Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:86

Thêm vào BST

Báo xấu

48
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn được nghiên cứu với mục tiêu nhằm nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam chúng tôi đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : TH.S ĐẶNG VĂN PHONG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HỒNG Mã SV : 1405QTVC017 Lớp : ĐH_QTVP14C Khóa : 2014 - 2018 HÀ NỘI - 2018
1
LỜI CAM ĐOAN Sinh viên: Nguyễn Thị Hồng Mã SV: 1405QTVC017 Lớp: ĐH_QTVP14C Khoa: Quản trị Văn phòng Trong thời gian từ ngày 18 tháng 12 năm 2017 đến ngày 11 tháng 2 năm 2018 em có cơ hội được thực tập tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam để nâng cao kiến thức thực tế và nghiên cứu đề tài khóa luận tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam”. Em xin cam đoan rằng đề tài này được nghiên cứu dựa trên những kiến thức lý luận đã được học trên nhà trường và số liệu được cung cấp bởi Tổ Hành chính Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam và tham khảo tại các tạp chí, internet. Vì vậy kết quả nghiên cứu hoàn toàn trung thực, nếu có gì sai sót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Mặt cắt ngang một góc tại văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ...........................................................................................................................30 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1. Chi phí sửa chữa, mua mới các thiết bị trong Văn phòng ........................31 Bảng 2.2. Trang thiết bị được dùng cho Văn thư ......................................................32 Bảng 2.3: Thống kê tổ chức nhân sự làm công tác văn thư đến năm 2017 ..............33 Bảng 2.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến của Tổng công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ...........................................................................................................................38 Bảng 2.5: Thống kê số lượng văn bản đến của Tổng công ty Truyền hình cáp Việt Nam năm 2016-2017 .................................................................................................39 Bảng 2.6. Thống kê số lượng văn bản đi của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam năm 2016-2017 .................................................................................................44 Bảng 2.7: Trang thiết bị được dùng cho Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam ...................................................................................................................51 Bảng 2.8: Hoạt động đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ............................................................................................................54 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Số lượng văn bản đến của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam năm 2016-2017..........................................................................................................39 Biểu đồ 2.2: Số lượng văn bản đi của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam năm 2016- 2017.........................................................................................................45
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ....................................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu ..........................................................................................2 3. Nhiêm vụ nghiên cứu .........................................................................................2 4. Lịch sử nghiên cứu .............................................................................................3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................................4 6. Giả thuyết nghiên cứu .......................................................................................4 7. Phương pháp nghiên cứu ..................................................................................5 8. Bố cục của khóa luận .........................................................................................6 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ ..................................................................................................................7 1.1. Một số khái niệm cơ bản ................................................................................7 1.1.1. Khái niệm văn thư ......................................................................................7 1.1.2. Khái niệm Tổ chức ...................................................................................12 1.1.3. Khái niệm quản lý.....................................................................................13 1.2. Nội dung công tác tổ chức và quản lý văn thư ...........................................15 