intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Sáng kiến kinh nghiệm THPT: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở trường THPT Lưu Hoàng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:24

Thêm vào BST
Báo xấu
28
lượt xem 10
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của đề tài "Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở trường THPT Lưu Hoàng" nhằm nâng cao nhận thức trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ về tầm quan trọng của công việc mình đang làm. Thu thập thông tin văn bản đổi mới đưa công tác văn thư lưu trữ trong trường học vào hệ thống quản lý lưu trữ, sắp xếp khoa học. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sáng kiến kinh nghiệm THPT: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở trường THPT Lưu Hoàng

  1. MỤC LỤC A. TÊN ĐỀ TÀI...................................................................................... Trang 1 B. ĐẶT VẤN ĐỀ.................................................................................... Trang 1 1.  Lý do chọn đề tài............................................................................... Trang 1 2. Mục đích nghiên cứu.......................................................................... Trang 1 3. Nội dung nghiên cứu.......................................................................... Trang 1 4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu..................................................... Trang 2 5. Phương pháp và thời gian nghiên cứu............................................... Trang 2 6. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu................................................. Trang 2 C. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ..................................................................... Trang 3 I. Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên sáng kiến..................... Trang 3 II. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề SKKN............ Trang 3 III. Thực trạng vấn đề........................................................................... Trang 4 1. Cơ sở lý luận...................................................................................... Trang 4 2. Cơ sở thực tiễn................................................................................... Trang 4 IV. PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP....................................................... Trang 6 1. Xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ........................................................................ Trang 6 1.1 Soạn thảo văn bản........................................................................... Trang 7 1.2 Quản lí công văn đi........................................................................... Trang 8 1.3 Quản lí công văn đến....................................................................... Trang 9 1.4 Quản lí hồ sơ giáo viên.................................................................... Trang 10 1.5 Quản lí hồ sơ học sinh..................................................................... Trang 10 1.6 Quản lí và sử dụng con dấu............................................................. Trang 11 1.7 Quản lí văn bản lưu trữ................................................................... Trang 12 2. Tăng cường công tác văn thư,lưu trữ cho đội ngũ cán bộ  giáo viên, nhân viên trong nhà trường.................................................... Trang 16 3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.......... Trang 16 4. Tăng cường đầu tư trang thiết bị và cơ sở vật chất.........................Trang   17  5. Tăng cường sử dụng, tuyên truyền dịch vụ công trực tuyến tới các  cán bộ  giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ  huynh học sinh của ........ Trang   17 V. KẾT QUẢ CỦA SÁNG KIẾN........................................................... Trang 17 D. KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ ................................................................. Trang 19
  2. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội 1. Kết luận.............................................................................................. Trang 19 2. Kiến nghị............................................................................................ Trang 20 Trang 2 / 20
  3. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội A. TÊN ĐỀ TÀI: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ ở  Trường THPT Lưu Hoàng”. B . ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài. Ngày nay trước tình hình phát triển, đổi mới ngày càng sâu rộng, mạnh   mẽ  của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển, sự  trao đổi thông tin,  công văn, văn bản, chỉ  thị.... giữa các cơ  quan, đơn vị, các ngành ngày càng  nhiều, riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số lượng các văn bản giữa các cơ  quan trong ngành là rất lớn nên công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có kiến   thức nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu  quả. Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần phải có một  bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo....)   của các cấp ban ngành đến đơn vị, thông báo đến nhà trường, các đoàn thể  trong nhà trường và có nhiệm vụ  phản hồi (Báo cáo, thông báo các thông tin  trên....) quá trình thực hiện, hoạt động của đơn vị  đối với cấp trên, cơ  quan   đơn vị chủ quản. Công tác văn thư, lưu trữ  là một bộ  phận thực hiện chức năng giúp  việc, phục vụ  cho nhà trường, là nơi giao thoa, đầu mối thực hiện các hoạt  động khác của nhà trường, lưu trữ là bộ nhớ, bộ lọc của thủ trưởng cơ quan.   