Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:36

Thêm vào BST

Báo xấu

20
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Cuốn “Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - Nội dung cơ bản và hướng dẫn áp dụng” cung cấp cho độc giả những kiến thức cơ bản về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 về hệ thống quản lý chất lượng; hướng dẫn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và cung cấp một số thông tin, ví dụ về thực tế áp dụng tiêu chuẩn. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 dưới đây!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: Phần 2

CHƢƠNG 3 THỰC TIỄN ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2015 TẠI DOANH NGHIỆP 3.1. Chƣơng trình hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng ISO 9001:2015 Trong khuôn khổ “Chương trình quốc gia nâng cao năng suất và chất lượng các sản phẩm, hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020” (Chương trình 712), tính đến năm 2018, trên 100 doanh nghiệp trong toàn quốc đã được hỗ trợ áp dụng các hệ thống quản lý, trong đó có hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng khá thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng tiêu chuẩn hiện đang phát huy hiệu quả trong sản xuất kinh doanh và mang lại lợi ích thiết thực trong việc nâng cao năng suất và chất lượng cho doanh nghiệp. Kinh nghiệm kết quả áp dụng ISO 9001 tại các doanh nghiệp nêu trên trong khuôn khổ chương trình 712 đã được các chuyên gia phân tích, tổng hợp để phổ biến, nhân rộng cho các doanh nghiệp khác. 3.2. Một số kết quả đạt đƣợc Qua đánh giá, phân tích một số kết quả về hoạt động hỗ trợ áp dụng ISO 9001:2015 tại doanh nghiệp trong thời gian qua, các chuyên gia nhận thấy, hoạt động áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 đã giúp doanh nghiệp có thể cải thiện được kết quả họat động chất lượng và sản xuất kinh doanh ở những góc độ khác nhau, cụ thể có thể là: - Nâng cao năng lực quản lý chất lượng trong toàn doanh nghiệp; - Kiểm soát tốt hơn các sai lỗi trong quá trình sản xuất; - Nâng cao năng lực đáp ứng các yêu cầu của luật pháp và các yêu cầu khác; 181
- Đáp ứng tốt hơn với yêu cầu của khách hàng; - Tăng cường sự tham gia của lãnh đạo và nhân viên vào hoạt động quản lý chất lượng; - Tiết kiệm chi phí; - Tạo ưu thế hơn các đối thủ khi đấu thầu các dự án kinh doanh mới; - Giúp nhân viên nhận thức tốt hơn đối với trách nhiệm đảm bảo chất lượng trong các công đoạn sản xuất; - Nâng cao uy tín của công ty và sự tin tưởng của các bên liên quan thông qua các chiến lược truyền thông; - Đạt được mục tiêu chiến lược kinh doanh bằng cách kết hợp các vấn đề chất lượng vào quản lý kinh doanh; - Cung cấp một lợi thế về tài chính và lợi thế cạnh tranh thông qua hiệu quả cải tiến và giảm chi phí; - Khuyến khích các hoạt động chất lượng tốt hơn bằng cách tích hợp chúng vào hệ thống kinh doanh của tổ chức. 3.3. Bài học áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 3.3.1. Điều kiện áp d ng thành công ISO 9001:2015 Thực tế hỗ trợ doanh nghiệp cho thấy, bên cạnh sự tư vấn, hỗ trợ của chuyên gia, các điều kiện cần thiết để áp dụng thành công ISO 14001:2015 tại doanh nghiệp có thể cần bao gồm những yếu tố sau: a) Ðịnh hướng và quyết tâm của lãnh đạo doanh nghiệp - Sự quyết tâm và chỉ đạo chặt chẽ của lãnh đạo doanh nghiệp trong việc triển khai xây dựng và áp dụng ISO 9001. Có kế hoạch phổ biến, hướng dẫn chi tiết để tìm hiểu và nắm vững nội dung các yêu cầu cơ bản của tiêu chuẩn ISO 9001. - Cùng với đơn vị tư vấn đánh giá và xác định chính xác mức độ đáp ứng của đoanh nghiệp đối với yêu cầu của tiêu chuẩn, hoạch định 182