1.2.1. Nội dung công tác tổ chức văn thư...........................................................15 1.2.2. Nội dung quản lý công tác văn thư...........................................................17 Tiểu kết Chương 1 ...................................................................................................22 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM ...........23 2.1. Khái quát chung về Tổng Công ty Truyền hình Cáp Vệt Nam và Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ............................................23 2.1.1. Quá trình phát triển của Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ........23 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam. .................................................................................24 2.1.3. Tổ chức, hoạt động, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ...............................................27 2.2. Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ..................................................................28 2.2.1. Thực trạng công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam .............................................................................................28
2.2.2. Thực trạng công tác quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam .............................................................................................52 Tiểu kết chương 2 ....................................................................................................59 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY TRUYỀN HÌNH CÁP VIỆT NAM .......................................60 3.1. Đánh giá về công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam ..................................................................60 3.1.1. Đánh giá công tác tổ chức văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. ............................................................................................60 3.2. Nguyên nhân của những kết quả đạt được và hạn chế tồn tại trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư .......................................................................63 3.2.1. Nguyên nhân của kết quả đạt được ..........................................................63 3.2.2. Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế ............................................................64 3.3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. ................64 3.3.1. Nhóm giải pháp về nâng cao nhận thức ...................................................65 3.3.2. Nhóm giải pháp về tổ chức bộ máy ..........................................................67 3.3.3. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ ...................................................................69 KẾT LUẬN ..............................................................................................................73 TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................74
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội đồng thời tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hóa của đất nước cũng tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay, Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, doanh nghiệp cần được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, Việt Nam đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Bởi công tác văn thư không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi và truyền đạt lại các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Vì vậy, công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động. Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng. Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước. 1
Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam là một đơn vị truyền hình trực thuộc Đài truyền hình Việt Nam, trong quá trình hoạt động hàng năm Tổng công ty đã ban hành một khối lượng văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động của các đơn vị thành viên, đồng thời cũng tiếp nhận một khối lượng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan Nhà nước và các đơn vị trực thuộc gửi tới. Đây là khối lượng tài liệu rất quan trọng cần được tổ chức lưu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này. Hiện nay, trong hoạt động của Tổng Công ty Truyền hình Cáp, Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm về việc tổ chức và quản lý công tác văn thư của cơ quan và các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty. Bên cạnh những kết quả đã đạt được trong công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, vẫn còn những vướng mắc khó khăn cần phải tiếp tục nghiên cứu, điều chỉnh và bổ sung cách thức tổ chức quản lý nhân lực, trang thiết bị. Nhận thức được vấn đề đó trong quá trình thực tập thực tế tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, kết hợp với những kiến thức lý luận, lý thuyết, chúng tôi đã lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. Mục tiêu nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam chúng tôi đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức và quản lý công tác văn thư 3. Nhiêm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu, tổng hợp lý luận về hoạt động tổ chức và quản lý văn thư - Tìm hiểu, thu thập, phân tích, đánh giá công tác tổ chức và quản lý văn thư - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức và quản lý văn thư trong hoạt động của văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. 2
