Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức công tác lưu trữ tại bảo hiểm xã hội một số quận, huyện trực thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội

Chia sẻ: Minh Tú | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:203

Thêm vào BST

Báo xấu

44
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trên cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ, đề tài khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH một số quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội; đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả việc tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức công tác lưu trữ tại bảo hiểm xã hội một số quận, huyện trực thuộc Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THƢƠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI MỘT SỐ QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - NĂM 2019
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THƢƠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI MỘT SỐ QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HÀ NỘI Chuyên ngành : Quản trị văn phòng Mã số: 60340406 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS VŨ THỊ PHỤNG HÀ NỘI - NĂM 2019
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................................1 1. Lý do lựa chọn đề tài ................................................................................. 1 2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài………………………………………....3 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề………………………………………………..4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 5 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 6 6. Nguồn tài liệu tham khảo........................................................................... 7 7. Kết cấu của luận văn .................................................................................. 8 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ .............................................................................................................9 1.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................... 9 1.1.1. Khái niệm ................................................................................ 9 1.1.2. Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ. ..................................... 10 1.1.3. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ trong các cơ quan..... 11 1.1.4. Vai trò của việc tổ chức công tác lưu trữ ............................... 18 1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ ............................................ 21 1.2.1. Giới thiệu khái quát các văn bản pháp lý và văn bản hướng dẫn về tổ chức công tác lưu trữ. ............................................................. 21 1.2.2. Nội dung các quy định về tổ chức công tác lưu trữ ................. 23 Tiểu kết chương 1 ........................................................................................ 30 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ Ở CÁC BHXH QUẬN, HUYỆN THUỘC TP. HÀ NỘI……………………………31 2.1. Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần tài liệu hình thành trong hoạt động của BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội......................................................................... 31 2.1.1 Giới thiệu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của BHXH quận, huyện thuộc BHXH TP Hà Nội…………………………..…...31 2.1.2. Thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hình thành trong hoạt động của BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội. ............ 34
2.2. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện thuộc TP Hà Nội..................................................................................................... 42 2.2.1. Xác định và phân công trách nhiệm tổ chức công tác lưu trữ. 42 2.2.2. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện .... 43 2.2.3. Các quy định hiện hành của ngành Bảo hiểm xã hội và BHXH Thành phố Hà Nội về tổ chức công tác lưu trữ ................................ 46 2.2.4. Hướng dẫn và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ....................... 48 2.2.5. Kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ ở BHXH quận, huyện ..... 70 2.2.6. Báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định ............................ 71 Tiểu kết chương 2 ........................................................................................ 78 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI CÁC BHXH QUẬN, HUYỆN TRỰC THUỘC BHXH THÀNH PHỐ HÀ NỘI ..................................................................................................................................79 3.1. Bổ sung, ban hành mới một số quy định về công tác lưu trữ. .............. 79 3.2. Nâng cao trình độ cán bộ lưu trữ .......................................................... 81 3.2.1. Bố trí cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ. ................... 