Quản lý công nghệ tại sở Tài nguyên và Môi trường

Chia sẻ: Ngo Thi Tuyet Hue | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:39

Thêm vào BST

Báo xấu

120
lượt xem 20
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có tiếp cận sát thực hơn về những gì đã được học trên lớp, có sự nhìn nhận đúng đắn về những công việc thực tế hơn nhà Trường và Bộ môn Quản trị Văn phòng quyết định tổ chức chuyến đi thực tập cho sinh viên. Nhà trường đã tổ chức chuyến đi thực tập thực tế cho sinh viên để tìm hiểu công việc. Chuyến đi là một môi trường tốt, để sinh viên có thể tìm tòi, học hỏi những điều mà trên lớp chưa được học và phát huy những kỹ năng đã được...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quản lý công nghệ tại sở Tài nguyên và Môi trường

Luận văn Quản lý công nghệ tại sở Tài nguyên và Môi trường Trang 1
PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 1 Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM ........................................... 4 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG ............................ 4 1. Ý nghĩa của chuyến đi thực tập. ................................ ................................ ................. 4 2. Thời gian thực tập. ....................................................................................................... 5 PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................................... 6 CHƯƠNG I ................................ ................................ ................................ .......................... 6 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP .................................................. 6 1.1. Giới thiệu chung về cơ quan thực tập....................................................................... 6 1.2. Chức năng và nhiệm vụ............................................................................................. 6 1.2.1. Chức năng ........................................................................................................... 6 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ....................................................................................... 6 1.3. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................................... 8 1.3.1. Lãnh đạo Trung tâm: ................................ ................................ .......................... 8 1.3.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: ..................................................................... 8 CHƯƠNG II ....................................................................................................................... 10 BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM .............................................. 10 CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – SỞ TÀI NGUYÊN MÔI TRƯỜNG ................................ 10 2.1. Vệ sinh văn phòng làm việc..................................................................................... 10 2.2. Sử dụng thiết bị văn phòng ..................................................................................... 10 2.2.1. Sử dụng máy vi tính........................................................................................... 10 2.2.2. Sử dụng máy photocopy..................................................................................... 11 2.2.3. Sử dụng máy Scan ................................ ................................ ............................. 13 2.2.4. Sử dụng máy điện thoại ..................................................................................... 14 2.2.5. Sử dụng máy Fax .............................................................................................. 16 2.2.6. Sử dụng máy in................................................................ ................................ .. 17 2.3. Công tác văn thư lưu trữ......................................................................................... 19 2.3.1. Soạn thảo văn bản ................................ ................................ ............................. 19 2.3.2. Lưu văn bản đến và văn bản đi bằng phần mềm M.Office ................................ 