chính sách, mục tiêu và cam kết về chất lượng. Cung cấp đủ nguồn lực cần thiết để đào tạo và thực hiện, triển khai hệ thống quản lý chất lượngtrong thực tế sản xuất của doanh nghiệp. b) Người lao động - Người lao động trong doanh nghiệp là yếu tố quyết định sự thành công của hệ thống quản lý. Người lao động cần được hướng dẫn, đào tạo để hiểu được ý nghĩa, mục đích của quản lý chất lượng, ý thức được trách nhiệm của mình trong công việc được giao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định đối với công việc cụ thể. c) Trình độ công nghệ, thiết bị của doanh nghệp - Có khả năng kiểm soát các thông số ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. - Ðáp ứng các quy định của nhà nước, của ngành về công nghệ, nhu cầu của thị trường. 3.3.2. ột số trở ngại thường gặp khi triển khai áp d ng ISO 9001:2015 - Sự cam kết của lãnh đạo và các cấp quản lý không đủ; - Tính tuân thủ theo mục tiêu/chương trình hành động của dự án bị thấp; - Hiểu biết chưa đầy đủ về chất lượng và các yếu tố quản lý chất lượng trên thực tế; - Xác định không đầy đủ các yếu tố tác động đến chất lượng trong quá trình sản xuất; - Công nghệ lạc hậu; - Làm theo hình thức mà không chú trọng tới các giá trị cốt lõi của chất lượng. 183
3.3.3. Ví d về thực tế áp d ng ISO 9001:2015 tại doanh nghiệp Việc áp dụng ISO 9001:2015 tại các doanh nghiệp có những đặc thù khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, quy mô, năng lực quản lý và các yếu tố khác nên phần ví dụ này chỉ mang tính tham khảo. Dưới đây là ví dụ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thuỷ sản Quảng Ninh. a) ột số thông tin về Công ty - Tên công ty: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thuỷ sản Quảng Ninh (Tên viết tắt Bavabi) - Trụ sở chính: Tổ 2, khu 4, thị trấn Cái Rồng, huyện Vân Đồn, tỉnh Quảng Ninh - Nhà máy chế biến: Đông Hải, xã Đông Xá, huyện Vân Đồn, tỉnh Quảng Ninh - Lĩnh vực hoạt động chính: Bavabi là một trong số ít công ty chế biến sâu về hải sản bao gồm nhiều lĩnh vực sản xuất khác nhau dựa trên nền tảng của ngành công nghiệp hàu như B-Farm (trại giống, hạ tầng nuôi và công nghệ nuôi trên nền tảng công nghệ 4.0), B-Seafood với các sản phẩm chế biến sâu từ hàu và các hải sản khác, B-Terminal với hệ thống Kiosk cung cấp các sản vật địa phương cho khách du lịch, B-Habitat với các dịch vụ du lịch trải nghiệm đặc biệt tại các vùng nuôi của Công ty. Với ngành chế biến thủy hải sản, các doanh nghiệp phần lớn chỉ quan tâm đến chế biến và xuất khẩu các sản phẩm đông lạnh, chưa nhiều doanh nghiệp để ý chế biến sâu, nâng cao giá trị sản phẩm. Cuối năm 2019, Bavabi đã kỷ niệm 5 năm thành lập bằng dấu mốc mở rộng diện tích nhà xưởng sản xuất lên 400 m2. Nhưng với mục tiêu tiến xa hơn, đi nước cờ chiến lược hơn, Bavabi và đối tác đang xây dựng nhà máy chế biến có quy mô lớn gấp 10 lần hiện tại và 184
dự kiến sẽ đi vào hoạt động từ tháng 5 năm 2020. Họ xác định, muốn đưa sản phẩm chinh phục thị trường tiêu chuẩn cao về vệ sinh an toàn thực phẩm, thì chi phí đầu tư công nghệ chế biến, máy móc, thiết bị phải rất lớn Bavabi gồm có 5 bộ phận chính, bao gồm: bộ phận hành chính tổng hợp, bộ phận kinh doanh, bộ phận thu mua, bộ phận nghiên cứu phát triển sản phẩm và quản lý chất lượng, và bộ phận sản xuất. b) Thông tin về dự án áp d ng ISO 9001:2015 tại Bavabi - Phạm vi áp dụng: Bavabi xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong lĩnh vực nghiên cứu phát triển, chế