81 3.2.2. Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ .......................................................................................... 83 3.3. Thu thập và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. ..................................... 85 3.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan. ...................... 85 3.3.2. Phân loại tài liệu. .................................................................. 87 3.3.3. Xác định giá trị tài tiệu. ......................................................... 88 3.4. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ. ..................................... 91 3.5. Tăng cường kiểm tra, đánh giá, xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ. .......................................................................................................... 92 3.6. Nâng cao trách nhiệm của bộ phận Hành chính - Văn phòng trong việc tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH các quận, huyện...................................94 KẾT LUẬN.......................................................................................................................97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................99
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nghiên cứu của Luận văn là khách quan, đánh giá đúng thực trạng và chưa từng công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Các trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng. TÁC GIẢ Nguyễn Thị Thƣơng
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội đã tận tâm dạy giỗ, chỉ bảo, giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học và đề tài nghiên cứu này. Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn cô PGS.TS Vũ Thị Phụng đã tận tâm hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu này. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới chị Đỗ Thị Kim Dung, Phó phòng quản lý hồ sơ Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội, Anh Nguyễn Thành Chung - Phó chánh văn phòng Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội và các anh chị phụ trách bộ phận một cửa kiêm lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội các quận huyện thuộc Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình nghiên cứu đề tài. Xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo của Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý đã tạo điều kiện để tôi có thời gian chuyên tâm vào nghiên cứu đề tài. Xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về mọi mặt để tôi hoàn thành luận văn này! Hà Nội, ngày tháng năm 2019 Tác giả Nguyễn Thị Thƣơng
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 1 BHXH Bảo hiểm xã hội 2 BHYT Bảo hiểm y tế 3 HC Hưu công an 4 HQ Hưu quân đội 5 MC Mất sức 6 TLLT Tài liệu lưu trữ 7 TNLĐ Tai nạn lao động 8 TP Thành phố
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Cách đây 69 năm, vào ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh – Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1/CP/VP gửi các Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính chất phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia.Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị”.Thông đạt này chính là một trong những văn bản đầu tiên của Nhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam. Hiện nay không chỉ riêng gì các cơ quan quản lý hành chính nhà nước mà ở ngành BHXH cũng vậy, tài liệu lưu trữ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tài liệu lưu trữ là căn cứ xác thực để giải quyết các đơn thư, khiếu nại, khiếu tố giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân; giải quyết các chế độ, chính sách cho người tham gia BHXH, BHYT, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính. Tài liệu lưu trữ ngành BHXH lưu giữ thông tin an sinh của hàng triệu người lao động. Theo Phó Bí thư Chi bộ, Phó Trưởng phòng Quản lý hồ sơ BHXH TP Hà Nội - Đỗ Thị Kim Dung: "Mỗi hồ sơ là chế độ của một con người cụ thể, liên quan mật thiết đến quyền lợi trong thời gian không chỉ một vài năm mà cả vài chục năm” Hiện nay, đối tượng tham gia BHXH, BHYT ngày một tăng cao, việc giải quyết chế độ cho người tham gia rất lớn, phức tạp, tài liệu sản sinh ngày càng nhiều, đòi hỏi công tác lưu trữ ở đây cần được tổ chức khoa học, do đó gặp nhiều khó khăn trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu. 1
