Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội – Thực trạng và giải pháp

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:107

Thêm vào BST

Báo xấu

55
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trước những đòi hỏi mang tính lý luận và thực tiễn về việc tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại UBND huyện Đan Phượng, khóa luận hướng tới mục tiêu: Tìm hiểu thực trạng, phản ánh tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng. Từ đó, đề ra các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động này trong tương lai.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội – Thực trạng và giải pháp

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI – THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN THỊ KIM CHI Sinh viên thực hiện : BÙI TRÂM ANH Mã số sinh viên : 1405QTVA003 Khóa : 2014 – 2018 Lớp : ĐH.QTVP14A Hà Nội, 2018
LỜI CẢM ƠN Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phòng và sự hướng dẫn tận tình của ThS. Nguyễn Thị Kim Chi, tôi đã thực hiện Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội – Thực trạng và giải pháp.” Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, tôi xin được gửi lời cảm ơn tới: Các giảng viên Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng và các giảng viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung đã dạy dỗ, chỉ bảo, truyền đạt cho tôi những kiến thức bổ ích và những kỹ năng cần thiết để nghiên cứu và hoàn thành bài Khóa luận tốt nghiệp của mình. Tiếp theo, tôi xin cảm ơn Lãnh đạo UBND huyện Đan Phượng, Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện và toàn thể các cán bộ, công chức, nhân viên tại Văn phòng đã luôn tạo điều kiện, chỉ bảo, giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập cũng như khi khảo sát, thu thập dữ liệu để thực hiện bài Khóa luận tốt nghiệp này. Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới ThS. Nguyễn Thị Kim Chi - Giảng viên đã tận tình hướng dẫn tôi thực hiện đề tài này. Cô là người đã luôn theo sát, chỉ bảo cho tôi những kiến thức bổ ích về chuyên ngành, những kinh nghiệm và sự hiểu biết của cô về tổ chức và quản lý công tác văn thư cũng như cách thức viết một bài Khóa luận tốt nghiệp được hoàn chỉnh và khoa học. Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành bài Khóa luận tốt nghiệp song do hạn chế về mặt thời gian và phạm vi kiến thức nên bài khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót. Chính vì vậy, kính mong quý thầy cô góp ý để bài khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2018 SINH VIÊN Bùi Trâm Anh
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2018 SINH VIÊN Bùi Trâm Anh
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT 1. HĐND Hội đồng nhân dân 2. UBND Ủy ban nhân dân 3. VP Văn phòng 4. CNTT Công nghệ thông tin
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .............................................................................................................. LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................................ DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT .......................................................................... MỤC LỤC .................................................................................................................... MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................................... 1 3. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................................. 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................ 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 4 6. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................... 4 7. Giả thuyết nghiên cứu ........................................................................................... 5 8. Cấu trúc của đề tài ................................................................................................ 5 CHƯƠNG 1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ ............................................................................................ 7 1.1. Một số khái niệm liên quan ............................................................................... 7 1.1.1. Khái niệm công tác Văn thư .......................................................................... 7 1.1.2. Khái niệm tổ chức công tác văn thư ............................................................. 8 1.1.3. Khái niệm quản lý công tác văn thư ............................................................. 9 1.2. Nội dung tổ chức và quản lý công tác Văn thư ............................................. 10 1.2.1. Nội dung tổ chức công tác Văn thư ............................................................ 10 1.2.1.1. Tổ chức bộ máy công tác Văn thư ........................................................... 