20 2.3.3. Lưu văn bản đến bằng thiết bị thủ công ............................................................ 21 2.3.3.1. Phân loại thư .............................................................................................. 22 2.3.3.2. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến ................................ ............................. 22 2.3.3.3. Trình, chuyển giao văn bản đến ................................................................. 25 2.3.3.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến ....................... 25 2.3.4. Lưu văn bản đi bằng thiết bị thủ công ............................................................... 26 Trang 2
2.3.4.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và k ỹ thuật trình bày ..................................... 26 2.3.4.2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ............................................. 26 2.3.4.3. Đăng ký văn bản đi ..................................................................................... 27 2.3.4.4. Chuyển giao công văn................................................................................. 28 2.3.4.5. Lưu văn bản đi ............................................................................................ 28 2.3.5. Chuyển giao công việc trên M.Office. ............................................................... 29 2.4. Trình ký văn bản ..................................................................................................... 30 2.5. Công tác giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng .................................... 30 2.5.1. Công tác giao tiếp với cấp trên................................ ................................ ........... 30 2.5.2. Giao tiếp với đồng nghiệp .................................................................................. 32 2.5.3. Giao tiếp với khách hàng ................................................................................... 33 2.6. Công tác chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác ........................................................... 34 CHƯƠNG III ..................................................................................................................... 37 THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP .............................. 37 TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ................................ ............................. 37 SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG ............................................................................ 37 3.1. Thuận lợi.................................................................................................................. 37 3.2. Khó khăn ................................................................................................................. 37 PHẦN KẾT LUẬN ............................................................................................................ 38 1. Nhận xét ưu, khuyết điểm .......................................................................................... 38 1.1. Ưu điểm ................................................................................................................ 38 1.2. Khuyết điểm ................................ .......................................................................... 38 2. Đề xuất ................................ ................................ ................................ ........................ 38 Trang 3
PHẦN MỞ ĐẦU Ý N GHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGH Ệ THÔNG TIN - SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 1. Ý nghĩa của chuyến đi thực tập. Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có tiếp cận sát th ực hơn về những gì đ ã được học trên lớp, có sự nh ìn nhận đúng đắn về những công việc thực tế h ơn nhà Trường và Bộ môn Qu ản trị Văn phòng quyết định tổ chức chuyến đi thực tập cho sinh viên . Nhà trường đã tổ chức chuyến đi thực tập thực tế cho sinh viên để tìm hiểu công việc. Chuyến đi là một môi trường tốt, để sinh viên có thể tìm tòi, học hỏi những điều m à trên lớp chưa được học và phát huy những kỹ năng đã được học: kỹ năng soạn thảo, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng,… Đây không chỉ là một chuyến đi mang tính chất khảo sát thực tế, mà còn là m ột kinh nghiệm quan trọng giúp ích cho sinh viên thực hiện tốt những công việc thực sau này. Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường giúp em rất nhiều và có cơ hội tiếp cận với công việc văn phòng thực tế hơn. Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường em đ ã được thực h ành các công việc như: lưu văn bản đến, văn bản đi, đóng d ấu, in tài liệu, cách giao tiếp, photocopy, trình ký văn bản, chuẩn bị đi công tác, tham gia hoạt động tổ chức hội họp…Mở rộng thêm kiến thức mà em đ ã học tại trường, lớp. Những gì em đã thực hiện và quan sát có phần khác hơn so với những gì mà em đ ã từng học. Qua kỳ thực tập em đã học hỏi được ở các anh (chị) tinh thần tự giác trong công việc, học hỏi cách giao tiếp với lãnh đ ạo, đồng nghiệp, khách h àng và cách sắp xếp bố trí thời gian làm việc hiệu quả. Th ực tập cuối khóa là kết quả đánh giá học tập trong suốt ba năm vừa qua. Kết quả này có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi sinh viên. Trang 4
Ý nghĩa của chuyến đi thực tập n ày là nhà Trường và Bộ môn Quản trị Văn phòng đã tạo điều kiện cho em va chạm với thực tế không phải chỉ riêng em mà toàn thể sinh viên khác trong kỳ thực tập lần này nói chung, đ ể có kiến thức nhiều h ơn trong cuộc sống với thực tại và công việc tương lai. Trong kỳ thực tập lần này em đ ã học hỏi được rất nhiều, đồng thời qua kỳ thực tập kỳ n ày sẽ giúp em sẽ tự tin hơn trong công việc sau này. 2. Thời gian thực tập. Thời gian thực tập 06 tuần. Khoảng thời gian thực tập tại Trung tâm Công ngh ệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trư ờng (từ ngày 14 tháng 5 đến ngày 22 tháng 6 năm 2012) tuy không phải là một khoảng thời gian d ài, nhưng đó là kho ảng thời gian thực sự có ý nghĩa đối với em. Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6. Buổi sáng: 07 h đến 11h Buổi chiều: 13 h đến 17h Thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ đư ợc nghỉ. Trang 5
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1. Giới thiệu chung về cơ quan thực tập Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường Trà Vinh Địa chỉ: Số 478A Mậu Thân, Khóm 3, Phư ờng 6, Th ành phố Trà Vinh, Tỉnh Trà Vinh Điện thoại: 0743.840280 Fax: 0743.840160 1.2. Chức năng và nhiệm vụ 1.2.1. Chức năng Trung tâm Công nghệ Thông tin là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện các hoạt động về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trư ờng thuộc phạm vi quản lý của Sở; tổ chức thực hiện các dịch vụ công về công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật. Trung tâm Công nghệ Thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, có trụ sở làm việc theo quy định của pháp luật. Trung tâm Công nghệ Thông tin chịu sự chỉ đạo, quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường về tổ chức, biên chế và hoạt động; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Công nghệ Thông tin trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường. 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Xây d ựng kế hoạch ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường của địa phương thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường, tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt. Tổ chức xây dựng và qu ản lý vận h ành cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường của cấp tỉnh theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường, gồm: - Xây d ựng Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường áp dụng trên địa b àn cấp tỉnh; - Xây d ựng kế hoạch thu thập dữ liệu về tài nguyên và môi trường hàng năm của cấp tỉnh và phối hợp tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt. Trang 6
