Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên, Tỉnh Quảng Ninh

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:107

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm khảo sát thực trạng công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh nhiệm kỳ 2015-2020. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên, Tỉnh Quảng Ninh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN, TỈNH QUẢNG NINH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực hiện : PHẠM THỊ TÂM Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB052, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết thường TW Trung ương TX Thị xã CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên, Tỉnh Quảng Ninh” là công trình nghiên cứu của tôi. Các số liệu trong quá trình thực hiện đề tài được sử dụng trung thực, nguồn trích dẫn rõ ràng, các số liệu được thu thập tại Văn phòng Thị ủy Quảng Yên, không sao chép của bất cứ nguồn nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về sự cam đoan này. Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2017 Sinh viên Phạm Thị Tâm
LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn của cô giáo Ths. Đinh Thị Hải Yến tôi đã thực hiện đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên – Tỉnh Quảng Ninh” Để hoàn thành bài khóa luận này tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới nhà trường, các thầy cô trong trường, trong khoa Quản trị văn phòng đã trang bị cho tôi những kiến thức và kỹ năng về nghiệp vụ quản trị văn phòng. Đặc biệt tôi xin gửi lời biết ơn chân thành và sâu sắc đến cô Ths.Đinh Thị Hải Yến đã tận tâm, nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Đồng thời tôi cũng xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo, cùng toàn thể cán bộ và nhân viên văn phòng Thị ủy Quảng Yên đã tạo điều kiện, giúp đỡ cho tôi trong suốt quá trình khảo sát, thu thập tài liệu liên quan đến đề tài. Mặc dù đã cố gắng thực hiện đề tài song do thực tế công việc phức tạp cũng như khả năng của bản thân còn hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô đóng góp ý kiến để đề tài được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2017 Sinh viên Phạm Thị Tâm
MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài. ........................................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.........................................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu. ................................................................................................3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. ...........................................................................4 6. Giả thuyết nghiên cứu................................................................................................4 7. Phương pháp nghiên cứu. .........................................................................................4 8. Cấu trúc đề tài. ...........................................................................................................5 PHẦN NỘI DUNG .........................................................................................................6 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG...................6 1.1.Những vấn đề chung về văn phòng. .......................................................................6 1.1.1. Khái niệm văn phòng. ...................................................................................6 1.1.2.Vai trò của văn phòng. ..................................................................................7 1.1.3.Chức năng của văn phòng. ...........................................................................8 1.1.3.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. .................................................................... 8 1.1.3.2. Chức năng hậu cần. ..................................................................................... 10 1.1.4. Nhiệm vụ của văn phòng. ...........................................................................10 1.2. Công tác văn phòng...............................................................................................11 1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng. ..................................................................11 1.2.2. Nội dung của công tác văn phòng. ............................................................11 1.2.2.1. Tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự văn phòng. ............................................. 12 1.2.2.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan. ............................ 13 1.2.2.3. Xây dựng quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị. ......................................... 14 1.2.2.4. Tham mưu, tổng hợp. ................................................................................... 14
