Tập bài giảng Quản trị văn phòng và văn hóa công sở

Chia sẻ: Minh Vũ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:59

Thêm vào BST

Báo xấu

231
lượt xem 54
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tập bài giảng "Quản trị văn phòng và văn hóa công sở" là tài liệu dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, chức danh công chức văn phòng - Thống kê xã khu vực đồng bằng. Nội dung bài giảng cung cấp cho người học các nội dung: Quản trị văn phòng tại UBND xã, văn hóa công sở tại UBND xã. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tập bài giảng Quản trị văn phòng và văn hóa công sở

BỘ NỘI VỤ –––––––––– TẬP BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ VĂN HÓA CÔNG SỞ DÀNH CHO LỚP BỒI DƯỠNG NGHIỆP VỤ CHỨC DANH CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG-THỐNG KÊ XÃ KHU VỰC ĐỒNG BẰNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 348/QĐ-BNV ngày 19 tháng 4 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ) –––––––––––––––– Hà Nội - 2011 1
MỤC LỤC Stt NỘI DUNG Trang 1. Mục lục 2. Lời nói đầu 3. Nội dung 1 4. A. Phần I - Quản trị văn phòng tại UBND xã 1 5. Bài 1. Những vấn đề chung về văn phòng và Quản trị văn phòng 1 UBND xã 6. I. Khái niệm văn phòng và văn phòng UBND xã. 1 7. II. Quản trị văn phòng UBND xã 9 8. III. Thực hành 11 9. Bài 2: Phương pháp thực hiên nhiệm vụ trong hoạt động Quản trị 12 văn phòng của UBND xã 10. I. Tổ chức xây dựng và thực hiện chương trình công tác thường kỳ của 12 UBND xã. 11. II. Phương pháp đảm bảo thông tin cho quản lý của UBND xã. 14 12. III. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã. 15 13. IV. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã. 18 14. V. Xây dựng nội quy, quy chế công tác của UBND xã. 19 15. VI. Thực hành. 19 16. B. Phần II - Văn hóa công sở tại UBND xã 22 17. Bài 3: Những vấn đề cơ bản về Văn hóa công sở 22 18. I. Những vấn đề chung về Văn hóa công sở 22 19. II. Một số yếu tố cấu thành, vai trò và chức năng của Văn hóa công sở 31 tại cơ quan UBND xã 20. Bài 4. Vai trò của công chức Văn phòng - Thống kê với Văn hóa 39 công sở tại UBND xã 21. 1. Các yêu cầu đối với công chức Văn phòng - Thống kê tại UBND 39 xã. 22. 2. Nhiệm vụ của công chức văn phòng - Thống kê khi giúp lãnh đạo xã 43 xây dựng Văn hóa công sở tại UBND xã 23. 3. Thực hành, thảo luận nhóm 47 24. Phụ lục: Một số văn bản của nhà nước về công tác lễ tân. 48 25. Tài liệu tham khảo. 57 1
Phần I - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG UBND XÃ (20 tiết) Bài 1 Những vấn đề chung về văn phòng và Quản trị văn phòng UBND xã I. Khái niệm văn phòng và văn phòng UBND xã 1. Khái niệm Theo Hiến pháp năm 1992 được sửa đổi bổ sung năm 2001, nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam là một nước độc lập, có chủ quyền, thống nhất và toàn vẹn lãnh thổ. Về lãnh thổ - hành chính cả nước ta có các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Tỉnh chia thành huyện, thành phố thuộc tỉnh và thị xã. Thành phố trực thuộc trung ương chia thành quận, huyện. Quận chia thành phường, xã, huyện chia thành xã, thị trấn. Với hệ thống tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước của nước ta như trên, các cơ quan đoàn thể, tổ chức của các ngành, các cấp trên lãnh thổ nước ta tạo thành mạng lưới tổ chức từ trung ương đến cơ sở. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, mỗi cơ quan đều có các đơn vị chức năng giúp việc như: vụ, tổng cục thuộc bộ; các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh, thành phố; các phòng, ban thuộc UBND huyện, thị xã... Trong cơ quan UBND các cấp có các đơn vị chức năng thuộc UBND. Trong đó có một đơn vị làm công tác văn phòng. Đơn vị đó có tên gọi là văn phòng hoặc là phòng Hành chính - Quản trị (sau đây gọi chung là văn phòng). Như vậy, có thể nói, trong hệ thống các cơ quan hành chính của nước ta, ở đâu có cơ quan là ở đó có văn phòng của cơ quan. Theo văn bản hiện hành của đảng, nhà nước và các qui định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì văn phòng được quan niệm như sau: “Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan”. Nội dung giúp việc của văn phòng bao gồm ba nghĩa. Nghĩa thứ nhất: Văn phòng là đơn vị đề xuất ý kiến để thủ trưởng cơ quan lựa chọn các giải pháp tổ chức điều hành bộ máy nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao. Nghĩa thứ hai: Văn phòng trực tiếp đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan làm việc. Nghĩa thứ ba: Văn phòng là đơn vị trực tiếp thực hiện một số công tác do thủ trưởng cơ quan giao như công tác văn thư, lưu trữ, hành chính. Khái niệm Văn phòng UBND xã Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã là bộ phận giúp việc của UBND xã. Đối với UBND xã, theo các văn bản hiện hành của Chính phủ và Bộ Nội vụ, ở mỗi xã, phường, thị trấn, trong Uỷ ban có ít nhất một công chức Văn phòng - Thống kê. Căn cứ vào số lượng dân cư ở từng khu vực (miền núi, đồng bằng), ngoài số lượng công chức chính thức, UBND xã đề nghị UBND huyện quyết định cho bố trí thêm cán bộ không chuyên trách ở văn phòng làm công tác văn thư, lưu trữ, thủ kho, thủ quỹ, phục vụ Uỷ ban. Tuy trong văn phòng UBND xã không chỉ có một người, nhưng vì khối lượng công tác không nhiều và có ít người nên trong văn phòng không lập các tổ, bộ phận công tác như văn phòng ở các bộ, tổng cục. 2