- Tiếp nhận, xử lý dữ liệu về tài nguyên và môi trường; xây dựng, tích hợp, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường của địa phương; Tổ chức xây dựng, phối hợp xây dựng và kiểm tra giám sát công tác xây dựng cơ sở dữ liệu th ành phần về tài nguyên và môi trường tại địa phương, hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin địa lý như cơ sở dữ liệu đo đạc bản đồ, cơ sở dữ liệu quản lý đất đai, cơ sở dữ liệu thông tin địa lý…. - Xây dựng danh mục dữ liệu về tài nguyên và môi trư ờng của địa phương và phối hợp tổ chức công bố trên cổng thông tin hoặc trang thông tin điện tử của Sở Tài nguyên và Môi trường và của cấp tỉnh; - Tham gia kiểm tra và đề xuất hình thức xử lý các đơn vị, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định về thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường của địa phương. - Tổ chức thực hiện công tác tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của Sở Tài nguyên và Môi trường; tổ chức các hoạt động thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành tài nguyên và môi trường ở địa phương; hướng dẫn, giám sát, quản lý các hệ thống thông tin và các phần mềm quản lý chuyên ngành. - Xây dựng, triển khai chương trình ứng dụng công nghệ thông tin của Sở Tài nguyên và Môi trường; quản trị vận hành hạ tầng kỹ thuật, duy trì ho ạt động của cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử, thư viện điện tử, bảo đảm việc cung cấp dịch vụ hành chính công trên mạng thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường. - Thu th ập, xử lý, lưu trữ thông tin theo phân cấp của Sở, bao gồm: các tài liệu điều tra cơ bản về tài nguyên và môi trường theo quy mô của tỉnh và quy mô các vùng kinh tế; sản phẩm kết quả của các công trình dự án; Tài liệu là ấn phẩm nộp lưu đ ể sử dụng lâu dài, bao gồm: đơn giá sản phẩm do Sở ban hành, luận chứng kinh tế - kỹ thu ật, kết quả các dự án, kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học sau khi đã hoàn thành, các loại ấn phẩm bản đồ theo quy định; - Qu ản lý, lưu trữ và tổ chức cung cấp, dịch vụ, thu phí khai thác về thông tin, tư liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường. Trang 7
- Tổng hợp từ các số liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường; xây dựng, th ành lập các tài liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường phục vụ cộng đồng xã hội như: tài liệu thông tin kinh tế xã hội gắn với tài nguyên và môi trường, bản đồ thông tin kinh tế xã hội, bản đồ hành chính, bản đồ địa giới h ành chính, b ản đồ chuyên đề khác… - Thẩm định các dự án về ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm chuyên ngành và cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường. - Tổ chức tập huấn, cập nhật kiến thức và chuyển giao các ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng chuyên ngành cho cơ sở và các đối tượng sử dụng theo kế hoạch và chương trình được duyệt. - Tổ chức xây dựng, nghiên cứu và thực hiện các ch ương trình, đề tài, đề án về công nghệ thông tin, tư liệu, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường. - Phối hợp với các đ ơn vị thuộc Sở Tài ngu yên và Môi trường và các tổ chức có liên quan thực hiện công tác bảo đảm an toàn và b ảo mật hệ thống thông tin, các cơ sở dữ liệu điện tử về tài nguyên và môi trường ở địa phương. - Phối hợp h ướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực công nghệ thông tin và thực hiện chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường trên địa bàn cấp tỉnh. - Quản lý tổ chức bộ máy, công chức, viên chức, lao động, tài chính, tài sản thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm theo phân cấp của Sở Tài nguyên và Môi trường và quy đ ịnh của pháp luật. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường giao. 1.3. Cơ cấu tổ chức 1.3.1. Lãnh đạo Trung tâm: Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường có Giám đốc và 01 Phó Giám đốc và 21 viên chức và người lao động. 1.3.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: - Hành chính - Tổng hợp: 03 viên chức và người lao đông; - Phòng Dữ liệu và Lưu trữ: 11 viên chức và người lao đông; Trang 8
- Phòng Phát triển công nghệ: 07 viên chức và người lao đông. SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CỦA TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC P. DỮ LIỆU VÀ LƯU P.PHÁT TRIỂN P.HÀNH CHÍNH TRỮ CÔNG NGH Ệ TỔNG HỢP Trang 9