biến và cung cấp sản phẩm thuỷ hải sản (hàu, ruốc, mực, bề bề, tôm, cá). - Địa điểm áp dụng: trụ sở chính tại Tổ 2, khu 4, thị trấn Cái Rồng, huyện Vân Đồn, tỉnh Quảng Ninh và Nhà máy chế biến tại thôn Đông Hải, xã Đông Xá, huyện Vân Đồn, tỉnh Quảng Ninh. - Nội dung áp dụng: Bavabi áp dụng tất cả các điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, ngoại trừ điều khoản 8.5.3 (Tài sản của khách hàng và nhà cung cấp bên ngoài) do Bavabi không nhận chuyển giao bất cứ tài sản nào từ khách hàng và nhà cung cấp để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. - Thời gian triển khai áp dụng: 5 tháng. c) Tổ chức triển khai áp d ng tại công ty GIAI ĐOẠN I: Chuẩn bị áp dụng Bước 1: Thành lập Ban ISO Việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 tại Công ty được thực hiện sau khi giám đốc công ty ra quyết định thành lập Ban ISO để điều hành tổng thể các hoạt động điều hành trực tiếp xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng của 185
công ty theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, đồng thời chỉ định thư ký ISO làm đầu mối triển khai dự án. Quy định về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ban ISO tham khảo Phụ lục 1 kèm theo. Bước 2: Khảo sát đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng của Công ty.  c đích đánh giá Hoạt động đánh giá thực trạng nhằm xác định sự không phù hợp và các khiếm khuyết của hoạt động quản lý chất lượng hiện hành của Bavabiso với các nội dung yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015; đồng thời xem xét các yếu tố khác như những vấn đề đặc thù về bối cảnh hoạt động, nhu cầu và mong đợi các bên quan tâm của Bavabi.  Phương pháp thực hiện - Hoạt động khảo sát, đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện theo phương pháp tiếp cận theo quá trình. Dựa trên chức năng nhiệm vụ các đơn vị, xác định các quá trình quản lý, quá trình tác nghiệp, quá trình hỗ trợ và phạm vi của từng quá trình. Từ đó, tìm hiểu “chủ quá trình”, cách thức kiểm soát việc thực hiện và phương pháp đo lường quá trình hiện tại. Khi đã tập hợp được các quá trình, cần tìm hiểu mối tương quan, tương tác giữa các quá trình; - Mọi quá trình, công đoạn sản xuất của Bavabi đều phải tuân thủ nguyên tắc tiếp cận thực hiện theo chu trình P-D-C-A (hoạch định - thực hiện - kiểm tra - hành động khắc phục); - Khi thực hiện khảo sát đánh giá hiên trạng, cần chú trọng vào các điểm mấu chốt (key points) của từng quá trình. Đây là các điểm kiểm soát quan trọng, tiềm ẩn các rủi ro có thể ảnh hưởng tới chất lượng của quá trình hoặc chất lượng của sản phẩm dịch vụ; 186
- Sử dụng phương pháp đánh giá lấy mẫu điển hình để nắm bắt các điểm kiểm soát chính dưới góc độ của tiêu chuẩn;  Phân tích các quá trình của Bavabi Hoạt động chính của Bavabi bao gồm: nghiên cứu phát triển sản phẩm, chế biến sản phẩm thực phẩm và phân phối bán lẻ. Để làm chi tiết hoá quá trình này, cần căn cứ vào chức năng nhiệm vụ và phân công công việc của các bộ phận thuộc Bavabi. Nội dung này thường được nêu trong văn bản như Quy định chức năng nhiệm vụ các đơn vị thuộc công ty. Cụ thể như sau: Bộ phận Hành chính tổng hợp có ba chức năng chính là quản lý nhân sự công ty, thực hiện hoạt động hành chính, thực hiện nghiệp vụ kế toán. Dựa trên các chức năng và nhiệm vụ của bộ phận này, các quá trình chính có thể bao gồm: - Quá trình quản lý nhân sự: bao gồm nhiều quá trình con khác như quá trình tuyển dụng, quá trình quản lý đào tạo, quá trình quản lý chấm công, v.v…; - Quá trình thực hiện nghiệp vụ kế toán: bao gồm