2. Chức năng Văn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác: - Công tác tham mưu tổng hợp: Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. - Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động: Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê duyệt. Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Hai loại công tác: Công tác tham mưu, công tác bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. UBND xã có các chức năng dưới đây: Chức năng thứ nhất: UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND xã. UBND xã có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND xã. Chức năng thứ hai: UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước ở xã. Cụ thể UBND xã có nhiệm vụ chung là tổ chức thực hiện hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, đề ra các quy chế cụ thể, phù hợp để quản lý các lĩnh vực ở địa phương. Trách nhiệm của văn phòng UBND xã đối với UBND xã là phục vụ cho cơ quan UBND hoạt động, văn phòng Uỷ ban có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất các giải pháp để lãnh đạo Uỷ ban tổ chức điều hành bộ máy thực hiện chức năng nhiệm vụ theo luật định. Văn phòng Uỷ ban bảo đảm cơ sở vật chất cho Uỷ ban làm việc. Qua nội dung nói trên, ta thấy hoạt động của văn phòng UBND xã gắn rất chặt với hoạt động của UBND. Ở góc độ bảo đảm, phục vụ, văn phòng UBND xã là đơn vị trực tiếp thực hiện rất nhiều loại công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của HĐND và UBND. Thông qua văn phòng, công tác thông tin tổng hợp, hành chính, quản trị… của HĐND và UBND xã được thực hiện 3. Nhiệm vụ Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan. - Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan. - Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề 3
án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất. - Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan. - Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó. - Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan. - Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế văn phòng. Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã 1. Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình, trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện. Đôn đốc các bộ phận công tác triển khai. Theo dõi tiến độ thực hiện. Cuối kỳ, văn phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực hiện chương trình. Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban. 2. Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương. Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến các ngành, đoàn thể, thôn, tổ dân phố. 3. Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo 4
các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; bố trí lịch các cuộc họp. Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp. 4. Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương. Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến. Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua. 5. Tổ chức công tác tiếp dân Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước. Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết. 6. Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa” Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật. 7. Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc. 8. Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm... Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận bảo đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động là tài chính - kế toán. Tuy vậy văn phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là: Văn phòng 5
đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, văn phòng trực tiếp mua sắm. Văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản thuộc cơ quan Uỷ ban. 9. Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của pháp luật. Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ...Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương. 10. Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ ban. Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động. 4. Tổ chức bộ máy Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong văn phòng có thể có tên gọi khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng thường có cơ cấu tổ chức gồm: - Chánh văn phòng: Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ công tác của văn phòng. Chánh văn phòng phụ trách chung công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng như : Bảo mật, tổ chức bộ máy, cán bộ... Chánh văn phòng làm chủ tài khoản văn phòng. Được thủ trưởng cơ quan giao cho ký thừa lệnh một số văn bản của cơ quan như: Giấy mời họp, Giấy đi đường, Bản sao các văn bản... - Phó Chánh văn phòng được Chánh văn phòng phân công giúp phụ trách một hoặc một số công tác của văn phòng như thông tin tổng hợp, văn thư, lưu trữ... - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Tổng hợp; - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính; - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị; - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Văn thư Lưu trữ. Đối với văn phòng UBND xã thì không có Chánh, Phó văn phòng và cơ cấu tổ chức như trên. Công chức Văn phòng - Thống kê và nhân viên văn thư thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cơ quan UBND xã. Mối quan hệ công tác của Văn phòng UBND xã - Văn phòng UBND xã là một bộ phận công tác của Uỷ ban. Văn phòng cùng với các bộ phận công tác khác tạo thành bộ máy tổ chức hoàn chỉnh của 6
UBND xã. - Văn phòng UBND xã là bộ máy giúp việc của Uỷ ban; Văn phòng bảo đảm thông tin cho quản lý; Tham mưu đề xuất các biện pháp để Uỷ ban tổ chức chỉ đạo, điều hành bộ máy; Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho HĐND và UBND hoạt động. - Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa Uỷ ban với các cơ quan, đoàn thể và công dân. Thông qua văn phòng, Cơ quan UBND xã thể hiện được nét văn minh, lịch sự, quyền uy nhưng lại gần gũi với nhân dân. Như vậy văn phòng UBND cấp xã có vị trí quan trọng. Nếu không có văn phòng thì HĐND, UBND không đủ điều kiện để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. 