CHƯƠNG II BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 2.1. Vệ sinh văn phòng làm việc Một khi đã chọn ngành học Quản trị Văn phòng thì công việc tất yếu và đầu tiên mà một nhân viên văn phòng ph ải thực hiện vệ sinh phòng làm việc. Phòng làm việc sạch sẽ thoáng mát giúp nhân viên văn phòng có thể làm việc thoải mái và hăng sai với công việc có câu nói “nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm”. Văn phòng sạch sẽ gọn ràn, mát mẽ hiệu quả công việc đạt được nhiều hơn, đồng thời cũng tạo nên vẽ thẩm m ỹ nơi mình làm việc. Qua đó còn tạo nên nét văn hóa nơi công sở, nhằm tạo nên tin thần phấn chấn, hăng say hơn đối với công vệc. Chính vì những điều đó trong trong th ời gian thực tập em luôn vệ sinh phòng làm việc mà nơi em thực tập cho sạch sẽ và thoáng mát khi bước vào một ngày làm việc có hiệu quả và đạt năng suất. 2.2. Sử dụng thiết bị văn phòng Thiết bị văn phòng là một trong những công cụ đắc lực hổ trợ cho công việc văn phòng. Ngày nay, do khoa học kỹ thuật không ngừng được cải tiến n ên những thiết bị văn phòng cũng không ngừng đổi mới. Điều đó đ ã giúp cho việc thực hiện công việc được nhanh chóng hơn. 2 .2.1. Sử dụng máy vi tính Trong thời đại công nghiệp hoá hiện đại hoá, xã hội đang trong tình trạng phát triển vượt bật như ngày nay thì máy vi tính là một trong những thiết bị tiên tiến không thể thiếu ở các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị,...và mang lại lợi ích không nhỏ đối với cơ quan, doanh nghiệp đó. Máy vi tính là một thiết bị không thể thiếu ở bất kỳ một văn phòng hiện đại nào. Máy hỗ trợ rất nhiều trong công tác soạn thảo, lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Trong Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường, máy vi tính được sử dụng nhiều nhất trong công tác soạn thảo các văn bản h ành chính, các loại văn bản thông thường, hay soạn thảo các tài liệu,…Máy đ ược cài ph ần mền Open Office và Microsoft Office Word 2003 với đầy đủ các tính năng cần thiết hỗ trợ cho công tác soạn thảo văn bản. Trang 10
Ngoài ra, máy tính của Trung tâm còn đ ược sử dụng để truy cập Internet để tìm kiếm thông tin, dùng để nhận các văn b ản từ trong và ngoài cơ quan chuyển đến email. Họ được trang bị mỗi người một máy vi tính. Hằng n gày, em thường quan sát cách làm việc trên máy vi tính của các anh (chị) và em cũng được các anh (chị) giao công việc làm trên máy vi tính như: đánh máy, so ạn thảo văn bản, lưu văn bản, vẽ bản đồ,…. H ình 2.1, Máy vi tính 2 .2.2. Sử dụng máy photocopy Văn phòng làm việc của Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường được lắp đặt một máy photo. Thiết bị máy photo n ày ho ạt động rất thường xuyên. Hằng ngày có rất nhiều công việc m à em cần phải photo. Công việc photo cũng là nhiệm vụ mà em thường được giao. Ngày đầu tiên mới vào thực tập tiếp xúc với thiết bị này em còn rất bỡ ngỡ vì sự mới lạ về cách sử dụng nhưng được sự hướng dẫn nhiệt tình của các anh (chị) rồi em cũng dần quen sử dụng và thực hiện thành thạo hơn. Máy photo là thiết bị mà em được tiếp xúc thường xuyên trong suốt quá trình thực tập. Em đ ã đ ược các anh (chị) tận tình h ướng dẫn sử dụng máy sao cho thật chính xác. Các anh (ch ị) đã hướng dẫn em cách sử dụng máy, cách ứng phó với những tình huống máy bị kẹt giấy, cách nhận biết máy hết mực hay hết giấy. Nh ững tài liệu mà em được photo nhiều nhất: thông báo, báo cáo, tài liệu tập huấn, tài liệu hội nghị và các văn bản thông thường khác. Cách sử dụng máy photo: đầu tiên khởi động m áy, chờ cho máy chạy khoảng 5 phút, khi nút Start đ ã sáng đèn xanh là máy đã sẵn sàng. Cho tài liệu cần photo vào ngăn chụp tài liệu, sau đó chọn khổ giấy A3,A4,...tiếp theo là điều chỉnh độ mực đậm Trang 11
nhạt. Chọn độ mực nhạt ấn (Light), độ mực chuẩn để có thể thấy rõ những con dấu (Auto) hay độ mực đậm để photo các loại b ìa (Dark), chỉnh lại giấy và chọn số lượng cần photo bằng cách ấn d ãi số trên máy và ấn nút Start để bắt đầu photo. Một số thuận lợi và khó khăn Là một thiết bị tiên tiến, hiện đại nhưng đôi khi sử dụng chúng ta cần phải chú ý và cân nhắc kỹ. Sử dụng nhanh chóng, chính xác, khi thực hiện nhiều m àu mực vẫn tốt không mờ nhạt như nhiều loại máy photo khác m à em đ ã sử dụng. Photo là công việc th ường xuyên mà ngày nào em cũng đều thực hiện. Mỗi ngày em thực hiện rất nhiều lần, photo chủ yếu là nh ững văn bản và cùng nhiều loại tài liệu khác.Có lần em photo ít chỉ một vài bản nh ưng nhiều khi số lượng photo lên đến vài chục bản hoặc hàng trăm cuốn tài liệu tập huấn. Số lượng nhiều lại phức tạp đôi lú c cũng làm em bối rối trong quá trình sắp xếp, nhất là khi