Tiểu luận môn Quản trị chất lượng: Hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14000 - EMS

Chia sẻ: Nguyen Ma | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:34

Thêm vào BST

Báo xấu

133
lượt xem 21
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của tiêu chuẩn ISO 14001 giúp cho tổ chức tự chứng minh mình đã đạt được kết quả hoạt động môi trường hợp lí trong một xu thế pháp luật ngày càng chặt chẽ, nghiêm ngặt, trong xu thế triển khai mạnh mẽ của chính phủ về biện pháp thúc đẩy việc bảo vệ môi trường, trong xu thế khách hàng, đối tác, dân địa phương ngày càng tỏ mối quan tâm của mình đến vấn đề môi trường và phát triển bề vững.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tiểu luận môn Quản trị chất lượng: Hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14000 - EMS

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TP. HCM KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH & DU LỊCH QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG ĐỀ TÀI: HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG THEO ISO 14000 EMS Nhóm: 05 Giáo viên: Ngô Đình Tâm TP.HỒ CHÍ MINH – 04/12/2013 STT Họ tên MSSV 1 Nguyễn Tuấn Anh 2013100452
2 Nguyễn Thị Hà 2013100565 3 Nguyễn Hồng Hạnh 2013100549 4 Nguyễn Thị Thúy Hạnh 2013100635 5 Đinh Ngọc Hoàng 2013100561 6 Đào Duy Khôi 2013100697 7 Phạm Thị Kim Ngân 2013100376 8 Võ Thị Hồng Sương 2013100540 9 Hứa Trí Tín 2013100511 10 Phan Thị Kiều Trang 2013100684 11 Dương Thị Kim Yên 2013100673 12 Vũ Thị Tú Quân 2013100607 DANH SÁCH NHÓM Tiết học: Thứ 4 – Tiết 7,8,9 1
MỤC LỤC A. M Ở ĐẦ U .................................................................................................................. ... 3 B. N Ộ I DUNG................................................................................................................ .. 4 1. Cơ sở lý lu ậ n ............................................................................................................4 1.1. Khái ni ệ m, m ục đích ........................................................................................4 1.2. L ị ch s ử hình thành ISO 14000 ........................................................................5 1.3. Đối tượng áp d ụ ng............................................................................................7 1.4. Mối liên hệ giữa ISO 14000 với ISO 9000 ......................................................7 2. Mô hình hệ thống quản lý môi trường ..................................................................9 2.1. Xây d ựng chính sách môi trường ...................................................................9 2.2. L ậ p k ế hoạ ch v ề quản lý môi trường ...........................................................10 2.3. Th ự c hi ện và điề u hành .................................................................................11 2.4. Kiểm tra và hành độ ng kh ắ c phụ c ...............................................................12 2.5. Xem xét c ủa lãnh đạ o .....................................................................................13 3. Th ự c tr ạ ng .............................................................................................................14 3.1. Điề u ki ệ n c ần để áp d ụ ng ISO 14000 ...........................................................14 3.2. L ợ i ích khi áp d ụ ng ........................................................................................15 3.3. Khó khăn khi áp dụ ng ...................................................................................17