1. Mối quan hệ với UBND UBND xã là cơ quan chấp hành của HĐND; Là cơ quan hành chính nhà nước của cấp xã. UBND xã có trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp. UBND xã là cơ quan quản lý tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội trong xã. Về mặt tổ chức: Văn phòng là một bộ phận công tác thuộc UBND. Theo các văn bản pháp luật hiện hành thì UBND xã có Chủ tịch, Phó Chủ tịch, uỷ viên Uỷ ban. Ở UBND xã, ngoài các cán bộ nói trên còn có một số công chức chuyên môn như Văn phòng - Thống kê; Địa chính - Xây dựng; Tư pháp - Hộ tịch; Văn hoá - Xã hội v.v.. Văn phòng UBND xã cùng với các công chức nói trên cấu thành cơ quan Uỷ ban. Văn phòng UBND xã chịu sự quản lý toàn diện và sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo UBND xã. 2. Mối quan hệ với Hội đồng nhân dân Cấp xã là đơn vị hành chính cấp cuối cùng của nước ta. Trong đó, HĐND là cơ quan quyền lực Nhà nước; UBND là cơ quan chấp hành của HĐND. Trong một địa phương cấp xã, HĐND và UBND là hai tổ chức khác nhau, song có quan hệ mật thiết với nhau. Nghị quyết của HĐND muốn đến được với dân, chủ yếu thông qua hoạt động của UBND. HĐND xã hiện nay không có văn phòng. Vì vậy văn phòng UBND xã có trách nhiệm rất lớn với HĐND thông qua hai loại công tác: Công tác thông tin tổng hợp qua việc theo dõi tình hình chung của địa phương, văn phòng có trách nhiệm bảo đảm thông tin cho HĐND hoạt động; Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của thường trực HĐND; Công tác đảm bảo cơ sở vật chất thì văn phòng UBND có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất cho HĐND hoạt động như: Phòng làm việc, phương tiện giao thông, văn phòng phẩm và các trang thiết bị kỹ thuật khác. 3. Mối quan hệ với các bộ phận công tác khác trong cùng một UBND Theo các văn bản hiện hành, ở UBND xã, ngoài cán bộ lãnh đạo, cơ quan Uỷ ban còn có các công chức khác như đã nói ở trên. Mỗi công chức phụ trách một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Uỷ ban. Đối với các bộ phận công tác này, văn phòng có vị trí ngang bằng. Văn phòng không phải là bộ phận công tác cấp trên hoặc cấp dưới. Văn phòng có quan hệ cộng tác, phối hợp thực hiện nhiệm vụ được giao, phục vụ Uỷ ban thực hiện chức năng quản lý tập trung thông nhất các lĩnh 7
vực của đời sống xã hội trong xã. 4. Mối quan hệ với các tổ chức quần chúng Trong xã, ngoài Đảng uỷ, HĐND, UBND còn có các tổ chức quần chúng khác như: Mặt trận tổ quốc, Đoàn thanh niên, Hội liên hiệp phụ nữ, Hội cựu chiến binh và nhân dân trong xã. Mỗi tổ chức nói trên có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng có điểm chung giống nhau cơ bản là đều chịu sự lãnh đạo của Đảng uỷ cấp xã. Đều có trách nhiệm thi hành pháp luật nhà nước. Văn phòng có trách nhiệm giữ vững mối quan hệ công tác thường xuyên và trực tiếp với các tổ chức, với nhân dân trong xã. 5. Mối quan hệ với các trưởng thôn, xóm Trong mỗi xã có nhiều thôn. Tuy thôn không phải là một cấp chính quyền, song cấp thôn có vai trò rất quan trọng. Đứng đầu cấp thôn là trưởng thôn. Về mặt trách nhiệm, với nhà nước, trưởng thôn là người tuyên truyền, phổ biến và trực tiếp tổ chức thực hiện mọi chủ trương của UBND xã trong thôn. Với dân, trưởng cấp thôn là người trực tiếp tiếp xúc, nắm bắt và phản ánh một cách kịp thời tâm tư, tình cảm và nguyện vọng của dân với chính quyền. Qua đó ta thấy, trưởng cấp thôn là cầu nối rất quan trọng giữa dân với chính quyền cấp xã. Về nhiều phương diện, văn phòng phải xác lập mối quan hệ mật thiết với trưởng thôn. Thông qua đó, văn phòng triển khai thực hiện các chủ trương công tác của Uỷ ban đến cấp thôn. Ngược lại văn phòng thu nhận nguồn thông tin tin cậy từ cơ sở phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo của Uỷ ban nói chung và giải quyết tâm tư nguyện vọng của nhân dân nói riêng. 6. Mối quan hệ với văn phòng đảng uỷ Đảng Cộng sản Việt Nam là đảng cầm quyền. Đảng lãnh đạo nhân dân tiến hành sự nghiệp cách mạng. Đảng lãnh đạo có nghĩa là đảng đề ra cương lĩnh chính trị, đường lối cách mạng, chủ trương, chính sách về các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đảng đề ra cương lĩnh, đường lối chủ trương thông qua các đại hội đảng. Văn phòng đảng uỷ xã có chức năng tham mưu giúp đảng uỷ xã tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của đảng uỷ. Hàng ngày, nhiệm vụ của văn phòng đảng uỷ xã là: Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của đảng uỷ, văn phòng đảng uỷ xã phối hợp với các bộ phận chức năng khác giúp đảng uỷ xã chuẩn bị và ban hành các quyết định. Nội dung của công tác này gồm các việc giúp đảng uỷ xác định bộ phận chủ trì, bộ phận tham gia xây dựng quyết định, biên soạn, tổ chức lấy ý kiến đóng góp xây dựng dự thảo quyết định; Theo dõi và tổng hợp ý kiến hội thảo bản dự thảo quyết định tại hội nghị; Đề nghị với đảng uỷ xử lý những ý kiến khác nhau. Văn phòng đảng uỷ xã phối hợp với các ban ngành, đoàn thể tổ chức việc truyền đạt nội dung. Đôn đốc các ngành các cấp thực hiện quyết định. Kiểm tra, tổng kết thực hiện quyết định; Làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo của đảng uỷ; Làm báo cáo định kỳ, báo cáo chuyên đề, báo cáo đột xuất của đảng uỷ xã lên cấp trên, giúp đảng uỷ xã ban hành các qui chế và tổ chức thực hiện quy chế làm việc, giúp đảng uỷ xã làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tại chỗ những kiến nghị và khiếu nại của công dân, giúp đảng uỷ xã thực hiện 8
