Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:80

Thêm vào BST

Báo xấu

26
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của đề tài là hệ thống lý luận về văn hóa doanh nghiệp. Khảo sát thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ. Số hóa tài liệu HT. Đề xuất giải pháp nhằm xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. TRẦN THỊ PHƯƠNG THÚY Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ LOAN Mã số sinh viên : 1507QTVB028 Khóa : 2015 - 2017 Lớp : ĐHLT QTVP 15B HÀ NỘI - 2017
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu do chính tôi thực hiện, là thành quả thực sự từ công sức nghiên cứu của bản thân tôi qua quá trình quan sát, tìm tòi, khảo sát thực tế về văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT. Hà Nội, ngày 01 tháng 7 năm 2017
LỜI CẢM ƠN Bất kỳ một công trình nghiên cứu nào dù quy mô lớn hay nhỏ, để hoàn thành tốt thì không chỉ một mình tác giả có thể thực hiện được mà luôn luôn có những người đứng phía sau, đứng bên cạnh chỉ bảo, hướng dẫn, động viên và tạo những điều kiện tốt nhất để mỗi tác giả có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình. Trong lần nghiên cứu này cũng vậy, để hoàn thành đề tài nghiên cứ khóa luận tốt nghiệp, tác giả đã nhận được những sự quan tâm động viên và tạo những điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất, tài liệu cũng như trang thiết bị phục vụ cho việc nghiên cứu từ phía Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT. Xin cảm ơn các anh chị, bạn bè đã giúp đỡ rất nhiệt tình trong thời gian tác giả tìm hiểu thực tế tại đó; mọi người đã động viên và cổ vũ tinh thần rất nhiều để tác giả có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình. Đồng thời tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả các Thầy, cô giáo khoa Quản trị Văn phòng, các thầy cô luôn là những người cha, người mẹ thứ hai mà tác giả cần phải luôn trân trọng, chính các Thầy cô là những người chỉ đường dẫn lối đúng đắn và ân cần nhất trên những bước đi đến thành công tương lai cho tác giả cũng như các bạn sinh viên khác. Một lời cảm ơn đặc biệt tác giả xin được gửi riêng tới giảng viên Trần Thị Phương Thúy, cô là người trực tiếp hướng dẫn tác giả thực hiện khóa luận tốt nghiệp, cô đã rất ân cần và chỉ bảo tận tình trong quá trình tác giả thực hiện bài khóa luận. Tác giả cảm thấy may mắn khi được học tập và được cô hướng dẫn, cảm ơn cô trong thời gian qua đã luôn sát sao và đồng hành cùng với tác giả để tác giả có thể hoàn thành tốt đề tài khóa luận tốt nghiệp này. Mặc dù đã có rất nhiều cố gắng, song do hạn chế về mặt thời gian và kiến thức, đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tác giả mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các Thầy cô và các bạn giúp tác giả hoàn thiện hơn nữa về nhận thức của mình. Một lần nữa tác giả xin chân thành cảm ơn rất nhiều!
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................ 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................ 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 4 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 4 6. Cấu trúc của đề tài ..................................................................................... 4 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT ...................................... 5 1.1. Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp ................................................. 5 1.1.1. Các khái niệm ...................................................................................... 5 1.1.1.1. Khái niệm văn hóa ........................................................................... 5 1.1.1.2. Khái niệm doanh nghiệp .................................................................. 6 1.1.1.3. Khái niệm văn hóa doanh nghiệp ..................................................... 7 1.1.2. Các cấp độ văn hóa doanh nghiệp ....................................................... 9 1.1.2.1. Cấp độ thứ nhất (biểu trưng trực quan – hữu hình): Những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp ................................................ 9 1.1.2.2. Cấp độ thứ hai (biểu trưng phi trực quan – vô hình): Những giá trị được tuyên bố và những quan niệm chung ................................................. 10 1.1.3. Những biểu hiện văn hóa trong hoạt động doanh nghiệp ................. 11 1.1.3.1. Văn hóa ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp................................... 11 1.1.3.2. Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp .......................................................................................................... 12 1.1.3.3. Văn hóa trong hoạt động marketing của doanh nghiệp ................. 12 1.1.3.4. Văn hóa ứng xử trong đàm phán, giao dịch, thương lượng của doanh nghiệp ............................................................................................... 13