Các vấn đề  thông tin được nhân viên văn thư, lưu trữ  thu thập sàng lọc,   nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Ngoài ra văn thư là  cầu nối giữa nhà trường với nhà trường, giữa nhà trường với các cơ quan ban  ngành khác, đặc biệt là đơn vị chủ quản cấp trên. Làm tốt công tác văn thư và  lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông   suốt. Nhờ  đó góp phần nâng cao hiệu quả  quản lý hành chính nhà nước và   thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy mỗi cơ  quan trường học cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của  công tác văn thư, lưu trữ  để  có thể  đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm   đưa công tác văn thư  lưu trữ  tại cơ  quan, đơn vị  mình đi vào nề  nếp và góp  phần tích cực nâng cao hiệu quả quản lý của nhà trường.  Qua 4 năm làm việc thực tế  và vốn kiến thức được học tôi mạnh dạn  viết sáng kiến “Một số  biện pháp nâng cao hiệu quả  công tác văn thư,  Trang 3 / 20
  4. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội lưu  trữ   ở   trường  THPT  Lưu  Hoàng”  nhằm  trao  đổi  với  với  các   đồng  nghiệp những kinh nghiệm mà tôi đã rút ra.  2. Mục đích nghiên cứu. Nâng cao nhận thức trách nhiệm của cán bộ  văn thư, lưu trữ  về  tầm  quan trọng của công việc mình đang làm. Thu thập thông tin văn bản đổi mới đưa công tác văn thư  lưu trữ trong  trường học vào hệ thống quản lý lưu trữ, sắp xếp khoa học. 3. Nội dung nghiên cứu. Trong quá trình làm việc tôi đã xây dựng kế hoạch, quy chế văn thư lưu  trữ. Từ  đó tôi đã nghiên cứu ra SKKN   “Một số  biện pháp nâng cao hiệu  quả công tác văn thư lưu trữ ở trong trường THPT Lưu Hoàng”.  4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu. Bất kì một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần  phải có bộ  phận văn thư  lưu trữ. Thực tế  công tác văn thư  lưu trữ   ở  nhiều   đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ  coi đây là công việc sự  vụ đơn  thuần, giấy tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng với   những người làm công tác văn thư, lưu trữ. Để  văn bản đến được chuyển  giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ  được giữ  gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung c ấp thông  tin... thì những người làm công tác này luôn nỗ  lực, tận tình, cẩn thận, chu   đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ  cực. Thế  nhưng, những đóng   góp của họ  lại chưa được ghi nhận xứng đáng và luôn là những người thiệt   thòi nhất trong mỗi cơ quan, tổ chức, khen thưởng thì ít, khiển trách thì nhiều. Đề  tài này được nghiên cứu trong phạm vi Trường THPT Lưu Hoàng,  thông qua đề tài này góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên   văn thư trong các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 5. Phương pháp và thời gian nghiên cứu.   Nghiên cứu thực tiễn qua sách vở, qua thông tư  quy định của Bộ  nội  vụ ban hành và qua quá trình làm việc công tác tại trường. + Phương pháp nghiên cứu + Phương pháp phân tích minh họa lý luận bằng số liệu + Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của cơ quan + Phương pháp thống kê + Phương pháp tổng hợp Trang 4 / 20
  5. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội Thời gian nghiên cứu từ: 15/8/2016 đến 31/12/2018 (Từ năm học 2016­ 2017, năm học 2017­2018 đến hết học kỳ 1 năm học 2018 – 2019). 6. Điểm mới trong kết quả nghiên cứu: Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về  công   tác văn thư lưu trữ. Người làm công tác văn thư  lưu trữ  tìm kiếm văn bản đã lưu trữ  một   cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ  nội dung để trình ký. Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi, không  đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực  của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử  dụng văn bản đạt hiệu   quả cao. C. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. Các định nghĩa, khái niệm liên quan đến tên của vấn đề  sáng  kiến kinh nghiệm (SKKN). Biện pháp: Là cách giải quyết một vấn đề cụ thể. Công tác văn thư  là tất cả  các công việc có liên quan đến công văn  giấy tờ, bắt đầu từ  khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ  khi  tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ  và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Công tác lưu trữ là tất cả các công việc có liên quan tới tổ chức quản  lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu xã hội. “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại   trường THPT Lưu Hoàng” là những kinh nghiệm được rút ra trong quá trình  thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường nhằm khắc phục những  khó khăn về điều kiện cơ sở vật chất, con người tại đơn vị nhà trường. II. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện vấn đề sáng kiến. Trong những năm gần đây công tác văn thư  lưu trữ  trong các trường   học đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai  thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: ­ Thông tư số 01/2011/TT­BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng  dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. ­ Nghị  định số  110/NĐ­CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ  về  công tác   văn thư. Trang 5 / 20