1.2.2.5. Công tác văn thư, lưu trữ. ............................................................................ 15 1.2.2.6. Công tác tổ chức hội họp của cơ quan. ....................................................... 16 1.2.2.7. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo. ................................................... 17 1.2.2.8. Công tác hậu cần. ........................................................................................ 17 1.2.2.9. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng........................... 18 Tiểu kết chương 1 .........................................................................................................19 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN................................................................................................................20 2.1. Tổng quan về Thị ủy Quảng Yên. .......................................................................20 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Thị ủy Quảng Yên.............20 2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Thị ủy Quảng Yên. .................................................... 20 2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức của Thị ủy Quảng Yên. ....................................................... 21 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Thị ủy. ............21 2.1.2.1. Chức năng của văn phòng Thị ủy. ............................................................... 21 2.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng Thị ủy. .................................................................. 22 2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng. .................................................................... 23 2.2. Thực trạng công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên. ...................................24 2.2.1. Tổ chức bộ máy và bố trí sắp xếp nhân sự khoa học ................................24 2.2.1.1. Mô hình tổ chức văn phòng Thị ủy Quảng Yên............................................ 24 2.2.1.2. Bố trí, sắp xếp nhân sự trong văn phòng Thị ủy Quảng Yên. ...................... 26 2.2.1.3. Tiêu chuẩn hóa về nhân sự........................................................................... 27 2.2.2. Ban hành văn bản quy định chuyên môn nghiệp vụ. ...............................28 2.2.3. Tổ chức nghiệp vụ và hướng dẫn nghiệp vụ theo quy chế, quy định. .....30 2.2.3.1. Công tác tham mưu, tổng hợp. ..................................................................... 30 2.2.3.2. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác cơ quan. ................. 36 2.2.3.3. Xây dựng quy chế làm việc........................................................................... 43 2.2.3.4. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ. .................................................. 45 2.2.3.5. Công tác tổ chức hội nghị. ........................................................................... 59 2.2.3.6. Công tác hậu cần. ........................................................................................ 62
2.2.3.7. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. ..................................... 63 2.2.3.8. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng........................... 64 2.2.4. Thanh tra, kiểm tra trong công tác văn phòng..........................................66 2.2.5. Thi đua, khen thưởng trong công tác văn phòng. .....................................67 2.3. Nhận xét chung. .....................................................................................................68 2.3.1. Ưu điểm. ......................................................................................................68 2.3.2. Hạn chế. ......................................................................................................71 2.3.3. Nguyên nhân hạn chế................................................................................74 Tiểu kết chương 2 .........................................................................................................74 CHƯƠNG 3 MỘT SỔ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI THỊ ỦY QUẢNG YÊN ...................................................76 3.1. Nhóm giải pháp về nhận thức. .............................................................................76 3.2. Nhóm giải pháp về thể chế. ..................................................................................77 3.3. Nhóm giải pháp về nhân sự. .................................................................................78 3.4. Giải pháp về cơ sở vật chất. .................................................................................80 3.5. Giải pháp về công nghệ thông tin. .......................................................................81 3.6. Đổi mới cách làm việc theo quy chế, quy trình khoa học. ................................82 3.7. Nhóm giải pháp về việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng. ..........................83 Tiểu kết chương 3 .........................................................................................................84 KẾT LUẬN ...................................................................................................................85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................86 DANH MỤC PHỤ LỤC ..............................................................................................88