Theo thống kê của Phòng Quản lý hồ sơ BHXH Thành phố Hà Nội, số hồ sơ đưa vào lưu trữ những năm gần đây liên tục tăng cao. Nếu như năm 2012 có 37.182 hồ sơ thì đến năm 2015 số lưu trữ và rà soát đã lên 55.242 hồ sơ. Như vậy hồ sơ năm sau nhiều hơn năm trước. Cho đến hiện nay, lãnh đạo ngành Bảo hiểm xã hội đã quan tâm và chỉ đạo các đơn vị cấp dưới thực hiện công tác lưu trữ theo đúng quy trình, đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, vấn đề tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH TP Hà Nội vẫn còn nhiều tồn tại. Qua khảo sát bước đầu, chúng tôi thấy, do khối lượng tài liệu quá nhiều, công tác phân loại chưa đảm bảo tính khoa học, hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu còn ít về số lượng và thể loại, thiếu tính thống nhất, nên chưa đáp ứng yêu cầu tra cứu thông tin trong tài liệu lưu trữ. Những hạn chế trên xuất phát từ nhiều nguyên nhân, trong đó theo chúng tôi có nguyên nhân từ các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ. Nếu không có biện pháp giải quyết những hạn chế nêu trên , công tác lưu trữ tại BHXH các quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội sẽ còn gặp nhiều khó khăn hơn nữa trong thời gian tới. Là một học viên cao học chuyên ngành Quản trị văn phòng, trong thời gian qua, khi có điều kiện tham gia chỉnh lý tài liệu lưu trữ ở một số bảo hiểm xã hội quận, huyện của Thành phố Hà Nội, tôi mong muốn vận dụng kiến thức đã học qua chương trình thạc sĩ về quản trị văn phòng để góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lưu trữ ở các cơ quan nói trên. Do đó, tôi chọn đề tài : “Tổ chức công tác lưu trữ tại Bảo hiểm xã hội một số quận, huyện trực thuộc Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội" làm luận văn tốt nghiệp thạc sĩ ngành Quản trị Văn phòng. 2
2. Mục tiêu và nhiệm vụ của đề tài - Mục tiêu nghiên cứu: + Trên cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ, đề tài khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH một số quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội + Đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả việc tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội - Nhiệm vụ nghiên cứu + Hệ thống hóa cơ sở lý luận, pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ + Giới thiệu vị trí chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của BHXH TP Hà Nội + Khảo sát, thống kê khối lượng, giới thiệu thành phần, nội dung và phân tích giá trị của tài liệu đang được bảo quản tại BHXH một số quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội. + Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH thành phố Hà Nội thời gian qua, chỉ ra những vấn đề hạn chế cần có giải pháp khắc phục + Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH thành phố Hà Nội. 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tổ chức công tác lưu trữ là một vấn đề được quan tâm và chú trọng từ nhiều năm nay và đã có rất nhiều công trình nghiên cứu .Trong đó trước hết phải kể đến một số giáo trình như “Lí luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do tập thể tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, NguyễnVăn Thâm biên soạn, Đại học Tổng hợp Hà Nội xuất bản năm 1981; “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng chủ biên, NXB Hà Nội, năm 2006; Ngoài ra, trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam trong thời gian quan đã có khá nhiều bài viết về công tác lưu trữ như: 3
Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5/2004; bài viết “Những vấn đề cần xem xét trong quản lý công tác lưu trữ ở các tập đoàn kinh tế Việt Nam”; Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 4 năm 2007; Nguyễn Thị Dung- Nguyễn Thị Hiểu với bài viết: “Thực trạng tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và những vấn đề cần giải quyết”… Những bài viết trên đã phản ánh nhiều khía cạnh khác nhau về vấn đề tổ chức công tác lưu trữ của các cơ quan tổ chức. Bên cạnh đó là các luận văn thạc sĩ về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ như: - Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình tập trung nghiên cứu các mặt của công tác lưu trữ trong doanh nghiệp này, bao gồm: công tác chỉ đạo và tổ chức, công tác tổ chức khoa học TLLT, công tác kho tàng, khai thác sử dụng TLLT và công tác thu thập TLLT của các Tổng công ty 91 vào Lưu trữ lịch sử - Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai) của tác giả Trần Vũ Thành nghiên cứu về vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai). - Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường Sắt Việt Nam của tác giả Trần Thị Vân Anh đi sâu tìm hiểu thực trạng các biện pháp tổ chức, quản lý về lưu trữ và trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp giúp cho việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ của toàn Tổng Công ty Đường Sắt Việt Nam được tập trung thống nhất. Các đề tài này mặc dù không đề cập đến thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại một số BHXH quận, huyện thuộc thành phố Hà Nội mà chỉ tập trung nghiên cứu về tổ chức công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp, nhưng đây là nguồn tài liệu tham khảo giúp tác giả có thêm những thông tin và kiến 4