  6. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội ­ Nghị  định số  09/2010/NĐ­CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ  về  sửa  đổi, bổ  sung một số  điều của Nghị  định số  110/NĐ­CP ngày 08/4/2004 của  Chính phủ về công tác văn thư. ­ Công văn số  425/VTLTNN­NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư  lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến. ­ Quản lý và sử  dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị  định số  58/2001/NĐ­CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ. ­ Nghị  định số  111/NĐ­CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ  quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia. ­ Hướng dẫn số 822/HD­VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thư lưu   trữ  về  hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ  sơ  trong môi  trường mạng. ­ Thông tư  số  07/2012/TT­BNV ngày 22/11/2012 của Bộ  Nội vụ  về  việc hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu   trữ cơ quan. III. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ  1. Cơ sở lý luận: Công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ  hoạt động quản lý, điều hành của cơ  quan, tổ  chức. Nội dung công tác này  bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài  liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ  quan; lập hồ  sơ  hiện  hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.  Còn công tác lưu trữ  là một trong những nhiệm vụ  cơ  bản của cơ  quan, tổ  chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ  sơ, tài liệu  để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công   tác lưu trữ  bao gồm các việc về  thu thập, bảo quản và tổ  chức sử  dụng tài  liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. 2. Cơ sở thực tiễn. Công tác văn thư, lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học  những văn bản giấy tờ  có giá trị  được hình thành trong quá trình hoạt động   của nhà trường, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Công tác văn thư, lưu trữ  là một công việc không thể  thiếu trong nhà   trường, là sợi dây mắt xích giữa Ban giám hiệu, giáo viên và học sinh trong   suốt một thời gian dài trong việc lưu giữ hồ sơ. Đảm bảo việc báo cáo cung  Trang 6 / 20
  7. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, phục vụ  nhiệm vụ quản lý tốt hồ sơ học sinh và giáo viên. Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ  sẽ  góp phần bảo đảm cho các hoạt  động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ  đó góp phần nâng  cao hiệu quả  quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công  cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ  quan hành chính nhà   nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về  vị  trí và vai trò của công tác   văn thư, lưu trữ  để  có thể  đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công  tác văn thư, lưu trữ  tại cơ  quan đơn vị  mình đi vào nề  nếp và góp phần tích   cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan đơn vị. Ý thức đầy đủ  được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư  hành chính nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến   công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả  cao trong  công việc. Qua thời gian công tác thực tế tại trường tôi đã gặp những thuận lợi và  khó khăn sau: a. Thuận lợi: ­  Nhà trường có một nhân viên văn thư  chuyên phụ  trách về  công tác  văn thư  trong trường, công việc  chuyển giao văn bản đi văn bản đến được  giải quyết kịp thời do cấp trên đưa ra. Có hệ thống mạng internet ổn định để  phục vụ công việc truy cập thông tin, lấy thông tin làm báo cáo . ­ Các văn bản đi và đến được làm thủ  tục đăng ký nhanh chóng, tránh   tình trạng nhầm lẫn, thất lạc. ­ Trường đã trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng như máy phô tô, máy  in phục vụ cho công tác văn thư. b. Khó khăn:  ­ Những năm trước đây nhà trường chưa có văn thư  chuyên trách, chủ  yếu là kiêm nhiệm chưa có chuyên môn, nghiệp vụ chính vì vậy hồ  sơ, công  văn, giấy tờ trước năm 1990 không được lập và bảo quản cẩn thận nên hồ sơ  thất thoát, bị rách nhiều. ­ Về soạn thảo văn bản: Do đặc thù của công việc một số giáo viên làm  công tác giảng dạy và kiêm nhiệm công tác Đoàn thanh niên, công đoàn...Để  thực hiện các công việc kiêm nhiệm đó họ phải tham mưu với Ban giám hiệu   soạn thảo một số  văn bản để  giải quyết công việc. Công tác văn thư  của  trường chưa được quan tâm lắm việc triển khai hướng dẫn quý thầy cô trong  Trang 7 / 20
