Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả tổ chức công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:106

Thêm vào BST

Báo xấu

61
lượt xem 17
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu, khảo sát về công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội nhằm làm rõ vai trò của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, từ đó có thể đánh giá ưu điểm, nhược điểm của công tác tổ chức văn thư, lưu trữ để đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả tổ chức công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S LÂM THU HẰNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HÀ Mã SV : 1405QTVC012 Lớp : ĐH_QTVP14C Khóa : 2014 - 2018 HÀ NỘI - 2018
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội đã tạo điều kiện tốt nhất cho em trong quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan. Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn tới các anh (chị) – chuyên viên trực tiếp hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập vừa qua, đặc biệt là chị Phan Thị Thu Huyền, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự đã luôn quan tâm, chỉ bảo, giúp em có được những tài liệu cần thiết để em hoàn chỉnh bào báo cáo và hoàn thành tốt bài khóa luận của mình. Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các thầy, cô giáo khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là cô Lâm Thu Hằng, cô là người đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em thực hiện bài khóa luận này và cũng là người đã dìu dắt chúng em trong suốt quá trình học tập tại trường. Mặc dù đã cố gắng và nỗ lực rất nhiều song còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm, kiến thức, kỹ năng cũng như nhiều mặt khác nên bài khóa luận không tránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến tận tình của quý thầy cô và các bạn đọc để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Nghĩa của từ Từ viết tắt Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất HPM động sản Hà Nội Phòng Hành chính – Nhân sự PHC-NS
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 7 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ........................................................................................................ 7 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư. .......................................... 7 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư. ............................................................ 7 1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. ................................................. 8 1.1.3. Nội dung của công tác văn thư. ........................................................ 9 1.2. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ. ......................................... 23 1.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ. ........................................................... 23 1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ. ................................................ 24 1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ. ....................................................... 25 1.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ. ................................ 30 Tiểu kết: ......................................................................................................... 32 Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI. ......................................................................................................... 33 2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội. .................................................................................................. 33 2.1.1. Lịch sử hình thành. ......................................................................... 33 2.1.2. Chức năng. ...................................................................................... 34 2.1.3. Nhiệm vụ. ........................................................................................ 34 2.1.4. Cơ cấu tổ chức. ............................................................................... 35 2.1.5. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức phòng HC-NS. ................... 35 2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty HPM. ................ 38 2.2.1. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ. .............................. 38 2.2.2. Xây dựng quy chế, nội dung công tác văn thư, lưu trữ; Quy định sử dụng tài liệu............................................................................................... 42 2.2.3. Nghiệp vụ công tác văn thư tại Công ty HPM. .............................. 42 2.2.4. Nghiệp vụ công tác lưu trữ tại công ty HPM.................................. 59 Tiểu kết: .......................................................................................................... 65
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NĂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI ........................................................................... 66 3.1. Đánh giá chung .................................................................................... 66 3.1.1 Ưu điểm ........................................................................................... 66 3.1.2. Hạn chế. .......................................................................................... 68 3.1.3. Nguyên nhân. .................................................................................. 70 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty HPM. ................................................................................. 71 3.2.1. Xây dựng lại quy chế soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty HPM, ban hành mới các quy chế về quản lý văn bản đến, công tác lưu trữ. 71 3.2.2. Xây dựng lại cơ cấu tổ chức phòng HC-NS. .................................. 71 3.2.3. Tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ riêng. .............................. 72 3.2.4. Nâng cao vai trò lãnh đạo của Trưởng phòng HC-NS trong tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty. ....................................................... 72 3.2.5. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại tổ Văn thư , Lưu trữ một cách khoa học. ............................................................................................................ 72 3.2.6. Đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên tổ Văn thư, Lưu trữ. ..................................................................................................... 73 3.2.7. Bố trí, sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc. .............................. 73 3.2.8. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ. ....... 74 3.2.9. Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hoạt động của tổ Văn thư, Lưu trữ. ............................................................................................................. 75 3.2.10. Sự quan tâm chỉ đạo và giúp đỡ của Lãnh đạo Công ty. .............. 76 3.2.11. Điều kiện về cơ sở vật chất, thiết bị phụ trợ. ................................ 77 Tiểu kết: .......................................................................................................... 78 PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 79 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài. Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư , lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này. Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng 1
cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước. Thực tế công tác Văn thư , Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác Văn thư, Lưu trữ. Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước. Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư , Lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội nói riêng, sau thời gian thực tập tại phòng Hành chính – Nhân sự, em đã hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư, Lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan đơn vị. Và cũng chính trong thời gian thực tập đã giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và rút ra được những mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội. Vì vậy em đã chọn đề tài : “Nâng cao hiệu quả tổ chức 2
công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác Văn thư, Lưu trữ của Công ty. 2. Lịch sử nghiên cứu Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ là đề tài tuy không còn mới nhưng vẫn luôn nhận được sự quan tâm của rất nhiều người và được quan tâm, nghiên cứu ở nhiều khía cạnh khác nhau. Trên thực tế, đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về vấn đề này. Các cuốn giáo trình, tài liệu, các bài khóa luận, các bài báo cáo của các sinh viên về công tác văn thư, lưu trữ như: Vương Đình Quyền, “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, NXB Quốc gia Hà Nội (2007). Giáo trình Công tác văn thư, trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Giáo trình Công tác lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Bài viết của tác giả Nguyễn Thị Lệ Nhung, “ Những vấn đề chung về công tác văn thư” Bài khóa luận tốt nghiệp của Phạm Thị Kim Anh, “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần liên doanh Đầu tư Quốc tế KLF (Tập đoàn FLC)”, Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Bài khóa luận tốt nghiệp của Nguyễn Thị Hiền, “Nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Tập đoàn Mai Linh”, Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của Nguyễn Huyền Trang, “Tìm hiểu công tác Văn thư ở Công ty Cổ phần Công nghệ và Thương mại Bách khoa, Thực trạng và Giải pháp”, Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3
Các bài viết đã nêu ra một cách khách quan về thực trạng việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan nhà nước và cả các doanh nghiệp; đã đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên trong đề tài này, tôi sẽ nghiên cứu và kế thừa các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại các công ty, doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp có hiệu quả. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu. Để nghiên cứu đề tài, chúng tôi nghiên cứu khảo sát những nội dung sau: - Nghiên cứu về lý luận công tác Văn thư, Lưu trữ. - Nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội Đề tài nghiên cứu, khảo sát về công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội nhằm làm rõ vai trò của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự trong việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, từ đó có thể đánh giá ưu điểm, nhược điểm của công tác tổ chức văn thư, lưu trữ để đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. + Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức công tác Văn thư, Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội. + Đối tượng nghiên cứu: Lí luận về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; thực tiễn hoạt động văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội. Sở dĩ chúng tôi nghiên cứu Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ từ năm 2002 đến năm 2017 bởi Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội được thành lập vào năm 2002. Thời gian từ năm 2002 đến nay, Công ty đã trải qua rất nhiều sự kiện, từ đó cho thấy 4
rằng công tác văn thư, lưu trữ càng quan trọng hơn với các văn bản, giấy tờ của các sự kiệnquan trọng đã qua. 5. Phương pháp nghiên cứu. Để thực hiện tốt bài khóa luận này, tôi đã sử dụng các phương pháp sau: + Phương pháp điều tra khảo sát: Trên cơ sở nghiên cứu thực tế tình hình tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại công ty HPM, tôi có cái nhìn một cách thực tế và toàn diện hơn về việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại công ty. Đó là cơ sở cho các đánh giá và đưa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty HPM. + Phương pháp đối thoại phỏng vấn: Thực hiện phỏng vấn trực tiếp Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự và nhân viên bộ phận văn thư, lưu trữ về cách thức tổ chức và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại công ty HPM, từ đó đưa ra được các đánh giá một cách khách quan về thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. + Phương pháp phân tích: Từ những số liệu và thông tin đã thu thập được qua quá trình điều tra, khảo sát và phỏng vấn, tôi tiến hành phân tích để thấy rõ được thực trạng công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tại công ty HPM. + Phương pháp so sánh: Sau khi có kết quả từ việc phân tích số liệu và thông tin, tôi tiến hành so sánh giữa thực trạng công tác tổ chức văn thư, lưu trữ tại công ty HPM với các quy định của công ty và của nhà nước, để có thể đưa ra được đánh giá về ưu điểm và hạn chế trong công tác tổ chức văn thư, lưu trữ. + Phương pháp tổng hợp: Sau khi phân tích và so sánh, tôi tổng hợp lại các thông tin để chọn lọc những thông tin có giá trị, đưa ra đánh giá cụ thể và từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại công ty HPM. 5
6. Giả thuyết nghiên cứu. Nếu làm tốt việc tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý điều hành hoạt động của doanh nghiệp. 7. Cấu trúc khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, khóa luận gồm 3 chương được cấu trúc như sau: Chương 1: Một số lí luận chung về công tác văn thư – lưu trữ. Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội. Chương 3: Một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại công ty Cổ phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội. 6
PHẦN NỘI DUNG Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư. 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư. Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới. Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức. Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ 7
chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”. 1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan dù lớn hay nhỏ, các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà còn có thể ảnh hưởng đến cơ quan khác. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của cơ quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của cơ quan. 8
Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ cơ quan. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức sẽ đều được văn bản hoá, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. 1.1.3. Nội dung của công tác văn thư. 1.1.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản. - Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc 9
cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó. Có nhiều phương pháp soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo… - Trình duyệt bản thảo: Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt. Những văn bản gửi đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký đều phải được Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và ban hành. Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa đúng thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy, in sao văn bản. - Ký và ban hành văn bản: Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban hành. 1.1.3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. * Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi. Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan. * Nội dung quản lý văn bản đi. Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản. Văn bản sau khi được đánh máy (hoặc in) trước khi trình lãnh đạo ký và đóng dấu, làm thủ tục gửi đi, đều phải được kiểm tra về thể thức. Việc này thường được giao cho phụ trách bộ phận văn thư làm. Hiện nay, việc quy định về các yếu tố thể thức cho văn bản và cách trình bày các yếu tố thể thức đã được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- 10
BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Bước 2: Trình ký văn bản, lấy số và ngày tháng ban hành văn bản. - Sau khi văn bản được cán bộ văn thư kiểm tra về thể thức sẽ được chuyển đến Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính để kiểm tra về nội dung và thể thức lần cuối. Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính sẽ ký nháy vào cuối phần nội dung của văn bản, sau đó văn bản mới được trình lên người có thẩm quyền ký. - Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư sẽ tiến hành lấy số và ngày tháng năm ban hành văn bản. - Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan ban hành trong một năm được đánh chung cho một số văn bản hành chính. - Ghi số lên văn bản (đánh số văn bản) Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày đầu năm. Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ. Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản. - Ghi ngày tháng lên văn bản: Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các phương tiện đăng ký. Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng, chính xác (đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở đằng trước). Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đi. - Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản… vào những 11
phương tiện đăng ký như: Sổ đăng ký, máy vi tính…nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Bước 4: Đóng dấu, nhân bản văn bản. Đây là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi đi. Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt pháp lý. Cán bộ văn thư không được đóng dấu “mật”, “khẩn” vào văn bản khi văn bản đó chưa có ý kiến của người ký văn bản. - Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật. * Nhân bản: + Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên số lượng nơi nhận tại nơi nhận văn bản; * Đóng dấu cơ quan; + Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. + Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định. +Đóng dấu vào phụ lục kèm theo. Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu trùm, lên một phần tên cơ quan hoặc tên của phụ lục. + Đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang. Bước 5: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; - Đăng ký vào sổ chuyển giao và thực hiện việc chuyển văn bản đi. 12
Tất cả các văn bản khi chuyển giao, người nhận đều cần ký xác nhận vào sổ chuyển giao văn bản đi. Đối với những văn bản chuyển qua đường bưu điện, khi nhân viên bưu điện nhận đủ số lượng văn bản sẽ đóng dấu vào ô ký nhận. * Chuyển phát văn bản đi; + Văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản Quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký. Văn bản có mức độ khẩn phải giải quyết ngay trong ngày văn bản đó được ký. Văn bản có mức độ khẩn phải chuyển ngay tới nơi nhận theo yêu cầu. + Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: việc chuyển phát văn bản đi qua bưu điện hay trực tiếp đều phải lấy chữ ký, ghi rõ số lượng, họ tên người nhận và thời gian nhận vào sổ chuyển văn bản. Bước 6: Lưu văn bản đi - Lưu văn bản đi: tất cả văn bản đi đều phải lưu tại văn thư. - Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản gốc: Một bản lưu tại văn thư, cơ quan, một bản lưu trong hồ sơ công việc của chuyên viên có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký tắt trực tiếp. - Bản lưu văn bản đi tại văn thư công ty phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. - Đối với những văn bản quan trọng, phải lưu ở văn thư hai bản, được làm bằng giấy tốt và được in bằng mực bền lâu. - Đối với văn bản mật phải lưu riêng. 1.1.3.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến. - Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở văn thư. 13
- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật. - Văn bản đến phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. - Các cá nhân, đơn vị, khi nhận văn bản đến phải đăng ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư. Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến. Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản (số lượng bì văn bản) có đủ không. Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người đưa văn bản cho mình. Kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất văn bản bên trong phong bì không. Nếu có thì phải báo cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản đến cơ quan. Bước 2: Phân loại, bóc bì văn bản. - Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký). + Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, tên đơn vị tổ chức trong cơ quan), gửi Thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức danh hoặc ghi đích danh của họ). + Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin… - Bóc bì văn bản: 14
+ Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay sau khi nhận. Khi bóc bì văn bản không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện trên phong bì. + Với văn bản thường: Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay tránh làm rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì, ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản. Khi phát hiện những văn bản gửi không đúng, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó. Nếu có phiếu gửi: Sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quan gửi văn bản. Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận văn bản cách nhau quá xa nên giữ lại phong bì. + Văn bản mật: Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan phân công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn bản thường. Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật thì chỉ bóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên không được bóc mà phải chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật. Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến: Với bước này mục đích là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan. Khi giải quyết và xử lý văn bản đến Thủ trưởng cần phải đảm bảo nguyên tắc: Kiên quyết không xem xét văn bản đến khi văn bản mà cán bộ trình không có dấu “đến”. 15