Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:96

Thêm vào BST

Báo xấu

33
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khóa luận hướng tới mục tiêu là: Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. Từ đó, đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ngƣời hƣớng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ KIM CHI Sinh viên thực hiện : VŨ THỊ THU HƢƠNG Mã số sinh viên : 1405QTVB022 Khóa : 2014-2018 Lớp : ĐH QTVP 14B HÀ NỘI - 2018
LỜI CẢM ƠN Đƣợc sự đồng ý của Khoa quản trị văn phòng và sự hƣớng dẫn của cô Ths.Nguyễn Thị Kim Chi tôi đã thực đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” Với lòng biết ơn chân thành, tôi xin gửi lời cảm ơn tới: Các thầy, cô giảng viên Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn thành chƣơng trình học tập và có những kiến thức cần thiết để thực hiện khóa luận. Đặc biệt là cô Ths.Nguyễn Thị Kim Chi đã tận tâm, nhiệt tình hƣớng dẫn và giúp đỡ tôi trong quá trình hoàn thiện khóa luận. Tôi xin chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các cô chú, anh, chị công tác tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam đã luôn quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tôi về mặt tài liệu, số liệu trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin để tôi có thể hoàn thiện bài khóa luận này. Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc đầu tƣ thời gian và công sức nghiên cứu, nhƣng do hạn chế về chuyên môn nên chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận đƣợc sự góp ý, ý kiến chỉ bảo của quý thầy, cô để bài khóa luận này hoàn thiện hơn. Xin chân thành cám ơn.
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1 2. Tình hình nghiên cứu của đề tài.............................................................. 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .......................................................... 3 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 4 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................ 5 6. Kết cấu .................................................................................................... 5 Chƣơng 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ ....... 6 1.1. Khái niệm công tác văn thƣ ................................................................. 6 1.2. Nội dung công tác văn thƣ ................................................................... 6 1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản......................................................... 6 1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến.................................................... 7 1.2.3. Quản lý văn bản đi ............................................................................ 7 1.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan ............................. 8 1.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................. 9 1.3. Vị trí, vai trò của công tác văn thƣ ................................................... 10 1.4. Yêu cầu đối với công tác văn thƣ ...................................................... 13 Tiểu kết chƣơng 1 ..................................................................................... 14 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM .............................. 15 2.1. Giới thiệu khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam và Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ............................ 15 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam................................................................ 15
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ............................................... 19 2.2. Thực tế công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ............................................................................................. 24 2.2.1. Tình hình về nhân sự thực hiện công tác văn thƣ và tổ chức phòng làm việc của Văn thƣ Cơ quan .................................................................. 24 2.2.1.1. Tình hình về nhân sự thực hiện công tác văn thƣ ........................ 24 2.2.1.2. Tình hình về tổ chức phòng làm việc của Văn thƣ Cơ quan ....... 25 2.2.2. Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện và tình hình ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác Văn thƣ ....................................... 26 2.2.2.1. Sự chỉ đạo của Lãnh đạo Viện đối với công tác văn thƣ ............. 26 2.2.2.2. Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo hƣớng dẫn về công tác văn thƣ ............................................................................................................. 27 2.2.3. Tình hình thực hiện nghiệp vụ công tác văn thƣ ............................ 28 2.2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản.................................................... 28 2.2.3.2. Quản lý văn bản đi, văn bản đến.................................................. 33 2.2.3.3. Tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành cơ quan ........................................................................................................... 41 2.2.3.4. Tình hình về quản lý và sử dụng con dấu .................................... 44 2.2.4. Tình hình về ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác văn thƣ ... 47 2.3. Đánh giá về công tác văn thƣ tại văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ....................................................................................... 47 2.3.1. Ƣu điểm .......................................................................................... 47 2.3.2. Hạn chế .......................................................................................... 50 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế .................................................... 51 Tiểu kết chƣơng 2 ..................................................................................... 52