  8. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội trường các văn bản quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản còn ít. Vì  vậy văn bản ban hành còn sai cỡ chữ, kiểu chữ, cách trình bày thậm chí nhiều  văn bản ban hành còn thiếu một số thành phần của thể thức văn bản như nơi   nhận, tên loại và trích yếu nội dung. ­  Nhà trường chưa có kho lưu trữ  hồ  sơ, nên việc để  hồ  sơ  vẫn còn   nằm rải rác ở các phòng ban, tổ chuyên môn. ­ Về  quản lí công văn đi và đến: Những năm về  trước nhà trường  chưa chưa xây dựng quy chế  công tác văn thư  lưu trữ  cho cơ  quan nên quy   trình quản lý công tác văn thư còn bị bất cập. + Đăng  kí văn bản đến và đi còn viết tắt và ghi số bị trùng hoặc bỏ sót   số ký hiệu văn bản nên khó khăn khi nghiên cứu, tìm hiểu và kiểm tra. + Công văn đi lưu  ở  văn thư  còn thiếu và thậm chí nhiều công văn đi  còn lưu bản phô tô không đúng với quy định. ­ Về quản lý hồ sơ giáo viên và học sinh: + Hồ sơ giáo viên: Nhiều hồ sơ chưa được cập nhật, bổ sung đầy đủ. + Hồ sơ học sinh: Việc quản lý hồ sơ học sinh vẫn còn một số hạn chế  học bạ  THCS những năm trước nhà trường chưa có kế  hoạch trả  cho học  sinh vì vậy khối lượng học bạ cấp 2, cấp 3 học sinh tốt nghiệp ra trường vẫn   còn tồn đọng  ở  trường rất nhiều. Sổ  đăng bộ  không cập nhật rõ học sinh   chuyển đi, chuyển đến, bỏ học nên công tác thống kê, báo cáo gặp nhiều khó  khăn. c. Nguyên nhân: ­ Những năm trước đây công tác văn thư nhà trường chưa thực sự được   quan  tâm,  nhân  viên  phụ   trách   công  việc  văn  thư  là  kiêm  nhiệm  chưa  có  chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn thư. ­ Trang thiết bị  văn phòng phục vụ  công tác văn thư  hay xảy ra trục   trặc, hư hỏng như máy photo bị dính mực, kẹt giấy; máy in hay bị hư vì vậy   công việc văn thư hay bị trì trệ. Kinh phí đầu tư trang thiết bị và dụng cụ văn   phòng như máy vi tính, hộp, bìa hồ sơ theo quy định còn hạn chế. ­ Văn thư  tại trường thực hiện rất nhiều công việc như: Quản lí công  văn đi, đến, lưu trữ hồ sơ, quản lý và cấp phát học bạ, bằng tốt nghiệp, tiếp   dân, giải quyết các thủ tục hành chính, làm công tác thi....Công việc nhiều mà   lại kiêm nhiệm các công việc khác nên  ảnh hưởng đến công việc chính của  mình và chế độ đãi ngộ thì rất ít. IV.  PHÂN TÍCH CÁC BIỆN PHÁP Trang 8 / 20
  9. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội Trường THPT Lưu Hoàng thành lập và hoạt động được 35 năm. Để  tránh tình trạng thất thoát văn bản, giấy tờ, để  bảo quản hồ  sơ, tài liệu, để  nâng cao công tác văn thư lưu trữ  của nhà trường tôi xin đưa ra một số  biện  pháp sau: 1. Xây dựng, ban hành văn bản chỉ  đạo và hướng dẫn thực hiện   công tác văn thư, lưu trữ. Văn bản được hiểu theo nghĩa rộng là vật mang tin được ghi bằng kí  hiệu ngôn ngữ. Với nghĩa hẹp văn bản là khái niệm dùng để  chỉ  công văn   giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ  quan. Chính vì vậy để  hoạt động  của cơ quan, đơn vị  thực hiện xuyên suốt, nhanh chóng và đúng với quy định  của nhà nước thì phải xây dựng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn  để giải quyết công việc. Nhà trường đã ban hành quy chế văn thư, lưu trữ nhằm cụ thể hóa các  quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với tình hình  thực tế  của trường giúp cho việc thực hiện, quản lý và kiểm tra tốt hơn.  Trong bản quy chế  đã nêu rõ trách nhiệm quản lý, tổ  chức   thực hiện, quy  trình soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ  sơ  hiện hành và   giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường, quản lý và sử dụng con dấu... Quy trình thực hiện như sau: 1.1. Soạn thảo văn bản:  Hàng năm trong quá trình giải quyết công việc quản lý Ban giám hiệu   đã ban hành một số văn bản như sau: Quyết định, tờ trình, công văn, biên bản,   thông báo, báo cáo, giấy đi đường, giấy giới thiệu....được thể  hiện qua bảng  thống kê sau: Số lượng văn bản  Số lượng văn bản năm  Tên loại văn bản năm 2017 2018 Quyết định 78 56 Công văn 45 54 Kế hoạch 25 31 Thông báo, báo cáo 40 60 Tờ trình 17 20 Để  soạn thảo và ban hành một văn bản các bộ  phận chuyên môn, cá  nhân và văn thư phải xác định các vấn đề sau: ­ Xác định tính chất, mục đích của văn bản dự định soạn: Trang 9 / 20
  10. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội + Cán bộ soạn văn bản bắt đầu xây dựng dự thảo văn bản và xác định  ban hành văn bản để giải quyết vấn đề gì. + Xác định đối tượng nhân bản văn bản: văn bản soạn ra để gửi cho ai,  gửi cho cấp trên hay cấp dưới. + Xác định thời gian ban hành văn bản. ­ Xác định tên loại văn bản: Giúp cho việc soạn thảo được nhanh  chóng, chính xác với mỗi loại văn bản. Vì mỗi loại văn bản có cách thức soạn   khác nhau như công văn soạn khác quyết định.. ­ Thu thập và xử lí thông tin: Phải thu thập đầy đủ thông tin, dữ liệu  như các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của   cấp trên và những thông tin từ thực tế. ­ Xây dựng đề cương văn bản và viết văn bản. ­ Trình lãnh đạo duyệt văn bản và làm thủ tục phát hành. Cán bộ nhân viên soạn thảo văn bản chuyển văn bản cho văn thư thông   qua hệ  thống mail nhà trường. Nhân viên văn thư  có nhiệm vụ  kiểm tra thể  thức và kỹ  thuật trình bày văn bản đúng theo các quy định cảu Thông tư  số  01/2011/TT­BNV ngày 19/1/2011 của Bộ  Nội vụ  hướng dẫn về thể thức và  kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 1.2. Quản lý công văn đi. a. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng năm của  văn bản. b. Đăng ký văn bản đi c. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật. Mẫu sổ đăng kí văn bản đi: + Tờ nội dung được trình bày trên trang khổ giấy A3 (420mmx297mm)   bao gồm 8 cột theo mẫu dưới đây: Số,  Ngày  Tên loại và  Nơi  Đơn vị,  ký  Số  tháng  trích yếu  Người  nhận  người  Ghi  hiệu  lượng  văn  nội dung  ký văn  nhận  chú văn  bản bản văn bản bản bản lưu bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) d. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Nhà trường chuyển phát văn bản theo đường bưu điện, mail,và trực  tiếp. Đa số  công văn thường được gửi bằng hình thức qua địa chỉ  mail công  Trang 10 / 20