4. Lịch sử nghiên cứu Cho đến thời điểm hiện nay đã có nhiều sách báo tạp chí,… viết về nội dung công tác văn thư. Cụ thể: * Các giáo trình: - Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần phương Hiền (2012), Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân: Giáo trình cung cấp những kiến thức tổng hợp về văn phòng, tổ chức văn phòng và các nghiệp vụ cơ bản của văn phòng trong đó có công tác văn thư. Giáo trình cung cấp cho nghiên cứu những cơ sở lý luận để tác giả đi sâu nghiên cứu những nội dung có liên quan đến công tác văn thư - Trần Kiểm (2009), Những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý giáo dục, NXB Đại học Sư Phạm, Hà Nội: Giáo trình cung cấp những kiến thức tổng hợp về quản lý, từ đó chúng tôi làm căn cứ để đi sâu tìm hiểu về nội dung quản lý văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. - Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2008), Những văn bản của Đảng và Nhà nước về công tác ban hành văn bản công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải: Giáo trình cung cấp cho nghiên cứu các văn bản làm cơ sở pháp lý, là căn cứ để đối chiếu so sánh và đề xuất các giải pháp dựa trên cơ sở pháp luật. - Trường Cao đẳng Nội vụ (2009), Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, NXB Giao thông vận tải - Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2007: Giáo trình cung cấp về mặt lý luận chung trong công tác văn thư và những vấn đề liên quan. * Đề tài khóa luận: - Nguyễn Thị Luyến ( 2016 ), Khóa luận tốt nghiệp, “Tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh”, Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhữ Mai Nhung ĐHLT QTVPK13A, Khóa luận tốt nghiệp: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại công ty cổ phần giấy An Hòa” - Trần Thị Thúy (2013). Khóa luận tốt nghiệp: “Thực trạng và biện pháp 3
hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81” - Vi Thị Lợi (2016), Khóa luận tốt nghiệp, “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động thương binh và xã hội”, Đại học Nội vụ Hà Nội Khóa luận cung cấp cho tác giả những kiến thức liên quan đến hoạt động văn thư và là cơ sở thực tế để so sánh được hoạt động văn thư tại các cơ quan khác, từ đó đưa ra những nhận định đánh giá đúng đắn, khách quan. Đồng thời là cơ sở để đưa ra những hướng giải pháp khắc phục những vấn đề còn tồn tại cho các nghiên cứu sau này. Trong quá trình tìm hiểu về lịch sử nghiên cứu đề tài, chúng tôi thấy rằng chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam cả về lý luận cũng như thực tiễn. Thông qua đề tài “Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam” góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện công tác văn thư tại văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam và đóng góp cho nghiên cứu khoa học cũng như các tác giả nghiên cứu lý luận để làm các đề tài tiếp theo 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Quá trình tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam từ tháng 01 năm 2016 đến hết năm 2017 Phạm vi nghiên cứu: - Thời gian nghiên cứu: Tháng 01 năm 2016- tháng 12 năm 2017 - Không gian: Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. 6. Giả thuyết nghiên cứu Dựa trên mục tiêu nghiên cứu, chúng tôi tìm hiểu về nội dung tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình cáp Việt Nam. Thông qua việc khảo sát, tác giả tìm ra những tồn tại, hạn chế trong việc tổ chức và quản lý công tác văn thư tại tổng công ty. Từ đó, chúng tôi đề xuất các giải pháp nhằm khắc 4