thức bổ ích về tổ chức công tác lưu trữ nhằm phục vụ cho việc thực hiện đề tài của mình. Như vậy, cho đến nay đã có một số công trình nghiên cứu liên quan đến công tác lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ, tuy nhiên vẫn chưa có công trình nào nghiên cứu về tổ chức công tác lưu trữ tại ngành BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội. Vì vậy, đề tài luận văn của chúng tôi có tham khảo nhưng không trùng lặp với các đề tài nghiên cứu trước. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ tại BHXH các quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu  Phạm vi nội dung Đề tài luận văn nghiên cứu vấn đề tổ chức công tác lưu trữ ở góc độ Quản trị văn phòng, vì vậy, nội dung của luận văn không đi sâu vào những vấn đề nghiệp vụ cụ thể, mà tập trung vào các biện pháp của những người đứng đầu cơ quan và người hoặc bộ phận được ủy quyền (cụ thể là Phòng Hành chính của BHXH các quận, huyện) trong việc tổ chức công tác lưu trữ. Với góc độ tiếp cận như trên, phạm vi nội dung của luận văn tập trung làm rõ những vấn đề sau: + Xác định trách nhiệm trong tổ chức công tác lưu trữ + Phổ biến, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ + Tổ chức bộ máy, nhân sự để tổ chức, thực hiện công tác lưu trữ + Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ + Hướng dẫn quy trình, nghiệp vụ lưu trữ + Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ Trong từng nội dung trên, luận văn sẽ nhấn mạnh đến vai trò, trách nhiệm của bộ phận hành chính thuộc BHXH quận, huyện của thành phố Hà Nội. 5
 Phạm vi không gian Hiện nay, Thành phố Hà Nội có 30 Bảo hiểm xã hội quận, huyện. Tuy nhiên do điều kiện và thời gian thực hiện đề tài có hạn nên tác giả chỉ tập trung điều tra, khảo sát sâu tại một số cơ quan BHXH như: BHXH quận Hoàn Kiếm, BHXH quận Thanh Xuân, BHXH huyện Gia Lâm, BHXH huyện Phú Xuyên để phục vụ cho việc thực hiện đề tài của mình. Ngoài ra đây cũng là các đơn vị mà tác giả có điều kiện được tiếp xúc nhiều trên phương diện công việc của mình, do đó tương đối thuận lợi cho việc khảo sát và phản ảnh được chính xác thực trạng về vấn đề tổ chức công tác lưu trữ tại các BHXH quận, huyện kể trên. Đối với các BHXH các quận, huyện còn lại, tác giả áp dụng nghiên cứu gián tiếp thông qua các báo cáo, phỏng vấn và qua số liệu thống kê của Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội  Phạm vi thời gian Tác giả tiến hành khảo sát công tác lưu trữ ở các BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội trong thời gian 10 năm (2008-2018). Đây là khoảng thơì gian mà BHXH TP Hà Nội có sự thay đổi lớn, khi tỉnh Hà Tây cũ được sát nhập vào TP Hà Nội, Ngành BHXH trải qua một bước ngoặt lớn, có nhiều thay đổi về quy mô, nhân sự, cách thức tổ chức…. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử Các phương pháp nghiên cứu cụ thể: - Phương pháp nghiên cứu lý luận: Được áp dụng để hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về công tác lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ. - Phương pháp khảo sát ` Được áp dụng để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các BHXH quận huyện; tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội. 6
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, mô tả, thống kê Phương pháp này được áp dụng để thu thập tài liệu và phân tích các kết quả khảo sát tình hình tổ chức công tác lưu trữ tại các BHXH quận, huyện để từ đó đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp tổ chức công tác lưu trữ một cách khoa học phục vụ tốt quá trình khai thác và tra cứu thông tin. - Phương pháp phỏng vấn Phương pháp này được áp dụng trong quá trình tiếp xúc trực tiếp với cán bộ phụ trách hoặc trực tiếp làm công tác lưu trữ và một số cán bộ trong cơ quan khi họ có nhu cầu tra cứu tài liệu để từ đó hiểu và nắm bắt được thực trạng và đưa ra những giải pháp sát thực nhất. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Để thực hiện đề tài này, ngoài các thông tin khảo sát từ thực tế, tác giả đã sử dụng các nguồn tài liệu tham khảo sau đây: - Các văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định về công tác lưu trữ như: Luật Lưu trữ 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành một điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ… - Các văn bản của Bộ Tài chính, Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Bảo hiểm xã hội TP Hà Nội quy định về tổ chức công tác lưu trữ - Các văn bản quy định cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các Bảo hiểm xã hội quận, huyện - Một số giáo trình về công tác văn thư lưu trữ mà tiêu biểu là cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm. - Các luận văn, khóa luận của học viên cao học, sinh viên Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng - Trường ĐHKHXHNV có những nội dung liên quan đến đề tài. 7
