Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:101

Thêm vào BST

Báo xấu

43
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích cơ bản của luận văn này là tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác văn thư và vai trò của Lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức và quản lý công tác văn thư. Tìm hiểu thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. LÂM THU HẰNG Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ HƯỜNG Mã số sinh viên : 1305QTVC027 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13C HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN Qua thời gian 4 năm học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, được sự giảng dạy và chỉ bảo tận tình của các thầy, cô giáo. Đặc biệt là các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã truyền đạt cho em những kiến thức về lý thuyết cũng như thực hành trong thời gian học tập tại trường. Là một trong những sinh viên vinh hạnh và tự hào được thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp. Trong thời gian thực hiện đề tài khóa luận này em đã có cơ hội được khảo sát thực tế cũng như thực hành các công việc về nghiệp vụ văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ, nhờ vậy em được áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế công việc tại cơ quan Bộ. Đồng thời học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế tại cơ quan. Để hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này em xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong khoa Quản trị văn phòng- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đặc biệt, em xin chân thành gửi lời cảm ơn Cô giáo Lâm Thu Hằng- Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn em trong quá trình hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Qua đây em xin được cảm ơn toàn thể cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng Bộ nói riêng và đội ngũ cán bộ, công chức tại cơ quan Bộ đã tạo điều kiện giúp đỡ và hướng dẫn em trong quá trình khảo sát tại cơ quan. Trong thời gian thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với sự chỉ bảo của cán bộ hướng dẫn cùng với sự tự học hỏi của bản thân. Cá nhân em đã tích lũy được thêm nhiều kiến thức thực tế về chuyên ngành mình đã học nói chung và kiến thức về tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ nói riêng. Em xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan kết quả nghiên cứu trong đề tài khóa luận này là trung thực, không sao chép dưới bất kỳ hình thức nào. Những trích dẫn trong đề tài đã được ghi nguồn gốc rõ ràng và được phép công bố. Tôi xin chịu trách nhiệm nếu có bất kỳ gian lận nào. Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017 Sinh viên thực hiện
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. ................................................................... 1 3. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................. 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu......................................................... 3 6. Giả thuyết nghiên cứu. .......................................................................... 4 7. Phương pháp nghiên cứu....................................................................... 4 8. Cấu trúc của đề tài ................................................................................. 5 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ ........................................................................... 6 1.1 Cơ sở lý luận ....................................................................................... 6 1.1.1 Công tác văn thư .............................................................................. 6 1.1.2 Khái niệm tổ chức ............................................................................ 6 1.1.3 Khái niệm quản lý ............................................................................ 6 1.1.4 Khái niệm văn bản ........................................................................... 7 1.1.5 Khái niệm văn bản đi ....................................................................... 7 1.1.6 Khái niệm văn bản đến..................................................................... 8 1.1.7 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ ................................... 8 1.1.8 Khái niệm con dấu ........................................................................... 8 1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư .................................. 9 1.2.1 Vị trí ................................................................................................. 9 1.2.2 Ý nghĩa ........................................................................................... 10 1.2.3 Yêu cầu........................................................................................... 11 1.3. Nội dung của công tác văn thư......................................................... 12 1.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản ..................................................... 12
1.3.2. Quản lý văn bản ............................................................................ 13 1.3.3. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan........................... 15 1.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu .......................................................... 15 1.4. Vai trò của Lãnh đạo Văn phòng Bộ trong tổ chức và quản lý công tác văn thư ............................................................................................... 16 Tiểu kết.................................................................................................... 18 Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ ........................................................ 19 2.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ ...................................................................................................... 19 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ ................................................................................................................. 19 2.1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển Bộ Nội Vụ .............................. 19 2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ. . 21 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ.. 24 2.1.2.1 Vị trí và chức năng của Văn phòng Bộ. ...................................... 24 2.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn .............................................................. 