3.4. Gi ả i pháp.........................................................................................................18 3.5. Th ự c tr ạ ng áp d ụ ng – Công ty c ổ phần đường Bình Định.........................20 C. K Ế T LU Ậ N ............................................................................................................... 22 D. TÀI LI Ệ U THAM KHẢ O ....................................................................................... 23 2 A. MỞ ĐẦU Sự phát triển vượt bậc của nền khoa học kĩ thuật tiên tiến và sự phát triển nh ư vũ bão của nền công nghiệp hiện đại nhằm đáp ứng mọi nhu cầu của con người đã gâ y ra nhiều thách thức to lớn cho môi trường toàn cầu: cạn kiệt tài nguyên, ô nhiễm môi trường và kết quả cuối cùng là làm suy thoái chất lượng sống của cộng đồng. Do đó, bảo vệ môi trường đã trở thành một vấn đề hết sức quan trọng, là nhiệm vụ có tín h xã hội sâu sắc, gắn liền với cuộc đấu tranh xóa đói giảm nghèo ở mỗi nước cùn g với
cuộc đấu tranh vì bền vững và tiến bộ xã hội. Bên cạnh những thành tựu kinh tế đ áng kể đạt được, con người cũng đã nhận thức được những tác động và hậu quả to lớn gây nên đối với môi trường. Và những năm gần đây, vấn đề môi trường ngày càng đ ược người tiên dùng toàn cầu, Chính phủ các quốc gia và quốc tế quan tâm. Chính vì v ậy, Tổ chúc Tiêu chuẩn quốc tế ISO đã cho ra đời Bộ tiêu chuần quốc tế ISO 14000 Bộ tiêu chuần quốc tế về quản lý môi trường. Để hiểu rõ hơn sau đây chúng ta cùng tìm hiểu về ISO 14000. 3 B. NỘI DUNG 1. Cơ sở lý luận 1.1. Khái niệm, mục đích 1.1.1. Các khái niệm
ISO là tên viết tắt của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa (International organizat ion for standardization). ISO 14000 là bộ tiêu chuẩn về quản lý môi trường do Tổ ch ức quốc tế về tiêu chuẩn hóa ban hành năm 1992 nhằm mục đích hỗ trợ trong việc bả o vệ môi trường và kiểm soát ô nhiễm đáp ứng với yêu cầu của kinh tế xã hội. ISO 14 000 hỗ trợ các tổ chức trong việc phòng tránh ảnh hưởng từ môi trường phát sinh từ h oạt động, sản phẩm và dịch vụ của tổ chức. ISO 14001 là Hệ thống quản lí môi trường các yêu cầu và hướng dẫn sử d ụng. Là tiêu chuẩn nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 14000 qui định các yêu cầu đối với m ột Hệ thống quản lý môi trường. Các yếu tố của hệ thống được chi tiết hoá thành văn bản. Nó là cơ sở để cơ quan chứng nhận đánh giá và cấp giấy chứng nhận cho c ơ sở có hệ thống quản lý môi trường phù hợp với ISO 14000. ISO 14004 là hệ thống quản lý môi trường – hướng dẫn chung về nguyên tắc, hệ thống và kỹ thuật hỗ trợ. Là tiêu chuẩn nằm trong bộ tiêu chuẩn ISO 14000 cung cấp hướng dẫn về việc thành lập, thực hiện, duy trì và cải thiện một hệ thống quản l í môi trường và phối hợp với các hệ thống quản lí khác. Các hướng dẫn trong ISO 140 04 được áp dụng cho bất kỳ tổ chức, bất kể kích thướ c của nó, loại, vị trí hay mức đ ộ trưởng thành.
1.1.2. Mục đích Mục đích tổng thể của tiêu chuẩn quốc tế ISO 14000 là hỗ trợ trong việc bả o vệ môi trường và kiểm soát ô nhiễm đáp ứng với yêu cầu của kinh tế, xã hội của cá c tổ chức. Mục đích cơ bản của ISO 14000 là hỗ trợ các tổ chức trong việc phòng trá nh các ảnh hưởng môi trường phát sinh từ hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ c hức. Hơn nữa, tổ chức thực hiện ISO 14000 có thể đảm bảo rằng các hoạt động môi trư ờng của mình đáp ứng và sẽ tiếp tục đáp ứng với các yêu cầu luật pháp. ISO 1400 0 cố 4 gắng đạt được mục đích này bằng cách cung cấp cho các tổ chức "các yếu tố của một HTQLMT có hiệu quả". ISO 14000 không thiết lập hay bắt buộc theo các yêu cầu về hoạt động môi trường một cách cụ thể. Các chức năng này thuộc tổ chức và các đơn vị phụ trách về pháp luật trong phạm vi hoạt động của tổ chức. Mục đích của tiêu chuẩn ISO 14001 giúp cho tổ chức tự chứng minh mình đã đạt được kết quả hoạt động môi trường hợp lí trong một xu thế pháp luật ngày càng chặt chẽ, nghiêm ngặt, trong xu thế triển khai mạnh mẽ của chính phủ về biện pháp thúc đẩy việc bảo vệ môi trường, trong xu thế khách hàng, đối tác, dâ n địa phương…ngày càng tỏ mối quan tâm của mình đến vấn đề môi trường và phát triển bề vững.
