phòng Công ty để hiểu rõ lịch sử hình thành, quá trình phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty và Văn phòng Công ty. Thứ ba, khảo sát, tìm hiểu về công tác tổ chức hội họp của Công ty, qua đó đưa ra các nhận xét, đánh giá về công tác này. Thứ tư, từ thực trạng công tác này đã được tìm hiểu, đề xuất một số giải pháp mang tính thực tế, phù hợp, góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp của Công ty. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiện cứu: Trong đề tài này, tôi tập trung nghiên cứu những vấn đề liên quan đến các cuộc hội họp của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng do Văn phòng Công ty tổ chức hoặc tham gia vào công tác tổ chức.Phạm vi nghiên cứu của đề tài là tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng trong 4 năm gần đây, từ năm 2012- 2016. 6. Phương pháp nghiên cứu Đề tài của tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu: Phương pháp điều tra: sử dụng phiếu điều tra khảo sát các Cán bộ, công nhân viên đang làm việc tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng để nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội họp tại Công ty. Phương pháp nghiên cứu và phân tích tài liệu: là việc nghiên cứu và phân tích các tài liệu có liên quan đến đề tài nhằm khai thác các nội dung cần 5
thiết cho đề tài; tìm kiếm, tiếp thu và chắt lọc những tài liệu có sẵn trên thư viện và trang web uy tín. Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: thu thâp các tài liệu liên quan đến đề tài, từ đó sàng lọc những tài liệu cần thiết và loại bỏ những thông tin không cần thiết cho việc nghiên cứu. Phương pháp tổng hợp và đánh giá: qua quá trình tìm hiểu và phân tích và tổng hợp, đánh giá công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. 7. Giả thuyết nghiên cứu Trong những năm qua công tác tổ chức hội họp tại Công ty Điện lực Hai Bà Trưng đã đạt được những thành tích cao, song bên cạnh đó vẫn còn bộc lộ những hạn chế nhất định. Nếu tổ chức hiệu quả các cuộc hội họp sẽ nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Đề tài là tài liệu tham khảo cho những sinh viên khóa sau trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 8. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, đề tài của tôi gồm 3 chương : Chương 1. Những vấn đề chung về công tác tổ chức hội họp Chương này trình bày khái quát lí luận chung về công tác tổ chức hội họp về: Khái niệm, phân loại, vai trò, nguyên tắc tổ chức và quy trình tổ chức hội họp. Chương này chính là tiền đề để tôi nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng ở Chương 2. Chương 2: Thực trạng về công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Trước hết, chương này đưa ra những khái quát về Công ty Điện lực Hai Bà Trưng và khảo sát thực trạng về công tác tổ chức hội họp của Văn phòng 6
Công ty Điện lực Hai Bà Trưng, từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá và các nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức các cuộc hội họp của Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. Trên cơ sở lý luận ở chương 1 và thực tiễn khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp ở chương 2 tôi đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty, giúp nâng cao hiệu quả công tác hành chính văn phòng tại Văn phòng Công ty Điện lực Hai Bà Trưng. 7
CHƯƠNG 1 LÍ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm hội họp Hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Theo nghĩa chung nhất, họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp cần hoặc đều quan tâm. Theo điều 3, quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước đã quy định: “Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” [13] Như vây có thể định nghĩa hội họp như sau: Hội họp là một trong những nội dung rất quan trọng, là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn kiến nghị, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. 8