- Các bài viết về tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trên báo, tạp chí như: Tạp chí VT-LTNN; Tạp chí Dấu ấn thời gian; Tạp chí nghiên cứu lịch sử,... 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần Mở đầu và phần Kết luận, luận văn bao gồm 3 chương: Chƣơng 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức công tác lƣu trữ. Trong Chương này, tác giả nghiên cứu một số cơ sở lý luận như khái niệm, nội dung và vai trò của công tác lưu trữ, đồng thời hệ thống các văn bản pháp lý của nhà nước về công tác lưu trữ và tổ chức công tác công tác lưu trữ. Chƣơng 2. Thực trạng tổ chức công tác lƣu trữ ở các BHXH quận, huyện qua khảo sát tại một số BHXH quận, huyện TP. Hà Nội. Tại Chương này tác giả khái quát về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của BHXH quận, huyện. Căn cứ vào cơ sở lý luận và những quy định của Nhà nước về tổ chức công tác lưu trữ (đã trình bày trong chương 1), tác giả phân tích thực trạng về tổ chức công tác lưu trữ của BHXH quận, huyện qua khảo sát thực tế ở một số BHXH quận, huyện để đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ Chƣơng 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức công tác lƣu trữ tại các BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội Trên cơ sở những phân tích ở Chương 2, Từ thực trạng về vấn để tổ chức công tác lưu trữ, tác giả đã đi sâu nghiên, đề xuất các giải pháp tổ chức để giúp cho công tác lưu trữ tại BHXH quận, huyện trực thuộc BHXH TP Hà Nội đạt hiệu quả cao. 8
CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƢU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Khái niệm a, Khái niệm tổ chức. Theo tập bài giảng môn Tổ chức khoa học hoạt động Văn phòng thuộc Chương trình đào tạo thạc sĩ của Khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng – Trường Đai học Khoa học xã hội và Nhân văn, khái niệm “Tổ chức” được phân tích theo loại từ là động từ, danh từ và tính từ. Theo nghĩa danh từ: Tổ chức chỉ một cơ quan, đơn vị, nhóm người có sự phân công, phân nhiệm theo thứ tự, trình tự. Theo nghĩa động từ: là hoạt động nhằm sắp xếp, bố trí, phân định một nhóm người hoặc một hoạt động, một sự kiện sao cho hoạt động hay nhóm người đó có trật tự, thứ bậc. Theo nghĩa tính từ: được hiểu là một hoạt động, một công việc hay một nhóm người đã được bố trí, sắp xếp đạt được hiệu quả và mục tiêu đặt ra, hay còn gọi là “có tổ chức”. Tuy nhiên, trong đề tài này tác giả sử dụng từ “ Tổ chức” theo nghĩa động từ để tiếp cận vấn đề và được định nghĩa như sau: “ Tổ chức là cách sắp xếp, bố trí, điều khiển con người hay công việc, hoạt động theo những quy định hiện hành”. Một tổ chức hoạt động cần có khuôn khổ, quy định, quy chế nhất định phù hợp với tình hình hoat động, đặc thù công việc và quy mô của cơ quan, đơn vị đó. Do vậy, một cơ quan đơn vị được coi là tổ chức tốt khi đảm bảo được con người hay công việc thực hiện đúng quy chế, quy định đã đề ra. b, Khái niệm công tác lưu trữ. Theo PGS.TS Dương Văn Khảm (2003) trong Công tác văn thư, lưu trữ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội: Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động 9
quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo đảm an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Theo TS. Nguyễn Lệ Nhung – www.vanthuluutru.com : Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tóm lại, công tác lưu trữ có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng dù hiểu theo cách nào thì cũng đều là tổ chức, quản lý các nghiệp vụ lưu trữ sao cho khoa học và hiệu quả nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ nhiều mục đích khác nhau của con người và xã hội. c, Khái niệm tổ chức công tác lưu trữ. Từ hai khái niệm trên, có thể hiểu: Tổ chức công tác lưu trữ là tổng thể các biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Các biện pháp được nói đến ở đây là tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác lưu trữ; ban hành quy định, quy chế về công tác lưu trữ; tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… 1.1.2. Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ. Nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ được áp dụng với tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trên đất nước Việt Nam. Việc quản lý tập trung thể hiện ở cả việc quản lý tài liệu và quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ. Nguyên tắc tập trung quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong các cơ quan thuộc hệ thống BHXH Việt Nam được thể hiện ở việc tập trung toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị đó và các đơn vị trực thuộc tạo thành Phông Lưu trữ của cơ quan BHXH đó. Việc quản lý tài liệu lưu trữ trong phông và việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực 10
hiện thống nhất theo những quy định, quy chế của cơ quan về quản lý tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, dựa trên nguyên tắc tuân thủ pháp luật của nhà nước Việt Nam. Tại khoản 9, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:“Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước”. Như vậy, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị BHXH đã được Luật Lưu trữ xác định là thuộc thành phần Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Vì thế, công tác lưu trữ ở ngành Bảo hiểm cũng cần phải tuân theo những quy định chung trong Luật Lưu trữ như: Việc chuyển tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, thu thập, quản lý, bảo vệ, khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc bí mật nhà nước và tài liệu đặc biệt quý hiếm được thực hiện