1.2. Lịch sử hình thành ISO 14000 ISO được thành lập năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/2/1947, nhằ m mục đích xây dựng các tiêu chuẩn về sản xuất thương mại và thông tin. ISO có tr ụ sở ở Geneva (Thụy Sĩ) và là một tổ chức quốc tế chuyên ngành có các thành viên là c ác cơ quan tiêu chuẩnQuốc gia của các nước. Trong những năm gần đây, cả thế giới đã phải chứng kiến và chịu ảnh h ưởng nghiêm trọng của sự suy thoái môi trường. Hiện tượng suy giảm tầng ozone, sự t ăng dần nhiệt độ của trái đất và tần suất thiên tai, mưa, bão ngày càng tăng, gây thiệt hại về người và của với con số ngày càng lớn, quá trình hoạt động công nghiệp đã n gày càng làm cho cạn kiệt tài nguyên, ô nhiễm môi trường và hiệu quả cuối cùng là l àm suy thoái chất lượng sống của cộng đồng. Do đó, bảo vệ môi trường đã trở thành một vấn đề hết sức quan trọng, một trong những mục tiêu chính nằm trong các chính s ách chiến lược của các quốc gia. Nhất là sau Hội nghị thượng đỉnh về Trái đất tại Rio De JaneiroBrazil tháng 6/1992 thì vấn đề môi trường đã nổi lên như một lĩnh vực kinh tế, được đề cập đến trong mọi hoạt động của xã hội, trong phạm vi quốc gia, khu vực và quốc tế. Người ta đã thấy cần phải có 1 tiêu chuẩn quốc tế về Quản lý môi tr ường và ISO 14000 ra đời.
5 Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa đã ban hành bộ tiêu chuẩn ISO14000 lần đầu tiên vào những năm cuối của thiên niên kỷ trước (1996), đến nay, bộ tiêu chuẩn n ày đã được sửa đổi lần thứ hai (phiên bản mới nhất được ban hành năm 2004). Sơ l ược về lịch sử hình thành của bộ tiêu chuẩn ISO14000 có thể được tóm tắt như sau:  Năm 1993: Uỷ ban Kĩ thuật TC 207 của ISO được thành lập và bắt đầu hoạt động để xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế cho các hệ quản lí môi trường: Công việc của TC 207 bao gồm những tiêu chuẩn trong lĩnh vực đánh giá các tổ chức [các hệ thống quản lí môi trường (EMS); thẩm định môi trường ( EA Environmental Auditing); đánh giá tác động đối với môi trường (EP E Environmental Performance Evaluation)] cũng như trong lĩnh vực sản phẩm và q uá trình [ghi nhãn môi trường (EL Environmental Labeling); đánh giá chu trình chuyể n hoá (LCA Life Cycle Assessment); các khía cạnh môi trường trong tiêu chuẩn sả n phẩm (EAPS Environmental Aspects in Product Standards)].  Năm 1996: tiêu chuẩn đầu tiên của bộ tiêu chuẩn ISO14000 ra đời.  Năm 1997: các tiêu chuẩn của bộ tiêu chuẩn ISO14000 ra đời đầy đủ, bao gồm một số tiêu chuẩn: ISO 14001 "Hệ thống quản lí môi trường. Quy định và hướng dẫn sử dụng";
ISO 14004 "Hệ thống quản lí môi trường. Hướng dẫn chung về nguyên tắc, hệ thống và các kĩ thuật hỗ trợ"; ISO 14010 "Hướng dẫn đánh giá môi trường. Các nguyên tắc chung"; ISO 14011 "Hướng dẫn đánh giá môi trường. Quy trình đánh giá. Đánh giá hệ thống quản lí môi trường"; ISO 14012 "Hướng dẫn đánh giá môi trường. Tiêu chuẩn năng lực đối với các đánh giá trên về môi trường".  Năm 2004: tiêu chuẩn ISO14001 phiên bản 2004 phát hành (thay thế cho tiêu chuẩn ISO14001 phiên bản 1996). 