10 1.2.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác Văn thư .......................................... 11 1.2.1.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư ..................................................... 12 1.2.1.4. Tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công tác Văn thư ............................................................................................................ 17 1.2.1.5. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư .............................................. 18 1.2.2. Nội dung quản lý công tác Văn thư ............................................................ 18 1.2.2.1. Ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư ............................ 18
1.2.2.2. Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư................................................................. 20 1.2.2.3. Thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư ............................................. 20 1.2.2.4. Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư .................. 22 1.2.2.5. Khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư ......................................... 22 Tiểu kết chương 1 .................................................................................................... 23 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG ........... 24 2.1. Khái quát chung về UBND huyện Đan Phượng và Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng ..................................................................................... 24 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đan Phượng ............................................................................................................. 24 2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................ 24 2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức ......................................................................................... 24 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng .................................................................... 24 2.1.2.1. Chức năng , nhiệm vụ, quyền hạn ........................................................... 24 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức ......................................................................................... 26 2.2. Khái quát trách nhiệm đối với công tác văn thư – lưu trữ .......................... 27 2.2.1. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện ................................................... 27 2.2.2. Trách nhiệm của Chánh văn phòng ........................................................... 27 2.2.3. Trách nhiệm của Trưởng các phòng, ban, người đứng đầu các đơn vị trực thuộc huyện .............................................................................................................. 27 2.2.4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức ......................................... 28 2.3. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng ..................................................................................... 28 2.3.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng .................................................................................................. 28 2.3.1.1. Tổ chức bộ máy công tác Văn thư ........................................................... 28 2.3.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác Văn thư .......................................... 29 2.3.1.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư ..................................................... 30
2.3.1.4. Tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công tác Văn thư ............................................................................................................ 43 2.3.1.5. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư .............................................. 43 2.3.2. Tình hình quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng .................................................................................................. 44 2.3.2.1. Ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư ............................ 44 2.3.2.2. Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư................................................................. 45 2.3.2.3. Thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư ............................................. 47 2.3.2.4. Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư .................. 48 2.3.2.5. Khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư ......................................... 48 Tiểu kết chương 2 .................................................................................................... 