quá trình con như lập dự toán, thanh toán, quyết toán, lập hồ sơ chứng từ, kê khai thuế, v.v…. Tuy nhiên, nghiệp vụ kế toán theo chuẩn mực quốc gia, trong đó quy trình thực hiện, các điểm kiểm soát được quy định một cách rất cụ thể theo chuẩn mực chung; - Quá trình thực hiện các hoạt động hành chính: bao gồm các quá trình con như văn thư lưu trữ, quá trình quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý thực hiện các chế độ bảo hiểm, phúc lợi xã hội, các quá trình hoạt động theo yêu cầu khác của cơ quan quản lý Nhà nước (PCCC, ứng phó tình huống khẩn cấp…); Bộ phận kinh doanh có chức năng chính là kinh doanh sản phẩm của Bavabi sản xuất chế biến. Khác với các quá trình của bộ phận Hành chính tổng hợp, các quá trình chính tương đối độc lập tại 3 mảng 187
công việc, thì các quá trình của bộ phận kinh doanh là 1 chuỗi hoạt động liên kết với nhau chặt chẽ. Dựa trên chức năng và nhiệm vụ của bộ phận này, các quá trình chính có thể bao gồm: - Quá trình quản lý quan hệ khách hàng; - Quá trình xây dựng, duy trì và phát triển các kênh bán hàng (trực tiếp, online, siêu thị, nhà phân phối sỉ, v.v…); - Quá trình bán hàng (bán, theo dõi thực hiện đơn hàng, thu hồi công nợ…). Bộ phận thu mua có chức năng chính mua nguyên liệu chế biến. Dựa trên chức năng và nhiệm vụ của bộ phận này, các quá trình có thể bao gồm như dưới đây: - Quá trình tìm hiểu, đánh giá phân tích lựa chọn nhà cung cấp; - Quá trình theo dõi, đánh giá định kỳ nhà cung cấp; - Quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng mua nguyên liệu từ nhà cung cấp; - Quá trình mua và kiểm tra nguyên liệu nhập về. Có thể thấy rõ, đầu ra (sản phẩm) của quá trình này trở thành đầu vào của quá trình sau. Ví dụ đầu ra (sản phẩm) của quá trình đàm phán ký kết hợp đồng mua nguyên liệu là Hợp đồng mua nguyên liệu, trở thành đầu vào (căn cứ) của quá trình mua và kiểm tra nguyên liệu nhập về. Bộ phận quản lý chất lượng và nghiên cứu phát triển sản phẩm có chức năng chính là kiểm soát chất lượng, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, đảm bảo chỉ tiêu các chất dinh dưỡng, thành phần cho phép; và hoạt động nghiên cứu phát triển sản phẩm mới. Dựa trên chức năng và các nhiệm vụ của bộ phận này, các quá trình chính có thể liệt kê như dưới đây: - Quá trình quản lý chất lượng (bao gồm: xây dựng các tiêu chí kiểm tra, tiêu chuẩn thực hiện, đánh giá kiểm tra lấy mẫu, thử nghiệm sản phẩm, kiểm soát các phương tiện đo, v.v…); 188
- Quá trình nghiên cứu phát triển (xác định yêu cầu sản phẩm mới, hoạch định các giai đoạn nghiên cứu phát triển, kiểm soát thực hiện, kiểm soát các thay đổi, v.v…); Bộ phận sản xuất có chức năng chính chế biến sản phẩm, từ khâu tiếp nhận nguyên liệu cho tới khi ra sản phẩm hoàn chỉnh nhập kho xuất bán. Các quá trình chính bao gồm: - Quá trình quản lý máy móc thiết bị chế biến và môi trường sản xuất (bao gồm các quá trình con như: tiếp nhận sử dụng vận hành, sửa chữa bảo dưỡng, quá trình vệ sinh chống lây nhiễm chéo, v.v…); - Quá trình quản lý điều hành sản xuất (bao gồm: lập kế hoạch, điều độ, sản xuất chế biến, thu thập số liệu sản xuất chế biến, phân tích và báo cáo thực hiện , v.v…); Bước 3: Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng Việc hoạch định hệ thống quản lý chất lượng nhằm mục đích xác định phạm vi, các quá trình và mối tương tác các quá trình; xác định các quá trình cần kiểm soát, cách thức theo dõi và đo lường các quá trình; và Thiết lập các yêu cầu và mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng. Nội dung của hoạch định bao gồm:  Xác định và phân tích bối cảnh hoạt động của Bavabi (tham khảo phụ lục 2 kèm theo).  Xác định và phân tích nhu cầu, mong đợi các bên quan tâm của Bavabi (tham khảo phụ lục 2 kèm theo).  Thống nhất phạm vi áp dụng, hoạch định tổng thể các quá trình.  Thiết lập chính sách và mục tiêu chất lượng tại các cấp (tham khảo phụ lục 3 kèm theo).  Xây dựng kế hoạch hệ thống tài liệu quản lý chất lượng (tham khảo phụ lục 4 kèm theo). 189