6  Vào ngày 17/07/2009 Tổ chức ISO soát xét và ban hành tiêu chuẩn I SO 14001:2009 với tên là ISO 14001:2004 + Cor 1:2009 (tương ứng TCVN ISO 14001:2010). Hiện nay, ISO 14001 hiện đang được sử dụng bởi ít nhất 223.149 tổ chức ở tr ên 160 quốc gia và nền kinh tế. 1.3. Đối tượng áp dụng Tiêu chuẩn ISO 14000 hướng tới mọi loại hình tổ chức: kinh doanh, trường h ọc, bệnh viện, các tổ chức phi lợi nhuận… có mong muốn thực hiện hoặc cải ti ến hệ thống quản lý môi trường của mình. Tiêu chuẩn này có thể áp dụng được tại cá c tổ chức sản xuất và dịch vụ, với các tổ chức kinh doanh cũng như phi lợi nhuận  Tất cả các tổ chức/doanh nghiệp, các lĩnh vực, khu vực trên thế giới...
 Các khu vực như dịch vụ, ngân hàng, bảo hiểm, khách sạn, xuất nhập k hẩu, buôn bán, phân phối, lưu kho, vận tải hàng hoá, khai thác…  Các cơ quan như trường học, các cơ quan chính phủ và các tổ hợp quân sự... 1.4. Mối liên hệ giữa ISO 14000 với ISO 9000 ISO 9000 và ISO 14000 được gọi là tiêu chuẩn hệ thống quản lý chung bởi vì họ không cụ thể cho một sản phẩm cụ thể, tài nguyên, hoặc quá trình. Chúng đề cập đến gia đình các tiêu chuẩn bao gồm hệ thống quản lý và các công cụ hỗ trợ có liên q uan có thể được áp dụng như nhau đối với các tổ chức công nghiệp và khu vực công ri êng của bất kỳ kích thước, cung cấp bất kỳ sản phẩm, hoạt động, hoặc dịch vụ. Các tiêu chuẩn cung cấp cho một tổ chức với một mô hình để thiết lập và vận hành hệ t hống quản lý. Giống nhau giữa ISO 9000 và ISO 14000: ISO 9000 là có liên quan với quản lý chất lượng và đáp ứng yêu cầu chất lư ợng của khách hàng, kiểm soát được các quá trình và liên tục cải tiến đáng khích lệ tro ng khi ISO 14000 là có liên quan với quản lý môi trường. Cả hai tiêu chuẩn phác th ảo một cách tiếp cận quản lý truyền thống vững chắc. Tiêu chuẩn ISO 14001 sử dụng các hệ thống cơ bản tương tự như ISO 9000 như kiểm soát tài liệu, kiểm toán hệ th ống 7
quản lý, kiểm soát hoạt động, kiểm soát lưu trữ hồ sơ, chính sách quản lý, kiểm t oán, đào tạo và hành động khắc phục và phòng ngừa. ISO 9000 và ISO 14000 yêu cầu hỗ trợ quản lý cấp cao và cam kết cho sự thành công, và yêu cầu các tổ chức để có một hệ thống để thiết lập và xem xét các mục tiêu, cho dù có chất lượng hoặc có liên q uan với môi trường.Cả hai yêu cầu các tổ chức cung cấp trên sẽ đánh giá quản lý củ a hệ thống quản lý và mục tiêu của nó. Một số tiêu chuẩn ISO 9000 quy trình quản lý chất lượng có thể được t ham chiếu cho một EMS ISO 14001 để tránh trùng lặp những nỗ lực. Trong thực tế, Ủy ban kỹ thuật ISO (TC 207) cố phát triển các tiêu chuẩn ISO 14000 mới hơn là tro ng sự phù hợp với triết lý cơ bản và cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9000 phát hành tr ước đó. Đối với những người thực hiện một EMS ISO 14001, kinh nghiệm trước đó v ới tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ có giá trị lớn. Nhiều điểm tương đồng giữa ISO 9000 và I SO 14001 triết lý cho rằng một hệ thống quản lý tích hợp đầy đủ cho tất cả các doanh nghiệp và các hoạt động có hiệu quả nhất. Một EMS ISO 14001 có thể được phát triển một cách riêng biệt và tích hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 trong tương lai, hoặc có thể được phủ lên trong tiêu chuẩn ISO 9001 hệ thống quản lý chất lượng hiện có. Tích hợp ISO 14001 tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ làm tăng hiệu quả và giảm thời gian và chi phí
