Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Chia sẻ: Tuhai999 Tuhai999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:116

Thêm vào BST

Báo xấu

123
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở khoa học về quản lý văn bản đến, văn bản đi và thực tiễn việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ KH&ĐT. Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ KH&ĐT ngày càng hiệu quả, chất lượng hơn, an toàn hơn, hạn chế văn bản giấy.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ --------/-------- -----/----- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TỪ THỊ KIM NGÂN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƢ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2018
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ --------/-------- -----/----- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TỪ THỊ KIM NGÂN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƢ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGUYỄN THỊ THU VÂN HÀ NỘI - NĂM 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các nội dung nghiên cứu và kết quả, số liệu được sử dụng trong luận văn là trung thực có nguồn gốc rõ ràng, được tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi trong phần tài liệu tham khảo. Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài nghiên cứu của mình! TÁC GIẢ LUẬN VĂN Từ Thị Kim Ngân
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình, quý báu của các thầy cô giáo, lãnh đạo cơ quan, bạn bè, đồng nghiệp. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám đốc, Quý thầy cô khoa sau đại học, khoa Văn bản và Công nghệ hành chính cùng Lãnh đạo các khoa, phòng tại Học viện Hành chính Quốc gia, cô chủ nhiệm lớp đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập, nghiên cứu tại học viện. Đặc biệt, tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến PGS. TS Nguyễn Thị Thu Vân - Trưởng khoa Văn bản và Công nghệ hành chính - Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thiện luận văn. Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp đang công tác tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư, những người đã chia sẻ kinh nghiệm trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đồng thời cũng tạo điều kiện tốt nhất cho tôi hoàn thành luận văn này. Sau cùng tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình đã luôn tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong cuộc sống cũng như trong suốt quá trình công tác, học tập. Do điều kiện và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi kính mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo, bạn bè và đồng nghiệp. Hà Nội, ngày tháng năm Tác giả Từ Thị Kim Ngân
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Bộ KH&ĐT Bộ Kế hoạch và Đầu tư CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức CNH - HĐH Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa CNTT Công nghệ thông tin KT - XH Kinh tế - Xã hội PMQLVB Phần mềm quản lý văn bản
DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu Tên bảng Trang Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng văn bản đến 58 Bảng 2.2 Bảng thống kê số lượng văn bản gửi đi 62
MỤC LỤC MỞ ĐẦU ............................................................................................ 1 1. Lý do lựa chọn đề tài luận văn ................................................................... 1 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn ............................................ 4 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài ................................................... 6 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 6 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 7 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn: ................................................ 7 7. Kết cấu của luận văn .................................................................................. 8 Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ ..................... 9 1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản ....................................................... 9 1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................... 9 1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản ................................................................ 10 1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản ............................................ 11 1.1.4. Quy trình chung quản lý văn bản đến ................................................ 12 1.1.5. Quy trình chung quản lý văn bản đi ................................................... 14 1.1.6. Quy trình văn bản nội bộ ................................................................... 16 1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước ............................................................................................. 17 1.2.1. Khái niệm ........................................................................................... 17 1.2.2. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước ...................................................................... 17 1.2.3. Tác động của Cách mạng công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0) trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước .................................................... 19 1.2.4. Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước........................................................... 21 1.2.5. Quy trình chung quản lý văn bản trong môi trường mạng ................ 24 1.3. Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ ..................................................................................................... 28 1.3.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bộ ................................................... 28
