Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:128

Thêm vào BST

Báo xấu

71
lượt xem 20
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm làm phong phú hơn lý luận về công tác văn thư, lưu trữ; Nghiên cứu về tổ chức, quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, từ đó tìm ra nguyên nhân đồng thời đưa ra một số giải pháp góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế, phát huy những ưu điểm tiến tới hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI LINH, THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. LÂM THU HẰNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HIỀN Mã số sinh viên : 1507 QTVA 063 Khóa : 2015 – 2017 Lớp : ĐHLT QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 15A HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh, thực trạng và giải pháp” bên cạnh sự nỗ lực của bản thân, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến ThS. Lâm Thu Hằng - Giảng viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp, người đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành đề tài này. Tôi xin chân thành cảm ơn đến toàn thể quý thầy, cô trong Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành đề tài của mình. Để hoàn thành được đề tài này tôi xin cảm ơn quý Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi được thực tế tìm hiểu tại Công ty đồng thời sự nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn, chia sẻ, giúp đỡ của cán bộ, nhân viên Công ty từ đó tôi có cơ sở để hoàn thành đề tài của mình. Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh, thực trạng và giải pháp”. Đó là sự cố gắng, nỗ lực hết mình trong thời gian qua. Song khoảng thời gian có hạn, kinh nghiệm và kiến thức còn chưa sâu nên trong quá trình làm khóa luận chắc còn nhiều thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu của nhà trường. Vì vậy, sự động viên, đóng góp ý kiến của các thầy cô, các bạn sinh viên trong trường sẽ là những ý kiến quý báu giúp khóa luận được hoàn thiện hơn cũng như là bài học kinh nghiệm cho bản thân tôi. Tôi xin chân thành cảm ơn !
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh, thực trạng và giải pháp” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu có tính độc lập riêng, không sao chép bất kỳ tài liệu nào và chưa công bố nội dung này ở bất kỳ đâu. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về những thông tin không chính xác và không trung thực sử dụng trong khóa luận này. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với lời cam đoan trên. Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2017 Tác giả Nguyễn Thị Hiền
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý chọn đề tài do .......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu ....................................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................... 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................. 4 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu............................................................... 5 6. Phƣơng pháp Nghiên cứu ............................................................................ 5 7. Giả thuyết nghiên cứu.................................................................................. 6 8. Đóng góp của đề tài ...................................................................................... 6 9. Cấu trúc của đề tài ....................................................................................... 6 Chƣơng 1 .............................................................................................................. 8 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ ......................... 8 1.1. Công tác Văn thƣ ...................................................................................... 8 1.1.1. Khái niệm công tác văn thƣ ............................................................... 8 1.1.2. Vị trí ..................................................................................................... 9 1.1.3. Yêu cầu ................................................................................................. 9 1.1.4. Mục đích, ý nghĩa .............................................................................. 11 1.1.5. Nội dung của công tác văn thƣ ........................................................ 12 1.1.5.1 Soạn thảo và ban hành văn bản..................................................... 12 1.1.5.2. Quản lý văn bản ............................................................................. 14 1.1.5.2.1. Quản lý văn bản đến ................................................................... 14 1.1.5.2.2. Quản lý văn bản đi ...................................................................... 19 1.1.5.3. Lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan ........................ 25 1.1.5.3.1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ................................................... 26 1.1.5.3.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ ....................................................... 26 1.1.5.3.3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ. ................................................... 26 1.1.5.3.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ...................................................... 28