cần thiết để thực hiện đầy đủ. Khác nhau giữa ISO 9000 và ISO 14000 Trong khi có một số chồng chéo và tương đồng trong các yêu cầu đối với hai ti êu chuẩn, cũng có sự khác biệt. Các tiêu chuẩn ISO 9000 đã được phát triển đặc biệt để giải quyết các yêu cầu của khách hàng và kỳ vọng về chất lượng sản phẩm. ISO 9001 đưa ra các yêu cầu cho các tổ chức có quy trình kinh doanh từ thiết kế và phát tri ển, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ. ISO 9002 được áp dụng cho các tổ chức không được tham gia thiết kế và phát triển. ISO 9003 là tiêu chuẩn thích hợp cho các tổ chức có quy trình kinh doanh không bao gồm kiểm soát thiết kế, điều khiển quá trình, m ua, phục vụ, nhưng thay vì sử dụng thanh tra, kiểm tra để đảm bảo rằng các sản phẩ m và dịch vụ cuối cùng đáp ứng yêu cầu quy định. ISO 14000, các tổ chức đáp ứng nhi ều 8 hơn chỉ là yêu cầu của khách hàng. Các bên liên quan bên ngoài người ảnh hưởng đ ến các khía cạnh môi trường của một tổ chức thường phải đáp ứng. Ví dụ về các bên liên quan bên ngoài theo tiêu chuẩn ISO 14000 bao gồm: Liên bang, cơ quan quản lý Nh à nước và địa phương; cộng đồng xung quanh và các nhóm lợi ích đặc biệt. 2. Mô hình hệ thống quản lý môi trường
ISO 14000 không đưa ra cấu trúc nhất định đối với Hệ thống quản lý môi trườ ng, vì khó có thể có cuu trúc nhất định phù hợp với tất các các loại hình tổ chức. Tuy nhiên tiêu chuẩn ISO 14001 và ISO 14004 chỉ ra các yêu cầu cơ bản và mục đích c ủa Hệ thống quản lý môi trường, và các yêu cầu này cần được điều chỉnh phù hợp với nguồn lực, văn hóa và hoạt động của các tổ chức. Các yêu cầu chung của Hệ th ống quản lý môi trường theo ISO 14000 được tóm tắt qua mô hình: Hình 1: Mô hình PDAC 9 2.1. Xây dựng chính sách môi trường
Chính sách môi trường là những chủ trương, biện pháp mang tính chiến lược , thời đoạn, nhằm giải quyết nhiệm vụ bảo vệ môi trườ ng cụ thể, trong một gi ai đoạn nhất định. Là k im chỉ nam cho việc áp dụng và cải tiến hệ thống quản lý m ôi trường của tổ chức sao cho tổ chức có thể duy trì và có khả năng nâng cao kết qu ả hoạt động môi trường của mình. Do vậy, chính sách cần phản ánh sự cam kết của lãnh đạo cao nhất về việ c tuân theo các yêu cầu của luật pháp và các yêu cầu khác được áp dụng, về ngăn ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục. Đây là giai đoạn đầu của cấu trúc HTQLMT, v à là nền tảng để xây dựng và thực hiện HTQLMT. Chính sách môi trường phải đượ c xem xét thường xuyên để đảm bảo hệ thống được thực hiện và đầy đủ . 2.2. Lập kế hoạch về quản lý môi trường Đây là giai đoạn Lập kế hoạch trong chu trình Lập kế hoạch Thực hiện – Kiểm tra Đánh giá. Giai đoạn lập kế hoạch được thiết lập một cách hiệu quả l à khi tổ chức phải đạt được các yêu cầu về pháp luật và tuân thủ với các yêu cầu c ủa tiêu chuẩn ISO 14001 và những mong đợi kết quả môi trường do chính mình lập ra. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm:  Xác định các khía cạnh môi trường có ý nghĩa: Tổ chức cần định các khía cạnh môi trường trong phạm vi hệ thống quản lý môi trường của mình, đây là một hoạt động rất quan trọng trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý môi