1.3.2. Nội dung triển khai ............................................................................ 29 1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ.................................................................................. 30 1.5. Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản và bài học rút ra cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư ................................................... 33 1.5.1. Bài học kinh nghiệm .......................................................................... 33 1.5.2. Bài học rút ra cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư ........................................ 35 Tiểu kết chƣơng 1 ............................................................................. 38 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ .............................................................................................. 39 2.1. Khát quát về cơ quan Bộ kế hoạch và Đầu tư và Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư: .................................................. 39 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Kế hoạch và Đầu tư: . 39 2.1.2. Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư: ......... 41 2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư ...................................................................................... 42 2.2.1. Mục tiêu của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ KH&ĐT .................................................................................................. 42 2.2.2. Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư .................................................................... 46 2.2.3. Giới thiệu về Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ 50 2.3. Ứng dụng phần mềm trong quản lý văn bản ......................................... 52 2.3.1. Quản lý văn bản đến .......................................................................... 52 2.3.2. Quản lý Văn bản đi ............................................................................ 58 2.3.3. Quản lý Văn bản nội bộ ..................................................................... 62 2.4. Nhận xét thực trạng ............................................................................... 65 2.4.1. Kết quả đạt được ................................................................................ 65 2.4.2. Hạn chế .............................................................................................. 74 2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ....................................................... 76 2.5. Nhận xét chung ..................................................................................... 77
Tiểu kết chƣơng 2 ............................................................................. 79 Chƣơng 3. TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ ................................................................ 80 3.1. Chiến lược phát triển công nghệ thông tin của Bộ Kế hoạch và Đầu tư .... 80 3.2. Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư........................................... 84 3.2.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư ......................................................................... 84 3.2.2. Đổi mới, nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm của Lãnh đạo Bộ với ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản ..................... 92 3.2.3. Tăng cường công tác tuyên truyền, mở các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản .................................................. 93 3.2.5. Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu phát triển công nghệ thông tin ....................................................................................................... 95 3.2.6. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin số trong hoạt động của cơ quan nhà nước ....................................................................................................... 97 3.2.7. Hợp tác và hội nhập về công nghệ thông tin ..................................... 98 3.3. Khuyến nghị .......................................................................................... 99 3.3.1. Với Bộ Kế hoạch và Đầu tư ............................................................... 99 3.3.2. Với các cơ quan quản lý nhà nước nói chung .................................. 100 Tiểu kết chƣơng 3 ........................................................................... 102 KẾT LUẬN ..................................................................................... 103 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................... 104
MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài luận văn Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản trong đó có công tác công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Đây cũng là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính 1
thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Trong chương trình tổng thể Cải cách hành chính Nhà nước ta giai đoạn 2011 - 2020 (Nghị quyết số 30c NQ-CP ngày 08 11 2011) đã xác định hướng đến xây dựng nền hành chính dân chủ, trong sạch vững mạnh, hiện đại hóa và hoạt động có hiệu lực, hiệu quả cao để phục vụ nhân dân, xã hội, các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Đảng và Nhà nước ta đã chú trọng đến việc nâng cao công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước, đặc biệt là cần nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn thư; đổi mới và nâng cao chất lượng xây dựng và ban hành văn bản. Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu; ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý, hiệu quả hoạt động ở mỗi cơ quan, đơn vị. Để cụ thể hóa một số định hướng và nội dung cho việc đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT, ngày 15 4 2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 26/NQ-CP về Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết 36-NQ/TW. Chương trình hành động của Chính phủ đặt mục tiêu thể chế hóa và thực hiện đầy đủ các quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ và giải pháp đã đề ra trong Nghị quyết 36, thực hiện thành công nhiệm vụ đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về CNTT và truyền thông. Một trong những mục tiêu đề ra tại Nghị quyết 36 của Chính phủ về Chính phủ điện tử là “đến hết năm 2017 Việt Nam nằm trong nhóm 3 quốc gia đứng đầu ASEAN về chỉ số dịch vụ công trực tuyến (OSI) và chỉ số phát triển Chính phủ điện tử (EDGI) của Liên Hợp Quốc”. Công tác quản lý văn bản có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Bởi vậy, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Ứng dụng CNTT cho phép thay thế lao động thủ công bằng tay sang tự động hóa máy móc nhiều khâu như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, kiểm tra tìm kiếm văn bản, cung cấp thông tin văn bản … Như vậy, sẽ đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ chính xác, kịp thời, nhanh 2