49 CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG ..................................................................... 51 3.1. Đánh giá chung về tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng.................................................................... 51 3.1.1. Ưu điểm ........................................................................................................ 51 3.1.1.1. Về tổ chức công tác Văn thư ................................................................... 51 3.1.1.2. Về quản lý công tác Văn thư ................................................................... 53 3.1.2. Hạn chế......................................................................................................... 55 3.1.2.1. Về tổ chức công tác Văn thư ................................................................... 55 3.1.2.2. Về quản lý công tác Văn thư ................................................................... 58 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế ............................................................... 59 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng .......................................... 61 3.2.1. Nâng cao nhận thức về tổ chức và quản lý công tác Văn thư cho lãnh đạo của UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng61 3.2.2. Giải pháp về vấn đề nhân sự tại bộ phận Văn thư ..................................... 62 3.2.3. Giải pháp về vấn đề thực hiện các nghiệp vụ Văn thư .............................. 63
3.2.4. Giải pháp về việc cung cấp các trang thiết bị và ứng dụng CNTT trong công tác Văn thư ...................................................................................................... 63 3.2.5. Giải pháp về tổ chức thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư ............ 64 Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 65 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 66 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 67 PHỤ LỤC ................................................................................................................. 70
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn thư là một công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, góp phần đảm bảo thông tin và cung cấp các tài liệu kịp thời để các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn cho hoạt động quản lý. Các cơ quan, tổ chức có hoạt động hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào công tác này. Công tác Văn thư không chỉ là hoạt động cung cấp thông tin tin cậy, chính thống nhất để phục vụ cho hoạt động của cơ quan mà còn đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân cũng như giữ lại những hồ sơ, tài liệu quan trọng để phục vụ cho công tác lưu trữ. Chính vì vậy, việc tổ chức và quản lý công tác văn thư một cách khoa học, hiệu quả trong mỗi cơ quan là vô cùng cần thiết. Tất cả các công việc từ xây dựng các văn bản quản lý, tổ chức thực hiện hoạt động văn thư trong thực tế đến quản lý công tác văn thư cần phải được thực hiện chặt chẽ, đúng quy định và thống nhất. Được sự giúp đỡ của nhà trường, khoa Quản trị văn phòng và sự tạo điều kiện của UBND huyện Đan Phượng, tôi đã có cơ hội được thực tập cũng như nghiên cứu, thu thập số liệu để làm bài khóa luận tốt nghiệp. Trên thực tế, tôi thấy việc tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Đan Phượng đã đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên vẫn có một số tồn tại cần phải được nhìn nhận và sửa đổi để công tác này có thể tốt hơn trong tương lai. Tôi nhận thấy việc tìm hiểu những vấn đề lý luận chung cũng như việc khảo sát thực tế việc tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại một cơ quan cụ thể sẽ là một cơ hội để tôi củng cố những kiến thức chuyên ngành, học hỏi thêm kinh nghiệm thực tế và tạo tiền đề để nghiên cứu chuyên sâu hơn về lĩnh vực này trong tương lai. Chính vì những lý do đó, tôi quyết định chọn đề tài “Tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội – Thực trạng và giải pháp” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1