1.1.3.5. Văn hóa trong định hướng tới khách hàng ..................................... 14 1.1.4. Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp ............ 14 1.1.4.1. Vai trò của văn hóa doanh nghiệp .................................................. 14 1.1.4.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp ......................... 15 1.2. Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT ........................................................................ 15 1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty .................................... 15 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty ..................................................... 16 1.2.3. Cơ cấu tổ chức................................................................................... 17 Tiểu kết ........................................................................................................ 21 Chương 2. THỰC TRẠNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT ................ 22 2.1. Văn hóa ứng xử trong nội bộ công ty .................................................. 22 2.1.1. Ứng xử của cấp trên với cấp dưới ..................................................... 22 2.1.2. Ứng xử của cấp dưới với cấp trên ..................................................... 28 2.1.3. Ứng xử giữa các đồng nghiệp ........................................................... 29 2.1.4. Ứng xử với công việc ........................................................................ 30 2.2. Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu ............................. 33 2.2.1. Các khía cạnh văn hóa trong xây dựng các thành tố thương hiệu .... 33 2.3. Văn hóa trong hoạt động Marketing .................................................... 38 2.3.1. Văn hóa trong lựa chọn thị trường mục tiêu và định vị thị trường ... 38 2.3.2. Văn hóa trong các quyết định về sản phẩm ...................................... 39 2.3.3. Văn hóa trong hoạt động truyền thông Marketing ............................ 40 2.4. Văn hóa ứng xử trong đàm phán và thương lượng .............................. 41 2.4.1. Biểu hiện của văn hóa ứng xử trong đàm phán và thương lượng ..... 41 2.5. Văn hóa trong định hướng tới khách hàng ........................................... 44 2.5.1. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp định hướng vào khách hàng ......... 44 2.5.2. Phát triển môi trường văn hóa đặt khách hàng lên trên hết .............. 46 Tiểu kết ........................................................................................................ 48
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT .................................................................................................... 49 3.1. Đánh giá kết quả xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT ..................................................... 49 3.1.1. Ưu điểm ............................................................................................. 49 3.1.2. Hạn chế .............................................................................................. 49 3.2. Giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT ............................................................... 50 3.2.1. Xây dựng văn hóa từ người lãnh đạo công ty ................................... 50 3.2.2. Nâng cao nhận thức về vai trò của văn hóa doanh nghiệp và ý thức và trách nhiệm về văn hóa doanh nghiệp cho các thành viên .......................... 51 3.2.3. Kết hợp truyền thống và hiện đại trong xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp ........................................................................................ 53 3.2.4. Tăng cường đầu tư vật chất cho xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp ............................................................................................... 54 3.3.5. Cải thiện môi trường kinh doanh ...................................................... 56 Tiểu kết ........................................................................................................ 57 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 58 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 60 PHỤ LỤC