theo quy định của pháp luật; Nghiêm cấm việc chiếm giữ, tiêu huỷ trái phép, làm hư hại tài liệu lưu trữ quốc gia hoặc sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào mục đích trái với lợi ích của nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Để quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ, BHXH Việt Nam đã ban hành các văn bản hướng dẫn khá đầy đủ để chỉ đạo hướng dẫn các đơn vị trong Ngành thực hiện công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ một cách thống nhất và có căn cứ. Hệ thống văn bản chính là hành lang pháp lý để các đơn vị, cá nhân tuân thủ và thực hiện theo quy định của Đảng, Nhà nước và của Ngành một cách thống nhất. 1.1.3. Các biện pháp tổ chức công tác lưu trữ trong các cơ quan. Tổ chức công tác lưu trữ bao gồm các biện pháp sau: a. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ: ....... Công tác lưu trữ là một nhiệm vụ cần thiết và quan trọng trong mỗi 11
cơ quan, tổ chức. Do đó để công tác này được thực hiện thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ thì cơ quan cần tổ chức bộ phận chuyên trách làm công tác lưu trữ để tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan hay lãnh đạo văn phòng các công việc như: - Xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ cho cơ quan bao gồm các kế hoạch về thực hiện công tác lưu trữ, kế hoạch thu thập tài liệu, kế hoạch thanh tra, kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ, kế hoạch loại hủy tài liệu hết giá trị, kế hoạch chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ ….. - Soạn thảo các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ, xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan. - Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan như thu thập, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… - Tư vấn cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ như giá kệ, hộp đựng hồ sơ, bìa hồ sơ, cặp ba dây… - Đề xuất tổ chức các buổi tập huấn đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ lưu trữ, phổ biến các văn bản quy định về công tác lưu trữ cho các bộ phận chuyên môn. - Thực hiện báo cáo, thống kê về hoạt động lưu trữ của cơ quan… Từ các nhiệm vụ kể trên cho thấy công tác lưu trữ cần thiết phải tổ chức bộ phận chuyên trách để thực hiện thống nhất các nhiệm vụ này. Nếu không bố trí bộ phận chuyên trách mà chỉ là cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ thì khó có thể đảm bảo hiệu quả của công tác quản lý và tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. Hiện nay tại các cơ quan Nhà nước bộ phận lưu trữ được bố trí nằm trong Văn phòng và chịu sự quản lý điều hành của Chánh Văn phòng cơ quan. Ở các cơ quan cấp cao thì đơn vị giúp việc về công tác lưu trữ có thể là các Phòng Lưu trữ hoặc Phòng Văn thư - Lưu trữ, chịu sự quản lý của Chánh Văn phòng. Ở các cơ quan cấp huyện thì bố trí bộ phận lưu trữ nằm trong Văn 12
phòng và chịu sự quản lý của Văn phòng. Ở các khu vực doanh nghiệp hay các đơn vị có quy mô nhỏ thì tùy thuộc vào lượng tài liệu lưu trữ mà bố trí bộ phận lưu trữ hay cán bộ làm công tác lưu trữ. Tại các cơ quan BHXH cần quan tâm bố trí bộ phận quản lý công tác lưu trữ, đặc biệt tại các BHXH quận, huyện là cơ quan BHXH tại địa phương cần bố trí bộ phận tham mưu giúp việc về công tác lưu trữ để giúp cho cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, đặc biệt là đáp ứng nhu cầu giải quyết chế độ, chính sách cho các tổ chức, cá nhân trên địa bàn một cách kịp thời. Như vậy, tại hầu hết các cơ quan, tổ chức đều quan tâm đến việc tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ, bộ phận này được sắp xếp, bố trí tùy thuộc vào quy mô của cơ quan, tổ chức và số lượng tài liệu của cơ quan sản sinh ra trong quá trình hoạt động và làm việc của cơ quan, tổ chức đó. b. Tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ. Hiện nay, việc bố trí, tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ đang ngày càng được các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp chú ý quan tâm hơn đặc biệt là khối các cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng tài liệu nhiều và phức tạp. Ở khu vực cơ quan Nhà nước, việc tuyển dụng cán bộ làm công tác lưu trữ đang ngày càng được chú trọng thể hiện ở yêu cầu tuyển dụng: cán bộ lưu trữ cần được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ chuyên môn nhất định về công tác lưu trữ (tùy thuộc vào cấp bậc quản lý mà yêu cầu cán bộ được đào tạo ở bậc trung cấp, cao đẳng, đại học hoặc sau đại học). Tùy thuộc vào cấp bậc quản lý và khối lượng tài liệu lưu trữ mà bố trí số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ. Ở cơ quan cấp Trung ương như Quốc hội, Chính phủ với khối lượng công văn, giấy tờ nhiều thì có thể bố trí hàng chục cán bộ làm công tác lưu trữ. Ở các cơ quan cấp Bộ thì bố trí 5-7 cán bộ làm công tác lưu trữ và chịu trách nhiệm về công việc trước Chánh Văn phòng. Tại các cơ quan ở địa phương bố trí 2-3 cán bộ chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng 13