1.1.2. Tổ chức Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Theo từ điển Tiếng việt [10;1007] thì tổ chức được hiểu như sau: - Làm cho thành 1 chỉnh thể, có cấu tạo và những chức năng chung nhất định. - Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất. - Làm công tác tổ chức cán bộ. Theo Chester I.Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là: “Việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp” [7;227]. Tóm lại có thể hiểu tổ chức là bố trí, phân công, sắp xếp công việc, có sự phối kết hợp của nhiều người nhằm đạt được mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức, đơn vị. 1.1.3. Tổ chức hội họp Từ khái niệm tổ chức và hội họp có thể đưa ra khái niệm tổ chức hội họp như sau: Tổ chức hội họp là sắp xếp, phân công, bố trí, phối hợp của nhiều người, tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của 1 cơ quan nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận lấy ý kiến, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. 9
1.1.4. Một số khái niệm khác - Biên bản hội họp: là một loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra tại cuộc họp, được dùng làm chứng cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra. - Chương trình nghị sự: là một danh sách hoặc lịch trình mà là một tổ chức ghi chú hoặc kế hoạch cho những vấn đề mà đã được tham dự. Nói cách khác, nó đề cập đến danh sách các chủ đề hoặc điểm sẽ được thảo luận trong một cuộc họp hoặc hội nghị. - Hồ sơ cuộc họp: là toàn bộ các văn bản, giấy tờ có liên quan đến công tác tổ chức cuộc họp. 1.2. Phân loại hội họp Hội họp là biện pháp quan trọng để tổ chức thực hiện chương trình công tác của cơ quan. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ và phạm vi hoạt động của cơ quan mà cơ quan có những cuộc họp khác nhau. Có thể phân chia hội họp theo các tiêu chí sau: 1.2.1. Căn cứ theo cách thức triệu tập cuộc họp Căn cứ vào cách thức triệu tập cuộc họp, hội họp được phân loại như sau: - Họp định kì: là cuộc họp thông tin định kì, mang tính thường xuyên (tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan nhằm trao đổi, nắm bắt tình hình hoạt động liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Họp đột xuất: Là cuộc họp mang tính đột xuất của cơ quan nhằm phổ biến, trao đổi tình hình, triển khai công việc mang tính chất bất thường của cơ quan. 1.2.2. Căn cứ theo hình thức tổ chức cuộc họp - Họp chính thức: là cuộc họp được tổ chức công khai, mở rộng theo 10
yêu cầu công việc, kế hoạch công tác hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo. - Họp không chính thức: là cuộc họp được tổ chức nội bộ, không công khai, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật theo yêu cầu của lãnh đạo. 1.2.3. Căn cứ vào tính chất và mục đích của cuộc họp - Họp trao đổi thông tin là cuộc họp được tổ chức nhằm phổ biến, truyền đạt, trao đổi thông tin, nắm bắt tình hình hoặt động của cơ quan, đơn vị nhằm giải quyết kịp thời, dứt điểm vấn đề. - “Họp giải quyết vấn đề để thảo luận, bàn bạc giải quyết những tình huống cụ thể phát sinh trong quá trình thực hiện quyết định nhằm tạo sự nhất trí cao về mặt nhận thức và quyết tâm trong hành động với mục tiêu tạo ra những chuyển biến rõ rệt trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị”.[2; 66]. Ngoài ra còn có các cuộc họp lấy ý kiến ban hành quyết định quản lý, truyền đạt chủ trương, chính sách... 1.2.4. Căn cứ theo nội dung công việc Căn cứ vào quy trình quản lí, lãnh đạo, hộp họp được chia thành 7 loại: Họp tham mưu, tư vấn; họp làm việc; họp chuyên môn; họp giao ban; họp tập huấn triển khai; họp tổng kết; họp sơ kết hoặc tổng kết chuyên đề. Theo Điều 3, Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, các cuộc họp này được định nghĩa như sau: - “Họp tham mưu, tư vấn: Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, có thêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền. 11