1.1.5.3.5. Nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan .................................................. 30 1.1.5.4. Quản lý và sử dụng con dấu.......................................................... 30 1.1.5.4.1. Về quản lý con dấu...................................................................... 31 1.1.5.4.2. Sử dụng con dấu .......................................................................... 32 1.2. Công tác lƣu trữ ...................................................................................... 33 1.2.1. Khái niệm ........................................................................................... 33 1.2.2. Tính chất ............................................................................................ 33 1.2.3. Ý nghĩa ............................................................................................... 34 1.2.4. Nội dung ............................................................................................. 34 1.2.4.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu. .............................................. 34 1.2.4.2. Xác định giá trị tài liệu .................................................................. 35 1.2.4.3. Chỉnh lý tài liệu .............................................................................. 37 1.2.4.4. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu ................................................. 40 1.2.4.5. Bảo quản tài liệu lƣu trữ ............................................................... 41 1.2.4.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ ................................................... 43 *Tiểu kết chƣơng 1 ......................................................................................... 46 Chƣơng 2 ............................................................................................................ 47 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI LINH ..................................................................... 47 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh và phòng Hành chính Nhân sự. ..................................................................................................................... 47 2.1.1. Lịch sử hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. .......................................... 47 2.1.1.1. Lịch sử hình thành, phát triển. ..................................................... 47 2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. 48 2.1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ Phòng hành chính - nhân sự. ............... 48 2.1.1.2.2. Phòng Tài chính – Kế toán ......................................................... 50 2.1.1.2.3. Ban quản lý dự án ....................................................................... 51 2.1.1.2.4. Phòng Thanh quyết toán. ........................................................... 52
2.1.1.2.5. Phòng quản lý giá và đấu thầu .................................................. 53 2.1.1.2.6. Phòng Quản lý thiết kế ............................................................... 53 2.1.1.2.7. Phòng kinh doanh ....................................................................... 53 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. ..... 54 2.1.2. Khái quát chung về phòng Hành chính Nhân sự ........................... 55 2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ ..................................................................... 55 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh.......................................................................................... 57 2.2. Thực trạng về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. ......................................................................................................... 58 2.2.1. Tổ chức về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh....................................................................................................... 58 2.2.2. Ban hành các văn bản quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. .......................................................... 58 2.2.3. Nhân sự về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh....................................................................................................... 59 2.2.4. Nội dung về công tác văn thƣ, lƣu trữ. ........................................... 60 2.2.4.1. Công tác văn thƣ ............................................................................ 60 2.2.4.1.1. Soạn thảo văn bản ....................................................................... 60 2.2.4.1.2. Quản lý văn bản .......................................................................... 69 2.2.4.1.2.1. Quản lý văn bản đến ................................................................. 69 2.2.4.1.2.2. Quản lý văn bản đi .................................................................... 72 2.2.4.1.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ công ty ..................... 75 2.2.4.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu....................................................... 76 2.2.4.2. Công tác lƣu trữ ............................................................................. 78 2.2.4.2.1. Thu thập hồ sơ, tài liệu ............................................................... 78 2.2.4.2.2. Xác định giá trị tài liệu ............................................................... 78 2.2.4.2.3. Chỉnh lý tài liệu ........................................................................... 78 2.2.4.2.4. Thống kê, xây dựng công cụ tra cứu ......................................... 83 2.2.4.2.5. Tổ chức bảo quản tài liệu ........................................................... 83