công tác văn thư, công tác lưu trữ, đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của đảng uỷ xã. Văn phòng Uỷ ban có nhiệm vụ phải phối hợp với văn phòng đảng uỷ để xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Uỷ ban bảo đảm sự ăn khớp, thống nhất với chương trình công tác của đảng uỷ. 8. Mối quan hệ với Văn phòng UBND huyện trực tiếp Văn phòng UBND huyện tổ chức công tác văn phòng có nhiều kinh nghiệm, cán bộ được đào tạo nghiệp vụ cơ bản có trình độ nghiệp vụ công tác cao hơn cấp xã. Vì vậy văn phòng UBND xã cần tranh thủ sự hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phòng của văn phòng UBND huyện. Mời văn phòng UBND huyện hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, hành chính, quản lý và tổ chức sử dụng vật tư, tài sản mà UBND xã giao cho văn phòng. II. Quản trị văn phòng UBND xã 1. Sự ra đời của quản trị học Quản trị xuất hiện cùng với sự xuất hiện của nhà nước. Nó xuất hiện trong mối quan hệ giữa con người với con người trong lao động sản xuất làm ra của cải vật chất. Khoa học Quản trị được các học giả phương Tây nghiên cứu từ cuối thế kỷ XVIII, phát triển mạnh từ cuối thể kỷ XIX. Thời kỳ đầu các nhà nghiên cứu đưa ra nhiều quan niệm khác nhau về quản trị học như: “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn biến động.” Hay quan niệm thứ hai: “ Quản trị là tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan” hoặc quan niệm thứ ba: “Quản trị là quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc theo chế độ”. Quan niệm quản trị nói trên do các nhà biên soạn "Đại Từ Điển Tiếng Việt" của nước ta đưa ra vào năm 1992. 1.1 Chức năng quản trị Theo lịch sử phát triển của quản trị học, ở mỗi thời kỳ, các nhà nghiên cứu đã đưa ra nhiều chức năng khác nhau của quản trị. Song nhìn chung, quản trị có 4 chức năng là: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nguồn nhân lực, Kiểm tra. a) Chức năng hoạch định Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp để đạt mục tiêu ấy. b) Chức năng tổ chức Tổ chức là quá trình nghiên cứu và thiết lập một cơ cấu hợp lý, xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. c) Chức năng quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực là việc phân tích, đánh giá, hoạch định, tuyển dụng, sử dụng và phát triển nguồn nhân lực nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức. d) Chức năng kiểm tra Kiểm tra là việc sử dụng các chế độ, chính sách, tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm để giám sát và đo lường một cách chủ động quá trình thực hiện một công việc, một sản phẩm và tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết nhằm đạt kết quả 9
mong muốn. 1.2 Nhà quản trị Nhà quản trị là thuật ngữ chỉ những người làm chức năng quản trị một tổ chức hoặc một đơn vị cấu thành tổ chức. Nhà quản trị làm việc trong một tổ chức, nhưng không phải bất kỳ người nào trong tổ chức đó cũng đều là nhà quản trị. Nhà quản trị là người điều khiển công việc của nhiều người khác. a) Các cấp quản trị - Quản trị viên cấp cơ sở là người nhận mệnh lệnh, chỉ tiêu kế hoạch từ quản trị gia cấp trung và tổ chức để người lao động trực tiếp làm ra sản phẩm. - Quản trị gia cấp trung là người có trách nhiệm nhận chỉ tiêu kế hoach từ quản trị gia cấp cao để nghiên cứu, phân bổ và giao cho quản trị gia cấp trung. - Quản trị gia cấp cao là người có vai trò quyết định, đề ra chỉ tiêu kế hoạch mọi lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Người giao chỉ tiêu cho các quản trị gia cấp trung thuộc quyền. b) Vai trò của nhà quản trị Dù ở cấp quản trị nào thì nhà quản trị cũng luôn luôn thực hiện chức năng quản trị thông qua vai trò của mình. - Nhóm vai trò có liên quan đến con người - Nhóm vai trò thông tin - Nhóm vai trò ra quyết định. c) Kỹ năng của nhà quản trị - Kỹ năng kỹ thuật; Kỹ năng tác động tới người khác; Kỹ năng nhận thức; Kỹ năng truyền thông. 2. Quản trị văn phòng UBND xã 2.1 Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã a) Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã là lãnh đạo xã điều hành, quản lý công tác văn phòng trong cơ quan uỷ ban và ở các đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã. b) Nội dung: Khái niệm Quản trị văn phòng UBND xã bao hàm các nội dung cơ bản là: Ở UBND xã, văn phòng là một bộ phận công tác của Uỷ ban. Văn phòng uỷ ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Văn phòng uỷ ban có cán bộ văn phòng. Văn phòng UBND xã không có Chánh văn phòng như ở bộ, ở tỉnh. Văn phòng UBND do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban trực tiếp quản lý, chỉ đạo. Hoạt động quản lý chỉ đạo của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban đối với văn phòng UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng. Công tác văn phòng nói trên ở các bộ phận khác trong cơ quan Uỷ ban phải được quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện thống nhất. UBND xã là cấp chính quyền cơ sở. Thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban còn có cấp thôn. Đứng đầu cấp thôn là trưởng cấp thôn. Trong công tác của trưởng cấp thôn có nhiều việc thuộc công tác văn phòng như: Soạn thảo văn bản, đăng ký, lưu văn bản do trưởng cấp thôn làm ra gửi đi; Đăng ký, lưu văn bản nhận được từ các nơi gửi đến…Công tác văn phòng nói trên ở cấp thôn cũng cần được quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện thống nhất. 10
Như vậy các hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác văn phòng trong ở các cấp, các ngành thuộc UBND xã là hoạt động Quản trị văn phòng. 2.2 Chức năng Quản trị văn phòng UBND xã Chức năng Quản trị văn phòng UBND xã cũng có những nội dung cụ thể: a) Chức năng hoạch định trong quản trị văn phòng UBND xã - Hoạch định trong quản trị văn phòng UBND xã là quá trình xác đinh các nội dung công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng UBND phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định bao gồm các công việc: Xây dựng chương trình công tác thường kỳ. Văn phòng UBND xã phải xây dựng nhiều loại chương trình công tác: chương trình công tác thường kỳ của Uỷ ban, chương trình công tác thường kỳ của văn phòng Uỷ ban, chương trình công tác thường kỳ của HĐND xã; Lập kế hoạch công tác; Xây dựng đề án công tác; Xây dựng lịch công tác tuần. Về phương pháp chung, khi xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì, tại sao, làm như thế nào, ai làm, làm ở đâu, bao giờ làm. Công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự: Xác định mục đích, yêu cầu, khảo sát đánh giá tình hình hiện tại, xác định nội dung công việc, xác định điều