Nghiên cứu về công tác Văn thư là nội dung được nhiều tác giả quan tâm và tổng hợp, trình bày trong các khóa luận, bài viết và biên soạn thành giáo trình, sách chuyên khảo. Có thể kể đến một số tài liệu tiêu biểu sau: - Sách, giáo trình có những cuốn tiêu biểu như: • Giáo trình Công tác văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, xuất bản năm 2016. Trong giáo trình, tác giả đã dành thời lượng 01 chương để viết về tổ chức quản lý công tác văn thư và đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư. Tuy nhiên cuốn sách mới chỉ tập trung làm rõ những nội dung quản lý công tác văn thư và chưa đi sâu vào nội dung tổ chức công tác văn thư. • Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, xuất bản năm 2011. Cũng tương tự như cuốn giáo trình trên, cuốn sách này cũng dành thời lượng 01 chương cho vấn đề tổ chức quản lý công tác văn thư và đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư. - Khóa luận tốt nghiệp: • Hoàng Thị Bay (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác Văn thư, Lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. • Trịnh Văn Dương (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam – Thực trạng và giải pháp, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. • Nguyễn Thị Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý Văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. • Nguyễn Thị Thu Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. • Nguyễn Thị Hiền, 2016, Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. • Trần Thị Hường (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. 2
• Nguyễn Thị Lan (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. • Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. • Nhữ Mai Nhung (2015), Khóa luận tốt nghiệp: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả Công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Giấy An Hòa, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. • Nguyễn Thị Quyên (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và phát nông thôn – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. • Huỳnh Thị Hoàng Thư (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức quản lý Văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. • Nguyễn Thị Vui (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức, quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ của Văn phòng HĐND, UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội. Tất cả Khóa luận tốt nghiệp trên có cấu trúc khá giống nhau. Nhìn chung, các tác giả tập trung nghiên cứu về công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư tại cơ quan cụ thể và cũng đưa ra những giải pháp về vấn đề này nhưng tôi nhận thấy chưa có một bài khóa luận nào khai thác sâu về vấn đề quản lý công tác văn thư mà hầu hết chỉ tập trung vào vấn đề tổ chức công tác văn thư. Hoặc đồng nhất “tổ chức” và “quản lý” làm một, không tách riêng và làm rõ hai vấn đề này. Bài Khóa luận tốt nghiệp của tôi trên cơ sở kế thừa có chọn lọc và phát triển thêm những điểm mới của các Khóa luận trên sẽ đi làm rõ hai vấn đề tổ chức và quản lý công tác Văn thư trên phương diện là hai vấn đề riêng biệt, không đồng nhất. 3. Mục tiêu nghiên cứu Trước những đòi hỏi mang tính lý luận và thực tiễn về việc tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại UBND huyện Đan Phượng, khóa luận hướng tới mục tiêu: Tìm hiểu thực trạng, phản ánh tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng. Từ đó, đề ra các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động này trong tương lai. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu trên đây, tác giả tập trung giải quyết một số nhiệm vụ sau đây: - Tổng hợp được hệ thống những lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác Văn thư; - Khảo sát thực trạng việc tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng; - Đưa ra ý kiến nhận xét, đánh giá về thực trạng tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng. Từ đó, đề xuất, kiến nghị các giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác này trong tương lai. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Khóa luận tốt nghiệp tập trung nghiên cứu về hai vấn đề: đó là tổ chức và quản lý công tác văn thư. - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu việc tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội. + Thời gian: Khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu việc tổ chức và quản lý công tác văn thư tại UBND huyện Đan Phượng trong giai đoạn 2013 – 2017. 6. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiê ̣n khóa luận tốt nghiệp, tôi đã sử du ̣ng mô ̣t số phương pháp sau: - Phương pháp khảo sát thực tế: Tôi áp dụng phương pháp này trong quá trình khảo sát thực tế hoạt động tổ chức, quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng thông qua việc phát Phiếu khảo sát cho các công chức, nhân viên như Chánh Văn phòng, nhân viên Văn thư cơ quan và các công chức chuyên môn khác trong Văn phòng. Mẫu Phiếu khảo sát và Bảng xử lý số liệu khảo sát xem tại: - Phương pháp phỏng vấ n: được áp dụng để phỏng vấn lãnh đạo, cán bộ, công chức, nhân viên thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện. Việc phỏng vấn các đối tượng này giúp tôi có cái nhìn thực tế hơn và đánh giá được những hiểu biết của họ về hoạt động tổ chức, quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng. 4