- Họp làm việc: Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩm quyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện các nhiệm vụ công tác của cấp dưới. - Họp chuyên môn: là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự án, đề án. - Họp giao ban: là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên. - Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai): là cuộc họp để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần các chủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điều hành hoạt động kinh tế - xã hội. - Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm: là cuộc họp để kiểm điểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm và bàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước. - Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách quan trọng.” [13] 1.3. Vai trò của hội họp - Vai trò tổng kết công việc: Đây là vai trò rất quan trọng của hội họp. Thông qua các cuộc họp sơ kết, tổng kết, họp báo cáo sẽ giúp lãnh đạo cơ quan tổng kết được các công việc đã diễn ra, hoàn thành, những việc chưa làm được, từ đó nhận xét, đánh giá, rút kinh nghiệm, đồng thời đề ra các giải pháp để góp phần nâng cao, cải thiện công việc. 12
- Vai trò giải quyết công việc: hội họp là hình thức trao đổi trực tiếp để giải quyết công việc. Hầu hết các cuộc họp đều hướng tới mục tiêu giải quyết công việc. Thông qua hội họp, các thành viên sẽ bàn bạc, thảo luận, đưa ra phương hướng giải quyết vấn đề, thống nhất cách thực hiện. Công việc sẽ nhanh chóng được triển khai và giải quyết, đồng thời trong cuộc họp sẽ có phân công trách nhiệm cho mỗi thành viên để thành viên đó chủ động thực hiện, giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác. - Vai trò thông tin và điều hành công việc Họp được coi là công cụ, phương pháp điều hành công việc của nhà lãnh đạo, giúp các nhà lãnh đạo truyền đạt các thông tin quản lý một cách công khai minh bạch thông qua tổ chức các cuộc hội họp. Họp có vai trò trao đổi thông tin, cung cấp thông tin, thu thập thông tin và trao đổi thông tin. Bên cạnh đó, thông qua các cuộc họp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt kịp thời, nhanh chóng, đầu đủ và chính xác các thông tin phản hồi, ý kiến đóng góp của các đơn vị, bộ phận, nhân viên nhằm nhanh chóng điều hành công việc, giải quyết, đảm bảo hoạt động của cơ quan. Khi cần nhiều ý kiến đóng góp, lãnh đạo cơ quan tổ chức các cuộc họp để thu thập ý kiến một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Thông qua cuộc họp, các thành viên có thể trao đổi thông tin về công việc, cùng nhau bàn bạc, thống nhất cách làm việc, cách thực hiện hay những thông tin đột xuất. Tổ chức hội họp cũng là để cung cấp thông tin đến các thành viên trong cơ quan, giúp các thành viên nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ thông tin và chủ động trong giải quyết công việc. - Vai trò kiểm soát công việc: Các cuộc họp là rất quan trọng trong việc giúp lãnh đạo cơ quan kiểm soát được công việc. Thông qua cuộc họp sẽ xác định những hoạt động cần 13
thiết để đạt được các mục tiêu, xác định được những nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động đó, đồng thời đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả các công việc có liên quan. Bên cạnh đó họp giúp lãnh đạo cơ quan giám sát công việc, đo lường kết quả đạt được và tiến độ thực hiện công việc, từ đó điều chỉnh các hoạt động, công việc để hướng đến mục tiêu. - Giúp phát huy sức mạnh tập thể: “Họp là sự tập hợp nhiều người một cách có tổ chức, theo những nguyên tắc nhất định, tại một địa điểm, thời gian cụ thể để thực hiện các công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận các thông tin hoặc tìm các biện pháp giải quyết các vấn đề, các nhiệm vụ mà những người dự họp cần hoặc đều quan tâm”. Có những công việc cần phải huy động sức mạnh tập thể, họp chính là một hình thức để phát huy được sức mạnh tập thể, các thành viên cùng tương tác, trao đổi, họp giúp khai thác được trí tuệ tập thể, mỗi thành viên đưa ra các ý kiến của mình để cùng nhau hướng đến mục tiêu chung. Thông qua cuộc họp, các thành viên sẽ được phân công những nhiệm vụ cụ thể, từ đó tránh được những chồng chéo trong công việc, giúp công việc được thưc hiện thông suốt, hiệu quả. - Vai trò đánh giá: Thông qua các cuộc họp, lãnh đạo cơ quan sẽ nắm bắt đuợc tình hình, đánh giá được sự thực hiện công việc của mỗi cá nhân, từ đó có biện pháp khen thưởng, kỉ luật đối với các cá nhân thực hiện tốt và các cá nhân còn chểnh mảng, không hoàn tất công việc. 1.4. Nguyên tắc tổ chức hội họp Theo Điều 5, Quyết định số: 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng chính phủ ban hành Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, việc tổ chức hội họp phải tuân thủ 6 nguyên tắc sau: 14