Chƣơng 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM ............................................................................................................... 53 3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thƣ. ................................................................................................ 53 3.2. Đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thƣ .......................................................................... 55 3.3. Tăng cƣờng đầu tƣ về kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng cho công tác văn thƣ ...................................................................... 56 3.4. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ .. 57 3.5. Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá thực hiện công tác văn thƣ 58 Tiểu kết chƣơng 3 ..................................................................................... 59 KẾT LUẬN .................................................................................................... 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 61 PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa của chữ viết tắt CNTT Công nghệ thông tin CSVC Cơ sở vật chất ĐH Đại học HL Hàn lâm LT Lƣu trữ KHTC Kế hoạch Tài chính KHXH Khoa học Xã hội KHXH&NV Khoa học Xã hội và Nhân văn PC Pháp chế PCCC Phòng cháy chữa cháy QLX Quản lý xe QPPL Quy phạm pháp luật TCCB Tổ chức cán bộ TCKT Tài chính kế toán THTTBT Tổng hợp – thông tin – biên tập UB Ủy ban VN Việt Nam VP Văn phòng Viện / VHLKHXHVN Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam YT Y tế
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác văn thƣ là một hoạt động không thể thiếu, là nội dung quan trọng và chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Đây cũng là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức Để hoạt động quản lý có hiệu quả thì bất cứ cơ quan nào cũng cần coi trọng công tác này. Công tác văn thƣ không chỉ là phƣơng tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn đƣợc giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Trong quá trình công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nƣớc, việc đổi mới, cải cách nền hành chính là nhiệm vụ tất yếu. Do đó, việc nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, đổi mới trong công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều tất yếu trong quá trình hội nhập. Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nƣớc trong việc hoạch định đƣờng lối, chiến lƣợc, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất nƣớc theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tƣ vấn về chính sách phát triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội của cả nƣớc. Từ đó, nhận thấy việc đảm bảo thông tin bằng văn bản trong quá trình quản lý là vô cùng quan trọng, đồng thời nhận 1
thấy rõ tầm quan trọng của công tác văn thƣ. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của công tác văn thƣ tại Viện và với mong muốn tìm hiểu, đƣa những nhận xét về ƣu điểm, hạn chế, nguyên nhân, những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam, tôi đã chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Tình hình nghiên cứu của đề tài Hiện tại có rất nhiều tài liệu, công trình nghiên cứu về công tác văn thƣ: - Các giáo trình, tập bài giảng có liên quan nhƣ: “Văn bản quản lý Nhà nước – Những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo” của Triệu Văn Cƣờng, Nguyễn Cảnh Đƣơng, Nguyễn Mạnh Cƣờng và Lê Văn In, NXB Giáo dục Việt nam, Hà Nội (2010) “Soạn thảo văn bản và các mẫu tham khảo trong hoạt động quản lý và kinh doanh” của Lê Văn In, NXB Chính trị quốc gia (2010) “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý Nhà nước” của Nguyễn Văn Thâm, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội (2010) “Giáo trình văn bản” của Triệu Văn Cƣờng, Nguyễn Mạnh Cƣờng, NXB Giao thông vận tải (2009) “Giáo trình văn thư” của Triệu Văn Cƣờng, Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động (2016) “Nghiệp vụ công tác văn thư” của trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải (2009) „Giáo trình văn thư‟ của trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động (2016) “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ” của Hoàng Lê Minh, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội (2009) “Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức” của Tạ Hữu 2
Ánh, NXB Lao động (2008) “Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” của Lƣu Kiếm Thanh (chủ biên) và Nguyễn văn thâm, NXB Giáo dục (2006) “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của Vƣơng Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005) Ngoài ra, còn có một số luận văn, đề tài nghiên cứu về vấn đề này nhƣ: “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư”, Nguyễn Thị Thu Hà, lớp ĐHQTVPK2, ĐH Nội vụ Hà Nội (2017) “Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục Hợp tác và Phát triển nông thôn – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn” Nguyễn Thị Quyên, lớp ĐHQTVPK1, ĐH Nội vụ Hà Nội (2016) “Báo cáo thực tập tại Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”, Nguyễn Thị Loan, lớp K51, khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, ĐH KHXH&NV (2008). “Báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Viện Khoa Học Xã hội Việt Nam”, Phạm Đức Công, lớp QTVP.K1B, khoa Quản trị Văn phòng, ĐH Nội vụ Hà Nội. Có thể nói, các công trình, tài liệu nói trên đã nghiên cứu, đề cập đến những vấn đề lý luận chung về công tác văn thƣ và phản ánh thực trạng công tác văn thƣ tại một số cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong đề tài này, tôi sẽ kế kế thừa phƣơng pháp nghiên cứu, những vấn đề chung về công tác văn thƣ. Đồng thời khảo sát thực trạng công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội VN để từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục tiêu nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp của tôi sẽ hƣớng tới mục tiêu là: Đánh giá thực 3