kiện thực hiện, tổ chức thực hiện, đánh giá kết quả. b) Chức năng tổ chức trong quản trị văn phòng UBND xã Tổ chức trong quản trị văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung: Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của văn phòng UBND xã, nghiên cứu xác định mối quan hệ của văn phòng với các bộ phận công tác khác trong cùng một Uỷ ban (nội dung này đã được đề cập đầy đủ ở điểm 4. mục III, bài 1 của tài liệu này. c) Chức năng quản trị nhân lực Quản trị nhân lực làm công tác văn phòng UBND xã bao gồm các nội dung: Công chức Văn phòng - Thống kê nghiên cứu đề nghị Uỷ ban quyết định tổng số lao động của văn phòng là mấy người, xác định các chỉ số về: lao động thuộc biên chế nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi v.v... Thực hiện việc tuyển dụng nhân sự: Theo quy định hiện hành, việc tổ chức thi và quyết định tuyển dụng công chức cho UBND xã thuộc thẩm quyền của UBND huyện. d) Chức năng kiểm tra trong quản trị văn phòng UBND xã Kiểm tra trong quản trị văn phòng UBND xã là những hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu giữa hiện trạng công tác của văn phòng Uỷ ban với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch nếu có. Trong quản trị văn phòng chức năng kiểm tra gắn liền với các chức năng khác của quản trị như: Hoạch định; Tổ chức; Quản trị nguồn nhân lực. III. Thực hành Nội dung: Trao đổi ý kiến về nhiệm vụ của văn phòng UBND xã nơi học viên đang công tác. 1. Mục đích Thông qua hội thảo, học viên hiểu biết đầy đủ hơn, cụ thể hơn chức năng, 11
nhiệm vụ của văn phòng UBND xã. Từ đó chủ động làm tốt nhiệm vụ được giao. 2. Yêu cầu Học viên tự liên hệ với văn phòng UBND xã đang công tác để thấy được những nội dung phù hợp và khác so với bài học. 3. Phương pháp tiến hành - Giáo viên tóm tắt ngắn gọn lại các nhiệm vụ của văn phòng UBND xã. - Tất cả học viên tự viết ra giấy những việc mà văn phòng cơ quan của học viên làm hàng ngày. Một học viên trình bày (viết) lên bảng các nhiệm vụ của văn phòng cơ quan mình đang công tác. Tự nêu những nội dung phù hợp hoặc khác hoặc chồng chéo so với bài học. - Dựa vào nhiệm vụ của văn phòng UBND xã của học viên viết trên bảng hoặc so với bài học, các học viên khác phát biểu. Trong đó làm rõ nội dung: + Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có làm đúng như bài học. + Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác có làm nhưng không có trong bài học. + Những nhiệm vụ mà văn phòng UBND xã của học viên đang công tác không phải làm so với bài học. Chú ý: Khi phát biểu, học viên phân tích, nêu được lý do tại sao, nên như thế nào là phù hợp. Giáo viên phân tích, giải đáp về những nội dung do học viên nêu ra. Định hướng nhận thức cho học viên về nội dung hội thảo. - Giáo viên nêu tóm tắt chức năng, kỹ năng của nhà quản trị nói chung làm cơ sở cho học viên liên hệ, thảo luận. - Một học viên trình bày (viết) lên bảng chức trách của đồng chí lãnh đạo UBND xã của học viên đang công tác trực tiếp chỉ đạo công tác văn phòng. Nội dung: + Ai (nêu chức danh) chỉ đạo. + Nhiệm vụ (làm những việc gì). Các học viên trao đổi ý kiến: + Nêu thực tế ở UBND xã mình đang công tác. + Phân tích chức danh nào phụ trách văn phòng thì hợp lý hơn. Giáo viên phân tích và định hướng cho học viên nhận thức. 12
Bài 2 Phương pháp thực hiện nhiệm vụ trong hoạt động Quản trị văn phòng UBND xã I. Tổ chức xây dựng và thực hiện chương trình công tác thường kỳ của UBND xã 1. Khái niệm, ý nghĩa tác dụng của chương trình công tác thường kỳ a) Khái niệm Trong công tác văn phòng, từ "chương trình" có thể hiểu theo hai nghĩa: Thứ nhất: Chương trình là tên một loại văn bản trong đó có những đặc điểm riêng biệt so với các thể loại văn bản khác. Thứ hai: Chương trình là thứ tự thực hiện một hội nghị, một cuộc họp. Trong môn học này, chương trình được hiểu theo nghĩa thứ nhất. Chương trình công tác thường kỳ của UBND xã có hai đặc điểm cơ bản. Một là: Chương trình công tác thường kỳ là một loại chương trình được xây dựng theo định kỳ. Việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như sau một nhiệm kỳ, một năm, một tháng... Hai là: Chương trình công tác thường kỳ bao quát tất cả các lĩnh vực hoạt động của Uỷ ban như: Nông nghiệp, thủ công nghiệp, an ninh, quốc phòng, văn hoá, giáo dục, tổ chức chính quyền, thanh tra, xây dựng cơ bản… b) Ý nghĩa, tác dụng của chương trình công tác thường kỳ Làm việc có chương trình là yêu cầu đầu tiên của phương pháp làm việc khoa học nói chung, của UBND xã nói riêng. Tính khoa học thể hiện ở chỗ thông qua chương trình có thể biết được tất cả các việc sẽ làm trong năm, 6 tháng, quý, tháng. Trong chương trình, các việc được sắp xếp theo từng lĩnh vực công tác giúp cho việc triển khai được thuận lợi. Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho lãnh đạo Uỷ ban điều hành hoạt động được thống nhất. Tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo. Làm việc theo chương trình giúp cho tất cả các bộ phận công tác của Uỷ ban chủ động công việc. Biết làm việc gì trước, việc gì sau. Trong đó ưu tiên cho công tác trọng tâm và các nhiệm vụ chính trong từng thời gian. UBND xã làm việc theo chương trình công tác sẽ giúp cho các bộ phận trong văn phòng như quản trị, văn thư, hành chính v.v.. đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc (kinh phí, xe ô tô, địa điểm...) được chủ động, thuận lợi. 2. Các loại chương trình công tác thường kỳ ở UBND xã Hiện nay, ở cấp xã có các loại chương trình công tác thường kỳ sau: Chương trình công tác nhiệm kỳ; Chương trình công tác một năm; Chương trình công tác 6 tháng; Chương trình công tác một quý; Chương trình công tác một tháng; Lịch công tác một tuần; 3. Nội dung bản chương trình công tác thường kỳ Các loại chương trình công tác nhiệm kỳ, một năm, 6 tháng, quý, tháng thường gồm có hai phần: Phần thứ nhất nội dung viết tổng quát về đặc điểm tình hình, các định hướng công tác, xác định các tiêu, trọng tâm và đề ra những nhiệm vụ chính. Trong phần này cần nêu các biện pháp lớn để thực hiện mục tiêu, trọng 12