GIAI ĐOẠN 2: Xây dựng và tổ chức áp dụng các tài liệu/văn bản của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 Mục tiêu: Xây dựng được hệ thống tài liệu/văn bản thống quản lý chất lượng, và tổ chức áp dụng trên thực tế Bước 4: Đào tạo nhận thức chung và phương pháp, kỹ năng xây dựng các tài liệu/văn bản của hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015, nắm vững các yêu cầu của tiêu chuẩn và nhận thức rõ cách tiếp cận theo quá trình, tư duy dựa trên rủi ro, cơ hội… đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn. Bước 5: Tổ chức rà soát, xây dựng và tổ chức áp dụng các tài liệu/văn bản của hệ thống quản lý chất lượng trên thực tiễn. Các công việc sau đây đã được Bavabi triển khai thực hiện:  Rà soát các tài liệu, hồ sơ cần lập và lưu giữ theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và yêu cầu quản lý nội bộ của Bavabi.  Xây dựng, cập nhật sửa đổi các hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo phân cấp, đảm bảo phù hợp với yêu cầu ISO 9001:2015 yêu cầu quản lý nội bộ của Bavabi.  Mặc dù tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 không yêu cầu phải có bất cứ thủ tục nào. Tuy nhiên, các tài liệu mang tính quản lý chung hệ thống mà Bavabi đã xây dựng như là: - Quy trình kiểm soát tài liệu hồ sơ (đáp ứng điều khoản 7.5 - ISO 9001:2015); - Quy trình kiểm soát đầu ra không phù hợp và hành động khắc phục (đáp ứng điều khoản 8.7 và 10.2 - ISO 9001:2015); - Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ (đáp ứng điều khoản 9.2.2 - ISO 9001:2015); - Quy trình quản ý rủi ro (đáp ứng điều khoản 6.1 - ISO 9001:2015); - Các bản mô tả vị trí công việc (đáp ứng điều khoản 5.3 - ISO 9001:2015). 190
 Ban hành và tổ chức áp dụng các tài liệu/văn bản của hệ thống quản lý chất lượng đã được hoàn thiện phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001:2015 GIAI ĐOẠN 3: Đánh giá chứng nhận sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng với yêu cầu của ISO 9001:2015 Bước 6: Thực hiện việc đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng Trong bước này, Bavabi đã thực hiện các công việc cụ thể sau đây:  Đào tạo phương pháp và kỹ năng đánh giá nội bộ  Lập kế hoạch và thực hiện đánh giá nội bộ, mục đích là rà soát tính phù hợp của hệ thống tài liệu quản lý chất lượng đang áp dụng, rà soát mức độ đáp ứng và đánh giá mức độ thực hiện so với yêu cầu, mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng. Kế hoạch đánh giá nội bộ được thực hiện theo nguyên tắc đánh giá chéo, không tự đánh giá công việc của chính mình để đảm bảo tính khách quan và vô tư của cuộc đánh giá. Mục tiêu đánh giá là tìm kiếm sự phù hợp, tránh việc bắt lỗi, để hoàn thiện hệ thống Kế hoạch đánh giá nội bộ của Bavabi xem phụ lục 5 kèm theo.  Khắc phục, cải tiến các vấn đề sau đánh giá nội bộ.  Chuẩn bị hồ sơ đánh giá chứng nhận Bước 7: Đánh giá chứng nhận của bên thứ 3 hệ thống quản lý chất lượng Mục tiêu: công ty được đánh giá chứng nhận và cấp chứng chỉHệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2015 Trong bước này Bavabi đã thực hiện các công việc cụ thể sau:  Lựa chọn Tổ chức chứng nhận độc lập, ký hợp đồng thực hiện việc đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty theo phạm vi đã nêu ở trên. 191