2.2.4.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ............................................ 83 2.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ, lƣu trữ .. 84 2.2.6. Công tác kiểm tra, đánh giá về văn thƣ, lƣu trữ ........................... 84 2.3. Đánh giá chung ........................................................................................ 85 2.3.1. Ƣu điểm .............................................................................................. 85 2.3.2. Nhƣợc điểm........................................................................................ 87 2.3.3. Nguyên nhân ......................................................................................... 89 2.3.3.1. Lãnh đạo Công ty chƣa quan tâm đúng mức đến công tác văn thƣ, lƣu trữ. ................................................................................................. 89 2.3.3.2. Chƣa có sự động viên thích đáng đối với cán bộ làm công tác hành chính văn phòng. ............................................................................... 90 2.3.3.3. Công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự còn nhiều yếu kém. ....... 90 2.3.3.4. Ý thức, trách nhiệm của cán bộ văn thƣ, lƣu trữ còn chƣa cao 90 *Tiểu kết chƣơng 2 ......................................................................................... 91 Chƣơng 3 ............................................................................................................ 92 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ MAI LINH . 92 3.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tƣ Mai Linh. .................................................................................. 92 3.1.1. Nâng cao hơn nữa nhận thức của Lãnh đạo Công ty về công tác văn thƣ lƣu trữ. ........................................................................................... 92 3.1.2. Đẩy mạnh công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ. ........ 92 3.1.3. Đổi mới cách thức làm việc, nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên................................................................................................ 93 3.1.4. Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chia sẻ, động viên, khuyến khích cán bộ, nhân viên hơn nữa............................................................... 94 3.1.5. Tiếp tục hoàn thiện và bổ sung hệ thống văn bản quy định về công tác văn thƣ lƣu trữ. ..................................................................................... 95 3.1.6. Tăng cƣờng áp dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ lƣu trữ. ..................................................................................... 96
3.1.7. Đầu tƣ trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại ................................. 96 3.1.8. Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lƣợng ISO 9001:2015 vào công tác văn thƣ lƣu trữ. ..................................................................................... 96 3.1.9. Tăng cƣờng công tác giám sát, kiểm tra về công tác văn thƣ lƣu trữ. ................................................................................................................ 97 *Tiểu kết chƣơng 3...................................................................................... 97 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý chọn đề tài do Ngày nay cùng với sự phát triển của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường, sự đầu tư của các doanh nghiệp nước ngoài, đồng thời các doanh nghiệp trong nước thì thi nhau ra đời tạo nên một nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt. Doanh nghiệp muốn tồn tại, muốn phát triển thì bắt buộc phải luôn luôn đổi mới, phản ứng nhanh với thị trường và biết nắm bắt cơ hội. Một trong những yếu tố vô cùng quan trọng của mọi thông tin, đó chính là văn bản, là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời. Để cung cấp được thông tin chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý hay không? Thì còn phải phụ thuộc vào việc xây dựng và ban hành các Quyết định quản lý vào hệ thống văn bản của cơ quan ban hành. Hiện nay đối với các cơ quan hành chính Nhà nước thì hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ đã tương đối hoàn thiện. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp thì hầu như công tác này chưa được chú trọng, đặc biệt là các doanh nghiệp tư nhân. Các doanh nghiệp lớn, loại hình Công ty cổ phần đa số đã có cán bộ phụ trách về công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên về mặt tổ chức công tác văn thư, lưu trữ thì chưa cụ thể, rõ ràng, cán bộ văn thư lưu trữ còn kiêm nhiệm nhiều, không chuyên trách, đào tạo không đúng chuyên ngành, Công ty thì chưa ban hành văn bản nào quy định về công tác văn thư, lưu trữ, nếu có thì văn bản ban hành quy định còn sơ sài, chưa cụ thể, chặt chẽ. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đặc biệt là Công ty trách nhiệm hữu hạn thì hầu như không có cán bộ phụ trách về công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời cũng không quan tâm đến công tác này. Với những tồn tại trên đã dẫn đến tình trạng văn bản ban hành tính khả thi không cao, việc quản lý văn bản thì lộn xộn, không khoa học, làm mất mát, lẫn lộn hồ sơ tài liệu, tài liệu thì bó gói, chất đống trong kho, con dấu Công ty thì quản lý lỏng lẻo, sử dụng thì chưa đúng quy định… Từ đó đã gây ảnh hưởng 1