- Phương pháp thu thâ ̣p, xử lý, tổ ng hơ ̣p thông tin: Tôi đã áp dụng phương pháp này đối với thông tin từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau để kế thừa các nguồ n tài liê ̣u này, làm thông tin hưu ích để đưa vào Khóa luận tốt nghiệp. - Phương pháp so sánh, đố i chiế u: tôi áp dụng phương pháp này để so sánh giữa thực tiễn với lý luận và các quy định của Nhà nước và của UBND huyện về hoạt động tổ chức, quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện. Việc so sánh đối chiếu này giúp đánh giá được mức độ và chất lượng thực hiện hoạt động tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng. - Phương pháp phân tích, tổ ng hơ ̣p: Đây là phương pháp được tôi sử dụng xuyên suốt quá trình làm bài Khoá luận. Trên cơ sở những tài liệu thu thập, khảo sát được, tôi đã tiến hành phân tích và tổng hợp để lựa chọn được những thông tin phù hợp để đưa vào khóa luận. Từ đó đánh giá thực tra ̣ng hoạt động tổ chức, quản lý công tác Văn thư và đưa ra những giải pháp nhằ m đổi mới hoạt động tổ chức, quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện. 7. Giả thuyết nghiên cứu Tổ chức và quản lý công tác Văn thư đối với một cơ quan tổ chức là vô cùng quan trọng. Nếu tổ chức và quản lý công tác Văn thư không tốt thì hoạt động quản lý của cơ quan sẽ bị ảnh hưởng. Ví dụ: Khi quản lý công tác Văn thư không chặt chẽ thì sẽ dẫn đến việc ban hành những văn bản mà không phù hợp với thực tế, thiếu tính khả thi hoặc để mất mát văn bản sẽ ảnh hưởng đến công tác lưu trữ cũng như việc giải quyết công việc sau này. Các đơn vị sẽ thiếu căn cứ pháp lý để giải quyết công việc, gây mất thời gian, công sức để xử lý công việc trong quá trình hoạt động. Chính vì vậy, nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng nói riêng và của cả UBND huyện nói chung. 8. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo thì nội dung chính của Khóa luận gồm 3 chương: Chương 1: Những lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác văn thư 5
Tại chương này, tôi tập trung nghiên cứu những lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác văn thư: một số khái niệm cơ bản và nội dung công tác văn thư, nội hàm của hoạt động tổ chức và quản lý công tác Văn thư. Chương 2: Thực trạng tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng Tại Chương 2, tôi trình bày khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND huyện Đan Phượng, Văn phòng HĐND và UBND huyện và đi sâu vào trình bày thực trạng hoạt động tổ chức và điều hành công tác Văn thư tại Văn phòng thông qua các nội dung: Về Tổ chức công tác Văn thư bao gồm những nội dung: Tổ chức bộ phận và bố trí nhân sự làm Văn thư; Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư; Tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công tác Văn thư; Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư. Về Quản lý công tác Văn thư bao gồm những nội dung: Ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư của UBND huyện; Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư tại UBND huyện; Thanh tra, kiểm tra về công tác Văn thư; Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác Văn thư; Khen thưởng và kỷ luật trong công tác Văn thư. Chương 3: Đánh giá và đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng Trên cơ sở những thực trạng đã trình bày ở Chương 2, tôi đưa ra những nhận xét, đánh giá ưu, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó. Đồng thời, tại chương 3, tôi cũng mạnh dạn đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng. 6
CHƯƠNG 1 NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Một số khái niệm liên quan 1.1.1. Khái niệm công tác Văn thư Trong thực tế, công tác Văn thư là đối tượng nghiên cứu của rất nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu. Chính vì vậy cũng có một số quan điểm khác nhau về khái niệm “công tác Văn thư”. Theo PGS. Vương Đình Quyền thì “công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.1 Theo tác giả Dương Văn Khảm thì “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các cơ quan)”.2 Tuy có các ý kiến khác nhau, nhưng hiện nay, quan niệm đang được sử dụng phổ biến và tôi cũng đồng tình, đó là khái niệm được nêu trong Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định về Công tác Văn thư: “Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.3 1 Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác Văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội, tr.11;12 2 Dương Văn Khảm (2000), Công tác Văn thư Lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội, tr. 9 3 Khoản 2, Điều 1, Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định về Công tác Văn thư. 7