tâm và những nhiệm vụ chính. Phần thứ hai trên cơ sở kết quả các nhiệm vụ đã thực hiện nêu ở phần một, xác định các vấn đề, nội dung phương hướng nhiệm vụ phải thực hiện trong thời gian tiếp theo v.v... Những nội dung công việc quan trọng cần lập thành đề án thì xác định thời gian, tiến độ hội thảo, triển khai. Nội dung này của phần thứ hai có thể thể hiện thành văn bản riêng như Tờ trình, Kế hoạch cụ thể. Trong đó cần ghi rõ đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia, thời gian hoàn thành…. Đối với lịch công tác tuần: Do thời gian làm việc trong tuần không nhiều, khối lượng công việc sẽ thực hiện cũng không lớn, vì vậy nội dung công tác một tuần thường được ghi cụ thể thành biểu bảng. Trong đó có các cột đứng, các cột ngang để ghi nội dung công việc hàng ngày trong tuần, trách nhiệm chủ trì, trách nhiệm tham gia, phối hợp và ghi chú các thông tin cần thiết. 4. Trình tự xây dựng chương trình công tác thường kỳ Để có một chương trình công tác vừa đảm bảo chất lượng vừa đúng tiến độ thời gian, việc biên soạn bản chương trình công tác của UBND xã phải dựa vào các căn cứ như: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của UBND xã đang công tác; Căn cứ vào chủ trương chung của đảng và nhà nước; Căn cứ vào chương trình công tác và sự chỉ đạo của UBND huyện; Căn cứ vào nghị quyết của đảng uỷ trong khoảng thời gian đề ra chương trình; Căn cứ vào nghị quyết của HĐND cùng cấp; Căn cứ vào đề nghị của các đoàn thể trong xã như Mặt trận tổ quốc, Đoàn thanh niên, hội liên hiệp Phụ nữ, hội Cựu chiến binh của xã v.v.. Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của xã trên tất cả các lĩnh vực công tác như nông nghiệp, thủ công nghiệp, trật tự, trị an; Căn cứ vào điều kiện vật chất, kinh phí, phương tiện làm việc; Căn cứ vào nhân lực có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình; Căn cứ vào đề nghị của các trưởng cấp thôn thuộc quyền quản lý của Uỷ ban mà tiến hành xây dựng chương trình công tác thường kỳ theo trình tự: Các bộ phận công tác của Uỷ ban đăng ký những việc ở bộ phận công tác của mình nhưng thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND xã. Những việc này cần thiết phải đưa vào chương trình công tác chung của Uỷ ban. Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được hàng ngày, văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của Uỷ ban. Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản dự thảo đến các bộ phận công tác để lấy ý kiến đóng góp. Sau đó, văn phòng báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Uỷ ban trước khi gửi dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp. Các đầu mối gửi văn bản thường là đảng uỷ, HĐND, các đồng chí Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban, Ban chấp hành của các tổ chức đoàn thể và trưởng các ngành của UBND xã. Sau khi có ý kiến đóng góp của các bộ phận, các đầu mối công tác, văn phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình lãnh đạo UBND phê duyệt, ban hành. 5. Thời gian xây dựng chương trình công tác thường kỳ Tuỳ theo đặc điểm của từng địa phương, chương trình công tác năm sau của UBND xã thường được ban hành từ tháng 10 năm trước. Chương trình công tác quý sau được ban hành từ ngày 15 của tháng cuối quý trước. Chương trình công tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước. Lịch công tác tuần sau 13
thường được ban hành vào ngày thứ sáu tuần trước. 6. Tổ chức thực hiện chương trình công tác Trong phạm vi địa phương, việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện chương trình công tác thường kỳ thuộc trách nhiệm của Chủ tịch Uỷ ban. Khi chương trình công tác đã được Chủ tịch Uỷ ban ký, văn phòng có trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn bản. Chương trình được nhân thành nhiều bản và gửi cho mỗi đầu mối, mỗi bộ phận công tác một bản. Với chức năng, nhiệm vụ của mình, văn phòng giúp lãnh đạo Uỷ ban đôn đốc các bộ phận công tác triển khai thực hiện chương trình, theo dõi tiến độ thực hiện chương trình, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình và báo cáo với lãnh đạo Uỷ ban v.v.. 7. Tổng kết thực hiện chương trình Hàng tháng, quý, 6 tháng, văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc thực hiện chương trình. Cuối năm, các đơn vị báo cáo tình hình thực hiện chương trình của lĩnh vực mình phụ trách. Báo cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc mới bổ sung. Báo cáo đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải có số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính. Trên cơ sở báo cáo của các bộ phận chuyên môn, kết hợp với quá trình theo dõi hàng ngày, văn phòng có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của cả Uỷ ban; Biên tập thành văn bản trình Chủ tịch UBND ký ban hành và đề ra chương trình công tác cho thời gian sau. II. Phương pháp bảo đảm thông tin cho quản lý của UBND xã 1. Tác dụng của công tác thông tin phục vụ quản lý Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của UBND xã. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý. Cung cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Thiếu thông tin, thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được yêu cầu công tác. Thông tin phục vụ quản lý có ba loại: - Thông tin phục vụ việc đề ra chủ trương công tác của UBND xã. - Thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND xã. - Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải quyết công việc hàng ngày của lãnh đạo UBND xã. 2. Tổ chức bảo đảm thông tin phục vụ quản lý a) Thu thập thông tin - Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp - Thông tin đến từ cấp dưới - Thông tin đến từ các cơ quan khác - Thông tin đến từ dư luận của xã hội - Thông tin đến từ nguồn báo chí trong và ngoài nước - Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, kho lưu trữ, bảo tàng, thư viện. 14