trạng công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. Từ đó, đề xuất đƣợc một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ của Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện các mục tiêu nói trên, Khóa luận sẽ tập trung vào một số nội dung sau: - Khái quát hóa những vấn đề chung về công tác văn thƣ, đặc biệt là khái niệm và nội dung công tác văn thƣ; - Khảo sát, đánh giá thực tế công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam; - Đƣa ra những nhận xét về ƣu điểm, hạn chế trong công tác văn thƣ của Viện. Đồng thời, chỉ ra những nguyên nhân của những hạn chế đó; - Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong thời gian tới. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu của Khóa luận tốt nghiệp là: Công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian là: Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. + Phạm vi thời gian là: Khóa luận tập trung nghiên cứu công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam trong giai đoạn từ năm 2013 đến 2017. Sở dĩ tôi chọn giai đoạn này vì từ năm 2013, Viện chính thức có tên gọi là Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam. Ngoài ra, việc tổng hợp, xử lý thông tin về thực trạng công tác văn thƣ trong nhiều năm sẽ giúp tôi có những đánh giá, đƣa ra những đề xuất có tính khách quan, trung thực, khả thi hơn. 4
5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài, ngoài các phƣơng pháp chúng đƣợc áp dụng trong nghiên cứu khoa học nhƣ: phƣơng pháp phân tích chức năng, phƣơng pháp phân tích hệ thống, phƣơng pháp toàn diện,.. đề tài còn sử dụng các phƣơng pháp cụ thể nhƣ: - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Để đánh giá hiệu quả công tác văn thƣ, tiến hành điều tra bằng những câu hỏi và bảng hỏi tự thiết kế bao gồm các câu hỏi liên quan đến đề tài, cùng với sự giúp đỡ cung cấp thông tin của cán bộ, công chức, viên chức tại Viện Hàn lâm KHXH VN. - Phương pháp so sánh đối chiếu: Phƣơng pháp này đƣợc tô sử dụng để so sánh thực trạng công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện đã làm đúng theo yêu cầu của Nhà nƣớc hay chƣa. Từ đó, lựa chọn những giải pháp tốt nhất để chuẩn hóa nghiệp vụ văn thƣ. - Phương pháp phân tích tổng hợp: Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã tiến hành phân tích những thông tin, số liệu, tài liệu thu thập đƣợc trong quá trình nghiên cứu, tìm tòi (mạng Intenet, sách, giáo trình, luận văn, khóa luận,…) sau đó tổng hợp thông tin, đƣa ra kết quả và sự đánh giá phù hợp. Từ đó, đƣa ra những giải pháp thích hợp để nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm. - Phương pháp nghiên cứu và phân tích tư liệu có liên quan: Trong quá trình thực hiện nghiên cứu đề tài, tôi đã nghiên cứu, đánh giá, phân tích các tƣ liệu và số liệu thực tế để đƣa ra những lập luận mang tính khoa học. 6. Kết cấu Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, đề tài có bố cục nhƣ sau: Chương 1. Những vấn đề chung về công tác văn thư Chương 2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam 5
Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ 1.1. Khái niệm công tác văn thƣ Văn bản là phƣơng tiện đƣợc các cơ quan, tổ chức dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Trong đó, ngƣời ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý nhƣ: soạn thảo, ban hành văn bản, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ,... những công việc này đƣợc gọi chung là công tác văn thƣ. Từ đó, công tác văn thƣ đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Theo giáo trình “Lý luận và phƣơng pháp công tác văn thƣ” của Vƣơng Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội (2005): “Công tác văn thƣ là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”. Theo Điều 1Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị định về Công tác văn thƣ: “Công tác văn thƣ bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ”. Nhƣ vậy, khái niệm công tác văn thƣ đƣợc nêu trong Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ về Công tác văn thƣ là ngắn gọn và chuẩn xác. Khóa luận của tôi thống nhất sử dụng khái niệm đƣợc quy định trong văn bản này, để tiến hành khảo sát công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN. 1.2. Nội dung công tác văn thƣ 1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản đƣợc quy định tại Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 của Bộ Nội vụ hợp nhất Nghị 6