phục nhược điểm, nâng cao hiệu quả công tác văn thư của Văn phòng Tổng Công ty trong thời gian tới. 7. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thiện được đề tài trong quá trình nghiên cứu tác giả đã thực hiện một số phương pháp sau: - Phương pháp hệ thống: Chúng tôi sử dụng phương pháp này để liên kết lý luận và thực tiễn từ đó giúp chúng ta xâu chuỗi và dễ dàng nhận diện những vấn đề tồn tại trong công tác tổ chức và quản lý văn thư, đồng thời rút ra đánh giá thực trạng thực hiện công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam. - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Nguồn số liệu từ phòng hành chính, phòng lưu trữ, phòng Công nghệ thông tin thuộc Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam, nguồn từ các đề tài nghiên cứu trước đó, qua sách báo, mạng internet… Chúng tôi sử dụng phương pháp này để tổng hợp và loại bỏ những thông tin không có tính khả dụng tìm ra các thông tin mang tính chinh xác, từ đó, tác giả làm căn cứ để tìm ra bản chất, các mối quan hệ trong công tác văn thư. - Phương pháp quan sát: Với phương pháp này chúng tôi quan sát các cán bộ phòng ban thực hiện nghiệp vụ và lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý và điều hành của mình, từ đó đánh giá đúng về việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư tại Văn phòng tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam - Phương pháp phỏng vấn: Chúng tôi phỏng vấn các đối tượng khác nhau làm việc trong Văn phòng. Việc phỏng vấn giúp chúng tôi đánh giá được thái độ cũng như những quan điểm của họ trong công tác văn thư - Phương pháp tổng hợp, đánh giá: Tổng hợp những thông tin đã xử lý từ đó đưa ra các đánh giá Từ việc sử dụng các phương pháp trên tác giả tìm ra những tư liệu để đưa ra các đánh giá khách quan nhất về công tác tổ chức và quản lý về văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 5
8. Bố cục của khóa luận Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, Danh mục tài kiệu tham khảo thì phần Nội dung của đề tài được kết cấu gồm có 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác tổ chức và quản lý văn thư Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý văn thư tại Văn phòng Tổng Công ty Truyền hình Cáp Việt Nam 6
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Khái niệm văn thư Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra ( đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả,…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành ( chiếu, chỉ, sắc lệnh,…) để phục vụ cho quản lý điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung Cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là văn thư phòng. [20, tr11] Như vậy, văn thư là hoạt động xuất hiện từ sớm ở Phương Đông đặc biệt là ở Trung Quốc dưới thời phong kiến, khi vua chúa thường ban hành các chiếu chỉ, sắc lệnh để cai trị đất nước. Ở nước ta văn thư cũng được du nhập vào và là phương tiện để các vua chúa thực hiện quyền cai trị của mình. Đến ngày nay văn thư vẫn giữ vai trò vô cùng quan trong ttrong các lĩnh vực đặc biệt là hành chính nhà nước. Công tác văn thư ( CTVT): Ngày nay CTVT là phương tiện chủ yếu được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức, cá nhân sử dụng để thực hiện thông tin trong hoạt động quản lý của mình, thuật ngữ CTVT ngày càng được sử dụng nhiều và trở nên quen thuộc với các cán bộ, công chức. Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương. Không những vậy còn rất quan trọng trong các cơ quan doanh nghiệp. 7
Trong đề tài này, tôi sử dụng khái niệm công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền: Công tác văn thư chỉ toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức. [20, tr 11] Nội dung cơ bản của công tác văn thư trong các cơ quan hiện nay bao gồm: • Soạn thảo và ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Soạn thảo văn bản thộc trách nhiệm của cán bộ chuyên môn, khi được giao thảo văn bản cần phải xác định được mục đích, yêu cầu của văn bản cần thảo từ đó thu thập thông tin đúng với những yêu cầu của văn bản; Trưởng đơn vị soạn thảo chịu trách nhiệm trong việc duyệt, bổ sung về nội dung của văn bản; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thủ trưởng cơ quan ký ban hành văn bản theo thẩm quyền quy định. • Quản lý văn bản đi: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.[9, tr1] Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ và tài kiệu vào lưu trữ cơ quan. Quản lý văn bản đi gồm 05 bước: - Kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng cho văn bản: Trước khi phát hành văn bản đi văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu phát hiện sai sót phải báo cho người có thẩm quyền xem xét và giải quyết. Ghi số văn bản theo hệ thống số chung của cơ quan và tuân theo những quy định của pháp luật; Ngày tháng năm được ghi theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ. - Đăng ký văn bản đi: Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc phần mềm trên 8