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ thuộc vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của mình. Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có một văn phòng làm việc hiệu quả, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Đầu tư cho văn phòng và công tác văn phòng là đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lí của cơ quan. Như vậy có thể thấy công tác văn phòng cơ quan có tầm quan trọng đặc biệt, mà Chủ tịch Hồ chí Minh đã khẳng định “công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng...cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Hiện nay việc nâng cao hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức đã được quan tâm đặc biệt, chất lượng hoạt động của văn phòng đã được nâng cao hơn trước rất nhiều. Tuy nhiên ở một số cơ quan, tổ chức còn có nhận thức chưa thật đúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chưa quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn phòng, công tác chỉ đạo và tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều hành công việc vẫn còn hạn chế, nhiều cán bộ, công chức chưa nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng do đó còn lúng túng, thiếu khoa học trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, thiếu kinh nghiệm, khả năng phân tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt, chưa thật sự nỗ lực tự học, tự nghiên cứu 1
vì nhiệm vụ được giao… Văn phòng Thị ủy Quảng Yên là cơ quan giúp việc trực thuộc Thị ủy Quảng Yên. Tuy nhiên công tác văn phòng ở đây còn tồn tại khá nhiều vấn đề cần được cải thiện, đó là lý do tôi quyết định chọn đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên - tỉnh Quảng Ninh” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình với mong muốn hoàn thiện và phát huy hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy góp phần đổi mới phương thức lãnh đạo, chỉ đạo, đẩy mạnh cải cách hành chính trong cơ quan đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. Nghiên cứu về công tác văn phòng hiện nay có khá nhiều đề tài cụ thể như: - Sách giáo trình. + Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Quản trị văn phòng, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. Nội dung cuốn sách gồm 12 chương chia làm 2 phần, phần 1 là những vấn đề chung về văn phòng và quản trị văn phòng, phần 2 là các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng. + Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Đỗ Văn Học…(2015), Quản trị văn phòng, Nxb Đại học quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Nội dung cuốn sách gồm có 2 phần, tổng quan về quản trị văn phòng và một số kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản. + Trần Thị Thu Hương (2008), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb Tổng hợp Tp.HCM. Nội dung cuốn sách gồm 4 chương, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng các cơ quan, tổ chức, một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng và các vấn đề khác có liên quan. + Vũ Đình Quyền (2005), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê. Nội dung cuôn sách trình bày về những vấn đề cơ bản về hành chính văn phòng; về thư ký và đặc điểm lao động của thư ký; nghiệp vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; giao tiếp hành chính, tổ chức hội nghị, lễ hội và hội thảo; kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư, lưu trữ; đạo đức công vụ và vấn đề thẩm mỹ, nếp sống trong công sở tại các cơ quan, tổ chức. + Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, Nxb Khoa học và Kỹ thuật. Nội dung cuốn sách gồm có 9 chương, khái niệm về văn phòng và quản trị văn phòng, cơ cấu tổ chức văn phòng, tổ chức nhân sự văn phòng và các vấn đề khác có 2
liên quan đến quản trị văn phòng. - Đề tài khoa học. + Lê Tuấn Anh (2010), Luận văn thạc sĩ “Chất lượng công tác tham mưu của văn phòng cấp ủy ở các quận, thị, thành ủy ở Thành phố Phú Thọ trong giai đoạn hiện nay”, Học viện Chính trị - Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh. - Các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên. + Lê Thị Nga, Khóa luận “ Đề tài một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Đầm Hà”, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng. + Trần Thanh Thúy, Khóa luận “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Tổng công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng”, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Nhìn chung hiện nay có khá nhiều đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng tại các cơ quan hành chính nhà nước, doanh nghiệp. Tuy nhiên nghiên cứu sâu về công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên thì chưa có nhiều đề tài lựa chọn và nhắc đến. 3. Mục tiêu nghiên cứu. - Khảo sát thực trạng công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh nhiệm kỳ 2015-2020. - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy trong thời gian tới. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu. Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu đề tài tiến hành giải quyết các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn phòng. - Tìm hiểu khái quát về tổ chức và hoạt động của Thị ủy Quảng Yên đặc biệt là văn phòng Thị ủy Quảng Yên. - Khảo sát, phân tích, đánh giá công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên. - Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong việc thực hiện công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên. - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên. 3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. - Đối tượng nghiên cứu: Bài khóa luận nghiên cứu về công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên. - Phạm vi không gian: Cơ quan Thị ủy Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh. - Phạm vi thời gian: Các số liệu thống kê được lấy từ các hoạt động công tác văn phòng Thị ủy Quảng Yên trong nhiệm kỳ 2015-2020. 