photo tài liệu, văn bản cùng các hoá đơn thanh toán thu, chi chuyên về kế toán, tài liệu tập huấn cần phải sắp xếp theo trật tự phù hợp, nhất định. Đầu tiên trước khi photo chúng ta phải đặt giấy ngay thẳng thì sản phẩm photo của chúng ta mới được hoàn chỉnh và trong đ ẹp mắt hơn và tiếp theo chúng ta cần để ý đến m àn hình của máy và ch ọn đúng khổ giấy mà mình chọn photo. Hơn nữa để không mất nhiều thời gian chúng ta cần chú ý xem máy có còn giấy hay không và đặt giấy vào n ếu đã hết hoặc không đủ. Công việc photo một mặt thì rất dễ dàng nhưng không đơn giản đối với photo hai mặt. Máy photo gồm có 3 khay giấy, 2 khay giấy trong và 1 khay giấy ngoài. Khi photo hai m ặt, mặt giấy đầu tiên sử dụng khay giấy trong và tiếp theo mặt thứ hai sử dụng khay giấy ngoài. Ở m ặt thứ hai khi photo nên chú ý đến màn hình máy photo, nên đ ặt giấy chính xác để máy có thể nhận biết đ ược. Nếu không máy sẽ sử dụng khay giấy trong m à photo một mặt như b ình thường. Khi photo hai mặt máy cũng thường hay kẹt giấy, nếu giấy quá mỏng sẽ dẫn đến kẹt giấy. Và chúng ta phải cuốn giấy cho ngay thẳng nếu giấy bị cong hoặc dảnh để máy dễ nhận biết. Khi photo 2 mặt đối với em hơi khó khăn vì máy photo ở nơi em không th ể photo đư ợc 2 mặt mỗi lần photo 2 mặt phải kéo khay giấy ra để photo mặt 2 rất mất thời gian. Do công việc được thực hiện rất nhiều lần trong ngày nên em xử lý được trong trường hợp máy bị kẹt giấy.Và cũng cần phải chú ý khi máy hết giấy, khi hết giấy Trang 12
trong khay máy tự động báo lên màn hình, khi photo mực mờ phải biết chỉnh mức độ mực lại. Hình 2.2, Máy photocopy 2 .2.3. Sử dụng máy Scan Do hoạt động lưu văn b ản, chuyển giao công việc đến Ban lãnh đạo cùng các công chức Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường điều thực hiện trên máy vi tính, vì th ế m à ho ạt động của máy scan không thể thiếu. Trước đây văn phòng cũng chỉ có một máy scan nhưng do tính ch ất của công việc rất cần thiết, đòi hỏi sự nhanh nhạy n ên được lắp đặt thêm một máy khác hiện đại và nhanh gọn hơn. Scan văn bản cũng là vấn đề quan trọng đáng quan tâm đối với một nhân viên văn phòng hiện đại. Khi thực hiện chương trình M.Office (văn phòng đ iện tử) dùng để lưu và chuyển giao văn bản thì công việc scan văn bản được thực hiện đầu tiên. Ngày đầu mới vào thực tập em chỉ được quan sát nhưng sau đó em được sự h ướng dẫn của các ch ị để sử dụng thiết bị n ày. Một hai ngày sau đó em cũng được thực hành trên máy đ ể thực hiện công việc này. Máy scan và máy vi tính có mối quan hệ mật thiết với nhau hổ trợ cho nhau. Văn phòng có hai loại máy scan, mỗi máy có mỗi cách thực hiện khác nhau nên khi scan cần phân biệt rõ ràng. Một máy chúng ta thực hiện lưu trước khi scan và một máy scan xong rồi mới lưu. Để đảm bảo tốt công việc và không m ất nhiều thời gian chúng ta nên chú ý đ ến thao tác lưu không nên bỏ quên. Khi scan văn bản chúng ta nên lưu văn bản theo số, ký hiệu và trích yếu nội dung văn bản để thuận lợi cho việc tìm kiếm. Ngoài ra chúng ta cần chú ý đến cách đặt giấy, đặt giấy ngay thẳng, đúng chiều nếu scan cả hai mặt và đặc biệt đối với các bảng thống kê, bảng tổng hợp,…có nhiều số liệu chúng ta cần phải đặt giấy cho đúng chiều hư ớng với nhau để khi thể hiện lên Trang 13
máy vi tính có th ể dễ đọc, trông đẹp mắt và làm hài lòng lãnh đạo. Cũng giống như chúng ta thực hiện lưu và chuyển giao văn bản bằng phương pháp thủ công, chúng ta cũng cần phải giữ gìn văn b ản ngay thẳng, sạch sẽ để có thể làm hài lòng cấp lãnh đ ạo. Hình 2.3, Máy Scan 2 .2.4. Sử dụng máy điện thoại Điện thoại là một trong những phương tiện làm việc không thể thiếu của chúng ta và là m ột công cụ mang lại hiệu quả cao trong công việc, dùng để liên lạc, trao đổi thông tin,…gián tiếp qua lại với nhau giữa các đồng nghiệp hoặc giữa các cấp lãnh đạo. Khi tiếng chuông điện thoại vang lên chúng ta nên nhấc máy nhẹ nhàng và b ắt đầu bằng: “dạ! Trung tâm Công nghệ Thông tin xin nghe ạ !”