chóng và hỗ trợ lãnh đạo rất lớn trong quá trình ra quyết định và điều hành công việc. Từ đó, hoạt động quản lý của cơ quan sẽ được nâng cao, điều kiện làm việc của cán bộ công chức, viên chức làm công tác văn thư được cải thiện, giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc; thêm vào đó là góp phần tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp, khoa học và hiện đại. Đặc biệt, những năm gần đây sự tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 lên mọi mặt của đời sống, kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội; từ các cơ quan đến các doanh nghiệp và nó cũng làm thay đổi nhiều đến cách thức quản lý văn bản trong các cơ quan Nhà nước. Đó là việc ứng dụng thông tin ngày càng sâu rộng trong quản lý văn bản. Những thay đổi đang diễn ra trong lĩnh vực CNTT hiện nay đang tạo ra những khả năng mới trong xử lý thông tin quản lý. Trong điều kiện mới này, không chỉ diễn ra sự chuyển đổi từ tổ chức giải quyết văn bản giấy theo phương thức truyền thống sang môi trường mạng mà về nguyên tắc làm thay đổi tính chất của quá trình quản lý và hình thành các hình thức mới trong tổ chức giải quyết văn bản. Nếu trước đây kỹ thuật máy tính được sử dụng chỉ để soạn thảo văn bản thay thế máy chữ trước đây thì hiện nay hình thành các công nghệ trên cơ sở sử dụng văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển đổi từ việc giải quyết văn bản đơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử. Thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng và Chính phủ, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đã được ứng dụng rộng rãi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Bộ KH&ĐT). Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần phải khắc phục trong thời gian tới. Thứ nhất, đó là việc quá tải trong quá trình xử lý thông tin. Hàng ngày văn thư Bộ phải tiếp nhận một khối lượng lớn công văn, giấy tờ từ các cơ quan, đơn vị khác nhau gửi đến gây khó khăn không nhỏ trong quá trình xử lý thông tin của văn thư, dẫn đến tình trạng xót văn bản, văn bản không được chỉ đạo kịp thời. Do vậy, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Bộ 3
KH&ĐT là rất cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý văn bản, góp phần tăng cường hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Thứ hai, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản đến, văn bản đi chưa phát huy được hiệu quả. Công chức làm công tác văn thư vẫn phải sử dụng nhiều loại sổ sách ghi chép, gây ảnh hưởng đến hiệu quả xử lý công việc. Việc nhầm lẫn số liệu, số hiệu văn bản không thể tránh khỏi do hiện nay việc lấy số văn bản đều thực hiện bằng tay và sổ sách. Công chức làm công tác văn thư không thể chủ động được trong quá trình tiếp nhận và xử lý công văn gấp nếu lãnh đạo đi vắng. Thứ ba, phần mềm dùng chung trong quản lý văn bản chỉ áp dụng cho việc giải quyết hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực văn thư, chưa kết nối được với các phần mềm, hệ dữ liệu khác. Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là thao tác hầu hết đều sử dụng trên máy tính có kết nối mạng. Vậy nên nếu cơ quan bị mất mạng thì toàn bộ hệ thống sẽ phải dừng hoạt động. Xuất phát từ vị trí là công chức thực hiện công tác văn thư và những hạn chế nêu trên đã đặt ra yêu cầu phải có hướng giải quyết phù hợp để công văn được xử lý nhanh chóng nhất; giảm áp lực cho cán bộ làm công tác văn thư và cũng để ứng dụng CNTT trong công việc theo kịp thời đại. Khi tiếp nhận văn bản giấy sẽ được gắn số trên hệ thống và người sử dụng chỉ cần truy cập mạng là có thể xử lý công việc được giao. Bởi vậy, từ thực tế công việc tác giả chọn đề tài: “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ” là đề tài luận văn thạc sỹ của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nói chung đã được nghiên cứu khá nhiều ở các trường, học viện và một số cơ quan Nhà nước. Ứng dụng CNTT ngày càng trở thành nhu cầu tất yếu trong việc góp phần giải phóng sức lực, trí tuệ của con người, thúc đẩy CNH - HĐH đất nước. Vì vậy, có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học về vấn đề ứng dụng CNTT. Tuy nhiên, 4
những đề tài này tập trung chủ yếu vào yếu tố quản lý nhà nước hay ứng dụng CNTT trong công tác văn thư nói chung. Năm 2008 PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, Học viện Hành chính Quốc gia có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu phương pháp quản lý văn bản điện tử tại cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay”; Luận văn Thạc sỹ của tác giả Vũ Thị Mai Lan (2011) “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công tác văn thư lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính; Luận văn Thạc sỹ của tác giả Tạ Tuyết Nhung (2015) “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính; “Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước” của PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân, Học viện Hành chính Quốc gia, đăng trên Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017. Kỷ yếu tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5 2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ; Ngoài ra luận văn cũng sử dụng và kế thừa một số kết quả nghiên cứu, chuyên đề khoa học, bài viết liên quan đến ứng dụng CNTT và xây dựng Chính phủ điện tử trong thời gian qua. Các văn bản quy phạm trên là cơ sở pháp lý quy định hoạt động của công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi. Các nghiên cứu trên có phạm vi nghiên cứu khá rộng ở tầm tổng quát, còn đối với một đơn vị cụ thể như Bộ KH&ĐT thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về vấn đề ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi. 5