trường. Khi xác định khía cạnh môi trường cần xem xét đến các hoạt động, q uá trình kinh doanh, đầu vào và đầu ra có liên quan đến: Sự phát thải vào khô ng khí, xả thải nước thải, quản lý chất thải, ô nhiễm đất, sử dụng nguyên liệ u thô và tài nguyên thiên nhiên, các vấn đề môi trường của địa phương và cộng đồ ng xung quanh.  Xác định yêu cầu: yêu cầu của pháp luật và các yêu cầu khác về môi trường mà tổ chức/doanh nghiệp phải tuân thủ, các yêu cầu này có thể bao gồm: 10 Các quy định luật pháp, gồm các điều luật và quy định, Các nghị định và chỉ thị, Các giấy phép, giấy chuyển nhượng quyền cho phép, hoặc các hình thức uỷ quyền khác, Các lệnh do cơ quan thẩm quyền ban hành, Phán quyết của toà án hoặc toà thị chính, Phong tục hoặc luật lệ địa phương, và Các điều ước, công ước và nghị định thư.  Thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu: Tổ chức đặt ra mục tiêu và chỉ tiêu nhằm biến định hướng thành hành động cụ thể. Mục tiêu và chỉ tiêu cần đưa vào kế h oạch hành động của tổ chức tạo thuận lợi cho sự kết hợp quản lý môi trườn g với hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh.  Xây dựng chương trình quản lý môi trường:Xây dựng chương trình quản lý môi trường nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra. Để đảm bảo tính
hiệu quả chương trình quản lý cần: Chỉ định trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân trong việc tiến hành hoạt động. Xác định công cụ, phương tiện, nguồn lực cần thiết và khung thời gian thực hiện. Thiết lập hệ thống tài liệu hướng dẫn, tài liệu kiểm soát qua trình thự c hiện. Thiết lập quy trình kiểm soát tài liệu. 2.3. Thực hiện và điều hành Giai đoạn thứ ba của mô hình cung cấp các công cụ, các qui trình và các nguồn lực cần thiết để vận hành hệ thống HTQLMT một cách bền vững. Giai đoạn thực hi ện và điều hành đưa hệ thống QLMT vào hoạt động. Giai đoạn này yêu cầu cập nhật liê n tục những thay đổi, như phân công lại trách nhiệm cho các nhân viên khi các hoạt động hoặc sản phẩm của tổ chức thay đổi, hay những thay đổi nhu cầu đào tạo the o thời gian, hay chính sách và các thủ tục thông qua sự cải tiến liên tục. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạn này gồm: 11  Cơ cấu và trách nhiệm: Tổ chức chỉ định một hoặc một nhóm người có trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện và duy trì hệ thống quản lý môi trườn g và cung cấp các nguồn lực cần thiết.  Năng lực, đào tạo và nhận thức: Thực hiện các nội dung đào tạo thích hợp cho các đối tượng quản lý, các nhóm nhân công, nhóm quản lý dự án và các cán bộ điều hành chủ chốt của nhà máy.