  11. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội vụ  c3luuhoang@hanoiedu.vn, giảm được công văn giấy tờ và tiết kiệm được  thời gian. Chuyển phát theo hình thức bưu điện hoặc trực tiếp phải lựa chọn  bì thư  và gấp văn bản, tài liệu thẳng không để  nhăn và cho vào bì. Khi gấp   văn bản thì không để trang nội dung văn bản ra bên ngoài tránh để lộ thông tin  của văn bản. Ghi đầy đủ  tên và địa chỉ  cơ  quan hoặc cá nhân nhận văn bản.  Bảng thống kê công văn đi của trường THPT Lưu Hoàng năm 2017, năm 2018   ban hành được chuyển phát như sau: Số lượng văn bản chuyển  Số lượng văn bản chuyển  Năm bằng mail công vụ trực tiếp và bưu điện 2017 297 60 2018 268 89 e. Lưu văn bản đi. Các văn bản của nhà trường ban hành phải lưu ít nhất hai bản chính,   một bản lưu tại văn thư và một bản ở bộ phận chuyên môn, cá nhân ban hành   văn bản để lập hồ sơ công việc. Tất cả các văn bản công văn đi cuối năm văn  thư sắp xếp và lập hồ  sơ  bấm lại thành tập lưu công văn đi để  đưa vào kho  lưu trữ. Việc lưu trữ công văn nhà trường không chỉ lưu văn bản giấy mà còn   lưu các file word và excel  ở máy tính văn thư theo năm để  phục vụ  cho công  tác tra cứu văn bản tài liệu được nhanh chóng. 1.3. Quản lý công văn đến. ­ Hàng năm nhà trường nhận nhiều văn bản , tài liệu của Sở  giáo dục  và Đào tạo, Công đoàn ngành, UBND Huyện.....gửi tới để  chỉ  đạo thực hiện  các kế  hoạch chủ  trương, nhiệm vụ  công việc và nhà trường cũng nhận  nhiều văn bản của các cơ quan và các cá nhân khác gửi đến để phối hợp, trao   đổi công việc. Nhà trường nhận văn bản đến chủ yếu bằng hình thức mail và   đường bưu điện. ­ Quy trình quản lý văn bản đến. a. Tiếp nhận văn bản: Văn thư tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến cơ  quan với mọi hình thức như bưu điện, trực tiếp, mail. Nhà trường tiếp nhận  văn bản đến chủ yếu là Sở giáo dục và Đào tạo Hà Nội qua hệ thống mail. b. Phân loại và đăng ký văn bản đến: * Phân loại văn bản đến: ­ Văn bản gửi đến hệ  thống mail công vụ  của trường, văn thư  tiến  hành in văn bản, trường hợp công văn gửi bằng đường bưu điện phân loại và   bóc bì văn bản. Trang 11 / 20
  12. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội ­ Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Tất cả các văn bản tài liệu cảu cơ  quan, cá nhân khác gửi tới trường đều được tập trung tại văn thư của trường  để đóng dấu và ghi số ngày tháng đến. Dấu đến được văn thư đóng dấu dưới   phần số ký hiệu của văn bản, sau đó ghi những nội dung cần thiết trong dấu   đến. Mẫu dấu đến của trường THPT Lưu Hoàng. TRƯỜNG THPT LƯU HOÀNG CÔNG VĂN :............................ Số:......................... Ngày........tháng.......năm.......... * Đăng ký văn bản đến: Tất cả các văn bản đến đều được văn thư  nhập các thông tin văn bản  vào sổ đăng ký công văn đến. * Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: + Tờ nội dung: Trình bày trên trang giấy khổ A3(420mm x 297mm) theo   mẫu sau: Tên loại  Đơn vị  Số,  Ký  Ngày  Số  Tác  Ngày  và trích  hoặc  Ghi  ký  nhậ đ ến đ ến giả tháng yếu nội  người  chú hiệu n dung nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)    c. Trình, chuyển giao văn bản đến ­ Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền  để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn phải  được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. ­ Căn cứ vào ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, nhân viên văn  thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản đến nơi được chỉ đạo. ­ Việc chuyển giao văn bản phải chính xác, đúng đối tượng và giữ  gìn  bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ  chuyển  giao văn bản. d. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trang 12 / 20
  13. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội ­ Sau khi nhận được văn bản đến, bộ  phận, cá nhân có trách nhiệm chỉ  đạo giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ  quan, đơn vị;   theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. ­ Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời  hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị. ­ Văn thư  có trách nhiệm tổng hợp số  liệu văn bản đến, văn bản đến đã  được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để  báo cáo lãnh đạo. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có  trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy  định. ­ Văn thư có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, đơn vị về  tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo   cho các đơn vị liên quan. 1.4. Quản lí hồ sơ giáo viên:  ­ Hồ sơ giáo viên là một loại hồ sơ nhân sự. Trong hồ sơ tập hợp tất cả  các văn bản tài liệu liên quan đến quá trình công tác làm việc của giáo viên.  ­ Hồ sơ của mỗi giáo viên được lưu giữ trong một bìa bao cứng. Được   sắp xếp hồ sơ theo tổ chuyên môn để  cho dễ  tìm kiếm và được cất trong tủ  khóa cẩn thận. 1.5. Quản lí hồ sơ học sinh: Trường THPT Lưu Hoàng thực hiện nhiệm vụ công tác giảng dạy học   sinh trong quá trình hoạt động hồ  sơ  của học sinh hình thành cũng khá nhiều   phục vụ  cho công tác quản lý quá trình học tập phấn đấu của học sinh như  các hồ sơ sau: sổ đăng bộ, sổ học bạ, sổ điểm, sổ trả bằng tốt nghiệp... ­ Sổ đăng bộ: Văn thư đầu năm học sẽ viết đầy đủ các thông tin lý lịch   học sinh khối 10 thi trúng tuyển vào trường. Hằng năm thường xuyên cập   nhật học sinh chuyển đi, chuyển đến và nghỉ  học vào sổ  đăng bộ  đến cuối   năm duyệt với Hiệu trưởng, đóng dấu và lưu cẩn thận trong tủ hồ sơ. ­ Học bạ  học sinh: Là một loại hồ  sơ  nó phản ánh kết quả  của quá  trình học tập của học sinh. Học bạ được sắp xếp theo từng khối, từng lớp để  trong tủ  khóa cẩn thận cuối học kỳ  II bàn giao cho giáo viên chủ  nhiệm ghi  kết quả học tập của học sinh. Sau khi Ban giám hiệu duyệt học bạ xong giáo   viên chủ  nhiệm bàn giao học bạ về văn thư  kiểm tra đóng dấu và bảo quản  trong tủ  đựng hồ  sơ. Học bạ  học sinh khi cấp phát nhà trường lập sổ  và ký   nhận đầy đủ. Trang 13 / 20