6. Giả thuyết nghiên cứu. Văn phòng Thị ủy Quảng Yên đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Công tác văn phòng tại Thị ủy được thực hiện tốt đáp ứng yêu cầu của cấp ủy tuy nhiên một số nội dung như: tổ chức bộ máy văn phòng, tham mưu – tổng hợp chưa thực hiện tốt. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả các công tác trên góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên, tỉnh Quảng Ninh. 7. Phương pháp nghiên cứu. Để hoàn thành đề tài trên cơ sở lý luận của Chủ nghĩa Mác – Lenin và tư tưởng Hồ Chí Minh. Đề tài còn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát: trong quá trình thực tập tại cơ quan tôi tiến hành quan sát cách tổ chức, chỉ đạo và cách thực hiện các nghiệp vụ công tác văn phòng của cán bộ, công chức Văn phòng Thị ủy Quảng Yên. Qua đó hiểu được cách thực hiện, nắm được các quy trình thực hiện các nghiệp vụ công công tác văn phòng. - Phương pháp khảo sát thực tế, trực tiếp tham gia thực hiện một số nghiệp vụ cụ thể của Công tác văn phòng như: Tham gia vào công tác văn thư, lưu trữ.Tham gia tổ chức hội họp cơ quan... - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: được vận dụng bằng việc tìm kiếm tài liệu liên quan đến đề tài trên sách, báo, internet về cơ quan Thị ủy và hoạt động của văn phòng Thị ủy. Đọc sách chuyên ngành về văn phòng và công tác văn phòng. Nghiên cứu hồ sơ, tài liệu của cơ quan Thị ủy. - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin. Đây là phương pháp được dùng chủ yếu để thực hiện, với phương pháp này tôi thu thập thông tin từ các văn bản, các tài liệu, báo cáo hoạt động của văn phòng Thị ủy hàng tháng, quý, năm. Thu 4
thập số liệu văn bản tại cơ quan bằng cách lấy số liệu từ sổ đăng ký văn bản tại văn thư cơ quan. Ngoài việc thu thập tài liệu tại cơ quan Thị ủy thì phương pháp này còn được vận dụng bằng cách thông qua sách, báo, internet viết về hoạt động của cơ quan Thị ủy. - Phương pháp phân tích và tổng hợp. Trên cơ sở các tài liệu thu thập được sẽ tiến hành phân tích, tổng hợp lại qua đó sẽ thu được kết quả nghiên cứu . - Phương pháp mô tả: Qua quá trình quan sát tôi tiến hành mô tả lại toàn bộ công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên . 8. Cấu trúc đề tài. Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục thì đề tài có cấu trúc chia làm 3 chương: Chương 1: Khái quát chung về công tác văn phòng. Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Thị ủy Quảng Yên. 5
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1.Những vấn đề chung về văn phòng. 1.1.1. Khái niệm văn phòng. Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn phòng. Văn phòng là một tổ chức không thể thay thế và gắn liền với quá trình ra đời, tồn tại và phát triển của cơ quan, đơn vị, có vị trí, vai trò quan trọng đặc biệt có cơ cấu tổ chức chặt chẽ. Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về văn phòng. - Theo phương diện “Tổ chức” văn phòng được hiểu như sau: + “Văn phòng là bộ phận cấu thành, giúp việc của một cơ quan, tổ chức” (Vương Hoàng Tuấn(2000), Kỹ năng và nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM). + “Văn phòng là một bộ phận tồn tại trong cơ quan, tổ chức để thực hiện chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị cơ quan, tổ chức đó” (Nguyễn Hữu Tri(2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học và Kỹ thuật). Như vậy theo quan điểm này thì tất cả các bộ phận cấu thành giúp việc trong một cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn phòng. - Theo phương diện “địa điểm làm việc” thì văn phòng được hiểu như sau: + “Văn phòng là địa điểm làm việc của một cơ quan, tổ chức” (Từ điển Bách khoa Việt Nam,NXB Từ điển Bách khoa,2005). + “Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan”(Vương Hoàng Tuấn(2000), Kỹ năng và Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TPHCM). - Theo phương diện “chức năng” thì văn phòng được hiểu như sau: + “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư hành chính trong một cơ quan”. (Từ điển tiếng việt(1997), NXB Khoa học xã hội, Hà Nội). + “Văn phòng là nơi soạn thảo, xử lý công văn giấy tờ phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý có hiệu quả” (Đào Xuân Chúc(2006),Tập bài giảng Quản trị văn phòng, Trường Khoa học xã hội và nhân văn). 6
Theo phương diện chức năng thì văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn thư, giấy tờ, hành chính của một cơ quan. Từ những phương diện nêu trên có thể hiểu chung nhất về văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị” [7,9] 1.1.2.Vai trò của văn phòng. Văn phòng của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một tất yếu khách quan. Văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan. Nói cách khác văn phòng vừa là bộ phận đầu não vừa là bộ mặt của cơ quan, là nơi thu nhận và phát ra những lượng thông tin kịp thời nhất cho lãnh đạo xử lý, đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả cao. Vai trò quan trọng của văn phòng được thể hiện trên những phương diện sau: - Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Bởi vì các quyết định chỉ đạo của thủ trưởng đều phải thông qua văn phòng để chuyển giao đến các phòng, ban, đơn vị khác. Văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. - Văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ, là cửa ngõ của mỗi cơ quan. Bởi vì trong mỗi tổ chức luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mọi thông tin đến hay đi đều phải thông qua bộ phận văn phòng. Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được văn phòng sẽ phân loại thông tin để chuyển phát hoặc lưu trữ. Bên cạnh đó văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại của cơ quan. - Văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Văn phòng là bộ máy làm việc giúp thủ trưởng. Mọi công việc của văn phòng đều nhằm thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý. Với nhiệm vụ là thu thập và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học phục vụ cho việc ban hành các quyết định quản lý diễn ra thông suốt, thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, 7