rất lớn đến việc quản lý, hoạt động kinh doanh cũng như lợi nhuận của các doanh nghiệp đồng thời làm cho nền kinh tế của đất nước bị kìm hãm và chậm phát triển. Xuất phát từ thực trạng trên thì ta thấy việc nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ ở doanh nghiệp là một yêu cầu cấp thiết hiện nay. Qua khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, là một doanh nghiệp tương đối lớn kinh doanh về đầu tư xây dựng và bất động sản tôi thấy tình hình về hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại đây còn tồn tại nhiều hạn chế. Vì vậy tôi đã chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty CP Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp” để có thể nghiên cứu sâu hơn về công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp. 2. Lịch sử nghiên cứu Trong hoạt động của cơ quan Nhà nước cũng như các doanh nghiệp hiện nay thì hầu như việc chỉ đạo, điều hành, quyết định và thi hành đều phải dựa trên những thông tin, cơ sở pháp lý được văn bản hóa và được lưu trữ lại tại các kho lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp. Nhằm đáp ứng yêu cầu cấp thiết về sự cung cấp cơ sở lý luận cũng như bằng chứng pháp lý một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả thì một số nhà nghiên cứu đã có một số công trình, xuất bản phẩm, các đề tài khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ về công tác văn thư, lưu trữ. Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trường Đại học như: Giáo trình “ Lý luận và phương pháp công tác văn thư” (PGS. Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia, Hà nội 2005), “Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị văn phòng” (PGS. Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội), “Nghiệp vụ công tác văn thư” (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông Vận tải, 2016), “Nghiệp vụ công tác lưu trữ” (Trường Đại 2
học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông Vận tải, 2016). Nội dung các cuốn sách này đề cập trực tiếp đến cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra còn một số giáo trình, sách tham khảo có nội dung đề cập gián tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ như: “Quản trị hành chính văn phòng” (Vũ Đình Quyền, NXB Thống kê 2005), “Quản trị văn phòng” (Nguyễn Hữu Tri, NXB Khoa học và Kỹ thuật 2005), “Quản trị văn phòng” (Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội 2012), “Nghiệp vụ hành chính văn phòng” (Trần Thị Thu Hương, NXB Tổng hợp Tp.HCM 2008)... Đồng thời có một số bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư lưu trữ được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như: “ Văn phòng trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước với việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật” (Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí VTLTVN số 2/2008); “Phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ ở các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ năm 1994” (Tạp chí LTVN số 02/1994). Và các luận văn, khóa luận của sinh viên nghiên cứu như: Luận văn Thạc sĩ “Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quy phạm pháp luật của các cơ quan cấp bộ” Nguyễn Mạnh Cường (2006); luận văn thạc sĩ “Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh” Trịnh Thị Năm (2009); luận văn Thạc sĩ “nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Giáo dục và Đào tạo” Phạm Thị Chung (2009). Các luận văn trên đề cập đến quy trình soạn thảo, ban hành văn bản Quy phạm pháp luật, về việc tổ chức, sắp xếp khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. khóa luận “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa”; Nhữ Mai Nhung Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2015); khóa luận “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn- Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”; Nguyễn Thị Quyên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016); khóa luận “Công tác quản lý văn bản và lập hồ 3
sơ, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM” Phạm Thị Nga; Trường Đại học Nội vụ (2016). Các khóa luận tìm hiểu về việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư, công tác quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Nhìn chung các công trình nghiên cứu nói trên đã đề cập trực tiếp hay gián tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ ở những mức độ, phạm vi khác nhau. Tuy nhiên các công trình nghiên cứu tập trung chủ yếu vào công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan Nhà nước còn công tác văn thư, lưu trữ tại các doanh nghiệp còn ít và chưa có hệ thống. Vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. Nhưng những công trình nghiên cứu nói trên là nguồn tài liệu quan trọng được tham khảo trong quá trình viết đề tài về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, thực trạng và giải pháp của tôi. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Một là nhằm làm phong phú hơn lý luận về công tác văn thư, lưu trữ; - Hai là nghiên cứu về tổ chức, quản lý, điều hành công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; - Ba là tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, từ đó tìm ra nguyên nhân đồng thời đưa ra một số giải pháp góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế, phát huy những ưu điểm tiến tới hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục tiêu nghiên cứu đề tài tiến hành giải quyết các nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ; - Tìm hiểu khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, đặc biệt là phòng Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; 4