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 3.1 Mục đích nghiên cứu Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở khoa học về quản lý văn bản đến, văn bản đi và thực tiễn việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ KH&ĐT. Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ KH&ĐT ngày càng hiệu quả, chất lượng hơn, an toàn hơn, hạn chế văn bản giấy. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi. - Làm rõ cơ sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi có hiệu quả tại Bộ. - Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ KH&ĐT; và đánh giá kết quả, hạn chế, nguyên nhân của những thực trạng đó. - Nghiên cứu, đề xuất giải pháp trong việc ứng dụng CNTT để quản lý văn bản tại Bộ, phục vụ công tác tham mưu, giúp việc Lãnh đạo Bộ. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng: ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Phạm vi nghiên cứu: Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động quản lý văn bản đến, văn bản đi cơ quan Bộ KH&ĐT. Về thời gian: Từ năm 2006, Bộ KH&ĐT đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Đến năm 2012, dựa trên đề án tin học hóa quản lý hành chính của Bộ thì Trung tâm tin học đã nâng cấp phần mềm. Trong luận văn này, tác giả chỉ nghiên cứu thực trạng triển khai phần mềm Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc tại Bộ KH&ĐT từ năm 2012 đến nay. 6
5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Đề tài này được nghiên cứu dựa trên những quan điểm cơ bản của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận xã hội, hệ thống những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước ta về xây dựng Chính phủ điện tử, về mối quan hệ chặt chẽ giữa ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước nhằm hướng tới phát triển Chính phủ điện tử. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Luận văn này sử dụng phương pháp nghiên cứu phân tích và tổng hợp. Ngoài ra luận văn sử dụng phương pháp quan sát thực tế, thống kê, so sánh. Cụ thể là: từ các cơ sở lý luận, căn cứ vào quan sát tình hình thực tế của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ KH&ĐT; thống kê tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có sẵn, từ đó nêu ra giải pháp, kiến nghị. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn: 6.1. Ý nghĩa về mặt lý luận Hệ thống hóa cơ sở lý luận về: văn bản, văn bản đến, văn bản đi, CNTT, ứng dụng CNTT. 6.2. Ý nghĩa về mặt thực tiễn - Đánh giá có hệ thống thực trạng và đưa ra các giải pháp ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản tại cơ quan Bộ KH&ĐT. Kết quả nghiên cứu của luận văn hy vọng sẽ là cơ sở tham khảo cho việc đưa ra chính sách nhằm nâng cao vai trò, nhận thức về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của cán bộ công chức tại Bộ. - Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo trong học tập, nghiên cứu và thực thi công vụ cho các cơ quan hành chính nhà nước. 7
7. Kết cấu của luận văn Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ. Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Chương 3: Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư. 8
Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ 1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản 1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tuỳ theo từng góc độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau về từ này. Dưới góc độ ngôn ngữ học thì định nghĩa “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó ”. Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Với nghĩa này thì các chỉ thị, quyết định, chương trình, báo cáo, thông báo...được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn bản. Văn bản điện tử là một trong những phương tiện ghi tin được sử dụng rộng rãi trong thời đại ngày nay. Theo quy định tại Nghị định số 64 2007 NĐ- CP về ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý nhà nước, “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Như vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin. Các công đoạn này được thực hiện bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và các công nghệ tích hợp. 9
1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động. Quản lý văn bản là lĩnh vực hoạt động đảm bảo văn bản và tổ chức công việc với văn bản của hoạt động trong cơ quan, tổ chức bao gồm cả việc quản lý văn bản chính thức đã ban hành và văn bản đang trong giai đoạn dự thảo. Chu chuyển văn bản là đường đi của văn bản trong hệ thống từ thời điểm được tạo lập hay tiếp nhận văn bản điện tử đến việc thực thi và gửi văn bản trả lời, tức là toàn bộ vòng đời của các loại văn bản khác nhau trong tổ chức đến khi chuyển vào lưu trữ hay hủy. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản là thực hiện những công việc cụ thể, khoa học để quản lý chặt chẽ và giải quyết kịp thời những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, thuận tiện. Bởi vậy, công tác quản lý văn bản nói riêng và công tác văn thư đều có vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị. Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công tác quản lý văn bản được xác định là một mặt hoạt động của công tác văn thư nói chung. Trong các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản không thể thiếu được và là nội dung quan trọng trong công tác văn thư, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy, công tác quản lý văn bản gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước. 10
1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc quản lý văn bản đến cũng như văn bản đi ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây: - Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan. - Chính xác: đây là một yêu cầu quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn bản nói riêng. Chính xác về nội dung của văn bản: + Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên; + Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật … + Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. Chính xác về mặt thể thức văn bản: + Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Số; Ký hiệu văn bản; Địa danh; ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký; chữ ký; con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ; + Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ: + Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản. 11