 Tiếp nhận báo cáo đánh giá, khắc phục cải tiến các vấn đề nêu trong báo cáo đánh giá chứng nhận, lập hồ sơ khắc phục.  Gửi hồ sơ khắc phục cho tổ chức chứng nhận độc lập. c) Kết quả áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo ISO 9001:2015 tại Bavabi Ban giám đốc và cán bộ nhân viên Bavabi đã được đào tạo nhận thức chung và các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Các các bộ có liên quan đến xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đã được đào tạo để nâng cao kỹ năng xây dựng tài liệu, văn bản cũng như đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng, nắm bắt được phương pháp và lộ trình xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Bavabi đã xây dựng được hệ thống các tài liệu/văn bản được tiêu chuẩn hóa bao gồm các quy trình, quy định và các hướng dẫn công việc, biểu mẫu ghi chép, cụ thể hóa cho các quá trình thực hiện công việc của Bavabi. Các điểm kiểm soát quá trình được thực hiện công việc đã được xác định, các hồ sơ dưới nhiều hình thức khác nhau đã được lưu giữ để làm bằng chứng thực hiện. Song song với quá trình áp dụng TCVN ISO 9001:2015, công ty cũng đã triển khai thực hiện Hệ thống kiểm soát mỗi nguy và phân tích giới hạn tới hạn HACCP (TCVN 5603:2007) để kiểm soát tốt hơn an toàn vệ sinh sản phẩm. Hệ thống này cung cấp các yêu cầu chi tiết hơn, cách thức kiểm soát được cụ thể hoá hơn (xây dựng kế hoạch HACCP, xác định điểm tới hạn CCP) giúp hệ thống quản lý chất lượng của Bavabi được hoàn thiện đầy đủ. Hệ thống quản lý chất lượng của Bavabi đã được chứng nhận phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 và Công ty đã nhận được chứng chỉ của tổ chức KNA Cert, hiệu lực trong 03 năm kể từ ngày cấp. 192
PHỤ LỤC 1 QUYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP VÀ CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA BAN ISO QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Ban ISO - Căn cứ vào yêu cầu triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 - Xét đề nghị của Bộ phận Hành chính Tổng hợp GIÁM ĐỐC CÔNG TY QUYẾT ĐỊNH Điều 1. Thành lập Ban chỉ đạo xây dựng, áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (sau đây gọi tắt là Ban ISO) của Công ty TNHH TM&SX Thuỷ sản Quảng Ninh gồm các ông, bà có tên dưới đây: 1. Trần …………. Trưởng Ban 2. Bùi …………... Phó Ban thường trực 3. Phạm ………… Thư ký 4. Châu ………… Thành viên 5. Phạm ………… Thành viên 6. Phạm ………. Thành viên 7. Võ …………… Thành viên Điều 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ban ISO được ban hành kèm theo quyết định này. Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký, ban hành. Các ông, bà có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./. Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như Điều 3; (Đã ký) - Lưu BP.HCTH. Phạm Thị Thu Hiền 193
QUY ĐỊNH Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của Ban ISO Tại Công ty TNHH TM&SX Thuỷ sản Quảng Ninh Điều 1: Nhiệm vụ và quyền hạn của Trƣởng ban 1. Chịu trách nhiệm chung đối với mọi công việc của ban và có quyền phân công công việc cụ thể cho các thành viên trong Ban, 2. Hoạt động hoạch định mục tiêu và kế hoạch hành động - Xây dựng, phê duyệt các mục tiêu, kế hoạch hành động chung của Công ty, - Phê duyệt mục tiêu, kế hoạch hành động của các bộ phận, 3. Quản lý thực thi: - Phổ biến hướng dẫn cho các thành viên trong Ban thấu hiểu các yêu cầu về quản lý chất lượng