b. Phân tích thông tin Thu nhận được nhiều thông tin là quý. Song để bảo đảm độ tin cậy, văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin. Có nghĩa là phải tổng hợp, tổ chức nghiên cứu, phân tích, so sánh đối chiếu để xác định nguồn tin, tính trung thực, độ chính xác của thông tin. Trường hợp cần thiết, văn phòng cử người có trách nhiệm đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh. Ở văn phòng UBND xã, thông tin nên được phân loại theo từng lĩnh vực hoạt động. Ví dụ: - Thông tin có nội dung về nông nghiệp; - Thônh tin có nội dung về công tác xây dựng cơ bản; - Thông tin có nội dung về quân sự; - Thông tin có nội dung về công tác tổ chức chính quyền… d) Cung cấp thông tin Trong cơ quan UBND xã, theo lề lối làm việc, bao giờ cũng có sự phân công trách nhiệm giữa các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban. Trong thực tế, ở UBND xã, các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban thường được phân công như sau: + Chủ tịch Uỷ ban: Phụ trách chung. Ngoài ra còn phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác như nội chính, tài chính ngân sách, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. + Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác như kinh tế, xây dựng, khoa học - công nghệ, tài nguyên - môi trường. + Một Phó Chủ tịch Uỷ ban: Giúp Chủ tịch phụ trách khối văn hoá - xã hội và các lĩnh vực công tác khác. + Một uỷ viên Uỷ ban: Phụ trách công tác công an. + Một uỷ viên Uỷ ban : Phụ trách công tác quân sự. Căn cứ vào sự phân công nói trên, văn phòng chuyển tin đến từng đồng chí lãnh đạo. III. Phương pháp tổ chức các cuộc hội họp của UBND xã 1. Tác dụng của các cuộc hội họp a) Hội họp là một trong các biện pháp thực hiện chức năng nhiệm vụ của UBND xã UBND xã là cơ quan hành chính nhà nước ở xã. Là cơ quan chấp hành của HĐND cấp xã, UBND xã có chức năng quản lý nhà nước tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội ở địa phương. Để thực hiện chức năng đó, hàng năm, quý, tháng, tuần, UBND xã phải xây dựng và ban hành các chương trình, kế hoạch công tác. Tổ chức triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch là công việc quan trọng. Việc tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch bao gồm nhiều biện pháp, nhiều cách thức. Trong đó tổ chức các cuộc hội họp là một biện pháp rất quan trọng. Thông qua hội họp, UBND xã phổ biến được nội dung chủ trương, chính sách của đảng và cơ quan nhà nước cấp trên đến các ban ngành đoàn thể nhân dân trong xã. Thông qua hội họp, UBND xã bàn bạc, kết luận các biện pháp triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đã đề ra. Thông qua hội họp, UBND xã xem xét, giải quyết các vụ việc trong địa phương, trong cơ quan Uỷ ban được kịp 15
thời nhanh chóng. b) Hội họp có tác dụng tăng cường mối quan hệ công tác Ở góc độ quan hệ công tác, các cuộc hội họp của UBND xã cũng có tác dụng nhất định. Nó làm gia tăng quan hệ hiểu biết lẫn nhau giữa UBND xã với các cơ quan, tổ chức, giữa Uỷ ban với nhân dân. Thông qua hội họp, mọi người thể hiện rõ ràng, đầy đủ hơn quan điểm, lập trường đối với sự việc hai bên cùng quan tâm, tránh được sự hiểu nhầm, suy luận, nhân dịp hội họp, tranh thủ thời gian nghỉ, các thành viên có thể có các cuộc gặp, làm việc để giải quyết công việc mà các bên cùng quan tâm. Hội họp còn là diễn đàn để quần chúng nhân dân thể hiện tâm tư tình cảm, nguyện vọng với chính quyền địa phương, là một trong các biện pháp thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở. 2. Các loại cuộc hội họp của UBND xã Trong một năm, UBND xã có rất nhiều cuộc hội họp khác nhau. Có thể phân chia các cuộc hội họp của UBND xã thành hai loại dưới đây. a) Hội nghị Ở HĐND và UBND xã thường có các hội nghị: - Kỳ họp HĐND, Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng, tổng kết công tác một năm, tổng kết công tác nhiệm kỳ của UBND xã, hội nghị chuyên đề. Các cuộc hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung. Đầu tư nhiều về kinh phí. Việc tổ chức hội nghị có khó khăn hơn so với các cuộc họp thông thường khác. b) Cuộc họp Ở cơ quan UBND xã thường có các cuộc họp: Phiên họp UBND xã; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch; Cuộc họp của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND xã với trưởng cấp thôn; Cuộc họp liên tịch giữa UBND xã với thường trực đảng uỷ, thường trực HĐND, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân; Các cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với UBND cấp huyện hoặc với các cơ quan chuyên môn của cấp huyện; Cuộc họp của Uỷ ban với các cơ quan khác và công dân. 3. Phương pháp tổ chức hội nghị a) Chuẩn bị hội nghị Các cuộc hội nghị nói chung, đặc biệt là hội nghị lớn, trước khi tiến hành thường phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, văn phòng đề xuất với lãnh đạo Uỷ ban giao cho một bộ phận chủ trì lập kế hoạch. Trong kế hoạch cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung hội nghị. Căn cứ vào kế hoạch, văn phòng Uỷ ban có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc bộ phận chủ trì chuẩn bị tốt công việc được giao theo đúng tiến độ thời gian. Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, đề án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo … văn phòng đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban giao cho bộ phận chủ trì và các bộ phận có liên quan chuẩn bị tài liệu. Khi văn bản đã được các bộ phận dự thảo xong, văn phòng trình Chủ tịch Uỷ ban xét duyệt. Sau khi được duyệt, văn phòng thực hiện việc đánh máy, nhân bản, ghép bộ tài liệu. Văn bản dùng trong hội nghị phải đảm bảo đúng nội dung, đẹp về hình 16