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Các doanh nghiệp là một trong những nhân tố quan trọng trong hoạt động phát triển kinh tế của đất nước, chính vì vậy làm thế nào để có thể phát huy được lợi thế của các doanh nghiệp để góp phần vào sự tăng trưởng kinh tế cũng như đẩy nhanh tiến độ hội nhập với bạn bè thế giới là điều rất cần thiết trong bối cảnh hiện nay. Văn hóa đã và đang trở thành một nhân tố tác động và có sức ảnh hưởng lớn tới mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh: từ tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, trong và ngoài doanh nghiệp cho đến phong thái, phong cách của người lãnh đạo và cách ứng xử giữa các thành viên trong doanh nghiệp. Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp của nước ta hiện nay có tác dụng rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh của doanh nghiệp theo yêu cầu phát triển kinh tế đất nước và hội nhập kinh tế quốc tế. Một doanh nghiệp có nền văn hóa mạnh và tốt sẽ là một điều kiện thuận lợi để có thể thu hút và giữ chân được những nhân tài, củng cố được lòng chung thành của nhân viên đối với doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp góp phần làm tăng sức cạnh tranh của doanh nghiêp, trên cơ sở tạo ra bầu không khí và tác phong làm việc tích cực, khích lệ tinh thần sáng tạo, củng cố lòng trung thành gắn bó của các thành viên, nâng cao tinh thần trách nhiệm. Tất cả những yếu tố đó góp phần tạo năng suất lao động và đảm bảo chất lượng sản phẩm dịch vụ, từ đó củng cố khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT tiền thân là Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Lưu trữ, là một công ty còn trẻ với tuổi đời tám năm, hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trữ, số hóa tài liệu. Với sự cố gắng không ngừng, Công ty đã thực sự lớn mạnh và vươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa tài liệu, với hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các Cơ quan, ban, ngành trên toàn quốc. Từ những thành tích đó công ty đã tạo dựng được tên tuổi trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ - Số hóa tài liệu nói riêng và trong nền kinh tế 1
Việt Nam nói chung. Tuy nhiên, vấn đề văn hóa doanh nghiệp tại công ty vẫn chưa được chú trọng đúng mức, điều đó làm ảnh hưởng tới sự phát triển bền vững của công ty. Là một nhân viên văn phòng làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT tác giả nhận thấy cần phải có những cách nhìn nhận đúng đắn về tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp từ đó đánh giá thực trạng văn hóa tại tổ chức mình và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao nhận thức và phát huy tích cực văn hóa doanh nghiệp tại công ty mình để góp phần xây dựng và phát triển Công ty ngày càng vững mạnh, văn minh hiện đại và vươn xa hơn nữa. Xuất phát từ những điều đó, tác giả lựa chọn đề tài: “Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT”. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đã có khá nhiều các bài viết, các tạp chí, các bài luận văn, tiểu luận hay những cuốn giáo trình viết về vấn đề văn hóa doanh nghiệp hay văn hóa công ty. Trong đó tác giả đã tìm đọc các tác phẩm: Tác giả Syed Munir Ahmed Shah (2012), Tác động văn hóa tổ chức đến sự hài lòng trong công việc của nhân viên và đến sự cam kết gắn bó với tổ chức nghiên cứu được thực hiện tại các giảng viên trường đại học tư của các trường Pakistan. Với kết luận là văn hóa tổ chức có tác động tích cực đến sự cam kết gắn bó với tổ chức và tác động đến sự hài lòng trong côngviệc. Zahariah Mohd Zain (2009), Ảnh hưởng của văn hóa doanh nghiệp đến cam kết gắn bó với tổ chức. Kết luận rằng các công ty phải tạo môi trường làm việc cho nhân viên với các yếu tố văn hóa được thúc đẩy sự cam kết gắn bó của nhân viên với tổ chức qua các khía cạnh: làm việc nhóm, giao tiếp tổ chức, khen thưởng và thừa nhận, đào tạo. Được thực hiện 190 công ty ở Malaysia. Tác giả Đỗ Thụy Lan Hương (2008), Ảnh hưởng của văn hóa công ty đến sự cam kết gắn bó với tổ chức của nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp ở thành phố Hồ Chí Minh. Với luận văn thạc sĩ thuộc trường Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh. Dựa trên mô hình nghiên cứu của Recardo và Jolly (1997) với tám khía cạnh văn hóa doanh nghiệp bao gồm: giao tiếp tổ 2