máy tính. Mẫu sổ được thực hiện theo quy định; Đối với đăng ký bằng phần mềm dữ liệu phải thực hiện trên phần mềm của cơ quan cung cấp và tuân thủ những quy định của pháp luật về lĩnh vực này. - Nhân bản, đóng dấu cơ quan văn bản và dấu mức độ mật, khẩn: Việc nhân bản văn bản phải tuân thủ nhân bản đúng số lượng ở nơi nhận, đối với văn bản mật cần tuân thủ theo quy định của pháp luật. Đối với việc đóng dấu văn bản theo đúng quy định đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đối với dấu mật khẩn được thực hiện theo các văn bản quy định hiện hành của Bộ Nội Vụ và Bộ Công An . - Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc chuyển phát: Sau khi văn bản thực hiện đầy đủ các thủ tục văn thư cơ quan thực hiện chuyển phát văn bản (Lựa chọn bao bì, trình bày bì, dán bì, đóng dấu mật khẩn nếu có). Văn bản được chuyển phát đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, sau khi văn bản chuyển đi, văn thư phải theo dõi quá trình chuyển phát văn bản. - Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu lại 02 bản (1bản gốc lưu tại văn thư, 1 bản chính lưu tại hồ sơ công việc): • Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản fax, văn bản chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức. [9, tr1]. Quản lý văn bản đến gồm 04 bước: - Tiếp nhận văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư cơ quan cần phải kiểm tra tính đầy đủ của văn bản, kiểm tra, đối chiếu trước khi ký nhận văn bản. Sau đó tiến hành bóc bì văn bản đảm bảo tính nguyên vẹn của văn bản, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về bóc bì văn bản. - Đăng ký, vào sổ văn bản đến: Việc đăng ký văn bản đến có thể thực hiện đăng ký bằng sổ hoặc đăng ký bằng phần mềm theo đúng quy định và lập sổ đăng ký văn bản đúng theo mẫu quy định trong Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ngày 22 tháng 11 năm 2012. 9
- Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư sau khi đăng ký văn bản đến phải trình văn bản lên Lãnh đạo cơ quan hoặc người có trách nhiệm để xem xét và phân phối ý kiến chỉ đạo giải quyết. Khi phân phối văn bản văn thư cơ quan đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký và tiến hành chuyển giao văn bản theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo. - Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: Văn bản chuyển đến các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo quy định. Người đứng đầu cơ quan hoặc Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính) có trách nhiệm nhắc nhở đôn đốc trong quá trình giải quyết văn bản. • Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ có nghĩa là tập hợp và sắp xếp các văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức theo nguyên tắc và phương pháp nhất định. Nghiệp vụ được thực hiện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ chuyên môn phải có trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo thời hạn Luật định Quản lý và sử dụng con dấu: Thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý con dấu cơ quan và kiểm tra việc sử dụng dấu; cán bộ văn thư cơ quan có trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu theo sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan. * Vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư trong hoạt động hành chính hiện nay - Vị trí: Trong hoạt động quản lý nhà nước hiện nay, công tác văn thư giữ vai trò vô cùng quan trọng, đây là đầu mối thông tin chủ yếu cung cấp cho lãnh đạo trong việc giải quyết công việc và đưa ra các quyết định quản lý, đồng thời là kênh thông tin cho hoạt động của cả cơ quan. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản để phổ biến chủ trương chính sách, phản ánh lên cấp trên, trao đổi, liên hệ phối hợp công tác, ghi lại những sự 10
kiện hiện tượng trong hoạt động hằng ngày của cơ quan. Công tác văn thư đặc biệt quan trọng đối với thực hiện công tác văn phòng, nó giữ vai trò trọng yếu trong công tác văn phòng. - Ý nghĩa: + Cung cấp thông tin cho hoạt động của cơ quan góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức, phòng tránh được nạn quan liêu giấy tờ. Công tác văn thư liên quan đến nhiều người, nhiều việc do đó công tác văn thư không chỉ liên quan đến nội bộ cơ quan mà còn liên quan nhiều bên khác. + Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị đưa ra những quyết định quản lý đúng đắn, chính xác tránh những sai lầm trong hoạt động quản lý. Thông tin cung cấp cho lãnh đạo càng nhanh chóng, chính xác thì hoạt động càng hiệu quả bởi nguồn thông tin bằng văn bản là nguồn thông tin mang tính pháp lý cao nhất. + Góp phần bảo vệ bí mật nhà nước, lưu giữ những thông tin phản ánh quá trình hoạt động của cơ quan. Tổ chức tổt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không mất mất thất lạc là góp phần bảo vệ bí mật nhà nước và cơ quan. + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu bởi công tác văn thư là nguồn thường xuyên và chủ yếu của công tác lưu trữ. - Yêu cầu: Để thực hiện tốt công tác văn thư của cơ quan cần đáp ứng các yêu cầu: + Nhanh chóng: Yêu cầu này xét đến mức độ khẩn và quan trọng của văn bản đêt chuyển giao văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết đồng thời quy định rõ thời hạn giải quyết văn bản và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. + Chính xác: Yêu cầu nội dung văn bản phảo chính xác theo yêu cầu công việc, đúng với đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước. Văn bản phải đúng thể loại, thẩm quyền, thể thức văn bản. + Bí mật: Là yêu cầu đối với công tác văn thư, là biểu hiện mang tính chính trị của công tác văn thư. 11