định về Công tác văn thƣ, cụ thể nhƣ sau: - Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo; - Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: + Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; + Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; + Soạn thảo văn bản; + Trong trƣờng hợp cần thiết, đề xuất với ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; + Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan. 1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến Văn bản đến là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, Văn bản đƣợc chuyển qua mạng, Văn bản mật) và đơn, thƣ gửi đến cơ quan, tổ chức Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến đƣợc quy định tại Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Cụ thể nhƣ sau: - Tiếp nhận văn bản đến - Đăng ký văn bản đến - Trình, chuyển giao văn bản đến - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1.2.3. Quản lý văn bản đi Văn bản đi là tất cả các loại Văn bản, bao gồm Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bản hành chính và Văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao Văn bản, Văn bản nội bộ và Văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. 7
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đƣợc quy định tại Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Cụ thể nhƣ sau: - Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. - Đăng ký văn bản đi - Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật - Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi - Lƣu văn bản đi 1.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan * Lập hồ sơ: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Lập hồ sơ là là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phƣơng pháp nhất định Công tác lập hồ sơ đƣợc quy định tại Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan. Cụ thể nhƣ sau: - Mở hồ sơ - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ - Kết thúc hồ sơ * Giao nộp hồ sơ vào Lƣu trữ cơ quan: Thời hạn nộp lƣu hồ số, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lƣu trữ cơ quan đƣợc quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ số, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày 8
công trình đƣợc quyết toán. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lƣu vào Lƣu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ số, tài liệu đƣợc xác định thời hạn bảo quản từ 05 nãm trở lên, trừ những loại hồ số, tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc đƣợc dùng làm cãn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, đƣợc cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi Văn bản hết hiệu lực thi hành. - Hồ sơ về những công việc giải quyết chƣa xong. - Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trƣờng hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì). - Các Văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo. 1.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu là một vật thể đƣợc khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tƣ cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nƣớc. Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý củavăn bản. Việc quản lý và sử dụng con dấu đƣợc Chính phủ quy định chi tiết trong Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu. - Nguyên tắc đóng dấu: + Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản; + Con dấu chỉ đƣợc đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền (cấp trƣởng, cấp phó hoặc cấp dƣới trực thuộc đƣợc ủy quyền của thủ trƣởng cơ quan, tổ chức đó); + Không đƣợc đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không đƣợc đóng dấu khống chỉ (văn bản chƣa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc văn bản chƣa ghi nội dung; 9
+ Dấu đƣợc đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái; + Dấu đóng mờ phải đƣợc đóng lại. - Các chế độ quản lý con dấu: + Con dấu khắc xong phải đăng ký lƣu chiểu mẫu tại cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu, chỉ sau khi đƣợc cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới đƣợc thông báo sử dụng con dấu mới. Khi sử dụng con dấu mới, phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan côngan; + Con dấu phải do Thủ trƣởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng giao cho một ngƣời giữ. Ngƣời đƣợc giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức phải là ngƣời có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thƣ và phải chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về việc giữ và đóngdấu; + Con dấu phải để lại cơ quan, đơn vị và phải đƣợc quản lý chặt chẽ. Có giá để con dấu, đƣợc bảo quản trong hòm két, tủ có khóa chắc chắn. Không đem con dấu về nhà hoặc đi công tác. Trong trƣờng hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo, nhƣng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan, đơn vị; + Không đƣợc làm biến dạng con dấu. Nếu để mất con dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trƣớc pháp luật. Khi mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu đó. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng, hoặc mẫu dấu không đúng với quy định phải xin phép khắc lại con dấu mới, nộp lại con dấu cũ; + Nghiêm cấm dùng con dấu giả, sử dụng con dấu không đúng quy định. 1.3. Vị trí, vai trò của công tác văn thƣ * Vị trí: Công tác văn thƣ đƣợc xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thƣ là hoạt động không thể thiếu đƣợc và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động 10