chức, đào tạo và phát triển, phần thưởng và sự công nhận, hiệu quả việc ra quyết định, chấp nhận rủi ro bởi sáng tạo và cải tiến, định hướng kế hoạch tương lai, làm việc nhóm và sự công bằng trong chính sách quản trị. Với kết luận rằng năm khía cạnh văn hóa doanh nghiệp có ý nghĩa trong nghiên cứu, thực sự tác động tích cực đến sự cam kết gắn bó với tổ chức là: chấp nhận rủi ro bởi sáng tạo và cải tiến, đào tạo và phát triển, Sự công bằng và nhất quán trong chính sách quản trị, định hướng kế hoạch tương lai, cuối cùng là giao tiếp tổ chức. Ngoài ra còn một số cuốn sách như: Cẩm nang văn hóa ứng xử và giao tiếp công sở của tác giả Vũ Bá Đức; Bài giảng Văn hóa đạo đức quảnlý của tác giả Ths. Vũ Thị Cẩm Thanh; giáo trình “Văn hóa doanh nghiệp” của PGS.TS Đỗ Thị Phi Hoài; giáo trình “Văn hóa kinh doanh” của PGS.TS Dương Thị Liễu; giáo trình “Đạo đức kinh doanh và văn hóa công ty” của PGS.TS Nguyễn Mạnh Quân. Những tài liệu này chủ yếu tập chung nghiên cứu tổng quan về văn hóa; văn hóa doanh nghiệp; đạo đức kinh doanh; văn hóa doanh nhân hay văn hóa trong các hoạt động kinh doanh, tại đây các tác giả làm rõ những vấn đề lý luận về các khái niệm văn hóa doanh nghiệp; sự hình thành văn hóa doanh nghiệp; sự thay đổi văn hóa doanh nghiệp; các dạng văn hóa doanh nghiệp, các biểu hiện cụ thể của văn hóa doanh nghiệp; và sự tác động của văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, chưa có công trình nào đề cập đến và đi sâu vào nghiên cứu về văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT. Đây là những tài liệu hết sức quý giá có thể tham khảo và kế thừa khi nghiên cứu đề tài “Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT”. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống lý luận về văn hóa doanh nghiệp. - Khảo sát thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT. - Đề xuất giải pháp nhằm xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp 3
tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT. - Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát kết quả từ năm 2012 - 2017. 5. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu; - Phương pháp so sánh. 6. Cấu trúc của đề tài Ngoài Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo (và phụ lục), hình ảnh minh họa đề tài có cấu trúc gồm: Chương 1. Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp và khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Chương 2. Thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT Chương 3. Một số giải pháp xây dựng và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT 4
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP VÀ KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 1.1. Cơ sở lý luận về văn hóa doanh nghiệp 1.1.1. Các khái niệm 1.1.1.1. Khái niệm văn hóa Văn hóa được đề cập đến trong nhiều lĩnh vực nghiên cứu như: dân tộc học, dân gian học, văn hóa học, xã hội học, kinh tế học,... và trong mỗi lĩnh vực nghiên cứu đó định nghĩa về văn hóa cũng khác nhau.Từ văn hóa có rất nhiều nghĩa, trong tiếng Việt văn hóa được dùng theo nghĩa thông dụng để chỉ học thức, lối sống; theo nghĩa chuyên biệt để chỉ trình độ phát triển của một giai đoạn; trong khi theo nghĩa rộng thì văn hóa bao gồm tất cả, từ những sản phẩm tinh vi, hiện đại, cho đến tín ngưỡng, phong tục, lối sống... Do vậy, các nhà nghiên cứu có những cách tiếp cận khác nhau nên dẫn đến nhiều quan niệm khác nhau về khái niệm văn hóa. Theo Đại từ điển tiếng Việt của Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hóa Việt Nam do Nguyễn Như Ý chủ biên, NXB Văn hóa -Thông tin, xuất bản năm 1998, thì: “Văn hóa là những giá trị vật chất, tinh thần do con người sáng tạo ra trong lịch sử”.[13, tr.15] Vào năm 1943, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã đưa ra định nghĩa: “Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học, nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về ăn, mặc, ở và các phương tiện, phương thức sử dụng. Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa”. Theo PGS.TS Trần Ngọc Thêm “Văn hóa là một hệ thống hữu cơ những giá trị vật chất và tinh thần do con người sáng tạo và tích lũy qua quá trình hoạt động thực tiễn, trong sự tương tác giữa con người với môi trường tự nhiên và xã hội của mình”.[12, tr.25] Với những ý nghĩa đó, văn hóa có mặt ở mọi nơi, ở mọi hoạt động sản 5