.Một câu đơn giản nhưng rất đầy đủ nhầm truyền đạt cho người nghe xác định rõ hơn về tên cơ quan, đơn vị mà họ muốn tìm. Em cũng thường thấy các Chị hay nói “dạ ngh e ạ !” khi biết đối tượng gọi đến là nội bộ cơ quan mình. Tiếng nói nhẹ nhàng, ngắn gọn nhưng thân thiện, dễ nghe. Văn phòng Hành chính – Tổng hợp gồm hai máy điện thoại và một thiết bị hiển thị số. Thiết bị n ày rất tiện dụng và hữu ích. Khi có cuộc điện thoại gọi đến chúng ta có thể nhận biết ai gọi đến, có thể đón được họ cần gặp ai và chức vụ của họ như th ế nào để có thể ứng xử phù h ợp. Hai máy điện thoại n ày có thể chuyển cuộc gọi qua lại với nhau rất nhanh chóng và thuận tiện cho công việc. Khi giao tiếp điện thoại âm giọng n ên vừa đủ nghe. Không quá lớn để gây khó chịu cho người nghe, cũng không quá nhỏ để không đ ược nắm bắt thông tin rõ và khi đó sẽ không đạt hiệu quả trong giao tiếp điện thoại. Đây cũng chính là nguyên tắc giao tiếp qua điện thoại mà mỗi nhân viên văn phòng cần nắm rõ. Trang 14
Điện thoại cũng là một trong những công cụ quan trọng nơi văn phòng làm việc. Điện thoại được sử dụng để giao tiếp với khách hàng, với cơ quan đơn vị khác, với lãnh đ ạo hay với các phòng ban với nhau. Khi nói chuyện điện thoại thì có người cho rằng nói chuyện điện thoại thì có gì phải học. Điều đó là một quan niệm sai lệch, vì sử dụng điện thoại cũng cần rất nhiều kỹ năng, mới có thể giao tiếp được. Qua thực tế quan sát trong chuyến thực tập và qua những điều em được học, em đã đúc kết được những kinh nghiệm khi giao tiếp qua điện thoại như sau: - Khi điện thoại reo không nên để chuông điện thoại reo quá lâu, tốt nhất là nên nhất điện thoại ngay sau tiếng chuông thứ nhất. - Khi nhấc điện thoại lên, lịch sự giới thiệu tên cơ quan hay tên của mình. - Khi nói chuyện điện thoại không nên nói quá to hay quá nhỏ, chỉ nên nói vừa đủ nghe là được. - Khi chuyển điện thoại th ì nên đặt úp xuống tránh đặt ngửa điện thoại lên. - Trong phòng có người đang giao tiếp điện thoại thì nên giữ im lặng. - Tránh gác máy quá nặng tay. - Khi giao tiếp qua điện thoại thì tay nên mang theo viết và một mảnh giấy để ghi lại những thông tin cần thiết. Hình 2.4, Nghe điện thoại Trang 15
2 .2.5. Sử dụng máy Fax Máy fax là một công cụ quan trọng trong văn phòng. Máy fax có tác d ụng là chuyển một văn bản trực tiếp đến một nơi khác nhanh chóng và chính xác. Máy được sử dụng khi cần chuyển một văn bản khẩn cấp hoặc đến một cơ quan ở xa. Cách sử dụng máy fax: đầu tiên đặt văn bản cần chuyển vào khe kéo giấy, sau đó ấn số fax của cơ quan cần chuyển đến. Sau nhấn số fax của cơ quan cần gửi, nhấn nút Start khi đó máy sẽ tự động rút giấy và quét để gửi văn bản đến cơ quan muốn chuyển. Nếu muốn dừng việc gửi văn bản thì chỉ cần nhất nút Stop thì máy sẽ tự động dừng việc chuyển văn bản. H ình 2.5, Máy fax Máy fax là công cụ được sử dụng rộng rãi ở tất cả các cơ quan, doanh nghiệp…Cách sử dụng loại thiết bị này cũng đ ơn giản không nhiều phức tạp. Trư ớc khi nh ập số, địa chỉ fax chúng ta đặt giấy v ào khay giấy cho ngay ngắn rồi mới bắt đầu fax. Trong trường hợp khi fax đi, chúng ta không fax tự động thì chúng ta phải gọi điện thoại đến nên fax để người nhận. Nh ằm tiếp thu và áp dụng công nghệ hiện đại vào cơ quan để đạt được hiệu quả công việc cao nhất, tiết kiệm chi phí công việc Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường đã thực hiện chương trình ph ần mềm M.Office (văn phòng điện tử) áp dụng vào lưu trữ văn bản. Hằng ngày ở cơ quan có rất nhiều văn bản đến, đa dạng theo từng loại. Nhưng cũng không ích các văn bản phát hành. Trang 16
2 .2.6. Sử dụng máy in Trong một văn phòng làm việc thì máy in là một thiết bị quan trọng, hỗ trợ rất nhiều cho công tác văn phòng. Trong Trung tâm Công nghệ Thông tin các máy in điều được “ Sharing” để có thể đ ược dùng in chung. Máy khi đã cài đặt thì có thể in được bằng lệnh Print và có th ể in được bằng 3 cách là: nhấp vào menu file chọ Print hoặc sử dụng tổ hộp phím Ctrl + P, hoặc nhấn vào biểu tượng máy in trên thanh Standard. Nh ập số trang văn bản cần in vào khung Pages, sau đó nhấp OK thì văn bản sẽ tự động chạy ra từ máy in. Nên xem văn bản trư ớc khi in bằng lệnh Print Preview, để xem văn bản có còn có lỗi không, nếu có thì chỉnh sửa ngay lập tức. Ngoài ra em còn được hướng dẫn cách in văn bản bằng hai mặt. Cách thực hiện như sau: Đầu tiên m ở văn bản cần in lên, sau đó chọn menu file chọn Print hoặc nhất cùng lúc tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp thoại in lên. Sau đó tại khung Print nhấp mũi tên sổ xuống và chọn Odd papes để in những trang lẻ trước. H ình 2.6, In trang giấy lẽ Trang 17