+ Hiện đại: Hiện đại hóa công tác văn thư là tiền đề để nâng cao năng suất, chất lượng công tác và là yêu cầu cấp bách của mỗi cơ quan trong thời đại công nghệ thông tin. 1.1.2. Khái niệm Tổ chức Có rất nhiều khái niệm về tổ chức đã được đưa ra ở cả hai nghĩa về danh từ và động từ: Theo Ducan (1981), tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc hướng tới những mục tiêu chung và mối quan hệ làm việc của họ được xác định theo cơ cấu nhất định. Theo định nghĩa này, yếu tố con người được coi trọng hơn những nguồn lực khác của tổ chức (máy móc, nhà xưởng, công nghệ,…). Ở một giới hạn nào đó, con người trong tổ chức cần phải làm việc hướng tới mục tiêu chung và những hoạt động của họ cần phải được phối hợp để đạt mục tiêu đó. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều có những mục tiêu và sự ưu tiên cho các mục tiêu giống nhau, và không phải tất cả các mục tiêu đều rõ ràng đối với tất cả mọi người. Theo đó, mối quan hệ của con người trong tổ chức được xác định theo cơ cấu nhất định. [23, tr2] Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ, tổ chức có các nghĩa sau đây: - Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định - Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất. - Làm công tác tổ chức cán bộ. Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống” . Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là 12
việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”. Trong đề tài này, tác giả sử dụng tổ chức như một động từ có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. Trong đề tài, chúng tôi sử dụng từ “tổ chức” với nghĩa: “Tổ chức là quá trình sắp xếp, bố trí các công việc và đưa ra các quy tắc để ổn định điều hành, thực hiện các mục tiêu trên nguyên tắc đảm bảo đúng chuyên môn, đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối hợp công việc giữa các thành viên. Trong mỗi cơ quan tổ chức việc thiết lập bộ máy, cách thức hoạt động là điều rất cần thiết để duy trì một tổ chức tốt” [21, trg 1] Từ khái niệm về tổ chức, chúng ta có thể hiểu tổ chức công tác văn thư là quá trình sắp xếp, bố trí các nội dung công việc có liên quan đến công tác văn thư như tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự, tổ chức nghiệp vụ văn thư, tổ chức mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư,… trên nguyên tắc đảm bảo đúng chuyên môn, đánh giá khách quan, cân đối công việc và có sự phối hợp công việc giữa các thành viên. 1.1.3. Khái niệm quản lý Bản chất của hoạt động quản lý là cách thức tác động (tổ chức, điều khiển, kiểm tra) hợp quy luật của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành đạt hiệu quả mong muốn và đạt mục tiêu đã đề ra. Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý”. Thông thường, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “Quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống” [14, tr5] - "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực 13
của tổ chức" [18, tr7] - Theo F. Taylor: Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất. Sau này ông Lerence chủ tịch hiệp hội các nhà kinh doanh Mỹ đã khái quát quan điểm của F. Taylor và cho rằng: Quản lý là thông qua người khác để đạt được mục tiêu của mình. [22, tr.11]. - Trong tác phẩm “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” Harold Koontz cho rằng: “Quản lý là một dạng thiết yếu, nó đảm bảo phối hợp nỗ lực cá nhân nhằm đạt được mục tiêu của nhóm. Ngoài ra ông còn cho rằng: Mục tiêu của nhà quản lý là nhằm hình thành một môi trường mà trong đó con người có thể đạt được các mục đích của nhóm với thời gian, tiền bạc, và sự bất mãn cá nhân ít nhất. Với tư cách thực hành thì quản lý là một nghệ thuật, còn kiến thức có tổ chức về quản lý là một khoa học” [15, tr.33] - Theo Paul Hersey và KenBlanc Heard trong cuốn “Quản lý nguồn nhân lực” thì: Quản lý là một quá trình cùng làm việc giữa nhà quản lý và người bị quản lý nhằm thông qua hoạt động của cá nhân, của nhóm, huy động các nguồn lực khác để đạt mục tiêu của tổ chức.” [13, tr.17]. - Ở Việt Nam, tác giả Trần Kiểm cho rằng: “Quản lý là những tác hoạch định của chủ thể quản lý trong việc huy động, kết hợp, sử dụng, điều chỉnh, điều phối các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) trong và ngoài tổ chức( chủ yếu là nội lực) một cách tối ưu nhằm đạt mục đích của tổ chức với hiệu quả cao nhất [17, tr74]. - Vũ Dũng và Nguyễn Thị Mai Lan cho rằng: “ Quản lý là sự tác động có định hướng, có mục đích, có kế hoạch và có hệ thống thông tin của chủ thể đến khách thể của nó” [16, tr 10] - Theo Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc: “ Hoạt động quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý (người quản lý) đến khách thể quản lý ( người bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạt mục đích của tổ chức” [11, tr.16]. 14