Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:104

Thêm vào BST

Báo xấu

55
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của luận văn nhằm phân tích, tổng hợp cơ sở lý luận chung về quản lý, điều hành công tác văn phòng. Khảo sát, đánh giá thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG *********** KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ ANH THƯ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG *********** KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN MẠNH CƯỜNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ ANH THƯ Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB062, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo ThS. Nguyễn Mạnh Cường, tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ”. Với tình cảm và lòng biết ơn chân thành, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới: Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng cùng toàn thể giảng viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết để nghiên cứu và hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới ThS. Nguyễn Mạnh Cường - Giảng viên hướng dẫn đã tận tình hướng dẫn, quan tâm và cho tôi những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích trong lĩnh vực quản lý, điều hành công tác văn phòng để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình một cách hoàn thiện nhất. Tôi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ, ThS. Nguyễn Phú Thành – Chánh Văn phòng Đảng – Đoàn thể đã ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ tôi nhiệt tình trong quá trình điều tra, khảo sát, thu thập dữ liệu có liên quan đến đề tài. Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè đã luôn quan tâm, giúp đỡ, cổ vũ, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thiện khóa luận này. Mặc dù tôi đã có nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện khóa luận này một cách hoàn thiện nhất song khóa luận này vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Chính vì vậy, kính mong quý thầy cô, các nhà khoa học góp ý để khóa luận tốt nghiệp của tôi được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Thị Anh Thư
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này./. Hà Nội, ngày tháng 4 năm 2017 SINH VIÊN Nguyễn Thị Anh Thư
BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT STT Cụm từ viết tắt Cụm từ viết đầy đủ 1 Bộ KH&CN Bộ Khoa học và Công nghệ 2 CNTT Công nghệ thông tin 3 LTH &QTVP Lưu trữ học và Quản trị văn phòng 4 NXB Nhà xuất bản 5 Văn phòng Bộ Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 6 VT, LT Văn thư, lưu trữ
MỤC MỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÝ KIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT MỤC MỤC DANH MỤC BẢNG DANH MỤC HÌNH DANH MỤC BIỂU ĐỒ DANH MỤC SƠ ĐỒ A. PHẦN MỞ ĐẦU .......................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu ....................................................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu ..................................................................................................5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................................5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................5 5.1. Đối tượng nghiên cứu .............................................................................................5 5.2. Phạm vi nghiên cứu.................................................................................................5 6. Giả thuyết nghiên cứu ...............................................................................................6 7. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................................6 8. Kết cấu của đề tài ......................................................................................................7 B. PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................................8 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG...........................................................................................................................8 1.1. Một số khái niệm liên quan....................................................................................8 1.1.1. Khái niệm và chức năng của văn phòng .................................................................... 8 1.1.2. Khái niệm công tác văn phòng ................................................................................... 9 1.1.3. Khái niệm quản lý, điều hành công tác văn phòng .................................................10 1.2. Ý nghĩa, tầm quan trọng của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng đối với hoạt động của cơ quan cấp Bộ ...........................................................11 1.3. Nội dung quản lý, điều hành công tác văn phòng .............................................12 1.3.1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác ............................13 1.3.2. Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền ..............................................14 1.3.3. Quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan ..15 1.3.4. Quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong văn phòng ..................17 1.3.5. Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan ..............................................................................................................................................18 1.3.6. Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan ..................18 1.3.7. Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan ....................19 1.4. Cơ sở pháp lý của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng ............20 Tiểu kết chương 1 ........................................................................................................21 2.1. Khái quát chung về Bộ Khoa học và Công nghệ ...............................................22 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ. .....................22
2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ Khoa học và Công nghệ. ......................................22 2.2. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .................22 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ......................22 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ .................................23 2.3. Tình hình quản lý, điều hành hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ........................................................................24 2.3.1. Quản lý, điều hành thông qua chương trình, kế hoạch công tác ............................24 2.3.2. Quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền ..............................................29 2.3.3. Quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác VT, LT cho cơ quan ...............31 2.3.4. Quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong văn phòng Bộ ............37 2.3.5. Quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp cho cơ quan ..............................................................................................................................................39 2.3.6. Quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan ..................44 2.3.7. Điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan ....................45 2.4. Nhận xét chung về hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ ..............................................................................................48 2.4.1. Ưu điểm .....................................................................................................................48 2.4.2. Hạn chế ......................................................................................................................53 2.4.3. Nguyên nhân của hạn chế .........................................................................................56 Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................57 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM ĐỔI MỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ .......................................................................................................................................58 3.1. Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo cơ quan, Lãnh đạo Văn phòng về tầm quan trọng của công tác văn phòng, quản lý, điều hành công tác văn phòng .......58 3.2. Đổi mới phong cách quản lý, điều hành công tác văn phòng ...........................58 3.3. Giải pháp về tổ chức bộ máy, nhân sự................................................................60 3.4. Giải pháp về thể chế .............................................................................................61 3.5. Giải về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành công tác văn phòng ......................................................................................................61 3.6. Giải pháp về đầu tài chính, tư cơ sở vật chất.....................................................63 Tiểu kết chương 3 ........................................................................................................65 C. KẾT LUẬN..............................................................................................................66 D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..............................................................68 PHỤ LỤC
DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1. Số lượng cán bộ, công chức tại các Phòng, Ban thuộc Văn phòng Bộ giai đoạn 2011 – 2016 ..........................................................................................................38 Bảng 2.2. Trình độ chuyên môn cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ KH&CN ....39
DANH MỤC HÌNH Hình 2.1. Trang chủ phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc ...........................35 Hình 2.2. Giao diện ứng dụng NeoARCHIVE trong thu thập tài liệu lưu trữ ..............36
DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1. Số lượng văn bản đi/đến giai đoạn 2011-2016 Bộ KH&CN ....................34 Biểu đồ 2.2. Số lượt khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bộ KH&CN giai đoạn 2011 - 2016 .......................................................................................................................................37 Biểu đồ 2.3. Tỷ lệ trình độ chuyên môn của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ .39
DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1. Nội dung quản lý, điều hành công tác văn phòng ........................................13
A. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong tổ chức và hoạt động của Bộ máy Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, các cơ quan cấp Bộ là cơ quan thuộc Chính phủ có vai trò rất quan trọng bởi lẽ các cơ quan này thực hiện quản lý Nhà nước đối với những ngành, lĩnh vực trong phạm vi cả nước. Bộ Khoa học và Công nghệ (Bộ KH&CN) là Bộ quản lý đa ngành, đa lĩnh vực “thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về khoa học và công nghệ trong phạm vi cả nước; bao gồm các hoạt động khoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ hạt nhân; quản lý Nhà nước các dịch vụ công thuộc bộ quản lý theo quy định của pháp luật.” [5; 1]. Có thể nói rằng Bộ Khoa học và Công nghệ (Bộ KH&CN) quản lý trong phạm vi cả nước một trong những lĩnh vực giữ vai trò then chốt trong công cuộc đổi mới của nước ta, đặc biệt là trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Các đơn vị, bộ phận thuộc Bộ sẽ giúp Bộ KH&CN thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình. Trong đó, Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Văn phòng Bộ) có vị trí đặc biệt quan trọng trong bộ máy của Bộ vì văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp và quản trị hành chính đồng thời là đầu mối thông tin đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý. Chính vì vậy, công tác văn phòng ở các cơ quan Bộ nói chung, Bộ KH&CN nói riêng luôn được chú trọng. Mặt khác, trong những năm gần đây, cải cách hành chính có thể được coi như một trong những nhiệm vụ hàng đầu trong công cuộc xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của Việt Nam vì vậy Đảng và Nhà nước ta thường xuyên đưa ra đường lối chỉ đạo và các chính sách trong lĩnh vực cải cách hành chính. Tại Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII Đảng Cộng sản Việt Nam đã chỉ rõ: “Đẩy mạnh cải cách hành chính trong Đảng, khắc phục những thủ tục rườm rà, bất hợp lý, giảm bớt giấy tờ, giảm mạnh hội họp”1. Công tác này không phải chỉ là nhiệm vụ của riêng một cấp chính quyền, một lĩnh vực nào mà nó là nhiệm vụ chung và có thể nói là hàng đầu của toàn thể bộ máy chính trị. Mặt khác, “Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng, thực hiện lộ trình điện tử Chính phủ”2. Như vậy, cải cách hành chính và đổi mới công tác văn phòng nói chung, đổi mới hoạt động 1 Đảng Cộng sản Việt Nam (2016), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XII, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, tr.216. 2 Vũ Đình Khang – Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản trị văn phòng – Lý luận và thực tiễn, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội. 1
quản lý, điều hành công tác văn phòng nói riêng là hoạt động có mối quan hệ biện chứng với nhau. Tuy nhiên những năm gần đây, chỉ số cải cách Hành chính – Par inder của Bộ Khoa học và Công nghệ lại đứng ở vị trí khá thấp so với các Bộ, cơ quan ngang Bộ khác: năm 2014 đứng thứ 193 , năm 2015 đứng thứ 174 trên tổng số 19 Bộ, cơ quan ngang Bộ. Như vậy, mặc dù là Bộ đi đầu trong cả nước về lĩnh vực khoa học và công nghệ nhưng chỉ số cải cách hành chính của Bộ KH&CN lại nằm trong những cơ quan có chỉ số thấp nhất. Đứng trước nền kinh tế ngày càng hội nhập thế giới và sự thành lập của cộng đồng kinh tế cũng như yêu cầu đổi mới, cải cách hành chính nói chung, yêu cầu nâng cao uy tín và tăng cường công tác phục vụ, quản lý của công tác điều hành của Bộ KH&CN nói chung, Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Văn phòng Bộ) nói riêng thì đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng là vô cùng cần thiết. Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng theo hướng hiện đại, tích cực nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, vị thế của Văn phòng Bộ và cải thiện vị trí về chỉ số cải cách hành chính của Bộ trong thời gian tới để xứng đáng là Bộ đi đầu trong cả nước về lĩnh vực khoa học và công nghệ. Được sự giúp đỡ của Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng và sự giúp đỡ tận tình của cán bộ, công chức thuộc Văn phòng Bộ trong suốt thời gian thực tập tôi đã thu lượm được rất nhiều các kiến thức thực tế, bổ ích phục vụ cho việc so sánh giữa lý thuyết đã học và thực tế công việc diễn ra tại cơ quan. Chính vì những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình./. 2. Lịch sử nghiên cứu Với những giá trị thực tế đã được kiểm chứng, trong xu thế phát triển của nền tri thức hiện nay, công tác văn phòng nói chung, hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng nói riêng là một trong những nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị vì vậy đã có nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này. Tuy nhiên, trong phạm vi khóa luận tốt nghiệp, tác giả chỉ đề cập đến những công trình nghiên cứu trong nước có liên quan đến đề tài. 3 Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2014, tr 23 4 Báo cáo kết quả xác định chỉ số cải cách Hành chính 2015, tr 11 2