xuất vật chất, tinh thần của con người. Có thể khái quát về định nghĩa văn hóa,theo nhóm tác giả trong cuốn giáo trình “Văn hóa doanh nghiệp” của NXB Tài chính như sau: “Văn hóa là toàn bộ những giá trị vật chất và tinh thần mà loài người tạo ra trong quá trình lịch sử”. 1.1.1.2. Khái niệm doanh nghiệp Hiện nay trên phương diện lý thuyết có khá nhiều định nghĩa thế nào là một doanh nghiệp, mỗi định nghĩa đều mang trong nó một nội dung và giá trị nhất định. Điều ấy cũng là đương nhiên vì rằng mỗi tác giả đứng trên nhiều quan điểm khác nhau khi tiếp cận doanh nghiệp. Theo quan điểm pháp luật: Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng kí thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.[10, tr.2] Theo quan điểm chức năng của tác giả M.Francois Peroux: doanh nghiệp là một đơn vị tổ chức sản xuất mà tại đó người ta kết hợp các yếu tố sản xuất khác nhau do các nhân viên của công ty thực hiện nhằm bán ra trên thị trường những sản phẩm hàng hóa hay dịch vụ để nhận được khoản tiền chênh lệch giữa giá bán sản phẩm với giá thành của sản phẩm ấy. Theo quan điểm phát triển của tác giả D.Larua A Caillat: doanh nghiệp là một cộng đồng người sản xuất ra những của cải. Nó sinh ra, phát triển, có những thất bại, có những thành công, có lúc vượt qua những thời kỳ nguy kịch và ngược lại có lúc phải ngừng sản xuất, đôi khi tiêu vong do gặp phải những khó khăn không vượt qua được. Theo quan điểm hệ thống: doanh nghiệp được các tác giả nói trên xem rằng “doanh nghiệp bao gồm một tập hợp các bộ phận được tổ chức, có tác động qua lại và theo đuổi cùng một mục tiêu. Các bộ phận tập hợp trong doanh nghiệp bao gồm 4 phân hệ sau: sản xuất, thương mại, tổ chức, nhân sự”. Ngoài ra có thể liệt kê hàng loạt những định nghĩa khác nhau nữa khi xem xét doanh nghiệp dưới những góc nhìn khác nhau. Song giữa các định nghĩa về doanh nghiệp đều có những điểm chung nhất, nếu tổng hợp chúng lại với một tầm nhìn bao quát trên phương diện tổ chức quản lý và xuyên suốt từ khâu hình 6
thành tổ chức, phát triển đến các mối quan hệ với môi trường, các chức năng và nội dung hoạt động của doanh nghiệp cho thấy đã là một doanh nghiệp nhất thiết phải được cấu thành bởi các yếu tố sau đây: Yếu tố tổ chức: một tập hợp các bộ phận chuyên môn hóa nhằm thực hiện các chức năng quản lý như các bộ phận sản xuất, bộ phận thương mại, bộ phận hành chính. Yếu tố sản xuất: các nguồn lực lao động, vốn, vật tư, thông tin. Yếu tố trao đổi: những dịch vụ thương mại - mua các yếu tố đầu vào, bán sản phẩm sao cho có lợi ở đầu ra. Yếu tố phân phối: thanh toán cho các yếu tố sản xuất, làm nghĩa vụ nhà nước, trích lập quỹ và tính cho mọi hoạt động tương lai của doanh nghiệp bằng khoản lợi nhuận thu được. Từ những cách nhìn nhận đó có thể đưa ra định nghĩa về doanh nghiệp như sau: “doanh nghiệp là đơn vị kinh tế có tư cách pháp nhân, quy tụ các phương tiện tài chính, vật chất và con người nhằm thực hiện các hoạt động sản xuất, cung ứng, tiêu thụ sản phẩm hoặc dịch vụ, trên cơ sở tối đa hóa lợi ích của người tiêu dung, thông qua đó tối đa hóa lợi ích của chủ sở hữu, đồng thời kết hợp một cách hợp lý các mục tiêu của xã hội. 1.1.1.3. Khái niệm văn hóa doanh nghiệp Văn hóa là thứ tồn tại song song cùng với sự phát triển của loài người, chính loài người với sự sống của mình đã tạo nên văn hóa, nhưng rồi chính văn hóa đã có những sự tác động rất lớn đến quá trình tồn tại và phát triển của loài người. Văn hóa nói chung có sự tác động và ảnh hưởng đến cuộc sống và sự phát triển của con người, chính vì vậy mọi lĩnh vực và khía cạnh trong đời sống của con người cũng có những nét văn hóa đặc thù, ví dụ trong mỗi một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có sự tồn tại của văn hóa, văn hóa hình thành trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp được gọi là “văn hóa doanh nghiệp”. Trong một xã hội rộng lớn, thì mỗi doanh nghiệp cũng được coi là một xã hội thu nhỏ. Xã hội mà chúng ta đang sống có nền văn hóa riêng được hình thành và chi phối mọi hoạt động, chính vì thế trong xã hội thu nhỏ (các doanh 7
nghiệp) nền văn hóa này cũng chi phối và nó tạo nên những nét văn hóa đặc thù cho doanh nghiệp. Edgar Schein - một nhà quản trị học nổi tiếng người Mỹ đã từng nói rằng: “Văn hóa doanh nghiệp gắn với văn hóa xã hội, là một bước tiến của văn hóa xã hội, là tầng sâu của văn hóa xã hội. Văn hóa doanh nghiệp đòi hỏi vừa chú ý tới năng suất và hiệu quả sản xuất, vừa chú ý tới quan hệ chủ thợ, quan hệ giữa người với người. Nói rộng ra, nếu toàn bộ nền sản xuất đều được xây dựng trên một nền văn hóa doanh nghiệp có trình độ cao, nền sản xuất sẽ vừa mang bản sắc dân tộc, vừa thích ứng với thời đại hiện nay”. Qua tìm hiểu sự thành công của các công ty Nhật Bản vào đầu những năm 70, các công ty Mỹ đã đưa ra kết luận qua các cụm từ được nhắc đến vào khoảng thời gian này đó là “Corporate culture/ organizational culture” (văn hóa doanh nghiệp, còn gọi là văn hóa xí nghiệp, văn hóa công ty), những cụm từ này dùng để chỉ một trong những tác nhân chủ yếu dẫn đến sự thành công của các công ty Nhật Bản trên khắp thế giới. Do đó chỉ một thời gian sau, người ta bắt đầu đi sâu nghiên cứ tìm hiểu những nhân tố cấu thành cũng như những tác động to lớn của văn hóa đối với sự phát triển của một doanh nghiệp. Đã có rất nhiều khái niệm, định nghĩa khác nhau về văn hóa doanh nghiệp được đưa ra nhưng cho đến nay vẫn chưa có một định nghĩa nào được chính thức công nhận: Ông Georges de Saite Marie, chuyên gia người Pháp về doanh nghiệp nhỏ và vừa, đã đưa ra định nghĩa như sau: “Văn hóa doanh nghiệp là tổng hợp các giá trị, các biểu tượng, huyền thoại, nghi thức, các điều cấm kỵ, các quan điểm triết học, đạo đức tạo thành nền móng sâu xa của doanh nghiệp”.