Sau khi đ ã in trang lẻ, ta đặt những trang vừa in vào máy nhưng đặt mặt chưa in vào và mở hộp thoại Print lên. Tại khung Print ta chọn Even papes để in những trang ch ẵn. Hình 2.7, In trang giấy chẵn Hình 2.8, Máy in Trang 18
2.3. Công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ hay còn gọi là công tác công văn giấy tờ, là m ột trong những công việc thường xuyên và rất quan trọng đối với một người văn thư. Đây là một phương tiện hưu hiệu, hỗ trợ đắc lực cho công tác văn phòng trong các cơ quan nhà nước, các đơn vị đo àn th ể, các tổ chức Kinh tế - Xã hội. Công tác này đòi hỏi người văn thư cần phải có tính kiên nh ẫn và có một sự tập chung cao, để thực hiện công việc thật chính xác. 2 .3.1. Soạn thảo văn bản Ngày nay chúng ta không th ể tìm thấy một văn bản chính thức nào của nh à nước m à không được thực hiện trên máy tính. Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đ ã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không ph ải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất. Bản thân em đã quan sát và nh ận thấy rằng đa số sinh viên tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc n ày soạn thảo văn bản. Có câu hỏi “soạn thảo văn b ản dễ hay khó”, đối với em là sinh viên ngành quản trị văn phòng đ ã được thầy (cô) h ướng dẫn qua môn “soạn thảo văn bản” em còn ch ưa khẳng định được là mình có thể soạn thảo văn bản được. Trung tâm Công ngh ệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường là một cơ quan hành chính nhà nước, nên soạn thảo văn bản là một công việc rất cơ bản và thường xuyên. Việc soản thảo văn bản cũng cần tuân thủ theo các quy định của nh à nước. Soạn thảo văn bản phải đảm bảo 2 yếu tố là: đúng về nội dung và thể thức trình bày theo thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ ban hành về thể thức trình bày và soạn thảo văn b ản. Là một sinh viên thực tập, em cũng không được giao công việc soạn thảo nhiều. Em chỉ thực hiện soạn thảo những loại thư mời dự họp, biên bản, tờ trình và học hỏi cách soạn thảo những văn bản khác khi các anh (chị) thực hiện soạn thảo nh ư: báo cáo, thông báo, quyết định,…. Công cụ hỗ trợ giúp em soạn thảo văn bản là máy vi tính và chương trình soạn thảo Open Office, Microsoft Word 2003. Trang 19
Tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường các máy vi tính điều đư ợc cài đ ặt chương trình Open Office, Microsoft Word 2003, với các tính năng so ạn thảo khá đầy đủ. Khi so ạn thảo văn bản cần đảm bảo về h ình thức, nội dung, văn phong hành chính, dứt khoát và luôn đ ảm bảo về tính pháp lý. Khi văn bản đã soạn thảo ho àn tất, đảm bảo về tính thể thức và nội dung th ì văn bản sẽ được trình lãnh đạo xem xét và ký tên. Tóm lại, văn bản là một công cụ đắt lực và hiệu quả để ghi lại, truyền đạt những thông tin và mệnh lệnh của các cấp. Không riêng chỉ ở Trung tâm Công nghệ Thông tin mà còn là công cụ quan trọng của các cơ quan nhà nước và các đơn vị khác. Đảm bảo sự chỉ đạo, kiểm tra, điều hành các hoạt động quản lý nhà nước. Thể hiện sức mạnh, ý chí và quyền lực nhà nước trên các lĩnh vực. 2 .3.2. Lưu văn bản đến và văn bản đi bằng phần mềm M.Office Công tác lưu trữ công văn đi và công văn đến một cách có hệ thống và ph ải tuân thủ theo quy trình vận chuyển trên M.Office của sở Tài nguyên và Môi trường. Trong chương trình này ngoài lưu văn b ản chúng ta còn có th ể chuyển nội dung của các văn bản này đến cấp lãnh đạo giải quyết và phân phối công việc giữa các phòng ban khác. Chúng ta cũng phải phân loại và đặt tên theo từng thư mục cụ thể. Mỗi thư mục là một loại công văn đến. Phòng Hành chính - Tổng hợp gồm có những mục công văn đến: Uỷ ban Nhân dân, Bộ - Chính phủ, Tỉnh Uỷ, Tổng hợp, Chi bộ, Công đoàn, Quân sự, Doanh nghiệp, công văn đến Mật,…Khi lưu thao tác chỉ thực hiện trên những đường dẫn đ ơn giản, nhưng khi thực hiện chuyển giao công việc đến lãnh đạo thì rất phức tạp và d ễ lẫn lộn. Chương trình M.Office. Hệ thống văn phòng di động! Là hệ thống tác nghiệp văn phòng trực tuyến. M.Office theo dõi công việc, quản lý hồ sơ, công văn hiệu quả nhất. Theo th ứ tự từ Bảng 1 đến Bảng 5 là toàn bộ quá trình thực hiện lưu trữ văn bản đến và văn bản đi trên phần mềm M.Office: Trang 20