25 2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ.............................................. 25 2.2. Thực trạng tổ chức và quản lý các nghiệp vụ công tác văn thư tại văn phòng Bộ Nội vụ .............................................................................. 26 2.2.1. Tình hình thực hiện vai trò của lãnh đạo Văn phòng Bộ trong việc tổ chức và quản lý công tác văn thư........................................................ 26 2.2.2. Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư .......................................... 28 2.2.3. Tổ chức bố trí nhân sự làm công tác văn thư ................................ 30 2.2.4. Công tác xây dựng và ban hành văn bản ...................................... 32 2.2.4.1 Các văn bản do Bộ Nội vụ ban hành........................................... 32 2.2.4.2 Quy trình soạn thảo văn bản ....................................................... 35 2.2.5. Quản lý văn bản ............................................................................ 40 2.2.5.1. Quản lý văn bản đi ..................................................................... 41 2.2.5.2 Quản lý văn bản đến.................................................................... 46 2.2.6. Quản lý và sử dụng con dấu .......................................................... 53
2.2.7. Công tác lập hồ sơ. ........................................................................ 54 2.2.7.1 Lập hồ sơ ..................................................................................... 54 2.2.7.2 Quản lý hồ sơ và giao nộp hồ sơ. ................................................ 57 2.2.8. Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư ...................... 57 2.2.8.1 Máy móc trang thiết bị ................................................................ 58 2.2.8.2 Một số phần mềm của Bộ Nội vụ hỗ trợ công tác văn thư ......... 59 2.2.8.3 Một số điều kiện hỗ trợ khác....................................................... 60 2.3. Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư ............................ 60 2.3.1. Ưu điểm ......................................................................................... 61 2.3.2. Hạn chế.......................................................................................... 63 2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................. 65 Tiểu kết.................................................................................................... 66 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ. ................ 67 3.1. Xây dựng hệ thống các văn bản về công tác văn thư....................... 67 3.2. Nâng cao vai trò lãnh đạo. ............................................................... 68 3.3. Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức làm công tác văn thư ........ 69 3.4. Đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư cho người làm văn thư. .... 69 3.5. Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác văn thư ................................ 70 3.6. Tăng cường hoạt động kiểm tra, giám sát ........................................ 71 Tiểu kết.................................................................................................... 73 KẾT LUẬN .................................................................................................... 74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 75 PHỤ LỤC
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Bộ Nội vụ là cơ quan quản lý nhà nước về mặt hành chính, Văn phòng Bộ trực tiếp giúp Lãnh đạo cơ quan điều hành bộ máy, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ hoạt động chỉ đạo và quản lý của lãnh đạo. Chính vì vậy công tác văn thư có một vai trò quan trọng, giữ vị trí then chốt trong công tác văn phòng. Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ của cơ quan. Công tác văn thư là một trong những hoạt động góp phần cải cách thủ tục hành chính. Hiện nay hoạt động công tác văn thư tại Bộ Nội vụ về cơ bản đã đạt được những kết quả tương đối tốt về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế như công tác bố trí và sắp xếp nhân sự chưa phù hợp, công tác lập hồ sơ chưa được quản lý chặt chẽ, chưa theo trình tự giải quyết công việc, tài liệu còn trong tình trạng bó gói để rải rác ở các đơn vị. Xuất phát từ thực tế trên, tôi chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề. Liên quan đến đề tài này đã có một số các công trình nghiên cứu trước đó như: Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư - PGS Vương Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011. Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Giao thông vận tải, 2017. Đây là hai cuốn giáo trình nghiên cứu đầy đủ về mặt lý luận công tác văn thư. 1
Bên cạnh đó còn có một số bài khóa luận tốt nghiệp đã nghiên cứu về thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư tại cơ quan Bộ, cơ quan hành chính và các doanh nghiệp như: Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Vi Thị Lợi - Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội”; Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Quyên - Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế Hợp tác và Phát triển nông thôn - Bộ Nông nghiệp Việt Nam; Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nhữ Mai Nhung - lớp ĐHLT - Quản trị văn phòng - Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội với đề tài “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa”; Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Quốc Hỷ - Khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Thành Đô về “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp”; Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Thị Mến - Lớp QT901P về “Tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Trường Cao đẳng nghề số 3 - Bộ Quốc phòng”. Bên cạnh đó còn có một số báo cáo thực tập nghiên cứu về công tác văn thư như: Báo cáo thực tập của tác giả Đinh Thị Hoài về “Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại Phòng Hành chính Trường Đại học Bách khoa Hà Nội”; Báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Văn Đông - Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội với đề tài “Tìm hiểu công tác văn thư tại Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội - Thực trạng và giải pháp”. Ngoài ra có một số bài viết được đăng trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam như: Tác giả Phí Thị Nhung với bài viết “Phát triển ngành văn thư - lưu trữ Nhà nước trong tiến tình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước”; Tác giả Vương Đình Quyền với bài viết “Thể thức văn bản và thể thức văn bản quản lý nhà nước - một số vấn đề lý luận thực tiễn”; Tác giả Nguyễn Tất Thắng với 2