Công tác Văn thư là hoạt động liên quan trực tiếp đến văn bản, giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản quản lý của cơ quan, tổ chức đó. Để làm được điều đó thì nội dung công tác Văn thư cần bao gồm: - Soạn thảo và ban hành văn bản - Quản lý và giải quyết văn bản (văn bản đi, văn bản đến) - Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Quản lý và sử dụng con dấu. 1.1.2. Khái niệm tổ chức công tác văn thư Để hiểu được khái niệm tổ chức công tác văn thư thì trước hết ta phải hiểu thế nào là “Tổ chức”. Khái niệm “tổ chức” có thể hiểu theo nghĩa danh từ và nghĩa động từ. Tuy nhiên trong khóa luận này, tôi chỉ tập trung khai thác khái niệm “tổ chức” theo nghĩa động từ. Theo “Từ điển tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học thì “Tổ chức” được hiểu theo một số nghĩa như “làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định”; “làm cho thành một trật tự, có nề nếp” hay “làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất”1 Theo Chester I. Barnard thì: “Tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”. Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”. Từ việc tiếp thu những kết quả nghiên cứu trước đó và những hiểu biết của bản thân, tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm về tổ chức như sau: “Tổ chức là việc sắp xếp, bố trí các nguồn lực của một cơ quan, tổ chức một cách hợp lý để điều hành và thực hiện các nhiệm vụ, nhằm hướng tới hoàn thành những mục tiêu chung của tổ chức.” 1 Viện Ngôn ngữ học, (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.1007. 8
Từ đó, ta có thể hiểu khái niệm về tổ chức công tác văn thư như sau: “Tổ chức công tác văn thư là việc sắp xếp, bố trí các nguồn lực của một cơ quan, tổ chức một cách hợp lý để điều hành và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, nhằm đảm bảo nguồn thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, hướng tới phục vụ mục tiêu chung của tổ chức.” 1.1.3. Khái niệm quản lý công tác văn thư Khái niệm quản lý cũng là đối tượng nghiên cứu của nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu. Mỗi tác giả lại có những cách tiếp cận khác nhau về quản lý, tiêu biểu phải kể đến một số quan điểm như sau: Theo “Từ điển tiếng Việt” của Viện ngôn ngữ học thì quản lý là “trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định” hay là “tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định.”1 Theo F.W Taylor: “Quản lý là hoàn thành công việc của mình thông qua người khác và biết được một cách chính xác họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất.” 2 Harold Koontz và Heinz Weihrich đưa ra cách hiểu khác về quản lý như sau: “Quản lý là việc thiết kế và quy trì một môi trường trong đó những người cùng làm việc với nhau có thể hoàn thành các mục đích, mục tiêu chung.” 3 Theo quan điểm của TS. Trần Ngọc Liêu: “Quản lý là tác động có ý thức, bằng quyền lực và theo quy trình của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý để phối hợp các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong điều kiện môi trường biến đổi.” Còn theo cuốn Giáo trình Quản lý học của trường Đại học Kinh tế quốc dân: “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực và hoạt động của hệ thống xã hội nhằm đạt được mục đích của hệ thống với hiệu lực và 1 Viện Ngôn ngữ học, (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.800. 2 Nguyễn Hải Sản (2010), Quản tri ̣ học, NXB Thố ng kê, Hà Nô ̣i, tr.10. 3 PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà (2016), Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội, tr.38. 9
hiệu quả cao một cách bền vừng trong điều kiện môi trường luôn biến động.”1 Từ nội hàm của quản lý mà các tác giả trước đã nêu ra, tôi mạnh dạn đưa ra khái niệm về quản lý công tác văn thư như sau: “Quản lý công tác văn thư là việc chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, theo dõi thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư của các đơn vị trong tổ chức theo một hình thức và trình tự nhất định nhằm phục vụ cho hoạt động cũng như những mục tiêu chung của tổ chức.” 1.2. Nội dung tổ chức và quản lý công tác Văn thư 1.2.1. Nội dung tổ chức công tác Văn thư 1.2.1.1. Tổ chức bộ máy công tác Văn thư Công tác Văn thư là công việc mang tính chất đặc thù liên quan đến mọi văn bản, hồ sơ, giấy tờ của một cơ quan, tổ chức. Công tác Văn thư là một hoạt động không thể thiếu của mỗi cơ quan tổ chức để nhằm đảm nguồn thông tin chính thống nhất cho hoạt động quản lý. Công tác này có liên quan đến tất cả các bộ phận và nhân viên trong cơ quan. Tuy nhiên, để thực hiện một cách tập trung và thống nhất công tác Văn thư thì nhìn chung mỗi cơ quan đều phải có văn thư chuyên trách. Trong thực tế, tùy thuộc vào tính chất công tác, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, đơn vị cũng như quy mô, cơ cấu tổ chức của cơ quan lớn hay nhỏ mà cơ quan đó sẽ lựa chọn hình thức tổ chức văn thư cho phù hợp. Cụ thể có một số hình thức tổ chức văn thư như sau: a. Hình thức văn thư tập trung Hình thức văn thư này áp dụng đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức không phức tạp; khối lượng văn bản đi, văn bản đến không nhiều; địa điểm làm việc tập trung, không phân tán. Cơ quan chỉ bố trí văn thư cơ quan và không bố trí bộ phận văn thư hoặc các cán bộ chuyên trách hay kiêm nhiệm về công tác Văn thư ở các đơn vị trực thuộc. Khi áp dụng hình thức này, ngoài việc soạn thảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu nghiệp vụ khác của công tác văn thư được thực hiện tại Văn phòng (Phòng Hành chính) của cơ quan. b. Hình thức văn thư phân tán 1 PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà (2016), Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội, tr.38. 10