[3, tr.17] Một định nghĩa khác của tổ chức lao động quốc tế (International Labour Organization - ILO): “Văn hóa doanh nghiệp là sự trộn lẫn đặc biệt các giá trị, các tiêu chuẩn, thói quen và truyền thống, những thái độ ứng xử và lễ nghi mà toàn bộ chúng là duy nhất đối với một tổ chức đã biết”.[3, tr.17] Tuy nhiên, định nghĩa phổ biến và được chấp nhận rộng rãi nhất là định nghĩa của chuyên gia nghiên cứu các tổ chức Edgar Schien: “Văn hóa công ty là tổng hợp những quan niệm chung mà các thành viên trong công ty học được 8
trong quá trình giải quyết các vấn đề nội bộ và xử lý các vấn đề với môi trường xung quanh”.[3, tr.17] Có thể thấy rằng các khái niệm trên đều đã đề cập đến những nhân tố về tinh thần của văn hóa doanh nghiệp: quan niệm, các giá trị, huyền thoại, nghi thức… của doanh nghiệp mà chưa đề cập đến những nhân tố về vật chất - nhân tố quan trọng của văn hóa doanh nghiệp. Do đó, trên cơ sở kế thừa những nghiên cứu của các học giả và hệ thống nghiên cứu logic về văn hóa và văn hóa kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp được nhóm biên soạn giáo trình “Văn hóa kinh doanh” - NXB Đại học Kinh tế Quốc dân định nghĩa như sau: “Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống các giá trị, các chuẩn mực, các quan niệm và hành vi của doanh nghiệp, chi phối hoạt động của mọi thành viên trong doanh nghiệp và tạo nên bản sắc kinh doanh riêng của doanh nghiệp.[4, tr.234] 1.1.2. Các cấp độ văn hóa doanh nghiệp 1.1.2.1. Cấp độ thứ nhất (biểu trưng trực quan – hữu hình): Những quá trình và cấu trúc hữu hình của doanh nghiệp Đó là những biểu trưng trực quan giúp con người dễ dàng nhìn thấy, nghe thấy, sờ thấy các giá trị và triết lý cần được tôn trọng, cấp độ này ta dễ dàng quan sát được ngay từ lần gặp đầu tiên đối với doanh nghiệp, bao gồm: Kiến trúc, cách bài trí, công nghệ, sản phẩm; cơ cấu tổ chức các phòng ban của doanh nghiệp; các văn bản quy định nguyên tắc hoạt động của doanh nghiệp; lễ nghi và lễ hội hàng năm; các biểu tượng, logo, slogan, khẩu hiệu, tài liệu quảng cáo của doanh nghiệp; ngôn ngữ, cách ăn mặc, cách biểu hiện cảm xúc; những huyền thoại, câu chuyện về doanh nghiệp; hình thức mẫu mã sản phẩm; thái độ cung cách ứng xử của các thành viên. Đây là cấp độ văn hóa dễ nhận biết nhất, dễ cảm nhận nhất ta có thể nhận thấy ngay trong lần tiếp xúc đầu tiên thông qua các yếu tố vật chất như kiến trúc, cách bài trí, đồng phục,… của doanh nghiệp. Cấp độ văn hóa chịu ảnh hưởng nhiều bởi tính chất công việc ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp và quan điểm của lãnh đạo. Cấp độ văn hóa này dễ thay đổi và thể hiện không đầy đủ và 9
sâu sắc văn hóa doanh nghiệp, có quan điểm cho rằng cấp độ này chỉ phản ánh khoảng 13% đến 20% giá trị văn hóa của doanh nghiệp. 1.1.2.2. Cấp độ thứ hai (biểu trưng phi trực quan – vô hình): Những giá trị được tuyên bố và những quan niệm chung Những giá trị được tuyên bố bao gồm các chiến lược kinh doanh, mục tiêu, triết lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào cũng có những quy định, nguyên tắc, triết lý, mục tiêu và chiến lược hoạt động của riêng mình; nhưng chúng được thể hiện với nội dung, phạm vi mức độ khác nhau giữa các doanh nghiệp. Đó là kim chỉ nam cho hoạt động của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp và được doanh nghiệp công bố rộng rãi ra công chúng để mọi thành viên cùng thực hiện, chia sẻ và xây dựng. Đây chính là những giá trị được công bố, một bộ phận của nền văn hóa doanh nghiệp. Những giá trị được công bố cũng có tính hữu hình vì người ta có thể nhận biết và diễn đạt chúng một cách rõ ràng, chính xác. Chúng thực hiện chức năng hướng dẫn cho các nhân viên trong doanh nghiệp cách thức đối phó với các tình huống cơ bản và rèn luyện cách ứng xử cho các nhân viên mới trong môi trường cạnh tranh. Những quan niệm chung (những niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vô thức, mặc nhiên được công nhận trong doanh nghiệp). Trong bất kỳ cấp độ văn hóa nào, văn hóa dân tộc, văn hóa kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp… cũng đều có các quan niệm chung, được hình thành và tồn tại trong một thời gian dài, chúng ăn sâu vào tâm lý của hầu hết các thành viên trong nền văn hóa đó và trở thành điều mặc nhiên được công nhận. Để hình thành được các quan niệm chung, một cộng đồng văn hóa (ở bất kỳ cấp độ nào) phải trải qua quá trình hoạt động lâu dài, va chạm và xử lý nhiều tình huống thực tiễn. Chính vì vậy, một khi đã hình thành, các quan niệm chung sẽ rất khó bị thay đổi. Khi một doanh nghiệp đã hình thành cho mình được quan niệm chung, tức là thành viên trog doanh nghiệp cùng nhau chia sẻ và hành động theo quan niệm chung đó, họ rất khó chấp nhận những hành vi đi ngược lại với quan niệm chung. 10