  14. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội ­ Sổ điểm: Cuối năm học sổ điểm được in từ phần mềm quản lý điểm  esam, giáo viên chủ nhiệm kiểm tra ký xác nhận điểm sau đó Ban giám hiệu  duyệt, văn thư  đóng dấu và lưu để  sau này dễ  tra tìm thông tin kết quả  học   tập của học sinh. ­ Sổ  cấp phát bằng tốt nghiệp: Sau khi lấy bằng tốt nghiệp THPT từ  Sở  giáo dục và đào tạo Hà Nội về  văn thư  có trách nhiệm vào số  từng học   sinh theo từng số  hiệu bằng đúng quy định. Khi cấp trả  bằng học sinh đến  nhận phải có giấy tờ  như  CMND hoặc CCCD hoặc sổ  hộ  khẩu ghi lại để  tiện cho việc theo dõi người nhận bằng và phải ghi rõ họ tên đầy đủ. Sổ cấp  phát bằng tốt nghiệp mỗi năm lập một cuốn và được lưu vĩnh viễn. 1.6. Quản lý và sử dụng con dấu * Quản lý con dấu: ­ Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ  quan, đơn   vị trong việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo các bộ  phận chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc quản  lý và sử dụng con dấu của bộ phận mình (đối với bộ phận có con dấu riêng). ­ Các con dấu của cơ  quan, đơn vị  được giao cho nhân viên văn thư  quản lý và sử dụng. Nhân viên văn thư được giao bảo quản, sử dụng con dấu   phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong việc bảo quản, sử  dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:  + Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của nhân viên văn   thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ  quan, đơn vị, phải được sự  đồng ý của người đứng đầu cơ  quan, đơn vị  và phải chịu trách nhiệm bảo   quản, sử dụng con dấu đúng mục đích. Con dấu phải được bảo quản an toàn  trong cũng như ngoài giờ làm việc. + Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn   bản của người có thẩm quyền. ­ Khi nét dấu bị  mòn hoặc biến dạng, nhân viên văn thư  phải báo cáo  người đứng đầu cơ  quan đơn vị  làm thủ  tục đổi con dấu. Trường hợp con  dấu bị  mất, người đứng đầu cơ  quan đơn vị  phải báo cáo cơ  quan công an,  nơi xảy ra mất con dấu để lập biên bản. ­ Khi đơn vị  có quyết định chia tách hoặc sáp nhập, phải nộp con dấu   cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới. * Sử dụng con dấu: Trang 14 / 20
  15. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội + Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan,   đơn vị. + Chỉ  đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể  thức và có chữ ký của người có thẩm quyền. + Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy  không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc  đóng dấu lên các văn bản có chữ  ký của người không có thẩm quyền, đóng   dấu treo hoặc giáp lai trên những văn bản không phải của cơ quan, đơn vị ban   hành. 1.7. Quản lý văn bản của lưu trữ: a. Công tác thu thập , bổ sung tài liệu: * Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu. + Phối hợp với các phòng ban, cán bộ nhân viên xác định những loại hồ  sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị. + Hướng dẫn các bộ phận, cán bộ nhân viên chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, và  lập mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. + Chuẩn bị  kho và các phương tiện bảo quản để  tiếp nhận hồ  sơ, tài   liệu. * Chỉnh lý tài liệu + Nguyên tắc chỉnh lý + Không phân tán phông lưu trữ. + Khi phân loại, lập hồ  sơ  (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập   mới hồ  sơ), phải tôn trọng sự  hình thành tài liệu theo trình tự  theo dõi, giải  quyết công việc. + Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của cơ  quan, đơn vị. ­ Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được yêu cầu: + Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh. + Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu. + Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu. + Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra   cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng hồ sơ, tài liệu. + Lập danh mục tài liệu hết giá trị. * Xác định giá trị tài liệu Trang 15 / 20
  16. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội ­ Bộ phận lưu trữ cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ xây dựng bảng thời hạn   bảo quản tài liệu, trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ban hành sau khi có ý kiến   thẩm định của cơ quan có thẩm quyền. ­ Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau: ­ Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời  hạn. ­ Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. * Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan ­ Chỉ  thành lập Hội đồng xác định giá trị  tài liệu của phòng. Hội đồng  xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho Trưởng phòng trong   việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để  giao nộp vào lưu trữ  đơn vị; lựa chọn tài liệu lưu trữ  của đơn vị  để  giao nộp vào lưu trữ  lịch sử  (nếu có); lựa chọn và loại hủy tài liệu hết giá trị. ­ Hội đồng xác định giá trị  tài liệu do Trưởng phòng quyết định thành   lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm: ­ Lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ ­ Chủ tịch Hội đồng. ­ Văn thư ­ Thư ký Hội đồng. ­ Các TTCM, chủ tịch Công đoàn ­ Ủy viên. ­ Trong trường hợp cần thiết, Hội đồng xác định giá trị  tài liệu mời   thêm người am hiểu về chuyên môn hoặc lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá  trị làm ủy viên. ­ Hội đồng xác định giá trị  tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa  số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình Lãnh  đạo quyết định. ­ Trên cơ  sở  đề  nghị  của Hội đồng xác định giá trị  tài liệu, Trưởng  phòng quyết định thời hạn bảo quản tài liệu; lựa chọn tài liệu để  giao nộp   vào lưu trữ đơn vị, lưu trữ cơ quan, đơn vị  hoặc lưu trữ  lịch sử; hủy tài liệu  hết giá trị. * Hủy tài liệu hết giá trị ­ Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị  được thực hiện theo quy định của   Luật Lưu trữ và theo hướng dẫn của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước. ­ Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị ­ Thủ tục quyết định hủy tài liệu hết giá trị ­ Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài  liệu và phải được lập thành biên bản. Trang 16 / 20
  17. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội ­ Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có: ­ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. ­ Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ  trình và bản thuyết minh tài liệu hết  giá trị. ­ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu. ­ Văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị; văn bản thẩm định, cho   ý kiến của cơ quan có thẩm quyền (nếu có) ­ Quyết định hủy tài liệu hết giá trị. ­ Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị. ­ Biên bản hủy tài liệu hết giá trị. ­ Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại lưu trữ đơn vị ít  nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu. * Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (Chỉ quy định đối với  cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử) * Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ  * Bảo quản tài liệu lưu trữ ­ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào Lưu trữ đơn vị, do các bộ phận  và cán bộ nhân viên tự bảo quản, và phải bảo đảm an toàn cho hồ sơ, tài liệu. ­ Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu   trữ đơn vị và được bảo quản trong kho lưu trữ nhà trường. Kho lưu trữ phải  được trang bị  đầy đủ  các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để  đảm bảo an toàn cho tài liệu. ­ Tổ  trưởng Văn phòng có trách nhiệm thực hiện các quy định về  bảo   quản tài liệu lưu trữ: bố  trí kho lưu trữ  đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện  các biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, phòng gian bảo mật đối với kho   lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ  các phương tiện, thiết bị kỹ thuật   để  bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì chế  độ  bảo quản phù hợp với các loại  hình tài liệu lưu trữ. ­ Nhân viên văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm: bố trí,  sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ tài liệu trong kho được để trong hộp,  cặp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và   tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu trong kho lưu trữ  để  nắm   được tình hình số lượng, chất lượng tài liệu. * Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trang 17 / 20
  18. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội ­ Tất cả cán bộ, nhân viên trong, ngoài cơ  quan, đơn vị  và mọi cá nhân   đều được khai thác, sử  dụng tài liệu lưu trữ  vì mục đích công vụ  và các nhu   cầu riêng chính đáng. ­ Cá nhân khai thác, sử dụng tài liệu vì mục đích riêng, phải có đơn xin  sử dụng tài liệu, chứng minh thư hoặc hộ chiếu, và phải được Thủ trưởng cơ  quan đồng ý. * Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ­ Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, đơn vị. ­ Sử dụng bản chính phục vụ yêu cầu công tác. ­ Cấp bản sao tài liệu lưu trữ. * Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Người đứng đầu cơ quan, đơn vị căn cứ quy định của Luật Lưu trữ và   các quy định khác của pháp luật có liên quan để quy định sử dụng tài liệu lưu  trữ tại Lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình. Người đứng đầu cơ  quan, đơn vị  quyết định việc cho phép mang tài  liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, đơn vị để sử dụng cho mục đích công vụ. *  Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ ­ Lưu trữ cơ quan, đơn vị  phải có Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phòng   đọc. ­ Nội quy kho lưu trữ, Nội quy phòng đọc cần có các quy định sau: + Thời gian phục vụ. + Các giấy tờ, thủ  tục người sử  dụng tài liệu cần xuất trình khi đến  khai thác tài liệu. + Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc. + Những quy định phải thực hiện khi nghiên cứu, khai thác tài liệu. + Nhân viên lưu trữ cơ quan, đơn vị phải lập các sổ nhập, xuất tài liệu,  sổ  đăng ký mục lục hồ sơ  và sổ  đăng ký người sử  dụng tài liệu, để  quản lý   và phục vụ việc khai thác tài liệu lưu trữ. 2. Tăng cường triển khai công tác văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán  bộ, giáo viên, nhân viên của trường. Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tốt không chỉ yêu cầu nhân viên văn  thư  phải nắm vững các kiến thức lý luận, phương pháp và nghiệp vụ  tiến   hành mà đòi hỏi tất cả  cán bộ, giáo viên, nhân viên phải biết và nắm rõ các  quy định của nhà nước về  công tác văn thư  lưu trữ. Chính vì vậy để  cho tất  cả  các cán bộ, giáo viên, nhân viên nắm rõ thì nhân viên văn thư  phải tham   Trang 18 / 20