Về các xuất bản phẩm gồm: các giáo trình, sách tham khảo dùng để giảng dạy trong các trường đại học, học viện: Giáo trình “Quản trị văn phòng” của nhóm tác giả GS. TS Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Điệp, ThS. Trần Phương Hiền, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012, đã trình bày những vấn đề chung về văn phòng, quản trị văn phòng, tổ chức văn phòng đồng thời phân tích những nghiệp vụ cơ bản của văn phòng. Đây là cuốn sách trình bày các vấn đề lý luận về quản trị văn phòng dưới góc nhìn của lĩnh vực quản trị kinh doanh. Cuốn sách “Quản trị văn phòng” của PGS. TS Nguyễn Hữu Tri (Chủ biên), Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, 2005 làm rõ được các vấn đề liên quan đến văn phòng và quản trị văn phòng thông qua các nội dung như: cơ cấu tổ chức văn phòng; tổ chức trụ sở của văn phòng; tổ chức nhân sự văn phòng; lãnh đạo, điều hành công tác văn phòng; quản trị văn phòng trong tương lai. Cuốn sách này đã cơ bản đề cập một phần đến hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng. Ngoài ra các cuốn sách: “Lịch sử, lý luận và thực tiễn về Lưu trữ và Quản trị văn phòng” (PGS.NGƯT Vương Đình Quyền; “Giáo trình quản trị văn phòng” (Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học),… đây là những nguồn tư liệu tham khảo về cơ sở lý luận cho đề tài của tác giả. Tuy nhiên, những cuốn sách trên mới chỉ đề cập chủ yếu đến các vấn đề lý luận liên quan đến công tác văn phòng nói chung, hoạt động quản lý và điều hành công tác văn phòng thì ít được đi sâu phân tích. Cuốn sách “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, Cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ” của TS. Văn Tất Thu đã đi sâu phân tích cơ sở lý luận và thực trạng về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; phân tích cơ sở khoa học tổ chức bộ máy, nguồn nhân lực từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy, tuyển dụng, bố trí nhân sự, cơ chế tổ chức, điều hành văn phòng theo hướng chính quy, hiện đại đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay. Tuy nhiên, cuốn sách này cũng chưa đi sâu phân tích hoạt động quản lý và điều hành công tác văn phòng tại cơ quan cấp Bộ. Về các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến vấn đề này: bài viết “Cải cách hành chính phải gắn liền với đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng, thực hiện lộ trình điện tử Chính phủ” của tác giả Vũ Đình Khang – Chánh Văn phòng HĐND-UBND thành phố Hải Phòng, Kỷ yếu Hội nghị Khoa Quản trị văn phòng – Lý 3
luận và thực tiễn, cũng đã khẳng định rõ vai trò của đổi mới, hiện đại hóa công tác văn phòng trong công cuộc cải cách hành chính, thực hiện lộ trình điện tử Chính phủ. Về luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp: khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành văn phòng tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng” của sinh viên Nguyễn Thị Mơ – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016) đã phân tích được lý luận, thực tiễn công tác này và đánh giá được ưu điểm và hạn chế, nguyên nhân và đưa ra được các nhóm giải pháp. Tuy nhiên, trong khóa luận này tác giả tập trung nghiên cứu vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin chứ không bao quát các nội dung trong hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng. Trong khóa luận “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội” tác giả Ngô Thị Diên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2016, cũng đã đề cập đến được lý luận chung về công tác văn phòng, văn phòng hiện đại và đưa ra được thực trạng tại cơ quan. Tác giả đi sâu nghiên cứu mảng hiện đại hóa công tác công tác văn phòng đi sâu vào các nội dung: công tác văn thư, lưu trữ (VT, LT); ứng dụng công nghệ thông tin; đội ngũ nhân sự; bố trí trang thiết bị văn phòng. Nội dung quản lý, điều hành được nhắc ẩn trong các nội dung trên. Còn khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Huỳnh Thị Hoàng Thư “Tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng và khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại văn phòng Bộ Lao động – Thương Binh xã hội” của tác giả Vi Thị Lợi (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, 2016) đã nghiên cứu về công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ (VT, LT) tại các cơ quan cụ thể và cũng đưa ra giải pháp về vấn đề này nhưng đây cũng mới chỉ là một phần nhỏ trong nội dung quản lý, điều hành công tác văn phòng. Luận văn Thạc sĩ “Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư- lưu trữ của Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ” của tác giả Lâm Thu Hằng – trường Đại học Khoa học - Xã hội và Nhân văn đã đi sâu nghiên cứu, đánh giá thực trạng năng lực tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ (VT, LT) của Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ, chỉ ra những ưu điểm và đặc biệt là những hạn chế và nguyên nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác VT, LT của Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ. Đề tài nghiên cứu với quy mô rộng ở một số văn phòng cấp Bộ nhưng cũng như 02 đề tài trên thì đề tài này cũng chỉ là một trong những nội dung của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng. 4