1.1.3. Những biểu hiện văn hóa trong hoạt động doanh nghiệp 1.1.3.1. Văn hóa ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp Văn hóa ứng xử có vai trò quan trọng trong việc giúp cho doanh nghiệp dễ dàng thành công hơn, làm đẹp thêm hình tượng của công ty; văn hóa ứng xử giúp củng cố, phát triển địa vị của mỗi cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp và tạo điều kiện phát huy dân chủ cho mọi thành viên. Văn hóa ứng xử được biểu hiện thông qua văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới; của cấp dưới đối với cấp trên; giữa các đồng nghiệp với nhau và văn hóa ứng xử với công việc. Biểu hiện văn hóa ứng xử của cấp trên đối với cấp dưới được thể hiện thông qua việc xây dựng cơ chế tuyển chọn, bổ nhiệm công khai, bình đẳng, cạnh tranh, dùng người đúng chỗ; chế độ thưởng phạt công minh; thu phục được nhân viên dưới quyền; nghệ thuật khen; quan tâm đến thông tin phản hồi từ phía nhân viên; quan tâm đến cuộc sống của nhân viên; xử lý những tình huống căng thẳng. Biểu hiện văn hóa ứng xử của cấp dưới đối với cấp trên được thể hiện thông qua việc biết cách thể hiện vai trò của mình đối với cấp trên; tôn trọng và cư xử đúng mực với cấp trên; làm tốt công việc; nhiệt tình; biết chia sẻ, tán dương. Biểu hiện văn hóa ứng xử giữa các đồng nghiệp được thể hiện thông qua việc xây dựng thái độ cởi mở; giúp đỡ lẫn nhau; xây dựng tình bạn, tình đồng nghiệp. Biểu hiện văn hóa ứng xử với công việc được thể hiện thông qua cách ăn mặc; tôn trọng lĩnh vực của người khác; mở rộng kiến thức; tôn trọng giờ giấc làm việc; thực hiện công việc đúng tiến độ; lắng nghe; làm việc siêng năng. Văn hóa ứng xử là yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần, thái độ và cách thức làm việc của các thành viên trong doanh nghiệp. Khi xây dựng được nền văn hóa ứng xử tốt tức là người lãnh đạo và các nhân viên trong doanh nghiệp đã thành công lớn trong việc xây dựng nền tảng văn hóa doanh nghiệp và điều đó sẽ có tác dụng xây dựng thái độ an tâm công tác của các nhân viên trong doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có nền văn hóa ứng xử tốt sẽ tạo cảm giác thoải mái và hăng say làm việc giữa các thành viên, tạo cảm giác tốt về một môi trường làm việc thì khi đó họ sẽ có cảm giác an tâm công tác và cống hiến cho 11
doanh nghiệp. Từ đó văn hóa ứng xử mang lại hiệu quả cao trong công việc, tạo hứng khởi làm việc trong toàn doanh nghiệp, xây dựng củng cố tinh thần hợp tác và xây dựng cho văn hóa doanh nghiệp có bản sắc riêng. 1.1.3.2. Văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp Văn hóa - nguồn lực nội tại của thương hiệu. Sức sống của thương hiệu được trang bị bằng chiều sâu văn hóa bên trong nó. Văn hóa ngày càng trở thành một đòi hỏi mang tính xúc tác chính cho sự phát triển của thương hiệu. Thương hiệu không chỉ là tên gọi hoặc dấu hiệu nào đó, mà thương hiệu thể hiện được ý nghĩa, những lợi ích, sự mong đợi của khách hàng qua các giá trị, tính văn hóa, sự quyến rũ, đạo đức, phong cách, tính cách, nét đặc trưng tiêu biểu của doanh nghiệp, của đất nước; sự tin tưởng, khát vọng, truyền thống khi sử dụng sản phẩm đó. Đôi khi với khách hàng, chuyện nhớ đến một thương hiệu không nằm ở chỗ họ nắm quy mô tổ chức và phương tiện kỹ thuật cũng như sản lượng, doanh thu của công ty, điều chinh phục họ lại là sức thu hút mang tính rung cảm của một kiểu logic qua một cách tiếp cận gần gũi phù hợp với tập quán đời sống và tác động đến cảm tình bằng những mẫu quảng cáo hay câu slogan đầy tính nghệ thuật. Như vậy, một thương hiệu mạnh không chỉ hàm chứa trong nó chất sáng tạo mà còn mang sức mạnh văn hóa. 1.1.3.3. Văn hóa trong hoạt động marketing của doanh nghiệp Lựa chọn thị trường mục tiêu có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự hoạt động của chủ thể, bởi vì sau khi lựa chọn thị trường mục tiêu, các chủ thể sẽ nỗ lực tập trung marketing vào đó nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của mình. Với hai công việc là đánh giá sức hấp dẫn và lựa chọn những đoạn thị trường sẽ phục vụ, nếu không tuân theo sứ mệnh kinh doanh đã định thì toàn bộ những hoạt động tiếp theo của họ sẽ chệch hướng. Khi đánh giá các đoạn thị trường, người ta thường dựa vào ba tiêu chuẩn cơ bản là quy mô tăng trưởng; sức hấp dẫn của cơ cấu thị trường; mục tiêu và khả năng của chủ thể. Trong đó quy mô tăng trưởng và sức hấp dẫn của cơ cấu thị trường là những tiêu chuẩn có tính tương đối. Khi tiến hành vận dụng các kiến thức của marketing cho việc lựa 12