 Thông tin liên lạc: Thiết lập và triển khai hệ thống thông tin nội bộ và bên ngoài nhằm tiếp nhận và phản hồi các thông tin về môi trường và phổ biến các thông tin cho những cá nhân/phòng ban liên quan. Các thông tin này thườn g bao gồm: luật định mới, thông tin của các nhà cung cấp, khách hàng và cộ ng đồng xung quanh, và phổ biến các thông tin về hệ thống quản lý môi trường tới người lao động.  Văn bản hóa tài liệu của hệ thống quản lý môi trường: Tài liệu của hệ thống quản lý môi trường có thể bao gồm: sổ tay, các qui trình và các hướng dẫn sử dụng. Theo tiêu chuẩn, có 11 yêu cầu cần được lập thành văn bản, và các hướng dẫn công việc. Nếu tổ chức đã có hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, có thể kết hợp 6 qui trình cơ bản của hệ thống quản lý c hất lượng với hệ thống quản lý môi trường.  Kiểm soát điều hành: Thực hiện các qui trình điều hành (các hướng dẫn công việc để kiểm soát các khía cạnh môi trường quan trọng của các quá trình s ản xuất và các hoạt động khác mà đã được tổ chức xác định. Tổ chức cần lư uý đến các khía cạnh môi trường có ý nghĩa liên quan đến các hoạt động và s ản phẩm của các nhà thầu và nhà cung cấp.
 Sự chuẩn bị và ứng phó với tình trạng khẩn cấp: Thực hiện các qui trình nhằm xác định các tình trạng khẩn cấp tiềm ẩn và giảm thiểu tác động nếu tình tr ạng đó xảy ra (ví dụ : cháy nổ, rò rỉ các nguyên vật liệu nguy hại) 2.4. Kiểm tra và hành động khắc phục Giai đo ạ n thứ tư c ủ a mô hình thể hi ệ n ho ạ t đ ộ ng v ậ n hành c ủ a hệ th ố n g HTQLMT, đây là giai đoạn để xem xét cải tiến quá trình hoặc quyết định những thay 12 đổi cho các giai đoạn khác. Giai đoạn thể hiện bước Kiểm tra trong chu trình Lập k ế hoạch Thực hiện – Kiểm tra Đánh giá. Các công việc cần thực hiện trong giai đoạ n này gồm:  Giám sát và đo: Tiến hành thủ tục giám sát và đo tiến trình của các dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra, hiệu quả hoạt động của các quá trình so với các tiêu chí đã đặt ra, định kỳ kiểm tra sự tuân thủ của tổ chức với các yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác có liên quan đến các hoạt động kinh doanh c ủa mình.  Đánh giá sự tuân thủ: Tổ chức cần chứng minh rằng tổ chức đã đánh gi á sự tuân thủ với các yêu cầu của pháp luật đã định rõ.  Sự không phù hợp và hành động khắc phục và phòng ngừa: Thực hiện các thủ tục nhằm đưa ra các hành động khắc phục và phòng ngừa phù hợp khi xảy ra
những sự không phù hợp của hệ thông quản lý môi trường như các vấn đề về kiểm soát quá trình, không tuân thủ với các yêu cầu của pháp luật, sự c ố về môi trường.  Hồ sơ: thực hiện thủ tục lưu giữ hồ sơ của hệ thống quản lý môi trường, các hồ sơ có thể bao gồm: các hồ sơ về giám sát quá trình; các hồ sơ về nhà thầu và nhà cung cấp, các hồ sơ về sự cố, các hồ sơ về thử nghiệm và sự chuẩn bị sẵn sàng với các tình huống khẩn cấp, hồ sơ về các cuộc họp môi trường, h ồ sơ pháp luật…  Đánh giá hệ thống quản lý môi trường: thực hiện thủ tục đánh giá hệ t hống quản lý môi trường và các hoạt động của tổ chức nhằm xác nhận sự tuân thủ với hệ thống quản lý môi trường và với tiêu chuẩn ISO 14001. Cần báo cáo kết quả đánh giá tới lãnh đạo cấp cao. Thông thường chu kỳ đánh giá là một nă m/ 1 lần nhưng tần suất có thể thay đổi phụ thuộc vào mức độ quan trọng của các hoạt động. 2.5. Xem xét của lãnh đạo Là giai đoạn thứ năm và là giai đoạn cuối của mô hình liên quan đến hoạt độ ng xem xét của lãnh đạo về hệ thống QLMT. Quá trình xem xét yêu cầu thu thập các 13