đơn vị. - Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể và các đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức. Ví dụ: các quyết định quản lý của thủ trưởng phải thông qua bộ phận văn phòng để làm các thủ tục phát hành để chuyển các phòng ban, cá nhân có liên quan. Các thông tin phản hồi cũng được thông qua văn phòng để chuyển đến thủ trưởng. - Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề hậu cần để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đều do văn phòng thực hiện. Trên đây là những vai trò cơ bản và quan trọng của văn phòng ở các cơ quan, tổ chức. Chính vì văn phòng giữ vai trò quan như vậy nên văn phòng là bộ phận không thể thiếu được ở các cơ quan, tổ chức. 1.1.3.Chức năng của văn phòng. Trong thực tế có rất nhiều quan niệm, cách nhìn khác nhau về văn phòng. Tuy nhiên bất kỳ văn phòng của cơ quan nào đều phải thực hiện hai chức năng chính là tham mưu, tổng hợp và hậu cần. 1.1.3.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam(2005), NXB Từ điển Bách khoa: - “Tham mưu” là tư vấn, giúp góp ý kiến có tính chất chỉ đạo. - “Tổng hợp” là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề. Ts. Giang Tất Thu(2011) “ Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chính thể” “Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu bao hàm các hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về những công việc mà lãnh đạo thực hiện như: hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động của cơ quan, tổ chức” [13,15]. “Tham mưu là hoạt động trợ giúp góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu. Để có những quyết định tối ưu, người lãnh đạo cần căn cứ vào những ý kiến tham mưu của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho 8
lãnh đạo những thông tin, phương án đúng nhất. Hoạt động này rất cần thiết, hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu”.[7,9] Nhưng kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên nhiều lĩnh vực, nhiều đối tượng mà văn phòng thu thập được. “Văn phòng thực hiện chức năng tổng hợp là thống kê, phân tích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý của cơ quan để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý”[13,15]. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết. Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của những nhà quản lý. Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực liên quan đến chức năng tham mưu mà còn có vai trò quan trọng đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Trong cơ quan, tổ chức chủ thể làm công tác tham mưu có thể là tập thể hay cá nhân. Bộ phận tham mưu thường được đặt tại văn phòng để giúp cho công tác tham mưu được thuận lợi. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu. Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn tổng hợp lại thành thể thống nhất. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, tổng hợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo. Hai mặt tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách biệt. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc thông tin không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn. 9
1.1.3.2. Chức năng hậu cần. “Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế , môi trường và những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức” ( Từ điển Bách khoa Việt Nam(2005), NXB Từ điển bách khoa). Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng có. Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ, tài chính…các điều kiện, phương tiện này phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung và cung cấp kịp thời, đầy đủ cho cơ quan. Nội dung công việc này thuộc chức năng hậu cần của văn phòng. Văn phòng nên kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý sử dụng trang thiết bị, phương tiện vật chất nhằm đặt hiệu quả cao nhất. Tóm lại văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện công tác quản lý thông qua chức năng tham mưu-tổng hợp và hậu cần. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan phải tồn tại văn phòng của mỗi cơ quan. Trên đây là hai chức năng cơ bản mà văn phòng nào cũng phải có. Tuy nhiên tùy theo quy mô, cơ cấu tổ chức của từng cơ quan thì bộ phận văn phòng sẽ đảm nhận thêm các chức năng khác như: chức năng nhân sự, chức năng pháp chế… 1.1.4. Nhiệm vụ của văn phòng. Để thực hiện chức năng tham mưu-tổng hợp và hậu cần thì văn phòng trong các cơ quan, tổ chức nói chung đều phải thực hiện một số nhiệm vụ cơ bản sau: - Tổ chức xây dựng bộ máy của văn phòng. - Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan. - Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan. - Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan. - Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ của cơ quan. - Thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do cơ quan ban hành. - Tổ chức mua sắm, quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm việc cho cơ quan. 10