thức và đủ số lượng so với nhu cầu. Để đại biểu đến đủ, đúng thành phần và chủ động trong quá trình dự hội nghị, văn phòng sớm chuyển đến các đại biểu những giấy tờ, tài liệu cần thiết như công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, các báo cáo tham luận, các dự thảo văn bản khác (nếu có). Trong công văn triệu tập cần ghi rõ tên hội nghị, thành phần dự, thời gian, địa điểm và những nội dung cần thiết khác để các đại biểu chuẩn bị. Ngoài các nội dung trên, văn phòng còn có trách nghiệm đề nghị với lãnh đạo Uỷ ban về chương trình hội nghị. Chương trình phải nêu tên việc, thời gian, người thực hiện. Thuộc trách nhiệm của mình, văn phòng chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở vật chất đảm bảo cho hội nghị. Đó là kinh phí, phương tiện đi lại, nơi ăn, nhà nghỉ và cử cán bộ nhân viên trực tiếp phục vụ tại hội nghị. b) Tổ chức hội nghị Văn phòng chủ trì và phối hợp với bộ phận có nội dung hội nghị để đón tiếp đại biểu. Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường. Tổ chức để lãnh đạo Uỷ ban tiếp đại biểu cấp cao, khách quý đến dự hội nghị. Việc ghi danh sách đại biểu có nhiều tác dụng, trong đó có việc cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị để phục vụ cho khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị. Vì vậy khi ghi danh sách cần ghi đầy đủ các thông tin: tên đoàn; họ, tên, chức vụ trưởng đoàn; số lượng người; lái xe v.v.. Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến của hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ hữu quan phục vụ kịp thời các nhu cầu của hội nghị, đảm bảo cho hội nghị diễn ra đúng chương trình đã định. Khi hội nghị làm việc, văn phòng cử người thường trực ngoài hội trường. Phạm vi trách nhiệm của người trực có liên quan đến các việc về điện, nước, loa, đài, y tế v.v.. phục vụ hội nghị. Cùng với bộ phận chủ trì, văn phòng cử người ghi biên bản hội nghị, tổng hợp các ý kiến phát biểu để phục vụ cho tổng kết hội nghị. c) Các công việc sau khi hội nghị kết thúc Sau hội nghị, tuỳ theo sự phân công của lãnh đạo Uỷ ban, nếu được giao thì văn phòng biên soạn bản thông báo kết quả hội nghị. Bản thông báo thường gồm những nội dung chủ yếu như: Tên hội nghị; Thời gian tổ chức hội nghị; Thành phần tham dự hội nghị; Nội dung chính của hội nghị; Kết luận, khuyến nghị của hội nghị; Lời đề nghị của Uỷ ban - cơ quan tổ chức hội nghị đối với các cơ quan, cá nhân được thông báo. Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của văn phòng thì văn phòng có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị. Nếu công việc thuộc bộ phận công tác khác thì văn phòng đôn đốc và hướng dẫn nghiệp vụ để bộ phận đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định. Căn cứ vào kết luận của hội nghị, văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo Uỷ ban những nội dung cần bổ sung vào chương trình công tác. Những việc gấp phải giải quyết ngay thì đưa vào lịch công tác tuần. Những việc lớn, 17
không cấp bách và phải làm trong thời gian dài thì đưa vào chương trình công tác tháng, quý. Ở UBND xã, Chủ tịch thường là chủ tài khoản. Với trách nhiệm là đơn vị đảm bảo cơ sở vật chất cho hội nghị làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ để chủ tài khoản quyết toán hội nghị. IV. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã 1. Tác dụng của đi công tác a) Các chuyến đi công tác là một trong những biện pháp thực hiện chức năng nhiệm vụ của UBND xã. b) Các chuyến đi công tác có tác dụng tăng cường sự giao tiếp, mở rộng quan hệ công tác của UBND xã. 2. Các loại chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã Ở cấp xã, lãnh đạo Uỷ ban thường có các chuyến đi công tác dưới đây: + Đi kiểm tra, hướng dẫn cấp dưới; + Đi dự hội nghị, hội thảo khoa học; + Đi dự học các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ. 3. Phương pháp tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND xã a) Chuẩn bị cho chuyến đi công tác Để chủ động, các chuyến đi công tác cần được đề ra trong chương trình kế hoạch cả năm và được cụ thể hoá trong chương trình công tác hàng quý, tháng. Văn phòng theo dõi việc thực hiện kế hoạch các chuyến đi đó. Trước mỗi chuyến đi, bộ phận chủ trì (bộ phận có nội dung chính của chuyến đi) phải lập kế hoạch đi công tác. Trong kế hoạch, xác định rõ ràng mục đích, nội dung công việc, địa điểm đến, thời gian, thành phần đi, phương tiện và kinh phí. Văn phòng có trách nhiệm tham gia ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo Uỷ ban phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, văn phòng đôn đốc các bộ phận chuẩn bị, đảm bảo đúng tiến độ thời gian. Căn cứ mục đích và nội dung chuyến đi, văn phòng đề nghị lãnh đạo UBND xã phân công cho các bộ phận chuẩn bị. Sau khi các bộ phận chuẩn bị xong, văn phòng đánh máy, nhân bản các văn bản thuộc chuyến đi. Việc chuẩn bị phương tiện giao thông cho chuyến đi công tác là cần thiết. Nhưng sử dụng phương tiện giao thông cho mỗi chuyến đi cần tính đến nhu cầu cấp bách, khẩn trương của chuyến đi. Nhu cầu vận chuyển và đảm bảo an toàn cho văn bản, kinh phí. Nhu cầu đảm bảo sức khoẻ cho cán bộ cũng như số lượng người đi nhiều hay ít. Chuyến đi công tác nào cũng phải dùng kinh phí. Việc chuẩn bị kinh phí phải xuất phát từ chế độ của Nhà nước, đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm. Việc dự trù kinh phí cần tính đến các nhu cầu sử dụng về: Phương tiện đi lại (mua xăng, dầu, vé cầu phà, sửa chữa xe trên đường đi); Ăn, ở trên đường đi và nơi đến công tác theo chế độ; Bồi dưỡng theo chế độ cho đại biểu tham gia hội nghị, hội thảo (nếu có); Mua tặng phẩm, vật kỷ niệm cho cơ quan, địa phương nơi đến công tác (nếu có); Kinh phí dự phòng. Sau khi kế hoạch cụ thể của chuyến đi được duyệt, nếu được Uỷ ban giao, văn phòng thông báo kịp thời cho cơ quan, đơn vị - nơi đoàn sẽ đến công tác. Nội dung thiết yếu nhất cần thông báo gồm có: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và các 18