và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. - Quyết định và thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo cung cấp nguồn lực cho các bộ phận thực hiện mục tiêu và kế hoạch hành động đã hoạch định. 4. Quản lý theo dõi giám sát, đánh giá và cải tiến: - Theo dõi giám sát và đánh giá việc thực hiện mục tiêu và kế hoạch hành động. - Phê duyệt và quản lý thực hiện kế hoạch kiểm tra đánh giá nội bộ định kỳ và đột xuất, quyết định những thay đổi cải tiến trong hệ thống quản lý chất lượng và an toàn thực phẩm. - Chủ trì các cuộc họp định kỳ và đột xuất của ban, các cuộc họp xem xét của lãnh đạo. - Quyết định và thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo cung cấp nguồn lực cho các bộ phận khắc phục, cải tiến các vấn đề không phù hợp, đảm bảo mục tiêu được thực hiện có hiệu quả. 194
Điều 2: Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó ban 1. Hỗ trợ và tham mưu cho Trưởng ban trong các hoạt động nêu tại Điều 1.2, 1.3 và 1.4 của Quyết định này. 2. Hoạt động quản lý tài liệu: - Định kỳ hoặc khi cần, xem xét xây dựng mới, cập nhật sửa đổi các tài liệu quy định của hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (Các yêu cầu - Hệ thống quản lý chất lượng) và Quy phạm thực hành về những nguyên tắc chung đối với vệ sinh thực phẩm. - Quản lý các phiên bản tài liệu, thu hồi, lưu trữ tránh sử dụng nhầm lẫn hoặc mất mát. - Quản lý chỉ đạo phân phối, phổ biến các tài liệu ban hành. - Tổng hợp các tài liệu hồ sơ hoạt động đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo, đánh giá chứng nhận của bên thứ 3. 3. Hoạt động quản lý đào tạo, hướng dẫn: - Quản lý hoạt động đào tạo, hướng dẫn CBNV trong công ty, theo chỉ đạo của Trưởng ban, về các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. Đảm bảo 100% công nhân sản xuất được đào tạo về nhận diện mối nguy và kiểm soát mối nguy an toàn thực phẩm. - Phổ biến hướng dẫn áp dụng các tài liệu quy định Công ty ban hành. Điều 3: Nhiệm vụ và quyền hạn Thƣ ký ban 1. Hoạt động tổng hợp: - Chịu trách nhiệm tập hợp thông tin báo cáo từ các thành viên về quá trình triển khai thực hiện, kết quả và hiệu quả đạt được; những kiến nghị điều chỉnh, - Chịu trách nhiệm đề xuất và tổng hợp các yêu cầu đề xuất đối với hệ thống tài liệu quy định của Công ty, trình Trưởng ban và Phó ban xem xét. 195
- Chịu trách nhiệm ghi chép tổng hợp biên bản các cuộc họp của Ban và họp xem xét của Lãnh đạo, các báo cáo đánh giá nội bộ, báo cáo của đơn vị đánh giá độc lập, trình Trưởng ban và Phó ban. - Là đầu mối các hoạt động diễn tập ứng phó tình trạng khẩn cấp của công ty. 2. Hoạt động đầu mối liên lạc: - Đầu mối trao đổi thông tin với các đơn vị ngoài (bên tư vấn, tổ chức đánh giá độc lập, các cơ quan quản lý Nhà nước) trong các hoạt động liên quan tới chức năng nhiệm vụ của Ban. Điều 4: Nhiệm vụ và quyền hạn của các thành viên 1. Thực hiện theo sự phân công của Trưởng ban và Phó ban 2. Tham mưu, đề xuất Trưởng ban và Phó ban các kế hoạch, nội dung triển khai áp dụng và duy trì hệ thống có hiệu lực và hiệu quả 196