chọn thị trường mục tiêu, các nhà quản trị marketing luôn luôn phải đối chiếu với sứ mệnh và các quy tắc kinh doanh đã lựa chọn, để cho mọi hoạt động của mình không bị chệch hướng khỏi quỹ đạo kinh doanh chung. Định vị thị trường là việc thiết kế sản phẩm và hình ảnh nhằm chiếm được một vị trí đặc biệt và có giá trị trong tâm trí khách hàng. Để đạt được mục tiêu, định vị thị trường đòi hỏi nhà quản trị marketing phải khuyếch trương những điểm khác biệt của mình với khách hàng mục tiêu. Do đó, định vị thị trường chính là một cách thức để quảng bá văn hóa kinh doanh tới khách hàng. Trong quá trình hoạt động, chủ thể kinh doanh có thể sử dụng nhiều biện pháp để tạo hình ảnh riêng trong tâm trí khách hàng như: tạo ra một hình ảnh cụ thể cho sản phẩm, nhãn hiệu; lựa chọn vị thế của sản phẩm, của chủ thể trên thị trường; tạo được sự khác biệt cho sản phẩm và nhãn hiệu; lựa chọn và khuyếch trương những điểm khác biệt có ý nghĩa bao gồm văn hóa trong các quyết định về sản phẩm; văn hóa trong các hoạt động truyền thông marketing. 1.1.3.4. Văn hóa ứng xử trong đàm phán, giao dịch, thương lượng của doanh nghiệp Theo từ điển Tiếng Việt: các tác giả Huỳnh Tịnh Của, Đào Duy Anh viết: “Thương lượng là đôi bên hay nhiều bên bàn đắn đo, ước lượng…tính cho cân phân, đồng đều”.Theo tác giả I. Nierenberg - tác giả của cuốn “Nghệ thuật đàm phán” cho rằng: “Thương lượng không phải là một ván cờ, không nên yêu cầu một thắng, một thua, cũng không phải là một trận chiến phải tiêu diệt hay đặt đối phương vào thế chết mà thương lượng vẫn là một cuộc hợp tác đôi bên cùng có lợi” và “Bất cứ khi nào người ta trao đổi ý kiến nhằm thay đổi mối quan hệ, khi con người bàn bạc để đi đến thống nhất, họ đều phải đàm phán với nhau”. Biểu hiện của văn hóa ứng xử trong đàm phán và trong thương lượng là: Hành vi phi ngôn ngữ: ngôn ngữ trong đàm phán; tạo sự tin tưởng trong đàm phán, kỹ năng đặt câu hỏi trong đàm phán và thương lượng; kỹ năng trả lời trong đàm phán và thương lượng; kỹ năng nghe trong đàm phán và thương lượng; tác động của văn hóa ứng xử tới đàm phán và thương lượng. 13
1.1.3.5. Văn hóa trong định hướng tới khách hàng Với doanh nghiệp, một trong những vấn đề quan trọng của tiếp thị là nhận thức về khách hàng để đáp ứng và xóa đi khoảng cách giữa nhu cầu thị trường và cung ứng sản phẩm. Nhiều doanh nghiệp thua lỗ và phá sản cũng vì thiếu những nghiên cứu thị trường liên quan đến văn hóa cụ thể. Ảnh hưởng trực tiếp của văn hóa tới quyết định mua hàng của khách hàng là tác động lên chính hành vi của họ. So với ảnh hưởng trực tiếp, ảnh hưởng gián tiếp của văn hóa mang tính thường xuyên hơn với diện tác động rộng hơn. Tác động của văn hóa đến người mua không chỉ tập trung ở nhu cầu mong muốn, thị hiếu của họ mà còn được thể hiện qua tiêu chuẩn giá trị và thái độ, qua phong tục tập quán, qua sự khác biệt và giao thoa văn hóa và qua văn hóa của người tiếp thị và bán hàng… Tất cả những điều đó có ảnh hưởng đến các biện pháp marketing của doanh nghiệp. Vì vậy phải xây dựng văn hóa doanh nghiệp định hướng vào khách hàng, phát triển môi trường văn hóa đặt khách hàng lên trên hết, lắng nghe khách hàng; chăm sóc khách hàng, xây dựng lòng trung thành của khách hàng. 1.1.4. Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp 1.1.4.1. Vai trò của văn hóa doanh nghiệp Thứ nhất, văn hóa doanh nghiệp là công cụ triển khai chiến lược. Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển cần phải xây dựng bản chiến lược hoạt động tương lai, gây dựng định hướng kinh doanh cần thực hiện, chỉ rõ thị trường mục tiêu của doanh nghiệp gồm: lĩnh vực hoạt động chủ yếu, khách hàng mục tiêu… và định hướng hoạt động sản xuất sản phẩm như sản xuất, chất lượng, giá cả, dịch vụ. Sau khi xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp thì mục tiêu kế hoạch có đạt được hay không phụ thuộc vào hiệu quả triển khai thực hiện chiến lược như thế nào. Thứ hai, văn hóa doanh nghiệp là cách tạo động lực cho người lao động và sự đoàn kết cho doanh nghiệp.Trong quá trình tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một trong số những chuẩn mực mà xã hội thừa nhận và coi trọng làm giá trị và triết lý chủ đạo của mình. Bên cạnh đó, 14