Văn thư phân tán là hình thức văn thư áp dụng cho các cơ quan lớn và địa điểm làm việc của các đơn vị bị phân tán, không tập trung. Các cơ quan này vẫn tổ chức văn thư cơ quan nhưng các nghiệp vụ văn thư lại được phân chia thực hiện tại nhiều đơn vị trong cơ quan. Các nghiệp vụ được các đơn vị thực hiện tương đối giống nhau như soạn thảo văn bản, in ấn, nhân bản, trình ký văn bản,…Hình thức này hiện nay không còn phổ biến nữa mà dần phát triển thành hình thức văn thư hỗn hợp. c. Hình thức văn thư hỗn hợp Hình thức văn thư này áp dụng đối với những cơ quan, tổ chức có quy mô vừa và lớn, cơ cấu tổ chức khá phức tạp; khối lượng văn bản tương đối nhiều; địa điểm làm việc không tập trung như các Bộ,ngành, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các doanh nghiệp lớn,... Với hình thức văn thư hỗn hợp thì cơ quan sẽ vừa bố trí văn thư cơ quan vừa bố trí bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư tại các đơn vị trong cơ quan. Giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng. Cụ thể, một số khâu nghiệp vụ của công tác văn thư như tiếp nhận, đăng ký văn bản đi, văn bản đến, nhân bản, chuyển giao văn bản,… được thực tiện tập trung tại văn thư cơ quan. Còn một số công việc khác như soạn thảo văn bản thì được thực hiện tại văn thư ở các đơn vị. 1.2.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác Văn thư Yếu tố con người luôn là yếu tố quan trọng nhất trong mọi hoạt động của xã hội nói chung và đối với hoạt động của một cơ quan, tổ chức nói riêng. Nhận thức được điều đó, mỗi cơ quan, tổ chức đều chú trọng đến việc xây dựng được một đội ngũ nhân lực có đầy đủ những kỹ năng và trình độ cần thiết và bố trí vào những vị trí việc làm phù hợp để thực hiện công việc. Đối với công tác Văn thư cũng không ngoại lệ. Căn cứ vào khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức có thể thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn thư. Với những cơ quan có cơ cấu tổ chức nhỏ, khối lượng công việc ít có thể bố trí một biên chế chuyên trách làm công tác văn thư. Với những cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp, khối lượng công việc nhiều có thể bố trí từ hai biên chế văn 11
thư chuyên trách trở lên. Nhân sự làm công tác Văn thư phải được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức và các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Cán bộ văn thư phải đạt tiêu chuẩn về trình độ và chuyên môn nghiệp vụ theo quy định tại Thông tư 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư. Chuyên ngành Văn thư gồm ba ngạch như sau: - Ngạch Văn thư chính: Là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cao nhất về chuyên môn, nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị từ cấp tỉnh trở lên, có trách nhiệm tham mưu, tổng hợp về công tác văn thư; tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động văn thư hoặc trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ văn thư phức tạp có yêu cầu cao về trách nhiệm và bảo mật. - Ngạch Văn thư: Là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cao về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, có trách nhiệm thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động văn thư tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc thực hiện các nhiệm vụ có yêu cầu cao về nghiệp vụ và bảo mật. - Ngạch Văn thư trung cấp: Là công chức văn thư đạt tiêu chuẩn cơ bản về nghiệp vụ văn thư, có trách nhiệm thực hiện các quy định của pháp luật về hoạt động văn thư tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc thực hiện các nhiệm vụ văn thư có yêu cầu cao về bảo mật. 1.2.1.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư Công tác Văn thư mang tính chất nghiệp vụ kỹ thuật khá phức tạp với nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau. Mỗi khâu nghiệp vụ đều mang những đặc trưng riêng với những công việc khác nhau và phải tuân theo những quy trình, thủ tục nhất định theo những quy định của pháp luật. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư tốt sẽ góp phần nâng cao chất lượng công tác Văn thư cũng như hiệu quả hoạt động của cả cơ quan, tổ chức. a. Tổ chức soạn thảo văn bản ❖ Khái niệm văn bản và văn bản quản lý nhà nước: 12