PHỤ LỤC 2 PHÂN TÍCH BỐI CẢNH, NHU CẦU VÀ MONG ĐỢI CÁC BÊN QUAN TÂM 1. BỐI CẢNH HOẠT ĐỘNG CỦA BAVABI Giám đốc và Trưởng các bộ phận của công ty có trách nhiệm xác định và xem xét các vấn đề nội bộ và bên ngoài có khả năng gây ảnh hưởng tới mục đích và định hướng chiến lược của Công ty. Khuynh Hành động cần thực Đánh hƣớng TT Nội dung hiện để kiểm soát rủi giá (rủi ro/ ro/tận dụng cơ hội cơ hội) Bavabi là một trong số ít Tiếp tục nghiên cứu phát doanh nghiệp trên thị triển các sản phẩm tinh Điểm 1. trường chế biến và cung Cơ hội chế ăn liền phù hợp với mạnh cấp các sản phẩm tinh thị hiếu tiện lợi của người chế ăn liền từ thuỷ sản. tiêu dùng. Vùng nguyên liệu của Bavabi là khu vực các Công ty có kế hoạch mở huyện đảo Vân Đồn, rộng vùng nuôi trồng, cách xa khu dân cư và Điểm 2. Cơ hội chủ động trong khâu các khu công nghiệp nên mạnh giống hàu để năng suất mức độ ảnh hưởng ô cao hơn. nhiễm được đánh giá là thấp. Hệ thống phân phối của Tiếp tục duy trì hệ thống Bavabi hiện tại đang mở Điểm 3. Cơ hội phân phối đa dạng hiện rộng sang các chuỗi siêu mạnh có. thị lớn như Vinmart 197
Khuynh Hành động cần thực Đánh hƣớng TT Nội dung hiện để kiểm soát rủi giá (rủi ro/ ro/tận dụng cơ hội cơ hội) - Chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm; đảm bảo Khách hàng ngày càng chất lượng sản phẩm đầu khó tính và thông minh, ra. đòi hỏi của khách hàng - Đa dạng hoá các sản ngày càng cao về chất Thách 4. Rủi ro phẩm mới dựa trên nhu lượng và sự đa dạng thức cầu và mong đợi của phong phú của các sản khách hàng. phẩm, dịch vụ của Công ty. - Có chính sách ưu đãi để duy trì những khách hàng lâu năm/tiềm năng. 2. PHÂN TÍCH NHU CẦU VÀ MONG ĐỢI CỦA BÊN LIÊN QUAN Các Hành động cần bên Nội dung Nhu cầu và Khuynh thực hiện để kiểm TT liên quan tâm mong đợi hƣớng soát rủi ro/tận tâm dụng cơ hội Cần phát triển Thiếu đội nhân sự kỹ Giám ngũ lao thuật cao và Đào tạo nội bộ, thuê đốc động kỹ công nhân có 5. Rủi ro đơn vị ngoài đào Công thuật cao và tay nghề cao, tạo. ty công nhân thông qua lành nghề tuyển dụng, đào tạo. 198
Các Hành động cần bên Nội dung Nhu cầu và Khuynh thực hiện để kiểm TT liên quan tâm mong đợi hƣớng soát rủi ro/tận tâm dụng cơ hội Thiếu nợ kéo dài Được nợ tiền, ảnh hưởng đến được hưởng cơ nguồn vốn; Công ty Trả chậm, Đại lý chế vay tín đang nghiên cứu có phương 6. phân dụng linh hoạt, Rủi ro thực hiện hợp đồng thức thanh phối lãi suất thấp, với đối tác với hình toán điều kiện chấp thức thanh toán có nhận được. bảo lãnh của ngân hàng. CBNV Công ty thực Chế độ Thực hiện nghiêm và hiện đầy đủ và lương và chỉnh tất cả các chế 7. người đúng thời gian Cơ hội bảo hiểm xã độ bảo hiểm cho lao theo quy định hội người lao động. động của pháp luật. Các hộ dân Thực hiện nghiêm Khu vực xung xung chỉnh hoạt động vệ quanh cần sạch quanh Rác xả thải sinh nhà xưởng, thu 8. sẽ, không gây ô Rủi ro nhà ra bên ngoài gom rác thải và xả nhiễm môi xưởng rác đúng nơi quy trường. chế định. biến - Xem xét kỹ các Cơ quy định của Nhà quan nước và tuân thủ quản Tuân thủ các chấp hành. Các văn bản 9. lý Nhà văn bản pháp Rủi ro pháp luật - Thường xuyên cập nước luật liên nhật các Thông tư, quan nghị định của Nhà Nước có liên quan. 199
Các Hành động cần bên Nội dung Nhu cầu và Khuynh thực hiện để kiểm TT liên quan tâm mong đợi hƣớng soát rủi ro/tận tâm dụng cơ hội Đa số các khách hàng hài lòng về chất lượng sản phẩm của Công ty. Tuy nhiên, Công ty vẫn cần: - Kiểm soát chất lượng NVL đầu vào. - Xây dựng kế hoạch và thường xuyên Người - Đáp ứng các theo dõi, đôn đốc tiêu yêu cầu và các thực hiện theo kế dùng Chất lượng yêu cầu đặc hoạch. sử sản phẩm biệt khác của Cơ hội - Cải tiến hệ thống 10. dụng Giá cả phải khách hàng. và rủi ro quy trình nội bộ, áp trực chăng - Tiết kiệm chi dụng hệ thống tiếp phí đầu vào để QLCL để chủ động sản hạ giá thành. và kết nối tốt với phẩm khách hàng. - Chăm sóc khách hàng thường xuyên. Có chính sách hậu mãi sau bán hàng. - Tiếp tục tìm kiếm, hợp tác với các nhà cung cấp khác có giá cả hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. 200