- Khảo sát, phân tích, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; - Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; - Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu trong bài khóa luận của tôi là nghiên cứu về lý luận, về công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ; Phạm vi không gian: Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; Phạm vi thời gian: Các số liệu thống kê được lấy từ các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trong khoảng thời gian 5 năm, từ năm 2012 đến tháng 10 năm 2017. 6. Phƣơng pháp Nghiên cứu Khóa luận được tiếp cận theo nhiều phương pháp khác nhau, dựa vào nội dung của các văn bản pháp luật của Nhà nước, các giáo trình giảng dạy về công tác văn thư, lưu trữ làm nền tảng, sau đó qua quan sát, gắn kết lý luận với thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh rút ra nhận xét, đánh giá.Trong quá trình thực hiện, tôi đã sử dụng các những phương pháp sau đây: Phương pháp tổng hợp lý luận có liên quan trực tiếp đến công tác văn thư, lưu trữ; Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; Phương pháp thu thập tài liệu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công tác văn thư, lưu trữ qua cán bộ văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được; 5
Phương pháp phân tích đánh giá và so sánh tài liệu đã thu thập được với phần lý luận và quy định của Nhà nước, của cơ quan, tổ chức; xác định được điểm mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. Phương pháp mô tả: Qua quá trình quan sát tôi tiến hành mô tả lại toàn bộ công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. 7. Giả thuyết nghiên cứu Nếu nghiên cứu một cách nghiêm túc, đề tài sẽ được đưa vào ứng dụng thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh, từ đó nhằm hoàn thiện hơn nữa Công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty; Góp phần hoàn thiện cơ sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ. 8. Đóng góp của đề tài - Về lý luận: Đề tài cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; - Về thực tiễn: Những giải pháp, đề xuất có tính khả thi trong nghiên cứu có thể được ứng dụng vào thực tiễn góp phần đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh; - Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho các nghiên cứu cùng chuyên đề tiếp theo. 9. Cấu trúc của đề tài Ngoài các phần Mở đầu, kết luận đề tài được chia thành 3 chương như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. 6
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh. 7
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1. Công tác Văn thƣ 1.1.1. Khái niệm công tác văn thƣ Văn bản là phương tiện được các cơ quan dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư, ta có thể hiểu khái niệm công tác văn thư theo những cách sau: Theo Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư thì công tác văn thư được hiểu là “ bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”. Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư năm 2016, của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, nhà xuất bản Giao thông vận tải định nghĩa rằng “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân”. [4,7] Hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản là đảm bảo chính xác về nội dung của văn bản, thể thức văn bản, từ đó hiệu lực pháp lý của văn bản được thể hiện cao hơn. Đảm bảo về mặt thời gian, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành. Theo Giáo trình lý luận công tác văn thư năm 2005, của PGS. Vương Đình Quyền, nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội định nghĩa rằng “ Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm 8
đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức” [4,8] Qua tìm hiểu một số khái niệm về công tác văn thư như đã trình bày ở trên, ta có thể định nghĩa về công tác văn thư như sau: “Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức”. 1.1.2. Vị trí Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, tổ chức, được xem như một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. 1.1.3. Yêu cầu Để phục vụ hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức thì công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau: * Nhanh chóng 9
Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. * Chính xác Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do đó cần phải: Chính xác về thể thức văn bản: thể thức văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Công tác văn thư phải chính xác về thể thức văn bản, nếu không đảm bảo về mặt thể thức thì hiệu lực pháp lý của văn bản sẽ bị ảnh hưởng, không có giá trị pháp lý cao. Chính xác về nội dung văn bản: Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Chính xác về các khâu nghiệp vụ kỹ thuật: Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản…. Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư. Chính xác về đối tượng: phải đảm bảo chính xác về đối tượng nhận văn bản, từ đó giúp cho việc đảm bảo về bí mật thông tin nội dung văn bản. 10
* Bí mật Là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để đảm bảo yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn. * Hiện đại Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội. Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức. Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại. 1.1.4. Mục đích, ý nghĩa Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác trong cơ quan. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm 11
tốt công tác lưu trữ. 1.1.5. Nội dung của công tác văn thƣ Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên có thể nói bất cứ cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành công tác văn thư. Công tác văn thư gồm những công việc chính sau đây: 1.1.5.1 Soạn thảo và ban hành văn bản Ta có thể hiểu văn bản là: Một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá...); gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Bởi vậy quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là vô cùng quan trọng. Quy trình soạn thảo văn bản được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư. Quy trình để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việc như sau: Bước 1. Chuẩn bị soạn thảo văn bản Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Lãnh đạo giao cho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: 12