Nhìn chung, các xuất bản phẩm, các bài viết nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm, về luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp đa số là nhắc đến một phần nhỏ hoặc chủ yếu về hoạt động quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ. Chính vì vậy, có thể khẳng định rằng chưa có một đề tài nào đi sâu nghiên cứu hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Một là, phân tích, tổng hợp cơ sở lý luận chung về quản lý, điều hành công tác văn phòng. - Hai là, khảo sát, đánh giá thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. - Ba là, nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được các mục tiêu trên đây, khóa luận tốt nghiệp đặt ra cho tác giả phải giải quyết một số nhiệm vụ sau đây: - Thứ nhất, khái quát những vấn đề lý luận về quản lý, điều hành công tác văn phòng. - Thứ hai, khái quát chung về Bộ Khoa học và Công nghệ, tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. - Thứ ba, khảo sát, đánh giá thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. - Thứ tư, đề xuất giải pháp nhằm đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ: giải pháp về nhận thức; giải pháp đổi mới phong cách lãnh đạo, điều hành; giải pháp về thể chế; giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin; giải pháp về đầu tư tài chính, cơ sở vật chất. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ 5.2. Phạm vi nghiên cứu - Về không gian: nghiên cứu hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ 5
- Về thời gian: khóa luận nghiên cứu hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ từ năm 2011 đến 2016 - Về nội dung: khóa luận tập trung nghiên cứu, khảo sát thực tiễn hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng qua các nội dung: quản lý, điều hành thông qua các chương trình, kế hoạch công tác; quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền; quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác VT, LT; quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự; quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, cuộc họp cho cơ quan; quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan; điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan và các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này. 6. Giả thuyết nghiên cứu Hoạt động quản lý và điều hành công tác văn phòng tốt thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN từ đó nâng cao chất lượng hoạt động và uy tín của văn phòng Bộ nói riêng, Bộ Khoa học và Công nghệ nói chung. 7. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tôi đã sử dụng một số phương pháp sau: - Đề tài sử dụng trên cơ sở phương pháp lý luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, lấy duy vật biện chứng là phương pháp xuyên suốt và là cơ sở hình thành nhận thức về hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng, đưa ra được những nhận xét, đánh giá khách quan và chân thực nhất để tìm ra những giải pháp mang tính thực tiễn, khả thi. - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: được áp dụng trong quá trình khảo sát thực tế hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ KH&CN. - Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo, công chức, viên chức thuộc Văn phòng Bộ và hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng. - Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin: nguồn tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau: luận văn thạc sĩ, cử nhân, bài viết, sách có liên quan,… nghiên cứu kế thừa các nguồn tài liệu này và thu thập chính tài liệu, thông tin do Bộ ban hành có liên quan đến quản lý, điều hành công tác văn phòng. - Phương pháp so sánh, đối chiếu: áp dụng phương pháp này để so sánh giữa lý luận, thực tiễn và các quy định của Nhà nước về hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng. 6