bài viết “Một vài suy nghĩ về thực trạng và giải pháp nâng cao hoạt động về công tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp ở tỉnh Thừa Thiên Huế”. Có thể nói các công trình nghiên cứu và tài liệu nói trên đã nghiên cứu và đề cập đến những vấn đề lý luận chung về công tác văn thư và phản ánh thực trạng công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư tại một số cơ quan, tổ chức.Tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách đầy đủ và toàn diện về tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ. 3. Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác văn thư và vai trò của Lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức và quản lý công tác văn thư. Tìm hiểu thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện đề tài khóa luận này tôi cần thực hiện một số những nhiệm vụ sau: Thứ nhất, Khái quát lý luận chung về công tác văn thư. Thứ hai, Tìm hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Bộ Nội vụ. Thứ ba, Khảo sát thực tế vai trò của Lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ. Thứ tư, Nhận xét và đánh giá về thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đề suất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bộ Nội vụ. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư và vai trò của Lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức và quản lý 3
công tác văn thư tại Bộ Nội vụ. Phạm vi nghiên cứu: Do giới hạn về thời gian và điều kiện thực tế nên đề tài chỉ tập trung nghiên cứu và tìm hiểu về vai trò của Lãnh đạo Văn phòng trong việc tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Bộ Nội vụ. 6. Giả thuyết nghiên cứu. Trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức công tác văn thư có vai trò quan trọng và không thể thiếu. Hiệu quả hoạt động của cơ quan phụ thuộc một phần lớn vào việc thực hiện công tác văn thư vì vậy nếu công tác tổ chức và quản lý công tác văn thư được thực hiện tốt thì sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cả văn phòng và cơ quan. 7. Phương pháp nghiên cứu. Để thực hiện đề tài khóa luận này, trong quá trình nghiên cứu thực hiện một số phương pháp như sau: Phương pháp khảo sát phỏng vấn: Trong quá trình khảo sát tiến hành phỏng vấn tìm hiểu những quy định, nội quy, quy trình làm việc, các nghiệp vụ chuyên môn. Qua phỏng vấn làm rõ những vấn đề cần tìm hiểu. Phương pháp thống kê tổng hợp: Được áp dụng để thu thập, tổng hợp và trình bày số liệu về công tác văn thư. Thống kê số liệu văn bản đi, văn bản đến, thống kê đội ngũ nhân sự từ đó tổng hợp để phân tích. Phương pháp so sánh: So sánh việc thực hiện công tác văn thư với các quy định của Nhà nước và của cơ quan ban hành. Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ việc quan sát, thống kê, so sánh tiến hành tổng hợp và phân tích các tư liệu để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học. Đánh giá và nhìn nhận mang tính khách quan về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ. Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư tại đây. 4
8. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì khóa luận được chia làm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tổ chức và quản lý công tác văn thư. Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ. 5
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Công tác văn thư Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư - PGS Vương Đình Quyền đưa ra khái niệm về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”. 1.1.2 Khái niệm tổ chức Có hai cách hiểu về tổ chức đó là hiểu theo nghĩa danh từ và hiểu theo nghĩa động từ. Tuy nhiên trong đề tài khóa luận của tôi thống nhất hiểu khái niệm tổ chức theo nghĩa của động từ. Giáo trình Quản trị học – NXB Thống Kê có đề cập tới định nghĩa tổ chức như sau: “Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức.” 1.1.3 Khái niệm quản lý Quản lý là một dạng hoạt động đa dạng, được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau nên có nhiều cách hiểu khác nhau. Theo Tập bài giảng Khoa học quản lý đại cương – TS Trần Ngọc Liêu đưa ra định nghĩa về quản lý như sau: “Quản lý là quá trình tác động có ý thức bằng quyền lực theo quy trình của chủ thể quản lý tới khách thể quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm 6
thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi.” 1.1.4 Khái niệm văn bản Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về văn bản. Theo giáo trình “Văn bản học và Lưu trữ học đại cương” – NXB Giáo dục ấn hành năm 1996, khái niệm văn bản được hiểu theo hai nghĩa như sau: Hiểu theo nghĩa rộng: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ. Hiểu theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đoàn thể và xí nghiệp. Theo giáo trình “Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước, xuất bản năm 1992, đã đưa ra định nghĩa về thuật ngữ “Văn bản” như sau: Hiểu theo nghĩa rộng: Văn bản là vật mang tin, được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ, có giá trị pháp lý. Hiểu theo nghĩa hẹp: Văn bản là các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan như: Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết, Thông báo, Quyết định, Chỉ thị. Thông tư, Kế hoạch... Có nhiều cách hiểu khác nhau về văn bản. Song, chung lại đều có các đặc điểm sau: - Đều là vật mang tin được ghi lại bằng ký hiệu ngôn ngữ. - Đều là công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. - Được dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin. 1.1.5 Khái niệm văn bản đi Theo điều 2 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao 7
văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.” 1.1.6 Khái niệm văn bản đến “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.” (Theo điều 2 Thông tư 07/2012/TT-BNV). 1.1.7 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ Theo PGS Vương Đình Quyền: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hay một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những đặc điểm giống nhau về hình thức như cùng tên loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành”. “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học.” Theo Điều 2 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ giải thích từ ngữ : “Danh mục hồ sơ là bản kê hệ thống các hồ sơ dự kiến hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức trong một năm kèm theokis hiệu, đơn vị lập và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ.” Danh mục hồ sơ dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành, giúp các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ được chủ động, chính xác, quản lý công văn giấy tờ được chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Ngoài ra danh mục hồ sơ còn là công cụ hướng dẫn xác định giá trị và nộp lưu tài liệu. 1.1.8 Khái niệm con dấu Có nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm con dấu. Theo giáo trình 8