của văn phòng. Nhƣ vậy, công tác văn thƣ gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức. * Vai trò: - Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt đƣợc kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan; các cán bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trƣởng cơ quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn bản về những vấn đề, sự việc đƣợc phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan. Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu suất và chất lƣợng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thƣ. Nếu các khâu của công tác văn thƣ làm tốt nhƣ: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản đƣợc kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lƣợng; vào sổ văn bản đi - đến đƣợc rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản lý văn bản đƣợc chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Từ đó sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu suất công tác của cơ quan. - Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ. Nghĩa là, các văn bản, giấy tờ, truyền đạt các thông tin về quản lý đƣợc 11
chuyển giao đến cơ quan, đến ngƣời có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện đƣợc nhanh chóng, kịp thời; soạn thảo và ban hành các quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nƣớc. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan. Việc bảo vệ bí mật của nhà nƣớc và bí mật cơ quan có quan hệ mật thiết với công tác văn thƣ. Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà nƣớc, bí mật cơ quan đều đƣợc văn bản hóa, nghĩa là đều đƣợc phản ánh ở các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu quan. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nƣớc, bí mật cơ quan đƣợc các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và đƣợc các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn thƣ, thì sẽ đảm bảo đƣợc an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật nhà nƣớc và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài. - Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu văn thƣ là nguồn bổ sung chủ yếu cho lƣu trữ cơ quan và lƣu trữ lịch sử. Vì thế, giữa công tác văn thƣ và công tác lƣu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn công tác lƣu trữ tiến hành thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thƣ. Trƣớc hết là làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp tài liệu và lƣu trữ cơ quan. Nếu nhƣ văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản đƣợc thể hiện đầy đủ và đúng quy định thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lƣu trữ có độ chính xác cao. Từ đó, góp phần nâng cao chất lƣợng của tài liệu lƣu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng. Tóm lại, công tác văn thƣ có một vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ máy nhà nƣớc, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các cơ quan, doanh nghiệp… Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban hành đƣờng lối, chủ trƣơng của Đảng, pháp luật của Nhà nƣớc, với việc hoạch định chƣơng trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện 12
các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức, đòi hỏi cần đƣợc tất cả các cơ quan, tổ chức coi trọng và quan tâm đúng mức. 1.4. Yêu cầu đối với công tác văn thƣ Công tác văn thƣ đóng vai trò vô cùng lớn trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức. Mà Viện Hàn lâm là một trong những cơ quan hành chính Nhà nƣớc có quy mô lớn, từ đó công tác văn thƣ phải luôn đƣợc đảm bảo hoạt động tốt và có hiệu quả cao bằng cách đáp ứng đúng các yêu cầu sau đây: * Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc đƣợc đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan. * Chính xác: Chính xác về nội dung của văn bản: - Nội dung văn bản phải chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nƣớc cấp trên - Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, không che dấu sự thật… - Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Chính xác về mặt thể thức văn bản: - Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nƣớc quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải đƣợc trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ - Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nƣớc ban hành. Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ. - Yêu cầu chính xác phải đƣợc quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ nhƣ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao 13
văn bản… - Yêu cầu chính xác còn phải đƣợc thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ. * Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nƣớc. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thƣ đến việc lựa chọn cán bộ văn thƣ của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã đƣợc quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thƣờng vụ Quốc hội. Bảo mật tại bộ phận văn thƣ chuyên trách những bí mật nội dung các văn bản đến, giải quyết văn bản, hay từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lƣu văn bản. * Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thƣ gắn liền với việc sử dụng các phƣơng tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thƣ đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nƣớc nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lƣợng cao. Hiện đại hóa công tác văn thƣ ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhƣng phải tiến hành từng bƣớc, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nƣớc cũng nhƣ điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tƣ tƣởng bảo thủ, lạc hậu, coi thƣờng việc áp dụng các phƣơng tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thƣ. Tiểu kết chƣơng 1 Thông qua việc tìm hiểu khái quát chung về công tác văn thƣ giúp chúng ta hiểu rõ hơn tầm quan trọng không thể thiếu của công tác văn thƣ trong hoạt động thƣờng ngày của mỗi cơ quan, tổ chức. Việc tìm hiểu, hệ thống các lý luận chung về công tác văn thƣ sẽ là tiền đề giúp cá nhân có cơ sở để thực hiện tốt nội dung đánh giá thực trạng về nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam ở phần chƣơng 2 14