- Phương pháp thống kê: áp dụng phương pháp này nhằm thống kê số lượng cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng, số lượng văn bản được ban hành trong giai đoạn 2011- 2016. - Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi sử dụng các phương pháp trên, phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả sử dụng triệt để để đánh giá thực trạng hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng và đưa ra những giải pháp nhằm đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ KH&CN. 8. Kết cấu của đề tài Đề tài bao gồm phần: Mở đầu, nội dung, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục. Trong đó, phần nội dung được chia làm ba chương: Chương 1. Lý luận chung về quản lý, điều hành công tác văn phòng Tại chương này, tác giả tập trung nghiên cứu lý luận chung về công tác văn phòng; quản lý, điều hành công tác văn phòng: khái niệm, nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng, cơ sở pháp lý của hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng đối với hoạt động của cơ quan cấp Bộ. Chương 2. Thực trạng hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ Chương 2, tác giả trình bày khái quát về tổ chức, hoạt động của Bộ KH&CN, Văn phòng Bộ thực trạng hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ thông qua các nội dung: quản lý, điều hành thông qua các chương trình, kế hoạch công tác; quản lý, điều hành thông qua giao quyền, ủy quyền; quản lý, điều hành tổ chức và thực hiện công tác VT, LT; quản lý, điều hành việc tổ chức bộ máy và nhân sự trong Văn phòng Bộ; quản lý, điều hành công tác tổ chức phục vụ hội nghị, cuộc họp cho cơ quan; quản lý, điều hành công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan; điều hành hoạt động đảm bảo thông tin cho hoạt động của cơ quan. Từ thực trạng đó, tác giả đưa ra ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của hạn chế đó. Chương 3. Một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Trên cơ sở vấn đề lý luận và thực tiễn đã phân tích, tác giả mạnh dạn đưa ra các giải pháp nhằm đổi mới hoạt động quản lý, điều hành công tác văn phòng tại Bộ KH&CN: giải pháp về nhận thức; giải pháp về thể chế, giải pháp về ứng dụng công nghệ thông tin; giải pháp về đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật, ngân sách. 7
B. PHẦN NỘI DUNG Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm liên quan 1.1.1. Khái niệm và chức năng của văn phòng Xã hội ngày nay ngày càng phát triển, nhận thức của con người ngày càng cao chính vì vậy cũng được quan tâm và chú trọng hơn bởi lẽ văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Trong thực tế có nhiều khái niệm khác nhau về văn phòng và phản ánh một khía cạnh nào đó của thuật ngữ này. “Văn phòng theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp cao nhất đến cấp cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ chức; bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Văn phòng theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những công việc trong chức năng được giao; là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn phòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại.” [23; 10]. Tuy nhiên, có thể xem xét khái niệm này một cách toàn diện như sau: “Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả.” [23; 12]. Trên thực tế thì tùy vào thực tế ở các cơ quan tổ chức mà văn phòng có nhiều tên gọi khác nhau: Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng Hành chính - Tổ chức; Phòng Quản trị hành chính,… nhưng đều có các chức năng cơ bản sau: - Một là, chức năng tham mưu, tổng hợp Tham mưu, tổng hợp là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị. 8
Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp qua các hoạt động: tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng, tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế cơ quan, xây dựng chương trình kế hoạch, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. “Tại các văn phòng của các cơ quan cấp Bộ, chức năng này chủ yếu là tham mưu về mặt tổ chức điều hành công việc, tổ chức làm việc và hoạt động của cơ quan nói chung. Cụ thể như: tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác và tổ chức thực hiện; giúp Lãnh đạo Bộ chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quan một cách chặt chẽ, thống nhất, giúp các đơn vị,… Ngoài ra, văn phòng còn tham mưu trên một số lĩnh vực công tác có tính chất đặc thù riêng như công tác văn thư – lưu trữ, công tác kế hoạch tài chính, công tác quản trị hành chính, công tác quản trị công sở. Chức năng tổng hợp thông tin thể hiện trước hết văn phòng là đầu mỗi thông tin, đầu mối quan hệ giao dịch của cơ quan” [22; 26]. - Hai là, chức năng hậu cần Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm việc quản lý và sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Theo tác giả Văn Tất Thu, chức năng thứ hai này đối với văn phòng cấp Bộ sẽ được gọi là chức năng quản trị hành chính “thể hiện trên các lĩnh vực công tác như: giúp lãnh đạo quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước; tổ chức và quản trị công sở; sắp xếp bố trí chỗ làm việc cho đơn vị; đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện cho cán bộ, công chức trong cơ quan và các đơn vị thuộc cơ quan, chuẩn bị và tổ chức các cuộc giao ban của lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, chuyến đi công tác trong và ngoài nước của lãnh đạo, tổ chức lễ tân,…” [22; 27] Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. 1.1.2. Khái niệm công tác văn phòng Hiện nay khái niệm về văn phòng, quản trị văn phòng được rất nhiều tác giả đề cập đến với nhiều các khía cạnh khác nhau tuy nhiên khái niệm “công tác văn phòng” 9