  19. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội mưu và kết hợp với Ban giám hiệu có phương pháp phổ  biến, hướng dẫn   những văn bản mới, các quy định của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ... Nhân viên văn thư  hướng dẫn quý thầy cô kiêm nhiệm công tác Đoàn  thanh niên, công đoàn....cách trình bày thể  thức văn bản và cách lập hồ  sơ  công việc để lưu hồ sơ. 3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. “Công   nghệ   thông   tin   là   tập   hợp   các   phương   pháp   khoa   học,   các  phương tiện và công cụ  kỹ thuật hiện đại. Chủ  yếu là kỹ  thuật máy tính và  viễn thông nhằm tổ  chức khai thác và sử  dụng có hiệu quả  các nguồn tài   nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động   của con người và xã hội”. Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện   nay cùng với chủ trương cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ  thông tin   trong hoạt động của cơ quan đặc biệt trong công tác văn thư, lưu trữ trở thành   một trong những yêu cầu cần thiết. Ứng dụng công nghệ thông tin đã tạo ra một môi trường làm việc khoa  học, hợp lí giữa các bộ  phận, phòng ban chuyên môn nhằm giải quyết các  công việc đơn giản, nhanh chóng, tiện lợi. Những năm trước đây công tác văn thư chủ yếu là sử dụng giấy bút để  đăng kí, ghi chép vào sổ sách. Vài năm trở  lại đây được sự  quan tâm của Sở  giáo dục và nhà trường một số sổ sách nhà trường không còn ghi bằng tay mà   thay vào đó là dùng máy tính nhập dữ liệu để công tác lưu trữ, bảo quản, tra   cứu một cách nhanh nhất đặc biệt hạn chế được sổ sách, tiết kiệm chi phí và  thời gian. Sau đây là ứng dụng công nghệ thông tin mà nhà trường đã và đang  áp dụng: ­ Soạn thảo văn bản bằng phần mềm word được tập hợp và lưu vào  file công văn đi theo năm, ví dụ: folder CÔNG VĂN ĐI NĂM 2017, folder  CÔNG VĂN ĐI NĂM 2018... ­ Gửi văn bản từ trường qua các cơ quan khác đã sử dụng mail công vụ:  c3luuhoang@hanoiedu.vn  và các thông tin hoạt động của nhà trường được  đăng trên website: c3luuhoang.edu.vn. ­ Hồ sơ học sinh: Nhà trường đang sử dụng phần mềm quản lí học sinh  esams, phần mềm này rất tiện ích để quản lí hồ sơ lý lịch học sinh, điểm học   sinh, quá trình học tập của học sinh tại trường. Sổ điểm học sinh cuối học kỳ  được văn thư in giáo viên bộ môn kiểm tra, ký xác nhận điểm là xong. Trước   đây giáo viên phải viết từng cột điểm vào sổ  cái dễ  bị sai và nhầm lẫn, việc  chỉnh sửa tốn nhiều thời gian. Hệ  thống này giúp nhà trường phối hợp với   Trang 19 / 20
  20. Vũ Thị Ngà – Trường THPT Lưu Hoàng – Huyện Ứng Hòa – Hà Nội phụ huynh học sinh rất dễ và tiện lợi, giúp phụ huynh ở nhà cũng có thể biết  được kết quả học tập của con mình. ­ Hồ sơ cán bộ, giáo viên, nhân viên: Sử dụng phần mềm Pmis, Thống   kê. Phần mềm này thể hiện thông tin và quá trình công tác của tất cả cán bộ,   giáo viên và nhân viên trong trường.  4. Cần tăng cường đầu tư  trang thiết bị  và cơ  sở  vật chất phục  vụ cho công việc văn thư, lưu trữ. ­ Để đáp ứng những yêu cầu nhiệm vụ của công tác văn thư trong thời   kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc trang bị và nâng cấp các trang thiết   bị và cơ sở vật chất là cần thiết nhất. Bởi vì khi có nguồn nhân lực mà không  có các trang thiết bị hỗ trợ thì công việc hay bị trì trệ, thực hiện không thông  suốt bị ứ đọng. Vì vậy cần tăng cường mua sắm và trang bị các thiết bị, cơ sở  vật chất phục vụ công tác văn thư, lưu trữ để  nâng cao hiệu quả  công việc.  Hiện nay, nhà trường chưa có kho đựng tài liệu lưu trữ. Hàng năm chưa chỉnh  lí tài liệu lưu trữ, do không có nhân viên lưu trữ. 5. Tăng cường sử  dụng, tuyên truyền dịch vụ  công trực tuyến tới  các cán bộ giáo viên, nhân viên, học sinh và phụ huynh học sinh của nhà  trường. Sở  Giáo dục và Đào tạo Hà Nội đã triển khai dịch vụ  công trực tuyến   tới các trường, các đơn vị  trực thuộc, tổ  chức các cuộc thi cho học sinh tìm  hiểu, nắm vững kiến thức về dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4.   Việc thực hiện dịch vụ  công trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian, tiền   bạc rất nhiều. Để cấp lại văn bằng chứng chỉ học sinh không cần thiết phải   ra tận Sở, chỉ cần ngồi trước màn hình máy tính có kết nối mạng và bằng vài   thao tác cơ bản đã có thể giải quyết xong công việc của mình.  V. Kết quả của sáng kiến kinh nghiệm. Áp dụng sáng kiến vào quá trình làm việc của bản thân, tôi đã thu được   một số kết quả sau: ­ Trong công việc hàng ngày được giải quyết chủ động, bản thân hình   thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lí công việc trôi chảy  không còn bỡ ngỡ. ­ Hồ  sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ  cẩn thận, sắp xếp   ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết. ­ Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, khoa học, vệ sinh thường   xuyên không để tình trạng mối mọt. Trang 20 / 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2