- Tổ chức phục vụ các cuộc hộp họp của cơ quan. - Tổ chức phục vụ chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan. - Tổ chức phục vụ công tác bảo vệ cho cơ quan. - Tổ chức phục vụ công tác vệ sinh, môi trường làm việc của cơ quan. - Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo cho đời sống cán bộ trong cơ quan. - Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết. - Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại. Ngoài những nhiệm vụ nêu trên, văn phòng mỗi cơ quan, mỗi đơn vị, do tính chất hoạt động, lĩnh vực hoạt động khác nhau thì văn phòng còn có các nhiệm vụ cụ thể khác nhau tùy thuộc vào mỗi cơ quan. 1.2. Công tác văn phòng. 1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng. Theo bài viết “Công tác văn phòng ở cơ quan, đơn vị” của tác giả Nguyễn Toàn Thắng chỉ ra rằng “Trên thế giới, người ta gọi tất cả các hoạt động hỗ trợ cho nhà lãnh đạo trong việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, đưa ra các quyết định nhanh chóng, kịp thời, đồng thời những lao động cung ứng, dịch vụ cho cơ quan đó là công tác hành chính văn phòng”. Công tác văn phòng: chỉ những hoạt động có tính chuyên nghiệp về văn phòng trong bộ phận văn phòng/phòng hành chính; trong một không gian văn phòng nhất định và bằng những con người làm công tác văn phòng chuyên trách theo những nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ được quy định cho các chức danh công chức, nhân viên cụ thể. Hiện nay chưa có một khái niệm nào thống nhất về công tác văn phòng, từ những quan điểm của tác giả đi trước tôi mạnh dạn đưa ra quan điểm về công tác văn phòng như sau: Công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm các hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng một cách hiệu quả nhất để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của nhà lãnh đạo theo mong muốn. 1.2.2. Nội dung của công tác văn phòng. Trong hoạt động của công tác văn phòng tại các cơ quan, tổ chức chủ yếu 11
thực hiện một số hoạt động sau: 1.2.2.1. Tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự văn phòng. a. Tổ chức bộ máy văn phòng. Tổ chức bộ máy văn phòng là việc xây dựng, sắp xếp, bố trí thành các bộ phận; thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận; xác định chức năng, nhiệm vụ cho các bộ phận trong văn phòng để cùng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, hướng tới mục tiêu chung của cơ quan. Để tổ chức được bộ máy văn phòng đòi hỏi nhà quản trị phải xác định rõ các bộ phận cụ thể trong văn phòng, xác định rõ quyền hành, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức cụ thể của các bộ phận trong văn phòng, xác định mối quan hệ phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng, xác định nhiệm vụ và quyền hạn của từng nhân viên trong văn phòng… Tổ chức bộ máy của cơ quan, đơn vị phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, linh hoạt, tinh tế, ổn định, hiệu quả tối ưu. Thiết lập bộ máy văn phòng phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô và chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.  Nguyên tắc xây dựng bộ máy văn phòng. - Nội dung chức năng của tổ chức phải được phân chia thành những phần việc rõ ràng và có sự phân công hợp lý cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện. - Nhiệm vụ trách nhiệm và quyền hạn các bộ phận và các cá nhân trong văn phòng phải rõ ràng, tương xứng và được đảm bảo bằng văn bản. - Cần xác lập mối quan hệ phối hợp công việc chặt chẽ, đảm bảo sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ, kịp thời và tin cậy giữa các bộ phận, cá nhân trong văn phòng. - Tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức, giữa người điều hành với tập thể lao động để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. - Đảm bảo tính kiểm tra kịp thời để để kiểm chứng việc thực hiện mọi nhiệm vụ của các bộ phận, cán bộ trong văn phòng. 12
b. Bố trí nhân sự văn phòng. Bố trí sắp xếp nhân sự trong văn phòng có vai trò quan trọng quyết định đến hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức. Để các hoạt động của văn phòng đạt hiệu quả cao thì các cơ quan, tổ chức cần phải thực hiện tốt công tác bố trí, sắp xếp đội ngũ nhân sự văn phòng. - Bố trí sắp xếp nhân sự đúng người, đúng việc. - Bố trí nhân sự đảm bảo về số lượng và chất lượng. - Bố trí sắp xếp nhân sự theo quy định và tạo điều kiện cho mọi thành viên phát năng lực của bản thân. 1.2.2.2. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan. Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định. Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý). Chương trình, kế hoạch làm việc là hình ảnh tương lai của một cơ quan, tổ chức sau một khoảng thời gian hoạt động nhất định. “Mỗi cơ quan, đơn vị có thể có nhiều chương trình, kế hoạch do các bộ phận khác nhau xây dựng. Văn phòng là nơi tổng hợp các chương trình, kế hoạch công tác đó để tạo thành thể thống nhất hoàn chỉnh nhằm đạt mục tiêu chung của cơ quan.” [7,11]. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác có vai trò quan trọng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng cơ quan xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng quý, tháng tuần và thường xuyên theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác đó. Đồng thời văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương 13