“Nghiệp vụ văn thư” của trường Đại học Nội vụ Hà Nội: - Con dấu vật vật khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản. - Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản và giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của nhà nước. - Dấu là một thành phần thể thức của văn bản, thể hiện giá trị pháp lý của văn bản. Theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính Phủ về quản lý và sử dụng con dấu có đưa ra khái niệm về con dấu như sau: “Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước”. 1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 1.2.1 Vị trí Công tác văn thư là hoạt động quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay nhỏ muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản và tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản, giấ y tờ. Trong đó có soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan tổ chức. Nếu thiếu một trong các nội dung trên thì công tác văn thư có thể ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động của cơ quan. 9
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộ phận quản lý. 1.2.2 Ý nghĩa Công tác văn thư là hoạt động thường xuyên và liên tục của mỗi cơ quan, tổ chức. Có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin góp phần nâng cao năng suất công việc, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của cơ quan từ việc đề ra chủ chương, chính sách, xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là bằng văn bản vì văn bản và phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng tới bản thân cơ quan mà còn có thể ảnh hưởng tới các cơ quan và tổ chức khác. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác và hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và mỗi cơ quan. 10
Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong họat động của cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Vì vậy nếu làm tốt công tác văn thư mọi công việc của cơ quan đều được văn bản hóa, giải quyết xong công việc, tài liệu đều được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định thì sẽ tạo điều kiện cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ như sắp xếp, xác định giá trị, thống kê, bảo quản để phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu hàng ngày và lâu dài về sau. 1.2.3 Yêu cầu Nhanh chóng Là yêu cầu đối với hiệu suất công tác văn thư. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn cấp của văn bản để chuyển văn bản kịp thời, đúng người, bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc. Đồng thời phải quy định rõ thời hạn giải quyết văn bản và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. Chính xác Nội dung văn bản ban hành phải chính xác theo yêu cầu giải quyết công việc, đúng với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước. Dẫn chứng phải thực tế, trung thực, số liệu đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức. Từng nội dung nghiệp vụ trong công tác văn thư như cho số văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản... phải thực hiện đúng theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương. Bí mật Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Để đảm bảo yêu cầu này cần thực hiện đúng theo các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật Nhà 11
nước. Chú ý việc sử dụng mạng máy tính và bảo mật an toàn thông tin trên mạng, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn... Hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề để nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi cơ quan. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của cơ quan. 1.3. Nội dung của công tác văn thư 1.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản Thể thức văn bản Thể thức văn bản gồm các thành phần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó phù hợp với thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản do cơ quan có thẩm quyền quy định. -Thể thức văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định và văn bản hành chính của nhà nước do Bộ trưởng Bộ nội vụ quy định. -Thể thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thảo luận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. -Thể thức văn bản của Đảng thực hiện theo hướng dẫn số 11- HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng Trung ương Đảng. -Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu ở các tổ chức chính trị xã hội ở Trung ương quy định. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm các bước đi cần thiết trong quá trình soạn thảo một văn bản. Thông thường gồm một số bước cơ bản sau đây. 12
Xây dựng kế hoạch soạn thảo văn bản. Trong đó cần xác định mục đích, yêu cầu, đối tượng, phạm vi áp dụng; Thể loại văn bản; Bố cục nội dung văn bản; Thời gian, tiến độ hoàn thành văn bản. Tiến hành thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin có liên quan đến văn bản soạn thảo. Xây dựng đề cương và biên tập bản thảo văn bản. Tổ chức góp ý kiến vào dự thảo văn bản, chỉnh sửa và hoàn thiện văn bản. Xây dựng tờ trình và trình duyệt dự thảo văn bản thảo. Đánh máy và nhân bản văn bản. Kiểm tra văn bản trước khi trình ký. Ký văn bản. Đóng dấu và làm thủ tục phát hành, lưu văn bản. 1.3.2. Quản lý văn bản Quản lý văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) được quản lý theo trình tự sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; Ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; - Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); - Đăng ký văn bản đi; - Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; - Lưu văn bản đi. Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục tại bộ phận văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. 13
Việc lưu văn bản đi Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký. Quản lý và giải quyết văn bản đến. Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau: - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. - Trình, chuyển giao văn bản đến. - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. 14